Aufgeräumter Papierloser Schneller

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1 Aufgeräumter Papierloser Schneller Mails, Kontakte, Kalender & Co. auf Mac, iphone und ipad Meistern Sie den Datenfluss auf allen Geräten Edition 1 vom ein E- Book von

2 Lassen Sie die Technik für sich arbeiten. Die Benutzung von iphone und ipad macht erst richtig Spaß, wenn das Synchronisieren der Daten zwischen iphone und ipad auch vollständig funktioniert. Auch zwischen iphone und Mac, z.b. für den Kalender oder E- Mail, muss alles richtig eingerichtet sein, damit es nicht zu Doubletten oder anderen Fehlern kommt. Die Cloud spielt dabei eine wichtige Rolle. Häufige Probleme dabei: E- Mails auf allen Geräten Meine E- Mails kommen auf den verschiedenen Geräten (Computer, ipad, iphone) unterschiedlich an. Ich habe teilweise alles doppelt und dreifach oder es gehen E- Mails verloren. Was kann ich dagegen tun? Kalender auf allen Geräten und mit anderen teilen Der Kalender soll auf dem ipad, iphone, Mac und PC immer synchron sein. Aber meine Termine werden teilweise verdoppelt oder dreifach angezeigt? Wie kann das repariert werden? Mein Google Kalender soll mit dem PC, Mac und ipad, iphone synchronisiert sein und ich würde gerne bestimmte Termine mit anderen teilen, z.b. einem Geschäftspartner, meiner Familie oder Kollegen. Adressen auf allen Geräten Meine Kontakte sind auf allen Geräten unterschiedlich und wenn ich auf einem etwas ändere, steht es nur dort. Wie bekomme ich alles auf alle Geräte? Im Team wollen wir auch auf bestimmte Kontakte gemeinsam zugreifen. Ist dafür nicht die Apple icloud gedacht? Immer alles sofort überall verfügbar Neben den Standards Mail, Kontakte und Kalender gibt es noch jede Menge anderer Daten, die über die Geräte hinweg im Fluss gehalten werden sollen. Dabei kommt es nicht nur auf die rein technische Lösung an, denn aufgeräumter, papierloser und schneller arbeiten Sie auch dann, wenn die richtigen Methoden mit den richtigen Tools verbunden werden. 2

3 Für wen und warum sind diese Informationen hilfreich? Wenn Sie selbst als Solo- Unternehmerin oder Unternehmer Apple Geräte einsetzen, könnte Ihnen diese Information sehr viel Zeit und Nerven sparen. Diejenigen mit einer größeren Organisation im Rücken werden 1. eine eigene IT Abteilung haben und 2. eigene Server- Lösungen bevorzugen. Auch ist es sehr wichtig, dass mit der Änderung der technischen Basis häufig auch eine Verhaltensänderung stattfindet. Das Aufräumen von Daten und Informationen, seien sie digital oder auch physisch, geht einher mit einem verbesserten Selbstmanagement und Wissensmanagement. Sie müssen weniger darüber nachdenken, wo und in welchen Systemen Sie Ihre Informationen ablegen, sondern tun es einfach. Ihre Psyche wird von sehr viel Ballast befreit, den Sie ansonsten mit sich herumtragen. In den letzten Jahren hat sich die Technik- Welt im Business stark gewandelt. War es bis vor fünf Jahren meist nur ein Gerät, mit dem man ernsthaft arbeiten konnte, so spricht man heute vom Second Screen oder sogar Third Screen, mit dem gearbeitet wird. Auf Smartphones und Tablets lassen sich heute nicht nur E- Mails schreiben oder Internet Seiten ansehen, sondern auch viele andere Tätigkeiten sehr effektiv und effizient vornehmen: Adressverwaltung, Kalenderarbeit, Aufgaben- und Projektplanung, Dokumente bearbeiten uvm. Was jedoch viele vom vollumfänglichen Einsatz dieser Informationen auf allen Geräten abhält, ist der fehlende Informationsfluss über alle Geräte hinweg. In hunderten Coaching Stunden habe ich meine Kunden dabei unterstützt, diesen Informationsfluss zwischen den Geräten herzustellen, so dass auf allen Geräten immer der gleiche Informationsstand herrscht man nicht überlegen muss, auf welchem Gerät Informationen eingegeben werden Arbeit auf einem Gerät begonnen und auf einem anderen fortgesetzt werden kann Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, diese Ziele zu erreichen. Am Ende erhalten Sie noch ein spezielles Geschenk, wenn Sie weitere Hilfe beim Aufräumen und Einrichten Ihrer Datenströme benötigen. Viel Spaß mit den Lösungen. Ihr Nicolai Wirth 3

4 Welche Arbeitsbereiche sind von der Synchronisierung betroffen Es gibt unterschiedliche Lösungen, diese Verbindungen der Geräte herzustellen und Solo- Unternehmer und kleine Unternehmen können immens Zeit und vor allem Nerven sparen, wenn sie diese Lösungen umsetzen. Manchmal erfordert dies nur ein kleines Umschalten in den Systemeinstellungen von Mac und iphone. Häufig ist es aber eine umfangreichere Umstellung und ein Aufräumen der Informationen. Was bedeutet die optimale Einrichtung aller Synchronisierungen zwischen Mac, iphone und ipad für den Geschäftserfolg? Es hat sich immer wieder gezeigt, dass eine fehlende oder ungenügende Verbindung der Geräte untereinander die effiziente und effektiver Arbeit in vielerlei Hinsicht behindert - fast alle Mac Business Coaching Projekte fangen mit diesem Problem an: es herrscht ein Daten- Chaos! E- Mails kommen auf verschiedenen Geräten doppelt und dreifach an und müssen somit doppelt und dreifach bearbeitet werden Bilder und Filme füllen das iphone auf und das Management der Bilder funktioniert nicht Kalender- Informationen sind nur auf dem Mac vorhanden, aber nicht auf dem iphone, ipad oder Kalender- Informationen sollen im Team oder der Familie geteilt werden Adressen sollen auf allen Geräten abrufbar sein Aufgaben sollten auf allen Geräten eingeb- und abrufbar sein Man kann nie sicher sein, wo man etwas findet, wenn man es braucht. Das Vertrauen fehlt, dass Daten und Informationen immer überall verfügbar sind. Der Übergang des Arbeitens von einem Gerät zum anderen funktioniert nicht: Eine E- Mail kann nicht auf einem Gerät angefangen, auf einem anderen beendet werden; ein Konzept kann nicht auf einem Gerät begonnen auf einem anderen beendet werden; Aufgabenplanung kann nicht überall und auf jedem Gerät erfolgen; Für die Bereiche Mails, Kalender und Kontakte finden nun Sie Anleitungen, wie der Datenfluss zwischen den Geräten oder optimiert werden kann. 4

5 E- Mails überall gleich Problembeschreibung: Meine E- Mails kommen auf den verschiedenen Geräten (Computer, ipad, iphone) unterschiedlich an. Ich habe teilweise alles doppelt und dreifach oder es gehen E- Mails verloren. Was kann ich dagegen tun? Dies ist mit das komplexeste Problem meiner Kunden, welches aber immer wieder auftritt (natürlich nur bei den neuen - sobald es einmal erledigt ist, haben sie Ruhe). Der Grund liegt in einer falschen Verwendung von E- Mail Protokollen, wodurch die E- Mails nicht auf den verschiedenen Geräten gespiegelt werden, sondern meist Kopien erzeugt bzw. die E- Mails von einem Gerät vom Server abgerufen werden und somit anderen Geräten nicht mehr zur Verfügung stehen. Da auch jeder Anwender unterschiedliche Vorgehensweisen und Systeme bei seinen E- Mails hat, kann man auch nicht pauschal eine Lösung anbieten, sondern muss individuell vorgehen. Allerdings kann man das Prinzip allgemein darstellen. Wenn es erledigt ist, haben Sie auf allen Ihren Geräten immer den gleichen Stand, inklusive der E- Mail Ordner, die sie angelegt haben. IMAP statt POP3 (zur Synchronisation) Heutzutage sollten alle E- Mail Konten mittels des IMAP E- Mail Protokolls eingerichtet werden. Vor allem wenn man mehrere Geräte benutzt und E- Mail im geschäftlichen Kontext einsetzt. Wenn man schon jahrelang POP3 verwendet und eine große Menge E- Mails auf seinem Rechner angesammelt hat, ist der Transfer nicht so einfach wie das Umschalten des Kontos von POP3 auf IMAP. Hier sind mehrere Schritte erforderlich, die Ruhe und Geduld erfordern. Von POP3 auf IMAP im Mac Mail Jeder Fall ist natürlich anders gelagert, aber ganz allgemein erreichen Sie die Umstellung von POP3 auf IMAP in Mac Mail mit den folgenden Schritten. 5

6 Man muss: Das POP3 Konto auf Inaktiv stellen Ein neues IMAP Konto eines andere Mailkontos anlegen (am besten ein Google Mail Konto oder ein Archiv- Konto auf Ihrem Server/Hosting als Transferkonto) Ordnerstruktur auf dem Transfer- IMAP Konto anlegen Die lokal gespeicherten E- Mails nach und nach auf das Transfer- IMAP Konto verschieben nicht alle auf einmal, es geht nur Schritt für Schritt Auf jeden Fall die E- Mails aus der INBOX des POP3 Kontos auf die Inbox des neuen IMAP Kontos verschieben, aber nicht die Gesendet, Entwürfe Ordner vergessen. Ziel: die lokalen Ordner des POP3 Kontos (auch Inbox, Gesendete, Papierkorb, Entwürfe) müssen komplett leer sein und die E- Mails auf die Ordner des Transfer Kontos verschoben sein. Nun können Sie das POP3 Konto löschen und neu als IMAP Konto anlegen. Beides geschieht im Programm Mail in Menü Mail > Einstellungen Schritt 1: Löschen des POP3 Kontos: Wählen Sie in der linken Seitenleiste das Konto aus, das Sie löschen wollen. ACHTUNG: Stellen Sie wirklich sicher, dass in keinem Ordner dieses E- Mail Kontos mehr E- Mails vorhanden sind. Drücken Sie nun das Minus (- ) Zeichen unten links. 6

7 Schritt 2: Einrichtung IMAP Konto: Nun müssen Sie in den Mail- Einstellungen unten links auf das Plus (+) klicken. Im folgenden Eingabedialog tragen Sie nun die Zugangsdaten Ihres Mailkontos ein. Als Typ müssen Sie unbedingt IMAP auswählen. Wenn alles eingegeben ist, können E- Mails von dem Konto geschickt werden. Nun werden alle E- Mails in allen Ordnern dieses Kontos mit dem IMAP Server synchronisiert. Wenn Sie auch auf Ihren ios Geräten das E- Mail Konto als IMAP eingerichtet haben, werden alle Mails immer auf allen Geräten synchron gehalten. (siehe unten) Von POP3 auf IMAP im ios Mail Folgende Schritte müssen bei der Einrichtung eines IMAP Kontos auf einem ios Gerät gegangen werden. 1. Fall: Es ist bisher kein Mail Konto auf dem ios Gerät vorhanden bzw. es ist zwar als POP3 Konto eingetragen, aber die Mails im sind alle auch auf dem Mac IMAP Mail Konto Dies ist der (einfache) Weg, wenn Sie im Mac Mail bereits Ihre E- Mails als IMAP Konto organisiert haben. In diesem Fall könnten Sie ein bestehendes IMAP Konto neu in ios einrichten und alle Mails und Ihre Ordnerstruktur wird mit dem ios Gerät synchronisiert. Einrichtung neues E- Mail Konto iphone/ipad Mail In den iphone Systemeinstellungen gehen Sie auf: Mail, Kontakte, Kalender Wenn das Mail- Konto bereits als POP3 Konto eingerichtet ist: Löschen Sie es! Dann oben bei Accounts auf Account hinzufügen Hier wählen Sie einen Dienst aus und tragen nur Ihre Nutzerdaten ein. Falls es keiner der Standardkonten ist, gehen Sie auf Andere Sie sollten bei der Anmeldung auf jeden Fall auch wieder IMAP auswählen. 2. Fall: POP3 Konto bereits auf ios Gerät eingerichtet und Mails (z.t. nur dort) auf dem ios Gerät In diesem Fall müssen Sie ähnlich vorgehen wie oben im Mac Mail. Sie müssen zunächst ein separates IMAP Konto (z.b. Google Mail) als Verschiebebahnhof einrichten. Dann können Sie auf dem ios Gerät die Mails aus dem POP3 Konto verschieben, bis es leer ist. Dann löschen Sie das Konto und richten es, wie im 1. Fall gezeigt, neu als IMAP Konto ein. 7

8 Mails inhaltlich komfortabel umorganisieren/strukturieren Sie sollten nicht alle E- Mails in der Inbox behalten, sondern die E- Mails wegsortieren, wenn Sie sich damit beschäftigt haben. Eigentlich sollte das Ziel sein, die Inbox immer auf leer zu bekommen, das sog. Inbox Zero. Dafür können Sie, nachdem alles richtig eingerichtet ist, auf dem IMAP Server Ordner anlegen, die für Sie sinnvoll und logisch sind. Dann können Sie E- Mails sowohl auf dem Mac als auch iphone/ipad dorthin sortieren. Es wird dann automatisch auf das jeweils anderen Gerät synchronisiert. Beispiele für Ordner: Geschäft Privat Wichtig Kunden Usw. Früher hat man sich sehr viel Mühe gegeben, hier eine komplexe Ablagestruktur aufzubauen (teils mit 2 oder 3 Hierarchiestufen), da die Suche der Mailprogramme noch nicht so gut war. Dies ist heute nicht mehr nötig, stattdessen sucht man einfach nach den gewünschten E- Mails. Eine grobe Strukturierung nach den Themenbereichen kann aber nicht schaden. Im Mac Mail helfen auch zusätzlich intelligente Postfächer, die automatisch Mails nach gewünschten Such- Kriterien live zusammen stellen. 8

9 Wie erreicht man Inbox Zero regelmäßig? Die Inbox regelmäßig (mind. einmal pro Woche) leer zu bekommen, wird durch die Synchronisierung über die Geräte hinweg schon sehr unterstützt, denn Sie können immer und überall an Ihren Mails arbeiten, sie beantworten, wegsortieren usw. und sich keine Gedanken darüber machen, auf welchem Gerät Sie sich gerade befinden. Alles wird immer überall gleich sein. Nur die technische Lösung allein reicht aber nicht aus. Mit Hilfe einer sehr guten Selbstmanagement Methode, die sowohl die entsprechenden Verhaltensänderungen als auch die Technikunterstützung vereint, erreichen Sie Inbox Zero sowohl für Ihre digitalen als auch physischen Posteingänge regelmäßig und sind klarer in Bezug auf: Ziele Projekte Nächste Aufgaben Ich schule diese Methode und die dazu gehörenden Tools im Mac Business Coaching. Falls Sie Interesse daran haben, melden Sie sich bitte unter für ein Probecoaching. Am Ende dieses E- Books finden Sie dazu ein besonderes Angebot. 9

10 Kalender überall bearbeiten und mit andere teilen Problembeschreibung: Der Kalender soll auf dem ipad, iphone, Mac und PC immer synchron sein. Aber meine Termine werden teilweise verdoppelt oder dreifach angezeigt? Wie kann das repariert werden? Mein Google Kalender soll mit dem PC, Mac und ipad, iphone synchronisiert sein und ich würde gerne bestimmte Termine mit anderen teilen, z.b. einem Geschäftspartner, meiner Familie oder Kollegen. Da kleine und auch mittlere Unternehmen nicht unbedingt einen eigenen Exchange Server für solche Zwecke haben, versuchen sie es mit der Kalendersynchronisierung über icloud. Hier müssen aber ganz klar die Grenzen dieser Lösungen aufgezeigt werden. Deshalb habe ich eine reibungslose Lösung gefunden, die auch für Einzelunternehmer und kleine Teams hervorragend funktioniert. Auch hier ist das Ergebnis, dass Sie alle Ihre Termine über alle Geräte immer synchron halten können und auch ganz einfach Termine mit anderen teilen können, egal auf welchem Gerät Sie den Termin erstellt haben. Die persönliche Einzellösung: icloud für persönliche Kalenderdaten Der Kalender auf dem Mac kann über die icloud mit dem Kalender auf dem iphone und ipad synchronisiert werden. Er kann dann auch über das Internet angesehen und verwaltet werden unter Auf dem Mac in den Einstellungen im Bereich Internet- accounts 10

11 Dort fügen Sie ein neues Konto hinzu. Dort dann icloud auswählen und die Apple ID/Passwort eingeben. Als letzten Schritt müssen Sie noch das Häkchen beim Kalender machen, damit die Kalenderdaten über icloud synchronisiert werden. Der icloud Kalender auf dem iphone/ipad wird über die Einstellungen eingerichtet. Gehen Sie dort auf icloud und fügen Sie dort Ihre Apple ID hinzu. Hier können Sie dann ebenfalls den Dienst Kalender anschalten und die Daten werden automatisch auf Ihr Mobilgerät übertragen. Nun werden alle Daten, die schon in Ihrem icloud Kalender online liegen, abgeholt. Dies kann, je nach Datenmenge, etwas dauern. Neue Termine werden nun automatisch synchronisiert, wenn sie online sind. Die Team- Lösung: Google als Kalender- Synchronisierzentrale Warum Google zur Kalender- Synchronisierung? Google Kalender kann sehr gut als Synchronisierungszentrale für die verschiedenen gemeinsamen Kalender von Team- Mitgliedern verwendet werden. Die folgende Abbildung zeigt schematisch wie drei Personen (A,B,C) jeweils ihre Kalender untereinander teilen können. Dies lässt sich genauso mit x Personen durchführen. 11

12 Google Kalender synchronisiert dann wiederum sehr gut mit der Kalender App auf dem Mac. Dadurch können Sie mit mehreren, ganz unterschiedlichen Personen, gemeinsame Kalender haben und sie bequem auf dem Mac oder ios Gerät bearbeiten. Voraussetzung: ein Google Konto Um den Google Kalender sinnvoll als Synchronisierzentrale zu nutzen, muss jeder ein eigenes Google Konto haben. Dann können dort nämlich eigene (Unter- )Kalender und solche, die mit anderen geteilt werden, integriert werden. Wenn man nur ein Google Konto für alle nimmt, funktioniert diese Aufteilung zwischen privat und geteilt nicht, denn alle werden immer alles sehen können. Wenn Sie also noch kein Google Konto haben, registrieren Sie sich hier: https://accounts.google.com/signup Dieses Konto ist für sehr viele Google Dienste nützlich: Gmail Kalender Adressen Analytics Webmaster Tools 12

13 AdWord, AdSense Online Werbung usw. So richten Sie den Kalender dann ein Wenn Sie ein Google Konto angelegt haben, können Sie unter Ihren Google Kalender aufrufen. Dieser ist jetzt natürlich noch leer. Um nicht nur einen Hauptkalender zu benutzen, der jetzt schon eingerichtet ist, sondern auch verschiedene (Unter- )Kalender, von denen Sie wiederum manche mit anderen teilen, müssen Sie diese zunächst hinzufügen. Dies sollten Sie auch tun, wenn Sie bereits im Mac Kalender mehrere solcher Unterkalender haben - die dort eingetragenen Termine müssen später in die Google Kalender transferiert werden. Es werden unterschieden: Meine Kalender: Dies sind Kalender, die Sie selbst angelegt haben und die Sie anderen freigeben können. Weitere Kalender: Dies sind Kalender, die andere Ihnen freigegeben haben. 13

14 Um einen neuen Kalender hinzuzufügen, klicken Sie auf das kleine Dreieck neben meine Kalender Google (Unter- )Kalender freigeben für andere Wenn Sie Kalender eingetragen haben, können Sie ebenfalls neben dem Kalendernamen auf das kleine Dreieck klicken. Klicken Sie auf Diesen Kalender freigeben. In dem folgenden Fenster haben Sie dazu verschiedene Optionen: 14

15 Wenn Sie Diesen Kalender öffentlich machen anklicken, kann jeder Mensch auf der Welt diese Kalender abonnieren. Dies sollten Sie nur tun, wenn es auch wirklich öffentliche Termine sind. Für alles weitere geben Sie den Kalender nur bestimmten Personen frei - tragen Sie dazu die E- Mail Adresse ein. Bei den Berechtigungseinstellungen haben Sie nun verschiedene Optionen: Die Berechtigungshierachie geht dabei von unten nach oben: Änderungen vornehmen UND Freigabe verwalten Termine ändern Alle Termindetails anzeigen Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details) Klicken Sie dann auf Person hinzufügen und unten auf Speichern. Die Person muss mit der angegebenen E- Mail Adresse bereits ein Google Konto haben, ansonsten wird sie darauf aufmerksam gemacht, eines zu eröffnen. Wenn Sie Ihre verschiedenen eigenen und fremden Google Unterkalender eingerichtet haben, können Sie diese alle mit dem Mac Kalender synchronisieren. Google Kalender im Mac Kalender einrichten Auf dem Mac in den Einstellungen im Bereich Internet- accounts 15

16 Dort fügen Sie ein neues Konto hinzu. Dort dann Google auswählen und Google Zugangsdaten eingeben. Als letzten Schritt müssen Sie noch das Häkchen beim Kalender machen, damit die Kalenderdaten über Google synchronisiert werden. Der Google Kalender auf dem iphone/ipad wird über die Einstellungen eingerichtet: Gehen Sie dort auf Mail, Kontakte, Kalender und fügen Sie dort Ihre Google Zugangsdaten ein. Hier können Sie dann ebenfalls den Dienst Kalender anschalten und die Daten werden automatisch auf Ihr Mobilgerät übertragen. Nun werden alle Daten, die schon in Ihrem Google Kalender online liegen, abgeholt. Dies kann, je nach Datenmenge, etwas dauern. Neue Termine werden nun automatisch synchronisiert, wenn sie online sind. Wofür sollte der Kalender (nicht) verwendet werden? Der Kalender kann als Erinnerungsfunktion für Dinge dienen, die Sie für die Zukunft planen oder überlegen. Bei tagesspezifische Informationen können Sie den Kalender nutzen für: Trigger, um Projekte zu aktivieren Events, bei denen Sie teilnehmen wollen: Hier können Sie sich erinnern lassen, sich für ein Event zu registrieren. Katalysator für Entscheidungen: Wenn Sie eine Entscheidung nicht jetzt treffen wollen oder können, können Sie sich für später daran erinnern lassen. Allerdings müssen diese Informationen nicht unbedingt im Kalender stehen, wenn Sie ein digitales Selbstmanagement Tool verwenden, das auch eine Funktion hat, Aktionen tagesspezifisch anzuzeigen (das sollte es unbedingt haben). Wenn Sie Ihre Inbox geleert haben, werden Sie sicher einen großen Stapel von Dingen haben, mit denen nächste Aktionen verbunden sind. Teilen Sie diese nun in logische Gruppen ein, die es ihnen leichter machen, Sie regelmäßig zu überprüfen. Nun sollten Sie auch entscheiden, welches der für Sie sinnvollste Weg ist, dieses zu organisieren. In Ordnern oder Listen, Papier basiert oder digital. Der Kalender ist jedoch heiliges Territorium und sollte nur für die folgenden Erinnerungen verwendet werden: Zeit- spezifische Aktionen Tages- spezifische Aktionen Tages- spezifische Informationen 16

17 Bitte verhindern Sie, dass Sie Aufgaben- Listen an einem bestimmten Tag in Ihren Kalender schreiben. Ihr Kalender ist wirklich nur für die oben genannten Dinge zuständig, er reflektiert die harten Begrenzungen Ihrer täglichen Vereinbarungen. Der Kalender sollte auf einen Blick Ihre harten Verpflichtungen zeigen. Sie können es auch so sehen: der Kalender zeigt Ihnen alles an, was Sie an diesem Tag absolut erledigen müssen. Alles andere kommt auf Ihre Aufgabenlisten und wird gemacht, wenn Sie Zeit dafür haben. Ich schule diese Methode und die dazu gehörenden Tools im Mac Business Coaching. Falls Sie Interesse daran haben, melden Sie sich bitte unter für ein Probecoaching. Am Ende dieses E- Books finden Sie dazu ein besonderes Angebot. 17

18 Kontakte / Adressbuch jederzeit verfügbar und optimal gepflegt Problembeschreibung: Meine Kontakte sind auf allen Geräten unterschiedlich und wenn ich auf einem etwas ändere, steht es nur dort? Wie bekomme ich alles auf alle Geräte? Im Team wollen wir auch auf bestimmte Kontakte gemeinsam zugreifen. Ist dafür nicht die Apple icloud gedacht? Hier hängt die Lösung davon ab, wie Sie mit Ihren Kontakten arbeiten wollen, z.b. ob Sie diese auch im Team teilen möchten oder nicht. Außerdem ist es ein Unterschied, ob Sie als PC oder Mac Nutzer die Kontaktdaten mit Ihrem iphone oder ipad synchronisieren möchten. Ihr System sollte so eingerichtet werden, dass Sie am Ende überall den gleichen Stand der Kontakte haben und, egal wo Sie geändert werden, sofort überall alles synchron ist. icloud zur Synchronisierung nur ihrer eigenen Geräte Wenn Sie mehrere Geräte haben (Mac und iphone oder ipad) und Sie möchten gerne Ihre Adress- Daten automatisch synchron halten, empfiehlt sich die Apple- Hauslösung icloud. Einrichtung Adressensync über icloud auf dem Mac Beim Mac Adressbuch funktioniert es genauso wie bei Kalender. Auch hier müssen Sie über die Systemeinstellungen des Mac bei icloud das Häkchen für die Kontakte setzen. 18

19 Wenn Sie das Häkchen gesetzt haben, werden automatisch Ihre lokal gespeicherten Adressen in die icloud überführt. Sollten Sie bereits Adressen in icloud haben (z.b. über Ihr iphone und ipad), findet eine Synchronisierung statt. Einrichtung Adressensync über icloud auf dem iphone und ipad Die Synchronisierung des Adressbuchs auf dem iphone/ipad wird über die Einstellungen eingerichtet. Gehen Sie dort auf icloud und fügen Sie dort Ihre Apple ID hinzu. Hier können Sie dann den Dienst Kontakte anschalten und die vorhandenen Daten werden automatisch auf Ihr Mobilgerät übertragen. Google Adressbuch Synchronisierung für Gruppen/Teams Google Kontakte ist ein Teil von Google Mail. Hier können Kontaktdaten synchronisiert werden, die Sie mit anderen Personen teilen wollen. In diesem Fall können Sie zusätzlich zu lokalen Adressdaten oder denen in icloud die Synchronisierung mit Adressdaten in Google Mail verwenden. 19

20 Hierzu legen Sie am besten ein ganz separates Google Konto an, in dem alle gemeinsamen Adressdaten gesammelt werden. Die Kontakte sind in Gmail etwas versteckt: Sie können dann dieses Google Konto als neuen Account im Mac Adressbuch hinzufügen. Hier werden auch alle separaten Untergruppen der Adressen synchronisiert. Synchronisierung der Google Kontakte mit Mac Kontakte App Google unterstützt das so genannte CardDAV Verfahren, um Adressdaten zu synchronisieren. Hierzu müssen die Einstellungen im Mac Kontakte Programm ein weiteres Konto hinzufügen: Auf dem Mac in den Einstellungen im Bereich Internet- accounts 20

21 Dort fügen Sie ein neues Konto hinzu. Dort dann Google auswählen und Google Zugangsdaten eingeben. Als letzten Schritt müssen Sie noch das Häkchen bei Kontakte machen, damit die Kalenderdaten über Google synchronisiert werden. Einrichtung Adressensync über Google auf dem iphone und ipad Die Synchronisierung des Adressbuch auf dem iphone/ipad wird über die Einstellungen eingerichtet. Gehen Sie dort auf Mail, Kontakte, Kalender und fügen Sie dort Ihre Google Zugangsdaten hinzu. Hier können Sie dann den Dienst Kontakte anschalten und die Daten werden automatisch auf Ihr Mobilgerät übertragen. 21

22 Pflege der Kontakte- Daten Auch hier bekommt, neben der rein technischen Lösungen, die aktive Datenpflege einen wichtigen Stellenwert, damit Sie aufgeräumter, papierloser und schneller arbeiten können. Der Vorteil der Synchronisierung der Daten ist aber, dass Sie diese Datenpflege jederzeit und überall vornehmen können. Wenn Sie z.b. im Zug sitzen und gerade nichts anderes vorhaben, können Sie durch Ihre Adressdaten auf dem ipad oder iphone gehen und dort aufräumen, z.b. Kontaktdaten vervollständigen Telefonnummern oder Mailadressen der richtigen Kategorie zuordnen Bilder zu Personen hinzufügen (dann erscheinen Sie beim Anruf oder neben Mails im Mac Mail Programm Adressen bestimmten Kategorien zuordnen Dies sind alles relativ kleine Maßnahmen, aber sie erleichtern insgesamt den Zugang zu und Umgang mit Ihren Daten. 22

23 Und es gibt noch viel mehr... Neben den Standards Mail, Kontakte und Kalender gibt es noch jede Menge anderer Daten, die über die Geräte hinweg im Fluss gehalten werden sollen. Dabei kommt es nicht nur auf die rein technische Lösung an, denn aufgeräumter, papierloser und schneller arbeiten Sie auch dann, wenn die richtige Methode mit den richtigen Tools verbunden werden. Dokumente Apple ist eine sehr Endnutzer- orientierte Firma. Der Konsument steht absolut im Vordergrund. Unternehmen geraten erst langsam in das Blickfeld. Die icloud ist daher im Moment darauf ausgerichtet, dass ein Einzelner seine Daten (Kalender, E- Mail, Dokumente) über alle Apple Geräte synchronisiert. Leider ist das 1. nicht sehr gut gelöst und 2. eben nicht besonders teamfähig. Hier gibt es bereits sehr gute, bestehende Lösungen anderer Anbieter. Wenn alles eingerichtet ist, synchronisieren Ihre Daten über die Cloud und Sie können auch im Team sehr zuverlässig Dokumente teilen und gemeinsam daran arbeiten. Datenbanken Ich würde gerne leicht Daten vom Mac zu einem anderen Mac oder PC übertragen. Hier gibt es verschiedene, sehr einfache Mittel und Wege. Im Coaching zeige ich Ihnen diese gerne und empfehle individuell auf Sie zugeschnittene Lösungen. Da hier auch jeder unterschiedliche Vorlieben und Vorstellungen hat, finden wir gemeinsam eine optimale Lösung - meine Erfahrung hilft Ihnen, die Entscheidung schnell zu treffen. Eine reibungslose Übertragung der Daten von Rechner zu Rechner steht Ihnen nach der Einrichtung zur Verfügung. PDF Dokumente Ich muss viele PDFs verwalten und möchte diese gerne auf Mac, PC, iphone und ipad verfügbar haben. Gleichzeitig möchte ich diese PDFs aber auch mit Kommentaren bearbeiten können. Hierfür gibt es spezielle Apps und Cloud- Lösungen, die wir gemeinsam einrichten. Ihr Workflow kann individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Das Ergebnis wird so sein, dass Sie auf allen Geräten Zugriff auf die PDF Dokumente haben und diese auch auf dem ipad und iphone bearbeiten können. Aufgaben Aufgaben, To Do Listen sollen auf dem Mac, PC, iphone und ipad immer gleich sein, so dass ich reibungslos arbeiten und planen kann. Ähnlich wie beim Kalender können Ihre Aufgaben zur Synchronisierung in die Cloud gelegt werden. Dadurch können Sie bspw. auf dem ipad anfangen ein Projekt zu planen, dieses dann am iphone weiter bearbeiten und schließlich 23

24 am Mac die einzelnen Aufgaben abarbeiten. Die Übertragung funktioniert laut- und reibungslos. Sie werden wesentlich effektiver, weil Sie sich auf Ihr Aufgabensystem verlassen können. Bilder Meine Bilder sollen von iphone zu iphone übertragen werden. Ich möchte Fotos vom iphone auf den Computer übertragen. Wie mache ich das am besten? Neben der Synchronisierung per Kabel kann auch hierfür die Cloud verwendet werden. Es kommt aber darauf an, wie Sie diese Fotos verwenden wollen und ob z.b. andere auch darauf Zugriff haben möchten. Wir können verschiedene Optionen diskutieren und die für Sie optimale umsetzen. Sicherheit und Passwörter Ich muss dringend meine Zugangsdaten und Passwörter überall zur Verfügung haben. Wie kann ich diese synchronisieren? Viele setzen immer das gleiche Passwort ein, weil sie sich nicht die unterschiedlichen Passwörter merken können. Oder sie haben die Passwörter auf Papier gedruckt oder geschrieben. Wenn Sie nun unterwegs sind, nehmen Sie dieses Papier mit. Leichtsinniger kann man nicht mit persönlichen Daten umgehen. Wenn Sie einen Passwortmanager einsetzen, werden diese Risiken stark vermindert. Sie haben dann auch Ihre Daten immer auf dem iphone oder ipad dabei. Bei der Auswahl und Einrichtung helfe ich Ihnen gerne. 24

25 Ihr Geschenk im Geschenk: Eine Stunde Coaching Ich hoffe, die genannten Tipps und Schritte helfen Ihnen schon weiter. Falls Sie umfangreichere Aufräumungen Ihrer Datenströme und Datensilos benötigen, könnte ein Mac Business Coaching interessant für Sie sein. Ihr Geschenk im Geschenk Sie erhalten eine Stunde kostenloses Coaching, wenn Sie einen Termin bei meinem Büroservice unter der Nummer abmachen und den folgenden Gutscheincode angeben: MBC bb Der Gutscheincode ist gültig vom 01. Juli bis 15. August 2014 und jedes Unternehmen, jeder Unternehmer, jede Unternehmerin darf den Gutscheincode einmalig einlösen. 25

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