Benutzerhandbuch ImmonetManager

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1 Benutzerhandbuch ImmonetManager Version 1.3 Stand: Mai

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 3 Wir sind für Sie da 4 Systemvoraussetzungen für den Einsatz des ImmonetManagers 5 Anmeldung für die Web-Applikation und Basiseinstellungen 6 Anmeldung für die ipad App 27 Struktureller Aufbau des ImmonetManagers 28 Hinweise zur Bedienung des ImmonetManagers 29 Suche nach Kontakten (Personen) und Immobilien (Objekten) 32 Der Exportmanager 39 Aufbau und Funktionen innerhalb der Kontakte-Kartei 47 Aufbau und Funktionen innerhalb der Immobilien-Kartei 65 Präsentationsmodus in der ipad App 83 -Management 88 Termin- und Aufgaben-Management 94 2

3 Vorwort Sehr geehrter Anwender, vielen Dank, dass Sie sich für unsere Software ImmonetManager entschieden haben. Mit dem ImmonetManager halten Sie eine neue Generation von Immobilien-Software in den Händen, die Sie bei allen maßgeblichen Aufgaben in Ihrem Tagesgeschäft unterstützt. Dazu zählen Kundenberatung, der Versand von Angeboten, der Verkaufsprozess sowie die Bewerbung Ihrer Immobilien in den großen Immobilienportalen. Die Philosophie unseres Produkts lautet: einfach & mobil. Auf eine Multikomplexität im Programm haben wir bewusst verzichtet. Der ImmonetManager bietet zwei Anwendungsmöglichkeiten: 1) Eine browserbasierte Webanwendung, mit welcher Sie von jedem internetfähigen Computer aus auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen können. 2) Eine Anwendung (App) für das Apple ipad, über welche Sie online und standortunabhängig alle geschäftsrelevanten Informationen abrufen und bearbeiten können. Beide Komponenten bleiben bei bestehender Onlineverbindung automatisch auf dem gleichen Datenstand und ermöglichen Ihnen das perfekte Zusammenspiel mit Ihrem Backoffice. Viel Spaß mit dem ImmonetManager und lassen Sie uns gerne wissen, wenn wir Ihnen den Arbeitsalltag mit unserer Software ein Stück weit erleichtern konnten. Ihr ImmonetManager Team 3

4 Wir sind für Sie da Fragen zur Technik, zu den Basiseinstellungen im administrativen Programmteil, zur Bedienung der Software oder zum Apple ipad beantwortet Ihnen gern unsere technische Hotline: Telefon Bei allen Fragen zu Ihrem Vertrag oder Ihrer Rechnung wenden Sie sich bitte an unsere Kundenbetreuung: Tel: Fax: Für eine individuelle Beratung zum Einsatz des ImmonetManagers in Ihrem Unternehmen, für Lizenzerweiterungen, Anwenderschulungen oder für Anregungen zu Optimierungen der Software steht Ihnen unser Software-Team gern zur Verfügung: Telefon Telefax

5 Systemvoraussetzungen für den Einsatz des ImmonetManagers Der ImmonetManager ist eine reine Online-Lösung und im Prinzip unabhängig von spezifischen Hardwareanforderungen. Für die optimale Nutzung des ImmonetManagers empfehlen wir aber folgende Minimalausstattung an Ihr Computersystem. Hardware (PC & MAC): Arbeitsspeicher: mindestens 1 GB, Prozessor: mindestens 1.5 GHz, Bildschirmauflösung: mindestens 1024 x 768 Browser: Internet Explorer ab Version 8, Firefox ab Version 3.6, Safari ab Version 5, Chrome ab Version 12 Internetanbindung: DSL mit mind. 1 MBit (z.b: DSL 1.000) 5

6 Anmeldung für die Web-Applikation und Basiseinstellungen Innerhalb weniger Tage nach Ihrer Bestellung erhalten Sie von uns Ihre Zugangsdaten zum ersten Login in den ImmonetManager. Bitte melden Sie sich als erstes in der Web-Applikation an. Bitte gehen Sie anschließend in den Bereich Einstellungen des ImmonetManagers und nehmen Sie dort alle erforderlichen Einstellungen und Eingaben vor. Bei Fragen zu diesem Bereich unterstützt Sie gern unsere technische Hotline. Die Kontaktdaten unseres Teams finden Sie auf Seite 4 dieses Benutzerhandbuches. 6

7 Einstellungen Firmendaten - Allgemein Bitte hinterlegen Sie hier alle Stammdaten zu Ihrem Unternehmen. Die Eingabefelder sind in Abhängigkeit von der Rechtsform Ihres Unternehmens auszufüllen. Die von Ihnen hinterlegten Angaben werden vom Programm automatisch in die aus dem ImmonetManager erzeugten Exposés und Dokumente eingepflegt. Bitte überprüfen Sie die automatische Einpflege Ihrer Daten in Ihren Korrespondenzen. 7

8 Einstellungen Globale Einstellungen Unter diesem Menüpunkt nehmen Sie verschiedene Grundeinstellungen in Ihrem ImmonetManager vor. Eine Erläuterung zu den einzelnen Menüpunkten finden Sie nachstehend. Gern unterstützen wir Sie bei der Hinterlegung Ihrer individuellen Ein-stellungen: Software-Support Tel

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10 Einstellungen Globale Einstellungen Pflichtfelder und Kalenderansicht Hier bestimmen Sie die Pflichtfeldhaftigkeit der Eingabefelder (Straße, PLZ, Ort, Vorname) in der Kontaktkartei, sowie die globale Berechtigung zur gegenseitigen Einsicht in die Terminkalender. Hinweis! Die Eingabefelder Vorname und Nachname sind standardmäßig als Pflichteingabefelder im ImmonetManager hinterlegt. Wägen Sie individuell für Ihr Unternehmen ab, ob Sie diese Pflichtfeldhaftigkeit des Feldes Vorname generell deaktivieren wollen. Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung, dass eine Deaktivierung der Pflichtfeldhaftigkeit u.u. zu einer Vielzahl unvollständiger Datensätze führen kann. Dieser Umstand kann sich für Sie negativ auf Ihre allgemeinen und ggf. auf Serienmailing-Korrespondenzen auswirken. 10

11 Die Pflichteingabefelder sind an der hellblauen Unterlegung der Eingabefelder erkennbar. 11

12 Einstellungen Globale Einstellungen - Logo Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo als Datei in den ImmonetManager einzubinden. Durch diese Hinterlegung wird es automatisch in das Exposé sowie Ihre Anschreiben eingefügt. Beispiel: Anschreiben 12

13 Einstellungen Globale Einstellungen - Textbausteine Hier haben Sie die Möglichkeit, einen globalen Textbaustein im ImmonetManager zu hinterlegen. Dieser wird vom Programm automatisch bei der Angebotserstellung (Immobilie anbieten) in Ihr Begleitschreiben ( /Brief) eingefügt. Vor Ausdruck/Versendung Ihres Angebots haben Sie die Möglichkeit, den Text nach Ihren ganz individuellen Wünschen zu verändern. 13

14 Einstellungen Globale Einstellungen Toleranzwerte für Abgleiche Gesuchswünsche von Immobilien-Interessenten sind häufig stark spezifiziert und in den seltensten Fällen 1:1 erfüllbar. Würde der ImmonetManager bei seiner automatischen Suche nach einer geeigneten Immobilie für Ihren Interessenten stets nur eine 100%ige Übereinstimmung zwischen dessen Gesuchswunsch und Ihrem Immobilienangebots berücksichtigen, so ist es erfahrungsgemäß sehr unwahrscheinlich, dass Sie über das Programm einen Vorschlag für ein mögliches Immobilienangebot generiert bekommen würden. Vor diesem Hintergrund bieten wir Ihnen hier eine globale Einstellmöglichkeit, die im Programm hinterlegten Gesuchswünsche, über ein gröberes Suchraster in Ihrer Datenbank abprüfen zu lassen. Wir empfehlen Ihnen, die Toleranzwerte in einer geeigneten Relation zu Ihrem Immobilienangebot und Ihrer Kundenstruktur voreinzustellen. Ggf. bedarf es bei Ihren Einstellungen eines anfänglichen Experimentierens mit den Toleranzwerten, als auch einer gelegentlichen Nachjustierung der Einstellungen z.b. bei Veränderung Ihres Immobilienangebots bzw. Ihrer Kundenstruktur. Eine allgemeingültige Empfehlung für die richtigen Einstellungen der Toleranzwerte kann von uns daher nicht abgeben werden. 14

15 Einstellungen Globale Einstellungen -Einstellungen (Zentrale) Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, diverse Einstellungen für den -Verkehr mit dem ImmonetManager vorzunehmen. Wichtiger Hinweis! Bitte beachten Sie, dass wir s im Posteingang der ImmonetManger ipad-app nur bis zu einem maximalen Empfangszeitpunkt von 3 Monaten zurückliegend mit der ImmonetManager- Webanwendung synchronisieren. Der standardartmäßig von uns voreingestellte Synchronisationszeitraum beträgt 2 Monate. Durch die Auswahl eines noch kürzeren Synchronisationszeitraus reduzieren Sie die Synchronisationsdauer zwischen den beiden Programm-Komponenten u.u. erheblich. Wir empfehlen Ihnen, einen möglichst kurzen Synchronisationszeitraums einzustellen. Diese Einstellungen haben keinen Einfluss auf die -Verwaltung im Posteingang der Webanwendung des ImmonetManagers. Wenn Sie sich bei den vom Programm benötigten Angaben zu Ihrem IMAP-Server unsicher sind, dann bitten wir Sie, sich an Ihren -Provider bzw. an Ihren EDV-Betreuer zu wenden. Erfahrungsgemäß können Ihnen diese die benötigten Angaben problemlos zur Verfügung stellen. Sollten Sie bei der Hinterlegung der für Ihr Unternehmen erforderlichen Einstellungen Hilfe benötigen, so steht Ihnen unser Software-Support unter Tel: gern beratend zur Seite. Bitte denken Sie daran, alle von Ihnen vorgenommenen Einstellungen abschließend mit einem Klick auf den Button Einstellungen speichern zu sichern. 15

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17 Einstellungen Benutzer-Verwaltung Wird der ImmonetManager von mehreren Mitarbeitern genutzt, können Sie diese in der Benutzerverwaltung hinterlegen. Der erste Benutzer-Account wird von Immonet als Basis-Account direkt angelegt und trägt den Berechtigungsstatus Chefmakler. Der Chefmakler-Account besitzt gegenüber dem Makler-Account übergeordnete Berechtigungen und kann von Ihnen selbst auch nicht deaktiviert werden. Weitere Benutzer können Sie durch einen Klick auf die verlinkte Überschrift Neuer Benutzer anlegen. 17

18 Nach einem Klick auf den Button Erstellen wird ein neues Benutzerkonto angelegt. Klicken Sie anschließend in der linken Menüleiste auf den Begriff Benutzer und wählen Sie in der rechts angezeigten Benutzer-Liste den von Ihnen neu angelegten Benutzer aus. Vervollständigen Sie anschließend ggf. die Stammdaten. Die Anzahl der Benutzerkonten im ImmonetManager ist standardmäßig auf 3 Benutzer beschränkt. Wenn Sie weitere Benutzerkonten hinterlegen möchten, so bitten wir um Kontaktaufnahme mit dem Software-Team - Tel: Wird ein Benutzerkonto nicht mehr benötigt, so haben Sie die Möglichkeit, dieses zu deaktivieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Wählen Sie das zu deaktivierende Benutzerkonto aus und klicken Sie in das Kontrollkästchen rechts neben dem Feld Aktiv. Mit dem Entfernen des Häkchens und einem anschließendem Klick auf den Button Speichern haben Sie das Benutzerkonto deaktiviert. Deaktivierte Benutzer können sich von nun an nicht mehr in den ImmonetManager einwählen. 18

19 Einstellungen Immobilienportale Bitte hinterlegen Sie hier die -Adresse, unter der Ihnen Immonet die Export-Benachrichtigungen zu Ihren Objektübertragungen zusenden kann. Zusätzlich haben Sie hier auch die Möglichkeit, die Basiseinstellungen für die elektronische Übertragung Ihrer Immobilien zu Immowelt.de und/oder Immobilienscout24.de vornehmen. Wichtiger Hinweis: Um Ihre Objekte in diese Börsen einstellen zu können, benötigen Sie einen entsprechenden Insertionsvertrag und Ihre individuellen FTP-Zugangsdaten für den Datentransfer. Ggf. können Sie die Zugangsdaten über die Service-Hotline des jeweiligen Anbieters erfragen. 19

20 Einstellungen - Mein Profil Persönliche Einstellungen - Passwort ändern Im Register Mein Profil hinterlegen Sie für Ihren Chefmakler-Account Ihr ganz persönliches Zugangs-Passwort sowie die Einstellungen für Ihren ganz persönlichen -Account. 20

21 Einstellungen - Mein Profil Persönliche Einstellungen - Persönliche -Einstellungen Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihren ganz persönlichen Chefmakler - -Account zu hinterlegen. s, die von Ihnen über diesen Account versendet werden, sind auch nur für Sie selbst im ImmonetManager sichtbar. In der täglichen Praxis mit dem ImmonetManager bedeutet dies somit aber auch, dass eine -Nachricht, die Sie z.b. an einen Interessenten versenden, auch nicht in der Historie der Kontaktkartei angezeigt wird. Eine globale Freigabe Ihres persönlichen Chefmakler - -Accounts z.b. für Ihr Backoffice, etc. ist administrativ nicht möglich. Eine Freigabe-Option dieser Art bietet Ihnen nur der zentrale (Chefmakler-) -Account, den Sie unter den Globalen Einstellungen - Einstellungen (Zentrale) einrichten können. 21

22 Einstellungen - Mein Profil Persönliche Einstellungen - Persönliche Systemeinstellungen Hier haben Sie die Möglichkeit, die Flash-Technologie für den Datei-Upload zu aktivieren. Bitte beachten Sie, dass Flash-Technologie nicht durch alle Internet-Browser unterstützt wird. 22

23 Beispiel für den Nutzen der Flash-Technologie: Durch Aktivierung der Flash-Technologie ist es möglich, mehrere zum Upload anstehende Dateien zu markieren und diese dann zeitsparend im Block in den ImmonetManager hochzuladen. 23

24 Wichtige Hinweise zum -Management mit dem ImmonetManager Für den Empfang und die Darstellung Ihrer -Nachrichten im ImmonetManager benötigen Sie wie bereits auf den vorausgehenden Seiten beschrieben ein IMAP-fähiges -Konto. Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Nähere Informationen zu IMAP finden Sie auf einer Vielzahl von Webseiten im Internet. Warum ist für den ImmonetManager ein normaler POP3-Mail-Client nicht ausreichend? Erfahrungsgemäß werden insbesondere im Businessbereich für den Empfang und die Bearbeitung von -Nachrichten spezielle -Programme (z.b. Microsoft Outlook, Thunderbird, etc.) und zusätzlich auch noch mobile Endgeräte (z.b. Apple iphono/ipad, Blackberry, etc.) genutzt. Mit der Hinterlegung eines ganz normalen POP3-Mail-Kontos im ImmonetManager würden alle für Sie eingehenden s ausschließlich nur noch in den Posteingang des ImmonetManagers geladen und von Ihnen auch nur von dort aus weiter zu bearbeiten sein. Dies würde für Sie u.u. zu einer deutlichen Einschränkung Ihrer ggf. bereits gewohnten -Mobilität und -verwaltung führen. Welche Nutzungsvorteile bietet Ihnen die Hinterlegung eines IMAP-fähigen -Kontos in Ihrem ImmonetManager? -Nachrichten können von Ihnen nicht nur über den Posteingangsordner des ImmonetManagers, sondern über eine beliebige Anzahl anderer -Programme und mobiler Endgeräte abgerufen, gelesen, bearbeitet und ggf. archiviert werden. Die ggf. bisher bereits von Ihnen praktizierte Archivierung aller bei Ihnen eingehenden -Nachrichten, z.b. über Microsoft Outlook, kann von Ihnen unverändert fortgeführt werden. Zusätzlich werden/können -Nachrichten im Posteingang des ImmonetManagers, welche ausschließlich Ihre geschäftlichen Kontakte betreffen, künftig im ImmonetManager sowohl objekt- als auch kontaktbezogen eine primäre Archivierung erfahren. -Nachrichten, die auf einer Kontakt- /Objektkartei im ImmonetManager archiviert wurden, lassen sich von Ihnen auch deutlich schneller wieder auffinden. Je nach der von Ihnen auf dem IMAP-Server eingerichteten Posteingangs- und Weiterleitungsstruktur, lassen sich gezielt nur die tatsächlich geschäftsrelevanten s in den ImmonetManager downloaden. Dadurch sparen Sie u.a. auch Speicherplatz auf Ihrem ImmonetManager-Account und reduzieren die Zeit für die -Übertragung von dem IMAP-Server und Ihrem ImmonetManager. 24

25 Welche Besonderheiten müssen Sie bei der Nutzung eines IMAP-Kontos allgemein und insbesondere bei zusätzlicher Nutzung des ImmonetManagers beachten? Wenn Sie Ihre -Nachrichten generell neben dem ImmonetManager auch über ein -Programm (z.b. MS Outlook) abrufen, dann achten Sie bitte unbedingt darauf, dass Sie ein IMAP-fähiges -Konto benutzen, bzw. beantragen Sie bei Ihrem -Provider die IMAP- Fähigkeit für Ihr evtl. schon bestehendes POP3- -Konto. Unter Umständen erhebt Ihr -Provider für diese neue komfortable Art der - Verwaltung/Übertragung und dem damit verbundenen Mehrwert von Ihnen zusätzliche Gebühren. Wenn Sie Ihre s jedoch besonders einfach über mehrere Wege abrufen möchten und auf allen -Programmen und mobilen Endgeräten eine möglichst weitreichende -Mobilität erreichen möchten, dann zahlt sich eine solche Investition sehr schnell für Sie aus. Eine Übersicht über kostenfrei erhältliche IMAP- -Konten finden Sie im Internet. Bitte achten Sie in dem von Ihnen verwendeten -Programm unbedingt auf die richtige Konfiguration Ihres IMAP-Kontos. Nachfolgender Screenshot zeigt Ihnen beispielhaft die -Konfiguration unter MS Outlook 2010: 25

26 Hinweis! Klicken Sie nach der Hinterlegung Ihrer -Zugangsdaten auf den Button Weitere Einstellungen. Anschließend auf die Registerkarte Erweitert, und aktivieren Sie unter Übermittlung das Kontrollkästchen Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen. Achtung! Haben Sie diese sehr wichtige Option nicht gesetzt, werden alle -Nachrichten durch MS Outlook direkt von dem Server abgerufen und in MS Outlook abgespeichert. Dort können Ihre s nicht mehr durch den ImmonetManager abgerufen werden. In diesem Einstellungsbereich können Sie u.a. auch auswählen, ob Nachrichten nach einer angegebenen Anzahl von Tagen bzw. beim Löschen des Elements auf Ihrem Computer oder beim Leeren des Ordners Gelöschte Objekte automatisch vom -Server gelöscht werden sollen. Diese Einstellungen helfen zu verhindern, dass die vom Internetdienst-Anbieter festgelegte Größenbeschränkung des Postfachs überschritten wird. Bitte beantragen Sie bei Ihrem -Provider eine für Ihr Unternehmen passende Postfachgröße. Achtung! Die von Ihnen hinterlegten Postfach-Einstellungen in z.b. Microsoft Outlook als auch direkt auf dem IMAP-Server haben eine nachhaltige Auswirkung auf das gesamte -Management in Ihrem ImmonetManager. Führen Sie Löschungen oder Verschiebungen von -Ordnern, -Nachrichten oder Weiterleitungsregeln bitte stets gewissenhaft und bedacht durch, damit Sie Ihre -Nachrichten auch vollständig und ggf. nachweisrelevant im ImmonetManager speichern können. Wenn Sie sich bezüglich der richtigen Einstellungen nicht sicher sind, so empfehlen wir Ihnen, sich bei Ihrem EDV-Betreuer zu erkundigen und durch diesen die korrekten Einstellungen nach Ihren Vorgaben durchführen zu lassen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch im Internet auf einschlägigen Websites von Microsoft: HP aspx 26

27 Anmeldung für die ipad App Der Benutzername und das Passwort für ipad- und Webanwendung sind identisch. In der ipad-app benötigen Sie keine weiteren Einstellungen. Nach der Einwahl können Sie sofort mit Ihrer Arbeit beginnen. 27

28 Struktureller Aufbau des ImmonetManagers Der strukturelle Aufbau der beiden Programm-Komponenten (ipad-app & Webanwendung) ist nahezu identisch. Die Funktionsbereiche des Immonet-Managers sind: Startseite Kontakte Immobilien Termine & Aufgaben Präsentation (nur in der ipad App) Synchronisierung In beiden Komponenten gelangen Sie nach der Einwahl in das Programm auf die Startseite. Hier sehen Sie alle geschäftsrelevanten Informationen auf einen Blick und können direkt Aktionen ausführen. 28

29 Hinweise zur Bedienung des ImmonetManagers In der ipad App finden Sie auf jeder Programmseite eine Kurzanleitung mit Hinweisen zur Bedienung. Um diese aufzurufen, tappen Sie einfach auf das kleine i (Info-Symbol) unten links auf der Funktionsleiste. Daraufhin verdunkelt sich der Bildschirm des ipads und die Anleitung wird eingeblendet. Um diese wieder auszublenden, tippen Sie einfach an eine beliebige Stelle auf dem Bildschirm. 29

30 Erläuterung zur Startseite Die Startseite bietet einen Kurzüberblick über die einzelnen Hauptbereiche. Klicken oder tippen Sie auf eine der Schaltflächen, um den jeweiligen Menüpunkt auszuwählen. Startseite in der Web-Applikation 30

31 Startseite der ipad App 31

32 Suche nach Kontakten & Immobilien Globale und erweiterte Suche nach Kontakten und Immobilien (Objekten) Zum Suchen eines Objekts (einer Immobilie) oder eines Kontakts können Sie Ihre Suchkriterien direkt in die weiß unterlegten Suchfelder auf der Startseite eintragen. Selbstverständlich finden Sie eine entsprechende Suchfunktion auch in den jeweiligen Hauptregistern Kontakte und Immobilien. Klicken oder tippen Sie auf die jeweiligen Funktionsbuttons und probieren Sie die beiden verschiedenen Suchwege einfach mal aus. Bei der Suche nach einem Kontakt können Sie in das Eingabefeld beispielsweise den Vornamen, den Nachnamen oder den Straßennamen eingeben der ImmonetManager liefert Ihnen als Suchergebnis eine Liste aller Kontakte, bei denen die von Ihnen eingegebenen Kriterien zutreffen. Auch bei der Suche nach Objekten hilft Ihnen diese praktische Funktion dabei, eine Immobilie schnell zu finden. Suche nach Kontakten in der Web-Applikation 32

33 Erweiterte Suche nach Kontakten 33

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35 Suche nach Kontakten in der ipad App Hinweis: Die erweiterte Suche der Web-Applikation ist in der ipad App nicht vorhanden. Nach dem gleichen Prinzip funktioniert auch die Suche nach einer Immobilie (Objekt). 35

36 Suche nach einer Immobilie in der Web-Applikation Erweiterte Suche nach Immobilien 36

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38 Suche nach Immobilien in der ipad App Hinweis: Die erweiterte Suche der Web-Applikation ist in der ipad App nicht vorhanden. 38

39 Der Exportmanager Über den Exportmanager können Sie sehr schnell und komfortabel bei allen in dem Status Aktive Vermarktung gespeicherten Immobilien die Exportfreigaben für die Portale Immonet.de, Immobilienscout24.de und Immowelt.de aktivieren oder deaktivieren. Hinweis! Auf den Exportmanager haben Sie nur über die Webanwendung des ImmonetManagers Zugriff. Möchten Sie von unterwegs aus über Ihr ipad die Exportfreigaben verändern, so haben Sie die Möglichkeit, die Webanwendung des ImmonetManagers auch über eine Browser-App auf dem ipad zu starten. Über diesen Weg haben Sie übrigens auch Zugriff auf alle sonstigen, aus der ipad-app in die Webanwendung ausgelagerten Funktionen des ImmonetManagers. Eine Aktivierung bzw. Deaktivierung eines von Ihnen im Exportmanager markierten Objekts erfolgt mit dem nächsten automatischen Übermittlungsprozess, welcher i.d.r. in der Nacht, spätestens jedoch innerhalb der nächsten 24 Stunden, gemäß der von Ihnen gesetzten Kennzeichnungen ausgeführt wird. Immobilien, die sich in einem anderen Status, als dem der Aktiven Vermarktung befinden, werden im Exportmanager nicht zur Übertragung in ein Portal angezeigt. 39

40 Möchten Sie Immobilien mit einem passiven Vermarktungsstatus in die Onlinevermarktung bringen, so verändern Sie bitte zunächst direkt über die Webanwendung oder die ipad-app den Vermarktungsstatus an der einzelnen Immobilie in den Status Aktive Vermarktung. 40

41 Nach diesem Schritt können Sie entweder gleich an der Immobilie selbst oder über den Exportmanager die Übertragung in eines oder mehrere von Ihnen genutzte Portale aktivieren. Zusätzlich haben Sie auch direkt auf Immonet.de über Mein Immonet die Möglichkeit, den Vermarktungsstatus einer Immobilie zu verändern und die Onlinevermarktung für Immonet.de zu aktivieren. Möchten Sie Ihre Immobilie nach einer Statusänderung unter Mein Immonet anschließend auch auf Immowelt.de und Immobilienscout24 veröffentlichen, so müssen Sie die Übertragung zu diesen Portalen über den Exportmanager oder auf der Immobilie direkt aktivieren. Der jeweils auch auf diesen unterschiedlichen Wegen - von Ihnen gesetzte Status wird stets mit dem Exportmanager synchronisiert. Hinweis! Die Aktivierung der Onlinevermarktung eines Objekts nur auf Immonet.de kann auch direkt über die ipad-app ausgelöst werden. Gehen Sie dazu bitte auf die Objektkartei und nehmen Sie unter der Reiterkarte Verwaltung die entsprechenden Einstellungen zum Status und der Immonet-Freigabe vor. Eine Abbildung hierzu finden Sie auf der nächsten Seite. 41

42 Unter der Reiterkarte Weitere Daten sehen Sie den jeweils aktiven Exportstatus der ausgewählten Immobilie zu Ihren sonstigen Immobilien-Portalen. Bei einem inaktiven Export-Status zu den sonstigen Portalen wird der Status 0 angezeigt. 42

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44 Aufbau und Funktionen des Exportmanagers Der Exportmanager listet alle Objekte in dem Status Aktive Vermarktung auf und zeigt Ihnen auf der rechten Seite über die gesetzten Häkchen den aktiven Onlinevermarktungsstatus ihrer Objekte in den jeweiligen Portalen an. Die Checkboxen für die Portale Immowelt.de und Immobilienscout24.de werden Ihnen nur dann angezeigt, wenn Sie unter den Einstellungen/Immobilienportale ein Häkchen vor dem Feld Exporte durchführen gesetzt haben und die erforderlichen Eingabefelder für den Export zum jeweiligen Portal hinterlegt haben. Hinweis! Bitte achten Sie unbedingt auf die korrekte Hinterlegung Ihrer Zusatzdaten. Mit einem Klick in das entsprechende Kästchen (Checkbox) rechts neben der Immobilie und dem damit verbundenen Setzen oder Entfernen des Häkchens aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Übertragung Ihrer Immobilien. Hinweis! Ihre Änderungen werden erst nach dem abschließenden Klick auf den Button Exportfreigaben speichern wirksam. Bitte bedenken Sie auch, dass die von Ihnen gewünschten Veränderungen erst mit dem nächsten Übertragungsprozess innerhalb von max. 24 Stunden in den Portalen wirksam werden. 44

45 Alle vorgenommenen Änderungen an einer Immobilie werden in der Historie der Webanwendung angezeigt und können jederzeit nachrecherchiert werden. 45

46 Eine erweiterte Recherchemöglichkeit nach dem Vermarktungsstatus und der Exportfreigabe Ihrer Immobilien bietet Ihnen die Erweiterte Suche auf der Immobilienkartei des ImmonetManagers. Hinweis! Die Funktion Gesuchsabgleich, die der ImmonetManager zwischen den aktiven Immobilienwünschen Ihrer Interessenten und Ihren in der Aktiven Vermarktung befindlichen Immobilien durchführt, erfolgt nur mit Immobilien, die eine Immonet-Freigabe für eine Onlinevermarktung bei Immonet.de besitzen. Bei allen weiteren Fragen zum Exportmanager steht Ihnen unsere Software-Support unter Tel: gern beratend zur Seite. 46

47 Aufbau und Funktionen innerhalb der Kontakt-Kartei Web-Applikation Der Aufbau der Kontakt-Maske und die ausführbaren Funktionen sind übersichtlich und selbsterklärend gegliedert. Wenn Sie den Mauszeiger über die Kontakt-Kartei bewegen, verändert sich dieser bei Schaltflächen und auch an diversen Texten in ein Handsymbol. Das bedeutet, dass sich an dieser Stelle eine für Sie auswählbare Funktion verbirgt. Sie finden in allen Bereichen der Kartei viele nützliche Funktionen. So können Sie z.b. bei der Positionierung des Mauszeigers auf dem Text Haus, Wohnen, Kauf im Immobiliengesuch des Kontakts direkt in den Gesuchswunsch springen, um diesen vollständig angezeigt zu bekommen. Hier können Sie bei Bedarf gleich Ergänzungen oder Änderungen vornehmen. Wir empfehlen Ihnen, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und den Mauszeiger langsam über die gesamte Eingabemaske der Kontakt-Kartei zu bewegen. Verändert sich der Mauszeiger in ein Handsymbol, dann führen Sie einen Klick mit der linken Maustaste aus. So lernen Sie schnell die Gesamtfunktionalität der Kontakte-Kartei kennen. Hinweis: Bitte speichern Sie jede Eingabe, bevor Sie eine neue Aktion durchführen. Klicken Sie dafür auf den Button Speichern unten rechts. 47

48 Detailansicht der Kontakt-Kartei Im Reiter Übersicht finden Sie auf einen Blick alle übergeordneten Informationen zu dem Kontakt. Alle sonstigen und detaillierten Informationen zu einem Kontakt inkl. der Dokumente, s etc. können Sie in der Web-Applikation über die sogenannten Reiterkarten einpflegen und einsehen. Bitte denken Sie bei der Eingabe von Daten stets an das Speichern der Eingabe. In dem Reiter Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl von Informationen zur Person/Firma zu hinterlegen. 48

49 In dem Reiter Weitere Adressen haben Sie die Möglichkeit, eine weitere Adresse zu dem Kontakt zu hinterlegen. 49

50 In dem Reiter Gesuche können Sie einen oder auch mehrere Gesuchwünsche des Immobilieninteressenten hinterlegen. Die im Programm hinterlegbare Anzahl von Gesuchen ist nicht begrenzt. Erfassen Sie die Wünsche ganz genau so, wie die Vorstellungen Ihres Immobilieninteressenten aussehen. 50

51 Immobilien-Vorschläge finden Sie in dem Reiter Immobilien. Nachdem Sie den Gesuchswunsch angelegt und gespeichert haben, startet der ImmonetManager einen automatischen Abgleich des Gesuchs mit Ihrem aktiven Immobilienbestand. Das Programm ordnet der Kontakt-Kartei die Immobilien zu, die mit den Gesuchkriterien des Interessenten übereinstimmen. Der Grad der Übereinstimmung kann über den administrativen Programmteil des ImmonetManagers in der Web-Applikation eingestellt werden. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, dem Interessenten die ausgewählte(n) Immobilie(n), bei Bedarf ergänzt um eine individuelle Auswahl, schriftlich anzubieten. Die von Ihnen angebotenen Immobilien werden in dem untergeordneten Reiter mit Aktivitäten angezeigt. Dem Reiter ohne Aktivitäten werden vom ImmonetManager kontinuierlich diejenigen Objekte zugeordnet, die ebenfalls zu dem Gesuchwunsch des Interessenten passen könnten. 51

52 Verknüpfungen von Kontakten zu Kontakten sowie von Kontakten zu Immobilien können Sie im Reiter Verknüpfungen hinterlegen. In diesem Reiter haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, einen Kontakt (Person/Firma) mit einem anderen Kontakt zu verknüpfen. Kontakte und Immobilien können in unterschiedlichen Beziehungen zueinander stehen. In Ihrem ImmonetManager sind bereits eine Vielzahl von Beziehungsarten zur Auswahl für Sie hinterlegt. Zum Erstellen einer Verknüpfung klicken Sie bitte in das rechte Eingabefeld neben dem Auswahlfeld Art der Verknüpfung und geben den Namen des gesuchten Kontakts direkt ein. Wird der von Ihnen gesuchte Kontakt in der Ergebnisliste angezeigt, klicken Sie diesen in der Liste an. Er wird daraufhin in das Sucheingabefeld übernommen. Anschließend klicken Sie auf den rechts daneben liegenden Funktionsbutton Verknüpfung mit Kontakt. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung zu der von Ihnen erzeugten Verknüpfung und sehen unmittelbar darunter die Verknüpfung. Wenn Sie den Mauszeiger auf die verknüpfte Person führen, verändert sich dieser zu einem Handsymbol. Durch einen Klick auf die linke Maustaste haben Sie dann die Möglichkeit, direkt zur verknüpften Person zu springen. Nach dem gleichen Prinzip funktioniert auch die Verknüpfung eines Kontakts mit einer Immobilie oder anders herum. Eine solche Verknüpfung ist für Sie zum Beispiel dann nützlich, wenn Sie einer von Ihnen zu vermarktenden Immobilie den Immobilieneigentümer zuordnen möchten. Sie können einem Immobilieneigentümer auch mehrere Immobilien zuordnen. Der Vorteil für Sie liegt darin, dass Sie sowohl auf der Kontakt- als auch auf der Immobilien-Kartei den vollständigen Überblick über alle Beziehungen haben und die einmal angelegte Kartei auch mit anderen Karteien in andere Beziehungen setzen können. In welcher Beziehung die Kontakte zu Kontakten bzw. Kontakte zu Immobilien zueinander stehen, sehen Sie in der angehängten Beziehungsart. Ein weiterer wichtiger Vorteil dieses Verknüpfungsmanagements ist, dass Änderungen an der Kontakt-/Immobilien-Kartei stets aktuell auch auf der verknüpften Kartei zu finden sind. 52

53 Selbstverständlich können Sie eine erzeugte Verknüpfung jederzeit auch wieder entfernen. Klicken Sie dazu auf das runde X -Symbol. Wir empfehlen Ihnen, auf einer Beispielkartei das Zusammenspiel der Verknüpfungen in unterschiedlichsten Konstellationen auszuprobieren. Verknüpfte Dokumente finden Sie in dem Reiter Dokumente. Über den Funktionsbutton Dokumente hochladen und der anschließenden Auswahl des Dokuments mit dem Button +Dateien wählen, können Sie der Kontakt-Kartei digitale Dokumente in verschiedenen Formaten anhängen. 53

54 Eine Übersicht aller mit einem Kontakt stattgefundenen Aktivitäten finden Sie in dem Reiter Historie. Nachgelagert finden Sie hier auch eine Übersicht aller Änderungen. Damit können Sie jederzeit nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen in der Kontakt-Kartei vorgenommen hat. 54

55 Funktionen in der Kontakt-Kartei Sie haben die Möglichkeit, die nachstehenden Funktionen auszuführen. versenden Mit einem Klick auf den Button Neue erstellen Sie eine -Nachricht. Am Ende der können Sie ein Exposé oder eine sonstige lokal auf Ihrem Computer abgelegte Datei anhängen. 55

56 Termin anlegen Mit einem Klick auf den Button Neuer Termin legen Sie einen neuen Termin in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt an. Hierzu können Sie diverse Einstellungen vorgeben und sofern es sich um einen Termin handelt, den sie mit einem Interessenten an einer bestimmten Immobilie haben, die entsprechende Immobilie verknüpfen. Durch diese Verknüpfung erzeugen Sie automatisch auch einen Eintrag auf der Immobilien-Kartei und haben dort ebenfalls die Übersicht zu allen mit der Immobilie stattgefundenen Besichtigungsterminen. Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Sie nach dem Anlegen des Termins auf den Button Speichern klicken. 56

57 Aufgabe anlegen Nach einem Klick auf den Button Neue Aufgabe haben Sie die Möglichkeit, eine neue Aufgabe in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt anzulegen. Hierzu können Sie diverse Einstellungen vorgeben und sofern es sich um einen Termin handelt, den sie mit einem Interessenten an einer bestimmten Immobilie haben, die entsprechende Immobilie verknüpfen. Durch diese Verknüpfung erzeugen Sie automatisch auch einen Eintrag auf der Immobilien-Kartei und haben dort ebenfalls die Übersicht zu allen in Verbindung mit der Immobilie stehenden Aufgaben. Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Sie nach dem Anlegen der Aufgabe auf den Button Speichern klicken. 57

58 Neues Anschreiben erzeugen Mit einem Klick auf den Button Neues Anschreiben erzeugen Sie ein neues Anschreiben an den Kontakt, auf dem Sie sich gerade befinden. Klicken Sie nach der Fertigstellung des Anschreibens auf den Button Anschreiben generieren und verarbeiten Sie das Dokument nach Ihren Wünschen weiter. 58

59 Aktivitäten verbuchen Nach einem Klick auf den Button Aktivität verbuchen dokumentieren Sie eine neue Aktivität (Tätigkeit in Verbindung mit dem Kontakt). Der ImmonetManager beinhaltet eine umfangreiche Liste von unterschiedlichen Aktivitätsarten, wie sie üblicherweise in einem Immobilienbüro dokumentiert werden. Wählen Sie je nach der zu dokumentierenden stattgefundenen Aktivität mit dem Kontakt einen entsprechenden Eintrag aus und hinterlegen Sie alle für Sie nachweisrelevanten Informationen. Die erzeugte Aktivität wird nach dem Speichern unter dem Reiter Historie abgelegt. Bei sorgfältiger Ausführung haben Sie jederzeit einen Überblick, was zu welcher Zeit mit dem Interessenten besprochen wurde und welche Korrespondenzen geführt wurden. So können Sie jederzeit kompetent auf den Kontakt aufbauen. Auch ihr Backoffice ist durch eine solche Vorgehensweise selbst bei Ihrer Abwesenheit stets im Bilde und kann auf Ihren Kunden kompetent eingehen. Eine Aktivitätsdokumentation kann zusätzlich mit einer Wiedervorlage belegt werden, die in Ihren Aufgaben angezeigt wird. 59

60 Kontaktkartei in der ipad App Die Kontakt-Kartei in der ipad App ist in ihrem Aufbau und den Funktionen in vielen Bereichen nahezu identisch zu der Kontakt-Kartei in der Web-Applikation aufgebaut. Im Gegensatz zu der Web-Applikation benutzen Sie allerdings zur Anwahl von Funktionsbuttons Ihren Finger. Sie werden sehr schnell feststellen, wie einfach und komfortabel es ist, kein zusätzliches technisches Equipment, wie zum Beispiel eine PC-Maus, einsetzen zu müssen. Der berührungsempfindliche Bildschirm des ipads reagiert sehr schnell auf das Tippen mit Ihrem Finger. Einen Doppelklick, wie Sie ihn ggf. mit Ihrer Maus auf Ihrem Computer ausführen, kennt die ipad-anwendung nicht. Ein einfacher, ganz leichter Tipp auf einen Funktionsbutton genügt. Auch in der ipad App empfehlen wir Ihnen, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und die gesamte Kontakt-Kartei mit Ihrem Finger zu erkunden. Tippen Sie die Funktionsbuttons und sehen Sie, wie die Anwendung Ihren Befehl umsetzt. Auf sonstigen Flächen in der Kontakt-Kartei verbergen sich in der ipad-anwendung keine Funktionen. Eine Anleitung zur Bedienung der Kontaktkartei in der App finden Sie auch, wenn Sie auf den kleinen i-button unten links tippen. Die Eingabemasken und die Funktionsbuttons sind nahezu identisch zu der Web-Applikation. 60

61 Die Startseite der Kontakt-Kartei 61

62 Bedienkonzept zur Startseite ( i-button antippen) 62

63 Detailansicht der Kontakt-Kartei 63

64 Bedienkonzept zur Detailansicht der Kontakt-Kartei ( i-button antippen) Bitte Bild austauschen! 64

65 Aufbau und Funktionen innerhalb der Immobilien-Kartei Web-Applikation Der strukturelle Aufbau der Immobilien-Maske und die ausführbaren Funktionen sind übersichtlich und selbsterklärend gegliedert. Wenn Sie den Mauszeiger über die Immobilien-Kartei bewegen, verändert sich dieser auf der Ebene einer Schaltfläche in ein Handsymbol. Dieses zeigt Ihnen an, dass sich an dieser Stelle eine für Sie auswählbare Funktion verbirgt. Wir empfehlen Ihnen, sich ein wenig Zeit zu nehmen und den Mauszeiger langsam über die gesamte Eingabemaske der Immobilien-Kartei zu bewegen. Verändert sich der Mauszeiger in ein Handsymbol, dann führen Sie einen Klick mit der linken Maustaste aus. Auf diese Art und Weise erlernen Sie sehr schnell die Gesamtfunktionalität der Immobilien-Kartei. Startseite der Immobilien-Kartei Auf der Übersichtskartei finden Sie auf einen Blick alle globalen Informationen zu der Immobilie. Alle sonstigen detaillierten Informationen zu der Immobilie inkl. der Bilder, Dokumente, Angebote, etc. können Sie in der Web-Applikation über die sogenannten Reiterkarten einpflegen und einsehen. Bitte denken Sie bei der Eingabe von Daten stets an das Speichern Ihrer Eingabe. 65

66 Im Reiter Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl von Informationen zu der Immobilie zu hinterlegen. 66

67 Im Reiter Texte können Sie diverse Beschreibungen der Immobilie hinterlegen. 67

68 Im Reiter Bilder/Dokumente können Sie diverse Dokumente, Bilder und sonstige digitale Unterlagen zu der Immobilie hinterlegen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Dateien einer bestimmten Gruppe zuzuweisen. Dadurch ist ein schnelleres Auffinden der Information möglich. 68

69 Im Reiter Interessenten sehen Sie die automatischen Zuordnungen von Interessenten durch den ImmonetManager. Während auf der Kontakt-Kartei automatisch eine passende Immobilie zugeordnet wird, erfolgt in der Immobilien-Kartei die automatische Zuordnung eines passenden Immobilieninteressenten gemäß dessen Gesuchswunschs. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, automatisiert ein Angebot für die Interessenten zu erstellen und dieses sowohl in der Immobilien-Kartei als auch in der Kontakt-Kartei in der Historie abzuspeichern. Selbstverständlich haben Sie auch hier die Möglichkeit, weitere mögliche Interessenten hinzuzufügen. 69

70 Im Reiter Verknüpfungen haben Sie die Möglichkeit, die Immobilie mit einem Kontakt zu verknüpfen. Diese Funktion wird üblicherweise benutzt, um den Immobilien-Eigentümer, den Sie idealerweise ebenfalls unter Ihren Kontakten abgespeichert haben, mit der Immobilie zu verknüpfen. Die am häufigsten vorkommenden Verknüpfungsbeziehungen sind im ImmonetManager bereits hinterlegt. Eine ausführliche Beschreibung des Verknüpfungsvorgangs finden Sie unter der Beschreibung der Verknüpfungen bei der Kontakt-Kartei. 70

71 Im Reiter Historie haben Sie die Möglichkeit, alle im Zusammenhang mit der Immobilie erfolgten Aktivitäten zu dokumentieren. Nachgelagert finden Sie hier auch eine Übersicht aller auf der Kartei stattgefundenen Änderungen. Damit können Sie jederzeit nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen an der Immobilien-Kartei vorgenommen hat. 71

72 ipad App Die Immobilien-Kartei in der ipad App ist in ihrem Aufbau und den Funktionen in vielen Bereichen nahezu identisch zu der Immobilien-Kartei in der Web-Applikation aufgebaut. Im Gegensatz zu der Web-Applikation benutzen Sie allerdings zur Anwahl von Funktionsbutton Ihren Finger. Sie werden sehr schnell feststellen, wie einfach und komfortabel es ist, kein zusätzliches technisches Equipment, wie zum Beispiel eine PC-Maus, einsetzen zu müssen. Der berührungsempfindliche Bildschirm des ipad reagiert sehr schnell auf das Tippen Ihres Fingers. Einen Doppelklick, wie Sie ihn ggf. mit Ihrer Maus auf Ihrem Computer ausführen, kennt die ipad- Anwendung nicht. Ein einfaches, ganz leichtes Tippen auf einen Funktionsbutton genügt. Auch in der ipad App empfehlen wir Ihnen, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und die gesamte Immobilien-Kartei mit Ihrem Finger zu erkunden. Tippen Sie die Funktionsbutton und sehen Sie, wie die Anwendung Ihren Befehl umsetzt. Auf sonstigen Flächen in der Immobilien-Kartei verbergen sich in der ipad App keine Funktionen. Eine Anleitung zur Bedienung der Immobilien-Kartei in der App finden Sie, wenn Sie auf den kleinen i-button unten links tippen. Die Eingabemasken und die Funktionsbuttons sind nahezu identisch zu der Web-Applikation. 72

73 Die Startseite der Immobilien-Kartei 73

74 Bedienkonzept zur Startseite ( i-button antippen) 74

75 Detailansicht der Immobilien-Kartei 75

76 Bedienkonzept zur Detailansicht der Immobilien-Kartei ( i-button antippen) 76

77 Exposé-Ansicht 77

78 Bedienkonzept zur Exposé-Ansicht der Immobilien-Kartei ( i-button antippen) 78

79 Geo-Karte mit Möglichkeit zur Einblendung von Infrastruktur-Informationen 79

80 Bedienkonzept zur Geo-Karte ( i-button antippen) 80

81 Geo-Karte in der Satelliten-Ansicht 81

82 Bedienkonzept zur Geo-Karte in der Satelliten-Ansicht ( i-button antippen) 82

83 Präsentationsmodus in der ipad App Die ipad App des ImmonetManagers bietet Ihnen eine sehr komfortable und innovative Möglichkeit, Ihr Immobilienangebot auf dem ipad zu präsentieren. Mit der ipad App können Sie jederzeit auf eine Immobilienanfrage oder im individuellen Beratungsgespräch vor Ort ganz konkret auf die Fragen eines Interessenten eingehen. Auch die Möglichkeit zur Abgabe eines Alternativangebots ist im Präsentationsmodus des ImmonetManagers schnell erledigt. Alle Aktionen, die Sie unterwegs im ImmonetManager ausführen, sind im nächsten Moment auch in Ihrem BackOffice sichtbar. Mühsames Nachtragen von Aktivitäten entfällt. Zum Starten des Präsentationsmodus tippen Sie in der unteren Buttonleiste auf den Button Präsentation. Sie gelangen dann zum zentralen Präsentationsmodus Ihrer Immobilien. 83

84 Übersichtsseite Präsentationsmodus In der obersten Navigation der Startseite haben Sie die Möglichkeit, Ihre Immobilien nach der Immobilien- und Vertriebsart zu filtern. In dem darunterliegenden Eingabefeld können Sie aber auch ganz gezielt nach einer Immobilie suchen, wenn Sie z.b. ihre Adressdaten kennen. Durch das Antippen eines Immobilienangebots gelangen Sie in die Exposé-Ansicht. 84

85 Bedienkonzept Präsentationsmodus ( i-button antippen) 85

86 Exposé-Ansicht 86

87 Modus Bilder zeigen 87

88 -Management Der ImmonetManager bietet Ihnen nach Hinterlegung Ihres zentralen Unternehmens- bzw. Ihres eigenen -Accounts (siehe Kapitel -Einstellungen), den Empfang, die Bearbeitung und die Archivierung aller Ihrer über diese Accounts eingehenden s. Ihre -Nachrichten werden vom Programm automatisch in die Register einsortiert. Diese sind: Posteingang Zentrales -Register für alle eingehenden Nachrichten. Unabhängig vom Absender. Gesendet Zentrales -Register für alle aus Ihrem eigenen bzw. dem zentralen -Account (soweit zugriffsberechtigt) gesendeten Nachrichten. Büro Zentrales -Register für alle, an die zentrale -Adresse Ihres Unternehmens gerichteten Nachrichten (Benutzerrechte erforderlich). Immonet Zentrales -Register für alle eingehenden Nachrichten (Objektanfragen, Infos-Mails, etc.) von Portale Zentrales -Register für alle eingehenden Nachrichten von den weiteren im ImmonetManager eingerichteten Immobilienportalen. Hinweis! Bitte beachten Sie, dass -Nachrichten in der ipad-app des ImmonetManagers nur gem. dem von Ihnen voreingestelltem Synchronisationszeitraum (siehe Einstellungen) vorgehalten werden. -Nachrichten aus einem späteren Zeitraum können von Ihnen nur in der Webanwendung eingesehen werden. Diese Restriktion betrifft keine -Nachrichten, welche bereits auf einer Kontakt- oder Objektkartei archiviert wurden. Diese Nachrichten sind unabhängig vom Empfangs- /Sendezeitpunkt auf diesen Karteien abrufbar. Eingegangene -Nachrichten, welche vom Programm eindeutig einem im ImmonetManager bereits angelegten Kontakt oder einer Immobilie zugeordnet werden können, werden automatisch in die Aktivitätshistorie der jeweiligen Karteien abgelegt. Auf der Startseite der ipad-app und der Webanwendung erhalten Sie einen Schnellüberblick über die zuletzt eingegangenen s. In der Webanwendung ist diese Ansicht technisch bedingt - auf max Nachrichten limitiert. Einen Zugriff auf weitere s erhalten Sie über den Funktionsbereich s / Posteingang. Ungelesene s werden Ihnen in Fettschrift angezeigt. 88

89 Mit einem Klick auf den einzelnen Zeileneintrag, öffnet sich die Mail und kann von Ihnen gelesen und weiterbearbeitet werden. 89

90 Sie haben verschiedene Weiterbearbeitungs-Optionen. Diese sind: beantworten Nach dem Versenden einer Antwort- wird diese unter dem Register Gesendet abgelegt und sofern diese eindeutig zugeordnet werden kann, automatisch auf der betreffenden Kontaktkartei in deren Aktivitätshistorie abgelegt. weiterleiten Eine weitergeleitete wird prinzipiell wie eine beantwortete behandelt. archivieren Ein Tapp/Klick archiviert die s direkt auf der Kontaktkartei. Kann die keiner Kontaktkartei zugeordnet werden, wird diese in das globale -Archiv des ImmonetManagers verschoben. löschen Ein Tapp/Klick auf diesen Button führt nach dem Bestätigen einer Sicherheitsabfrage zur Löschung der . (im Büro) teilen Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit eine in Ihrem Postfach eingegangene für alle anderen Benutzer des ImmonetManagers öffentlich zu stellen. Jeder Benutzer hat eigene Löschrechte an der öffentlich gestellten Mail. Bearbeiter zuweisen Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit eine in Ihrem Postfach eingegangene einem anderen Benutzer zuzuweisen. Löschen und/oder Archivieren einer oder mehrerer -Nachrichten Zum Löschen oder Archivieren einer -Nachricht klicken/tappen Sie auf das jeweilige Symbol Mülltonne oder Diskette in der geöffneten . Diese Aktionen können Sie für jede einzeln als auch für mehrere -Nachrichten auf einmal, sozusagen im Stapel, ausführen. Dazu Klicken Sie in die Checkbox (kleines Kästchen) im -Kopf (siehe Abbildung). Somit haben Sie eine Markierung der für die von Ihnen geplante Folgeaktion vorgenommen. Die Markierung wird Ihnen durch ein Häkchen in der Checkbox angezeigt. Erst nach dem Setzen der Markierung werden Ihnen die Stapelverarbeitungs-Funktionsbuttons Archivieren (Symbol Diskette) und Löschen (Symbol Mülltonne) angezeigt. Markieren Sie über die Checkboxen die zu löschende(n) -Nachrichten und klicken Sie anschließend auf den Funktionsbutton mit dem Symbol Mülltonne. Nach einer Sicherheitsabfrage zu Ihrem Löschbefehl erfolgt die von Ihnen ausgewählte Funktion. Die Funktion Archivieren von - Nachrichten funktioniert analog der Löschen-Funktion. Die Funktion wird jedoch ohne Sicherheitsabfrage vom Programm ausgeführt. 90

91 Über die Checkbox Alle, können von Ihnen, sozusagen im Stapel auch alle angezeigten s markiert werden. Anschließend haben Sie die Möglichkeit die global gesetzte Markierung einer einzelnen wieder aufzuheben und sie so von der anschließend auszuführenden Stapelverarbeitung-Funktion auszuklammern. Klicken Sie dazu einfach in die Checkbox der einzelnen -Nachricht. Das vorher angezeigte Häkchen verschwindet. 91

92 Verarbeitung in der ipad-app Die Bearbeitung, Löschung und Archivierung von s funktioniert in der ImmonetManager ipad-app nahezu identisch zur Webanwendung. Auch hier haben Sie die Möglichkeit mehrere -Nachrichten auf einmal im Stapel zu verarbeiten. Tappen Sie dazu auf das Symbol Zahnrad mit Briefumschlag siehe Screenshot. Anschließend erhalten Sie vom Programm, wie in der Webanwendung, die Möglichkeit eine einzelne , mehrere oder alle s zu markieren. Nach Auswahl der Funktion Alle - über die Checkbox neben dem Begriff Posteingang - haben Sie die Möglichkeit einzelne s durch ein einfaches Antappen von der Gesamtauswahl auszuklammern. Den Stapelverarbeitungs-Modus verlassen Sie, indem Sie erneut auf das Symbol Zahnrad mit Briefumschlag tappen. Hinweis! Die von Ihnen ggf. zuvor gesetzten Markierungen an - Nachrichten gehen beim Verlassen des Stapelverarbeitungsmodus verloren und müssen von Ihnen dann ggf. neu gesetzt werden. Funktionsbereich Normalansicht mit Registern 92

93 Funktionsbereich Stapelverarbeitungsansicht mit Registern und Funktionen 93

94 Termin- und Aufgaben-Management Das Termin- und Aufgabenmanagement des ImmonetManagers ermöglicht Ihnen, als Einzelunternehmen und insbesondere auch in der Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Kolleginnen und Kollegen, Effizienz und Transparenz in Ihrem Unternehmen neu zu definieren. Der strukturelle Aufbau und die Funktionen sind in beiden Programm-Komponenten (Webanwendung & ipad-app) nahezu identisch. Im Vergleich zu konventionellen Termin- und Aufgaben-Managementsystemen bietet Ihnen der ImmonetManager die nachstehenden Vorteile: Sehr schnelle, einfache und einheitlich strukturierte Erfassung von Terminen und Aufgaben. Termin- und Aufgabenerfassung sowohl ohne als auch mit direkter Verknüpfung zum Kontakt/Objekt. Verknüpfte Termine und Aufgaben erscheinen chronologisch vorstrukturiert in den Aktivitätshistorien der Kontakte/Objekte und werden somit automatisch nachweisrelevant gespeichert. Aktivitätsdokumentation mit Autoverknüpfung zum Kontakt/Objekt direkt aus dem Termin/Aufgabe. Termin-Check mit nur einem Blick auf die Kontakt-/Objektkartei. Optimierte Termin- und Tourenplanung durch maximale Transparenz. Kontinuierliche Synchronisation des gesamten Systems (Webanwendung & ipad App) ermöglicht Ihnen und auch allen anderen Benutzern des ImmonetManagers, eine stets aktuelle Übersicht zu allen erfassten Terminen und Aufgaben. Termine und Aufgaben können über den ImmonetManager durch elektronische Zuweisung - auch für das Backoffice oder bei anderen Benutzern eingestellt/zugeordnet werden. Schnellübersicht über Termine und Aufgaben durch vorgefilterten Listen-Modus und direkter Benutzerauswahl. Erweiterte Terminübersicht und -planung durch Kalenderblatt-Modus Tag/Woche/Monat mit Blättern-Funktion und direkter Benutzerauswahl. Schnellübersicht zu allen erledigten Terminen- und Aufgaben. 94

95 Terminübersicht und -planung in der Webanwendung 1. Listenansicht-Modus mit Filtermöglichkeiten, Detail-Informationen im Direktzugriff und Planungshilfe. 2. Kalenderblatt-Modus (Tag/Woche/Monat) mit Mitarbeiter-Auswahl-Feld, direktem Sprung in die Detail-Informationen des angewählten Termins und Blättern-Funktion. 95

96 Terminübersicht und -planung in der ipad App Der strukturelle Aufbau und die Funktionen sind identisch zu der Webanwendung konzipiert. 1. Listenansicht-Modus mit Filtermöglichkeiten, Detail-Informationen im Direktzugriff und Planungshilfe 96

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