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1 HANDBUCH

2 DROOMS Q&A / SPEZIALISTENSICHT HANDBUCH Werter Nutzer, Egal ob Sie im Rahmen einer Due Diligence Fragen stellen, diese beantworten oder den Q&A-Prozess insgesamt verwalten wollen: Drooms ist das Softwareprogramm Ihrer Wahl. Dieses Handbuch befasst sich mit der Q&A-Spezialistensicht-Rolle im Datenraum. Diese Rolle ist für die Sell-Side vorgesehen und ermöglicht es, Fragen zu den Dokumenten im Datenraum zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass Drooms eine Vielzahl an möglichen Q&A-Konfigurationen bietet. Aus diesem Grund können sich Aufbau und Details der Q&A-Bereiche von Projekt zu Projekt unterscheiden. Damit Sie von allen Möglichkeiten profitieren, die Ihnen Drooms Q&A bietet, empfehlen wir Ihnen sich mit diesem Handbuch vertraut zu machen. Mit weitergehenden Fragen können Sie sich auch gerne an unseren technischen Support wenden: Mit den besten Grüßen, Ihr Drooms-Team 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 ERSTE SCHRITTE DROOMS EINRICHTEN & NUTZEN ÜBERSICHT ÜBER DAS Q&A-TOOL Q&A FÜR SPEZIALISTEN Q&A-BENACHRICHTIGUNGEN FESTLEGEN FRAGEN BEANTWORTEN FRAGEN & ANTWORTEN ANZEIGEN... 9 Archiv...9 Q&A-Export REPORTS HISTORIE STATISTIKEN (OPTIONAL) NACHRICHTEN NACHRICHTEN VERSENDEN INTERNE NACHRICHTEN ANZEIGEN

4 1 ERSTE SCHRITTE 1.1 DROOMS EINRICHTEN & NUTZEN REGISTRIERUNG, DOWNLOAD & SETUP 1. Mit der erstmaligen Einladung in einen Drooms-Datenraum erhalten Sie eine mit einem Link zu unserer Nutzerregistrierung. 2. Folgen Sie dem Link und legen Sie ein persönliches Passwort fest. Ihr Passwort muss aus 8-20 Zeichen bestehen. Es muss mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen (z.b.:! # % enthalten. 3. Überprüfen Sie Ihre Nutzerdaten und ergänzen Sie die erforderlichen Felder. 4. Bitte akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen von Drooms. Diese können auch durch einen Klick auf Download heruntergeladen werden. 5. Bitte laden Sie sich abschließend die zu Ihrem Betriebssystem passende Drooms-Version herunter (Mac/Windows). 6. Öffnen Sie die Setup-Datei und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Drooms wird ein Symbol auf Ihrem Desktop anlegen.! Nutzer mit Administrationsrechten müssen zusätzlich ein Telefonkennwort festlegen.! Drooms kann jederzeit erneut heruntergeladen werden: https://drooms.drooms.com. ERSTE NUTZUNG 1. Starten Sie Drooms. Wählen Sie ggf. Ihre gewünschte Sprache in der rechten oberen Ecke. 2. Bitte melden Sie sich mit Ihrer -Adresse als Nutzernamen und Ihrem Passwort an. 3. Sie haben in Drooms nun Zugriff auf die folgenden Bereiche: Der Reiter START bietet eine Übersicht über alle Projekte zu denen Sie Zugang haben sowie allgemeine Funktionen. Er wird standardmäßig geöffnet. Der Reiter DATENRAUM (siehe Handbuch Drooms Datenraum ) ist für die meisten Nutzer der zentrale Arbeitsbereich und bietet alle wichtigen Funktionen zur Durchsicht der bereitgestellten Dokumente. Der Reiter Q&A bietet Ihnen Zugang zum Q&A, wenn für Ihr jeweiliges Projekt ein Q&A-Prozess eingerichtet wurde. Dieser Bereich wird in diesem Handbuch erläutert. Der Reiter ADMINISTRATION (siehe Handbuch Drooms Deal Manager ) ist für alle Administratoren zugänglich. 4

5 1.2 ÜBERSICHT ÜBER DAS Q&A-TOOL TEILNAHME AM Q&A-PROZESS Um das Q&A-Feature von Drooms zu nutzen, muss dieser Bereich zunächst eingerichtet werden. Dies erfolgt im Auftrag der Datenraumadministration und in Absprache mit den Mitarbeitern von Drooms. Sie erhalten eine gesonderte Einladung zur Teilnahme am Q&A, die an Ihre eingetragene -Adresse geschickt wird. Q&A-ALERTS Drooms Q&A erlaubt es Ihnen, über eingehende Fragen auf dem Laufenden zu bleiben. Die Alerts im Q&A-Bereich sind standardmäßig jedoch deaktiviert und müssen vor der Nutzung eingerichtet werden (siehe Abschnitt 2.1). FRAGEN BEANTWORTEN Als Spezialist liegt Ihre Hauptaufgabe in der Beantwortung von Fragen der Buy-Side (siehe Abschnitt 2.2). Beantwortete Fragen werden an die nächste Stufe im Q&A-Prozess weitergeleitet (z.b. an das Q&A-Management, welches Antworten final freigibt). Sie können sich Fragen & Antworten anzeigen lassen, welche von Ihrer Spezialistengruppe beantwortet wurden. Diese können zudem als PDF- oder Excel-Datei exportiert werden (siehe Abschnitt 2.3). 5

6 2 Q&A FÜR SPEZIALISTEN Klicken Sie auf den Reiter Q&A, um den Q&A-Bereich zu öffnen. In diesem Kapitel werden Ihnen grundlegende Funktionen erläutert, wie die Beantwortung oder die Anzeige von beantworteten Fragen. Weitere Menüpunkte werden in den Kapitel 3 und 4 beschrieben. Reiter Q&A 2.1 Q&A-BENACHRICHTIGUNGEN FESTLEGEN Q&A-Benachrichtigungen bieten Ihnen eine einfache Möglichkeit, über eingehende Fragen auf dem Laufenden zu bleiben. Diese Benachrichtigungen sind vergleichbar mit den Alerts im Datenraum von Drooms und werden an Ihre eingetragene -Adresse weitergeleitet. Die Einstellungen zu den Q&A-Benachrichtigungen sollten Sie möglichst früh festlegen. Standardmäßig sind alle Benachrichtigungen des Q&A-Bereichs zunächst deaktiviert. BENACHRICHTIGUNGEN FESTLEGEN 1. Loggen Sie sich ein und öffnen Sie den Q&A-Bereich. 2. Wählen Sie den Menüpunktunkt Q&A-Benachrichtigungen. 3. Unter Benachrichtigungen stellen Sie das Intervall der Benachrichtigungen ein ( keine oder bis zu viermal am Tag ). 4. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu bestätigen. 6

7 2.2 FRAGEN BEANTWORTEN Ihre Hauptaufgabe liegt als Q&A-Spezialist in der Beantwortung von Fragen der Buy-Side. Wenn Sie eine Frage beantworten, wird diese an die nächste Ebene im Q&A-Prozess weitergeleitet (z.b. das Q&A-Management). Reiter Q&A Menüpunkt Neue Fragen Frage Kommentar Antwort Speichern/ Freigeben Zeige Historie Siehe 3.1. ANTWORT VERFASSEN 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Neue Fragen. 2. Sie sehen eine Übersicht aller Fragen, die von Ihnen beantwortet werden müssen. 3. Oberhalb der Übersicht stehen verschiedene Filter zur Auswahl. Sie können so nur Fragen von bestimmten Fragestellern oder Bietergruppen anzeigen lassen. Ebenso können Sie direkt nach einer Fragenummer suchen oder den Fragentyp (allgemein oder indexbezogen) filtern. 4. Am oberen Rand des Fragefelds sehen Sie Angaben zum Datum der Fragestellung, zum Fragesteller und zur Bietergruppe. 7

8 5. Im Fragefeld sehen Sie zunächst neben der eigentlichen Frage auch weitere Angaben zur Frage (Fragetyp, Beschreibung, Seite). 6. Formulieren Sie Ihre Antwort in dem Textfeld. 7. Klicken Sie auf Freigeben, um die Antwort zu bestätigen. Die Frage wird dann an die nächste Q&A-Ebene weitergeleitet.! Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Antwort zwischenzuspeichern. Sie können die Bearbeitung dann zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. KOMMENTAR ZUR FRAGE Unter Kommentar können Sie Notizen und andere Informationen in das Textfeld eintragen. Kommentare sind für interne Zwecke gedacht und daher nur für Spezialisten und das Q&A Management sichtbar. Sie werden nicht an die Buy-Side weitergeleitet. ANTWORT ÜBERPRÜFEN & ÜBERARBEITEN Bereits beantwortete Fragen können vom Q&A-Management an Spezialisten zurückgeschickt werden. Zurückgesendete Fragen sind mit dem Vermerk Gesendet versehen und werden ebenfalls unter diesem Menüpunkt aufgelistet. Bitte achten Sie bei zurückgesendeten Fragen auf eventuelle Kommentare und überprüfen Sie die bereits vorhandene Antwort. 8

9 2.3 FRAGEN & ANTWORTEN ANZEIGEN Das Q&A-Tool bietet Ihnen eine Übersicht über Ihre beantworteten Fragen. Sie können sich diese Fragen zudem als PDF oder Excel-Datei herunterladen. ARCHIV 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf den Menüpunkt Archiv. 2. Sie sehen eine Übersicht aller Fragen, die von Ihrem Spezialisten-Team beantwortet und an die nächste Ebene im Q&A-Prozess weitergeleitet wurden.! Antworten, die auf einer höheren Q&A-Ebene noch freigegeben werden müssen, sind mit Bearbeitung markiert. Fragen, welche an Ihr Spezialistenteam zurückgesendet wurden, sind mit Gesendet markiert prüfen Sie dann ggf. Kommentare bzw. Änderungen. 3. Oberhalb der Übersicht stehen verschiedene Filter zur Auswahl. Sie können so z.b. nur Fragen zu einem bestimmten Indexpunkt, von einem bestimmten Fragesteller oder von einem bestimmten Q&A-Team anzeigen lassen. Ebenso können Sie direkt nach einer Fragenummer suchen oder den Fragentyp (allgemein oder indexbezogen) filtern. 9

10 Q&A-EXPORT Die Fragen und Antworten Ihres Spezialisten-Teams können Sie als PDF oder Excel-Datei herunterladen. Dabei können Sie wählen, ob neue oder archivierte Fragen exportiert werden. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Q&A-Export. 2. Unter Type wählen Sie den gewünschten Dateityp der Exportdatei (Excel oder PDF). 3. Unter Bereich können Sie festlegen, welche Fragen exportiert werden. Sie können z.b. alle Bereiche auswählen oder den Export auf Fragen beschränken, die noch in Bearbeitung sind. 4. Unter Gruppe wählen Sie eine Bietergruppe, deren Fragen Sie exportieren möchten. 5. Klicken Sie auf Export, um die Datei zu erstellen. 10

11 3 REPORTS Eine Reihe von Nutzungsstatistiken können im Q&A-Bereich betrachtet werden, ähnlich wie im Datenraum von Drooms. Diese Statistiken bieten Ihnen einen Überblick über den gesamten Q&A-Prozess und über die einzelnen Schritte, welche eine Frage während ihrer Beantwortung durchläuft. 3.1 HISTORIE Jeder Schritt den eine Frage während des Q&A-Prozesses durchläuft wird protokolliert und kann von Spezialisten nachvollzogen werden. Sie können sowohl einen Überblick über alle Schritte anzeigen lassen, als auch detaillierte Informationen zu einzelnen Schritten einsehen. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Historie. 2. Geben Sie die Gesamtnummer der Frage ein.! Die Historie einer Frage kann auch in den Menüpunkten Neue Fragen und Archiv aufgerufen werden. Klicken Sie dazu auf den Link Zeige Historie. 3. In der Übersicht sehen Sie alle Schritte, welche eine Frage durchlaufen hat. Klicken Sie auf das Lupensymbol, um detaillierte Informationen zu jedem Schritt anzuzeigen. 11

12 3.2 STATISTIKEN (OPTIONAL) Die Statistiken bieten einen schnellen Überblick über die Beantwortung von Fragen durch Ihre Spezialistengruppe. Sie können auf einen Blick sehen, wie viele Fragen noch in Bearbeitung sind und wie lange diese schon auf Beantwortung warten. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Statistiken. 2. Die Tabelle zeigt Ihnen die Anzahl der Fragen und die Anzahl von Antworten je Bietergruppe. 3. Sie sehen zudem die Anzahl der Fragen, die noch auf Beantwortung warten. Diese werden danach aufgeteilt, wie lange Sie sich schon im Q&A-Prozess befinden (weniger als einen oder mehr als einen, zwei bzw. drei Tage). 12

13 4 NACHRICHTEN Im Q&A-Bereich steht Ihnen ein einfaches Nachrichtensystem zur Verfügung. Dieses kann genutzt werden, um allgemeine Informationen an die Buy-Side oder andere Spezialistengruppen weiterzuleiten. Die Nachrichtenfunktion ist optional und daher gegebenenfalls in Ihrem Q&A-Tool nicht freigeschaltet. 4.1 NACHRICHTEN VERSENDEN Als Spezialist haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten an Q&A-Teams (intern) oder bestimmte Bietergruppen (extern) zu verschicken. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Nachrichten versenden. 2. Geben Sie einen Betreff für die Nachricht an. 3. Unter Nachricht geben Sie Ihre Mitteilung in das Textfeld ein. 4. Wählen Sie Ihren Empfänger aus: Sie können Nachrichten intern (an andere Spezialisten) oder extern (an Bietergruppen der Buy-Side) versenden. 5. Klicken Sie auf Senden, um Ihre Nachricht zu verschicken.! Alle gesendeten Nachrichten finden Sie unter dem Menüpunkt Interne Nachrichten anzeigen (siehe nächste Seite). 13

14 4.2 INTERNE NACHRICHTEN ANZEIGEN Sie können alle Nachrichten einsehen, welche vom Q&A-Management oder von Spezialistengruppen mit entsprechenden Berechtigungen geschrieben wurden. 1. Wählen Sie den Reiter Q&A und klicken Sie auf den Menüpunkt Interne Nachrichten zeigen. 2. Sie sehen einen Überblick über die Nachrichten, in dem die Meldungen chronologisch sortiert angezeigt werden.! Die internen Nachrichten werden nur in diesem Menüpunkt angezeigt und nicht an ihre -Adresse weitergeleitet. 14

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