Letztes Änderungsdatum: 22. November 2013 Diese Anleitung wurde aktualisiert für den TeamDrive Android Client Version

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1 Letztes Änderungsdatum: 22. November 2013 Diese Anleitung wurde aktualisiert für den TeamDrive Android Client Version TeamDrive Systems GmbH Page 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Erster Start von TeamDrive für Android Einen Lizenzschlüssel eingeben Wiedereinstieg in einen zuvor erstellten Space Einen Space anlegen Ihr Passwort ändern oder zurücksetzen Proxy-Einstellungen Aus TeamDrive ausloggen Einladungen Benutzer einladen Ein Mitglied erneut in einen Space einladene Mitgliederrechte ändern Ein Mitglied aus einem Space entfernen Daten in TeamDrive Die Kamera-App oder das Fotoarchiv in TeamDrive verwenden Bilder und/oder Videos aus der Kameraapplikation laden Bilder und/oder Videos aus der Galerie laden Löschen einer Datei oder eines Ordners in TeamDrive Einen Space löschen Dateien umbenennen Dateien offline verfügbar machen Einen Space für die Offline-Benutzung verfügbar machen Nur eine Version für die Offline-Benutzung verfügbar machen Zugriff auf Daten ohne Internet-Verbindung Dateien einen Kommentar geben Einen neuen Ordner in einem TeamDrive Space erstellen Uploading Existing Data into a Space Archivieren und Löschen eines Spaces Space- und Mitgliederinformationen anzeigen lassen Einstellungen Log-Dateien Auto-lock Dokumentenschutz und Verschlüsselung TeamDrive Systems GmbH Page 2

3 7.1 Sicherheit Verschlüsselung Anti-Virus-Software Besondere Hinweise zu Sekundärdaten/Protokolldaten Hinweis für Daten von Berufsgeheimnisträgern i.s.d. 203 StGB Verschlüsselung des eigenen Geräts und der SD-Karte Hinweise zum Datenschutz und Hinweise für Administratoren Icon Glossary TeamDrive Systems GmbH Page 3

4 1 Erster Start von TeamDrive für Android Nachdem Sie TeamDrive für Android erfolgreich auf Ihrem Android Smartphone oder Tablet installierrt haben, starten Sie TeamDrive. Sind Sie bereits ein TeamDrive-Nutzer, wählen Sie Ich habe bereits einen TeamDrive Account *, ansonsten wählen Sie Ich habe TeamDrive noch nicht verwendet **. *Um sich als existierender TeamDrive-Nutzer anzumelden, muss ein TeamDrive-Konto bereits bestehen. ** Ich habe TeamDrive noch nicht verwendet erlaubt es ihnen, ein neues Konto zu erstellen. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort auf dem Anmeldebildschirm ein. Sie erhalten eine Aktivierungsnachricht, nachdem Sie sich erfolgreich eingeloggt haben. Klicken Sie auf weiter. Bild 1: Erster Start Auf der Registrierungsseite können Sie ein TeamDrive-Konto erstellen, falls Sie noch keins haben oder ein neues erstellen wollen. Um ein Konto zu erstellen, müssen Sie Ihren gewünschten Benutzernamen und ein Passwort eingeben. Der Benutzername muss mindestens fünf Zeichen lang sein und darf keinerlei Sonderzeichen oder Leerzeichen enthalten. Das Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein und darf Sonderzeichen enthaltzen aber keine Leerzeichen. Nachdem Sie Ihren gewünschten Benutzernamen und Passwort eingegeben haben, drücken Sie auf registrieren, um Ihr neues Konto zu erstellen. Sie erhalten daraufhin eine Meldung, dass die Registrierung erfolgreich abgeschlossen wurde TeamDrive Systems GmbH Page 4

5 1.1 Einen Lizenzschlüssel eingeben Bild 2: Der Anmeldebildschirm Um einen Lizenzschlüssel einzugeben oder um Ihren aktuellen Lizenztyp oder -schlüssel zu sehen, navigieren Sie zu den Einstellungen. Blättern Sie nach bis zum Punkt "Lizenztyp". Dort wird der aktuelle Lizenztyp angezeigt. Um einen Lizenzschlüssel einzugeben oder Ihren aktuellen Lizenzschlüssel zu sehen, berühren Sie "Lizenztyp". Sie sehen nun Ihren Lizenzschlüssel. Um einen neuen Lizenzschlüssel einzugeben, geben Sie diesen einfach in das leere Feld ein und bestätigen mit "Schlüssel eingeben". Bild 3: Lizenzschlüssel eingeben 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 5

6 1.2 Wiedereinstieg in einen zuvor erstellten Space Wenn Sie bereits Mitglied sind und sich fragen warum Sie keinen Ihrer Spaces innerhalb der Applikation sehen, liegt es daran das Sie sich nach dem erfolgreichen Anmelden in der TeamDrive Applikation (Android) über einen TeamDrive Desktop Client (Windows, Mac & Linux) erst einmal in alle gewünschten Spaces einladen müssen. Gehen Sie in Ihren TeamDrive Desktop Client (Windows, Mac & Linux) wählen Sie einen Space aus und klicken mit der rechten Maustaste. Nach dem Rechtsklick wählen Sie im Kontextmenü Alle meine Installationen einladen aus. Anschließend wird an alle Ihrer TeamDrive Clients eine neue Einladung mit den von Ihnen zuvor ausgewählten Spaces verschickt. Bild 4: TeamDrive Spaces-Ansicht * Es ist möglich, sich selbst mit Hilfe von TeamDrive für Android oder TeamDrive für ios einzuladen. Hierfür benötigen Sie eine bereits vorhandene Installation auf dem jeweiligen mobilen Gerät und müssen Mitglied in dem Space sein, in welchen Sie sich einladen wollen. In der jeweiligen App, navigieren Sie zu diesem Space und tippen (tippen und halten unter Android) Sie auf den jeweiligen Space. Tippen Sie (tippen und halten unter Android) auf Ihren Benutzernamen in der Mitgliederliste und wählen "Benutzer neu einladen". Es wird eine Einladung an alle Ihre aktuell aktiven Geräte gesendet. Spaces Tab Hier werden die Spaces mit den Daten dargestellt Einladungen Tab Hier werden alle Einladungen in Spaces aufgelistet. Archiv Tab Hier werden alle archivierten Spaces aufgelistet. Einstellungen Tab Hier können Einstellungen vorgenommen werden TeamDrive Systems GmbH Page 6

7 1.3 Einen Space anlegen Um einen Space anzulegen, navigieren Sie auf den Spaces-Karteireiter. Tippen Sie auf das + -Zeichen neben dem Logo am oberen Bildschirmrand. Geben Sie einen Namen für den neuen Space ein. unter der Namenseingabe haben Sie zwei Optionen. Sie können automatisch alle Ihre Geräte in den neu erstellten Space einladen und Sie können den Space offline verfügbar machen. Darunter können Sie außerdem die Anzahl der Versionen festlegen, die von jeder Datei auf dem Server behalten werden sollen. Bestätigen Sie alles mit Erstellen. Bild 5: Neuen Space erstellen 1.4 Ihr Passwort ändern oder zurücksetzen In TeamDrive für Android ist es möglich Ihr Passwort beim Anmeldebildschirm zurückzusetzen oder in den Einstellungen zu ändern. Beim Anmeldebildschirm können Sie Ihr Passwort neu setzen. Dort können Sie ein temporäres Passwort anfordern und sich mit diesem einloggen TeamDrive Systems GmbH Page 7

8 Bild 6: Resetting and changing your password Um Ihr Passwort zu ändern, müssen Sie bereits eingeloggt sein. In TeamDrive wählen Sie den Einstellungen- Karteireiter und wählen Sie Konto Passwort ändern. Geben Sie hier Ihr aktuelles Passwort oben ein und darunter zweimal ein neues Passwort (mindestens acht Zeichen lang). Bestätigen Sie mit Passwort ändern. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie auch hier ein temporäres Passwort anfordern, um Ihr Passwort zurückzusetzen, indem Sie auf Passwort vergessen? tippen. 1.5 Proxy-Einstellungen Proxy-Einstellungen durch die Geräte eigenen Einstellungen getätigt werden. Begeben Sie sich dazu in die Android-Einstellungen. Navigieren Sie zu WLAN oder Drahtlos und Netzwerke (Bezeichnung kann je nach Android- Version, Gerätehersteller oder Telefondienstanbieter abweichen ). Tippen und halten Sie auf das Netzwerk, bei welchem Sie die Proxy-Einstellungen anpassen möchten und wählen "Netzwerk ändern" (oder ähnlich). Wählen Sie unten Erweiterte Optionen einblenden und Sie bekommen Proxy-Einstellungen angezeigt. 1.6 Aus TeamDrive ausloggen Um sich aus TeamDrive auszuloggen, navigieren Sie zum EInstellungen-Karteireiter. Im Abschnitt Registrierung wählen Sie Logout. Es erscheine eine Nachricht, die Sie darüber informiert, dass sich die Applikation selbst beenden muss, um Sie erfolgreich auszuloggen. Bestätigen Sie dies mit Ja TeamDrive Systems GmbH Page 8

9 Bild 7: Logout confirmation window 2 Einladungen Kurz nachdem die Anwendung gestartet wurde, werden vorhandene Einladungen in Spaces angezeigt. Bild 8: TeamDrive hat eine Einladung bekommen 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 9

10 Sobald Einladungen eingetroffen sind, wird am Einladungs-Tab ein roter Hinweis mit der Anzahl der neuen Einladungen eingeblendet. Mit einem Klick auf den Einladungs-Tab werden die eingegangenen Einladungen angezeigt. Bild 9: TeamDrive-Einladungen Wählen Sie den Space aus zu dem sie eine Einladung annehmen möchten und klicken Sie auf den Umschlag. Sie werden gefragt ob sie die Einladung annehmen wollen oder abbrechen möchten. Mit dem Klick auf den blauen Pfeil erhalten Sie mehr Informationen zu der Einladung. Bild 10: Annahme oder Ablehnung einer Einladung, indem man den Space-Namen antippt oder gedrückt hält TeamDrive Systems GmbH Page 10

11 Sie erhalten Informationen, wer hat die Einladung wann versendet. Sowie die Informationen über die Anzahl und Größe der Dateien zum Zeitpunkt der Einladung. Hier können auch Mitteilungen des Einladenden eingesehen werden. Sollte die Einladung in einen Space mit einem Passwort geschützt worden sein, muss dass Passwort hier eingegeben werden. Bild 11: Annahme oder Ablehnung einer Einladung, indem man den Pfeil rechts neben dem Space-Namen antippt Nachdem die Einladung in einen Space angenommen wurde, wird der Umschlag aus der Einladungsliste entfernt. Im Space-Tab wird der Space angezeigt. Bei größeren Datenmengen kann der Space-Beitritt einige Zeit dauern. Bild 12: TeamDive-Einladung beigetreten Abhänging von der Datenmenge in dem Space-Ordner, kann die Lade- und Zugriffszeit variieren 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 11

12 2.1 Benutzer einladen Benutzer einladen auf TeamDrive für Android ist ein einfacher Prozess. Wählen Sie zuerst den Space, in den Sie gerne Benutzer einladen möchten, aus. Tippen Sie dann auf den Pfeil rechts auf der Space-Leiste, um weitere Informationen zu erhalten. Die Space-Mitglieder werden am unteren Rand des Bildschirmes angezeigt. Um einen neuen Benutzer einzuladen wählen Sie Benutzer einladen". Sie können dann die Benutzer- -Adresse eingeben und diesen Benutzer zu Ihrer Einladungsliste hinzufügen. Sobald der Benutzer auf Ihrer Einladungsliste steht, wählen Sie Benutzer einladen" aus um seine Benutzerrechte zu sehen und gegebenenfalls anzupassen. Passen Sie die Benutzerrechte des Benutzers an und wählen Benutzer hinzufügen", wenn Sie bereit sind die Space-Einladung zu versenden. Bild 13: Ein neues Mitglied einladen Bild 14: Den Benutzernamen eintippen 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 12

13 Bild 15: Den Benutzernamen finden Bild 16: Eine Einladung aussenden Bild 17: Benutzer ist Space beigetreten 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 13

14 2.2 Ein Mitglied erneut in einen Space einladene Um ein Mitglied erneut in einen Space einzuladen, wählen Sie zuerst den Space aus. Tippen Sie auf den Pfeil rechts neben dem Space auf der Space-Leiste um weitere Informationen zu erhalten. Die Space-Mitglieder werden unten aufgelistet. Suchen Sie in der Liste den Benutzernamen des Mitgliedes aus, welches Sie erneut in den Space einladen möchten, und wählen diesen aus. Ein Menüfeld zeigt Ihnen verschiedene Aktionen an, welche Sie für dieses Mitglied ausführen können. Wählen Sie Mitglied erneut einladen. Der Benutzer wurde erneut in einen Space eingeladen. 2.3 Mitgliederrechte ändern Bild 18: Einen Benutzer wieder einladen Um einem Mitglied die Rechte zu ändern, wählen Sie zuerst den Space aus, in welchem Sie die Rechte der Mitglieder ändern möchten. Wählen Sie den Benutzernamen des Mitgliedes aus, dessen Rechte geändert werden sollen. Ein Menüfeld zeigt Ihnen verschiedene Aktionen an, welche Sie für dieses Mitglied ausführen können. Wählen Sie Rechte ändern" aus. Eine nach unten aufklappende Liste zeigt alle verfügbaren Rechte an, welche sie dem gewählten Benutzer zuordnen können. Wählen Sie abschließend das gewünschte Recht aus, welches Sie gern dem Benutzer zuordnen wollen. Damit wurden die Mitgliederrechte eines Mitgliedes erfolgreich geändert. Bild 19: Benutzerrechte ändern 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 14

15 2.4 Ein Mitglied aus einem Space entfernen Um einen Benutzer aus einem Space zu entfernen wählen Sie zuerst den Space aus, aus dem Sie einen Benutzer entfernen möchten. Tippen Sie auf den blauen Pfeil rechts neben dem Space auf der Space-Leiste um weitere Informationen zu erhalten. Die Space-Mitglieder werden unten aufgelistet. Wählen Sie den Benutzername des Mitgliedes aus, welchen Sie entfernen wollen. Ein Menüfeld zeigt Ihnen verschiedene Aktionen an, welche Sie für dieses Mitglied ausführen können. Wählen Sie Mitglied entfernen aus. Das Mitglied wurde damit erfolgreich aus dem Space entfernt. Bild 20: Remove user from Space 3 Daten in TeamDrive TeamDrive überträgt erst einmal nur das Inhaltsverzeichnis des Spaces mit allen Informationen über erstellte Versionen von Dateien. Zum Download der eigentlichen Daten müssen sie die Datei anklicken und der Download wird gestartet. Bis zum Abschluss des Download wird an der Datei ein drehendes Rad angezeigt. Sobald der Download abgeschlossen wurde und ein App zum öffnen der Datei zur Verfügung steht wird die Datei angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Datei aus das Ihnen die Vorschau in TeamDrive angezeigt wird. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche die rechts oben über der Vorschau angezeigt wird. Dann öffnet sich Dropdown Menü mit Auswählmöglichkeiten was Sie mit der Datei machen wollen TeamDrive Systems GmbH Page 15

16 Bild 21: Öffne Dateien mit 4 Die Kamera-App oder das Fotoarchiv in TeamDrive verwenden Bilder und/oder Videos aus der Kameraapplikation laden TeamDrive für ios bietet die Möglichkeit, Bilder und / oder Videos direkt von Ihrer Kamera App oder Fotoarchiv in einen Space zu laden. Nachdem Sie ein Foto oder ein Video aufgenommen haben, erscheint ein Vorschaubild (am oberen Bildrand auf Tablets und am unteren Bildrand auf Smartphones). Tippt man auf einem Smartphone auf dieses Vorschaubild, öffnet sich die Galerieapplikation.Anweisungen, wie man die Galerieapplikation mit TeamDrive benutzt befinden sich weiter unten. Auf einem Tablet öffnet das Tippen auf das Vorschaubild eine Programmliste, die mit dem neuen Foto oder Video interagieren können und auf welcher sich auch TeamDrive befindet. Nachdem Sie auf das TeamDrive-Symbol tippen, öffnet sich die Spaces-Ansicht mit Ihren Spaces. Wählen Sie den Space aus, in welchen Sie die Datei hochladen wollen. Der Space-Inhalt wird daraufhin angezeigt. Tippen sie auf "weiter". Es wird nun nur der Dateiname der hochzuladenen Datei angezeigt. Um den Dateinamen vor dem Hochladen zu ändern, tippen und halten Sie auf den Dateinamen, wählen Sie "Umbenennen" und editieren ihn. Tippen Sie nach dem Ändern auf "OK". Tippen Sie nun auf "Weiter". Die Datei wird daraufhin in den gewählten Space hochgeladen. Drücken Sie danach auf "Weiter", um den Prozess abzuschließen Bilder und/oder Videos aus der Galerie laden Sie können über TeamDrive direkt auf Ihre Fotoarchiv zugreifen. Um Bilder direkt in einen Space in TeamDrive zu laden. Nachdem Sie den Space und den Ordner in dem die Bilder hochgeladen werden sollen ausgewählt haben, klicken sie hierzu auf den Foto hochladen Button. Im nächsten Schritt können Sie das Fotoarchiv wählen TeamDrive Systems GmbH Page 16

17 Nachdem Sie auf den Fotoarchiv Button geklickt haben werden Sie von der Apple Fotoarchiv App nach ihrem aktuellen Ort gefragt. Die Ortungsdienste werden zur Verwendung von Datum und Uhrzeit benötigt. Bild 22: Die Kamera-Applikation öffnen Bild 23: Ein Bild auswählen oder aufnehmen 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 17

18 Bild 24: Datei an TeamDrive senden Wählen Sie nun ein Album aus dem Sie ein Bild in TeamDrive importieren wollen. Anschließend wählen Sie die gewünschten Bilder aus und klicken auf fertig. Danach können Sie noch einen Namen für das Bild vergeben es wird ein Zeitstempel als Name vorgeschlagen. Nun klicken Sie auf Sichern und die Bilder werden in Ihr TeamDrive importiert und auf dem TeamDrive Server geladen. Bild 25: Den richtigen Space-Ordner auswählen 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 18

19 4.2 Löschen einer Datei oder eines Ordners in TeamDrive Dafür gehen Sie in den Space wo sich die Datei befindet die Sie löschen wollen und wischen mit dem Finger von recht nach links über die Datei. Dann erscheint eine neue Schaltflächen mit der Beschriftung löschen. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken wird die Datei aus TeamDrive und vom Server entfernt. Wenn Sie Datei doch nicht löschen wollen müssen Sie einmal in die Liste Tippen und die löschen Schaltfläche verschwindet wieder. Bild 26: Eine Datei löschen Einen Space löschen Um einen Space zu löschen, tippen und halten sie auf den Space. Wenn die Option, den Space zu löschen erscheint, tippen Sie auf Ihn. Wenn Sie kein Administrator des Spaces sind oder nicht der Besitzer, wird der Space sofort gelöscht. Sind Sie ein Space-Administrator oder der Besitzer, erhalten Sie die Optionen, den Space vom Server zu löschen oder nur lokal. Bild 27: Einen Space löschen 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 19

20 4.3 Dateien umbenennen Klicken Sie auf den blauen Kreis mit Pfeil rechts neben der Datei um die Datei-Informationen angezeigt zu bekommen. Bei den Datei-Informationen ist die dritte Zeile der Name der Datei. Um den Dateinamen zu ändern klicken Sie bitte einmal auf den Dateiname. Anschließend erscheint die Tastatur und Sie können einen neuen Namen eingeben. Beachten Sie das Sie nicht die Dateiendung mit ändern. Achtung: Achten Sie darauf, die Dateierweiterung (*.doc, *.docx, *.jpg, etc.) nicht zu verändern, wenn Sie den Dateinamen ändern. Bild 28: Eine Dateien umbenennen 4.4 Dateien offline verfügbar machen Gehen Sie in den Space wo sich die Datei befindet die Sie für die Offline-Benutzung verfügbar machen wollen. Nun klicken Sie auf den blauen Pfeil rechts neben der Datei die Sie für offline verfügbar bereitstellen möchten. Nach dem Klick auf den blauen Pfeil werden Ihnen rechts die Datei-Informationen angezeigt. In dem Datei- Informationen finden Sie einen Punkt der Offline verfügbar heißt. Dort haben Sie einen Schalter mit dem Sie die Datei für die offline Benutzung verfügbar machen können. Wenn Sie den Schalter auf ON stellen erscheint vor dem Datei-Icon ein kleiner grüner Kreis mir einem Hacken. Dieses Symbol signalisiert das diese Datei offline benutzt werden kann. Die offline Verfügbarkeit können auf dem selben Weg wieder ausschalten. Dafür stellen Sie den Schalter wieder auf OFF, dann verschwindet wieder das Kreissymbol mit dem Hacken und die Datei kann wieder nur online verwendet werden. Note: Daten offline verfügbar machen: Dateien sind in BLOBs (binaly large objects) verpackt. Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner zur Offline-Verfügbarkeit markieren, wird der BLOB, welcher die Datei erhält runtergeladen und auf Ihrem Gerät gespeichert. Der BLOB kann andere Dateien beinhalten, die dann auch offline verfügbar sind TeamDrive Systems GmbH Page 20

21 4.4.1 Einen Space für die Offline-Benutzung verfügbar machen Es kann nur auf Daten zugegriffen werden die für die Offline-Nutzung verfügbar gemacht wurden. In Ihrem Dateisystem des Gerätes sind die Offline Daten verschlüsselt und nicht sichtbar. Tap it to make the Space available offline. Bild 29: Space offline verfügbar machen Nur eine Version für die Offline-Benutzung verfügbar machen Um eine Version offline verfügbar zu machen, tippen Sie zuerst auf den Pfeil rechts neben der Datei. Es werden weitere Dateiinformationen angezeigt. Es werden außerdem die Dateiversionen am unteren Bildschirmrand angezeigt. Wählen Sie die Version, die Sie offline verfügbar machen wollen und tippen Sie auf den Pfeil rechts neben dieser Version. Es werden mehr Informationen über diese Version und ein Kontrollkästchen, um diese Version offline verfügbar zu machen. Bild 30: Eine bestimmte Version offline verfügbar machen 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 21

22 4.4.3 Zugriff auf Daten ohne Internet-Verbindung Nur auf Dateien, die offline verfügbar gemacht wurden, kann ohne Internet-Verbindung zugegriffen werden. Bild 31: Files that are available offline 4.5 Dateien einen Kommentar geben Klicken Sie auf den blauen Kreis mit dem Pfeil neben der Datei, der Sie einen Kommentar geben wollen. In den Datei-Informationen finden Sie bei den Versionen rechts einen weiteren blauen Kreis mit einem Pfeil. Klicken Sie auf diesen Pfeil, Es wird die Detailseite mit allen Informationen zur Datei angezeigt. Im Kommentarfeld werden vorhandene Kommentare angezeigt und Sie können Kommentare hinzufügen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit allen Space-Mitgliedern den Kommentar als zuzusenden, hierzu müssen sie den Schalter Space- Mitglieder benachrichtigen auf on stellen TeamDrive Systems GmbH Page 22

23 Bild 32: Einen Kommentar zu eienr Datei hinzufügen 5 Einen neuen Ordner in einem TeamDrive Space erstellen Indem sie auf das neuen Ordner erstellen Symbol klicken, wird das Fenster zur Eingabe des neuen Ordernamen geöffnet. Bild 33: Einen neuen Space erstellen Nun müssen Sie noch einen Namen für den Ordner vergeben und anschließend auf Sichern klicken. Dann wird der neue Ordner erstellt TeamDrive Systems GmbH Page 23

24 Bild 34: Den neuen Space benennen 5.1 Uploading Existing Data into a Space Um bestehende Daten in einen Space hochzuladen, tippen Sie auf "(+) Hinzufügen". Sobald die Datei (oder Dateien, falls Sie mehrere Dateien gleichzeitig hochladen wollen) ausgewählt ist, tippen Sie auf das Diskettensymbol um die Datei(en) in den Space zu speichern. 5.2 Archivieren und Löschen eines Spaces Sie haben die Möglichkeit Ihre Spaces zu archivieren und nach Bedarf wieder zu aktivieren oder komplett zu löschen. Um eine Space zu archivieren klicken Sie auf den blauen Kreis mit dem Pfeil rechts neben dem Space oder Sie wischen wieder von rechts nach links in der Zeile des Spaces. Die Schaltfläche Archiv wird eingeblendet. Nach dem die Archiv Schaltfläche angeklickt wurde, wird der Space in den Archiv Tab verschoben. Wenn Sie jetzt in den Archiv Tab wechseln, sehen sie den zuvor archivierten Spaces. Bild 35: Space archivieren 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 24

25 Sie können hier die archivierten Spaces wiederherstellen oder löschen. Es werden hier nur die Zugangsdaten zum Server gelöscht. Die Daten auf dem Server selber können mit der TeamDrive ios App nicht gelöscht werden. Indem sie einmal auf den Space Symbol klicken, können Sie den Space wiederherstellen oder Sie wischen wieder von rechts nach links innerhalb des Zeile das Spaces, dann erscheint die Schaltfläche löschen. 5.3 Space- und Mitgliederinformationen anzeigen lassen Hier können Sie alle Informationen zum Space und den eingeladenen Mitgliedern sehen. Um mehr Informationen über einen Space und seine Mitglieder zu erhalten, tippen Sie auf den Pfeil rechts neben dem Space. Es werden mehr Informationen über diesen Space angezeigt. Blättern Sie nach unten, um seine Mitglieder zu sehen. Möchten Sie mehr Informationen über ein Space-Mitglied, tippen Sie auf den jeweiligen Mitgliedsnamen, um mehr Informationen über diesen einzusehen (sofern Informationen eingegeben wurden). Sie können hier außerdem durch Tippen auf Ihren Mitgliedsnamen Ihre Mitgliedsinformationen editieren. Bild 36: Space-Informationen 6 Einstellungen Hier werden alle Informationen zur TeamDrive App angezeigt TeamDrive Systems GmbH Page 25

26 Bild 37: Einstellungen 6.1 Log-Dateien Sollten Sie Schwierigkeiten mit der TeamDrive für Android-Applikation haben, kann es notwendig sein, Log- Dateien an das Support-Team zu senden, um Ihnen bei der Problemfindung zu helfen. Sollte der Fall eintreten, senden Sie die Log-Dateien bitte an das TeamDrive Support-Team. Um die Log-Dateien einzusehen, tippen Sie auf "TeamDrive Logs" in den Einstellungen. Die Log-Datei wird daraufhin in das Stammverzeichnis Ihres Systemspeichers kopiert. Das Dateiname wird im folgenden Format geschrieben: YYYYMMDD_123456_log.log (z.b _140734_log.log). Es könnte sein, dass auch andere Log-Dateien von anderen Applikationen im gleichen Ordner liegen. Daher ist es wichtig, auf die Erstellungszeit der Datei zu achten, bevor Sie diese kopieren. Sollten Sie sich nicht an den Zeitpunkt erinnern, können Sie die Datei einfach erneut generieren. Öffnen Sie Ihre E- Mail-Applikation, hängen Sie die Log-Datei an und senden Sie diese an Möchten Sie sich die Log-Datei vorher ansehen, öffnen Sie die Datei einfach im Dateisystem. 6.2 Auto-lock Um die TeamDrive App gegen unerlaubte Nutzung zu schützen, kann der Anwendungsschutz eingeschaltet werden. Um den Anwendungsschutz zu aktivieren, werden Sie beim klicken auf die Schaltfläche nach Ihrem TeamDrive Passwort und Benutzernamen gefragt. Veränderungen an der Einstellung sind nur mit Ihrem TeamDrive Passwort möglich. Die Anwendung kann entweder durch ihr TeamDrive Passwort oder durch eine vierstellige Pin gesichert werden. Bei dreimaliger Falscheingabe der Pin müssen sie sich wieder mit ihrem TeamDrive Passwort anmelden. Sie haben verschiedene Einstellmöglichkeiten zu welchem Zeitpunkt der Anwendungsschutz aktiviert werden soll (sofort bis 15 Minuten) TeamDrive Systems GmbH Page 26

27 Bild 38: Automatische Sperre Zeiteinstellungen 7 Dokumentenschutz und Verschlüsselung Dokumentenschutz und Datenverschlüsselung werden von TeamDrive souverän gemanagt, sodass der Anwender sich auf die eigentliche Arbeit, den gruppenbezogenen Austausch von Daten und Dokumenten im virtuellen Netzwerk konzentrieren kann. Durch die automatische Versionierung ist klar erkennbar, welche Fassungen der jeweiligen Dokumente dem aktuellen Stand entsprechen. Zu jeder Dokumentenversion werden Autor, Version, Vorgängerversion und das Datum der letzten Bearbeitung abgespeichert. Zusätzlich kann jede Version mit einem Kommentar versehen werden. Anhand eines Versionsbaums können alle Versionen eines Dokumentes eingesehen und Änderungen nachvollzogen sowie Konflikte verschiedener Versionen aufgelöst werden. Note: Zu keinem Zeitpunkt liegen beim Datenaustausch via TeamDrive die Dokumente eines Teams unverschlüsselt im Netz. Alle Dokumente werden verschlüsselt übertragen und auf dem Server gespeichert. Die Entschlüsselung ist ausschließlich durch die Teammitglieder und nicht auf dem Server selbst möglich. Auf diese Weise garantiert TeamDrive optimalen Dokumentenschutz für die Daten Ihres Teams. Auch wenn andere Techniken (z.b. mit PGP Verschlüsselung, VPN) die prinzipiell sichere Übertragung von Informationen ermöglichen, verhindern Komplexität, Zeitaufwand, und Fehleranfälligkeit die Benutzung im Alltag. Durch TeamDrive wird Dokumentenschutz und Dokumentenverschlüsselung automatisch in den normalen Arbeitsprozess integriert, ohne Benutzerinteraktion. Nur so ist ein konsequenter Datenschutz möglich. Note: Die hervorragenden Datenschutzeigenschaften der dieser Technologie machen das intelligente TeamDrive zum idealen Werkzeug insbesondere für Rechtsanwälte, Steuerberater, Forschung, Wissenschaft und das Gesundheitswesen. Mit dem TeamDrive kann der Austausch von Dokumenten nicht nur einfach und schnell, sondern auch besonders sicher gestaltet werden. Alle lokalen Daten mitsamt ihrer früheren Versionen, Kommentare und Statusinformationen, werden von Team- Drive auf dem Server archiviert TeamDrive Systems GmbH Page 27

28 7.1 Sicherheit Der jeweilige Client-PC oder ein eventuell genutztes USB Laufwerk, sollten hinreichend vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt werden. TeamDrive ist kein Schutzprogramm für den lokalen Computer und insbesondere nicht für USB-Laufwerke in Verbindung mit dem TeamDrive Portable Client. TeamDrive sichert ausschließlich alle Dateien die den Rechner verlassen. Es ist in Sicherheitsrelevanten Umgebungen zu empfehlen TeamDrive in verschlüsselten Partitionen, z.b. in einem Truecrypt oder PGP verschlüsselten Container, ausführen zu lassen. Mit TeamDrive ist die Einhaltung der Datenschutzvorschriften von Unternehmen und Behörden gewährleistet. Um eine optimale Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu ermöglichen, sollten die nachfolgenden Hinweise bei der Installation und Verwendung des Produktes beachtet werden. Hinweis: Hierzu empfehlen wir die entsprechende Literatur des Bundesamtes für Sicherheit und Informationstechnologie (BSI) und verweisen insbesondere auf das Grundschutzhandbuch des BSI https://www.bsi.bund.de/de/themen/itgrundschutz/itgrundschutz_node.html für mehr Informationen zu diesem Thema. Angesichts der bestehenden Gefährdungspotenziale und der steigenden Abhängigkeit bezüglich der IT-Sicherheit stellen sich für jede Institution, sei es ein Unternehmen oder eine Behörde, mehrere zentrale Fragen. Im Folgenden nehmen wir zu den direkt mit TeamDrive zusammenhängenden Aspekten Stellung. Hinweis: TeamDrive übernimmt keine Verantwortung für die Sicherheit der Daten auf Ihrem Computer, sondern garantiert die Sicherheit Ihrer heraufgeladenen und herunterladbaren Daten (upload & download) innerhalb des TeamDrive Netzwerkes. 7.2 Verschlüsselung Verschlüsselter Datenaustausch während des gesamten Datenflusses ist das grundlegende Merkmal von Team- Drive. Der verschlüsselte Datenaustausch unterteilt sich in drei Schritte: Schritt 1: Wird ein Mitglied (Benutzer eines Client-PCs) in einen Space eingeladen, ruft die TeamDrive-Software den Public Key (öffentlichen Schlüssel) vom Registrierungsserver ab. Schritt 2: Für den Zugriff auf einen (gemeinsamen) Space wird ein Datenschlüssel (256 Bit-AES-Schlüssel) lokal erzeugt, der mit dem Public Key des eingeladenen Mitglieds verschlüsselt und über einen eigenen Kommunikationsweg dem TeamDrive-Anwender übermittelt wird. Zu keinem Zeitpunkt gelangt ein Datenschlüssel auf einen Server. Schritt 3: Mit dem Datenschlüssel werden die Daten des Spaces verschlüsselt, sobald sie den Client-PC verlassen. In verschlüsselter Form werden die Daten auf einem Server zwischen gespeichert. Die Verschlüsselung gewährleistet, dass die Daten des Spaces nur von dessen Mitgliedern abgerufen werden können. Indem jedes Mitglied einen 2013 TeamDrive Systems GmbH Page 28

Letztes Änderungsdatum: 22. November 2013 Diese Anleitung wurde aktualisiert für den TeamDrive ios Client Version 3.1.35

Letztes Änderungsdatum: 22. November 2013 Diese Anleitung wurde aktualisiert für den TeamDrive ios Client Version 3.1.35 Letztes Änderungsdatum: 22. November 2013 Diese Anleitung wurde aktualisiert für den TeamDrive ios Client Version 3.1.35 2013 TeamDrive Systems GmbH Seite 1 Inhaltsverzeichnis 1 Erster Start von TeamDrive

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