Fachöffentlicher Online-Informationsverbund

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1 Fachöffentlicher Online-Informationsverbund UMINFO - PÄDINFORM - ÖGD PRAXISFIEBER (u. weitere) Anleitung zur Nutzung des FirstClass-Zugangs Stand: 07/2014 Kinderumwelt ggmbh Westerbreite Osnabrück Tel: (0541) , Fax: Internet:

2 2 Inhalt Worum geht es hier? 3 Download der FirstClass-Software und Konfiguration des Zugangs 4 Download-Adresse 4 Installation 4 Konfiguration 4 Einwahl 5 Mögliche Probleme 6 Tipp für fortgeschrittene Nutzer 7 Praktische Nutzung des Online-Systems 7 Benutzerschreibtisch und Bedeutung der Symbole 7 Nachrichtenaustausch 9 Persönliche Nachrichten an andere Nutzer 9 Foren-Nachrichten 10 Nachrichten mit Dateianhang 10 Persönliche Einstellungen 11 Schriftart und Größe 11 Automatische Antwort 12 Visitenkarte (Resumé) 12 Passwort ändern 13 Querverweise ( Aliase = kurze Wege zum Forum) 14 Kalender 14 Suchfunktion 14 Instant-Messaging (Chat) 16 Ansicht als Symbol, Explorer und Karteikarte (Desktop) 16 Hinweise für Smartphone-/Tablet-Nutzer 17 Weitere Befehle 17

3 3 Worum geht es hier? Unser Online-System ist das Dach für mehrere fachöffentliche Kommunikations- und Informationssysteme. Der Zugang kann mit einem aktuellen Webbrowser (Firefox, Internet Explorer usw.) erfolgen. Wer eine besonders komfortable und intuitiv zu bedienende Oberfläche und zahlreiche Premiumapplikationen nutzen möchte, wählt sich über die kostenlose Client-Software FirstClass ein. Solche Premiumapplikationen sind z. B. ein Online-Kalender, Datenbanken, Kontaktlisten, Dokumentenablage, elektronische Lesezeichen oder auch virtuelle Gruppenarbeitsräume. In Verbindung mit der FirstClass-App stehen diese Funktionen eingeschränkt auch auf Smartphones/Tablets zur Verfügung. Kurzanleitung zu FirstClass (FC): - FirstClass-Client von unserer Homepage herunterladen (http://www.uminfo.de/first_class.htm) und installieren (für Windows 8, Windows 7, Mac OS). - Installation auf Smartphones und Tablets: FirstClass-App aus dem "App Store" oder "Google Play Store" kostenlos herunterladen (siehe "Hinweise für Smartphone-/Tablet-Nutzer"). - FirstClass-Client bzw. -App konfigurieren (Zugangsdaten und Serveradresse eintragen) - fertig! In den nachfolgenden Kapiteln werden diese Schritte genauer erklärt. Nutzer des Mac OS-Betriebssystems sollten die Anleitung sinngemäß anwenden. Achtung! Die Befehle sind unter Mac OS teilweise geringfügig anders benannt.

4 4 Download der FirstClass-Software und Konfiguration des Zugangs Download-Adresse Installation Nach Download und Doppelklick auf das FC-Icon wird der Installationswizard sichtbar. Den Lizenzhinweis und alle folgenden Fenster können Sie in der Regel mit Ja bzw. weiter bestätigen. Konfiguration Zur Konfiguration klicken Sie bitte auf "Einstellungen". Es öffnet sich ein neues Fenster mit Service-Einstellungen:

5 5 In drei Feldern sind Einträge erforderlich: BENUTZER-ID: Ihre Benutzerkennung * PASSWORT: Ihr Passwort * SERVER: fc.kinderumwelt.de * Ihre persönlichen Zugangsdaten erhalten Sie nach schriftlicher Anmeldung (www.uminfo.de/neu_anmelden.htm) von der Kinderumwelt ggmbh per . Achtung: Alle anderen Felder bleiben leer! Die Verbindungseinstellung "Local Network.fcp" darf nicht geändert werden. Bei "Login" die Optionen "Als Gast" und "Automatisch" bitte nicht aktivieren. Einwahl Nach der Konfiguration des Zugangs sehen Sie die Einwahlmaske mit den ausgefüllten Feldern BENUTZER-ID und PASSWORT.

6 6 Die Darstellung des Passwortes mit vielen Zeichen dient dem Schutz Ihrer persönlichen Zugangsdaten. Stellen Sie sicher, dass eine Verbindung zum Internet besteht und klicken Sie dann auf den GRÜNEN PFEIL. Die Verbindung wird üblicherweise innerhalb von ein bis zwei Sekunden hergestellt. Mögliche Probleme Falls Ihnen eine Fehlermeldung ("Benutzer-ID oder Passwort ungültig") angezeigt wird, prüfen Sie die genaue Schreibweise! Die Unterscheidung von Groß-Kleinschreibung ist wichtig. Eine Fehlermeldung wird auch angezeigt, wenn kein gültiger Zugang besteht. Falls die Verbindung nicht hergestellt werden kann, liegt das möglicherweise an einer restriktiv eingestellten Firewall auf Ihrem PC. Bitte setzen Sie sich in diesen Fällen mit der Kinderumwelt ggmbh in Verbindung: Tel.: zu unseren Bürozeiten.

7 7 Tipp für fortgeschrittene Nutzer Es besteht die Möglichkeit, Zugangsdaten für mehrere Nutzer zu speichern. Hierfür wird eine weitere Einstellungsdatei (z.b. home1.fc, home2.fc usw.) angelegt. Details auf Anfrage. Praktische Nutzung des Online-Systems Benutzerschreibtisch und Bedeutung der Symbole Bei erfolgreicher Einwahl über die Zugangssoftware FirstClass sieht Ihr Benutzerschreibtisch etwa so aus: In der Bildmitte sehen Sie abhängig von der Freischaltung verschiedene Bildsymbole (Icons). Sie ermöglichen den Einstieg in verschiedene Fachbereiche: PädInform, UmInfo (Umweltmedizin), AllInfo (Allergologie) und weitere Bereiche.

8 8 Am linken sowie am oberen Bildrand befinden sich verschiedene weitere Bediensymbole: Mailbox: Calendar: Contacts: Documents: - Dies ist Ihr privates Postfach. Ein rotes Fähnchen zeigt an, dass Sie neue Post erhalten haben. - Ihr persönlicher Kalender. Tipp: Sie können den Kalender auch anderen ausgewählten Nutzern zur Einsicht geben. - Ihr persönliches Adressbuch. Hier können Sie -Adressen speichern und Mailverteiler anlegen. - Ihr Ablageort für persönliche Word-Dokumente. File Storage: - Ihr Ablageort für Ihre PowerPoint-, Excel- und andere Dateien. Trash Can: - gelöschte persönliche Mails (kurz vor der endgültigen Entfernung). Conferences: - Bereich für private Konferenzen (ohne Bedeutung). Workspaces: - Bereich für private Konferenzen (ohne Bedeutung). InstantMessaging: - Eintritt in einen Chatroom. Bookmarks: - Ihr Speicherort für persönliche Lesezeichen (ortsunabhängig verfügbar!).

9 9 Hinweis: In Ihrem privaten Postfach (Mailbox) wird Ihre Post erstellt, versandt und 180 Tage lang gelagert. Sie können die Lagerdauer im Rahmen Ihres Speicherlimits verlängern. Ferner können Sie Ordner zur Postablage einrichten. Bitte schauen Sie regelmäßig in Ihr Postfach. Oben am Bildrand sehen Sie eine Leiste mit verschiedenen Bediensymbolen. Die meisten von ihnen tragen selbsterklärende Namen wie, z. B. SUCHEN, VERZEICHNIS, WER IST ONLINE, EINSTELLUNGEN usw. Mittels NEU können Sie eigene Nachrichten etc. verfassen. Nachrichtenaustausch Persönliche Nachrichten an andere Nutzer: Öffnen Sie Ihr persönliches Postfach (Mailbox) und wählen im FirstClass-Menü NACHRICHT den Befehl NEUE NACHRICHT. Alternativ können Sie auf das entsprechende Bediensymbol in der oberen Leiste klicken. Das sich öffnende Fenster ist zweigeteilt und besteht aus einem Adress- und einem Mitteilungsteil (siehe Abbildung weiter unten). Im Feld THEMA geben Sie das Thema/den Betreff Ihrer Nachricht ein. Im Feld AN geben Sie ein paar Anfangsbuchstaben des Empfängers ein und bestätigen den entsprechenden Namen aus der angebotenen Namensliste mit der ENTER-Taste. Sie können auch über Ortsnamen suchen. Eine Mehrfachadressierung sowie die Verwendung von Maillisten sind möglich. -Adressen aus dem öffentlichen Internet können ebenfalls eingetragen werden.

10 10 Im unteren Mitteilungsteil kann der Text geschrieben/eingefügt werden. FirstClass unterstützt fast alle gängigen Funktionen einer modernen Textverarbeitung. Wollen Sie die Nachricht abschicken, wählen Sie aus dem Menü NACHRICHT den Befehl SENDEN. Hinweis: Mit Hilfe des Befehls NACHRICHT ZURÜCKHOLEN können Sie aus Ihrem Postfach heraus eine Nachricht zurückholen und korrigieren. CHRONOLOGIE zeigt Ihnen, wer Ihre Nachricht wann gelesen hat. Nachrichten können als DRINGEND bzw. VERTRAULICH gesendet werden. Foren-Nachrichten: Das Vorgehen beim Versand einer Nachricht an ein Forum ist grundsätzlich gleich. Es empfiehlt sich allerdings, die neue Nachricht direkt aus dem Forum heraus aufzurufen, dann ist sie bereits korrekt adressiert. Es ist möglich, Forennachrichten nachrichtlich (Cc:) an einzelne Nutzer zu versenden. Manche Foren sind read only ( schreibgeschützt ) und können nicht adressiert werden. Nachrichten mit Dateianhang: Sie können Dateien an noch nicht abgeschickte Nachrichten anhängen. Unter FirstClass geschieht dies über den Befehl ANHÄNGEN aus dem Menü ABLAGE. Alternativ können Sie die gewünschte Datei mit dem Mauszeiger in den

11 11 Adressteil Ihrer (geöffneten) Nachricht ziehen. Ein Rollbalken zeigt den Dateitransfer an. Hinweis: Um einen größtmöglichen Schutz vor schädlicher Software zu gewährleisten, sind in den fachöffentlichen Foren bestimmte Dateiformate nicht zugelassen. Dazu gehören *.EXE, *.BAT, *.ZIP, *.RAR und weitere ausführbare Datei- und Archivformate. Auch das beliebte *.DOC- bzw. *.DOCX-Format ist nicht zugelassen, da es sogenannte Makroviren enthalten kann. Textdateien sollten daher im RICH TEXT Format (RTF) oder als PDF-Datei versandt werden. Zugelassene Dateiformate sind: *.JPG, *.JPEG, *.PDF, *.RTF, *.XLS, *.PPT, *.PPS, und *.TXT. In Ausnahmefällen ist *.HTML möglich. Bei Fragen hierzu können Sie sich gern an die Kinderumwelt wenden. Persönliche Einstellungen Schriftart und Größe Wählen Sie im Menü FIRSTCLASS den Befehl EINSTELLUNGEN und dort die Registerkarte INHALT.

12 12 Hinweis: Es sollte eine gut lesbare Schriftart (z. B. Arial) und eine Schriftgröße von mindestens 14 Punkten gewählt werden. Zusätzlich lässt sich ein individueller Zoom-Faktor einstellen, der das Lesen kleiner Schriftgrößen am Bildschirm wesentlich erleichtert. Automatische Antwort: In der obigen Registerkarte lassen sich eine AUTOMATISCHE ANTWORT (z. B. bei Urlaub, Abwesenheit, etc.), eine Postweiterleitung und eine automatische Nachrichtensignatur einstellen. Bitte klicken Sie hierfür auf die entsprechenden Reiter der Registerkarte. Visitenkarte (PROFIL): Mit Ihrer Visitenkarte können Sie sich Ihren Kolleginnen und Kollegen vorstellen und Ihre Erreichbarkeit ( Geheimnummern, Handy-

13 13 nummern etc.) bekannt geben. Diese Informationen werden allen registrierten und frei geschalteten Nutzern des Informationsverbundes angezeigt. Zur Anlage/Bearbeitung Ihrer persönlichen Visitenkarte (Resumé) finden Sie im Menü ABLAGE das Untermenü ÖFFNEN und dort den Befehl PROFIL. In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie die gewünschten Informationen eintragen. Passwort ändern: Um das Passwort zu ändern, wählen Sie im Menü KOMMUNIKATION den Befehl PASSWORT ÄNDERN, geben zunächst das alte und danach zweimal das neue gewünschte Passwort ein.

14 14 Grundsätzlich sollte das Passwort mindestens 8 Zeichen lang sein und neben Buchstaben auch Zahlen und ggf. Sonderzeichen enthalten. Leicht zu erratende oder sonstige lexikalische Begriffe sollten nicht verwendet werden. Bitte das Passwort gelegentlich ändern! Querverweise ( Aliase ) = kurze Wege zum Forum): Wenn Sie zu den Sie besonders interessierenden Foren schneller gelangen möchten, können Sie sich einen Querverweis ( Alias ) auf die oberste Benutzerebene (Desktop) legen. Klicken Sie das Sie interessierende Forum durch einen Einfachklick an (Forum bitte nicht öffnen) und wählen im Menü KOMMUNIKATION den Befehl ZUM DESKTOP HINZUFÜGEN. Danach erscheint das Icon des betreffenden Forums auf der obersten Ebene. Kalender: Das im linken Bildrand sichtbare Kalendersymbol kann für eigene Termine, Erinnerungen usw. genutzt werden. Sie allein haben Zugriff auf diesen Kalender! Es sind Darstellungsoptionen nach ARBEITSTAG, ARBEITSWOCHE und MONAT möglich. Der Termineintrag erfolgt über den Befehl NEU NEUER TERMIN bzw. NEUE AUFGABE. Sie können Kolleginnen und Kollegen zu Ihren Terminen einladen und auch gemeinsame Kalender führen (Praxisvertretung, Urlaubsplanung usw). Suchfunktion Mittels der Suchfunktion können Sie die Sie interessierenden, aktuell online aushängenden Beiträge rasch auffinden. Es stehen zwei verschiedene Suchoptionen zur Verfügung. a) Für die rasche Suche innerhalb eines Forums gibt es in der oberen Leiste eine Schnellsuche (FILTER).

15 15 b) Recherchen in Foren und Unterforen sind über den Befehl SUCHEN im Menü BEARBEITEN möglich. Sie können den gewünschten Zeitraum und die Suchfelder selbst bestimmen (siehe Abbildung). Für eine Standardsuche empfiehlt es sich, die Optionen UNTERORDNER, THEMA und TEXTKÖRPER anzukreuzen. Archivbeiträge: Ältere Forenbeiträge befinden sich im MEMEX -ARCHIV-Bereich. Eine Anleitung zur MEMEX -Suche hängt aus.

16 16 Instant-Messaging (Chat) Durch Klick auf das Symbol Instant-Messaging können Sie eine textbasierte (zukünftig auch audiobasierte) Unterhaltung mit den momentan online anwesenden Kolleginnen und Kollegen führen. Es wird Ihnen ein Auswahlfenster angeboten, aus dem Sie die/den gewünschten Kolleginnen/Kollegen auswählen können. Ein Chat kann auf Wunsch gespeichert werden ( Sitzungsprotokoll ). Ansicht als Symbol, Explorer und Karteikarte (Desktop) Sie können wählen zwischen einer symbolorientierten ( klassischen ) Ansicht, einer dem Windows-Explorer nachempfundenen Listenansicht und einer Karteikartenansicht. Unter FirstClass wählen Sie hierfür im Menü ANSICHT die betreffende Option: - SYMBOLANSICHT - ANSICHT SKALIERBARER SYMBOLE - LISTENANSICHT (siehe Abbildung) - KARTEIKARTENANSICHT.

17 17 Hinweise für Smartphone-/Tablet-Nutzer Für den Zugang via Smartphone oder Tablet laden Sie sich die kostenlose FirstClass-App aus dem "App Store" bzw. "Google Play Store" herunter. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier: Die einzutragende Serveradresse unter "Einstellungen" lautet: iphone/ipad: Android: fc.kinderumwelt.de fc.kinderumwelt.de Ein offenes Wort: Der mobile Zugang über Smartphones/Tablets kann den "klassischen" Zugang nicht vollständig ersetzen. Beispielsweise sind Unterbereiche/Unterforen nicht direkt erreichbar. Näheres hierzu finden Sie im Online-Hilfeforum. Weitere Befehle Unser Gruppenkommunikationssystem beinhaltet noch viele weitere Befehle und Nutzungsmöglichkeiten, deren Aufzählung den Rahmen dieser Kurzanleitung sprengen würde. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an die gemeinnützige Kinderumwelt GmbH. Tel: (0541) , Fax: -905,

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