Strategisches Ressourcenmanagement diese Schritte führen Sie zum Erfolg

Transkript

1 TPG Webinar-Serie 2016 zum PPM Paradise Thema 6.0 Strategisches Ressourcenmanagement diese Schritte führen Sie zum Erfolg Mit Johann Strasser

2 Agenda Kurze Firmenvorstellung Überblick Strategisches Ressourcenmanagement Definition und Nutzen Prozess Projekte Ressourcen Optimierung Schritte zur Einführung Ihre Fragen

3 Kurze Firmenvorstellung

4 TPG The Project Group Unser Fokus ist Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint und PPM sowie die Integration mit ERP Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics BERATUNG LÖSUNGEN PRODUKTE TRAINING PPM Methodik und Prozesse Microsoft PPM und SharePoint PPM Integration PPM Einführung und Erweiterung PPM Integration PPM Support AddIns und Apps für Microsoft PPM und SharePoint PPM Integration Offene und kundenspezifische Seminare Coaching Deutschland Österreich Schweiz Spanien UK USA Afrika PPM Partner in 10 Ländern

5 Einige TPG Kunden verschiedener Branchen Anlagen-/Apparatebau Anlagen-/Apparatebau Automotive Automotive Life Life Science Science Finanzdienstleistung Finanzdienstleistung IT/Telekommunikation IT/Telekommunikation Konsumartikel Öffentlicher Sektor Dienstleistungen Aerospace/Verteidigung Energie-/Grundstoffe Energie/Grundstoffe

6 PPM Paradise Status Portfolio Pipeline Risiko Ressourcen Kosten Strategie Projektliste Ressourcenpool Firma Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu Abteilung A Abteilung B Abteilung C Abteilung D Abteilung E Abteilung F Projekt C Das ist der Kurzkommentar zu Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu Team A.1 Team B.1 Team C.1 Team 4.1 Team 5.1 Team 6.1 Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d Team A.2 Team B.2 Team C.2 Team 5.2 Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu Team B.3 Controlling Projekte Teams PROJEKT A Vorgang 1 Kommentar Budget MST 1 Vorgang 2 Work Internal Work External Others External MST 2 Vorgang 3 Vorgang 4 MST 3 Vorgang 5

7 Überblick Strategisches Ressourcenmanagement

8 Definition Strategisches Ressourcenmanagement = Kapazitätsplanung Vorausschauendes Bereitstellen von Mitarbeitern mit den notwendigen Skills Gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit geeigneten Mitarbeitern umgesetzt werden können

9 Strategisches und taktisches Ressourcenmanagement Strategische Planung Laufende Projekte Neue Projekte Team/Skill A Team/Skill B Taktische Planung Team A JAN FEB MAR APR MAI Müller Meier Berger Team B JAN FEB MAR APR MAI Schuster Schreiner Burger Vorgänge

10 Nutzen von Strategischem Ressourcenmanagement Sie stellen sicher, die meisten Ressourcen für die wichtigsten Projekten zu reservieren, anstatt unwichtige Projekte zu versorgen Durch eine vollständige Übersicht aller Ressourcen und deren Aufgaben aus Projekten und Linie sind Sie immer über die Gesamtauslastung informiert Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann Sie erkennen Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren Viele Ressourcenkonflikte müssen nicht gelöst werden, weil sie erst gar nicht entstehen

11 Risiken ohne strategisches Ressourcenmanagement Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht pünktlich abgeschlossen Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind Geschäftschancen können nicht genutzt werden, weil die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschafft wurden Deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von Ressourcenkonflikten Unzufriedene Kunden

12 Prozesse

13 Mitarbeiter Teamleiter Projektleiter PMO Projektlebenszyklus Initiierung Durchführung Projekt anlegen Priorisieren & auswählen PPM-Meeting Project A Project B Project C Project A 1 Project B 2 Project C 3 Grobplanung Detailplanung Anforderung Fähigkeiten Planung Restaufwand Statusbericht (Abschlussbericht) Bereitstellung Kapazitäten Zusicherung Personen Erhebung Ist-Daten

14 Taktvolle Koordination der Rollen Q1 Q2 Geschäftsleitung Strategiemeeting (Quartalsweise) PMO Portfoliomeeting (Monatlich) Teamleiter Ressourcenabstimmung (2-Wöchentlich) Projektleiter Statusmeeting (Wöchentlich) Mitarbeiter Ist-Erfassung (Wöchentlich)

15 Häufigkeit der Kapazitätsplanung Eigenentwicklung 1-4 x / Jahr (?) Setzen von Prioritäten und Start von Projekten selbstbestimmt Auftragsprojekte monatlich (?) Zusagen zu Angeboten und Start von Projekten fremdbestimmt Großprojekte nach Bedarf (?) Keine Regelmäßigkeit, große Zeitabstände zwischen den Projekten

16 Das PMO als Taktgeber und Vermittler Geschäftsleitung Controlling PMO Teamleiter Projektleiter

17 Umfrage Ist ein Prozess zur vorausschauenden Ressourcenabstimmung etabliert? Ja, alles gut Jein, nicht zufriedenstellend Nein, hätten wir gerne Nein, brauchen wir nicht Weiß ich nicht

18 Projekte

19 Aggregation von Vorgängen auf Projekte Strategische Planung Laufende Projekte Neue Projekte Team/Skill A Team/Skill B Taktische Planung Team A JAN FEB MAR APR MAI Müller Meier Berger Team B JAN FEB MAR APR MAI Schuster Schreiner Burger Vorgänge

20 Projektdaten Vollständige Liste laufender und neuer Projekte Aktualisierte Planung des Restaufwands laufender Projekte Grobplanung der neuen Projekte Prioritäten für laufende und neue Projekte Abhängigkeiten der Projekte

21 Projekte priorisieren Persönliche Auswahl der Projekte durch Entscheider Direkte Angabe der Priorität / Wichtigkeit / Dringlichkeit / Strategiebeitrag pro Projekt und Sortierung Bestimmung und Reihung von strategischen Treibern und Ermittlung des strategischen Beitrags durch gewichtete Zuordnung der Projekte

22 Priorität Treiber A Treiber B Treiber C Die meisten Ressourcen an die wichtigsten Projekte Treiber A Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Projekt 5 Projekt Treiber B Treiber C Wichtigkeit Aufwand

23 Abhängigkeiten Terminliche Abhängigkeiten Erst Projekt A, dann Projekt B Inhaltliche Abhängigkeit von anderen Projekten Projekt B und Projekt C haben Projekt A als Voraussetzung Inklusion von zusammenhängenden Projekten Projekt A, Projekt B und Projekt C können nur gemeinsam umgesetzt werden Exklusion von Alternativen des selben Vorhabens Entweder Projekt X oder Projekt Y

24 Umfrage Gibt es eine vollständige, aktuelle und priorisiert Projektliste samt Abhängigkeiten? Ja, alles gut Jein, nicht zufriedenstellend Nein, hätten wir gerne Nein, brauchen wir nicht Weiß ich nicht

25 Ressourcen

26 Aggregation von Personen auf Teams / Skills Strategische Planung Laufende Projekte Neue Projekte Team/Skill A Team/Skill B Verfügbarkeit Verfügbarkeit Taktische Planung Team A JAN FEB MAR APR MAI Müller Meier Berger Team B JAN FEB MAR APR MAI Schuster Schreiner Burger Vorgänge

27 Ressourcendaten Pflege eines vollständigen Ressourcenpools Bildung von Teams / Skills Zuordnung der Ressourcen zu Teams / Skills Planung von Grundlasten / Linientätigkeiten Ermittlung der tatsächlichen Verfügbarkeit für Projekte

28 Kapazität & Projektverfügbarkeit Grundlast und Projekte gegen Kapazität Nur Projekte gegen tatsächliche Projektverfügbarkeit Ressourcen Kapazität Abwesenheiten Grundlasten Allgemeine Linientätigkeiten Projekt Verfügbarkeit Projekt C Projekt B Individuelle Linientätigkeiten Projekt A

29 Umfrage Sind die zur Verfügung stehenden Kapazitäten und Skills bekannt? Ja, alles gut Jein, nicht zufriedenstellend Nein, hätten wir gerne Nein, brauchen wir nicht Weiss ich nicht

30 Optimierung

31 Einlastung neuer Projekte nach Ressourcenverfügbarkeit Wenn in ein volles System was rein soll, muss auch was raus

32 Einlastung neuer Projekte nach Ressourcenverfügbarkeit Aggregieren der Projekte und Ressourcen in einer geeigneten Ansicht Bestätigung von Projekten mit hohen Prioritäten Unwichtige Projekte deaktivieren Verschiebung der Projekte mit niedrigeren Prioritäten Füllen von Lücken mit passenden Projekten Rechtzeitige Beschaffung fehlender Ressourcen Umplanung von Projekten / Phasen Abspaltung von Vorprojekten zur Klärung von Machbarkeiten

33 Projekte und Ressourcen aggregieren LAUFENDE PROJEKTE Projekt A Projekt B NEUE PROJEKTE Projekt C Projekt D Mehrfaches Ressourcen- Histogramm TPG PortfolioPlanner Team / Skill B Team / Skill A Unterscheidung laufender und neuer Projekte

34 Unwichtige Projekte deaktivieren LAUFENDE PROJEKTE Projekt A Projekt B NEUE PROJEKTE Projekt C Projekt D TPG PortfolioPlanner Team / Skill B Team / Skill A

35 Projekte verschieben LAUFENDE PROJEKTE Projekt A Projekt B NEUE PROJEKTE Projekt C Projekt D TPG PortfolioPlanner Team / Skill B Team / Skill A

36 Kapazitäten anpassen LAUFENDE PROJEKTE Projekt A Projekt B NEUE PROJEKTE Projekt C Projekt D TPG PortfolioPlanner Team / Skill B Team / Skill A

37 Umfrage Ist ein Werkzeug im Einsatz, mit dem Projekte entsprechend der verfügbaren Kapazitäten optimal geplant werden können? Ja, alles gut Jein, nicht zufriedenstellend Nein, hätten wir gerne Nein, brauchen wir nicht Weiß ich nicht

38 Schritte der Einführung

39 Probleme Projektliste nicht aktuell Projektliste nicht priorisiert Ressourcenpool unvollständig und nicht richtig strukturiert Planung der Ressourcenanforderungen unvollständig und ungenau Grundlasten nicht geplant, unpassend pauschaliert Prozess nicht etabliert, hoher Aufwand für Vorbereitung der Meetings Willkürliche Entscheidungen gegen transparente Datenlage Keine Information über Entscheidungen an die Betroffenen Unübersichtliche Tools

40 Vorschlag Einsetzen eines PMOs mit entsprechenden Kompetenzen Identifikation der betroffenen Rollen und deren beteiligter Vertreter Werbung für den Nutzen bei allen Beteiligten Festlegung der Taktung in Abhängigkeit der Möglichkeiten und Notwendigkeiten Festlegung der Vorbereitung und des Ablaufs der Planungsmeetings Identifikation der Skills / Teams für die Kapazitätsplanung Definition der Mindestanforderungen der Projektplanung mit den Skills / Teams Bereitstellung der tatsächlichen Verfügbarkeiten der Skills / Teams Definition der Regeln für die Priorisierung von Projekten Definition der Regeln für die Vergabe von Ressourcen / Bestätigung der Projekte

41 Hinweis Besser vollständig und grob planen, als unvollständig und zu detailliert Die größten Fehler entstehen, wenn nicht alle Projekte und Ressourcen geplant werden Besser mit geringer Funktionalität starten und zulegen, als mit maximaler Funktionalität gleich zu Beginn scheitern

42 Fragen?