BARC-SOFTWARE-EVALUATION

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1 BARC-SOFTWARE-EVALUATION Enterprise Content Management Systeme für Dokumentenmanagement und Archivierung Produktbeschreibung windream GmbH windream 4.2

2 II Vertrieb und Marketing der BARC-Studien erfolgen durch den Kontakt Oxygon Verlag GmbH Business Application Research Center BARC GmbH Herzog-Heinrich-Str. 5 Steinbachtal 2b D München D Würzburg Tel.: +49 (0)89 / Tel.: +49 (0)931 / Fax: +49 (0)89 / Fax: +49 (0)931 / Autoren Martin Böhn, Dipl.-Kfm., ist Analyst am Business Application Research Center (BARC) in den Bereichen Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement, Prozessmanagement und Wissensmanagement. Er ist Co-Autor verschiedener BARC- Marktstudien und berät Unternehmen unterschiedlicher Branchen in den Bereichen Strategiedefinition und Softwareauswahl. Zu den Themenstellungen hat er zahlreiche Beiträge veröffentlicht und ist ein gefragter Fachreferent. Vor seiner Tätigkeit bei BARC war er am Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik beschäftigt und war in einer Reihe von Industrie- und Forschungsprojekten zu den Bereichen strategische und operative Aspekte des ebusiness sowie insbesondere Dokumenten- und Wissensmanagement tätig.

3 III Dominik Hartmann, Dipl.-Kfm., ist Analyst am Business Application Research Center (BARC) in den Bereichen Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement, Supply Chain Management und Geschäftsprozessmanagement. Er berät Unternehmen im Rahmen der Softwareauswahl und des Prozessdesigns. Zu den Themenstellungen hat er verschiedene Beiträge veröffentlicht, ist Co-Autor diverser BARC-Marktstudien und hat zahlreiche Vorträge gehalten. Zuvor arbeitete er am Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik, Prof. Dr. Thome, und war dort in verschiedene Forschungs- und Industrieprojekte sowie als Qualitätsmanagementbeauftragter in die Organisation eines Executive MBA- Studiengangs der Universität Würzburg eingebunden. Besonderer Dank gilt Herrn Dr. Dietmar Weiß, Dipl.-Kfm. t. o., Inhaber der DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung für seine Mitarbeit an der Erstellung dieser Studie. Er trug die Tests und Beschreibungen zu den Produkten von COI, d.velop, ELO, Hummingbird sowie SER bei und wirkte tatkräftig bei der Erstellung des theoretischen Teils mit. Besonderer Dank gilt Herrn Michael Schiklang, der bei der Erstellung der Studie tatkräftig mitgearbeitet hat.

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5 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 1 Kurzbeschreibung windream GmbH 2 2 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Allgemeine Kriterien Unternehmensprofil Produktprofil Dienstleistungsspektrum Referenzprojekte Preisgestaltung Supportangebot Architekturbezogene Kriterien Architekturkonzept und Multiplattformfähigkeit Leistungsparameter Speicherkonzept Systemverwaltung Entwicklungswerkzeuge Internet Integration Anbindung von SAP Funktionale Kriterien Erfassung Indexierung Bearbeitung und Recherche Text Mining Reporting / Analysemöglichkeiten Collaboration / Mailintegration Workflow Web Content Management (WCM) Ausblick 69

6 2 1 Kurzbeschreibung windream GmbH windream verfolgt mit seiner Virtual-File-System-(VFS-)-Technologie, die eine tiefe Integration in das Betriebssystem der Clients-PCs ermöglicht, einen am Markt einzigartigen Ansatz. Der Zugriff auf sämtliche Funktionen und Dokumente des Dokumentenmanagementsystems erfolgt ohne eigene Clientanwendung. Der Anwender kann wie gewohnt im System ähnlich wie auf einem Netzlaufwerk arbeiten, gleichzeitig aber alle erweiterten Funktionen intuitiv über die Standardkontextmenüs nutzen. Bei Bedarf stehen ein Administrations- und ein Webclient zur Verfügung. Die skalierbare Lösung sowie das modular aufgebaute Produktportfolio erlauben eine Anpassung des Systems an unternehmensindividuelle Anforderungen. Die aus der historischen Entwicklung heraus erklärbare, große Funktionsbreite des Archivs und das integrierte Hierarchische Speichermanagement (HSM) sind besondere Merkmale der untersuchten ECM-Lösung von windream. windream Anbindung von SAP Integration Architekturkonzept und Multiplattformfähigkeit 100,00% 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Leistungsparameter Speicherkonzept (inkl. Signatur & Verschlüsselung) Internet Systemverwaltung Entwicklungswerkzeuge Abbildung 1: windream: Kiviatgraph zum Thema Architektur Zur revisionssicheren Ablage, der Erfassung von Papierbelegen oder Daten in digitaler Form sowie zur Massenbelegerfassung sind ebenso eigene Komponenten vorhanden

7 Kurzbeschreibung windream GmbH 3 wie zur Integration von SAP-Anwendungen, Microsoft-Exchange-Systemen oder dem Microsoft Sharepoint Portal Server. Zum Nachweis der Authentizität und Integrität von Dokumenten stehen Signatur- und Zeitstempelfunktionalitäten zur Verfügung. Web Content Management Workflow 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% Windream Erfassung von CI 100,00% Erfassung von NCI Indizierung Collaboration/Mailintegration Desktop-Client: Bearbeitung, Recherche und Posteingang Reporting/Abfragemöglichkeiten Web-Client Text Mining: Intelligente Recherche und intelligente Verschlagwortung Abbildung 2: windream: Kiviatgraph zum Thema Funktionen Dem Anwender werden bei der Erfassung, Indexierung, Recherche und Bearbeitung der Dokumente unterschiedliche Funktionen angeboten, die sich an der bekannten Arbeit mit Windows orientieren. Dies erlaubt eine flexible Vorgangsbearbeitung und einen intuitiven Umgang mit dem System. Fortgeschrittene Workflow- und Groupwarefunktionalitäten können über entsprechende Fremdprodukte realisiert werden, ab der Version 4.0 bietet windream eine eigene Workflow-Unterstützung inklusive grafischem Workflow-Designer an.

8 4 Allgemeine Kriterien 2 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Tabelle 1: windream: Anbieterinformationen Markteintritt 1999 Vertretungen (deutschsprachiger Raum) (Vertretungen weltweit) Anbieterinformationen windream GmbH Wasserstraße Bochum Deutschland Tel: +49 (0)234 / Fax: +49 (0)234 / Web: ca. 250 Partner in Deutschland ca. 300 Partner und Distributoren weltweit Mitarbeiter Deutschland weltweit Gesamt davon in Entwicklung davon in Vertrieb 9 9 Umsatz Deutschland weltweit 2006 in siehe weltweit 3,8 Millionen Euro geplant in 2007 in siehe weltweit 4,5 Millionen Euro Rating Das Rating der windream GmbH liegt bei der Kreditreform vor. Tabelle 2: windream: Produktinformationen Produktname / Version windream 4.2 Produktpositionierung Produktinformationen Dokumentenmanagement- und Archivsystem Installationen Deutschland Weltweit Unternehmen ca. 800 Kunden ca Kunden Anwender ca Anwender ca Anwender Named Users ca ca Concurrent Users ca ca Anzahl Neukunden in 2006 Die windream GmbH konnte 2006 ca. 160 neue Kunden gewinnen. Auszug: Stange Elektronik GmbH, LAN Airlines S.A., Alnatura Produktions- und Handels GmbH, Securitas Direct

9 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) 5 Sverige AB, orizon AG, Roche Molecular Systems Inc., Mann + Hummel GmbH, Michael Hörauf GmbH & Co. KG, dtms Deutsche Telefon- und Marketing Services AG, Carl Spaeter GmbH, The Aga Khan Development Network, Stadtverwaltung St. Gallen, Forschungszentrum Jülich GmbH, Uhde GmbH, Swisscom Mobile AG, Ingersoll Werkzeuge GmbH Sprachunterstützung deutsch, englisch, italienisch, französisch, spanisch, polnisch, niederländisch, dänisch, ungarisch, tschechisch etc. (NLS-fähig, einfache Anpassungsmöglichkeiten über Administrationsfunktionen der WMC und über einfache csv- Dateien). Systemvoraussetzungen / -empfehlungen Plattformen/ Betriebssysteme Datenbanken Notwendige Laufzeitumgebungen Unterstützte Browser Sowohl Sprachunterstützung aller Menüpunkte, Beschriftungstexte, Meldungstexte etc., als auch aller konfigurierbaren Parameter (Attribute, Dokumenttypen, Maskenbeschriftungen etc.) für mehrsprachige Umgebungen auf einem Server. Server Windows 2000 / 2003 / 2003 SP2, IBM AIX, HP- UX, Sun Solaris, LINUX MS SQL-Server, Oracle Client Windows 2000, XP, Vista, HP- UX, Sun Solaris, IBM AIX, Linux, Apple Mac etc. MS Internet Explorer, Netscape Navigator, Mozilla Firefox, Opera und andere. Hardware Server Client Prozessor/ Unterstützung Mehrkernprozessoren Ab Pentium II 400 MHz, Mehrkernprozessoren werden unterstützt RAM Ab 256 MB Ab 64 MB Benötigte Geschwindigkeit Netzwerk-/Internetanbindung Installationsumfang für den Test Empfohlen ab 100 Mbit/s // 1 Mbit/s windream Business Edition windream Archiv (Objektspeicher) windream BPM (Workflow) windream DocView windream Office-Bundle windream Exchange windream Miniaturansicht windream ShareDrive windream Imaging windream Web Portal Pro windream Web Portal windream Signature windream SecurArc windream ArcLink windream DirectLink Transfer windream DirectLink View windream Software Development Kit (SDK) Ab Pentium 266 MHz, Mehrkernprozessoren werden unterstützt Empfohlen ab 100 Mbit/s // 1 Mbit/s

10 6 Allgemeine Kriterien windream HSM windream EAF 2.1 Allgemeine Kriterien Unternehmensprofil Die windream GmbH entwickelt und vertreibt ein umfassendes Produktportfolio mit dem Kernprodukt windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit rund 45 Mitarbeiter und betreut ca Installationen mit mehr als Anwendern weltweit in Großunternehmen, Banken und im Mittelstand. Seit mehr als 16 Jahren verfügt die windream GmbH über umfassendes Know-how im Dokumentenmanagement- und Archivbereich. 1985: Gründung und zunächst Spezialisierung auf Dialogsysteme im Justizbereich. 1991: Beginn der Entwicklungsarbeiten des Dokumentenmanagement-, Archivierungs- und Image-Processing-Systems MegaMedia auf Basis von Client-Server- Technologien. MegaMedia Link, eine Schnittstelle für die Archivierung von SAP-Daten, wird von SAP zertifiziert. 1998: Anmeldung der VFS-Technologie zum Patent beim Deutschen Patentamt (VFS = Virtual File System, virtuelles Dateisystem). Die VFS-Technologie bildet die Basis für die Entwicklung der neuen Produktreihe windream. Damit steht die volle DMS- und Archiv-Funktionalität bereits auf der Betriebssystemebene zur Verfügung. 1999: Erstmalige Vorstellung des auf Basis der VFS-Technologie entwickelten DMSund Archivsystems windream. 2001: Gründung der windream GmbH als eigenständiges Unternehmen mit dem ausschließlichen Geschäftszweck der Entwicklung und des Vertriebs des windream Produktportfolios. Die windream GmbH ist unter anderem Mitglied im Verband Optische Informationssysteme e. V. (VOI), deutscher Fachverband zur Förderung der Technologien DMS und elektronische Archivierung. Die windream GmbH, Bochum, fokussiert ihre Geschäftsaktivitäten auf die Weiterentwicklung und den Vertrieb des Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems "windream". Dazu gehört auch die umfassende Beratung potentieller Kunden, die ein modernes DMS und Archivsystem in ihre IT-Infrastruktur integrieren wollen. Zum Kundenkreis der windream GmbH zählen sowohl kleinere und mittelständische Betriebe als auch Konzerne mit mehreren tausend Mitarbeitern.

11 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) 7 Unter dem Namen "windream" hat das Unternehmen 1999 weltweit zum ersten Mal ein auf der patentierten VFS-Technologie basierendes Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem vorgestellt, das vollständig in das Betriebssystem integriert und sehr leicht zu bedienen ist. Seitdem ist windream kontinuierlich weiterentwickelt worden. Abgesehen von der Integration neuer Funktionen in das DMS und Archivsystem konzentriert sich die windream GmbH auch auf die parallele Entwicklung spezieller Softwarelösungen, mit denen windream-anwender typische organisatorische und Verwaltungsaufgaben wie zum Beispiel eine regelgesteuerte -Archivierung, eine automatische Indizierung von Dokumenten oder eine direkte Übergabe von SAP R/3-Dokumenten an windream automatisieren können. Das gesamte Portfolio der verfügbaren windream-lösungen umfasst mehr als 50 Produkte, die von der windream GmbH selbst und von vielen der europaweit ca. 300 windream-partner für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche entwickelt worden sind. Zudem bietet die windream GmbH auch projektbezogene und kundenspezifische Anpassungen des windream-systems an. Die weitere Entwicklung und Strategien für die Zukunft zielen auf den Ausbau des Produktportfolios. Hier liegt der Schwerpunkt auf der Zusammenarbeit mit Integrationspartnern, die windream als Basistechnologie nutzen, um ihre Produkte um die Funktionalitäten DMS und Archivierung zu erweitern. Dabei liegt der Fokus auf der Integration des Dokumentenmanagementsystems windream in die Produkte von Drittanbietern. Die windream GmbH unterstützt Unternehmen, die mit windream arbeiten, durch eine Service-Hotline mit kurzen Reaktionszeiten. Darüber hinaus werden in verschiedenen Schulungsblöcken sowohl grundlegende Kenntnisse in der Handhabung des windream-systems als auch weiterführende Kenntnisse der administrativen Funktionen vermittelt. Die unterschiedlichen Schulungseinheiten richten sich an windream-anwender und an Systemverwalter, die mit der Administration des DMS betraut sind Produktprofil windream ist ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem, das als Netzwerklaufwerk z. B. im Microsoft Windows Explorer dargestellt wird und Funktionen für das Dokumentenmanagement und die Archivierung über das Kontextmenü des Windows Explorers zur Verfügung stellt. Durch die Integration als Treiber in das Betriebssystem wird keine eigene Benutzeroberfläche benötigt. Über die Virtual File System (VFS) Technologie erfolgt die Erfassung von Dokumenten und Dateien über die Standardfunktionen der Windows-Anwendungen ( Speichern unter ). Ebenso erfolgen Datei- Operationen, bspw. Verschieben, Kopieren oder Löschen, über die Menübefehle des

12 8 Allgemeine Kriterien Explorers oder über bekannte Shortcuts. Die Einbindung von Dokumentenverknüpfungen erfolgt über OLE. Die bekannte Windows-Suche wird um eine Dokumentenrecherche erweitert. Abbildung 3: windream: Produktphilosophie, VFS Unterstützte Datenbanksysteme sind MS SQL Server (mit Volltextindexierung) und Oracle (mit InterMedia Volltextoption). Als Server-Systeme werden Windows Vista, XP, Windows 2000 und 2003 unterstützt. Für das Langzeitarchiv können zusätzlich HP-UX, AIX, Sun Solaris und LINUX eingesetzt werden. Die Produktlinie von windream umfasst verschiedene Software-Pakete, die sich im Leistungsumfang unterscheiden bzw. ergänzen. Die Ausführungen sind den Anforderungen unterschiedlicher Benutzergruppen und Unternehmensgrößen angepasst und geben Anwendern die Möglichkeit, Funktionen gezielt nach ihren Ansprüchen und Anforderungen zu erwerben.

13 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) 9 windream Imaging windream DocView windream Signanture windream Office Bundle windream Client SBE SBX BE windream to go windream Thumbnail Link for Ascent Capture windream ArcLink (SAP) windream FAX windream web portal windream Secure Arc windream DirectLink (SAP) windream Terminal Server windream Exchange windream Share Drive windream COLD windream XML Importer windream ScanLink Partnerlösungen Link for Genesis World Link for Navision Link for incadea etc. Link for secdms Link for FibuNet windream SDK Kundenlösungen windream Business Prozess Mgmt. windream Sync windream Proxy Server windream Server (Mittelschicht) windream WMC windream WMX windream Datenbank Manager Microsoft ORACLE SQL Server EMC² Centera Provider EMC² Replication Manager EMC² Celerra Provider IBM DR550 Provider windream Speichersteuerung IBM Tivoli Storage Manager Provider Netapp Snaplock Provider windream Archiv Provider windream Archiv windream Basissystem Client und Server windream Speicherzusatzkomponenten windream Client-Zusatzkomponenten windream Server-Zusatzkomponenten windream Lösungen Third-Party Produkte Abbildung 4: windream: Produktfamilie windream Standard Business Edition (SBE): Diese Produktvariante richtet sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen. Die Erfassung, Verschlagwortung und Recherche von Dokumenten sowie die Rechtevergabe und Archivierung werden unterstützt. Darüber hinaus verfügt windream SBE über Funktionen zur Versionierung, über eine Historienanzeige, über ein Clipboard-Indexing, über Befehle zum sofortigen Archivieren und Sperren von Dokumenten sowie über eine Option für eine Server OCR und eine Funktion zum Umschalten auf andere windream Server. windream Standard Business Extension (SBX): SBX ist eine Erweiterung von SBE um zusätzliche Dokumentenmanagementfunktionalitäten. Insbesondere die durch den Lebenszyklus gesteuerte automatische Archivierung (inkl. endgültigem physischen Löschen) sowie Check-In/Check-Out-Funktionalitäten ergänzen den Funktionsumfang. windream Business Edition (BE): Dieses Produkt ist an die Anforderungen von Großunternehmen angepasst. Die Anzahl der Benutzergruppen ist unbeschränkt. Die Zugriffsrechte auf Dokumente können bis auf die Ebene eines einzelnen Benutzers differenziert werden. Indexfelder lassen sich auf mehrere Registerkarten verteilen. Darüber hinaus können mehrere Volltextfelder genutzt und Mehrfach-

14 10 Allgemeine Kriterien felder / Vektorfelder z. B. für Auswahllisten angelegt werden. Weiterhin unterstützt die Business Edition erweiterte Rechte auf Attribute, Auswahllisten, Objekttypen und Speicher. Ein Benachrichtigungsservice erlaubt das abonnieren von Objekten sowie die Automatisierung von Aufgaben. windream Share Drive: Zugriff auf windream über einen beliebig gemappten Laufwerksbuchstaben. Hierdurch kann auch von Betriebssystemen wie MAC, UNIX und LINUX auf windream Dokumente zugegriffen werden. Zusammen mit dem windream Web Portal kann so die volle Funktionalität von windream auf dem Client ohne Installation von zusätzlichen Komponenten genutzt werden (zero foot print Installation). Hierbei entfällt dann auch das sonst bei einem Web-Client für die Bearbeitung von Dokumenten notwendige Check-Out/In. Die Bearbeitung unterscheidet sich dann also nicht von einem nativen Client. Alle Produktvarianten weisen die folgenden gemeinsamen Merkmale auf: Es stehen Funktionen zum Datenaustausch (inkl. Indexdaten in HTML- oder XML-Format) zur Verfügung. Das Windows-Kontextmenü ist um Dokumentenmanagementfunktionalitäten erweitert worden, zusätzliche Registerkarten in den Windows Eigenschaften beinhalten die Ordner- oder Dokumenteigenschaften. Aus ca. 200 verschiedenen Formaten (z. B. doc, xls, ppt, pdf, dwg, msg) extrahiert windream automatisch den Volltext für die Volltextrecherche. Die Windows Suche wird um eine spezielle windream Suche ergänzt, über die Dokumente nach Objekttypen, Attributen und Volltext (auch in Kombination) gefunden werden können. Mittels der windream Management Console (WMC) können Systemeinstellungen sowie Objekttypen und Attribute verwaltet werden, ohne dass Kenntnisse in Programmierung oder Datenbankadministration erforderlich sind. Sie ist in allen Versionen des Produkts integriert. Die Erweiterung der WMC um die windream Management Extension (WMX) bietet zusätzlich ein Monitoring-Tool und einen Dokumenten- Browser an. Weitere optional einsetzbare Produkte des windream-portfolios sind: windream Web Portal: Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf in windream abgelegte Informationen. Die Standardversion ermöglicht Recherche, Ansicht und Download der Dokumente. windream Web Portal Pro bietet zusätzlich alle weiteren Dokumentenmanagementfunktionalitäten an. windream Business Process Management: windream BPM ermöglicht es, beliebige Geschäftsprozesse zu modellieren, zu bearbeiten und zu überwachen.

15 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) 11 windream BPM unterstützt die Verarbeitung unterschiedlicher Prozesstypen. Dazu zählen sowohl sequentielle als auch parallele Verarbeitung von Prozessen sowie Ad-hoc-Workflows, in denen Prozessverläufe durch Anwender bestimmbar sind. Weiterhin ist es möglich, untergeordnete Prozesse als Ableitungen von Standardprozessen zu generieren. windream BPM ist nicht an Objekte des ECM Systems windream gebunden und somit auch ohne windream sowie für nicht Dokumentbzw. Akten-bezogene Prozesse einsetzbar. windream Software Development Kit (SDK): Vollständige Beschreibung des windream Objektmodells mit Beispielcode zur Erweiterung oder Integration von windream in Anwendungen von Drittanbietern. Das SDK unterstützt alle gängigen Entwicklungsumgebungen. windream DocView: Dokumentenvorschau für im Dokumentenmanagementsystem gespeicherte Objekte. Dadurch ist die Einsichtnahme unabhängig von einem entsprechenden Anwendungsprogramm für ca. 400 unterschiedliche Formate möglich. Nach einer Volltextrecherche werden die Suchbegriffe im DocView farblich hervorgehoben. Personenbezogene Notizen können unabhängig vom Dokumentformat beliebig positioniert und auch mit Berechtigungen für Gruppen und oder Benutzer versehen werden. windream Office-Bundle: a) Archivierung von s aus Lotus Notes oder Outlook in windream. b) Automatische Verschlagwortung von Word-Dokumenten in Abhängigkeit der verwendeten Dokumentvorlage. Windream Server OCR: Erzeugt aus gescannten TIFF und PDF Dokumenten den Volltext und stellt ihn für die Volltextrecherche in windream zur Verfügung. Diese Komponente ist nur notwendig, um (gescannte) Bildinformationen in Text zu wandeln; die Erzeugung des Volltextes aus textbasierten Formaten (Word, Excel, Powerpoint, Open Office, Visio, AutoCAD, PDF insgesamt ca. 200 verschiedene Formate) erfolgt bei windream automatisch im Standard-Liefrumfang. windream Exchange: Automatische Weiterleitung und Speicherung von s des Microsoft Exchange Servers an das Dokumentenmanagementsystem. Die Verwaltung der so überführten Nachrichten erfolgt in windream. Alle so archivierten Mails lassen sich auch weiterhin über Outlook zugreifen und anzeigen. Die Daten kommen allerdings auch in diesem Fall aus windream. windream Miniatur-Anzeige: Erweitert windream um die Anzeige von Dokumenten und Bildern als Miniaturansichten (Thumbnails) aus dem Explorer oder aus einer Ergebnisliste heraus sowie im windream Web Portal.

16 12 Allgemeine Kriterien windream Archiv: Revisionssichere Archivierung von Dokumenten auch auf optischen Medien und Jukeboxen. Ein Rechtstestat belegt, dass dieses Hochleistungsarchiv auch auf änderbaren Datenträgern (Festplatten, RAID, NAS/SAN) gesetzeskonform archivieren kann. Das windream Archiv unterstützt Highend- Leistungsmerkmale, wie automatische Kopien auf unterschiedlichen Medien, Checksummenprüfung und Komprimierung bei der Übertragung und Speicherung, objektbezogene Speicherung, Replikation, Poolbildung, Containerbildung, Container-Caching, Objekt-Hit-Caching u.w.m. windream Jukeboxanbindung: Erweiterung der Grundfunktionen um revisionssichere Archivierung auf optischen Medien. Es werden unterschiedliche Speichertechnologien für CD-R-, MO-, WORM-, DVD-, PDD- und UDO-Medien unterstützt. Eine Unterstützung von Einzellaufwerken auf Basis verschiedener Medien- Technologien wird ebenfalls angeboten. windream SecurArc: Nachweis der Archivierungszeitpunkte durch Zeitstempel. Datenmanipulationen können identifiziert werden. Mit diesem Produkt ist somit die revisionssichere Archivierung auch auf veränderbaren Datenträgern möglich. windream für Microsoft SharePoint Portal Server: Erweiterung des Microsoft SharePoint Portal Server um Dokumentenmanagement- und Archiv-Funktionen. Es ist ein Austausch von Dokumenten in beide Richtungen möglich windream Imaging: Erfassung, Indexierung und Archivierung von eingehenden Papierdokumenten. Das Modul ist für den Einsatz in Netzwerken ausgerichtet. Spezielle Anbindung und Weiterverarbeitung von Dokumenten, die mit Multifunktionsgeräten eingescannt wurden. Ascent Capture für windream: Automatisierte Erfassung von Massenbelegen und Ablage im Dokumentenmanagementsystem. Scan und Indexierung der Dokumente und Formulare werden durch Accent Capture vorgenommen, Dokumente und Indexdaten anschließend an windream übergeben. windream ArcLink: Einheitlicher Zugriff auf alle Belege und die entsprechenden Dokumente eines Bearbeitungsvorgangs. Der Zugriff ist über die SAP-Anwendung, den Windows-Explorer oder den Web-Client möglich. windream DirectLink Transfer: Indexierung von SAP Dokumenten, die über die SAP ArchiveLink Schnittstelle archiviert wurden mit den zugehörigen Attributen aus SAP.

17 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) 13 windream DirectLink View: Einbindung von windream in das SAP GUI. Die Anwender von SAP können in den Datenbeständen von windream Browsen und auch suchen, ohne dabei das SAP GUI verlassen zu müssen. windream ScanLink: Import von Dokumenten in elektronischer Form inklusive der Metadaten unabhängig vom Dateiformat. Daneben kann ein Scanprogramm zur Erfassung digitalisierter Papierdokumente inkl. Barcodes eingebunden werden. windream PCL / PDF COLD: Massenerfassung, Indizierung und Verwaltung von Belegen. windream To Go: Anzeigen und Recherchieren von Dokumenten und Indexen ohne windream Installation. Mit windream to go ist es möglich, selbst tragende Medien wie z. B. CDs zu erstellen, die windream-dokumente enthalten, und die Medien unabhängig von einem windream System ohne Installation zu nutzen. windream Citrix-/Terminal Server: Dieses Modul ermöglicht den windream- Einsatz auf Citrix-/Terminal Servern in Kooperation mit den darauf installierten Applikationen. Das Modul stellt vollständige DM- und Archivsystemfunktionen auf einzelnen Terminal-Clients zur Verfügung. windream Mobile: Mit windream Mobile kann man Dokumente mobil erstellen, indexieren, recherchieren, sicher transportieren und mit einem Hauptserver synchronisieren. windream SOLO: Dieses Produkt ist als windream Version für einen einzelnen Arbeitsplätze für kleine Unternehmen oder Privatanwender gedacht. Die Leistungsmerkmale der windream SOLO entsprechen dabei der windream Business Edition. Als Datenbank wird der kostenfreie Microsoft SQL Server Express Advanced genutzt. windream Sync: windream Sync dient zur Synchronisation von Dokumentenbeständen zwischen verschiedenen windream-servern. Die Synchronisationen werden in einer Oberfläche in Profilen konfiguriert, die ihrerseits dann aus mehreren unterschiedlichen Synchronisations-Jobs bestehen können. Es werden sowohl Replikationen, als auch Synchronisationen mit automatischem Dokumentabgleich unterstützt. windream Proxy-Server: Der windream Proxy Server ist eine Zwischenschicht, die zwischen den Arbeitsplätzen und einem zentralen Server eingesetzt werden kann. Er dient in dezentralen Architekturen dazu, die Objektdaten und auch die Dokumente bei den Anwendern lokal zu puffern und zu konfigurierbaren Zeiten

18 14 Allgemeine Kriterien oder auf direkte Anforderung dann wieder auf den zentralen Server zu übertragen. Hierdurch wird die Netzwerkbelastung bei Standortanbindungen erheblich reduziert und die Anwender können durch das lokale Caching normal arbeiten. Der windream Proxy-Server unterstützt nahezu alle Schnittstellen, die auch ein normaler windream Server zur Verfügung stellt. Damit können auch spezielle Anbindungen unverändert mit und ohne den Proxy-Server eingesetzt werden. windream HSM: Mit der windream HSM-Funktionalität ist es möglich, Dokumente in der Bearbeitungsphase nach beliebigen Kriterien in verschiedene windream- Speicher zu verschieben, ohne die Bearbeitungsphase abzubrechen. Die Rückmigration erfolgt bei Änderungen automatisch. Mit windream HSM lässt sich somit ein hierarchisches Speichermanagement, das die effiziente und permanente Bereitstellung wichtiger Dokumente gewährleistet, realisieren. windream EAF: Mit den windream Extended Archive Functions ist es möglich, schon in windream archivierte Dokumente in einen neuen Objektspeicher zu verschieben. Mit windream EAF lassen sich so in einfacher Weise archivierte Objekte von einem Speicher in einen anderen verschieben. Dies dient z. B. zur Migration der archivierten Dokumente von einer Jukebox auf eine EMC²-Centera. Durch die Möglichkeit, unterschiedlichste Speichersysteme über eine in windream integrierte Provider-Schnittstelle an die windream-speicherverwaltung anzubinden, kann windream für den Ausbau einer bestehenden IT-Umgebung zu einem umfassenden Daten-Infrastruktursystem mit integriertem Information Lifecycle-Management und HSM genutzt werden. windream übernimmt in diesem Kontext die gesamte Steuerung der in die IT-Umgebung integrierten Provider und deren Storage- Systeme. windream Ansteuerungssoftware für Einzellaufwerke: Unterstützt wird die Ansteuerung von DVD-RAM-, MO, MO/WORM, WORM und UDO-Laufwerken windream Ansteuerungssoftware für EMC² Centera: Hierüber wird das Content- Addressed-Storage-System Centera von EMC² an windream angebunden. Die Objektverwaltung der Centera wird direkt unterstützt und damit auch das integrierte Single-Instanceing verfügbar gemacht. Per Konfiguration werden nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch die Metadaten im XML Format an die Centera übergeben. Werden zwei replizierende Centera Systeme eingesetzt, überwacht windream diese Replikation über einen zusätzlichen Service, der auch für die Möglichkeit von parallelen inkrementellen Backups sorgt. Auch der eingestellte Lebenszyklus (Retention Time) wird an die Centera übergeben.

19 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) 15 windream Ansteuerungssoftware für IBM Tivoli Storage Manager: Anbindung der windream Speichersteuerung an IBM TSM. Leistungsmerkmale ähnlich der Ansteuerungssoftware für EMC²-Centera. Auch die Anbindung des IBM DR550 Systems wird unterstützt, wie auch das gleichzeitige Schreiben auf mehrere an TSM angebundene Ressourcen Dienstleistungsspektrum Die windream GmbH bietet ein komplettes Dienstleistungsspektrum an. Dieses Spektrum reicht von der Produktberatung über die Software-Installation und die Implementierung in bestehende IT-Infrastrukturen bis hin zum technischen Support und zu kundenorientierten Schulungen. Das Angebot umfasst auch die spezielle programmiertechnische Anpassung der windream-produkte an individuelle Anforderungen der Unternehmen. Die angebotenen Serviceleistungen werden zudem auch von allen qualifizierten windream-partnern angeboten. Kunden haben die Möglichkeit, über speziell zugeschnittene Serviceverträge eine umfassende Anwenderunterstützung zu erhalten. Diese Unterstützung beinhaltet abhängig vom gewählten Wartungsvertrag auch kostenlose Updates zukünftiger Produktversionen. Dies gilt für alle Minor- und Major- Releases. Als Kommunikationsplattform bietet die windream GmbH allen Kunden und Interessenten die kostenlose Teilnahme am windream Online-Forum an. Das Forum wurde speziell zum Zweck des allgemeinen Informationsaustauschs sowohl zwischen den Anwendern an sich als auch zwischen Anwendern und Hersteller eingerichtet. Für Kunden des windream Software Development Kits gibt es im windream-online- Forum einen speziellen Bereich, in dem Kunden und Partner direkt mit der Entwicklung der windream GmbH kommunizieren können Referenzprojekte Das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream wird in unterschiedlichsten Branchen eingesetzt. Hierzu gehören sowohl Kunden aus Industrie, Banken, aus der öffentlichen Verwaltung als auch Energieversorger und Unternehmen aus dem Gesundheitswesen. Nachfolgend einige Beispiele in tabellarischer Form:

20 16 Allgemeine Kriterien Tabelle 3: windream: Beispiele Referenzinstallationen Referenz- Kunde Bereiche windream- Komponenten wind- ream- Archiv Anzahl Arbeitsplätze Systemumgebung Datenbank Swisscom Mobile AG Deutz AG Bayer AG Koenig & Bauer AG Würzburg / Maria Enzersdorf (A) Scanvolumen pro Tag ca Seiten; Anbindung an Siebel 7; 20 Mio. Dokumente auf 6 Servern archiviert. Verwaltung von 500 GB Unternehmens- Dokumenten Inkl. SAP Archivierung Fachbereichsübergreifendes DMS-Konzept Projektspezifische Mailarchivierung inkl. SAP Archivierung Allgemeines DMS Konzept windream Business Edition windream Web Portal zusätzlich: 50x Imaging 1x XML Importer windream windream Business Edition windream Web Portal zusätzlich: 1x windream ArcLink windream Business Edition windream Web Portal zusätzlich: windream Office Bundle für Lotus Notes windream Business Edition windream Web Portal zusätzlich: windream ArcLink windream DirectLink windream XML Importer windream SDK windream Business Edition windream Web Portal 3x WORM- Jukeboxen 2x EMC Centera 1x SAN EMC WORM- Jukeboxen SAN- System Fachbereichsspezifisches DMS und Archivkonzept WORM- Jukeboxen BVI Bundesverband Deutscher Investment- Gesellschaften SAN- System ca Oracle Siebel- Anbindung ca MS-SQL Server SAP- Anbindung ca Oracle ca MS-SQL Sever ca. 100 SAP- Anbindung Basware- Anbindung MS-SQL Server Thyssen Krupp Steel AG SAP- Archivierung windream Business Edition windream Web Portal zusätzlich: windream ArcLink windream DirectLink WORM- Jukeboxen ca. 400 Oracle SAP- Anbindung

21 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Preisgestaltung Tabelle 4: windream: Preisgestaltung windream GmbH Preisgestaltung User Modul Lizenzkosten Wartungsaufwand Schulungsaufwand 10 DMS / Archiv- Server 10 SBE/SBX Lizenzen, 1 WMC ca Euro gering für Administratoren: ca. 2 Tage Archiv-Server im DMS-Server enthalten COLD-Server Client Euro (reine Serverkomponente) bereits enthalten (siehe oben) gering für Anwender: 1-2 Stunden 50 DMS / Archiv- Server 50 SBE/SBX Lizenzen, 1 WMC ca Euro gering für Administratoren: ca. 2 Tage Archiv-Server im DMS-Server enthalten COLD-Server Client Euro (reine Serverkomponente) bereits enthalten (siehe oben) gering für Anwender: 1-2 Stunden 100 DMS / Archiv- Server 100 SBE/SBX Lizenzen, 1 WMC ca Euro gering für Administratoren: 2-3 Tage Archiv-Server im DMS-Server enthalten COLD-Server Client Euro (reine Serverkomponente) bereits enthalten (siehe oben) gering für Anwender: 1-2 Stunden 500 DMS / Archiv- Server 500 windream Business Edition Lizenzen ca Euro gering für Administratoren: ca. 3 Tage

22 18 Allgemeine Kriterien Archiv-Server Im DMS-Server enthalten COLD-Server Client Euro (reine Serverkomponente) bereits enthalten (siehe oben) gering für Anwender: 1-2 Stunden Supportangebot Support wird von den windream-partnern und vom Anbieter direkt angeboten und ist bei der windream GmbH von Montag bis Freitag in den Zeiten von 8.30 Uhr bis Uhr verfügbar. Die Hotline kann von Administratoren, Endanwendern und Partnern genutzt werden und reagiert binnen maximal vier Stunden. Anwenderunterstützung bietet die windream GmbH hauptsächlich per Telefon und via -Kommunikation, es ist jedoch auch eine Unterstützung per Remote Desktop möglich. Das Unternehmen leistet sowohl 1 st, 2 nd und 3 rd Level Support. Darüber hinaus werden Kunden bei Bedarf bzw. in Notfällen auch direkt vor Ort unterstützt. Bei einer telefonischen Kontaktaufnahme mit der windream-hotline berechnet das Unternehmen abseits des Rahmenwartungsvertrags keine gesonderten Gesprächstarife. Dem Kunden entstehen lediglich Kosten in Höhe der normalen Gesprächsgebühren. Für Administratoren, Anwender und Partner werden folgende Schulungen angeboten: Einführung in Dokumentenmanagement und Archivierung, Einführung in windream und Q&A, Systemarchitektur windream, Installation und Administration von windream, Vorgehensmodell bei der Einführung von DM-Systemen, windream Fachadministration, windream Archivierungstechnologie und Einführungsworkshop windream Programmierschnittstellen.

23 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Architekturbezogene Kriterien Möglichkeiten der Administration, der Skalierbarkeit des Systems sowie der Integration in die bestehende IT-Infrastruktur werden in den architekturbezogenen Kriterien erfasst. Das der Lösung zugrunde liegende Architektur- und Speicherkonzept wird vorgestellt und kann mit der erwarteten Last, den aufgenommenen Performance- Anforderungen sowie den Sicherheitsaspekten abgeglichen werden. Auf diese Weise wird es möglich, die evaluierte Lösung in Bezug auf seine lösungsspezifische und wirtschaftliche Eignung unter den eigenen Rahmenbedingungen zu prüfen Architekturkonzept und Multiplattformfähigkeit windream liegt eine echte Mehrschichtenarchitektur zugrunde, bei der die vollständige Systemintelligenz (Business-Logik) auf der Server-Seite angesiedelt ist. Die Client-Software verfügt also nicht über eine eigene Logik, sondern sendet Befehle zum Server und visualisiert die Ergebnisse. Die server-gestützte Mittelschicht von windream greift ihrerseits über die windream Datenbank-Management-Schicht auf die Datenbank und über die windream Storage-Management-Schicht auf die Speicherumgebung zu. Datenbankzugriffe sind somit nur über das windream Datenbank- Management erlaubt. Direkte Datenbankzugriffe aus den Client-Stationen oder über Fremdapplikationen können komplett unterbunden werden. Das n-schichten-modell ermöglicht auf Basis weit reichender Konfigurationsoptionen auch in verteilten Umgebungen von beliebigen Stationen unter Beachtung der Rechte den Zugriff auf alle DMS-Funktionen über einfache Windows-Skripte. Eine Erstellung der Skripte in Visual Basic Script oder JavaScript ist ohne spezielle Programmierumgebung in Standardeditoren wie etwa dem Notepad möglich. Derartige Skripte erlauben beispielsweise eine direkte Indexierung von Dokumenten, Kopplungen an Adressdatenbanken und die Automation weiterer Aufgaben, ohne windream im Kern oder durch komplexe Zusatzprogrammierung erweitern oder anpassen zu müssen. Der windream Server übernimmt als Mittelschicht folgende Aufgaben: Die Verwaltung der Objekttypen (Dokument- und Ordnertypen), Attribute, Versionen, Historie, Lebenszyklus und Rechte für Benutzer und Gruppen, Das Ausführen von DMS-Operationen wie das Speichern der Dokumente, das Einlesen und die Ausgabe von Indexdaten sowie das Sperren, Auschecken, Archivieren, Löschen und Versionieren, Die Verwaltung der Änderungshistorie für alle Dokumente und Ordner,

24 20 Architekturbezogene Kriterien Die Integration der Objektverwaltung und der Datenbank, Die Verwaltung des Virtual-File-System- (VFS-) und Indexierungsdienstes, die Bereitstellung der Recherchemethoden, die Ausgabe der Dokumenteneigenschaften wie zum Beispiel Attribute auf den Arbeitsstationen (Clients) und weitere Funktionen sowie die Bereitstellung einer High-Level-API über DCOM, das aus beliebigen Programmiersprachen (bspw. C/C++,.Net C#, VB, VB-Skript, Java, Java-Skript) heraus angesprochen werden kann. Das windream Web Portal ermöglicht es, über das windream Web Interface mittels eines Standardwebservers auf den Dokumentbestand des DMS und auf die ECM- Funktionen zuzugreifen (vgl. Abbildung 5).

25 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) 21 windream Internet Client windream Standard Client windream web portal Laufwerk als UNC Share windream Client Module SBE SBX BE Web Server windream Server windream Proxy Server (optional) windream Proxy Server (optional) windream Server (Mittelschicht) Web Server windream Web Interface windream Datenbank Management Microsoft SQL Server ORACLE Harddisk RAID Fileserver NAS / SAN Systeme windream Storage Manager (Speichersteuerung) TSM Provider IBM Tivoli Storage Manager EMC Provider EMC² Centera Abbildung 5: windream: Architektur windream 4.0 windream Archiv Manager Jukeboxen CD DVD MO WORM UDO,PDD windream Archiv Provider windream Archiv Einzellaufwerk CD/DVD MO WORM UDO,PDD Harddisk RAID Fileserver NAS /SAN Systeme

26 22 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) windream verfügt über ein Hochleistungsarchiv, das historisch bedingt bereits seit 1991 den Ursprung und die grundlegende Basis der von windream entwickelten Dokumentenmanagementsysteme bildet. In windream wurde das Archiv mit einer zusätzlichen Speichersteuerung und einer Archiv-Management-Schicht implementiert und erweitert windream so um ein vollständiges hierarchisches Speichermanagement (HSM). Die tiefe Integration der windream Speichersteuerung konnte im Test überzeugen. Ohne lizenzkostenpflichtige Drittsoftware managt das HSM die Ablage der Dokumente auf den verschiedenen Medien unter frei definierbaren Kriterien, beispielsweise unter Einbezug der benötigten Zugriffszeit auf bestimmte Dokumente bei möglichst geringen Datenträgerkosten. Zu diesem Zweck wird mit der Archiv- Management-Schicht eine allgemeine Speicherschnittstelle mit Storage-Providern zur Verfügung gestellt, über die auch komplexe Storage-Verbünde gesteuert und sogar mehrere Archivsysteme und Speichersubsysteme parallel verwaltet werden können. Die an das windream Archivsystem angebundenen Jukeboxen mit mehreren Lese- und Schreiblaufwerken können von mehreren Benutzern simultan benutzt werden. Folgende Ablagesysteme können angesprochen werden: Speicherung der Daten in einzelnen Dateien im Dateisystem, Speicherung in einem BLOB-Container im Dateisystem, Speicherung auf einer MO/WORM-, DVD-, PDD- und UDO-Jukebox, Speicherung auf einer CD-R-Jukebox, alternativ zu einer Jukebox können auch bspw. EMC²-Centera-Systeme mit der neuen Content-Addressed-Storage (CAS-)-Technologie verwendet werden sowie beliebige andere Speichertechnologien, die über die offene windream Provider- Schnittstelle angebunden werden (IBM Tivoli Storage Manager, IBM DR550, Netapp Snaplock Systeme etc.).

27 Architekturbezogene Kriterien 23 Abbildung 6: windream: Die windream ObjectStore Management Console (WOMC) zur Steuerung von angeschlossenen Speichersystemen Der normale Anwender "merkt" von der Art der Ablage nichts, da in der Clientsicht ein eineindeutiges Mapping zwischen Anzeige und Ablage den physischen Speicherort eines Dokuments maskiert. In der windream ObjectStore Management Console können alle angeschlossenen Laufwerke und Medien des windream Archivs konfiguriert und administriert werden (vgl. Abbildung 6). Auch das mehrstufige Caching wird hier konfiguriert. Das Administrationstool erlaubt zudem die Prüfung archivierter Dokumente über Zertifikate. Daneben gestattet das windream Archiv auch erweiterte Funktionalitäten wie die Absicherung der Übertragungswege über Checksummen, eine komprimierte Übertragung, die komprimierte Speicherung und Poolbildung sowie automatische Kopien und Replikationen. Die verwendete Technologie ermöglicht somit ein umfassendes Information Lifecycle Management (ILM). Vorteil der Entwicklung der Dokumentenmanagementfunktionen aus dem früheren Archivansatz ist die tiefe Integration der heutigen Lösung. Letztere war und ist bei der Entwicklung von windream ein entscheidendes Kriterium: Grundsätzlich ist diese Struktur zur Erzielung einer hohen Performance und Skalierbarkeit (bis hin zu mehreren Tausend Anwendern) sinnvoll und notwendig auch aus psycho-

28 24 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) logischen Aspekten, da ein Anwender Performance-Einschränkungen ohne sichtbare Client-Anwendungen noch weniger einordnen kann und Akzeptanzprobleme sonst vorprogrammiert wären. Das Fehlen eines eigentlichen Desktop-Clients ist besonderes Merkmal von windream, da die Lösung durch die vollständige Integration alle benötigten Funktionen in das Betriebssystem und in die Fachanwendungen einbindet. Der Zugriff auf die ECM- Funktionen erfolgt vielfach über das Kontextmenü (Klick auf die rechte Maustaste). Weitere Wege zur Nutzung einzelner Funktionen wie z. B. über das Dateimenü oder Drag & Drop werden auch in den einzelnen Anwendungen unterstützt. Dieser von der windream GmbH zuerst erkannte und in der Software umfassend umgesetzte Lösungsansatz hat sich mittlerweile in zahlreichen Projekten bewährt. Die gestiegene Kundennachfrage nach dieser unter dem Begriff Virtuelles Dateisystem bekannt gewordenen Methodik lässt sich mit der hohen Benutzerakzeptanz leicht erklären. Noch heute bildet dieser technologische Ansatz ein Alleinstellungsmerkmal von windream. Diese Idee wurde nach anfänglichem Zögern von zahlreichen anderen Anbietern aufgegriffen und unter dem Begriff Explorer Integration in verschiedenen Varianten, zumeist als Shell Namespace Extension oder WebDAV, umgesetzt. Die genutzte Technologie von windream Virtual File System (VFS) genannt funktioniert grundsätzlich betriebssystemunabhängig, auch wenn in der Regel Windows- Clients eingesetzt werden. VFS ermöglicht die Darstellung des komplexen windream- Backends als Netzlaufwerk und lässt sich daher aus allen Anwendungen wie ein solches ansprechen bei gleichzeitiger Verfügbarkeit aller ECM-Funktionalitäten. VFS ermöglicht zudem eine schnelle Anpassung in neue Betriebssysteme, da diese auf gleicher Ebene wie normale Netzwerklaufwerke zugreifen. Die teilweise großen Entwicklungssprünge im Vergleich zu Windows XP haben die windream-technologie weniger vor Probleme gestellt als alternative Formen der Integration (zum Beispiel in Microsoft Office 2007). Im Test konnten Veränderungen der Metadaten eines Dokuments in der DOS-Box bis in die Office-Suite von Microsoft verfolgt werden und umgekehrt. Auf dem Messestand der windream GmbH auf der CeBIT 2007 konnte auch das funktionierende Zusammenspiel einer heterogenen Clientlandschaft (Linux/Open Office und Windows/MS Office) sowie eine lauffähige Version unter Microsoft Windows Vista gezeigt werden. Letzteres wurde in der Teststellung im BARC-Testlabor überprüft. Die Datenhaltung der Dokumente und Indexe erfolgt in Standarddatenbanken (MS SQL oder Oracle), eine gemeinsame Archivierung der Metadaten im XML- Format und der Dokumente wird ebenfalls unterstützt. Wahlweise können die Dokumente und Metadaten offen im Dateisystem oder in Containern abgelegt werden,

29 Architekturbezogene Kriterien 25 wobei letztere Methode beispielsweise für eine DVD-Jukebox-Archivierung notwendige Voraussetzung ist. Grundsätzlich versucht windream, wie andere Hersteller auch, gängige Marktstandards zu unterstützen: So lassen sich die gängigen Web Application Server nutzen. Im Bereich Serverbetriebssysteme unterliegt windream einer Einschränkung: Zwar kann bei verteilten Systemen der Großteil der Serverbetriebssysteme frei gewählt werden, beispielsweise ein Linux-, IBM-, HP- oder Sun-Archivserver. Ein Windows-Server als Plattform für den windream Server-Kern ist jedoch für eine lauffähige Installation Voraussetzung. Auf diesem können bei Bedarf mehrere Instanzen von windream verwaltete werden (Virtual Machines), wobei aus Performance-Gründen in größeren Installationen eine 1:1-Zuordnung erfolgen sollte. Selbst im Bereich der Massendatenerfassung ist ein Datenverlust nicht möglich, da auch nicht indexierte Dokumente im System über globale Suchen und über direkte Zugriffe auf das virtuelle Dateisystem von windream gefunden werden können Leistungsparameter windream verfügt über einen konfigurierbaren Lese-Cache, in dem die BLOBs oder auch Container vollständig auf Magnetplatten vorgehalten werden können. Der Aufbau dezentraler Caches über mehrere Standorte ist abbildbar. Ein weiterer Cache wird direkt vom windream-kern verwaltet und nicht vom windream-archiv. Er kann auf dem Server eine Anzahl von Binärdateien festlegen, die im temporären Bereich der Dateiablage für bereits über den windream Archiv Manager abgelegte Dokumente vorgehalten werden. Zur Pufferung von Schreibzugriffen ist ein Schreib-Cache vorhanden. Um in komplexen Serverumgebungen keine Synchronisierungsprobleme durch abweichende Zeitstempel zu erhalten, werden standardmäßig Zeitserver zur Uhrensynchronisation eingesetzt sowie die Zeiten über den windream Kern zentral gesteuert. Durch Einrichtung von Untergruppen (windream Proxy Server) in großen, verteilten Serververbänden können einzelnen Bereichen gesonderte dezentrale Caches zugewiesen werden, deren Inhalte anhand der dort jeweils relevanten Aufgaben gewählt werden. Diese dezentralen Caches führen zu einer weiteren Verbesserung der Gesamtperformance, da die Netzlast zurückgeht. windream unterstützt darüber hinaus Mechanismen zur regelbasierten Lastverteilung durch eine Aufteilung der Anfragen auf verschiedene Server sowie durch das Vorhalten von Standard- Suchanfrageergebnissen.

30 26 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Die vollständige Integration und die Mehrschichtenarchitektur von DMS und Archiv ermöglichen den Aufbau hochverfügbarer Systeme und garantieren die grundsätzliche Skalierbarkeit der Gesamtlösung. Das Gesamtsystem ist zertifiziert für Oracle-RAC (Real Application Cluster). Alle windream-serverkomponenten (DMS-Dienste, Volltext-Service, DMS-Agent, Objektspeicher, DB) sind Multi-Threading- und mehrprozessorfähig. Von einzelnen Diensten (z. B. Volltext-Service) lassen sich bei hoher Last auch mehrere Instanzen des gleichen Dienstes auf mehrere Server verteilen. Über ein System aus Production- und Pre-Production-Umgebung wird zusammen mit der Abwärtskompatibilität der windream-clients das Einspielen von Updates unterstützt. Eine Updatefähigkeit ohne großen Aufwand auch beim Wechsel auf die neue Version 4 konnte durch Kundennachfragen bestätigt werden Speicherkonzept Das von windream verfolgte Speicherkonzept orientiert sich am Dokumentlebenszyklus. Dieser Zyklus umfasst die Stadien Bearbeitungszeitraum, Archivierungszeitraum und Löschzeitpunkt eines Dokuments. Solange sich ein Dokument in Bearbeitungszeitraum befindet, liegt es in der Dateiablage innerhalb derer schnelle Zugriffszeiten, die zumeist durch Festplattenverbünde (z. B. RAID, NAS, SAN) realisiert werden. In diesem Zeitraum werden Dokumente erstellt, ins System importiert und häufig mehrfach überarbeitet und weitergeleitet. Eine zugriffshäufigkeits- und kostenabhängige Verteilung der Ablage über ein HSM ist möglich. Die Dokumente können Metadaten wie z. B. Dokumenttypen und Zugriffsrechte vom jeweiligen Ablageordner erben. Hierfür steht den Administratoren eine Vielzahl von Optionen zur Verfügung. Die Einführung eines Fachadministrationskonzepts, beispielsweise für Hochsicherheitsumgebungen, wird unterstützt und ermöglicht eine Trennung der Zuständigkeit und des Zugriffs auf Teile der Administration und auf die Dokumentenbestände. Weiterhin kann für jedes administrative Objekt (d. h. einzeln für jedes Attribut, jeden Dokumenttyp, Speicher, jede Auswahlliste, jeden Menüpunkt, Untermenüpunkt und jede Funktion etc.) angegeben werden, welcher Administrator dieses Objekt lesen und administrieren darf. Beim Übergang in den Archivierungszeitraum wird der Status eines Dokuments von In Bearbeitung in Archiviert geändert und damit alle Änderungen unterbunden. Das entsprechende Dokument wird in den Objektspeicher überführt, der das Langzeitarchive repräsentiert, wobei dies zumeist über optische Medien und Jukeboxen, vereinzelt auch über Festplattensysteme oder auch CAS-Systeme realisiert wird. Der Objektspeicher besteht aus einem oder mehreren so genannten Pools, das heißt Spei-

31 Architekturbezogene Kriterien 27 chereinheiten zur Ablage logisch ähnlicher BLOBs (Binary Large Objects). Jedem Dokumenttyp wird genau ein Pool für die Archivierung zugewiesen, wobei einem Pool mehrere Dokumenttypen zugeordnet sein können. Unterschieden wird zwischen Directory Pools, in denen die Daten hierarchisch gespeichert werden, und Filestream- Pools, bei denen die Daten in so genannten Volume-Files (Containern) abgelegt werden. Der zusätzlich definierte physikalische Speicherort kann auf einer Festplatte, einem RAID oder auf einem optischen Medium liegen. Pools können auch zu Cachingund Backup-Zwecken verwendet werden (vgl. Abbildung 7). Abbildung 7: windream: Konfiguration der zu verwendenden Speicher in der windream Administrationsanwendung "windream Management Console" (WMC) Der Objektspeicher kann individuell konfiguriert werden, so dass neben einer containerbasierten Ablage (self contained objects) auch andere Formen der Zuordnung zwischen Dokument und Metadaten (XML-Format) umsetzbar sind. Eine Rekonstruktion aller archivierten Dokumente und Zusatzinformationen nur auf Basis der archivierten Daten wird somit möglich. In den BLOBs können in so genannten Dataparts die Dateien und mögliche Datenbank-Informationen enthalten sein. Die BLOBs können auf MO/WORM, CD-R, DVD, PDD- und UDO-Medien abgelegt werden. Die Doc-ID und die Versions-ID jedes Objekts gewährleisten die Eindeutigkeit im DMS. Die Eindeutigkeit der BLOBs garantiert ein Nummerierungssystem, das von windream mit einer World-

32 28 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) ID eingeleitet wird. Die Dokumenteneindeutigkeit wird durch die BLOB-ID innerhalb eines Archivs hergestellt. In Bearbeitung befindliche Dateien und deren Änderungen können während eines eventuellen Serverausfalls lokal oder im Netz gespeichert werden. Dadurch gehen bei einem Ausfall des windream-servers keine Änderungen verloren. Die Ausfallsicherheit wird auf Basis von Standardfunktionen im Betriebssystem unterstützt (etwa Fail-Over- Cluster mit RAID- oder SAN-Plattenspeicher). Die windream-komponenten unterstützen weiterhin die Transaktionssicherheit der verwendeten Datenbanksysteme (zum Beispiel Oracle RAC Real Application Cluster). Auch eine Spiegelung des gesamten Systems ist standardmäßig möglich, so dass bei einem Ausfall auf das redundante System umgestellt wird. windream ermöglicht zudem eine Datenverschlüsselung zur sicheren Übertragung zwischen Intranet/Internet und Archiv. Das Sichern der Datenbanken kann über vorhandene Funktionen und Standardsicherungswerkzeuge erfolgen. Backups lassen sich sowohl manuell als auch zeit- oder ereignisgesteuert initiieren. Die Ablage der Dokumente in windream kann zusätzlich sowohl verschlüsselt als auch signiert erfolgen. Hierfür stellt windream mit dem Modul Signature for windream Funktionen zur Signierung und Massensignatur von Dokumenten zur Verfügung, die auch ein automatisches "Re-sign" (das erneute Unterschreiben von Dokumenten) ermöglichen. In Deutschland kooperiert windream im Rahmen der qualifizierten Signatur beispielsweise mit e-siqia und Authentidate. In der Schweiz wird als Stempel-Provider Quo Vadis unterstützt. In manchen Ländern mit vom deutschen Recht abweichender Gesetzeslage (z. B. der Schweiz) ist der windream-eigene Signaturserver rechtlich anerkannt und eine Alternative zu Drittprodukten. Über das Modul windream SecurArc können anstelle von digitalen Signaturen Zeitstempel zur Sicherung der Integrität von Dokumenten verwendet werden. Damit wird gesetzlichen Anforderungen zur Nachweisbarkeit von möglichen Manipulationen am Archivbestand entsprochen. Für einzelne Dokumente werden Prüfsummen in einem fortlaufenden Journal gespeichert, um die Authentizität eines Dokuments durch Ermittlung der aktuellen Prüfsumme zusichern zu können. Für die Journale selbst werden zeitgesteuert ebenfalls Prüfsummen erstellt, um Manipulationen vorzubeugen. Der Löschzeitpunkt eines archivierten Dokuments bestimmt sich entweder aus globalen, frei definierbaren Regelungen bzgl. des Dokumenttyps (Aufbewahrung einer Rechnung 10 Jahre bis zum Jahresende des letzten Bearbeitungszeitpunkts) oder über individuell vorgegebene Aufbewahrungsfristen für Dokumente. Eine Verlängerung der Aufbewahrungszeiträume, beispielsweise durch Zugriff, ist regelbasiert und individu-

33 Architekturbezogene Kriterien 29 ell einstellbar. Nach Ablauf der gesetzten Frist kann windream die betreffenden Dokumente automatisch löschen und ggf. optische Datenträger zur Vernichtung freigeben. Vielfach wird hier jedoch eine letzte Überprüfung anhand von Löschlisten eingeführt. Eine umfassende Aufzeichnung beispielsweise sicherheitsrelevanter Ereignisse ist über die windream Management Console einstellbar (vgl Systemverwaltung und Reporting / Analysemöglichkeiten) Systemverwaltung Die windream Management Console (WMC) dient der Verwaltung der Objekttypen (Dokument- und Ordnertypen) und der DMS- oder objekttypspezifischen Attribute, der Sprachen, der windream-speicherorte sowie der Benutzerverwaltung durch einen oder mehrere Systemadministratoren. Weiterhin können hier gelöschte Dokumente wiederhergestellt sowie Check-Out- und Bearbeitungssperren administriert werden. Die WMC ist ein Snap-In-Modul für die Microsoft Management Console, über die auch weitere Komponenten eingebunden, verwaltet und administriert werden können (ebenfalls als Snap-Ins). Hierzu zählt zum Beispiel die SQL-Datenbank. Abbildung 8: windream: windream Management Console (WMC)

34 30 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Die windream Management Extension (WMX), eine Erweiterung der WMC, fügt windream als Datenobjekt zu der Leistungsüberwachung von Windows hinzu, über die zum Beispiel Systemauslastungen, Anzahl der Arbeitsstationen, Anzahl der aktiven Verbindungen, gepufferte Objekte (Archiv-Cache), geladene Objekte (Cache DMS-Kern), gleichzeitig verwendete Datenbank- und Objektspeicherverbindungen abgelesen und überwacht werden können (vgl. Abbildung 9). Abbildung 9: windream: Monitor zur Überwachung der Systemparameter Über den windream DMS-Browser der windream Management Extension können Administratoren direkt aus der windream Management Console auf Objekte in windream zugreifen. So ist es beispielsweise möglich, auch archivierte Dokumente oder Vorversionen von Dokumenten innerhalb des DMS zu verschieben Berechtigungskonzept Die Rechteverwaltung von windream basiert auf dem Gruppen- und Benutzerkonzept eines Directory Providers, z. B. Windows Domänen, Windows Active Directory, Novell NDS oder andere LDAP Services. Die Benutzer und Gruppen sowie die Gruppenzugehörigkeiten der Benutzer werden in der Benutzeradministration des verwendeten Directory Services festgelegt. Die Benutzer- und Gruppendaten sowie die Mitgliedschaften in Gruppen werden von windream übernommen.

35 Architekturbezogene Kriterien 31 Darüber hinaus können in windream zusätzliche Gruppen bzw. Rollen als reine Strukturträger oder auch als Rechteträger frei angelegt und mit vorhandenen Benutzern und/oder Gruppen gefüllt werden. Dies ermöglicht den Administratoren die Definition von Berechtigungsträgern außerhalb des verwendeten Directory Service und flexibilisiert so die Verwaltung gerade in großen Unternehmen erheblich (vgl. Abbildung 10). Abbildung 10: windream: Benutzerverwaltung in der WMC Die Benutzerverwaltung ermöglicht es, die Benutzerdaten direkt aus den Benutzerund Gruppenkonten des Directory Service in windream zu übernehmen und diese Konten als windream-benutzerkonten zu deklarieren. Eine Anmeldung am Betriebssystem des Clients wird somit auch direkt als Anmeldung in windream verwendet (Single-Sign-On). Ordner und Dokumente sind ausschließlich von autorisierten Anwendern einsehbar und änderbar. Die Zugriffsrechte von windream-benutzern und Gruppen auf Dokumente und Ordner werden über die Registerkarte windream-rechte in den jeweiligen Eigenschaften der Ordner und Dokumente auf dem windream-client verwaltet (vgl. Abbildung 11). Hier lassen sich die Berechtigungen zum Lesen, zum Sperren des Inhaltes, zum Ändern der Attribute, zum Ändern der Inhalte, zum Abonnieren und zur

36 32 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Rechtevergabe für ein oder mehrere Dokumente und Ordner einstellen. Ein neues Dokument bekommt initial die Rechte des Ordners zugewiesen, in dem das Dokument ab- bzw. angelegt wird. Alternativ können aber an jedem Ordner auch separate Rechteprofile für neue Ordner und auch für neue Dokumente separat konfiguriert werden. Die Rechte eines Ordners und eines Dokuments können im Anschluss auch noch individuell verändert werden. Außer Gruppen- und Benutzerrechten bietet windream auch Besitzerrechte (pro Ordner konfigurierbar) an. Der Besitzer eines Objekts hat immer alle Rechte auf das entsprechende Objekt. Hierdurch können dem Ersteller eines Objektes oder dem Besitzer eines Ordners (für Projektverzeichnisse) Sonderrechte eingeräumt werden, ohne diese über eine Gruppe oder ein Einzelbenutzerrecht zuweisen zu müssen. In der WMC kann zusätzlich festgelegt werden, für welche Benutzer das Besitzerrecht gelten soll. Abbildung 11: windream: Rechteverwaltung und Dokumentenhistorie als Register in den erweiterten Dateieigenschaften unter Windows Zur Verbesserung der Zugriffsgeschwindigkeit auf die Objekte in windream wird jedem windream-objekt eine Access Control List (ACL) zugewiesen, deren Inhalt die Rechte auf das Objekt repräsentiert Administrationsfunktionen Die Installationspfade von windream sind frei wählbar. Über die windream Management Console können Systemverwalter neue Dokument- und Ordnertypen anlegen,

37 Architekturbezogene Kriterien 33 typspezifische Indizes benennen und erstellen sowie bestehende Objekte und Indizes bearbeiten. Mittels eines Layout-Editors kann ein Administrator Indexmasken gestalten und verwalten (vgl. Abbildung 12). Abbildung 12: windream: Konfiguration von Objekttypen mit grafisch unterstütztem Designer für Index- und Suchmasken Die integrierte Palette gestattet es, aus einer Vielzahl unterschiedlicher Eingabefelder die für den gewünschten Dokumenttyp geeigneten Feldtypen auszuwählen. Mit Hilfe der windream-tools in der WMC können darüber hinaus gelöschte Objekte aus dem Papierkorb wieder hergestellt oder endgültig gelöscht werden. So ist es dem Administrator möglich, Dokumente, die für den Anwender nach dem Löschen nicht mehr im Zugriff sind, wieder im DMS verfügbar zu machen. Der Administrator besitzt zudem das Recht, einen Check-Out (die exklusive Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender) sowie eine permanente Bearbeitungssperre wieder aufzuheben und das Dokument wieder für den allgemeinen Gebrauch freizugeben. Zudem ist es möglich, die Lebenszyklen von Dokumenten mit der WMC zu verwalten, die Eigenschaften der windream-speicher zu bearbeiten und eine Liste aller windream-benutzer und Gruppen anzuzeigen sowie Sondermerkmale, wie den Zugriff über Web, Signaturberechtigungen und Besitzerberechtigungen zuzuweisen. Für jeden

38 34 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Benutzer können hier auch Vertretungen eingetragen werden, wobei jeder Vertretungseintrag folgende Konfigurationen erlaubt: Ab wann soll die Vertretung gelten? Bis wann soll die Vertretung gelten? Wie sollen Dokumente und Ordner, an denen der Benutzer das Recht hat, verfügbar gemacht werden? Über a. ein Einzelbenutzerrecht, b. eine Gruppenzugehörigkeit oder c. ein Besitzerrecht? Soll das Administrationsrecht vertreten werden, wenn an dem Objekt d. der Vertretene direkt als Administrator eingetragen ist oder e. der Vertretene das Administrationsrecht über eine Gruppe erhalten hat? Ob der Anwender auch Sperren (Bearbeitungssperre, Check-Out-Sperre) für den Vertretenen manuell aufheben darf. Erwähnenswert ist auch, dass alle für Benutzer und Administratoren zur Verfügung gestellten Funktionen über einen eigenen Menüpunkt in der windream Management Console administriert werden können. Dies betrifft sowohl die Funktionen des windream Kontextmenüs als auch die Funktionen in Toolbars anderer windream Anwendungen, wie der windream Suche. Man kann dort neue Menüpunkte und Untermenüpunkte definieren, neue Funktionen hinzufügen, Funktionen für Ordner und/oder Dokumente freigeben, Funktionen für Einfach- und/oder Mehrfachoperationen freigeben, Menüpunkten und Funktionen Rechte für Gruppen und/oder Benutzer zuweisen, Funktionen und Menüpunkte statusabhängig ausblenden oder ausgrauen sowie Übersetzungen der Funktionen und Menüpunkte verwalten. Zusätzlich können die windream-dienste auch über das Internet angesprochen werden: Die windream Server-Administration (WSA) ist ein Werkzeug, das es System-

39 Architekturbezogene Kriterien 35 administratoren ermöglicht, mit der windream Management Console über das Internet die Kontrolle über die windream-dienste auszuüben und Remote-Wartungen der windream-services vorzunehmen. Protokolle werden über die Systemkonfiguration eingestellt. Als Standard bietet windream Aufzeichnungen im Standard CSV-Format über Ereignisse wie z. B. Archivieren und Löschen von Dokumenten, Ausgecheckte und eingecheckte Dateien, Check-Out-Prozesse rückgängig machen, Benutzer und Gruppen, HTML-Indexdaten erzeugen oder Lebenszyklusregeln übernehmen.

40 36 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Abbildung 13: windream: Konfiguration Berichte der Funktionen Diese für die Administration bestimmten Berichte (siehe Abbildung 13) sind von der aufgezeichneten Dokumentenhistorie zu unterscheiden, die wiederum über die WMC oder die erweiterten Dateieigenschaften in Windows abgerufen und ausgewertet werden kann (vgl. Abbildung 11). Diese Dokument- bzw. Ordner-Historie ist grundsätzlich nicht beeinflussbar oder änderbar. Hier werden ca. 50 verschiedene Aktionen mit Benutzernamen, Zeitstempel und Kommentar unveränderbar protokolliert.

41 Architekturbezogene Kriterien Entwicklungswerkzeuge Sowohl server- als auch clientseitig ist das windream-api offengelegt und kann von jedem Interessenten erworben werden (Verkaufspreis der ausführlichen Dokumentation als PDF und Online-Hilfe, mit kommentierten Beispielen und Schulung oder fünf freien Support-Requests: EUR) verfügbar und von vielen windream-partnern und Endkunden für die Anbindung und Integration in andere Anwendungen im Einsatz. Für windream stehen API-Schnittstellen für DCOM sowie J2EE und.net zur Verfügung, die in der Dokumentation ausführlich mit Programmierbeispielen in verschiedenen Sprachen (C/C++, C#.Net, VB, VB-Skript, Java, Java-Skript) beschrieben sind. Es existiert eine grafische Unterstützung für die Erstellung von Masken. Das Design ist an die bekannten Microsoft-Darstellungen angelehnt. Die Basisinstallation umfasst Templates, die als Vorlagen für Masken und Customizing-Einstellungen verwendet werden können. Die windream-funktionen stehen über das Modul windream Software Development Kit (SDK) bereit und umfassen Aufgaben wie das Speichern, Indexieren und Recherchieren von Dokumenten. Über das SDK kann auch die windream-administration angesprochen werden. Das windream Web Portal und das windream Web Portal Pro basieren auf Active Server Pages (ASP). Die Active Server Pages können über das windream SDK auf sämtliche DMS-Funktionalitäten zugreifen und diese über Web zur Verfügung stellen. Mit dem windream SDK ist es damit auch möglich, einen eigenen Web-Client zu entwickeln. Windream stellt umfangreiche Funktionen zur Unterstützung von zusätzlichen Sprachen (National Language Support, NLS) bereit. Neben den mitgelieferten Sprachen kann sich ein Anwenderunternehmen ohne Programmierkenntnisse eigene Sprachsets erstellen, mit denen nicht nur Indexmerkmalbezeichnungen, sondern auch Objekttypen und Objektfelder (Feldbezeichnungen, Auswahllisten) mehrsprachig verwaltet werden können. Somit unterstützt windream nicht nur GUI-Elemente und Meldungen in unterschiedlichen Sprachen, sondern auch die Übersetzung aller konfigurierbaren Parameter. Dies erfolgt in der WMC, kann aber über einen CSV-Export und -Import auch beispielsweise externen Übersetzungsdienstleitern zur Verfügung gestellt werden. Die Definition einer Defaultsprache ermöglicht den schnellen Einsatz unvollständiger Sprachsets. Das Nutzen verschiedensprachiger Clients auf einem zentralen windream-server wird somit möglich. Die benutzer- oder rollenspezifische Zuweisung kann über die WMC zur Laufzeit administriert werden (vgl. Abbildung 14).

42 38 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Abbildung 14: windream: NLS-Unterstützung Internet Für den Einsatz von windream im Internet stehen zwei mögliche Clients zur Verfügung: Das windream Web Portal stellt die windream-recherchemöglichkeiten, die Ansicht der Dokumente und Indexdaten sowie den Download der Daten zur Verfügung und eignet sich für rechercheorientiert arbeitende Anwender. Eine Installation von Zusatzsoftware oder Plugins ist nicht notwendig, unterstützt werden nahezu alle gängigen Browser (siehe unten). Das windream Web Portal Pro hingegen stellt dem Anwender zusätzliche Funktionen zur Verfügung, die für eine umfassende Bearbeitung von Dokumenten benötigt werden. Der Internet-Zugriff auf windream umfasst die Abbildung der Clientfunktionen eines windream Desktop-Rechners im Browser in Abhängigkeit der eingestellten windream-rechte des Benutzers oder der Gruppe auf die Dokumente oder Ordner. Als eine zusätzliche Option kann hier im Microsoft Internet Explorer auch die Erfassung von Dokumenten über Drag & Drop unterstützt werden. Die Aktivierung dieser Funktionalität erfolgt über ein Optionsfeld in der Konfiguration und stößt

43 Architekturbezogene Kriterien 39 im Hintergrund eine automatische Installation einer Microsoft ActiveX- Komponente an. Die zusätzliche Portalseite von windream Web Portal (Pro) kann vom Administrator individuell angepasst werden. Es kann eine globale Startseite für alle Anwender eingerichtet werden, aber auch personalisierte Seiten für jeden Benutzer. Das windream Web Portal kann innerhalb eines Subframes in andere Seiten oder Portale eingebunden werden. windream unterstützt einen verschlüsselten Datentransfer im Bereich des Inter- und Extranet mit dem Protokoll HTTPS. Angefragte Dateien und Indexdaten werden dazu verschlüsselt übertragen. Eine SSL-Verschlüsselung von Daten wird auch von windream selbst und dem windream Archiv unterstützt. Voraussetzung dafür ist, dass auf den Clients und dem Server die entsprechenden Komponenten für die SSL- Verschlüsselung installiert sind. Passwörter werden generell verschlüsselt übertragen. Als Web-Server können ein Microsoft IIS (Internet Information Server) oder ein Apache Tomcat eingesetzt werden. Auf der Clientseite können Standard-Browser wie Microsoft Internet Explorer ab Version 5.01, Netscape Navigator ab Version 7.x, Firefox ab Version 0.9.x, Mozilla ab Version 1.7.x und Opera ab Version 6.05 eingesetzt werden, da keine betriebssystemspezifischen Plug-Ins verwendet werden. Der Web-Client benötigt aufgrund eines performanten, serverseitigen Renderings zur Anzeige von circa 400 unterschiedlichen Formaten keine Plug-Ins (vgl. Abbildung 15). Die Maskendefinitionen zur Ablage und Recherche müssen für den Web-Client nicht redundant abgestimmt werden, eine automatische Darstellung auf Basis der Standarddefinitionen ist gegeben.

44 40 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Abbildung 15: windream: Hierarchische Ansicht mit Miniaturansicht und Vorschaufunktion im windream Web Portal Pro Integration Die Office-Integration erfolgt in anwenderfreundlicher Weise derart, dass die Office- Anwendungen windream beim Speichern eines Dokuments als Speicherort vorschlagen. Nach dem Speichern wird der Indexierungsdialog zur Verschlagwortung des zu speichernden Dokuments automatisch geöffnet. Darüber hinaus lässt sich die Verschlagwortung automatisieren, indem Dokumentenbestandteile und Eigenschaften direkt übernommen werden (vgl Indexierung). Das windream Office-Bundle stellt dem Anwender vollständige Beispielskripte zur automatischen Verschlagwortung zur Verfügung. Diese Skripte lassen sich in ein bestehendes windream-system integrieren. Durch das virtuelle Dateisystem von windream können sowohl Office-Dokumente als auch beliebige andere Dateien direkt mit dem Standard-Befehl Speichern unter... im DMS abgelegt werden. Weitere Integrationen sind zum Beispiel SAP R/3 ArchiveLink (vgl Anbindung von SAP), Navision, Microsoft Dynamicx Ax (Navision Axapta), Eulanda, FibuNet, Sage

45 Architekturbezogene Kriterien 41 KHK, Diamant, Varial, ebootis, CiS, STP Lexolution / winsolvenz, Sanivision, Lotus Notes, Microsoft Exchange Server (siehe Collaboration / Mailintegration), Auto- CAD, incadea, genesisworld, AIXPLAIN, oder Technotrans doculab Anbindung von SAP Eine Integration verschiedener SAP-Module in windream ist über das Zusatzmodul windream ArcLink für SAP R/3 möglich. Dieses Modul unterstützt die ArchiveLink- Schnittstelle der SAP. So können die mit einem Bearbeitungsvorgang verbundenen Dokumente und Belege direkt in der SAP-Anwendung eingesehen werden (vgl. Abbildung 16). Hierzu werden Dokumenteninformationen zwischen windream und SAP ausgetauscht. Es werden verschiedene SAP-Erfassungsszenarien für Belege unterstützt (Ablegen und Erfassen, Ablegen für spätere Erfassung, Zuordnen und Ablegen, Ablegen für spätere Zuordnung, Ablegen und Zuordnen). windream ist als langjähriger Partner durch SAP für die Schnittstelle ArchiveLink 4.5 voll zertifiziert. Abbildung 16: windream: Integration in SAP Die windream Module windream DirectLink Transfer und windream DirectLink View gehen über den normalen Funktionsumfang der SAP ArchiveLink bzw. SAP Netweaver Zertifizierung hinaus. windream DirectLink Transfer überträgt die SAP Buchungsinformationen auf die aus SAP in windream archivierten Dokumente und erlaubt somit auch die komfortable Suche und auch die Auswertung der Buchungsdaten direkt über windream.

46 42 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) windream DirectLink View erlaubt die Recherche und den Zugriff auf windream Dokumente direkt aus dem SAP GUI heraus. Die SAP Anwender können damit auch in windream recherchieren und auch auf Nicht-SAP-Dokumente zugreifen, ohne das SAP GUI zu verlassen (vgl. Abbildung 17). Abbildung 17: windream: Zugriff auf windream direkt über SAP

47 Funktionale Kriterien Funktionale Kriterien Die funktionalen Kriterien klassifizieren die Möglichkeiten der Arbeit mit dem System. Dabei ist sowohl die Abbildung des Dokumentlebenszyklus mit den Teilschritten Erfassung, Indizierung, Recherche, Rechteverwaltung und Verteilung relevant. Aber auch die erweiterten Funktionalitäten wie die Zusammenarbeit, die regelgesteuerte Auftragsbearbeitung mit Hilfe von Workflows, Text Mining und Reporting werden einer ausführlichen Betrachtung unterzogen Erfassung Bei der Erfassung wird zwischen Dokumenten unterschieden, die bereits in elektronischer Form vorliegen (Coded Information, CI) und solchen, die in Papierform vorliegen und erst digitalisiert werden müssen (Non Coded Information, NCI) Erfassung von NCI Nach dem Scanvorgang legt windream das digitalisierte Dokument auf dem windream Laufwerk ab. Bereits hier besteht die Möglichkeit, das Dokument zu verschlagworten. In den Funktionsumfang von windream ist das Scan-Modul windream Imaging bereits integriert, welches auch die Stapelbildung unterstützt. Das Modul ermöglicht es, Dokumente zu scannen, zu bearbeiten und zu indexieren. Das System legt die digitalisierten Images als TIFF-Dateien ab. Die gescannten Dokumente werden als einzelne Seiten in der Reihenfolge des Scan-Vorgangs angezeigt (vgl. Abbildung 18).

48 44 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Abbildung 18: windream: Verwaltung NCI Dokumente in windream Imaging Die Nutzer können außerdem mit den integrierten Funktionen des Moduls die Images nachbearbeiten, Kommentare hinzufügen oder einzelne Seiten löschen. Mehrere einzelne Seiten können dabei auch zusammengefügt und im Multipage-TIFF abgespeichert werden. Bereits als TIFF-Datei vorliegende Dokumente können mit dem Scan- Modul auch in das System importiert werden. Genau wie bei den im Scan-Vorgang erfassten Image-Files erfolgt eine Indexierung. Sollen die Dokumente in einer für EDV-Systeme verarbeitbaren Form vorliegen, kann auch eine Zeichenerkennung mit Hilfe der OCR-Technik erfolgen. Den Dokumenten in windream werden dann die extrahierten Volltexte zugeordnet und stehen zur Recherche und über die erweiterten Dateieigenschaften zur Verfügung (vgl. Abbildung 19)

49 Funktionale Kriterien 45 Abbildung 19: windream: extrahierter Volltext eines Dokuments Jeder Nutzer kann dabei das Verzeichnis, in dem die Dokumente gespeichert werden sollen, individuell bestimmen. Optional besteht auch die Möglichkeit, die Dokumente in Abhängigkeit vom Objekttyp abzulegen. Die Speicherung der Dokumente kann aber auch strukturiert nach Jahres-, Monats- oder Tagesdatum in automatisch erzeugten Verzeichnissen erfolgen. Die Massenbelegerfassung kann über die Module Ascent Capture für windream oder Quick Scan Pro realisiert werden. Erfassung und Verschlagwortung (beispielsweise Extraktion von Indexinformationen aus Formularen) werden durch Ascent Capture von Kofax durchgeführt, die digitalisierten Dokumente im Anschluss an windream übergeben. Als Trennzeichen können Trennblätter und Barcodes Verwendung finden. Die Volltextindexierung kann ebenfalls mit Hilfe des Microsoft SQL Server oder Oracle verwirklicht werden, eine getrennte Volltextdatenbank ist nicht notwendig. Für den Scan-Vorgang, die Sichtkontrolle und die Weiterleitung der Dokumente können Fremdprogramme eingesetzt werden. Die dabei digitalisierten Dokumente können direkt in die entsprechende Ablage des DMS (windream-laufwerk) oder an einer

50 46 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) beliebigen anderen Stelle gespeichert werden. Die Überführung in das DMS kann bei der zweiten Alternative noch später vorgenommen werden. Über die Skriptfunktionalität kann eine Weiterverarbeitung der Dokumente nach der Erfassung erfolgen. So ist es beispielsweise möglich, mit einem Skript einen Workflow-Prozess zu starten. Die hierfür benötigen Schnittstellen sind offen Erfassung von CI windream bietet die Möglichkeit, elektronisch erstellte Dokumente direkt aus den Applikationen heraus in windream abzuspeichern. So ist es beispielsweise möglich, MS Office Dokumente unter Beibehaltung des Originalformats direkt im DMS (windream-laufwerk) abzulegen. Im Speichern unter... -Dialog wird windream als Netzwerk-Laufwerk angeboten. Der Nutzer kann dann den Speicherpfad innerhalb der Ordnerstruktur bestimmen. Anwender, die bereits auf strukturierten Fileservern gearbeitet haben, müssen sich daher nicht an eine neue Oberfläche oder einen eigenen Client anpassen (vgl. Abbildung 20). Abbildung 20: windream: Client integriert in Windows Explorer Bereits vorhandene Dokumente können mit Hilfe des Windows Explorer direkt in das gewünschte Zielverzeichnis im DMS kopiert oder per Drag & Drop verschoben werden. Besonderer Vorteil der verwendeten VFS-Technologie ist die schnelle Anpassung des DMS an das Look & Feel neuer Betriebssysteme. Die tiefe Integration ermöglicht das

51 Funktionale Kriterien 47 Nutzen vieler (neuer) Funktionen im Betriebssystem, zum Beispiel die Funktionen, die Windows Vista im Vergleich zu Windows 2000 oder XP mitbringt, wie Vorschau- oder Gruppierungsfunktionen (vgl. Abbildung 21). Abbildung 21: windream: Ergänzung der DMS/Archiv-Funktionen durch neue Gruppierungs- und Vorschaufunktion von Windows Vista Einzelne Dokumente oder ganze Dokumentstrukturen (auch existierende Ordnerstrukturen des Windows-File-Systems) lassen sich importieren. Im Explorer werden die einzelnen Dokumente einer als ZIP gepackten Datei angezeigt. Auf Wunsch wird nur ein Indexdatensatz für das komplette Verbunddokument erstellt. Abhängig von der Art des Imports können parallel Indexinformationen und Volltext erfasst bzw. automatisch generiert werden. Die Verzeichnisstruktur ist frei wählbar, wobei die Ablage von Dokumenten auf jeder Ordnerebene erfolgen kann. Hierdurch ist es beispielsweise möglich, komplette Papierarchive in ihrer Originalstruktur abzubilden und alle enthaltenen Dokumente digital abzulegen, eine Anpassung der Symbole wird unterstützt (vgl. Abbildung 22).

52 48 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Abbildung 22: windream: Austauschbare Symbole, z. B. zur originalgetreuen Abbildung von Papierarchiven Neben den oben aufgeführten Datenerfassungsmöglichkeiten gibt es verschiedene Exund Import-Funktionen, wobei windream zwischen Importieren/Exportieren, Check- In/Check-Out und Copy & Paste unterscheidet. Beim Exportieren und späteren Importieren werden die Dokumente nicht für andere Anwender gesperrt, die Indexdaten können vielmehr als XML- oder HTML-Dateien zur Verfügung gestellt werden. Das Check-In/Check-Out-Verfahren wird vor allem dann eingesetzt, wenn ein Nutzer die Dokumente offline bearbeiten will. windream erstellt eine Kopie des Dokuments auf der Arbeitsstation des Anwenders und sperrt das Original auf dem windream Server. Der Nutzer kann dann die vom System losgelöste Kopie des Dokuments, auch Offline, bearbeiten. Weiterhin besteht die Option, die Indexdaten im HTML- oder XML-Format auszuchecken. Beim Einchecken wird wahlweise das alte Dokument durch das neue ersetzt oder eine neue Version angelegt. Der Check-Out kann über einen Befehl im Explorer rückgängig gemacht werden. Nicht im Office-Format vorliegende Daten (etwa Saldenlisten aus Finanzbuchhaltungs-Systemen) können über den TIFF- oder PDF-Printer als Bilder abgelegt werden. Die Daten werden hierzu in der jeweiligen Fachapplikation geöffnet und im Druckmenü der entsprechende Konverter ausgewählt. Startet der Anwender aus der Applikation heraus einen Druckauftrag, so wird die Datei konvertiert. Der Nutzer kann den Speicherort spezifizieren, wodurch eine gezielte Ablage im DMS möglich ist. Benötigt der Anwender die Inhalte des auf diesem Weg erzeugten Images (bzw. PDF) in einer

53 Funktionale Kriterien 49 editierbaren Form, kann eine Zeichenerkennung mit Hilfe des OCR-Verfahrens erfolgen. Die mit OCR ausgelesenen Dokumentinhalte werden im DMS als Volltexte der Dokumente gespeichert und lassen sich über die windream-suchfunktionen recherchieren. Der Import von Faxnachrichten aus Faxprogrammen ist in Verbindung mit dem Programm WinFax Pro von Symantec möglich. Dazu werden die eingehenden TIFF- Dateien des Faxprogramms grundsätzlich in einem Import-Verzeichnis von windream abgelegt. Über windream-prozesse werden diese Dokumente regelmäßig importiert und mit einer Volltexterkennung übersetzt. Soweit das Faxprogramm die Indizes als XML-Datei zur Verfügung stellt, kann ein direkter Import erfolgen. Ist dies nicht der Fall, kann windream auch die relevanten Daten (wie Faxnummer oder Absender), die ein Faxprogramm liefert, in das XML-Format konvertieren und importieren. windream beherrscht die Versionierung von Dokumenten, wodurch mehrere Versionen eines Dokuments verwaltet werden können. Bei der Erstellung einer neuen Version legt das System in demselben Verzeichnis eine Kopie der ursprünglichen Version mit demselben Namen, den gleichen Rechten, vorhandenen Originaldaten und Eigenschaften, einer eigenen Historie sowie eigenen Attributen an. Die im Namen des Dokuments enthaltene Versionsnummer wird um eins erhöht und ein Vermerk in die Historie eingetragen. Das System versieht die Vorversion ebenso wie deren Indexdaten mit einem Schreibschutz, wodurch eine Veränderung von Vorversionen ausgeschlossen wird. Um eine neue Version anlegen zu können, müssen dem Anwender entsprechende Rechte zugewiesen sein. Es ist nicht möglich, von Vorversionen neue Versionen zu erstellen. Im Normalfall steht dem Anwender nur die aktuellste Version eines Dokumentes zur Verfügung. Das System blendet die Vorversionen automatisch aus, indem es sie mit dem Dateiattribut versteckt versieht. Eine Einstellung im Windows-Explorer erlaubt damit auch die Anzeige der Vorversionen. Die aktuelle Version, die Versionsnummer sowie die Vorversionen eines Dokuments lassen sich unter den Dateieigenschaften über die Registerkarte Version einsehen. Alle Vorversionen einschließlich ihrer Eigenschaften lassen sich über diese Registerkarte aufrufen. Sie stehen auf dem windream-laufwerk jederzeit zur Verfügung (vgl. Abbildung 23).

54 50 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Abbildung 23: windream: Aufruf Versionshistorie über erweiterte Dateieigenschaften Bei der Suche besteht die Möglichkeit, auch die Vorversionen mit einzubeziehen bzw. auszublenden. Löscht der Anwender die aktuelle Version, so bleiben die Vorversionen erhalten. Es ist jedoch ebenso möglich, die aktuelle Version inklusive aller Vorversionen oder aber nur ausgewählte Vorversionen zu löschen. Die Versionshistorie enthält grundsätzlich alle Versionen eines Dokuments, auch wenn bestimmte Versionen umbenannt oder sogar in andere Ordner verschoben wurden. Dokument-Links werden innerhalb von windream als Objekte behandelt und ebenfalls mit DMS-Attributen versehen. Links können auf Dokumente innerhalb und außerhalb von windream verweisen. Damit ist die Ablage von Verbunddokumenten möglich Indexierung Dokumente können von beliebigen Windows Applikationen heraus direkt in das DMS gespeichert werden, indem als Speicherpfad das windream-laufwerk gewählt wird. Mit Hilfe des Objekttyps werden die Eigenschaften der Dokumente und Ordner definiert und über die Vergabe von Indexwerten spezifiziert. Dabei besteht die Möglichkeit, markierte Textbereiche eines Dokumentes bestimmten Indexfeldern mittels

55 Funktionale Kriterien 51 eines Auswahlmenüs zuzuweisen. Der Indexierungsprozess muss jedoch nicht zeitsynchron zur Erfassung erfolgen, da eine Indexierung auch noch zu späteren Zeitpunkten möglich ist. Neben der manuellen Indexierung ist die Übernahme der systemspezifischen Dateieigenschaften zur automatischen Vergabe von Schlüsselwerten möglich. Zudem kann eine automatische Zuweisung von Indexdaten eingerichtet oder eine Übernahme von Indexwerten aus externen Datenbanken beispielsweise über Skripte vorgenommen werden. Eine Office-Integration erleichtert dem Anwender den Verschlagwortungsprozess durch die automatische Indexdatenübernahme (vgl. Abbildung 24) Abbildung 24: windream: Analyse von Dokumenten zur automatischen Verschlagwortung Durch die Einbindung eines VB- oder Java-Skripts ist auch die beliebige Erweiterung des windream-kontextmenüs um zusätzliche Befehle möglich (vgl. S. 34 Funktionen ). Der Nutzer kann die Indexierungsmasken frei anpassen. Weiterhin können die Attribute auf mehrere Registerkarten verteilt werden.

56 52 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Zur Unterstützung hoher Performance bei Suchabfragen auf große Dokumentenbestände bietet windream spezielle Mehrfachindexfelder (Vektorfelder), die die Inhalte eines Indexfelds für den Anwender unbemerkt in n Repräsentationen dieses Felds ablegen. Dies macht die direkte Indexierung von sogenannten 1:n-Relationen möglich. Zum Beispiel kann ein Gegenstand mehrere Farben haben, oder eine Rechnung kann auf mehrere Buchungskreise gebucht werden. Für diese Felder bietet windream dann auch in der Suche spezielle Mehrfachvergleichsoperatoren an, wie enthält genau, enthält nicht, enthält mindestens ein Element aus, enthält kein Element aus, enthält alle Elemente aus oder enthält nicht alle Elemente aus. Dadurch werden komplexe Suchabfragen über einfache und verständliche Operatoren bei hoher Performance und direkter Nutzung der Möglichkeiten der Datenbanken möglich Bearbeitung und Recherche Client-Anwendung windream bietet zwei Möglichkeiten der Recherche. Zum einen die Suche nach Dokumenten in der windream-verzeichnisstruktur mit Hilfe des Windows-Explorers, wie der Anwender es aus der Windows-Ordner-Struktur gewohnt ist. Die Ergebnisliste kann dabei mit dem Suchfenster verbunden werden, und über einen Doppelklick können die Dokumente geöffnet und direkt Änderungen an diesen vorgenommen werden. Neben den normalen Attributen können in der Titelleiste auch zusätzliche DMS- Attribute hinzugefügt werden. Eine Sortierung nach diesen Attributen ist möglich (vgl. Abbildung 25).

57 Funktionale Kriterien 53 Abbildung 25: windream: Ergebnisliste Zum anderen bietet windream eine Recherchemaske an, die dem Anwender verschiedene Suchmöglichkeiten offeriert. Der Anwender kann die Recherche-Funktion über das Kontextmenü des Explorers oder über das Windows Startmenü aufrufen. Dabei stellt die Recherchefunktion verschiedene Suchmöglichkeiten zur Verfügung: Die Einfache Suche zur reinen Begriffsuche (Volltextsuche) in allen Dokumenten und Ordnern (steht nur im windream Web Portal und windream Web Portal Pro zur Verfügung). Die Schnellsuche in ausgewählten Dokumenttypen, Ordnern oder nach Verfassern und anderen ausgewählten Kriterien, wobei die einzelnen Elemente dabei selektiert werden können. Diese Suche ähnelt vom Aufbau der Windows-Suche, ist aber eine eigene Funktionalität. Diese Suchart ist mit der Volltextsuche kombinierbar (vgl. Abbildung 26)

58 54 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Abbildung 26: windream: Schnellsuche Die Expertensuche bietet die vielfältigsten Recherchemöglichkeiten an, da nach beliebigen Kombinationen aus Objekttypen (Dateien, Verzeichnissen) und Indizes recherchiert werden kann, die mit Hilfe verschiedener logischer Operatoren miteinander verknüpft werden können. Über diese Suchfunktion können alle in windream bekannten Merkmale (auch Systemmerkmale der Objekte) und auch Volltextsuchen beliebig kombiniert werden. Für Mehrfachindexfelder (Vektorfelder) hält windream hier spezielle Mehrfachoperatoren bereit (vgl Indexierung und Abbildung 27).

59 Funktionale Kriterien 55 Abbildung 27: windream Expertensuche Die Objekttypsuche für die Recherche von Dateien und Ordnern unter Berücksichtigung der dokumentspezifischen Indexwerte. Die Suchmaske ist hierbei identisch mit der Indexierungsmaske für Dokumente des entsprechenden Objekttyps (vgl. Abbildung 28). Die Volltextsuche als eine Erweiterung der Schnellsuche und der Indexsuche, die zusätzlich die Recherche von Textinhalten erlaubt.

60 56 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Abbildung 28: windream: Objektsuche Unabhängig von der ausgewählten Suchfunktionalität kann der Anwender festlegen, ob auch Vorversionen in die Suche einbezogen werden, unabhängig davon, ob nur die oberste Ordnerhierarchie oder auch Unterordner durchsucht werden sollen und ob zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. Die Sortierung der Trefferliste kann dabei nach den verschiedenen Formaten (HTML, DOC usw.) oder Strukturen (Ordner, einzelne Dateien usw.) sortiert und auch nach allen Attributen gruppiert werden. Es werden nur Treffer angezeigt, für die der Nutzer zumindest das Leserecht auf die Attribute besitzt. Bereits vorhandene Ergebnislisten können sukzessive verfeinert werden, indem anhand von noch nicht berücksichtigten Attributen die Menge der Treffer reduziert wird. Die gefundenen Elemente können direkt aus der Ergebnisliste geöffnet, gelöscht, versioniert und ausgecheckt werden. Weiterhin ist es möglich, die einzelnen Treffer mit dem Windows-Standard- Kontextmenü zu bearbeiten und direkt in den angezeigten Zielordner zu springen. Das System schließt die Trefferliste nicht, wenn ein bestimmtes Element geöffnet wird, wodurch es möglich ist, mehrere Treffer ohne erneute Suchanfrage auszuwerten. Diese Treffer können mit Hilfe des windream DocViewers angezeigt werden. Dadurch ist es nicht notwendig, die Applikationen, mit denen die Dokumente erstellt wurden, auf dem Client-Rechner zu installieren. Wurde eine Volltextsuche durchge-

61 Funktionale Kriterien 57 führt, so werden alle Trefferstellen bei der Betrachtung des Dokuments im Viewer hervorgehoben (Highlighting). Es ist daneben möglich, die einzelnen Suchabfragen als Suchprofile abzuspeichern. Bei erneutem Aufruf des Suchprofils wird dynamisch ein neues Ergebnis erstellt, welche die Veränderung der Dokumente und Ordnerstrukturen seit der letzten Suchanfrage berücksichtigt. Weiterhin besteht die Möglichkeit, das Suchprofil automatisch auszuführen. Ohne einen Umweg über die Suche kann dadurch eine neue Ergebnisliste kreiert werden. Aufgrund der Speicherung der Profile im XML-Format können diese auch im Web publiziert werden. Neben den Suchprofilen lassen sich ebenfalls Ergebnislisten abspeichern. Diese können direkt im Excel-Format abgelegt werden. Es besteht auch die Option, verschiedene Suchanfragen gleichzeitig automatisch ausführen zu lassen. Die Ergebnislisten mit den unterschiedlichen Inhalten werden dem Nutzer dann automatisiert zur Verfügung gestellt. windream zeigt standardisiert die aktuellste Version eines Dokuments an. Auch die Anzeige aller bisherigen Versionen des Dokuments ist möglich. Die Ansicht der verschiedenen Versionen eines Dokumentes erfolgt dabei unabhängig vom Speicherort und Namen der jeweiligen Version. windream legt innerhalb des Explorers ein integriertes Kontextmenü bereit, welches Funktionalitäten zur Bearbeitung der Dokumente verfügbar macht. Wird ein Dokument in der Explorer-Ansicht markiert, können die verschiedenen Funktionalitäten aufgerufen werden. Sie umfassen Erstellung einer neuen Version des Dokuments, Löschen eines Dokuments inklusive aller Versionen, Check-In/Check-Out sowie Undo eines Check-Out von Dokumenten und Ordnern inklusive der Indexdaten, In Bearbeitung nehmen sowie Bearbeitung beenden, Gemeinsamer Export/Import von mehreren Dokumenten, Sofortige Ablage von Dokumenten in den Archivbereich (damit ist eine vom Lebenszyklus abweichende Ad-hoc-Archivierung möglich), Übernahme von geänderten Lebenszyklusregelungen für ein Dokument, Anzeige der Indexdaten, Dokumentvorschau mit DocView (sofern das Modul lizenziert wurde), Anzeige einer Miniaturansicht mit Indexmerkmalen und

62 58 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) eine Statusanzeige. Es existiert auch die Möglichkeit, individuelle Erweiterungen über Skripte einzubinden. Das Versenden eines Dokuments kann genau wie die Vergabe von Wiedervorlage- Terminen über das vorhandene Mail- oder Workflow-System realisiert werden. Bei der Anzeige der Dokumenteigenschaften unter Windows werden windream-erweiterungen durch zusätzliche Registerkarten vorgenommen. Der Index zeigt die dem jeweiligen Dokumenttyp zugeordneten Eigenschaften sowie die hinterlegten Werte an. Das Layout der entsprechenden Registerkarte wird dabei über die windream Management Console definiert. Die Registerkarte Version liefert dem Nutzer dabei alle Informationen bezüglich der Vorversionen des betrachteten Objekts unter Berücksichtigung des Datums und der Erstellungszeit. Die Historie liefert einen chronologischen Überblick aller Aktionen, die an dem Dokument vorgenommen wurden. Beispiele hierfür sind Erstellungs- und Änderungszeitpunkte sowie die Generierung neuer Versionen. Insgesamt werden ca. 50 verschiedene Aktionen automatisch protokolliert. Eine weitere Registerkarte zeigt die Zugriffsrechte einzelner Nutzer oder ganzer Gruppen an. Autorisierte Nutzer können diese hierüber auch abändern. Der Lebenszyklus der Dokumente wird mit Hilfe eines Zeitstrahls angezeigt (vgl. Abbildung 29). Die entsprechenden Lebenszyklusregeln (Bearbeitungs- und Archivierungszeiträume) können von berechtigten Nutzern verändert werden. Es existieren dabei verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument zu löschen. So kann der Nutzer entweder nur die aktuelle Version, die aktuelle Version inklusive aller Vorversionen oder nur bestimmte Vorversionen eines Dokuments löschen. Der Löschvorgang kann entweder im Windows Explorer oder in der Ergebnisliste aus dem Dialogfeld Suche nach Dokumenten ausgelöst werden. Mit Hilfe der windream Management Console können bereits gelöschte Objekte wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden. Des Weiteren ist es möglich, über die windream-tools den Check-Out von Dokumenten sowie gesetzte Bearbeitungssperren rückgängig zu machen.

63 Funktionale Kriterien 59 Abbildung 29: windream: Erweiterte Dateieigenschaften am Beispiel Dokumentenlebenszyklus Ein Dokument kann in windream für die Zeit der Bearbeitung durch einen Benutzer für andere Anwender gesperrt werden. Gesperrte Dokumente sind für die anderen Anwender nur lesbar. Zu diesem Zweck muss das Dokument nicht ausgecheckt werden. Das Sperren und das Entsperren werden über Befehle aus dem Kontextmenü vorgenommen. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn ein Benutzer mit Unterbrechung an einem Dokument arbeitet, aber erstens verhindern möchte, dass ein anderer Benutzer in einer Bearbeitungspause ebenfalls eine Änderung vornimmt, und zweitens dennoch allen Benutzer immer die gerade aktuellste Fassung des Dokuments zur Verfügung stellen möchte. Bei normalen Bearbeitungsvorgängen ist in windream weder ein Check-out noch das Setzen einer Bearbeitungssperre notwendig, da das jeweilige Dokument beim Öffnen in der jeweiligen Anwendung automatisch gesperrt und beim Schließen auch wieder automatisch freigegeben wird. Dies ist in windream durch die verwendete VFS- Technologie möglich Web-Client windream bietet zwei Versionen seines Web-Clients an: Das windream Web Portal stellt die windream-recherchemöglichkeiten, die Ansicht der Dokumente und Indexdaten sowie den Download der Daten zur Verfü-

64 60 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) gung. Das windream Web Portal ist für Anwender geeignet, die lediglich Recherchen über das Web ausführen möchten. Das windream Web Portal Pro hingegen stellt zusätzlich den Upload sowie das Anlegen neuer Ordner und die Funktionen Check-In, Check-Out, Versionierung, Umbenennen, Verschieben, Kopieren, Löschen, Verknüpfung erstellen, Versenden und das Ändern der Indexdaten und Rechte zur Verfügung. Der Internet-Zugriff auf windream umfasst die Abbildung der Clientfunktionen eines windream Desktop-Rechners im Browser in Abhängigkeit der eingestellten windream-rechte des Benutzers oder der Gruppe auf die Dokumente oder Ordner. Eine clientseitige Installation wird nur benötigt, wenn man das integrierte Microsoft Plug-In für die Drag & Drop Unterstützung aktivieren möchte. Die Installation wird dann über den Internet Explorer automatisch ohne Interaktion vorgenommen. Dem Anwender wird damit ein Web-Client mit tiefer Integration ins Betriebssystem geboten, der selbst den Massenimport kompletter Verzeichnisstrukturen per Drag & Drop in das Browserfenster sowie einen Check-Out/Check-In- Mechanismus ohne manuellen Upload ermöglicht. Der Server kann über 400 verschiedene Formate ins HTML- oder JPEG/GIF-Format rendern. Dadurch kann der Nutzer unabhängig vom Format und ohne Plug in auf dem Client eine Vorschau der verschiedenen Dokumente erhalten. Die Web-Clients erlauben dabei, die Corporate Identity des Unternehmens einzubinden (vgl. Abbildung 30).

65 Funktionale Kriterien 61 Abbildung 30: windream: Web Portal Die Recherche ist mit Indexwerten und auch im Volltext möglich. Dabei werden dem Nutzer alle Rechercheoptionen des Recherche-Clients auch in der Web Portal Variante angeboten. Zusätzlich kann wie im Verzeichnisbaum des Explorers navigiert werden. Die Trefferliste zeigt sowohl die gefundenen Ordner- und Dokumente. Es ist möglich, diese durch das Anwählen anzuzeigen. Genau wie im Desktop-Explorer können im Web Portal die erweiterten windream Datei-Eigenschaften angezeigt werden. Neben den Namen der Dokumente können in der Liste der Treffer auch noch die Indexdaten angezeigt werden. Die Liste kann jeder Anwender individuell konfigurieren. Des Weiteren kann der Nutzer auch einstellen, welche Spalten der Client ihm anzeigen soll. Bis zu zehn zusätzliche Spalten (Indizes) lassen sich festlegen, die in der Ergebnisliste angezeigt werden können. Ohne zusätzliche Plug-Ins können alle serverseitig gerenderten Formate in einem neuen Browser-Fenster angezeigt werden. Sind die benötigten Applikationen auf dem Rechner installiert, können die Dateien auch mit diesen geöffnet werden. Genau wie bei dem Desktop-Client lassen sich mit Hilfe des Web-Clients Suchprofile und Ergebnislisten speichern und weiterleiten. Das windream Web Portal kann so konfiguriert werden, dass es als reines Informationssystem nutzbar ist. Den Benutzern werden lediglich Suchprofile mit festgelegten Suchfeldern zur Verfügung gestellt, die nur noch um die Suchbegriffe ergänzt werden müssen.

66 62 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Text Mining Text Mining wird nicht von windream selbst durchgeführt. Umfangreiche und inhaltsbezogene Funktionen lassen sich mit PLAINknowledge, einer Software des Aachener windream-partners AIXISTANCE, komfortabel ausführen. Die von AIXISTANCE speziell für windream entwickelte Software ist vollständig integriert und verfügt über entsprechende Text-Mining-Funktionen. Neue erfasste Dokumente können automatisch zu bestehenden Klassen hinzugefügt werden. Zu diesem Zweck werden die Klassen mit Beispieldokumenten trainiert. Der Administrator kann festlegen, welche Such- und Klassifikationsalgorithmen das System dabei verwenden soll, optional kann der Nutzer die Dokumente manuell zuordnen. Das System kann mit Hilfe eines Dokumentenbestands eigene Klassen erstellen. Das System vergleicht dabei die vorhandenen Eigenschaften der verschiedenen Dokumente. Weisen genügend Dokumente gleiche oder ähnliche Eigenschaften auf, so bildet das System eine neue Klasse. Der Nutzer kann die automatische Klassenerstellung über Parameter steuern, indem er angibt, wie viele Klassen das System anhand eines Dokumentstapels selbst kreieren soll. Hat das System die Klassen bestimmt, kann der Nutzer diese inhaltlich prüfen und benennen. Die so gewonnenen Klassen können wieder für eine automatische Klassifikation neuer Dokumente verwendet werden. Das System bietet außerdem die Synonymsuche und den Einsatz von Stopp- Wortlisten an, wodurch die Recherche verbessert wird. Wird Oracle als Datenbankmanagementsystem verwendet, ist zudem eine phonetische Suche mit den entsprechenden Funktionalitäten möglich. Verschiedene Thesauri können dabei die Suche nochmals verbessern Reporting / Analysemöglichkeiten windream stellt ein eigenes Reporting-Werkzeug zur Verfügung. Jedoch können auch andere Reporting-Lösungen über eine Schnittstelle eingebunden werden. Das Modul kann dabei Informationen über die Verwendung der verschiedenen Dokumente liefern und so ein anonymisiertes Usage-Tracking ermöglichen. Das Modul ist in der Lage, jede Datenbank- und Dateisystemabfrage mit zu protokollieren. Außerdem kann auch festgehalten werden, welcher Nutzer in welchem Zeitraum einen Prozess über die Verwendung der Workflow-Funktionalität angestoßen hat. Weiterhin ist es möglich, Workflow-Abbrüche mit zu protokollieren. Dabei untersucht das System, welche Workflows zu welchem Zeitpunkt an welcher Bearbeitungsstelle mit welcher Begründung abgebrochen wurden. Mit Hilfe der gewonnenen Daten können fehlerhafte oder schlecht erklärte Prozesse identifiziert werden.

67 Funktionale Kriterien 63 Das Reporting-Werkzeug kann außerdem alle Parameter des windream-kerns in die Überwachung einbinden (vgl. Abbildung 31). Abbildung 31: windream: Monitoring & Reporting Collaboration / Mailintegration windream bietet Schnittstellen zu Microsoft Outlook, dem Exchange Mail-Server und Lotus Notes, wodurch es möglich ist, die -Korrespondenz in windream zu archivieren. Abgesehen davon bietet windream ein clientbasiertes Office-Bundle an, mit dem die s auch manuell archiviert werden können. Der Nutzer kann dabei einzelne Mails markieren und diese per Mausklick in das windream-archiv verschieben. Für jede Mail legt das System dabei ein eigenes Inhaltsverzeichnis an. In diesem werden sowohl der Text als auch die Anhänge der Mail abgelegt. Optional besteht auch die Möglichkeit, die komplette im Outlook-Format (MSG) zu archivieren. Bei der Indexierung der Mails nutzt windream unter anderem Absender, Empfänger, Betreff und Datum der Mail zur automatischen Indexierung. Eine Zeit-asynchrone Archivierung und Indexierung ist dabei möglich. Der Nutzer kann aber auch komplette Verzeichnisstrukturen von Outlook im DMS ablegen. windream übernimmt dabei automatisch die vom Nutzer in Outlook angelegte Ordnerstruktur.

68 64 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Mit dem Modul windream Exchange ist es möglich, s automatisch in windream zu archivieren. Die ursprünglich auf Microsoft Exchange Server abgelegte wird durch einen Verweis in Outlook auf die nach windream verschobene und dort abgelegte ersetzt. Durch diese Art der Verlinkung kann der Nutzer, wie bisher gewohnt, mit Outlook recherchieren. Alternativ besteht die Möglichkeit, die Recherche über windream vorzunehmen. Neben den gängigen Suchmechanismen stehen dem Nutzer dabei auch die Funktionen der Volltextsuche zur Verfügung. In windream gefundene s werden per Doppelklick auf Einträge der Trefferliste in der Originalanwendung wiederhergestellt. Es ist nicht zwingend notwendig, die s nach der Übernahme in das DMS vom Exchange-Server zu löschen, was zu einer redundanten Speicherung führt. Anzumerken ist, dass sich durch die Verschiebung der Daten in windream eine deutliche Entlastung des Exchange-Servers aufgrund der Reduktion der Postfachgrößen realisieren lässt. Nutzer, die die windream Exchange-Lösung verwenden, können individuelle Regeln formulieren, die festlegen, welche Nachrichten zu welchem Zeitpunkt in das ECM verschoben werden. Bei der unternehmensinternen Weiterleitung von Dokumenten verschickt windream lediglich einen Link, der auf den Ablageort des bereits archivierten Dokuments verweist. Dadurch ist es möglich, den -Server und das Netzwerk zu entlasten. Der Windows Messenger lässt sich in windream einbinden. Mit diesem können Mitarbeiter Nachrichten austauschen, die in windream archiviert werden und zur Dokumentation von Arbeitsabläufen in einem Projekt dienen können. Die zur Collaboration benötigten Check-In/Check-Out-Funktionalitäten eines Dokuments wurden bereits in den Abschnitten und beschrieben Ereignisdienst (Abonnements und Event Handler) windream ermöglicht es Anwendern, Dokumente und Ordner und Administratoren, zusätzlich Attribute, Auswahllisten, Objekttypen, Benutzerinformationen, Sperren, Speicherinformationen, Sprachen und weitere Entitäten zu abonnieren. windream- Nutzer können mit dieser Funktion bestimmte Objekte auswählen, um sich bei definierten Ereignissen (Inhalts-, Attribut-, Rechte-, Benutzer-, Volltextänderungen, Versionierung, Verschieben, Signieren, Archivieren und neuen Objekten) automatisch informieren zu lassen (vgl. Abbildung 32). Die Benachrichtigung erfolgt per über das Standard-Mail-Programm der angeschlossenen Arbeitsstation, kann aber auch je nach registriertem Event-Handler auf andere Art erfolgen oder auch be-

69 Funktionale Kriterien 65 stimmte Aktionen auslösen, um ereignisgesteuert Aufgaben zu automatisieren. Die E- Mail Adressen für die Mailbenachrichtigung, werden in der windream Benutzer- und Gruppenverwaltung festgelegt oder auch automatisch aus dem verwendeten Directory Service übernommen. Abbildung 32: windream: Abonnieren von Ordnern und Dokumenten Die Abonnements für ausgewählte Ereignisse auf Dokumente und Ordner können windream Anwender an den jeweiligen windream-clients einrichten. Die Voraussetzung dafür ist immer, dass sie über das Recht, Objekte zu abonnieren (Recht Abonnieren) für die ausgewählten windream-objekte verfügen. Objekte werden über den Befehl "Abonnieren" aus dem windream Kontextmenü abonniert. Damit die Funktion im Kontextmenü verfügbar ist, muss der entsprechende Eintrag in der windream Management Console freigeschaltet sein (vgl. Abbildung 33).

70 66 Detailbeschreibung windream GmbH (windream) Abbildung 33: windream: Freischalten der Entitäten für die Ereignissteuerung Die Verwaltung der Abonnements erfolgt durch autorisierte Systemadministratoren in der Administrationsanwendung windream Management Console. Hier erfolgt auch die Verwaltung der Ereignisse und Entitäten des windream Ereignisdienstes. Für jeden in der Systemumgebung und der windream Serverauswahl konfigurierten windream Server werden diese Einstellungen separat verwaltet Workflow Für die Weiterleitung und die Wiedervorlage stellt windream Ad-hoc-Workflow- Funktionen zur Verfügung, welche auch die parallele und sequentielle Verarbeitung von Prozessen unterstützen. Außerdem können Subprozesse als Ableitung von Standardprozessen generiert werden. windream bietet dabei einen grafischen Designer für die Definition von Workflows an, welcher über eine Scripting-Schnittstelle verfügt und auch die Versionierung und Publizierung der Workflows ermöglicht. Über die Laufzeitüberwachung kann das System ermitteln, wie weit der Vorgang fortgeschritten ist und wer den Prozess gerade bearbeitet. Die Aufbauorganisation kann innerhalb des windream User Managements auch mit eigenen Rollen außerhalb des Directory Services abgebildet werden. Dadurch ist eine komfortable Definition der Rollen und der Stellvertreter möglich. Der Workflow wird per Mail an die beteiligten Mitar-

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