Mögliche Anmeldeverfahren/Zugangsberechtigungen in Stud.IP Wer kann sich wann wie in meine Veranstaltungen eintragen?

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1 Mögliche Anmeldeverfahren/Zugangsberechtigungen in Stud.IP Wer kann sich wann wie in meine Veranstaltungen eintragen? In diesem Inhaltsverzeichnis finden Sie die verschiedenen Anmeldeverfahren bzw. Zugangsberechtigungen anhand der verschiedenen Szenarien, die für Sie in der Lehrveranstaltungspraxis in Frage kommen können erläutert. 1. Einleitung und Hinweise 3 2. Jeder soll sich eintragen können: Keine Teilnahmebeschränkung 3 3. Keiner soll sich eintragen können: Sperren 4 dass sich niemand für meine Veranstaltung in Stud.IP einträgt ODER alle Teilnehmer manuell selbst suchen und eintragen 4. Vorläufiger Eintrag 5 die begrenzte Anzahl der Plätze in meiner Veranstaltung vergeben und weiß evtl. noch nicht, wie viele Plätze ich wirklich vergeben kann oder will und erst einmal sehen, wer Interesse an der Veranstaltung hat und dann Personen auswählen, die teilnehmen sollen ODER abwarten, wer beim ersten Präsenztermin anwesend ist ODER nur Studierende eines bestimmten Studiengangs oder eines bestimmten Semesters für meine Veranstaltung zulassen so dass nur bestimmte Personen auf meine Veranstaltung in Stud.IP zugreifen 5. Passwort setzen 6 meine Veranstaltung mit einem Passwort schützen. Nur Personen, denen ich dieses Passwort gegeben habe, sollen auch auf die Veranstaltung zugreifen können 6. Chronologisches Verfahren Anmeldung nach Anmeldereihenfolge 7 die Teilnehmer in der Reihenfolge ihrer Anmeldungen zulassen, bis alle Plätze belegt sind ODER die Teilnehmer in der Reihenfolge Ihrer Anmeldungen zulassen, bis alle Plätze belegt sind und eine Warteliste einrichten, so dass Studierende nachrücken können, wenn sich Studierende, die bereits einen Platz erhalten haben, wieder aus der Veranstaltung austragen:

2 7. Losverfahren 8 die Plätze an die zufällig verteilen ODER die Plätze für die Teilnehmer zufällig verteilen und eine ebenfalls zufällig zusammengestellte Warteliste für Mehr-Anmeldungen einrichten, so dass Studierende nachrücken können, wenn sich Studierende, die bereits einen Platz erhalten haben, wieder aus der Veranstaltung austragen 8. Chronologisches oder Losverfahren mit vorläufiger Anmeldung 8 die Plätze zufällig oder nach Anmeldereihenfolge verteilen und die potentiellen Teilnehmenden vorher noch einmal durchschauen/die Teilnahme an Voraussetzungen knüpfen und die Studierenden erst nach Überprüfung für die Veranstaltung zulassen 9. Gruppierung von Veranstaltungen 9 dass Studierende sich nur für eine aus mehreren (ähnlichen oder gleichwertigen, parallelen) Veranstaltungen anmelden können dass Studierende sich in maximal einer (ähnlichen oder gleichwertigen, parallelen) Veranstaltung anmelden, wenn Sie bei Ihrer Wunschveranstaltung auf der Warteliste stehen 2

3 1. Einleitung und Hinweise Stud.IP ermöglicht Ihnen, verschiedene Anmeldeverfahren bzw. Zugangsberechtigungen 1 zu Ihren Veranstaltungen einzurichten. Je nach gewünschtem oder geplantem Szenario können Sie die Zugangsbeschränkungen konfigurieren. Diese Anleitung gibt einen kurzen Überblick über den Einsatz der verschiedenen Möglichkeiten und zeigt, wie Sie diese einrichten. Grundsätzlich gilt: Nur wer einen Account im Stud.IP der TU Braunschweig hat, wie Lehrende und Studierende der TU, kann überhaupt auf die in Stud.IP befindlichen Veranstaltungen zugreifen und sich für diese anmelden. Sie können in der Teilnehmerverwaltung 2 (Teilnehmerliste ) der Veranstaltung jederzeit einsehen, wer in diese eingetragen ist und Teilnehmer manuell eintragen oder austragen egal, welche Zugangsbeschränkung/en sie ausgewählt haben. Ab dem Sommersemester 2011 werden die Grunddaten der Veranstaltungen aus dem LSF- 3 System importiert. Diese sind dann zunächst für die Eintragung durch Studierende gesperrt. Sie müssen Ihre Veranstaltungen also explizit für die Studierenden freigeben. Denken Sie stets daran, rechtzeitig vor Beginn der Anmeldungen durch die Studierenden das richtige Verfahren einzustellen und dieses auch den Studierenden zu kommunizieren. Bitte beachten Sie: Ein einmal eingestelltes Anmeldeverfahren kann zwar geändert werden, aber je nach Änderung werden dann alle bereits eingetragenen Studierenden aus der Veranstaltung ausgetragen und müssen sich neu anmelden! 2. Jeder soll sich eintragen können: Keine Teilnahmebeschränkung Wenn sich jeder in die Veranstaltung eintragen können soll, wählen Sie unter dem Punkt Zugangsberechtigungen in der Administration der Veranstaltung unter Anmeldeverfahren keins aus. 1 Beide Begriffe werden im Folgenden synonym verwendet. 2 An den Stellen, an denen dies möglich ist, wird in diesem Dokument die geschlechtsneutrale Wortversion verwendet (Lehrende, Studierende). Wo dies nicht möglich ist, wird aufgrund der besseren Lesbarkeit auf die männliche Form zurückgegriffen. 3 LSF ist das Vorlesungsverzeichnis der TU Braunschweig, das seine Daten aus dem Modulhandbuch (MHB) erhält. In das MHB werden die Veranstaltungen von den Instituten/Fakultäten eingepflegt, in LSF werden Zeiten und Räume für die Veranstaltungen festgelegt. Stud.IP erhält dann die kompletten Veranstaltungs-Grunddaten inklusive Zeiten und Räumen aus dem LSF. 3

4 Mit dieser Einstellung ist die Veranstaltung frei zugänglich für alle in Stud.IP befindlichen Benutzer. Sie können alle Teilnehmer, die auf die Veranstaltung zugreifen, in der Teilnehmerliste der Veranstaltung sehen. 3. Keiner soll sich eintragen können: Sperren dass sich niemand für meine Veranstaltung in Stud.IP einträgt ODER alle Teilnehmer manuell selbst suchen und eintragen : Diese Einstellung ist die Grundeinstellung für importierte Veranstaltungen. Sie können die Sperrung ebenfalls auf dieser Seite aufheben. Das manuelle Hinzufügen von Teilnehmern über die Teilnehmerliste ist für Sie als Lehrenden jederzeit auch bei gesperrter Veranstaltung möglich. 4

5 4. Vorläufiger Eintrag die begrenzte Anzahl der Plätze in meiner Veranstaltung vergeben und weiß evtl. noch nicht, wie viele Plätze ich wirklich vergeben kann oder will, und erst einmal sehen, wer Interesse an der Veranstaltung hat und dann Personen auswählen, die teilnehmen sollen, ODER abwarten, wer beim ersten Präsenztermin anwesend ist ODER nur Studierende eines bestimmten Studiengangs oder eines bestimmten Semesters für meine Veranstaltung zulassen, so dass nur bestimmte Personen auf meine Veranstaltung in Stud.IP zugreifen: Wenn Sie gezielt auswählen möchten, wer letztendlich an der Veranstaltung teilnehmen kann, wählen Sie unter dem Punkt Zugangsberechtigungen Vorläufiger Eintrag : Sie können dann einen Infotext eingeben, der denjenigen, die sich für die Veranstaltung eintragen wollen, angezeigt wird. Dieser Text kann z.b. die Information enthalten, dass eine Anwesenheit beim ersten Präsenztermin notwendig ist, um auf die Veranstaltung zugreifen zu können oder die Bitte, Ihnen den belegten Studiengang mitzuteilen, damit Sie über eine Zulassung zur Veranstaltung entscheiden können. Der Studiengang und die Anzahl der absolvierten Semester ist im Lernmanagementsystem nicht abgelegt. Neue Teilnehmer bekommen in der Veranstaltung den Status "vorläufig akzeptiert". Sie können von Hand die zugelassenen Teilnehmer auswählen. Vorläufig akzeptierte Teilnehmer 5

6 haben keinen Zugriff auf die Veranstaltung, erst nach der Zulassung durch Sie sind Dokumente und Informationen zugänglich. Dieses Verfahren lässt sich auch mit Anmeldeverfahren wie dem chronologischen oder dem Losverfahren verbinden (s.u.). Wählen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie gezielt auswählen möchten, welche Personen teilnehmen, oder eine Vorbedingung erfüllt sein soll. Bei hohen Teilnehmerzahlen erhöht sich natürlich der Aufwand für die manuelle Freischaltung. 5. Passwort setzen meine Veranstaltung mit einem Passwort schützen. Nur Personen, denen ich dieses Passwort gegeben habe, sollen auch auf die Veranstaltung zugreifen können Sie haben die Möglichkeit, ein Passwort für Ihre Veranstaltung zu vergeben. Setzen Sie hierfür nach dem Anlegen der Veranstaltung unter Zugangsberechtigungen das gewünschte Passwort und wählen Sie die Option Lesezugriff/Schreibzugriff nur mit Passwort. Sie können dieses Passwort dann an die Studierenden, die teilnehmen bzw. sich eintragen sollen, herausgeben. Jede/r, die/der dass Passwort hat, kann sich nach der Eingabe eintragen. Achtung: Ein Passwort kann bei einem chronologischen oder einem Losverfahren nicht gesetzt werden, da durch diese beiden Verfahren der Zugang zur Veranstaltung schon stark reglementiert ist. 6

7 6. Chronologisches Verfahren Anmeldung nach Anmeldereihenfolge die Teilnehmer in der Reihenfolge ihrer Anmeldungen zulassen, bis alle Plätze belegt sind ODER die Teilnehmer in der Reihenfolge Ihrer Anmeldungen zulassen, bis alle Plätze belegt sind und eine Warteliste einrichten, so dass Studierende nachrücken können, wenn sich Studierende, die bereits einen Platz erhalten haben, wieder aus der Veranstaltung austragen: Sie können dieses Anmeldeverfahren unter dem Punkt Zugangsberechtigungen in der Administration der Veranstaltung aktivieren und bearbeiten. Bitte wählen Sie eine maximale Teilnehmerzahl, einen Anmeldezeitraum und, legen sie, wenn Sie dies wünschen, eine Warteliste an. Die Warteliste ermöglicht es, dass Studierende, die sich anmelden möchten, nachdem alle Plätze belegt sind, nach Anmeldereihenfolge auf der Warteliste landen und über ihren jeweils aktuellen Wartelistenplatz informiert werden, wenn sich jemand aus der Veranstaltung austrägt. Sie sehen in der Teilnehmerliste der Veranstaltung die zugelassenen Teilnehmer. Achtung: Wenn Sie das Anmeldeverfahren nach Anmeldereihenfolge aufheben und auf kein Anmeldeverfahren oder das Losverfahren umsteigen, werden alle bisher eingetragenen Teilnehmer aus der Veranstaltung entfernt. 7

8 7. Losverfahren die Plätze an die Teilnehmenden zufällig verteilen ODER die Plätze für die Teilnehmer zufällig verteilen und eine ebenfalls zufällig zusammengestellte Warteliste für Mehr-Anmeldungen einrichten, so dass Studierende nachrücken können, wenn sich Studierende, die bereits einen Platz erhalten haben, wieder aus der Veranstaltung austragen: Sie können dieses Anmeldeverfahren unter dem Punkt Zugangsberechtigungen in der Administration der Veranstaltung einrichten und bearbeiten sowie, wenn Sie dies wünschen, eine Warteliste einrichten (siehe auch Punkt 6: Chronologisches Verfahren). Die Warteliste wird wie die Teilnehmerliste auch aus allen Anmeldungen zufällig zusammengestellt und ermöglicht es, dass Studierende, die sich anmelden möchten, nachdem alle Plätze belegt sind, nach Anmeldereihenfolge auf der Warteliste landen und über ihren jeweils aktuellen Wartelistenplatz informiert werden, wenn sich jemand aus der Veranstaltung austrägt. Achtung: Wenn Sie das Losverfahren aufheben und auf kein Anmeldeverfahren oder das Anmeldeverfahren nach Anmeldereihenfolge umsteigen, werden alle bisher eingetragenen Teilnehmer aus der Veranstaltung entfernt. 8. Chronologisches oder Losverfahren mit vorläufiger Anmeldung die Plätze zufällig oder nach Anmeldereihenfolge verteilen und die potentiell Teilnehmenden vorher noch einmal durchschauen/die Teilnahme an Voraussetzungen knüpfen und die Studierenden erst nach Überprüfung für die Veranstaltung zulassen: Beide Anmeldeverfahren können Sie auch mit der vorläufigen Anmeldung kombinieren. Je nach Verfahren wird dann aus den Studierenden eine vorläufige Teilnehmerliste nach 8

9 Anmeldereihenfolge oder über das Losverfahren erstellt, bei der Sie die einzelnen Teilnehmer noch manuell zur Veranstaltung zulassen müssen. Auch hier müssen Sie eine Anzahl an zuzulassenden Teilnehmern eingeben und einen Anmeldezeitraum festlegen. 9. Gruppierung von Veranstaltungen dass Studierende sich nur für eine aus mehreren (ähnlichen oder gleichwertigen, parallelen) Veranstaltungen anmelden können dass Studierende sich in maximal einer (ähnlichen oder gleichwertigen, parallelen) Veranstaltung anmelden, wenn Sie bei Ihrer Wunschveranstaltung auf der Warteliste stehen Wenn Studierende sich nur in eine von mehreren (gleichwertigen) Veranstaltungen anmelden sollen, gibt es die Möglichkeit, Gruppen von Veranstaltungen zusammenzufassen. Dies können Sie als Lehrende nicht selbst vornehmen, sondern melden uns (dem ) die Veranstaltungen, die zu der entsprechenden Gruppe gehören sollen. 9