Professionelles Enterprise-Resource-Planning mit dem freien Web-basierten Spezialisten. Brain-Media.de. Holger Reibold OpenZ kompakt

Transkript

1 Brain-Media.de PROFESSIONELLES INTERNET- UND OPEN-SOURCE-KNOW-HOW Holger Reibold Mit einem Vorwort von OpenZ-Kopf Stefan Zimmermann Professionelles Enterprise-Resource-Planning mit dem freien Web-basierten Spezialisten

2 Holger Reibold

3 2 Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung des Verlags ist es nicht gestattet, das Buch oder Teile daraus in irgendeiner Form durch Fotokopien oder ein anderes Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt auch für das Recht der öffentlichen Wiedergabe. Der Verlag macht darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennamen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenrechtlichem Schutz unterliegen. Verlag und Autor übernehmen keine Gewähr für die Funktionsfähigkeit beschriebener Verfahren und Standards Brain-Media.de Herausgeber: Dr. Holger Reibold Umschlaggestaltung: Brain-Media.de Satz: Brain-Media.de Coverbild: Photocase/Thomas Kerzner Druck: COD ISBN:

4 Inhaltsverzeichnis 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Vorwort von Stefan Zimmermann... 7 Cloud-Computing, OpenZ und Ihre Firma... 9 Einführung OpenZ der Einstieg OpenZ-Basics OpenZ kennenlernen Grundfunktionen Mandantenkonfiguration Ordnung schaffen Die wichtigsten Icons im Überblick Rollen und Benutzer Anpassung der Grundkonfiguration Geschäftspartner Das Einrichten eines Geschäftspartners Kontaktarten verwalten Incoterms Firmengruppe und Marken Geschäftspartnergruppe Provisionen verwalten Rechnungsintervalle... 68

5 4 Inhaltsverzeichnis Anredeformen Zahlungsbedingungen Informationen über Geschäftspartner Vergütungskategorie Übersicht Produkte pro Kunde Lieferanten/Artikel Geschäftspartner Mitarbeiter Produkte verwalten Produkte und Dienstleistungen in OpenZ Der Weg zum ersten Artikel Lager erstellen Mengeneinheiten Artikelkategorien erstellen Steuerkategorie Produkt erstellen Produktattribute Preise und Steuern Preise und Preislisten Steuern anlegen und zuweisen Umgang mit Bestellungen Bedarf erstellen Bestellung anlegen Wareneingang verbuchen Lieferantenrechnungen

6 Inhaltsverzeichnis Wareneingangsbestätigung Materialmanagement Physikalisches Inventar Internes Inventar Lagerbewegungen Produktion Verkäufe verwalten Vertrieb konfigurieren Auftrag erstellen Lieferungen anlegen und ausführen Rechnungen erstellen Zahlungen Bank anlegen Kassenbuch Buchhaltungsstammdaten Weitere Dienste und Hilfsmittel Berichte und Informationen Projektverwaltung Import/Export Alles eine Frage der Sicherheit Rollen Rollenbasierter Datenzugriff

7 6 Vorwort von Stefan Zimmermann 11.3 OpenZ-Nutzer Sitzungsprotokolle Anhang A More Info Index Weitere Brain-Media.de-Bücher

8 Vorwort von Stefan Zimmermann 7 Vorwort von Stefan Zimmermann Vorwort von Stefan Zimmermann Als ich im Februar 2010 Openbravo das erste Mal heruntergeladen hatte, ahnte ich nicht, welch ein Projekt sich daraus entwickeln würde. Ich war auf der Suche nach einem Open Source-ERP-System, welches für Unternehmen in Deutschland einsetzbar ist. Nach 15 Jahren als Berater für die Softwarearchitektur von Großkonzernen stand mir der Sinn danach, etwas Neues anzufangen und für kleine und mittelständische Firmen eine Lösung anzubieten, die preiswert und quelloffen die Funktionen der großen ERP-Systeme bietet. Openbravo schien mir am besten geeignet, als 'best of breed' WEB 2.0-ERP- Plattform den Einsatz von Open Source ERP im deutschen Markt auf breiter Ebene zu ermöglichen. Viele gewonnene Preise, unter anderem der BOSSIE (Best of Open Source Software Award), belegen eindrucksvoll die hervorragende technische Basis dieses Produktes. Mir war von Anfang an klar, dass noch Anpassungen zu machen wären, um den Einsatz von Openbravo in Deutschland reibungsfrei zu ermöglichen. Doch bereits mein erstes Projekt mit Openbravo, die Einführung des ERP-Systems in einer winzig kleinen Mosterei, stellte mich vor riesige Herausforderungen, die ich so nicht erwartet hätte: Zum Beispiel waren Bruttopreise auf Rechnungen an Endkunden, unterschiedliche Steuersätze für Artikel (bei Lebensmitteln 7%, sonst 19%) mit diesem System so nicht zu realisieren. Es gab eine sehr hohe Menge an Ergänzungen und Änderungen am Kern des Systems, um auch nur eine sehr kleine und einfach strukturierte Firma abzubilden. Erweiterungen und Ergänzungen im System mussten daher Schlag auf Schlag in hohem Tempo erfolgen, um das Projekt erfolgreich abwickeln zu können. Derweil gelang es, den ersten größeren Kunden im produzierenden Gewerbe, der gerne Openbravo einsetzen wollte, zu gewinnen. Das Projekt erforderte eine völlig neue Organisation des Projekt- bzw. Produktionsmoduls, gravierende Ergänzungen an Materialwirtschaft, Einkauf und Verkaufs-Modulen usw. Die Erkenntnis daraus war: Unsere Software-Basis differiert immer mehr von der, welche bei Openbravo S.L.U. gepflegt wurde. Unsere Ergänzungen, welche aus langjähriger Erfahrung mit ERP-Prozessen resultieren, weichen immer mehr von der Vorgehensweise im Openbravo-Standard ab. Es war einfach nicht möglich, die beiden Systeme unter einen Hut zu bringen.

9 8 Vorwort von Stefan Zimmermann Die logische Konsequenz daraus war ein sogenannter Fork des Produktes Openbravo, welcher jetzt unter dem Namen OpenZ frei verfügbar und quelloffen heruntergeladen werden kann. Heute wird OpenZ bereits in diversen Firmen im internationalen Handel, im E- Commerce und in Produktionsbetrieben erfolgreich eingesetzt. Mehrwährungsfähigkeit, verschiedene Sprachen, darunter z.b. Chinesisch all das gehört heute bereits zum Standard und wird in einer großen Geschwindigkeit weiter entwickelt. Ganz herzlich möchte ich mich an dieser Stelle bei allen meinen Mitarbeitern (im Speziellen jedoch bei Robert Galler, Günter Mittler und Frank Wohlers) bedanken, die in der Startup-Phase des Unternehmens mit großem persönlichen Einsatz dafür gesorgt haben, dass so ein Projekt überhaupt möglich ist und das Wachstum der Firma Zimmermann-Software, der Aufbau der Abteilungen, Entwicklung, Support etc. so erfolgreich verlaufen konnten. Ein großes Glück für das Projekt ist es auch, dass Dr. Reibold mit dem vorliegenden Buch aus seiner Kompakt-Reihe einen fundierten Leitfaden für den erfolgreichen Einsatz des Systems vorlegt. Dafür möchte ich mich ganz herzlich bedanken! Ihnen wünsche ich nun kurzweiliges Lesen und Freude an der Arbeit mit diesem Buch und OpenZ. Stefan Zimmermann (Worpswede im August 2011)

10 Cloud-Computing, OpenZ und Ihre Firma 9 Cloud-Computing, OpenZ und Ihre Firma Cloud-Computing, OpenZ und Ihre Firma Cloud-Computing ist zurzeit in aller Munde. Es gibt keine Computer-Zeitschrift, die über den Mega-Trend der IT nicht berichtet. Zimmermann-Software bietet OpenZ mit Fullservice in der Cloud bereits sehr erfolgreich an. Kleine mittelständische Betriebe aber auch international agierende Unternehmungen nutzen das volle Leistungsspektrum von OpenZ. Somit ist diese Open Source Software nicht nur praxiserprobt sondern hat sich bereits bewährt und etabliert. Besonders im internationalen Sektor verstehen immer mehr Firmen die Schlagworte: webbasiert, multisprachfähig und multiwährungsfähig als Synonyme für Effizienz, Synergie und Kostenersparnis. Was bedeutet das für Ihre Firma? Mittelfristig werden Sie kaum noch Computerprogramme installieren, Server warten und Updates in Ihre IT einspielen müssen. Das ist eine sehr positive Nachricht. Der Nervenkitzel, wenn mal eine Festplatte ausfällt, ob die Datensicherung auch korrekt ist und funktioniert, fällt allerdings auch weg. Die Ausfallzeit ebenfalls. Und die Viren? Halb so schlimm. Sind sie verseucht einfach nur an einen frischen, gesunden PC setzen und in der Cloud weiterarbeiten. Cloud Computing bedeutet, dass Sie die (Computer-)Anwendungen, die Sie für den Betrieb brauchen, einfach bei einem Dienstleister leasen und nutzen, ohne dafür irgendeinen besonderen Computer vorzuhalten oder eine Software installieren zu müssen. Da es bei dieser Technologie unerheblich ist, wo sich der entsprechende Server auf dem Ihre Anwendung dann läuft, befindet und somit auch physisch nicht festgelegt ist, wo und wie die dazugehörigen Daten abgespeichert werden, hat sich der Begriff Cloud dafür eingebürgert. Der Server bzw. besser Serververbund, auf dem die Anwendungen laufen lässt sich sogar im laufenden Betrieb umbauen und verlegen, ohne dass Sie es merken würden. Da gibt es natürlich berechtigte Vorbehalte! Was passiert mit meinen Daten? - Wer sieht die noch? - Werden die am Ende sogar an den Mitbewerber verkauft etc. Nur über ein zertifiziertes Rechenzentrum und mit einem zuverlässigen, vertrauenswürdigen Dienstleister sollten Sie in die Cloud gehen. Für die Firma Zimmermann-Software ist die Sicherheit Ihrer wertvollen Geschäftsdaten oberstes Gebot. Sie treffen alle notwendigen Maßnahmen um diese zu schützen. Mit uns können Sie die Vorteile der Cloud genießen:

11 10 Cloud-Computing, OpenZ und Ihre Firma Hochverfügbarkeit an jedem Ort Die Total Cost of Ownership (TCO) bzw. Gesamtbetriebskosten für Ihre Anwendung/ERP-System sinkt um mindestens 30%. Sie sparen IT-Aufgaben wie Datensicherung, Updates etc., ein und können sich ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Besonders bei einem ERP-System ist es so, dass über die Jahre betrachtet sehr viele Updates benötigt werden. Jährlich ändern sich Buchhaltungsregeln, Erweiterungen werden programmiert, es kommen neue Schnittstellen hinzu etc. Bei einem ERP-System-Update ist es im Gegensatz zu z.b. einer Textverarbeitungs-Software notwendig, alle Daten, die bereits eingegeben wurden, so wie sie sind zu erhalten und auf den neuen Softwarestand zu migrieren. Dieser Vorgang verursacht in aller Regel bei älteren ERP-Systemen, die längere Zeit ohne Betreuung liefen oder in die individuelle Erweiterungen hinein programmiert wurden, einen erheblichen Aufwand. Oft ist es gar nicht zu leisten, in jedem Fall ist das Update aber sehr teuer.

12 Cloud-Computing, OpenZ und Ihre Firma 11 An diesem Punkt zeigt das Konzept Cloud Computing in Kombination mit der Open Source-Software OpenZ seine Stärken: Ihre Software ist immer auf dem neuesten Stand und wird ständig weiterentwickelt. Sie buchen die Updates gleich mit. Und das auf Dauer! Individuelle Erweiterungen können Sie programmieren lassen. Lassen Sie das Ergebnis wieder in das Open Source-Projekt OpenZ einfließen so nutzen Sie Ihr individuelles System und erhalten trotzdem alle Updates. Das ist Open Source in der Cloud.

13 12 Cloud-Computing, OpenZ und Ihre Firma

14 Einführung 13 Einführung Einführung Mein erster Kontakt mit ERP-/CRM-Lösungen liegt inzwischen einige Jahre zurück. Damals suchte ich für einen Kunden eine freie Lösung, mit der er seine unternehmensinternen Abläufe und auch die Kommunikation mit unterschiedlichsten Geschäftspartnern abbilden konnte. Das Ziel: Die Unternehmensabläufe sowie die interne und externe Kommunikation zu optimieren. Zu meinem Erstaunen stellte ich fest, dass es mehr Lösungen gab, als ich erwartet hatte. Nach sorgfältiger Recherche und ausgiebigen Vergleichen entschied ich mich für Compiere, den damaligen Platzhirsch. Neben seiner umfassenden Ausstattung sprachen viele Implementierungen und ein vergleichsweise hoher Reifegrad für dieses System. Die anfängliche Euphorie verflog schnell. Das System war unvollständig und miserabel dokumentiert, kompetente Hilfe fast nur gegen Bares zu finden. Das kannte ich in der Form nicht von anderen freien Projekten im Gegenteil. Schnell musste ich lernen, dass sich Compiere in der Praxis wie ein Kreuzfahrtschiff verhält: voll gepackt mit Funktionen, gleichzeitig aber schwer zu lenken. Doch damit nicht genug: Compiere bot in Sachen Anpassungen an den deutschen Markt keine nennenswerten Funktionen. Zwar gab es in den letzten Jahren immer wieder Versuche, einen Fork für den deutschen Markt zu entwickeln, doch all diese Versuche scheiterten mehr oder minder kläglich bis auf einen: OpenZ. Auch OpenZ ist wie ADempiere und Openbravo ein Compiere-Fork. Compiere, ADempiere und OpenBravo, die alle auf dem gleichen Code basieren, galten lange Zeit als die besten CRM- und ERP-Tools der Open-Source-Gemeinde. Während sie gerade in Übersee in Tausenden Unternehmen zum Einsatz kommen, ist die Akzeptanz von freien Business-Lösungen gerade in Deutschland sehr niedrig. Die Hauptgründe: Die fehlenden Anpassungen an den deutschen Markt und geltendes Recht. Mit OpenZ gehören diese Probleme der Vergangenheit an, denn OpenZ bietet endlich all das, was man bei seinen Vorläufern so schmerzlich vermisst. Federführend in Sachen OpenZ ist das Team von Stefan Zimmermann von Zimmermann-Software, der das zugrundeliegende OpenBravo-System in den letzten zwei Jahren an den deutschen Markt angepasst hat und das Produkt bereits erfolgreich als SaaS-Modell vermarktet.

15 14 Einführung Seit meiner ersten Begegnung mit Compiere und seinen Ablegern habe ich sicherlich Hunderte Stunden in den Umgang mit diesem System gesteckt. In der Zwischenzeit konnte ich einige erfolgreiche Implementierungen in Unternehmen realisieren. Doch noch nie war ich so euphorisch wie seit der Veröffentlichung von OpenZ. Endlich gibt es ein System, das nicht nur einfach zu bedienen ist, sondern auch alle relevanten Aktionen im Unternehmen unterstützt unter Berücksichtigung der gesetzlichen Rahmenbedingungen. In diesem Handbuch lasse ich Sie teilhaben an meinen Erfahrungen rund um das freie CRM-/ERP-System. Ich hoffe, dass dieses Handbuch Ihnen bei der Evaluierung und eventuellen Implementierung eine wertvolle Hilfe ist! Herzlichst, Dr. Holger Reibold (August 2011)

16 OpenZ der Einstieg 15 1 OpenZ der Einstieg OpenZ der Einstieg Kunden und die Beziehungen zu diesen sind das A und das O für ein Unternehmen. Nur wenn es Ihnen gelingt, eine Kommunikation aufzubauen, die insbesondere dem Kunden einen Nutzen bringt, wird es Ihnen gelingen, sich erfolgreich auf Ihrem Markt zu positionieren. Marketingspezialisten sprechen in diesem Zusammenhang häufig von sogenanntem Beziehungsmarketing. Das Kundenbeziehungsmanagement oder die Kundenpflege (engl. Customer Relationship Management, kurz CRM), beschreibt dabei die Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen. CRM ist somit ein wichtiger Baustein für das Beziehungsmarketing. Da Sie Ihre Kundenbeziehungen langfristig ausrichten sollten, ist es ratsam, alle kundenspezifischen Unternehmensaktivitäten aufzuzeichnen. Warum aber ist die Kundenbindung so wichtig für Ihren Unternehmens- und Marketingerfolg? Der Hauptgrund ist sicherlich, dass die Gewinnung von Neukunden um ein Vielfaches teurer ist als die Kundenbindung. Genau an diesem Punkt setzen CRM-Tools an. Mithilfe von CRM-Systemen verwalten und sammeln Sie sämtliche Daten von Kunden und alle Transaktionen mit diesen Kunden in einer zentralen Datenbank. Diese Daten werden integriert und aufbereitet, sodass sie im Unternehmen an jeder Stelle in der passenden Zusammenstellung zur Verfügung stehen. Das Ziel von CRM und CRM-Lösungen ist die Unterstützung der Kommunikation mit dem Kunden mit verlässlichen Zahlen, Daten, Fakten, um die Aufmerksamkeit auf Beziehungen mit einem hohen Kundenwert zu konzentrieren. CRM kann Ihnen auch helfen, Schwachstellen im Dialog mit dem Kunden zu erkennen und zu beheben. Sie können CRM als einen ganzheitlichen Ansatz zur Unternehmensführung verstehen. Er integriert und optimiert alle kundenbezogenen Prozesse in Marketing, Vertrieb, Kundendienst sowie Forschung & Entwicklung und zwar über Abteilungen und Standorte hinweg. Das Ziel: die Schaffung von Mehrwerten auf Kunden- und Lieferantenseite im Rahmen von Geschäftsbeziehungen. CRM lässt sich hervorragend mit sogenannten Enterprise-Resource-Planning- Funktionen, kurz ERP, kombinieren. ERP, was zu Deutsch soviel wie die Planung des Einsatzes/der Verwendung der Unternehmensressourcen heißt, bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel oder Personal) möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einzusetzen. Typische Funktionen einer ERP-Lösung sind die folgenden:

17 16 OpenZ der Einstieg Materialwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition, Bewertung) Produktion Finanz- und Rechnungswesen Controlling Personalwirtschaft Forschung und Entwicklung Verkauf und Marketing Stammdatenverwaltung Ein erster Blick auf das Web-basierte OpenZ. Inzwischen gibt es gerade auch aus dem Open-Source-Bereich eine Vielzahl von Spezialisten, die insbesondere CRM-Funktionen anbieten. Die beiden bekanntesten waren lange Zeit sicherlich Compiere ( und vtiger ( Die Kombination aus CRM- und ERP-Funktionen, gepaart mit einer hohen Benutzerfreundlichkeit und der Berücksichtigung geltender Gesetze, hat allerdings in der Form nur OpenZ zu bieten.

18 OpenZ-Basics OpenZ-Basics OpenZ ist zwar ein sehr junges Projekt, profitiert aber natürlich von der jahrelangen Entwicklung rund um Compiere und dessen Abspaltungen. Bei OpenZ handelt es sich dabei um eine freie Enterprise-Resource-Planning- und Customer- Relationship-Management-Software. OpenZ beinhaltet Module für folgende Unternehmensbereiche: Einkauf Verkauf Lagerverwaltung Finanzbuchhaltung Marketing Projektmanagement Content-Management-System Supply-Chain-Management Workflow-Management -Integration Aufgabenverfolgung Alle Datensätze in OpenZ können auf externe Dokumente verweisen. Das System ist so ausgelegt, dass es ohne größeren Aufwand an spezifische Anforderungen angepasst werden kann. Weitere Besonderheiten des Systems sind die Mehrsprachigkeit, die Unterstützung von mehreren Währungen und die Mehrmandantenfähigkeit. Es gibt weitere Funktionen, die OpenZ zu etwas Besonderem machen. Bei dieser Lösung werden alle Geschäftspartner in einer Datenstruktur gespeichert. Auf die klassische Unterscheidung und separate Speicherung von Lieferanten, Kunden, Interessenten und Marketingadressen wurde verzichtet. Der Vorteil: Das Kundenwurde durch ein Geschäftspartnermanagement ersetzt. Klassische CRM-Systeme fokussieren nur den Kunden. In einem Unternehmen ist diese Funktionalität aber für Kunden, Lieferanten und Interessenten essenziell. Wegen dieser erweiterten Funktionalität müsste man das CRM-Modul von OpenZ eigentlich Geschäftspartnermanagement nennen.

19 18 OpenZ der Einstieg Das einzige Manko der OpenZ-Vorläufer war die mangelhafte Datenbankunterstützung. Sie unterstützten insbesondere Oracle-Datenbanken. Bei OpenZ ist das zum Glück anders: OpenZ setzt durchgängig auf eine PostgreSQL-Datenbank. Hier lauern also auch nicht irgendwelche versteckten Kosten. 1.2 OpenZ kennenlernen Nachdem Sie einen ersten Eindruck von dem System haben, geht es im nächsten Schritt darum, sich ein Bild von der Funktionalität und dem Handling zu machen. Der höchste Business-Eintrag in OpenZ ist der Mandant. Jedem Mandanten können ein oder auch mehrere Unternehmen zugeordnet sein. Er definiert unternehmensweite Einstellungen, wie das Accounting-Schema, Abteilungen etc. Diese Informationen werden dann im Unternehmen von allen Mitarbeitern genutzt. In der Grundkonfiguration kommt das System mit einer höchsten Instanzen, daher: dem System-Administrator. Er erlaubt die Ausführung aller Aktionen. Neben der reinen Systemkonfiguration ist er insbesondere für die Einrichtung von Benutzern und Rollen zuständig. Wenn Sie die ersten Gehversuche in OpenZ unternehmen, sollten Sie sich ein wenig Zeit nehmen, um das System und seine Funktionen anhand von typischen Aktionen und Daten kennenzulernen. Soviel vorweg: Sie können in OpenZ komplexe Unternehmensstrukturen mit einem Hauptsitz, Filialen und Abteilungen abbilden wenn das erforderlich sein sollte. In der Regel ist vor dem ersten harten Einsatz im Unternehmen eine Vielzahl an Vorarbeiten erforderlich. So müssen beispielsweise Kundendaten importiert, Benutzer angelegt und Warenbestände eingeführt werden. Für die Vorarbeiten greift man meist auf die Importfunktionen des OpenZ-Systems zurück. Eine wesentliche administrative Aufgabe ist natürlich die Benutzerverwaltung.

20 OpenZ kennenlernen 19 Der Log-in-Dialog. Als Systemadministrator sind Sie die höchste Instanz, die es in einer OpenZ- Umgebung gibt. Dazu müssen Sie sich entsprechend einloggen und können sich dann typischen administrativen Aufgaben widmen. Für das Anmelden verwenden Sie den Log-in-Dialog, über den Sie und Ihre Benutzer auf die Umgebung zugreifen. Im Unterschiede zu seinen Vorläufern müssen Sie beim Log-in keine Rolle oder sonstige Auswahl treffen, sondern nehmen einfach die Ihnen zugewiesenen Aufgaben wahr. Nach dem Einloggen als System-Administrator landen Sie in der höchsten Ebene des Systems. OpenZ präsentiert Ihnen eine übersichtlich gestaltete Benutzerschnittstelle, die Ihnen links ein Navigationsmenü zur Verfügung stellt, über das Sie auf die verschiedenen Funktionsbereiche zugreifen. In der Regel werden beim Zugriff auf ein Fenster im rechten Bereich die zugehörigen Einstellungen eingeblendet, bei einigen Funktionen öffnet sich ein neues Fenster, bei anderen wird ein weiteres Register erzeugt.

21 20 OpenZ der Einstieg Ein Blick auf die Systemeinstellungen. 1.3 Grundfunktionen Um die OpenZ-Systemeinstellungen anzupassen, wechseln Sie zum Menü Einstellungen. Unter Mandanten finden Sie die Einstellungen des aktuellen Systems. Auf dem zugehörigen Dialog können Sie den Namen, die Standardsprache sowie verschiedene Einstellungen für den Mail-Verkehr definieren.

22 Grundfunktionen 21 Die Workflow-Funktion in Aktion. Ein echtes Highlight von OpenZ ist die Workflow-Funktion. Das Workflow- Modell erlaubt Ihnen das Definieren von automatischen Workflow-Regeln, welche die typischen Abläufe im Unternehmen abbilden. OpenZ kennt drei Workflow- Typen: Allgemeiner Workflow: Er stellt Richtlinien und Schritt-für-Schritt- Anweisungen für das Erreichen einer bestimmten Aufgabe zur Verfügung. In OpenZ sind derartige Abläufe beispielsweise in verschiedenen Assistenten implementiert. Ein typisches Beispiel hier sind die Abläufe für die Projektplanung oder einen Projektabschluss. Dokumentenprozess-Workflow: Hier geht es um die Verarbeitungsschritte von bestimmten Dokumententypen und die Zustimmung hierfür. Ein Beispiel hierfür ist eine Produktanforderung oder eine Bestellung mit hohem Warenwert. Wert-abhängiger Workflow: Dieser Typ setzt dann ein, wenn ein Eintrag einen bestimmten Wert erreicht hat. Es kann sich beispielsweise um

23 22 OpenZ der Einstieg einen Kredit in einer definierbaren Höhe handeln. Im Workflow-Modell können Sie dann definieren, welche Schritte eingeleitet werden sollen. Ein Workflow ist selbst wiederum durch verschiedene Schritte, die als Knoten symbolisiert werden, gekennzeichnet. Jeder Knoten kann eine der folgenden Aktionen bedeuten: Automatischer Prozess: Hier handelt es sich um eine automatisierte Aktion. Benutzeraktion: Bei diesem Typ sind Aktionen des Benutzers gefragt, beispielsweise das Einleiten einer Folgeaktion. Setzen von Variablen: Im Workflow können auch Variablen verwendet werden. Benutzerwahl: Hier lassen Sie den Benutzer entscheiden, welches der nächste Schritt ist. Hierfür bieten sich Auswahllisten an. Wartend: Hier wartet das System, bis eine bestimmte Aktion eingeleitet wird. OpenZ stellt Ihnen für diesen Aufgabenbereich eine Vielzahl an interessanten und nützlichen Funktionen zur Verfügung. Für die Bestätigung bzw. Freigabe bestimmter Schritte können Sie beispielsweise eine Freigabehierarchie erstellen und so die Verantwortlichkeiten definieren. Sie können einzelnen Benutzern, aber auch ganzen Gruppen Workflows zuweisen, für die diese dann zuständig sind. Auch einzelne Schritte können bestimmten Benutzern und Gruppen zugeordnet werden. Das Workflow-Modul unterstützt außerdem Prioritäten und zwar dynamisch. So können Sie dafür sorgen, dass beispielsweise bestimmte Anfragen vor anderen abgearbeitet werden. Außerdem können Eskalations-Routinen eingeführt werden. Auch das Versenden von Hinweis- oder Warnmeldungen ist einfach zu realisieren. 1.4 Mandantenkonfiguration Der bereits mehrfach erwähnte Mandant ist die höchste Instanz in Ihrer OpenZ- Umgebung. Über die Mandanten-Einstellungen können Sie eine Vielzahl an Einstellungen für diese Instanz vornehmen. Der Zugriff auf diese Einstellungen erfolgt beispielsweise über das Menü Einstellungen> Mandanten> Mandant. Wichtig dabei: Um einen neuen Mandanten zu erstellen, müssen Sie sich mit den entsprechenden Berechtigungen eingeloggt haben.

24 Mandantenkonfiguration 23 Ein erster Blick auf die Mandant-Funktionen. Wenn Sie die Mandanten-Einstellungen öffnen, so präsentiert sich Ihnen ein für OpenZ typischer Dialog mit zwei Registern: Mandant Info Konfiguration Auf der Übersicht finden Sie die Mandantenbeschreibung, dessen Standardsprache und seinen Status. Auf dem Register Mandant präsentiert Ihnen OpenZ verschiedene allgemeine Informationen, beispielsweise den Suchbegriff innerhalb der Umgebung (dazu gleich mehr), seine Bezeichnung und eine Beschreibung, die Spracheinstellung der Website und verschiedene Einstellungen für das Request- Management (Mailserver-Adresse, Port, Request- -Adresse, Request- Benutzer etc.).

25 24 OpenZ der Einstieg Die Einstellungen für die Mandanten-Informationen. Neben der Mandanten-Bezeichnung können Sie auf der Registerkarte Mandant Info verschiedene Standard- und Referenzeinstellungen vornehmen. Im Bereich Voreinstellungen definieren Sie beispielsweise verschiedene UOM- Einstellungen. UOM steht für Unit of Measure. Dahinter verbergen sich von Ihnen definierbare nicht-monetäre Maßeinheiten. Mögliche Einheiten sind beispielsweise Minuten, Stunden, Arbeitstage etc. Sie können aber auch andere Einheiten einführen, die speziell auf Ihr Unternehmen ausgerichtet sind. Im Bereich Referenz definieren Sie die Baumeinstellungen. Hinter einem Baum verbirgt sich eine hierarchische Struktur, wie sie beispielsweise für das Reporting oder die Zugriffsrechte benötigt wird. Über die Auswahlmenüs können Sie den passenden Baum auswählen.

26 Ordnung schaffen Ordnung schaffen Wenn Sie in OpenZ komplexere Unternehmensstrukturen abbilden wollen, so ist die Organisation-Funktion dafür bestens geeignet, denn damit können Sie verschiedene Bereiche abdecken. Sie hilft Ihnen, unterschiedliche organisatorische Einheiten zu definieren und zu verwalten. Sie können mithilfe dieser Funktion beispielsweise einen Bereich Marketing, eine Zentrale und eine Außenstelle A definieren. Solchen Einheiten können Sie dann beispielsweise bestimmte Dokumente oder Transaktionen zuweisen. Die Einstellungen für eine organisatorische Einheit. Um in der bestehenden Hierarchie eine neue organisatorische Einheit zu erstellen, klicken Sie im Organisation-Dialog, das Sie über Einstellungen> Unternehmen öffnen auf das Icon Neuer Datensatz (verwenden Sie alternativ die Tastenkombination ALT+N) und geben Sie die Bezeichnung des Eintrags sowie den passenden Suchbegriff und eventuell eine Beschreibung ein. Mit einem Klick auf die Speichern-Schaltfläche speichern Sie den Eintrag. Wenn Sie nun zum Register Details wechseln, können Sie dort die Adresse, den Organisationstyp, die EDI-Einstellungen und Steuer-ID hinterlegen. Über das Auswahlmenü Organisationstyp bestimmen Sie die übergeordnete Einheit. So können Sie wunderbar Unternehmenshierarchien abbilden.

27 26 OpenZ der Einstieg In OpenZ können Sie natürlich auch Beziehungen zwischen den verschiedenen Einheiten herstellen. Auch Transaktionen zwischen zwei und mehr Einheiten sind möglich. Die Zugriff auf die Rollen-Funktionen. Wie Sie bereits mehrfach gesehen haben, ist die Navigation in der Hierarchie des OpenZ-Hauptfensters nicht immer einfach. Leider verfügt OpenZ nicht wie sein

28 Ordnung schaffen 27 Vorläufer Compiere über eine Suchfunktion, mit der Sie schnell auf einen Menüpunkt zugreifen könnten. So bleibt Ihnen leider keine andere Wahl, als sich mit der Struktur soweit vertraut zu machen, dass Sie schnell und zielsicher in der Umgebung navigieren können. In der rechten oberen Ecke der Navigationsleiste finden Sie eine Schaltfläche, über die Sie die gesamte Leiste vollständig ein- und ausklappen können und zwar unabhängig von der Art der aktuellen Darstellung. Das Ausklappen der Navigationsleiste. Nachfolgend ist die Standardstruktur der OpenZ-Navigationsleiste aufgeführt. Die Menüpunkte sind fett markiert, die Untermenüs soweit verfügbar eingerückt und bei weiteren Ebenen kursiv. Nachstehende Übersicht fasst die Menüpunkte und deren wichtigste Aufgaben zusammen. Außerdem können Sie ihr entnehmen, wo Sie weitere Informationen finden. Menü Kurzinfo Weitere Infos Systempflege System Präferenzen Einstellungen Mandanten Mandant Sicherheit Nutzer Rollen/Rechte Rollen/Zugriffssperren Sitzungsprotokolle System-Stammdaten Textmodule In diesem Menü finden Sie die systemspezifischen Einstellungen. Hier dreht sich alles um die systemweiten Einstellungen, wie Rollen, Benutzer und Unternehmen. Kapitel 1.8 Kapitel 1.8, Kapitel 11

29 28 OpenZ der Einstieg Adresse Länder, Regionen, Städte Wechselkurse Währung Unternehmen Organisation Typ Organisation Hintergrundprozesse Systemhinweise Warnhinweise Benachricht. Einstellen Prozess Anfrage Prozess Monitor Stammdaten Geschäftspartner Artikel Stückliste drucken Mitarbeiter CRM ToDo-Liste Einstellungen Geschäftspartner CRM Kontaktdaten Incoterms Firmengruppen/Marken Geschäftspartnergruppen Provisionen Rechnungsintervalle Anredeformen Zahlungsbedingungen Geschäftspartnerinfo Vergütungskategorien Übersicht Prod. pro Kunde Lieferanten/Artikel Das ist das Herzstück der unternehmensinternen Daten, wie Geschäftspartner und Mitarbeiter. Hier verwalten Sie auch die Produkte und deren Eigenschaften. Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel

30 Ordnung schaffen 29 Geschäftspartner einrichten Produkt Einstellungen Aktivstatus von Artikeln Artikel anlegen Artikel-Kategorie Mengeneinheiten Attribute Attributsätze Chargen Verwaltung Chargennr. Verwaltung Seriennummern Preislisten Preislisten Preisgestaltung Übersicht Preisliste Datenimport Import Dateiformate Import Datei Import Produkte Import Geschäftspartner Import Konten Import Bestellungen Import Budgets Bestellwesen Erwartete Wareneingänge Transaktionen Bedarfsanforderung Bestel. aus Bedarf erstellen Bestellungen (Einkauf) Lieferantenrechnungen Zugeordnete Bestellungen Zugeordnete Rechnungen Alle Funktionen für die Verarbeitung von Bestellungen finden Sie in diesem Menü. Kapitel 5

31 30 OpenZ der Einstieg Rechn. (Lieferant) aus Lief. Offene Bestellungen Berichte Dimensionsanalyse Einkauf Dim. Wareneingang Dim. Einkaufsrechnungen Report Einkaufsrechnungen Report Lieferantenrech. Ausschreibungen Externe Vergabe/Aussch. Übersicht Angebote Vertrieb Direktverkauf Vertriebsaufträge Rechnungen an Kunden Alle Funktionen rund um Ihre Vertriebskanäle und die damit verbundenen Transaktionen finden Sie in diesem Menü. Kapitel 7 Kapitel 10.1 Transaktionen Versand manuell anstoßen Versandlauf Rech. manuell anlegen Rechnungslauf Provisionen Auftraggeber abändern Abonnenten senden Berichte Dimensionsanalyse Verkauf Versandanalyse Abschlagsrechn. Report Analyse retournierter Kund. Report Bestell. (Verkauf) Fakturierte Bestellungen Report zu fakt. Bestell.

32 Ordnung schaffen 31 Report ausgel.bestellungen Versand Report Rechnung Detail Report Kundenrechnung Dimensionsanal. Verkaufsr. Verkaufsreport nach Kunde und Prod. Einstellungen Mailvorlagen Interessensgebiete Vertrieb Voreinstellungen Vertriebsgebiete Provisionen Marketingkanäle Verkauf-Kampagne Externe Verkaufsstellen Lagerverwaltung Lager Übersicht Materialentnahme Wareneingang Versand an Kunden Inventur Transaktionen Lagerbewegung Produktion Versand (erhalten) Durchschn. Kosten gener. Artikel-Trans. (Listung) Berichte Auswertung Garantiedatum Übersicht Angebote Übersicht Spediteure Ein-/Ausgänge rückverfolgen Wenn Sie Produkte herstellen und/oder vertreiben, benötigen Sie eine digitale Lagerverwaltung. Kapitel 6

33 32 OpenZ der Einstieg Übersicht Lagerbewegungen Übersicht Warenlagerst. Report Lagerbestand Bewertung Lagerbestand Übersicht Produktbeweg. Übersicht ausgeh. Waren Pareto Produkt Report Einstellungen Warenlager Lagerort - Typen Logistik-Partner MRP Management (Materialbedarfsplanung) Transaktionen Produktionslauf Einkaufsplanung Verkaufsprognose Einstellungen Planungsmethode Planer Kostenrechnung Kostenstelle Kostenträger Service Center Indirekte Kosten Produktionskosten Report Anlagenverwaltung Maschine Maschinentyp Anlage Projektmanagement Projekte Projekt Rückmeldung Die Funktionen dieses Bereichs dienen der Planung des Materialbedarfs. Alles Wichtige für Ihre Kostenrechnung finden Sie in diesem Menü. Der Verwaltung von Anlagen, wie Ihrem Fuhrpark oder Produktionsmaschinen, dienen diese Funktionen. OpenZ taugt nicht nur für CRM und ERP, sondern auch für das Projektmanangement. Kapitel 8 Kapitel

34 Ordnung schaffen 33 Projekt Status aktualisieren Berichte Projektstatus - Übersicht Projekt Fortschritt Projelt Rentabilität Spesenbericht Einstellungen Projekt Vorlage Buchhaltung Hauptbuch Journal Übersicht Hauptbuch Saldenliste Sachkonten Manueller Buchungsstapel Betriebswirtschaftliche Auswertungen Kassenjournal Zahlungsabgleich Bank Zahlungsverkehr Transaktionen - Transaktionen Bankguth. - Überweisung - Forderungsmanagement - Kontenausgleich (manuell) - Forderungsausgleich - Überweisungsstorno Berichte - Bank Report - Kassen Report - Cashflow Prognose - Übersicht Ford. und Verb. - Zahlungen nach Alter - Übersicht Steuerrechn. - Offene Auftragsposten Die Buchhaltung ist das eigentliche Herzstück eines jeden Unternehmens. Hier finden Sie die buchhalterischen Funktionen. Kapitel 8

35 34 OpenZ der Einstieg - Verbindlichkeiten verfolgen Einstellungen Steuer Typ Banken Kassenbücher Zahlungstypen Schuldschein Format Kontoführung Transaktionen - Export DATEV - Buchungsjournale - Buchung zurücksetzen - Budget - Budgetbericht in Excel - Buchungsperiode Berichte - Übersicht Gesamtbuchh. - Nicht gebuchte Transakt. - Kontierungsb. erzeugen - Report Steuern - Cash Flow Auswertung - Balance sheet and P&L - Kontierungsbericht - Steuersatz Einstellung - erstellte Cash Flow Report - Rechnungslegung Kontierungseinstellungen - Einstell. Bilanzauswert. - Geschäftsjahr und Perio-

36 Ordnung schaffen 35 den - Kontenrahmen - Kontierungsschemata - Kontenzusammenstellung - Buchhaltungskategorien - Dokument-Typ - Belegkreise - Steuersätze - Aktivitäten (ABC) Anlagenbuchhaltung Anlagegüter Gütergruppe Abschreibung Berichte Auswertung Abschreibungen Information Adresse Artikel Artikel auswählen Auftrag Bestellungen: Positionen Geschäftspartner Konto Lagerorte Lieferungen: Positionen Projekt Rechnung Rechnungen: Positionen Schuld/Zahlung Die Funktionen des letzten Menüs helfen Ihnen, bestimmte Informationen in dem System aufzuspüren. Kapitel 10.1

37 36 OpenZ der Einstieg Wenn Sie als Systemadministrator auf OpenZ zugreifen, stehen Ihnen in den beiden Menüs Systempflege und Einstellungen weitere Funktionen zur Verfügung. Beim Menü Einstellungen finden Sie im Untermenü Mandanten zusätzlich die Funktion Mandanten löschen. Die zusätzlichen Funktionen des Menüs Systempflege fallen sehr weitreichend aus: Menü Kurzinfo Weitere Infos Systempflege Module Tabellen und Spalten Dataset Fenster, Reiter und Eingabemasken Feldtypen Berichte und Prozesse Eingabemasken Spezialfunktionen Nachrichten und Fehlermeldungen Textpassagen in HTML-Dateien Bezeichnungen synchronisieren Feldgruppen Externe Funktionen Validierungsregeln Menü System SQL-Executes on Deploy Sprachen Neue Sprache erstellen Import/Export Übersetzungen Übersetzungen prüfen Präferenzen Session Preferences Systembilder Workflows Einstellungen Systemfunktionen In diesem Menü können Sie als Systemadministrator eine Vielzahl an Systemeinstellungen bearbeiten und anpassen. Kapitel 1.8

38 Ordnung schaffen 37 Verzeichnisstruktur Session Variables AD Implementation Mapping Alle Datenbankfelder Ergänz. Definitionen Feldwert Auswertungsdimensionen Extension Points Verwenden Sie voranstehende Übersicht als Leitfaden durch das OpenZ-System. Sie soll Ihnen helfen, sich schnell in der Umgebung zurechtzufinden und zielgenau die gewünschten Informationen nachzulesen. Die verschiedenen Icons im OpenZ-Menü.

39 38 OpenZ der Einstieg 1.6 Die wichtigsten Icons im Überblick Wenn Sie erfolgreich mit OpenZ arbeiten wollen, so sollten Sie die Funktion der wichtigsten Icons kennen. Hier ist zwischen den Icons im Navigationsmenü und den Dialogen zu unterscheiden. Voranstehende Abbildung zeigt einen Blick auf einen Menüeintrag, der alle vier unterschiedlichen Icons aufweist. Nachstehende Tabelle fasst die Icons des OpenZ-Menüs zusammen: Icon Beschreibung Startet ein Workflow-Diagramm, das Ihnen den Weg zu bestimmten Einstellungen und Funktionen ebnet. Öffnet einen Dialog, ein neues Fenster oder ein Formular. Startet einen Verarbeitungsprozess. Erzeugt einen Bericht. Hier die Icons, denen Sie in den verschiedenen Dialogen immer wieder begegnen. Icon Beschreibung Macht die letzte Änderung rückgängig. Ruft die Hilfefunktion auf. Erzeugt einen neuen Eintrag. Löscht den aktuellen Eintrag. Sichert die Änderungen. Sichert den Eintrag und erzeugt einen neuen. Sichert einen neuen Eintrag und wechselt in die Listenansicht.