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1 White Paper EASY-WARE Datum: EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 D Mülheim an der Ruhr Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet:

2 Inhalt: 1 EINLEITUNG Historie EASYWARE Produktsystem EASY Classic Platform - Beschreibungen und Top Selling Points EASY ELC EASY CAPTURE EASY Core Applications - Beschreibungen und Top Selling Points EASY for mysap.com EASY NOTES EASY XBASE EASY Professional Services Lizenzierung TECHNOLOGIEN UND LEISTUNGSMERKMALE Terminologie Gesamtsystem Netzwerk-Architekturen Archiv System ELC System CAPTURE System SAP System NOTES System XBASE System Einzelplatz-Architektur Benutzerverwaltung und Verrechtung Authentifizierung/Single-Sign-On Verrechtung im Betriebssystem (ACL) Verrechtung in EASYWARE Archiv- und Mappenklassenschutz Datenablage (Filing) Container Datenbanken Transfer auf optische Datenträger Selbsttragendes Archiv Bildplattenwechsler (JUKEBOX) Onlinezugriff auf transferierte Container Wiederherstellung (Recovering) Systemkontrolle System Ablaufkontrolle System Logging Datenaustausch (Import/Export) Automatisierung von Abläufen Mappenebene Scannen (Imaging) Zeichenerkennung (Character Recognition) Online-OCR Textabgriff von Dokumenten Formulare Zonenmasken Steuerdateien Volltext-Filterung...36 Seite 2

3 2.3.5 Klassifizierung (Classifying) Formularvorlagen Darstellung (Viewing) EASY Viewer Integrierte Viewer Treffermarkierung Individuelle Ansichten Navigation Änderung (Editing) Versionierung Notizen Annotations Indexierung (Indexing) Suche (Retrieval) Volltextsuche mit Dokumenten-Cache Glossar Internationalisierung des Volltextes Intelligente Suche Datenbanksuche Report-Erstellung (Reporting) Referenzierung (Referencing) Mappen-Historie Automatische Mappenerstellung Großes Dokumentenaufkommen Druckspooldateien und Windows-Dokumente s SCHNITTSTELLEN / INTEGRATIONSFÄHIGKEIT API (LINK objects) UserExits RECHTLICHE KONFORMITÄT ANHANG Unterstützte Dateiformate Viewing Abkürzungsverzeichnis Über dieses Dokument...48 Seite 3

4 1 EINLEITUNG Mit ca Installationen (Stand 2002) ist EASYWARE ein führendes Softwareangebot im Bereich der elektronischen Archivierung und des Dokumenten- Managements. Dieses Dokument gibt eine Beschreibung mit den Top Selling Points der EASYWARE Produkte sowie die verwendeten Technologien und Leistungsmerkmale. Gegenüber Mitbewerbern hat EASYWARE folgende signifikante Vorteile: Hochsichere, sehr performante, recoverfähige und wartungsfreie Archivierung. Volltextrecherchierbarer schneller Zugriff über das Intranet / Internet auf die Dokumentenbestände. Übersichtliches Viewing einer Vielzahl von Dokumentenformaten. Vollautomatisierung der Erfassung, Zuordnung, Weiterleitung und Archivierung großer Dokumentenmengen. Arbeiten mit statischen und dynamischen Dokumenten / Inhalten. Modularer Aufbau zur Anpassung an den tatsächlichen Bedarf. Integration und (Programmier-)Schnittstellen zur Anbindung an vorhandene Systeme (z.b.: SAP) oder zur Erstellung von Spezialanwendungen. Professionelle Services: Individual-Programmierungen, Wartung, Training und Support 1.1 Historie Mit der Entwicklung von EASYWARE wurde Mitte 1992 begonnen und Mitte 1993 wurde die erste Version auf den Markt gebracht. EASYWARE ist seit dem modular aufgebaut und die einzelnen Module werden je nach Markt- und Technologieanforderungen neu released. In jedem neuen Release werden bei allen Modulen die jeweils modernsten Techniken eingesetzt. EASYWARE Version Zeitraum Technologie 1.xx bit 2.xx bit 3.xx 1998 heute 32-bit 1.2 EASYWARE Produktsystem EASYWARE ist ein umfassendes Softwarepaket mit den Bereichen EASY Classic Platform EASY Core Applications EASY Professional Services Folgendes Diagramm liefert einen Überblick des EASYWARE Produktsystems: Seite 4

5 EASYWARE Produktsystem Classic Platform EASY ELC EASY CAPTURE Produkte & Services Core Applications Professional Services Individual Applications Wartung Schulung Support EASY xbase EASY for mysap.com EASY NOTES In den nächsten Kapiteln werden die Bereiche näher beschrieben und die Top Selling Points der Produkte hervorgehoben EASY Classic Platform - Beschreibungen und Top Selling Points Die EASY Classic Platform umfasst Lösungen für die Anforderungen der Datenerfassung, des Dokumenten-Managements und der Archivierung mit den folgenden Produkten: Produkt EASY ELC Beschreibung Dauerhafte revisionssichere, elektronische Ablage von Mappen (statische Informationen) EASY Logistics Center: Arbeiten mit aktiven Mappen und dynamischen Inhalten in Verbindung mit EASY ARCHIV (statische Inhalte) EASY DOCUMENTS Kontrollierte Weiterleitung und schnelle Bearbeitung von aktiven Mappen EASY CAPTURE EASY CONTENT Content-Management von dynamische Inhalten im Internet, Intranet oder Extranet Vollautomatisierte Datenerfassung einer großen Anzahl von Dokumenten und Erstellung von Mappen Produktbeschreibung Jeden Tag erhalten Sie Dokumente aller Art, die Sie teilweise jahrelang aufheben und jederzeit schnell wiederfinden müssen. Sie haben verschiedene Mappen und Ordner, in denen Sie alles ablegen und im Archiv verstauen. Schließlich brauchen Seite 5

6 Sie immer mehr Aktenschränke, in denen sich die gesammelten Werke der letzten Jahre befinden, aus denen sich aber einzelne Dokumente selten schnell hervorholen lassen. hat Mappen und Ordner in elektronischer Form abgebildet. Alle archivierten Dokumente sind in einer Mappe wiederzufinden. Über die Volltextrecherche in der Textdatenbank findet man seine Dokumente unter Millionen anderen sekundenschnell auch noch nach Jahren archivübergreifend wieder, selbst dann, wenn man sich nicht mehr genau an Namen oder inhaltliche Details erinnern kann. Vielfältige Suchoperatoren helfen bei der schnellen Wiedervorlage. Die Treffer werden in einer gemeinsamen Liste angezeigt. Ein integrierter Viewer ermöglicht die direkte Betrachtung von Objekten einer großen Anzahl von unterschiedlichen Formaten. Über den WEB-Client wird der Zugriff auf entfernte ARCHIV-Informationen ermöglicht. Alles was sie dafür benötigen ist ein handelsüblicher WEB-Browser. Die Bedienoberfläche präsentiert sich im gleichen Look&Feel wie. Außerdem werden auch eine große Anzahl von Funktionen der Archiv-Clients unterstützt. Top Selling Points Ablage der Daten in elektronischen Mappen Volltextrecherche innerhalb des ARCHIVS (keine relationale DB) Dadurch extrem kurze Zugriffszeiten bei der Recherche Integrierte Anzeige für über 200 Dokumententypen Dokumentenfilter für die Suche in den Inhalte dieser Formate (Beispiele): - Word - Excel - Powerpoint - PDF - ASCII Revisionssichere Archivierung Archivierung von Massendaten (z.b. Druckspooldateien) Einfache Administration der Archive Einfache Pflege der Archive Exportfunktion im ASCII-Format Archivierte Daten können auch per Mailsystem (MAPI-basierend) versendet werden Einfache Anbindung an Langzeit-Storage-Systeme (Jukeboxen, WORM, CD, DVD) Schneller Zugriff auf die Daten der Jukebox (Online-Spiegelung) Archivierung direkt aus Windowsanwendungen (MS-Office) möglich Verteilung von Archiven auf selbstragenden CD s (CD query) Archivierung aus Outlook Sprachübergreifende Suche in Archiven (Deutsch-Englisch, Englisch-Deutsch) Komfortable Ausdruckmöglichkeiten über einen Reportgenerator Einbindung in eigene Systeme über definierte API-Schnittstelle Integration von elektronischen Formularen (EFORMS) Komfortable Anbindung an EASY CAPTURE oder EASY ELC WEB-Client: Nutzung im Intranet und/oder Internet Seite 6

7 Integrierter Viewer für TIFF s, Office-Dokumente usw. Einfache Installation des WEB-ARCHIV Servers Einfache Integration innerhalb einer Firewall Einfache Administration des WEB-ARCHIV Servers Keine Installation auf dem WEB Client Keine Administration auf dem WEB Client Ähnliches look and feel wie der Windows Client von Schnelle Verbreitung in Abteilungen, Bereichen und angebunden Unternehmen EASY ELC Das EASY Logistics Center vereinigt Content Management mit DMS-Komponenten und einer vollwertigen E-Commerce-Lösung unter einer webbasierten Oberfläche. Es gliedert sich auf in die Produkte EASY DOCUMENTS und EASY CONTENT mit einer gemeinsamen Administration. EASY ELC ist für Windows und UNIX verfügbar EASY DOCUMENTS Produktbeschreibung Bisher werden in jedem Büro Geschäftsfälle manuell bewältigt. Eingehende Rechnungen, Kundenanfragen, Angebote etc. landen nach einer ersten Sichtung in Post- und Ablagefächern und müssen von dort abgeholt oder dem tatsächlichen Empfänger direkt überreicht werden. Schon bei diesem ersten Schritt treten oft kostenintensive Verzögerungen ein. Wichtige Dokumente werden unter einem Stapel anderer Eingänge begraben, falsch abgelegt oder landen nicht beim richtigen Empfänger. Durchläuft ein Dokument mehrere Stationen bis zur endgültigen Archivierung, häufen sich potentielle Fehlerquellen bis hin zum Verlust einzelner Schriftstücke. Eine Überprüfung des Bearbeitungsstandes ist in der Regel nur mit einem Gang durch die Etagen oder dem Griff zum Telefonhörer zu realisieren. Echte Produktivität macht nur einen geringen Prozentsatz des gesamten Geschäftsfalls aus. Leerlauf, Suche und manuelle Weiterleitung nehmen die meiste Zeit in Anspruch. Große Unternehmen versuchen dem Problem mit Hilfe von hohen Investitionen in komplexe Workflow-Programme beizukommen. Geschäftsfälle werden analysiert, neu definiert und von einem geschulten Systemadministrator in verbindlicher Struktur elektronisch angelegt. Alle Geschäftsprozesse laufen dann immer nach dem gleichen Muster ab. Änderungen oder Ausnahmen müssen zentral neu definiert werden. Kleine und mittlere Unternehmen mit geringerem Investitionspotential, aber einem Höchstmaß an Prozessdynamik, können sich die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements oft nicht zunutze machen. Genau an dieser Stelle setzt das elektronische web-basierte Dokumenten- Management-System EASY DOCUMENTS an. Statt Geschäftsprozesse manuell weiterzuleiten oder zentral vom Administrator festlegen zu lassen, definiert der einzelne Anwender ad-hoc die gewünschte Verteilerliste, leitet Kopien oder Originale beliebiger Dokumente elektronisch weiter und legt den Termin zur Wiedervorlage fest. Die lebenden Daten werden in Dokumentenmappen organisiert und an einem globalen Speicherort aufbewahrt. Unabhängig davon, wer Zugriff auf die Mappe hat oder welche Veränderungen vorgenommen werden, befindet sich immer nur die jeweils aktuelle Version der einzelnen Dokumente im Umlauf. Während in einem konventionellen Mail-System bei jeder Versendung eine neue Kopie des versendeten Dokumentes angelegt wird, arbeiten die Anwender in EASY DOCUMENTS immer mit derselben Mappe. Seite 7

8 Unterschiedliche Bearbeitungsmodi ermöglichen hierbei ein optimales Arbeiten mit effektivem Informationsaustausch. Dadurch gehören redundante Datenhaltung und veraltete Informationen der Vergangenheit an. Dokumente aller Art könne mit Hilfe von EASY DOCUMENTS im Netzwerk des Unternehmens termingerecht gesteuert und aufbewahrt werden. Der Anwender kann nicht nur die Bearbeitung der Mappe über die Historie nachvollziehen, sondern auch über einen Monitor jederzeit den Status überprüfen und aktiv in den Geschäftsfall eingreifen. EASY DOCUMENTS ermöglicht eine individuelle Definition, die komfortable Bearbeitung und einfache Steuerung von Vorgängen. Top Selling Points Vorgangsbearbeitung mit elektronischen Mappen Mappen liegen für alle beteiligen Personen zentral vor Keine redundanten oder teilweise abweichenden Daten innerhalb einer Mappe Information über den Status der Mappe jederzeit einsehbar (Historie, Monitor, Umlaufzettel) Interne Anzeige von über 200 Dokumententypen Integration elektronischer Formulare Manuelle Versionierung von Dokumenten innerhalb einer Mappe Verschiede Versendeszenarien (parallel oder sequentiell) Ad hoc Workflow (Versendung für jeden Vorgang unterschiedlich definierbar) Arbeit mit definierten Verteilerlisten möglich Rückfragen möglich Wiedervorlagefunktion Eigene Definition der Ablage möglich (Ordnerdefinition) MS SQL Server 2000, MySQL oder Oracle als Datenbank nutzbar. Direkte Anbindung an (Archivierung und Recherchemöglichkeit) Umfangreiches Berechtigungskonzept für User oder Gruppen WEB-basierte Lösung Keine Installation auf dem Client notwendig Erhältlich für die Betriebssysteme Windows und UNIX EASY CONTENT Produktbeschreibung Gestalten Sie mit dem Redaktionssystem Ihren Webauftritt selbst. Inhalte lassen sich ohne HTML-Kenntnisse komfortabel bearbeiten und das Layout lässt sich an jedes Corporate Design anpassen. Jeder Besucher der Unternehmenswebsite erhält automatisch und personalisiert die seinem Nutzerprofil entsprechenden Informationen (Internet, Intranet, Extranet). Auch ganze EASY Archive können in EASY CONTENT integriert werden. So haben Filialbetriebe und Außendienstmitarbeiter jederzeit Zugriff auf archivierte Dokumente und Belege ein Internetzugang genügt. Sie müssen EASY CONTENT nicht über Ihren Webserver betreiben, sondern können die Software auch einfach mieten: Application Service Providing (ASP) ermöglicht Ihnen die kostensparende Nutzung von EASY CONTENT über das Internet die Wartung erledigt der Provider. Sie haben keine Hardware- oder Administrationskosten. Top Selling Points ASP- und Mandantenfähigkeit Seite 8

9 Zugriffsmanagement: Inter-, Intra- und Extranet Redaktionssystem Designfähigkeit Kalender Shop mit Preis- und Kostenmanagement (auch mit Anbindung an DOCUMENTS) Forum Anbindung Web-Mail Benutzerverwaltung mit Organistationshierarchien Formulargenerator (auch mit Anbindung an DOCUMENTS) System mit frei definierbaren Eigenschaften Nachrichtenticker Newsletter Für die Betriebssysteme Windows und UNIX erhältlich EASY CAPTURE Produktbeschreibung Schon das Dokumentenaufkommen eines mittleren Betriebes mit ca. 100 Mitarbeitern und einem Umsatz von 25 Mio. summiert sich leicht auf Belege pro Jahr. An einem durchschnittlichen Arbeitstag kann also mit bis zu eingehenden Dokumenten in unterschiedlicher Form gerechnet werden. Ein erheblicher Teil landet als Papier auf dem Tisch des Empfangssekretariats. Es entsteht das selbe Problem wie bei EASY DOCUMENTS beschrieben nur diesmal im hochvolumigen Bereich! Massendatenerfassung und Postverteilung werden mit EASY CAPTURE durchgeführt. Im Empfangssekretariat befindet sich ein Scan-Arbeitsplatz als PC- Client mit Anschluss an einen Hochleistungsscanner. Die Sekretärin oder der Scanner-Operator füttert nun den Scanner mit allen eingegangenen Papierdokumenten. EASY CAPTURE kann nun voll- oder halbautomatisch mit OCR, ICR oder BARCODE-Technologien aus den gescannten Bildern Texte generieren und die Texte in die dafür vorgesehenen Felder zur Verschlagwortung einfügen. Eine Verschlagwortung durch gezielten Datenbankzugriff (z.b. Stammdaten) ist ebenfalls möglich. Aus den Schlagworten und den zusammengehörigen Dokumenten wird danach eine Einheit (Mappe) gebildet. Bei einer späteren Archivierung der Mappe mit sind dann alle Daten (Texte, Zahlen, Zeit, Datum) voll recherchierbar. Eine Übergabe an EASY DOCUMENTS ist selbstverständlich auch möglich. Top Selling Points Interne Anzeige von über 200 Dokumententypen Unterstützung aller gängigen Scanner Unterstützung der Scantechnologien TWAIN, ISIS und KOFAX Scannen aus dem Filesystem Unterstützung verschiedener Erkennungstechnologien wie: OCR, BARCODE, (Kringel-)ICR, OMR Indexierung kann manuell, halbautomatisch und vollautomatisch vorgenommen werden Seite 9

10 Anbindung an externe Datenbanken für den Indexdatenzugriff möglich: - MS ACCESS (Einzelplatz) - MSDE (Einzelplatz) - SQL Server SQL Server ORCALE DB > Informix - DB2 Verarbeitung von farbigen Dokumenten mit Texterkennung Erkennung von heterogenen Dokumententypen und deren Klassifizierung Standard-Exportmöglichkeiten in Richtung: - - EASY DOCUMENTS - EASY for mysap.com - Lotus Notes - Mailsysteme (MAPI oder SMTP) - PDF-Dateien Entwicklung eigener Exporte über definierte Schnittstellen Integration von elektronischen Formularen (EFORMS) Abläufe können für einzelne User/Gruppen eingerichtet werden (Objektrechte) Client-Server Architektur optimal an die gegebene Netzwerkinfrastruktur anpassbar (LAN,WAN, ISDN, DSL oder lokale Installation) Einfache Administration Einfaches Customizing EASY Core Applications - Beschreibungen und Top Selling Points Ergänzt wird die Classic Platform durch die Integrationslösungen zu : Produkt Beschreibung EASY for mysap.com Integration von in SAP R/3 EASY NOTES EASY XBASE Integration von in LOTUS NOTES Archivierung von s über den MS Exchange Server EASY for mysap.com Produktbeschreibung SAP-Dokumente aus den unterschiedlichen Modulen werden erfasst, revisionssicher abgelegt und stehen jederzeit zur Anzeige und Auswertung in SAP zur Verfügung. Neben dieser Integration kann der Anwender auf das gesamte Leistungsspektrum der Classic Platform zugreifen. Top Selling Points Vorteile der Technologie: durch konsequente Produktphilosophie reduziertes Wartungsrisiko Einfache Administration und Benutzung Seite 10

11 Vorteile für Firmen: geringe Total Cost of Ownershop, da Produkt einfachste Installation einfachstes Customizing leicht skalierbar (von Mittelstand bis Konzernlösung) geringer Schulungsaufwand Allgemein (Alleinstellungsmerkmale Level 2, SAP RETRIEVAL, SmartLink, XPOST): EASY for mysap.com ist als Standardprodukt bereits in mehreren Hundert Projekten erfolgreich im Einsatz. Durch die konsequente Ausrichtung als Standard wird das Wartungsrisiko beim Kunden minimiert, EASY for mysap.com besticht durch Stabilität und Performance. Für den Kunden besonders vorteilhaft ist die einfache Bedienung und Administration, die sich aus den vielen Tausend Installationen von EASYWARE bewährt hat. Dadurch werden Schulungskosten sowie Administrationskosten auf ein Minimum reduziert. Durch die Integration von EASY for mysap.com in die Standardproduktlinie von EASYWARE und den dadurch erreichten Vorteilen wie eine einfache Installationsroutine, Mehrsprachigkeit, vollständige Dokumentation wird eine sehr geringe Total Cost of Ownership erreicht. EASYWARE hat bereits in mehreren Tausend Installationen bewiesen, wie skalierbar dieses Produkt ist. Dies gilt in vollem Umfang auch für EASY for mysap.com, welches zusätzlich auf die speziellen Anforderungen der SAP Welt angepasst wurde. Hierzu zählen die Erweiterungen Level 2, SAP RETRIEVAL, SmartLink und XPOST. Level 2 bietet die bekannte und bewährte Volltextrecherche für die über EASY for mysap.com verwalteten Dokumente. Die Recherche auf diese Dokumente kann unter der bekannten EASYWARE Oberfläche durchgeführt werden oder über SAP RETRIEVAL. SAP RETRIEVAL bietet die Recherche auf alle EASYWARE Archive des Unternehmens über das SAPGUI. Hierbei erfolgt die Darstellung der Dokumente im Look & Feel des SAPGUI. SAP RETRIEVAL verfügt über eigene Programmierschnittstellen, die den Kunden in die Lage versetzen, SAP RETRIEVAL einfach in bestehende Anwendungen und Geschäftsprozesse zu integrieren. Neu in der Produktfamilie EASY for mysap.com sind SmartLink und XPOST. Sie verfolgen konsequent den Ansatz Kundenwünsche im Standard umzusetzen. So kann SmartLink durch einfachstes Customizing beliebige Dokumente zu bereits bestehenden R/3 Belegen, sowohl im Batch als auch interaktiv, zuordnen. Anwendungen, wie das Ablegen von Liefernachweisen zu bereits erfolgten Lieferungen können mit wenigen Handgriffen erstellt werden. Immer wieder fragen Unternehmen nach Einsparungspotenzialen bei der Erfassung von Dokumenten. Damit diese Einsparungen aber auch weiterhin erhalten bleiben wurde XPOST entwickelt. Die bereits erkannten Inhalte des Belegguts werden transaktionssicher zu Buchungen verarbeitet, Doppeltbuchungen sind ausgeschlossen EASY NOTES Produktbeschreibung Seite 11

12 Aufgrund der immer größeren Bedeutung elektronische Medien und der Nutzung von und elektronischen Medien zum Transport und Aufbereitung von Daten jeder Art kommt der Archivierung unstrukturierter Daten immer mehr Bedeutung zu. Lotus Notes und Domino mit seinem ernormen Markanteil im weltweiten Groupware Markt spielt dabei eine zentrale Rolle. In Verbindung mit EASY Archiv und seiner kompromissloser Variabilität in der Ablage von Daten, sowie der Vielzahl an Anbindungsmöglichkeiten an verschiedenste Softwareumgebungen, erhöht die Flexibilität von Lotus Notes/Domino erheblich. Die Möglichkeiten in gemeinsamen Archiven Daten von z.b. ERP System wie SAP und Lotus Notes abzulegen und zu recherchieren ermöglicht eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und die Zusammenfassung von Daten. Immer mehr steigende Datenvolumen im Mailverkehr führen zu Verlust von Daten und Übersicht über Vorgänge. Die Verbindung von Lotus Notes/Domino mit dem Archivsystem der EASY Software AG verhindert Datenverlust und macht Vorgänge und Informationen langfristig recherchier- und reproduzierbar. Top Selling Points Periodische Archivierung nach Änderungs-/Zugriffsdatum Archivierung bei Größenüberschreitung Archivierung nach Feldattributen (z.b. Suche nach Begriff»Rechnung«im Betrefffeld) Archivierung nach Ordnern Konvertierung von Notesdokumenten nach Tiff oder PDF Ablage des Notesbinärfomats zur späteren Rekonstruktion Anhänge archivieren Archivierte Notes-Dokumente löschen Rumpfdokumente in Datenbank belassen Antwortstrukturen archivieren Protokollierung aller Archivierungs- / Recherchevorgänge EASY XBASE Produktbeschreibung Die unversehens eintreffende Warnmeldung "Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten" aus den Tiefen des MS Exchange Servers bringt weltweit täglich Tausende von Anwendern in den Netzwerken der Unternehmen und Verwaltungen zur Verzweiflung. Ein paar eingehende Nachrichten später kapituliert der Mail-Server, nichts geht mehr, und dies meistens dann, wenn gerade eine wichtige und dringend erwartete den Geschäftspartner am anderen Ende des Globus erreichen soll. Was tun? Gezielt die hundert ältesten s löschen, um das Problem um einige Tage hinauszuschieben? Die Auto-Archivierung im Outlook- Client starten und so peu à peu den Speichermangel auf die eigene Festpaltte übertragen? Und wie finde ich die Nachricht mit den Umsatzzahlen wieder, die ich vor drei Monaten von der Außenstelle in London erhalten habe? Die Lösung Ihres Problems heißt EASY XBASE. Mit einer regelbasierten Archivierung sämtlicher Microsoft Exchange Elemente, der langfristigen und revisionssicheren Ablage auf externe Datenträgern und der sekundenschnellen Volltextrecherche nach archivierten s, Terminen, Kontakten, Aufgaben etc. setzt EASY XBASE neue Maßstäbe für eine effiziente Groupware-Organisation. EASY XBASE verbessert die Performance Ihres MS Exchange Servers, senkt die TCO (Total Cost of Ownership) und erleichtert die Administration. Seite 12

13 Im Detail heißt das: EASY XBASE archiviert vollautomatisch sämtliche Microsoft Exchange Elemente aus Postfächern und öffentlichen Ordnern, und erzielt so eine physikalische Entlastung des MS Exchange Servers von über 90 Prozent. Der Administrator legt fest, ob die archivierten Elemente im Ursprungsordner gelöscht oder belassen werden oder ob eine entsprechende Referenz mit den internen Verwaltungsdaten im Ordner des MS Exchange Servers verbleiben soll. Durch die Reduzierung der online gehaltenen Daten wird die Performance des MS Exchange Servers verbessert. Gleichzeitig sind die archivierten Informationen über die Volltextrecherche jederzeit verfügbar der Zugriff erfolgt direkt aus der Oberfläche des Outlook-Clients. Für den Outlook-Anwender ändert sich nichts, denn EASY XBASE ist in die grafische Oberfläche des Outlook-Clients integriert. Der Outlook-Anwender kann mit den archivierten Elementen wie gewohnt verfahren: Weiterleiten oder antworten alles ist möglich. Zusätzlich steht über Knopfdruck die Volltextrecherche zur Verfügung. E- Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben oder angehängte Dokumente und Tabellen können sekundenschnell gefunden werden. Keine überfüllten Postfächer, kein überlasteter Mail-Server, kein zeitraubendes Suchen nach der wichtigen ihres Geschäftspartners: EASY XBASE ist unternehmensweite Kommunikation ohne Wartezeiten. Top Selling Points Vorteile für das Unternehmen: Keine zusätzliche Schulung der Mitarbeiter Reduzierung der Total Cost of Ownership (TCO) Unbegrenzte und unbefristete Langzeitarchivierung Revisionssichere Ablage aufbewahrungspflichtiger Dokumente Archivierung aller Postfächer, öffentlicher Ordner und pst-dateien Nutzung von EASY XBASE auch ohne Client Installation möglich Vorteile für den Administrator: Schnellerer Backup und Restore der Datenbank Wesentlich kürzere Wiederanlaufzeiten bei Systemausfall Zeitersparnis bei Defragmentierung und Konsistenzprüfung Unterstützung externer Speichermedien, WORM / CD Jukeboxen Zentrale Administration des Gesamtsystems (Scheduler, Regelassistent) Modulare Systemarchitektur, Single-Sign-On, verteilte Serverinstallation Vorteile für den Anwender: Keine limitierten Postfächer Keine Beeinträchtigung der gewohnten Arbeitsweise Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Schriftverkehrs Zugriff auf alle Unternehmensarchive (CI / NCI) Selbsttragende Archive mit EASY CDQUERY zur externen Ansicht Volltextrecherche in allen Textinformationen und Office Dokumenten EASY Professional Services Die Professional Services umfassen vier Bereiche, die nachfolgend beschrieben werden: Seite 13

14 Bereich Beschreibung Individual Applications Kundenspezifische Integrationen Individuelle Anpassungen Programmerstellung für Partner Erstellung von Tools und Utilities Maintenance Standard Software-Pflege über Releases Individuelle Wartung - Remote Access - Besondere Support Hotline Training Standard- und Individual-Schulungen Training für Partner und Anwendern Zertifizierungskonzept für Partner Support Direktsupport für zertifizierte Partner Qualifizierte Auskunft von geschultem Personal Speicherung von Vorgängen in einer Datenbank Werktägliche Verfügbarkeit 1.3 Lizenzierung Das EASYWARE System ist durch eine Lizenzierung geschützt. Das Konzept der Lizenzierung wird mit folgenden Punkten beschrieben: Die Lizenzierung wird durch Hardware (Dongle) und Software (Lizenzdatei, Koordinator) kontrolliert. Eine Lizenzdatei korrespondiert immer mit einem bestimmten Dongle. In der Lizenzdatei ist der Umfang der Produkt- bzw. Modulfreischaltung vermerkt. Bei einer Systemerweiterung braucht nur die Lizenzdatei, aber nicht der entsprechende Dongle ausgetauscht zu werden. Für den Betrieb eines Systems in EASYWARE (s.u. Netzwerk-Architekturen) werden Lizenzen aus zwei Blöcken benötigt: 1. Lizenzen für das Produkt (Server) oder Modul (Funktion) 2. Lizenzen für die Benutzer, die entweder - für einen bestimmten namentlichen Benutzer (Named User) oder - für eine bestimmte Anzahl Benutzer (Concurrent User) gültig sind. Anmerkung: Eine spezielle Mixed-User Lizenz ist bei bestimmten Systemen auch möglich Neben diesen Einzel-Lizenzen werden darüber hinaus auch Lizenz-Pakete angeboten. Bei weiteren Fragen und Preisen kontaktieren Sie bitte die EASY SOFTWARE AG. Seite 14

15 2 TECHNOLOGIEN UND LEISTUNGSMERKMALE In EASYWARE werden Technologien eingesetzt, die den aktuellen Marktanforderungen entsprechen. Die folgenden Technologien werden in der Datenerfassung, im Dokumenten-Management und in der Archivierung gebraucht und sind daher produktübergreifend. In den folgenden Kapiteln werden die verwendeten Fachbegriffe erklärt, die einzelnen Technologien und Leistungsmerkmale von EASYWARE beschrieben und den EASY Produkten zugeordnet. 2.1 Terminologie Zunächst werden die in EASYWARE definierten Fachbegriffe erläutert, die im weiteren Verlauf des Dokumentes verwendet werden. Das Dokumentenmanagement in EASYWARE unterliegt einer hierarchischen Struktur, daher sind die Fachbegriffe in der folgenden Tabelle aufgelistet: Seite 15

16 Fachbegriff Erläuterung 1) Lagerort Bezüglich des Betriebssystems ist der Lagerort ein Synonym für ein Verzeichnis (Ordner) im Dateisystem. Je nach Typ beinhaltet er entweder Archive oder andere Daten. 2) Archiv Beinhaltet Index-, Konfigurationsdaten und Container. 3) Container Beinhaltet Mappen, die objektorientiert in einer oder mehreren (Container-)Dateien abgelegt sind. Die maximale Größe der Dateien kann konfiguriert werden. 4) Mappe Beinhaltet Indexfelder und Dokumente. 5) Indexfeld Beinhaltet den oder die Suchbegriff(e) für eine Volltextrecherche. Dokument CI- oder NCI- Datei. Seite 16

17 2.2 Gesamtsystem Zunächst werden Themen beschrieben, die das Gesamtsystem betreffen. Technologien und Leistungsmerkmale auf Mappenebene sind Inhalte des nächsten Kapitels Netzwerk-Architekturen EASYWARE im Netzwerk basiert auf mehreren frei skalierbaren Client Server Systemen, die miteinander kombinierbar sind. Grundlage für alle Netzwerk Systeme ist der EASYWARE Server, auf dem alle weiteren aufbauen. Aufgabe des EASYARE Servers ist die Verwaltung der Benutzer, des Loggings und der Lizenzen, die durch einen Dongle unterstützt wird. Bei der Installation gibt es die Möglichkeit, den Modus "Server" oder "Only Dongle Server" zu wählen. Bei dem letzteren werden keine Module für weitere Aufgaben installiert, so dass Ressourcen gespart werden können. Die einzelnen Systeme können sowohl separat, als auch in Kombination zusammen in einem Konfiguration Benutzerverwaltung Lizenzverwaltung EASYWARE Server EASYWARE System betrieben werden, deren Abläufe von EASY AUTOMATION automatisiert werden können. Dongle EASYWARE System SAP System Capture System AUTO- MATION Archiv System XBASE System ELC System NOTES System Ein Übersicht über die gesamte Architektur von EASYWARE liefert das folgende Diagramm: Seite 17

18 Mappen- Container (Dateien) EASYWARE Architektur Passive Mappen! Archiv API (Link Objects) optional Objektrechte (SQL-Server) IMPORT-Modul EXPORT-Modul COLD- Modul Import- Datei Druckspool-Dateien! WinCOLD- Modul Dokumente Windows-App! ODBC IMPORT- Modul ODBC-DB NOTES xbase mysap.com DOCUMENTS CONTENT Core Applications!! Mails SAP-Dokumente Relationale Datenbanken ELC Aktive Mappen WEB-Content Shop-Bestelldaten Konfiguration (SQL-Server, mysql, ORACLE) Capture! Heftungen (Mappen) Referenz SCAN- Modul! Papier- Dokumente Konfiguration (SQL-Server, ORACLE) Archiv System Über RPC-Verbindungen werden die Archiv Clients bzw. über TCP/IP die WEB- Clients an den EASYWARE Server angebunden. ist auf den Clients installiert, so dass eine Entlastung des Servers stattfindet. Die Archiv-Mappen (in den Containern) sind typischerweise auf einem File Server und / oder in einer Jukebox abgelegt, können aber auch lokal auf den beteiligten Rechner liegen. ARCHIV System Web Browser Internet Intranet Extranet Container TCP/IP RPC File Server Web Browser EASY ARCHIV Container EASY ARCHIVE Konfig. Client EASY WEB ARCHIV Konfiguration Benutzer Lizenzen IIS EASYWARE Server Jukebox EASY ARCHIVE Konfig. Client Seite 18

19 Systemanforderungen Archiv Server Hardware min.: PII 400 MHz, 128 MB empf.: PIII 700 MHz, 256 MB, RAID System Software System: Win NT Server 4.0 Sp 6a, Win 2000 Server SP 2, Win 2000 Advanced Server SP 2 Systemanforderungen Archiv Client Hardware min.: P 233 MHz, 64 MB (Win95 B, Win98 SE, WIN ME) PII 350 MHz, 128 MB (Win NT, Win 2000) empf.: Monitor: PII 400 MHz, 128 MB (Win98 SE, Win ME, Win NT) PII 400 MHz, 256 MB (Win 2000, Win XP) 21, 1024x768, 16 Bit Farbtiefe Software System: Win98 SE, Win NT WS 4.0 Sp 6a, Win 2000 Prof. SP 2, Win XP Prof. Systemanforderungen ARCHIV WEB-Server Hardware Voraussetzung: Die u.g. Angaben gelten für max. 20 Benutzer und niedrigem Datenaufkommen. Bei jedem weiteren User sind 10 MB RAM mehr zu kalkulieren. min.: empf.: Netzwerk: PIII 500 MHz, 256 MB PIII 700 MHz, 512 MB 100 MBit/s (zum Archiv Server) Software System: Win NT 4.0 Server Sp 6a mit OptionPack Win 2000 Server SP 2 mit IIS (SP optional) WEB Server: Microsoft Internet Information Server (Win NT 4.0 OptionPack) Internet Dienste Manager (Win 2000 Server) Systemanforderungen ARCHIV WEB-Client Software System: Win98 SE, Win ME, Win NT WS 4.0 Sp 6a, Win 2000 Prof. SP 2, MAC-OS-9, Linux (Corel Linux OS) Browser: IE 5.0 SP 2 (Java und die Unterstützung für ActiveX Steuerelemente müssen aktiviert sein) NetScape, Opera Seite 19

20 ELC System ELC System Web Browser IIS APACHE Web Server Admin Redaktion Client Web Browser Mappen File Server Internet Intranet Extranet WIN & UNIX EASY DOCUMENTS EASY CONTENT TOMCAT ELC Server Konfiguration SQL Server mysql ORACLE DB Server Container File Server EASY ARCHIV Konfiguration Benutzer Lizenzen EASYWARE Server ArchivBridge Server Das ELC System besteht aus den Komponenten ELC-, EASYWARE-, ARCHIVBridge- und WEB-Server. Über den ELC Client können die Produkte EASY DOCUMENTS und EASY CONTENT gemeinsam administriert werden bzw. redaktionell gearbeitet werden. Die handelsüblichen WEB Browser sind für die Benutzer die Clients. Systemanforderungen ELC Server Hardware min.: PIII 1000 MHz, 256 MB Software System: Win NT 4.0 Server SP 6a mit OptionPack Win 2000 Server SP 2 mit IIS (SP optional) LINUX RED HAT Server-DB Software: WEB Server: SUN JAVA SDK (inkl. TOMCAT) Microsoft Internet Information Server (Win NT 4.0 OptionPack) Internet Dienste Manager (Win 2000 Server) SUN APACHE (LINUX) MS SQL Server 2000 (Win) mysql (LINUX) oder Oracle Seite 20

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