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2 Impressum Build-No (17) Sprache DE Copyright c 2014 by ecodms GmbH Salierallee 18a aachen Vertrieb Homepage info@ecodms.de Telefon Vertrieb +49 (0) Text und Gestaltung Sitz der Gesellschaft ecodms GmbH Aachen Registergericht: Amtsgericht Aachen HRB Geschäftsführer Dipl.-Betrw. Michael Schmitz Helge Lühmann

3 Wichtige Informationen Dieses von der Firma applord GmbH bereitgestellte Benutzerhandbuch ist urheberrechtlich geschützt. Jegliche Verwendung von Texten und Abbildungen, insbesondere des Nachdrucks, die der Übersetzung oder des Einstellens in elektronische Systeme im Ganzen oder in Auszügen bedarf der vorherigen, schriftlichen Genehmigung durch die Firma applord GmbH, Salierallee 18 a, Aachen. Auf die etwaige Strafbarkeit urheberrechtswidrigen Handelns wird hingewiesen. KEINE GARANTIE. Alle technischen Angaben und Programmdarstellungen in diesem Benutzerhandbuch wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet. Trotzdem sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die Firma applord GmbH sieht sich daher gezwungen, darauf hinzuweisen, dass weder eine Garantie, noch die juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernommen werden kann. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler ist die Autorin dankbar.

4 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Erste Schritte 11 2 Arbeitsflächen-Einstellungen Arbeitsflächeneinstellungen laden Arbeitsflächeneinstellungen speichern Arbeitsfläche neu aufbauen Arbeitsfläche zurücksetzen Fenster in Tabs anordnen Fenster vertikal anordnen Fenster horizontal anordnen Fenster freistellen Fenster ausblenden Fenster einblenden Client Verkleinern/ Maximieren/ Minimieren Symbolleisten Einstellungen Neue Toolbar erzeugen Toolbar löschen Toolbar Aktionen hinzufügen Toolbar Aktionen entfernen Reihenfolge Toolbar Aktionen verändern Alle wiederherstellen Grundelemente der Benutzeroberfläche Daten exportieren Filtervorlagen Icons in ecodms Allgemeine Icons Datenexport Klassifizierung Notizen-Fenster (Symbolleiste) Symbolleiste Versionsverwaltung Menüleiste Notizen Ordnerstruktur Status Suche Tabelle Titelleiste Versionsverwaltung Vorschau Connection Manager & Programmstart Erklärung der Profil-Icons Connection Manager öffnen Connection Manager beenden Profile erstellen und einloggen Verbindung zur Datenbank Zugriff von außen Profile bearbeiten ecodms Benutzerdokumentation 4

5 Inhaltsverzeichnis 4.8 Profil löschen Profil trennen Profil verbinden Passwort ändern ecodms öffnen ecodms beenden Benutzer- und Gruppenverwaltung Meldungen / Hinweise Fehler: Benutzerdaten Warnung: Speichern Benutzerdaten Berechtigungen Erklärung der Berechtigungen / Rollen Berechtigungen über Dialog zuweisen (empfohlen) Berechtigungen via Drag & Drop zuweisen Berechtigungen über Dialog entfernen (empfohlen) Berechtigungen direkt entfernen Benutzer anlegen Benutzer bearbeiten Benutzer kopieren Benutzer löschen Benutzerdefinierte Gruppen (Rollen) Benutzerdefinierte Gruppe anlegen Benutzer einer Gruppe zuweisen Benutzer aus Gruppe entfernen Benutzerdefinierte Gruppen löschen Beispiel: Benutzerdefinierte Gruppen Passwörter ändern Passwort ändern als Administrator Passwort ändern als eigener User Passwort ändern von ecosimsadmin Einstellungen: Einrichten des Systems Einstellungsdialog öffnen Archive Neues Archiv anlegen Archiv entfernen / löschen Dokumentenarten & Aufbewahrungsfristen Erklärung und Beispiele: Dokumentenarten Neue Dokumentenarten anlegen Aufbewahrungsfristen anlegen Dokumentenart umbenennen Dokumentenart löschen Icon vergeben Einstellungen Allgemein Hintergrundbild ein/ausblenden HTTP Hyperlinks (Native) Scan Optionen Benachrichtigung Wiedervorlage Dateiindizierung Scaninput Standard Scaninput Ordner bearbeiten Scaninput Ordner anlegen Scaninput Ordner löschen Zielpfad der Scaninput Ordner API ecodms Benutzerdokumentation 5

6 Inhaltsverzeichnis 6.5 Klassifizierungsattribute Attribute aktivieren / deaktivieren Attribute umbenennen Attribute anlegen Freitext Combobox Combobox: Werte sortieren Combobox: Werte löschen Checkbox Datum Ordnerberechtigungen Wichtige Informationen Ordnerberechtigungen vergeben Ordnerberechtigungen entfernen Ordnerstruktur Hauptordner anlegen Ordner in Hauptordner umwandeln Unterordner anlegen Ordner umbenennen Schlüssel ändern Schlagwörter ändern Ordner löschen Importieren einer Ordnerstruktur Beispiel XML-Datei: Icon vergeben Ordner deaktivieren Standardstruktur Neuen Ordner in der Standardstruktur anlegen Standardstruktur importieren Ordner aus der Standardstruktur löschen Status Neuen Status anlegen Status löschen Icon vergeben Archivierung Standard Archivierung Drag und Drop Dokumente neu laden Eingescannte Dokumente archivieren Archivierung über ecodms-plug-ins Dateien ins Archiv verschieben Dateien als Version archivieren Klassifizierung Klassifizierungsattribute DocID Hauptordner Ordner Klassifizierungsdialog (In allen ecodms Komponenten enthalten) Tabelle Dokumente in ecodms Drag & Drop Klassifizierung in ecodms Bemerkung Klassifizierungsdialog (In allen ecodms Komponenten enthalten) Tabelle Dokumente in ecodms Status Klassifizierungsdialog (In allen ecodms Komponenten enthalten) Tabelle Dokumente in ecodms ecodms Benutzerdokumentation 6

7 Inhaltsverzeichnis Drag & Drop Klassifizierung in ecodms Revision Dokumentenart Klassifizierungsdialog (In allen ecodms Komponenten enthalten) Tabelle Dokumente in ecodms Letzte Änderung Datum Klassifizierungsdialog (In allen ecodms Komponenten enthalten) Tabelle Dokumente in ecodms Berechtigungen Berechtigungen vergeben zur Bearbeitung zur Ansicht Für alle änderbar Für alle sichtbar Berechtigungen entziehen zur Bearbeitung zur Ansicht Für alle änderbar Für alle sichtbar Klassifizierungsdialog Klassifizierungsdialog öffnen Reihenfolge der Attribute ändern Attribute ein-ausblenden Rollen ein- und ausblenden Klassifizierung zurücksetzen Rückgängig / Undo OK Speichern und weiter Zwischen Dokumenten schalten Beenden - Meldung Massenklassifizierung Massenklassifizierung öffnen Berechtigungen bei der Massenklassifizierung Mehrfachklassifizierung Mehrfachklassifizierung hinzufügen Mehrfachklassifizierung entfernen Klassifizierung: Tabelle Spalten ausblenden Spalten einblenden Spalten an Inhalt anpassen Spalten an Inhalt anpassen (automatisch) Alle Spalten einblenden Klassifizierungsvorlagen: Automatische Zuordnung Wie und wann greifen Vorlagen? Vorlagen greifen automatisch bei Manuelle Vorlagen Auswahl Vorlage erstellen (aut. Zuordnung) Vorlage anwenden Vorlage bearbeiten Vorlage löschen Blindtext: Klassifizierung in die Zwischenablage kopieren Barcodes erstellen und verwenden Ordnererkennung ein- und ausschalten Vorlagenerkennung ein- und ausschalten Historie: Klassifizierungs- und Useraktionen 117 ecodms Benutzerdokumentation 7

8 Inhaltsverzeichnis 11 Dokumentenausgabe in Tabelle Alle Dokumente anzeigen Persönliche Dokumente anzeigen Anzahl der Suchergebnisse Ungelesene Dokumente markieren Suchen und Filter Erweiterte Suche Erweiterte Suche öffnen Suchkriterien vergeben und Suche starten Suchkriterien entfernen Suche leeren Suche löschen Suche als Filtervorlage speichern Anwender-Beispiel Filtervorlagen Persönliche Filtervorlagen Globale Filtervorlagen Filtervorlagen bearbeiten Filtervorlagen löschen Volltextsuche Einfache Volltextsuche Platzhalter / Wildcard-Suche Unscharfe Suche: Fuzzy Suche Verstärkungsfaktoren Boolesche Operatoren Erweiterte Volltextsuche aktivieren / deaktivieren Klassifizierungsattribute suchen Unscharfe Suche bei Klassifizierungsattributen Gesamtübersicht über alle Ordner Ordner Inhalte anzeigen Status Inhalte anzeigen Zeiträume durchsuchen Suchen / Filter beenden Ordner-Funktionen Zum Ordner springen Ordner ein-/ausklappen Ordner ausklappen Ordner einklappen Alle Ordner ausklappen Alle Ordner einklappen Ordner anlegen (ohne Einstellungsdialog) Reihenfolge der Ordnerstruktur Spalten ausblenden Spalten einblenden Versionsverwaltung Neues versioniertes Dokument erstellen Neue Version zum Dokument hinzufügen Version öffnen Version fixieren Dokument sperren Dokument entsperren Notizen Neue Notiz schreiben Notiz formatieren ecodms Benutzerdokumentation 8

9 Inhaltsverzeichnis 15.3 Notiz bearbeiten Notiz löschen Notiz erkennen Vorschau & Anzeigen von Dokumenten Dokumentenvorschau Qualität des Vorschaufensters Vorschau zoomen Dokumente anzeigen (Öffnen) Wiedervorlage Stufen der Wiedervorlage Wiedervorlage einstellen Klassifizierungsdialog (In allen ecodms Komponenten enthalten) Tabelle Dokumente in ecodms Drag & Drop Klassifizierung in ecodms Wiedervorlagen anzeigen Links: Dokumenten- und Ordnerlinks Dokumentenlink in Zwischenablage kopieren Dokumentenlink per versenden Ordnerlink in die Zwischenablage kopieren Ordnerlink per versenden anhänge aus ecodms versenden Export & Offline Client Export (einfach) Export via Drag und Drop Daten exportieren (erweitert) Daten exportieren Daten Export aus Liste entfernen Zugriff auf exportierte Daten Zugriff auf XML Informationen Offline Client Offline Client starten Löschfunktion Mülleimer Mülleimer öffnen Mülleimer beenden Dokument in Mülleimer verschieben Wiederherstellen Dokumente unwiderruflich löschen Gelöschte / Zu löschende Dokumente anzeigen Dokumente unwiderruflich löschen Drucken aus ecodms Archive Archiv auswählen Dokumente in Archiv verschieben Datensicherung & -Wiederherstellung Zugangsdaten Standard Benutzer System Administrator PostgreSQL Datenbank ecodms Benutzerdokumentation 9

10 Inhaltsverzeichnis 26 Fehlerbehebung & Support Systemvoraussetzungen 186 ecodms Benutzerdokumentation 10

11 1. Erste Schritte 1 Erste Schritte ecodms steht für economic Document Management System. Es handelt sich hierbei um ein professionelles Dokumenten- Management-System zum Scannen, Archivieren und Verwalten digitaler und papiergebundener Dokumente. Als Client-Server-System bildet der ecodms Server (ecosims) die Grundlage von ecodms. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware sondern eine Software-Komponente von ecodms gemeint. Diese kann entweder lokal auf einem Arbeitsplatz oder im Netzwerk installiert werden. Alle Daten und Informationen befinden sich in einer zentralen Datenbank. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecodms preiswert und komfortabel realisiert werden. Nachfolgend können Sie die ersten Schritte für die Verwendung von ecodms nachlesen. Die Beschreibung der einzelnen Funktionalitäten sind in den Handbüchern detailliert beschrieben. 1. Voraussetzungen a) ecodms-server, ecodms, ecoice installieren b) Scanner einrichten c) Benutzer und deren Berechtigungen anlegen d) Erstellen und Verbinden von Profilen über den Connection Manager am jeweiligen Arbeitsplatz 2. Einstellungen a) Erstellen einer passenden Ordnerstruktur b) Dokumentenarten im Einstellungsdialog anlegen c) Status anlegen d) ggf. Ordnerberechtigungen vergeben e) ggf. Klassifizierungsattribute hinzufügen ecodms Benutzerdokumentation 11

12 2. Arbeitsflächen-Einstellungen 2 Arbeitsflächen-Einstellungen Die ecodms-oberfläche kann flexibel an jedem Arbeitsplatz eingerichtet werden. 2.1 Arbeitsflächeneinstellungen laden Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Eine gespeicherte Arbeitsfläche kann mit wenigen Mausklicks geladen werden. Klicken Sie auf Optionen - Arbeitsflächeneinstellungen laden Abb. (ähnlich) 2.1: Optionen - Arbeitsflächeneinstellungen laden 2.2 Arbeitsflächeneinstellungen speichern Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Nachdem die Arbeitsfläche fertig eingerichtet ist, können diese Einstellungen gespeichert und bei Bedarf erneut in den ecodms Client geladen werden. Klicken Sie auf Optionen - Arbeitsflächeneinstellungen speichern Abb. (ähnlich) 2.2: Optionen - Arbeitsflächeneinstellungen speichern ecodms Benutzerdokumentation 12

13 2. Arbeitsflächen-Einstellungen 2.3 Arbeitsfläche neu aufbauen Die Arbeitsfläche des ecodms Clients kann auf Wunsch neu geladen werden. Dies ist beispielsweise notwendig, wenn Einstellungen / Änderungen innerhalb der Ordnerstruktur, bei den Dokumentenarten etc. vorgenommen wurden. Zum Ausführen dieser Funktion haben Sie folgende Möglichkeiten: 1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon "Arbeitsfläche neu aufbauen. oder 2. Klicken Sie im Menü auf Ansicht - Arbeitsfläche neu aufbauen. Die Arbeitsfläche wird neu geladen. Dieser Vorgang kann etwas dauern. Information: Das Icon in der Symbolleiste blinkt rot auf, wenn Änderungen vom System erkannt wurden. Abb. (ähnlich) 2.3: Icon: Arbeitsfläche neu aufbauen 2.4 Arbeitsfläche zurücksetzen Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Die Arbeitsfläche kann bei Bedarf in die Standardansicht zurückgesetzt werden. Klicken Sie im Menü auf Optionen - Arbeitsfläche zurücksetzen Abb. (ähnlich) 2.4: Optionen - Arbeitsfläche zurücksetzen 2.5 Fenster in Tabs anordnen Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. ecodms Benutzerdokumentation 13

14 2. Arbeitsflächen-Einstellungen Die Fenster können im Client nach den eigenen Wünschen angeordnet und verschoben werden. Um die Fenster in Tabs / übereinander anzuordnen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Das jeweilige Fenster an der Titelleiste mit der Maus packen. 2. Fenster auf das andere Fenster schieben. 3. Maus loslassen. 2.6 Fenster vertikal anordnen Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Die Fenster können im Client nach den eigenen Wünschen angeordnet und verschoben werden. Um die Fenster vertikal anzuordnen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Das jeweilige Fenster an der Titelleiste mit der Maus packen. 2. Fenster über den oberen Rand des anderen Fensters schieben. 3. Maus loslassen. 2.7 Fenster horizontal anordnen Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Die Fenster können im Client nach den eigenen Wünschen angeordnet und verschoben werden. Um die Fenster horizontal anzuordnen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Das jeweilige Fenster an der Titelleiste mit der Maus packen. 2. Fenster mit der Maus auf die richtige Position schieben. 3. Maus loslassen. 2.8 Fenster freistellen Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Die Fenster können im Client nach den eigenen Wünschen angeordnet und verschoben werden. Um Fenster freizustellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im jeweiligen Fenster in der Titelleiste auf das Fenster Icon. 2. Nun kann das Fenster an eine beliebige Position geschoben werden. 3. Mit einem Doppelklick auf die Titelleiste des Fensters wird es an die Ausgangsposition zurück verschoben. ecodms Benutzerdokumentation 14

15 2. Arbeitsflächen-Einstellungen 2.9 Fenster ausblenden Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Nicht benötigte Fenster können bei Bedarf im Client ausgeblendet werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: 1. Machen Sie einen rechten Mausklick auf die Symbol- oder Menüleiste. 2. Deaktivieren Sie die nicht benötigten Fenster durch Entfernen der Markierung (Häkchen). Alternativ dazu können Fenster mit einem Klick auf das Schließen Icon in der jeweiligen Titelleiste ebenfalls geschlossen werden Fenster einblenden Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Nicht sichtbare Fenster können bei Bedarf im Client wieder eingeblendet werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor: 1. Machen Sie einen rechten Mausklick auf die Symbol- oder Menüleiste. 2. Aktivieren Sie die benötigten Fenster durch Setzen der Markierung (Häkchen) Client Verkleinern/ Maximieren/ Minimieren Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Der Client kann über die Standard Icons des jeweiligen Betriebssystem verkleinert, maximiert und minimiert werden. Die Icons befinden sich in der Regel in der Titelleiste des Programms Symbolleisten Einstellungen Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen auf den jeweiligen Arbeitsplatz bezogen sind und nicht im Benutzerprofil gespeichert werden. Es wird empfohlen mit einer Bildschirmauflösung von mindestens 1280 x 1024 px zu arbeiten. Die Symbolleiste kann von jedem Benutzer frei konfiguriert werden. Klicken Sie auf Optionen - Toolbars konfigurieren ecodms Benutzerdokumentation 15

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