Windream Dokumentenmanagementund Archivlösungen

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3 1 Inhalt Einzigartig einfach 2 Vollständige Integration Von überall zu jeder Zeit 3 Flexibilität ist gefragt Grenzenlose Moblilität Unabhängig vom Betriebssystem Mit Sicherheit dokumentiert 4 Massenbelege erfassen und elektronisch sortieren Archivieren und automatisch indexieren Archivieren optimieren 5 Lebenszyklusverwaltung Windows automatisieren Dokumente betrachten Bildvorschau nutzen Rechtlich einwandfrei 6 -Kommunikation optimieren Vorteile von windream windream bizhub connect 7 Marktführende Technologie und Funktionsvielfalt Flexible Eingabe Leistungsmerkmale Technische Spezifikationen 8-9

4 2 Einzigartig einfach aus beliebigen Anwendungen erfassen Vollständige Integration von windream in das Windows-Betriebssystem als auch über die entsprechenden Menü- und wie gewohnt verschieben, kopieren oder löschen sowohl per Drag & Drop befehle des Explorers. Einfach für alle immer passend Ob Klein-, Mittel- oder Grossunternehmen windream eignet sich perfekt für jede Unternehmensgrösse. Dank der extremen Skalierbarkeit und spezieller Module erhalten Sie eine Dokumentenmanagement- und Archivlösung (DMS), die massgeschneidert ist und zukünftig auch bleibt. Unabhängig davon, ob der Funktionsumfang erweitert oder der Einsatzort des DMS geändert werden soll. Egal, ob die Anzahl Ihrer Mitarbeiter oder Ihr Archivierungsvolumen wächst oder ob Sie zusätzliche Funktionen benötigen windream wächst mit Ihrem Unternehmen. Die Basis von windream setzt sich aus dem windream Server, den windream Mit windream profitieren Sie von Menüs, und alle üblichen Befehle für der weltweit ersten Dokumenten- Datei-Operationen bleiben vollständig er- management- und Archivlösung, die halten. Das windream-dms wird einfach vollständig in das Windows-Betriebs- als zusätzliches Netzlaufwerk im Windows system integriert ist. In der Praxis Explorer dargestellt. bedeutet dies, dass windream keine eigene Benutzeroberfläche mitbringt. Mit der patentierten Virtual File System Technologie (VFS) zeichnet sich das Sys- Stattdessen finden Sie die Bedienbefehle tem besonders durch seine intuitive Be- zusätzlich in den bekannten Windows- dienung aus. Sie können Ihre Dokumente Rechte Historie Version Indexe Volltext Clients, der windream Management Console und einer Datenbank (z.b. MS SQL) zusammen. Sie kann mittels weiterer Funktionsmodule, verschiedener Speichermedien und Schnittstellen bequem erweitert werden. Unterschiedliche Branchen können anhand vieler verschiedener Schnittstellen noch stärker von der Leistungsfähigkeit der Software profitieren. Es sind zahlreiche Erweiterungen erhältlich.

5 3 Sie beschäftigen Mitarbeiter, die von externer Seite auf Dokumente im DMS zugreifen müssen? Auf Informationen in windream kann auch von ausserhalb zugegriffen werden sicher, schnell, zuverlässig und unabhängig von Ort und Zeit. Nutzen Sie mit dem windream Web Portal das Internet als Plattform für einen globalen Zugriff auf Informationen, die zentral auf einem windream Server gespeichert sind. Anwender können gezielt nach Dokumenten suchen und sie aus dem DMS abrufen. Sie können bearbeiten, archivieren oder neu erstellte Dokumente im DMS speichern. Dies führt zu einem Wettbewerbsvorteil mit messbarem Erfolg, denn Geschäftsprozesse lassen sich schneller abwickeln. Flexibilität ist gefragt... Sie sind flexibel Ihr DMS soll es auch sein. Häufig müssen Dokumente oder umfangreiche Datenbestände auf transportablen Medien zur Verfügung stehen und weitergegeben werden. windream schafft diese Flexibilität, z.b. per CD oder USB-Stick. So können Sie Daten wie Projektdokumentationen, Produktkataloge oder Info-CDs flexibel verteilen. Auch digitalisierte Dokumente werden so unkompliziert verteilt. Darüber hinaus haben Sie die Sicherheit, Ihre Daten im Rahmen einer eventuellen Betriebsprüfung per Datenträger bereitstellen zu können.... und grenzenlose Mobilität... Eine mobile Nutzung von Datenbeständen erfordert regelmässige Datenabgleiche. Die Synchronisationssoftware von windream erledigt den Abgleich von Dokumenten und Ordnern zwischen verschiedenen windream Systemen einfach und effizient. Einerseits können Daten zwischen einem stationären windream Server und einer mobilen Version von windream auf einem Notebook synchronisiert werden. Ein weiteres Modul bietet die Möglichkeit, Daten auf mehreren windream Servern miteinander abzugleichen, z.b. zur Spiegelung der Daten. Von überall zu jeder Zeit Standortunabhängiges Dokumentenmanagement- und Archivsystem (DMS) über das Internet... unabhängig von Betriebssystem und Installationsform Setzen Sie neben Windows weitere Betriebssysteme in Ihrem Unternehmen ein? Und möchten Sie die im DMS gespeicherten Dokumente auch auf diesen Systemen verfügbar machen? Möchten Sie auf Ihr Archiv zugreifen, ohne zusätzliche Software zu installieren? Alles kein Problem. Eine sogenannte Windows- Netzlaufwerk-Freigabe ermöglicht den direkten Zugriff auf windream Dokumente unter verschiedenen Betriebssystemen. Unterstützt werden alle Betriebssysteme so profitieren auch Linux- oder Mac OS-Anwender vom DMS. Sie arbeiten mit Terminal-Emulationen? Mit der Terminal- Server-Erweiterung können Sie die gesamte DMS-Funktionalität von windream nutzen und von den Vorteilen profitieren: minimaler Installations- und Konfigurationsaufwand durch einmalige Administration am zentralen Applikationsserver.

6 4 riert aus ihrem Inhalt die notwendigen Indexinformationen zur Verschlagwortung. Dies erfolgt immer mit Texterkennungsmodulen, z.b. über OCR. Auch Barcodes, elektronische Formular-Erkennungsprogramme oder manuelle Dateneingaben können genutzt werden. Zusammen mit Ihren Volltext-Informationen werden die Daten dann an windream übergeben. Mit Sicherheit dokumentiert Erfassen, indexieren und archivieren alles in einem einzigen Arbeitsgang Die verschiedenen Komponenten von windream wurden speziell zum Scannen, Indexieren und Archivieren eingehender Papierdokumente innerhalb eines Netzwerkes konzipiert. Sie kommen z.b. bei der automatisierten Erfassung von Rechnungen inklusive Barcode-Erkennung zum Einsatz oder sorgen in der Posteingangsverwaltung für enorme Zeitersparnis. windream arbeitet optimal mit allen Konica Minolta bizhub-systemen zusammen: Erfassen Sie Ihre Papierdokumente einfach über die Scanfunktionalität der multifunktionalen Systeme. Zusätzliche Arbeitserleichterung ermöglicht die innovative Konica Minolta OpenAPI Technologie. Damit können Skripte zur gleichzeitigen Eingabe zugehöriger Informationen erstellt werden. Als Ergebnis werden dem gescannten Dokument sofort Indexierungsinformationen mitgegeben. In der Praxis wählen Sie vor dem Scannen z.b. die Dokumentenklasse Rechnung direkt am Bedienfeld des MFP-Systems aus. Auch eindeutige Informationen, wie Kundennummer oder Rechnungsnummer können erfasst werden. Damit sind die gescannten Dokumente sofort in windream abgelegt, ein nachträglicher Bearbeitungsschritt für die Verschlagwortung wird eingespart. Massenbelege erfassen und elektronisch sortieren Für die automatisierte Erfassung von Papier-Massenbelegen sind Komplettlösungen erhältlich, die windream mit einem Scanprogramm kombinieren. Alle Dokumente und Formulare werden zunächst mit dem Scanprogramm erfasst. Das System analysiert die Belege und gene- Archivieren und automatisch indexieren per XML oder COLD Sollen grössere Datenmengen archiviert oder von einem anderen System übernommen werden, so ist eine möglichst flexible, automatische Indexierung wünschenswert. Der windream XML Import Manager verarbeitet Dokumente (Binärdaten) und deren (textbasierte) Indexinformationen in Form von XML-Daten aus beliebigen Prozessen. Diese automatische Erfassung wird durch ein zentrales Import-Programm realisiert und funktioniert unabhängig vom Datenursprung oder IT- System. So erfassen Sie verschiedenste Daten flexibel, sicher und zeitsparend. In vielen Unternehmen und Behörden werden Massenbelege, wie Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide oder Verbrauchsabrechnungen elektronisch erzeugt, dann ausgedruckt und per Post versendet. Das Archivieren dieser Belege verursacht oft wachsende Probleme. windream bietet hier eine Lösung, bei der die Dokumente direkt aus den vorhandenen Druckdateien übernommen und indexiert werden. Das entsprechende COLD-Modul extrahiert und verschlagwortet die Belege vollautomatisch.

7 5 Ein wichtiger Aspekt beim Einsatz eines Dokumentenmanagement- und Archivsystems ist die Erfüllung sämtlicher Anforderungen, die aus handels- und steuerrechtlicher Sicht an ein DMS- und Archivsystem gestellt werden. windream erfüllt alle gesetzlichen Bestimmungen, wie gesetzliche Buchführungsvorschriften und steuerrechtliche Vorschriften (z.b. gemäss OR, GeBüV, MWSTG, MWSTGV, EIDI-V, BGA etc.). Zusätzlich bestätigt ein offizielles Gutachten eine umfassende Revisionssicherheit auf höchstem Niveau. Abbildung strukturierter Geschäftsvorgänge, die mit dem windream BPM Designer grafisch modelliert werden. Es ermöglicht die Nutzung unterschiedlichster Prozesstypen. Standards wie Fristen- und Eskalationsmanagement werden ebenso unterstützt wie Rollen für bestimmte Mitarbeiter. Der integrierte Formulardesigner erlaubt die einfache Gestaltung beliebiger Formulare. Der windream BPM Client zeigt Suchbegriffe im Text farblich kennzeichnen lassen und gezielt zu den Fundstellen navigieren? Der windream Viewer vereinfacht und beschleunigt die Identifizierung von Dokumenten. Das Modul kann mehr als 200 verschiedene Dateiformate darstellen, ohne dass die Originalanwendung installiert sein muss. Unter Umständen sparen Sie dadurch erhebliche Lizenzkosten. Gleichzeitig profitieren Sie natürlich von den überzeugenden Vorteilen, welche für die rigorose Ablösung papiergebundener Ablagen sprechen: viel schnellere Informationsrecherche und sofortiger Zugriff auf Dokumente, viel weniger Platzbedarf trotz stetig wachsender Datenmengen, bequeme Auslagerung digitalisierter Dokumente auf Medien mit grossem Speichervolumen, höchste Datensicherheit und zeitlich fast unbegrenzte Verfügbarkeit aller Informationen. Lebenszyklusverwaltung für Dokumente Mit diesem Modul können Lebenszyklen für Dokumente festgelegt und automatisiert werden. Individuelle Regeln legen fest, wie lange ein Dokument bearbeitet werden kann, wann es archiviert wird, wie lange es archiviert bleibt und wann es endgültig aus dem System entfernt wird. Die Lebenszyklusverwaltung gewährleistet die Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen, führt zu einer immensen Arbeitserleichterung und maximaler Sicherheit bei der Archivierung. Workflows einfach automatisieren windream BPM (Business Process Management) ist ein ideales System zur Archivieren optimieren Lebenszyklus der Dokumente verwalten und automatisiert archivieren die spezifischen Aufgaben in übersichtlicher Form an, z.b. die mit einem Prozess verknüpften Dokumente in der Wiedervorlage. Für eine schnelle Entscheidungsfindung stehen alle wichtigen Informationen sofort bereit. Ein Prozessschritt wird einfach mit einem Klick abgeschlossen und elektronisch an den nächsten Bearbeiter weitergereicht. Dokumente betrachten Durch Dokumente blättern, ohne die Originalanwendung starten zu müssen? Bildvorschau nutzen Ein Bild sagt mehr als tausend Worte... oder als ein Dateiname. Bilder auf den ersten Blick erkennen und identifizieren das ist mit einem Modul für Miniaturansichten möglich. Anhand der Bildvorschau kann der Anwender Dokumente sofort betrachten und entscheiden, welches Dokument er sehen oder über das Web herunterladen möchte. Die individuelle Dokumentauswahl über Miniaturansichten erspart Ihnen lange Downloadzeiten.

8 6 windream arbeitet mit einer speziellen Signaturen-Registerkarte, in der Signaturen verwaltet, Unterschriften geprüft und Dokumente inklusive Signaturen exportiert werden können. Der Exportprozess erfolgt nach der international gültigen PKCS#7-Spezifikation (Public Key Cryptography Standards) zur Nachrichtenverschlüsselung und -signierung auf der Basis von Public Keys. Rechtlich einwandfrei Elektronisch signieren Authentizität und Integrität belegen Anstelle persönlicher Unterschriften werden bei digitalen Dokumenten elektronische Signaturen eingesetzt. Dies sichert die Rechtsverbindlichkeit, denn elektronische Dokumente sind laut aktuellen gesetzlichen Bestimmungen den Papierdokumenten gleichgestellt. Mit der elektronischen Unterschrift in windream ist die Authentizität gemäss den in Deutschland, in der EU sowie in der Vorteile von windream Schweiz geltenden Gesetzen nachgewiesen (in der Schweiz wird die Anerkennung des jeweiligen Zertifizierungsdienstes durch eine Anerkennungsstelle vorausgesetzt). Darüber hinaus beweist eine gültige elektronische Signatur auch, dass ein Dokument unverändert beim Empfänger angekommen ist. Die Signatur ist fest an den Nachrichteninhalt gekoppelt, so dass jede Änderung des Dokumentes durch eine ungültige Signatur sofort entlarvt würde. Einfache Installation und Integration Leicht erlernbare Windows-konforme Benutzeroberfläche, d.h. minimaler Schulungsaufwand und hohe Benutzerakzeptanz Die Handhabung der Dokumente erfolgt in gewohnter Windows-Umgebung Dialoge zum Öffnen und Speichern von Dateien reichen aus und sind bereits bekannt Keine Anpassungen bei neuen Anwendungen oder neuen Versionen von Anwendungen keine Makros in Anwendungen notwendig Betriebssystemfunktionen bleiben erhalten ( Öffnen mit, Senden an, Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, OLE-Verknüpfungen, Drag & Drop etc.) Skalierbare DMS-Lösung mit optionalen Modulen für spezielle Anforderungen -Kommunikation optimieren Sind -Dokumente im Sinne der neuen gesetzlichen Richtlinien geschäftlich relevant, so müssen sie sicher archiviert werden und jederzeit abrufbar sein. Der Verlust wichtiger s kann im Fall eines Rechtsstreits oder einer Finanzprüfung immense negative Auswirkungen haben, wenn sie als Nachweis benötigt werden. Mit windream sind verschiedene Lösungen zur effektiven Archivierung elektronischer Post erhältlich, so zum Beispiel für die Archivierung unter Microsoft Outlook oder Lotus Notes. Die windream Mail- Archivierung kann Verschlagwortungsinformationen aus s übernehmen. Das Ergebnis ist eine sinnvolle Automatisierung des Vorgangs und eine gesicherte und strukturierte Ablage im System. Ausserdem werden Mailserver entlastet, die häufig als Flaschenhals bei der Informationsrecherche fungieren. Alle Objekte sind sowohl in der Mail-Anwendung als auch in windream verfügbar. Durch die Recherchemöglichkeit in Mails und deren Anhängen finden Sie wichtige Informationen im Arbeitsalltag viel schneller wieder. Sie gewinnen eine verbesserte, schnellere Kommunikation und steigern die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.

9 7 Sie setzen Multifunktionsgeräte des Marktführers Konica Minolta ein und möchten gescannte Dokumente revisionssicher archivieren? Sie wollen Ihren Mitarbeitern eine direkte Rückmeldung über die am bizhub eingegebenen Daten zur Verfügung stellen, damit klar ist, dass die eingescannten Papierdokumente vernichtet werden können? Marktführende Technologie und Funktionsvielfalt In Bezug auf die Vielseitigkeit und Funktionsvielfalt sind die Systeme der Konica Minolta bizhub-geräteserie marktführend. Sie bieten schon im Basisumfang eine weite Vielfalt an verschiedenen Kommunikationskanälen. In jedes System ist auch eine extrem flexible Schnittstelle mit dem Namen OpenAPI integriert. Über diese Schnittstelle können bizhub-systeme mit weiteren Applikationen verbunden und sogar von diesen gesteuert werden. Dabei sorgt OpenAPI dafür, dass der Benutzer das bekannte Look & Feel wie gewohnt weiter nutzen kann dies jedoch mit zusätzlicher Funktionalität. windream bizhub connect stellt die Schnittstelle zwischen beiden Welten dar und unterstützt beide Funktionsbereiche. Es bietet daneben eine flexible Verarbeitung der erhaltenen Informationen und Dokumente, bevor diese an das jeweils andere System weitergegeben werden. Oder haben Sie weitere Aufgaben zu erledigen, die mit eingescannten Dokumenten in Verbindung stehen? Egal, ob in kleinen und mittelständischen Unternehmen oder in Grosskonzernen mit vielen Standorten windream bizhub connect löst Ihre Archivierungsprobleme ganz ohne Papier, indem das System beliebig viele Konica Minolta bizhub-systeme mit dem revisionssicheren windream Archiv schnell und flexibel verbindet. windream bizhub connect Die nahtlose Verbindung zwischen Konica Minolta Multifunktionssystemen und windream Leistungsmerkmale von windream bizhub connect Gerätespezifische Verbindung von Konica Minolta bizhub- Systemen und windream Benutzerspezifische Menüs nach Authentifizierung am Gerät Eingabe verschiedener Informationstypen Auswahllisten mit Suchfunktion Plausibilitätsprüfung der Eingaben und direkte Kommunikation mit dem bizhub-bediener Flexible Weiterverarbeitung von Informationen und Dokumenten, wie zum Beispiel OCR, Formatkonvertierung, Barcode-Erkennung, Dokumenttrennung oder -zusammenfassung Einbeziehung weiterer Informationsquellen für die Weiterverarbeitung Gezielte Dokumentablage in windream Start Arbeitsprozessen direkt am bizhub-system Rückmeldung über Systemschritte direkt auf dem bizhub-system Flexible Eingabe Am bizhub Gerät selbst können verschiedene Informationen wie Rechnungsnummern oder Lieferantennamen eingegeben werden. Bei längeren Eingaben ist die Nutzung zuvor konfigurierter Auswahllisten möglich, um dem Bediener überflüssige Eingaben zu ersparen und den Klassifizierungsaufwand für die elektronisch zu erfassenden Dokumente so gering wie möglich zu halten.

10 Technische Daten windream - Die wichtigsten windream Module Basislizenzen Standard Business Edition (SBE) - Basisfunktionen für kleine und mittelständische Unternehmen. Standard Business Extension (SBX) erweitert die SBE-Version um zusätzliche DMSspezifische Funktionen. Business Edition (BE) für Grossunternehmen. windream WMC windream Management Console für die Verwaltung von Systemeinstellungen, Objekttypen sowie Benutzern und Gruppen. windream Management Extension (WMX) Abfrage aktueller Daten einer windream-umgebung und Ausgabe in Form einer Grafik (System-Monitoring). DMS-Browser Zugriff auf in windream gespeicherte Dokumente direkt aus der windream Management Console. windream DocView Modul zur Dokumentenvorschau ohne Starten der Originalprogramme. Schnellansicht von mehr als 200 Dateiformaten, Annotationsfunktionalität, integrierte Volltextsuche. bizhub connect Schnittstelle zu Konica Minolta bizhub-multifunktionsgeräten für effizientes Scannen. windream Indexmaske, Start von Prozessen am MFP. windream Web Portal Standortunabhängiger Zugriff auf alle in windream gespeicherten Informationen, mit gezielter Recherche, Ansicht und Download von Dokumenten. Voraussetzung: gültiges windream Benutzerkonto und Internetzugang. windream Web Portal Pro Professional Version von windream Web Portal mit erweiterten Funktionen, wie direkte Erstellung und Bearbeitung von Ordnern und Eigenschaften sowie Upload von Dokumenten. windream Exchange Automatische Weiterleitung, Speicherung und Verwaltung von s eines Microsoft Exchange Servers. windream Filesystem Archivierung Revisionssichere Archivierung beliebiger Dokumentbestände. windream To Go Weiterleitung und Verteilung beliebiger Dokumente aus einem stationären windream System an andere Anwender. Auch Anwender ohne windream Installation können Dokumente beliebig transportieren, verteilen, offline recherchieren und lesen. windream Mobile Export von Dokumenten aus einem stationären windream-system für den mobilen Einsatz. Exportierte Daten können bearbeitet und anschliessend wieder ins windream-system überspielt werden. windream BPM Integrierte Workflow-Lösung zur Modellierung, Bearbeitung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Unterstützt verschiedene Prozesstypen, Formular- und Workflowdesigner sowie Rollen. windream Proxy-Server Verbindet Standorte und synchronisiert Daten. Schnelle Bereitstellung von Dokumenten an dezentralen Standorten. windream für SAP Die Schnittstelle windream SAPcommand verknüpft in windream gespeicherte Dokumente nahtlos mit SAP Businessobjekten. SharePoint Transparente und unkomplizierte Integration von windream in SharePoint Server.

11 Hardware & Software Spezifikationen windream Mindestanforderungen Server Betriebssystem: Windows 2003 ab SP 2 (x86/x64), Windows 2003 R2 SP2 (x86/x64) oder Windows 2008 R2 (x64) Anm.: Bei Einsatz des Microsoft Small Business Servers wird die Premium Edition benötigt. Empfohlene Rechnerleistung: 2 GHz Prozessor (Dual Core oder besser), 2 GB RAM (4 GB oder mehr) mindestens 8 GB freie Festplattenkapazität windream-dateiablage: mindestens 1 GB windream-temporärablage: mindestens 500 MB Unterstützte Datenbanken: MS SQL Server ab 2005 SP3, MS SQL Server 2008 SP1, SQL Server 2012 oder Oracle ab Version / ab / ab 11g R2 ( ) Mindestanforderung Client Windows XP Professional SP3, Vista, Windows 7, Microsoft Management Console ab 1.2 (optional für die Installation der windream Management Console), Microsoft Scripting Host 5.0 mit Java-/VB-Unterstützung Computer: Pentium 4 (2 GHz, Dual-Core) Arbeitsspeicher: 1 GB RAM (2 GB oder mehr) Freier Festplattenspeicher: mindestens 150 MB (300 MB)

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