Anleitung: Arbeiten mit CONVERIS
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- Michael Seidel
- vor 6 Jahren
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1 Anleitung: Arbeiten mit CONVERIS
2 Inhalt 1 Einführung in das Forschungsinformationssystem CONVERIS Grundsätze Arbeiten mit CONVERIS Recherche im Forschungsportal Freitextsuche Übersichtsmenü Im Forschungsportal anmelden Profil bearbeiten Sichtbarkeit des Profils im Forschungsportal ändern Projekt erfassen Vorhandenes Projekt bearbeiten Projektgruppe erfassen Publikation erfassen - Manuelle Erfassung Autoren erfassen - Visitenkarten Autoren erfassen: automatische Verknüpfung Neu angelegte Visitenkarten bearbeiten Erfasste Publikation speichern Erfasste Publikation bearbeiten Publikation erfassen - Import aus Datei Publikation erfassen: Import aus externen Quellen Publikation erfassen: Import aus Suchprofil Anlegen eines Suchprofils Einstellung Suchintervall Publikation erfassen: Import aus Suchprofil Sichtbarkeit eines Projektes oder einer Publikation festlegen Änderung Sichtbarkeit Export von Publikationen Rechte delegieren Weiterführendes Material
3 1 Einführung in das Forschungsinformationssystem 1.1 CONVERIS Das Forschungsportal dient dazu, die zahlreichen Forschungsaktivitäten an der Universität Kassel zu erfassen und im Forschungsportal sichtbar zu machen. Es basiert auf der Software CONVERIS der Firma Thomson Reuters.Im Forschungsinformationssystem können u.a. folgende Informationen erfasst werden: Forschungsdokumentation Projekte Projektgruppen Publikationen Patente Auszeichnungen Aktivitäten Mitgliedschaften (Drittmittelanzeigen) Forschungsförderung ZFF Anträge ZFF Antragsbewertungen ZFF Berichterstattungen Preis-Nominierungen Lehrförderung QPL forschendes Lehren ZLF Anträge ZLF Antragsbegutachtung ZLF Berichterstattung Datenquellen: Einmalige Übernahme von Altdaten (FIS, CONVERIS 4) Kontinuierlicher Import von Grunddaten (Identitätsmanagement, SAP) Regelmäßige Importe aus SAP Nutzerimporte (z.b. Web of Science) Manuelle Erfassung 2
4 1.2 Grundsätze Jede(r) ist für die eigenen Daten verantwortlich. Jede(r) kann grundsätzlich nur die eigenen Daten einsehen und bearbeiten. Professor(inn)en können die Daten ihrer Mitarbeiter(innen) einsehen. Dekanate können die Daten des jeweiligen Fachbereichs einsehen. Die Gesamtheit der Daten steht gebunden an definierte Aufgaben bzw. Berichtspflichten für zentrale Auswertungen zur Verfügung. Nur solche Projekte, Publikationen usw. sind im Forschungsportal öffentlich sichtbar, für die dies gewünscht ist. 2 Arbeiten mit CONVERIS 2.1 Recherche im Forschungsportal Die weit gefächerten Forschungsaktivitäten der Universität Kassel werden im Forschungsportal sichtbar dargestellt. Wenn Sie nähere Informationen z.b. zu Personen, Publikationen, Projekten oder Arbeitsgruppen suchen, stehen Ihnen hier mehrere Möglichkeiten der Recherche zur Verfügung. Sie finden das Forschungsportal unter folgender Adresse: Für die Recherche im Forschungsportal ist keine Anmeldung notwendig. Folgende Recherchemöglichkeiten können Sie im Forschungsportal nutzen: Freitextsuche Mit Hilfe der Freitextsuche können Sie das gesamte Forschungsportal nach einem Begriff durchsuchen. Geben Sie den gewünschten Begriff (z.b. einen Namen) in das Suchfeld ein und klicken Sie Suche. Anschließend können Sie über das Übersichtsmenü auf der linken Seite durch die Suchergebnisse navigieren. 3
5 2.1.2 Übersichtsmenü Sie können eine Recherche starten, indem Sie im Übersichtsmenü auf der linken Seite den Bereich auswählen für den Sie sich interessieren. Im Anschluss können Sie auf der linken Seite das Suchergebnis filtern und über die Pfeile oben rechts durch die Ansicht navigieren. 4
6 2.2 Im Forschungsportal anmelden Zur Anmeldung in CONVERIS benötigen Sie Ihren Nutzernamen und das Passwort ihres UniAccounts. In der Regel sind dies auch die Zugangsdaten für Ihre Uni Kassel- adresse. Nähere Informationen zur Beantragung eines UniAccount finden Sie unter Den Link zur Anmeldung finden Sie im Forschungsportal: 5
7 Nach dem Klick auf LOGIN erscheint eine Eingabemaske, über die Sie sich am Forschungsportal anmelden können. Nach dem Login gelangen Sie auf eine Übersichtsseite, von der aus Sie weitere Arbeitsschritte starten können. 6
8 2.3 Profil bearbeiten Wenn Sie Ihr persönliches Profil und dessen Sichtbarkeit im Forschungsportal bearbeiten wollen, klicken Sie bitte auf Bearbeiten In diesem Bereich können Sie Informationen zu Ihrer Person hinzufügen oder ändern. Um Änderungen zu speichern, klicken Sie entweder auf Zwischenspeichern (Änderungen werden gespeichert, die Eingabemaske bleibt weiterhin geöffnet) oder aus Eingabe abschließen (Änderungen werden gespeichert und die Eingabemaske geschlossen). Um die Änderungen zu verwerfen, wählen Sie Abbrechen. Beim Speichern können Sie zwischen den Optionen Wird erfasst und Ist erfasst wählen. Wird erfasst: Pflichtangaben sind erfasst Daten sind noch nicht abschließend erfasst, Angaben können noch geändert werden Pflichtfelder wurden ausgefüllt; Eintrag kann in Status Öffentlich sichtbar gesetzt werden Wichtiger Hinweis: Einträge können nicht vom Status Pflichtangaben sind erfasst oder Optionale Angaben sind erfasst auf den Status Wird erfasst zurückgesetzt werden. 7
9 2.4 Sichtbarkeit des Profils im Forschungsportal ändern Möchten Sie die Sichtbarkeit Ihres Profils im Forschungsportal ändern, benutzen Sie das Übersichtsmenü auf der linken Seite. Wählen Sie zuerst Personen, Organisationen und danach Personen. Es öffnet sich eine Liste, in der Ihr Profil angezeigt wird. Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Sichtbarkeits-Icon auf der rechten Seite Ihres Profileintrags. a) Eintrag soll im Forschungsportal sichtbar dargestellt werden: Setzen Sie ein Häkchen neben Im öffentlichen Forschungsportal anzeigen. b) Eintrag soll nicht im Forschungsportal angezeigt werden: Entfernen Sie das Häkchen neben Im öffentlichen Forschungsportal anzeigen. Speichern Sie die Eingabe unter Sichtbarkeit festlegen. 8
10 2.5 Projekt erfassen In CONVERIS lassen sich Projekte auf unterschiedliche Weise erfassen: Automatischer Import aus SAP: Drittmittelprojekte innerhalb der Universität Kassel werden automatisch aus SAP in CONVERIS importiert. um die Kongruenz zwischen CONVERIS und SAP zu gewährleisten. Aus diesem Grund ist es für Nutzer nicht möglich, Drittmittelprojekte manuell anzulegen. Der Import der Daten geschieht zurzeit einmal pro Monat. Manuelle Erfassung: Um neue Daten in CONVERIS zu erfassen, klicken Sie auf der Startseite oben rechts auf Inhalte anlegen. Es öffnet sich eine Dropdown-Liste. Wählen Sie Forschungsdokumentation und anschließend Projekt aus. 9
11 Im anschließenden Auswahlmenü können Sie den gewünschten Projekttyp festlegen. Sie können nun auswählen, welche Informationen über das Projekt hinzugefügt werden sollen. 10
12 Um Ihr Projekt zu speichern, klicken Sie entweder auf Zwischenspeichern (Änderungen werden gespeichert, die Eingabemaske bleibt weiterhin geöffnet) oder aus Eingabe abschließen (Änderungen werden gespeichert und die Eingabemaske geschlossen). Um die Änderungen zu verwerfen, wählen Sie Abbrechen Beim Speichern können Sie zwischen den Optionen Wird erfasst und Ist erfasst wählen. Wird erfasst: Pflichtangaben sind erfasst Optionale Angaben sind erfasst Daten sind noch nicht abschließend erfasst, Angaben können noch geändert werden Pflichtfelder wurden ausgefüllt; Eintrag kann in Status Öffentlich sichtbar gesetzt werden Nicht-Pflichtfelder zusätzlich ausgefüllt Wichtiger Hinweis: Einträge können nicht vom Status Pflichtangaben sind erfasst oder Optionale Angaben sind erfasst auf den Status Wird erfasst zurückgesetzt werden. 11
13 2.6 Vorhandenes Projekt bearbeiten Um ein bereits angelegtes Projekt zu bearbeiten klicken Sie im Übersichtsmenü auf der linken Seite zunächst auf Forschungsdokumentation und anschließend auf Projekte. In der Übersicht der Projekte auf der rechten Seite wählen Sie das gewünschte Projekt durch Klick auf den Titel aus. Sie können nun Änderungen am Projekt vornehmen und speichern 12
14 2.7 Projektgruppe erfassen Zusätzlich zur Erfassung eines einzelnen Projektes besteht in CONVERIS 5 die Möglichkeit, eine Projektgruppe zu erstellen, die mehrere Einzelprojekte zusammenfasst. Beispiele: - Projekt mit zwei Projektphasen (oder auch Bewilligungszeiträumen) - Verbundprojekt mit mehreren Teilprojekten (z.b. bei LOEWE) Um eine neue Projektgruppe hinzuzufügen, klicken Sie zunächst auf Inhalte anlegen, danach auf Forschungsdokumentation und Projektgruppe. Erfassen Sie die gewünschten Angaben. Ihre eigenen Teilprojekte lassen sich über das + - Icon unter Teilprojekte hinzufügen. Um anderen Projektteilnehmer(inne)n das Hinzufügen von Teilprojekten zu ermöglichen, fügen Sie die entsprechenden Personen über das + - Icon unter Bearbeiter/in bzw. replizierte Projektleiter/innen hinzu. 13
15 Speichern Sie die erfasste Projektgruppe unter Eingabe abschließen und wählen Sie den gewünschten Speicherstatus. Bitte beachten: Nachdem der Eintrag unter Pflichtangaben sind erfasst oder Optionale Angaben sind erfasst gespeichert wurde, können Pflichtfelder nicht mehr bearbeitet werden. Im Status Wird erfasst können Einträge nicht im Forschungsportal öffentlich sichtbar angezeigt werden. 14
16 2.8 Publikation erfassen - Manuelle Erfassung Um eine neue Publikation zu erfassen klicken Sie oben rechts auf Inhalte anlegen. Es öffnet sich eine Dropdown-Liste. Wählen Sie zuerst Forschungsdokumentation und anschließend Publikation aus. Sie können nun den gewünschten Publikationstyp auswählen. Publikationen können entweder manuell erfasst werden, oder aus externen Quellen importiert werden. 15
17 Je nach Publikationstyp können verschiedene Informationen erfasst werden. Unter Allgemeine Informationen werden z.b. Titel, Autor(inn)en, Publikationsjahr, Zeitschrift, ISBN oder ISSN ergänzt. Forschungsfelder lassen sich unter Inhalt zuordnen, Dateien und Links ermöglicht das Hochladen des Volltextes. Über Projektbezug lässt sich eine Publikation mit einem Projekt verknüpfen. 16
18 2.8.1 Autoren erfassen - Visitenkarten Visitenkarten in CONVERIS verknüpfen Personen, Organisationen und Forschungsaktivitäten. 17
19 2.8.2 Autoren erfassen: automatische Verknüpfung Bevor eine Publikation entgültig gespeichert wird, ist es wichtig alle Autoren korrekt über Visitenkarten zu verknüpfen damit auch mehrere Autor(inn)en der gleichen Publikation zugeordnet werden können. Zu Visitenkarten: siehe Autor(inn)en werden zunächst über das Feld Autor(inn)en manuelle Erfassung eingefügt. Geben Sie die Autor(inn)en in folgender Form in der korrekten Reihenfolge ein: Nachname, Vorname Die Trennung erfolgt durch ein Semikolon (;) oder ein kaufmännisches Und (&): Nachname 1, Vorname 1; Nachname 2, Vorname 2; Nachname 3, Vorname 3; oder Nachname 1, Vorname 1& Nachname 2, Vorname 2& Nachname 3, Vorname 3& Setzen Sie ein Häkchen bei Automatische Verknüpfung der Autor(inn)en beim Zwischenspeichern durchführen: 18
20 Anschließend klicken Sie auf Zwischenspeichern. CONVERIS erzeugt nun eine Liste mit Visitenkarten die zur Verknüpfung in Frage kommen. Löschen Sie bitte alle Visitenkarten die nicht verknüpft werden sollen. CONVERIS legt automatisch neue Visitenkarten für Autoren an, die bei der Publikationserfassung neu angegeben werden. In diesem Fall erscheint als Organisation NN. Diese Visitenkarten sollten bei der Publikationserfassung vervollständigt werden (siehe 2.8.3) Neu angelegte Visitenkarten bearbeiten 19
21 Bearbeiten Sie neue Visitenkarten, indem Sie auf das Stiftsymbol auf der rechten Seite klicken. Es erscheint eine Eingabemaske, über die Sie verschiedene Angaben ergänzen können. Ergänzen Sie wenn nötig Vornamen und Nachnamen der Person und fügen Sie die Organisation hinzu. Löschen Sie dazu zunächst NN als Organisation. 20
22 Es erscheint ein neues Eingabefeld, über das Sie eine Organisation hinzufügen können Fall 1: Die Organisation ist bereits in CONVERIS erfasst Klicken Sie auf. Nun können Sie eine Organisation suchen, aus einer Liste auswählen oder neu hinzufügen. Ist die gewünschte Organisation bereits in CONVERIS erfasst, fügen Sie sie aus dem Suchergebnis oder der Liste hinzu und kehren Sie zurück zum vorherigen Bildschirm. Muss die Organisation neu erfasst werden: siehe
23 Speichern Sie die gesamte Eingabe über Zwischenspeichern (achten Sie darauf, dass das Häkchen für die automatische Verknüpfung dieses Mal NICHT gesetzt ist. 22
24 Fall 2: Die Organisation ist noch nicht in CONVERIS erfasst Wenn eine Organisation noch nicht in CONVERIS erfasst wurde, kann Sie beim Bearbeiten der Visitenkarte neu hinzugefügt werden. Ergänzen Sie den Name der Organisation und wenn möglich weitere Informationen. Kehren Sie über einen Klick auf Fertig zur vorherigen Seite zurück. Schließen Sie das Fenster zur Bearbeitung der Visitenkarte über Fertig. Speichern Sie die gesamte Eingabe über Zwischenspeichern. 23
25 2.8.4 Erfasste Publikation speichern Ergänzen Sie noch fehlende Angaben zur Publikation und klicken Sie anschließend auf Eingabe abschließen. Beim Speichern können Sie zwischen den Optionen Wird erfasst und Ist erfasst wählen. Wird erfasst: Pflichtangaben sind erfasst Optionale Angaben sind erfasst Daten sind noch nicht abschließend erfasst, Angaben können noch geändert werden Pflichtfelder wurden ausgefüllt; Eintrag kann in Status Öffentlich sichtbar gesetzt werden Nicht-Pflichtfelder zusätzlich ausgefüllt Wichtiger Hinweis: Einträge können nicht vom Status Pflichtangaben sind erfasst oder Optionale Angaben sind erfasst auf den Status Wird erfasst zurückgesetzt werden. 24
26 2.9 Erfasste Publikation bearbeiten Um eine bereits erfasste Publikation zu bearbeiten, benutzen Sie das Übersichtsmenü auf der linken Seite. Klicken Sie auf Übersicht, Forschungsdokumentation, Publikationen, um eine Liste Ihrer bereits erfassten Publikationen angezeigt zu bekommen. Wählen Sie die gewünschte Publikation durch Klick auf den Titel aus. Die Bearbeitungsmaske öffnet sich. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie. 25
27 2.10 Publikation erfassen - Import aus Datei Das Forschungsportal bietet die Möglichkeit, eine größere Anzahl an Publikationen gleichzeitig über den Import aus einer BibTeX-Datei zu erfassen. Um eine Publikationsliste zu importieren, klicken Sie zunächst bitte auf Inhalte anlegen, Forschungsdokumentation und abschließend auf Publikation. 26
28 Setzen Sie die Einstellungen auf Importieren aus Datei und wählen Sie Ihre eigene Visitenkarte aus der Liste aus. Wählen Sie Ihre Datei aus (aktuell wird nur das BibTeX-Format unterstützt). 27
29 Wählen Sie die gewünschten Publikationen aus und klicken Sie auf Publikationen importieren Anschließend können Sie Ihre Publikationen überprüfen und eventuell fehlende Angaben ergänzen. 28
30 2.11 Publikation erfassen: Import aus externen Quellen Um eine Publikationsliste zu importieren, klicken Sie zunächst bitte auf Inhalte anlegen, Forschungsdokumentation und abschließend auf Publikation. Setzen Sie die Einstellungen Sie Importieren aus externen Quellen und wählen Sie Ihre eigene Visitenkarte aus der Liste aus. 29
31 Wählen Sie die gewünschten Quellen aus und suchen Sie nach den Begriffen Ihrer Wahl. Validieren Sie zunächst die gewünschten Einträge: 30
32 Falls Ihre Publikationen ein potenzielles Duplikat enthält, müssen Sie den Eintrag vor dem Import überprüfen: 31
33 Nach der Bestätigung können Sie die importierten Publikationen überprüfen und eventuell fehlende Angaben ergänzen Publikation erfassen: Import aus Suchprofil Ein Suchprofil ermöglicht es Ihnen, eine oder mehrere Datenbanken Ihrer Wahl regelmäßig nach neuen Publikationen zu durchsuchen. Das Suchintervall kann dabei von Ihnen festgelegt werden. Wird eine neue passende Publikation gefunden, erhalten Sie eine Benachrichtigung per inklusive Link zu den gefundenen Publikationen Anlegen eines Suchprofils Um ein neues Suchprofil anzulegen, klicken Sie zunächst auf Inhalte anlegen, Forschungsdokumentation und anschließend Suchprofil 32
34 Fügen Sie die gewünschten Angaben ein und speichern Sie das Suchprofil mit Eingabe abschließen 33
35 Wählen Sie nun, ob das Suchprofil aktiviert werden soll Einstellung Suchintervall Um das Suchintervall festzulegen, klicken Sie auf der Übersichtsseite auf Ihren Namen und anschließend auf Meine Einstellungen Unter Suchprofile können Sie nun den Startpunkt und die Häufigkeit der Benachrichtigungen einstellen und speichern. 34
36 Wird eine neue passende Publikation gefunden, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E- Mail inklusive Link zu den gefundenen Publikationen. Zum Import dieser Publikationen: Siehe Publikation erfassen: Import aus Suchprofil Um ein neues Suchprofil anzulegen, klicken Sie zunächst auf Inhalte anlegen, Forschungsdokumentation und anschließend Publikation. Wählen Sie nun Importieren aus Suchprofile. Unter Suchprofile anwenden können Sie nun eine Datenbanksuche mit den zuvor gespeicherten Einstellungen vornehmen (siehe ). 35
37 Wählen Sie dazu das gewünschte Suchprofil aus: Führen Sie die Suche mit Suchprofil anwenden durch. 36
38 Anschließend können Sie in der Ergebnisliste die Publikationen einzeln importieren oder ablehnen. Abgelehnte Publikationen werden dabei gespeichert und erscheinen bei der nächsten automatischen Suche nicht Sichtbarkeit eines Projektes oder einer Publikation festlegen Als Nutzer von CONVERIS können Sie entscheiden, ob eine Publikation oder ein Projekt im Forschungsportal öffentlich sichtbar dargestellt werden soll. Das Vorgehen dazu ist für Projekte und Publikationen gleich, der Einfachheit halber werden hier nur die Einstellungen für Projekte erläutert. Befindet sich das Projekt im Status Wird erfasst, muss zunächst der Status geändert werden bevor die Sichtbarkeitseinstellungen vorgenommen werden. Um öffentlich sichtbar dargestellt zu werden, muss ein Projekt im Status Pflichtangaben erfasst oder Optionale Angaben erfasst gespeichert sein Änderung Sichtbarkeit Um die Sichtbarkeit eines Eintrags im Forschungsportal zu ändern, rufen Sie zunächst die Übersicht über das Menü auf der linken Seite auf 37
39 Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Sichtbarkeits-Icon. c) Eintrag soll im Forschungsportal sichtbar dargestellt werden: Setzen Sie ein Häkchen neben Im öffentlichen Forschungsportal anzeigen d) Eintrag soll nicht im Forschungsportal angezeigt werden: Entfernen Sie das Häkchen neben Im öffentlichen Forschungsportal anzeigen Speichern Sie die Eingabe unter Sichtbarkeit festlegen Export von Publikationen Sie können Ihre in CONVERIS erfassten Publikationen in verschiedenen Dateiformaten (u.a. Bibtex, Endnote, Excel) auf folgende Weise exportieren: Klicken Sie im linken Übersichtsmenü Forschungsdokumentation und wählen Sie den Punkt Publikationen an. 38
40 Es öffnet sich eine Liste ihrer Publikationen. Wählen Sie bitte die zu exportierenden Publikationen über die Checkbox links an und klicken Sie die Schaltfläche Export an. Das Exportformat können Sie über ein Auswahlmenü festlegen: Der Export erfolgt anschließend über die Schaltfläche Export 2.16 Rechte delegieren CONVERIS bietet Ihnen die Möglichkeit, die Rechte Ihrer Rolle Wissenschaftler an eine beliebige Anzahl Personen zu delegieren. Diese Personen können sich dann mit ihrem eigenen Account im Forschungsportal anmelden und Eingaben für Sie vornehmen. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie in der Rolle als Wissenschaftler angemeldet sind. Ihre Rolle können wird Ihnen rechts oben angezeigt. 39
41 Klicken Sie danach auf den orangenen Pfeil neben Ihrem Namen. Es öffnet sich eine Dropdown-Liste. Wählen Sie Meine Einstellungen aus. Klicken Sie auf das Icon Nutzerrechte neu delegieren. Geben Sie den Namen des Nutzers dem Sie Ihre Rechte übertragen wollen in das Suchfeld ein und klicken Sie auf das Such-Icon. 40
42 Es erscheint eine Liste mit passenden Einträgen. Wählen Sie den gewünschten Nutzer aus. Bestätigen Sie die Übertragung der Nutzerrechte. Es erscheint eine Bestätigung der Rechtedelegation. Der andere Nutzer kann nun Einträge und Änderungen für Sie vornehmen. 41
43 Möchten Sie die Rechtedelegation wieder zurücknehmen, öffnen Sie wieder das Menü Meine Einstellungen (s.o.). Die Rechtedelegation kann über einen Klick auf das Lösch-Icon wieder aufgehoben werden. 3 Weiterführendes Material Weitere Informationen zur Nutzung des Forschungsportals stehen Ihnen auch in unserer Supportdatenbank zur Verfügung: Bei Fragen zum Forschungsportal helfen wir Ihnen gerne unter forschungsportal@uni-kassel.de weiter. 42
Nach einem erfolgreichen Login sehen Sie die Startseite. Diese bietet Ihnen einen direkten Zugriff auf die folgenden Punkte:
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