Anleitung zur Einrichtung CLX.FTX für SAP Business One

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1 Anleitung zur Einrichtung CLX.FTX für SAP Business One Version, Datum Version 1.0, 27. November 2013 Copyright CREALOGIX AG Dieses Dokument und sein Inhalt sind Eigentum der CREALOGIX AG und dürfen ohne schriftliche Einwilligung weder kopiert, vervielfältigt noch weitergegeben oder zur Ausführung benutzt werden. CREALOGIX AG E-Payment Baslerstrasse 66 CH-8066 Zürich

2 Inhaltsverzeichnis 1. Zweck des Dokuments Voraussetzungen Vorgehen beim Einrichten der Finanzinstitute Einlesen des Vertrags in CLX.FTX Einrichten des Vertrags in SAP Business One Datenaustausch mit dem Finanzinstitut Zahlungsdateien hochladen ESR-Dateien herunterladen Weitere Informationen und Einstellungen Dokumentverlauf Version Bezeichnung (Bemerkungen) Datum Autor(en) 1.0 Initialversion Claude Reck CREALOGIX Seite 2 von 15

3 1. Zweck des Dokuments Das vorliegende Dokument, dient als Anleitung für die Einrichtung der Verbindungen zu den Finanzinstituten mit CLX.FTX in SAP Business One. Dieses Dokument erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und wird bei Änderungen stets auf den neusten Stand gebracht. 2. Voraussetzungen Es wird davon ausgegangen, dass die im Dokument "Installationsanleitung CLX.FTX für SAP Business One" beschriebenen Schritte ausgeführt wurden und das Add-On installiert ist. Damit das Einrichten rasch und korrekt abläuft, lohnt es sich, Folgendes zu beachten: 1. Alle Verträge und Schlüsseldateien der einzurichtenden Institute sind vorhanden 2. Netzwerkadministrator ist erreichbar, falls es bezüglich der Verbindung Fragen gibt 3. Vorgehen beim Einrichten der Finanzinstitute Um das Einrichten so einfach wie möglich zu gestalten und eine klare Trennung der Verantwortung der Applikationen zu erreichen, erfolgt das Einlesen und Konfigurieren der Verbindung in zwei Schritten: 1. Einlesen des Vertrags "ausserhalb" der B1 Applikation 2. Konfiguration der Verbindung, Kontozuweisung usw. innerhalb der B1 Applikation 3.1. Einlesen des Vertrags in CLX.FTX Um einen neuen Vertrag im CLX.FTX für SAP Business One einzulesen, muss die folgende Datei ausgeführt werden: "C:\FTX\CLX_Install\FTX Contract Management.exe" Es erscheint folgendes Fenster: In dieser Abbildung ist ersichtlich, dass bereits ein Vertrag erfasst worden ist. Diese Applikation kann jederzeit gestartet werden, um nachzuschauen, welche Verträge für SAP Business One bereits vorhanden sind. Auf den folgenden Seiten wird aufgezeigt, wie der Assistent zur Einrichtung einer Bankverbindung funktioniert. In diesem Beispiel wird eine Schlüsseldatei der UBS verwendet. CREALOGIX Seite 3 von 15

4 Hinweis: Der CLX.FTX Assistent hilft beim Einrichten der Verbindungen. Je nachdem welches Institut ausgewählt wird, werden die entsprechenden Vertragsdaten oder die Schlüsseldatei verlangt. Dies bedeutet, dass der Ablauf je nach Institut variieren kann. Ablauf - Schritt für Schritt Mittels der Schaltfläche "Neu" wird der eigentliche Installations-Assistent aufgerufen. Installationsart ohne Schlüsseldatei Wird für "Online-Verträge" verwendet. Dieser Flag wird dann gesetzt, wenn ein Institut per Streichliste oder mtan usw. genutzt wird. Diese Installationsart wird vor allem von Privatkunden verwendet. Im Normalfall, d.h. bei Geschäftskunden, wird im unteren Bereich die Schlüsseldatei oder das Zertifikat ausgewählt. Die ausgewählte Datei wird im Feld zur Kontrolle angezeigt. CREALOGIX Seite 4 von 15

5 Je nach Schlüsselart, erkennt CLX.FTX automatisch, um welches Finanzinstitut es sich handelt. Sollte das Institut nicht erkannt werden, wird eine Liste der Institute zur Auswahl angezeigt. FTX verlangt dynamisch nach den benötigten Daten. Hier beispielsweise muss ein Passwort eingegeben werden, um den Schlüssel einlesen zu können. Diese Angaben stehen in den Unterlagen, welche der Kunde von der Bank erhält. CLX.FTX präsentiert bei jedem Schritt wichtige Informationen, welche geprüft werden sollten. CREALOGIX Seite 5 von 15

6 Die Kommunikationseinstellungen sind wichtig, um eine reibungslose Verbindung zum Finanzinstitut herzustellen. Es lohnt sich im Voraus zu prüfen, ob spezielle Netzwerk-Regeln bestehen, der eine oder andere Port geschlossen ist oder z.b. eine spezielle Proxy-Authentifizierung gefordert wird. Im Normalfall kann "Bestehende Verbindung" gewählt werden. Für dieses Beispiel wird jedoch ein Proxy benötigt. Deshalbwird "HTTP Proxy Server" ausgewählt. Hier ist gut erkennbar, dass über einen Proxy umgeleitet werden kann. Bei Bedarf kann die Sicherheitsstufe um die Eingabe von User und Passwort erhöht werden. CREALOGIX Seite 6 von 15

7 Nach dem Definieren der Kommunikationsparameter ist die Einrichtung des Finanzinstitutes abgeschlossen. CLX.FTX zeigt an, dass der Assistent zu Ende ist. Nach der Bestätigung der Vertragseinstellungen zeigt CLX.FTX an, dass alles korrekt gespeichert werden konnte. Nach dem Speichern wird, je nach Vertrag, die Initialisierung der Verbindung automatisch im Hintergrund angestossen. Danach wird wieder das FTX Contract Management angezeigt. Hier zeigt das FTX Contract Management an, dass der Vertrag korrekt eingerichtet worden ist. Notieren Sie sich pro Institut folgendes: BC/BIC (hier z.b ) Vertrag (hier z.b ) Diese Angaben werden benötigt, um den Vertrag mit der Hausbank im SAP Business One zu verbinden. Hinweis: Sie können die Institute einzeln einrichten und jeweils in SAP Business One konfigurieren oder alle Institute zuerst im FTX Contract Management einlesen und danach in SAP Business One zuweisen. CREALOGIX Seite 7 von 15

8 3.2. Einrichten des Vertrags in SAP Business One Das Einrichten / Zuweisen der im FTX Contract Management eingelesenen Verträge erfolgt in ein paar wenigen Schritten. Ist das Add-On korrekt installiert worden, steht in der Administration / Definition / Bankenabwicklung ein neuer Menüpunkt FTX-Konfiguration zur Verfügung. Darunter ist das Untermenü "Vertrag- Stammdaten" zu finden. Wird dieser Menüpunkt angewählt, erscheint folgende Maske. Wir machen mit dem Beispiel der UBS weiter. 1 2 Der obere Bereich und die Lasche Allgemein sind zuerst auszufüllen Name und Beschreibung: Freie Felder. Können nach Belieben gefüllt werden. 2. Partner BIC: Wert aus dem Feld BC/BIC im FTX Contract Management (siehe Seite 7). 3. Vertrag: Wert aus dem Feld Vertrag im FTX Contract Management (siehe Seite 7). HINWEIS: Die beiden Werte Partner BIC und Vertrag müssen in CLX.FTX und SAP Business One komplett identisch sein. Ansonsten kann das Add-On die Verbindung nicht finden. CREALOGIX Seite 8 von 15

9 Nun wird auf die mittlere Lasche gewechselt. Hier wird die Verbindung der Hausbanken zu dem Vertrag hinterlegt. Als Beispiel werden hier beide UBS Konti der UBS TestBank zugewiesen. Sind alle Konti dem Vertrag zugwiesen, wird auf die letzte Lasche "Pfade" gewechselt. Nach der Definition der Pfade und dem Hinzufügen des Datensatzes ist die Einrichtung abgeschlossen und CLX.FTX in der Lage, mit dem Finanzinstitut Daten auszutauschen. Upload Verzeichnis: Von hier werden die Zahlungsdateien an die UBS übermittelt. Der Zahlungslauf sollte entsprechend die Datei hierher schreiben. Archiv Verzeichnis: Zahlungsdateien werden hier nach der erfolgreichen Übermittlung archiviert. Error Verzeichnis: Bei einem Übermittlungsfehler werden die Zahlungsdateien hier abgelegt. So kann der Vorfall untersucht und die Datei ggf. wieder ins Upload Verzeichnis kopiert werden. Download Verzeichnis: Hier werden die ESR Daten, welche vom Finanzinstitut abgeholt werden, gespeichert und stehen SAP Business One zur Verfügung. CREALOGIX Seite 9 von 15

10 4. Datenaustausch mit dem Finanzinstitut Nach der Zuweisung der Hausbanken zum Vertrag ist es nun möglich, Daten mit dem Finanzinstitut auszutauschen. Für die Kommunikation mit den Finanzinstituten steht unter dem Menüpunkt "Bankenabwicklung" ein neuer "Crealogix-Service" zur Verfügung. Zahlungsdateien hochladen Hier werden DTA, EZAG und bald Pain.xx an die Finanzinstitute übermittelt. ESR-Dateien herunterladen Hier werden ESR Daten vom Finanzinstitut abgeholt und SAP Business One zur Verfügung gestellt. Hinweis: Es werden weitere Menüpunkte folgen, wie z.b. Kontoauszüge abholen und Protokolle abholen Zahlungsdateien hochladen Der Ablauf in SAP Business One bleibt bezüglich Zahlungslauf und Dateierstellung genau gleich. Anstelle eines Aufrufes von einer Online-Lösung oder eines Drittprogrammes (z.b. Mammut), können die Daten direkt aus der Applikation an das Finanzinstitut übermittelt werden. Starten Sie das Übermitteln der Daten mittels dem Menüpunkt "Zahlungsdateien hochladen". Es erscheint die folgende Maske: CREALOGIX Seite 10 von 15

11 Sie erhalten eine Liste der Verträge, die zur Verfügung stehen. Sie können gezielt einen Vertrag auswählen oder gleich alle markieren. Mit der Schaltfläche "Senden" wird die Aktion ausgeführt und eine zweite Maske wird angezeigt. In diesem Fenster kann die Übermittlung der Daten verfolgt werden. In der Spalte "Status" wird der Kommunikationsverlauf angezeigt. In unserem Fall steht SAP Business One keine Datei zur Verfügung. Weitere mögliche Meldungen: Kommunikation erfolgreich abgeschlossen Fehler in der Datei Keine Berechtigung Daten zu senden u.v.m. Jedes Finanzinstitut zeigt etwas andere, meist selbsterklärende Meldungen an. Diese werden grundsätzlich immer angezeigt, damit im seltenen Problemfall die Ursache schnell gefunden und behoben werden kann. CREALOGIX Seite 11 von 15

12 4.2. ESR-Dateien herunterladen Auch hier bleibt der Ablauf bestehen. Anstelle dass die Daten von einer Online Lösung heruntergeladen werden müssen oder den Umweg über eine Drittapplikation machen, können diese direkt aus der Applikation abgeholt werden und stehen sofort in SAP Business One zur Verfügung. Starten Sie das Abholen der Daten mittels dem Menüpunkt ESR-Dateien herunterladen". Es erscheint die folgende Maske: Sie können die Daten einzelner Institute abholen oder alle gleichzeitig markieren. Der Kommunikationsverlauf wird, wie beim Senden, in einer zweiten Maske angezeigt. Hier ist die Kommunikation fehlgeschlagen. Das Wichtigste der Fehlermeldung wird angezeigt. Das komplette Log findet man hier: C:\FTX\CLX_Install\Log CREALOGIX Seite 12 von 15

13 5. Weitere Informationen und Einstellungen Im Bereich "Benutzerdefinierte Fenster" finden Sie 3 ergänzende Programmbereiche. Diese dienen mehrheitlich zur Kontrolle der Installation. Dieser Menüpunkt ruft das UI mit den wichtigsten Einstellungen für CLX.FTX auf. Hier kann die URL, welche sich mit dem IIS Dienst abgleicht, bei Bedarf angepasst werden. Soll ein spezieller Port verwendet werden, kann dieser am Ende der URL angebracht werden. Im Weiteren ist hier der kundenspezifische CLX.FTX Lizenzschlüssel zu hinterlegen. Die weiteren Einstellungen sollten nicht verändert werden. CREALOGIX Seite 13 von 15

14 Der zweite Menüpunkt in diesem Bereich verschafft eine Übersicht der eingerichteten Verträge mit den Finanzinstituten. Diese Ansicht ist rein informativ. Es können keine Änderungen vorgenommen werden. CREALOGIX Seite 14 von 15

15 Der letzte Menüpunkt ruft die Übersicht aller getätigten Kommunikationen auf. In diesem Log können die Kommunikationsmeldungen kontrolliert werden und gewisse Details für das Behandeln eines Fehlerfalls eruiert werden. Reicht die Kurzbeschreibung des Fehlers nicht aus, ist das ganze Log im Verzeichnis C:\FTX\CLX_Install\Log zu finden. Das relevante Log heisst meist ZVDF_XX.Log.txt, wobei das XX für einen aufzählenden, nummerierten Wert steht. CREALOGIX Seite 15 von 15