Modul: EQ SAN. Qualitätsmanagementhandbuch

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1 Modul: zur Qualitätssicherung in der Durchführung von Sanitätsdiensten im Deutschen Roten Kreuz - Kreisverband Schwäbisch Hall-Crailsheim e.v. Bereitschaft Schwäbisch Hall

2 1. Allgemeines 1.1. Ziel und Zweck: Nachweis des planvollen, wirkungsvollen, nachvollziehbaren und rückverfolgbaren Planens und Handelns bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sanitätsdiensten unter dem Aspekt nachweislich geregelter Kommunikation und Abläufe in unserer ehrenamtlichen Bereitschaft. Dies führt in gesichertem Maße zu ehrenamtlicher Professionalität und somit zur Zufriedenheit aller am Dienstleistungsprozess Beteiligten EQ Bestandteile: 1. Dieses in Kraft gesetzte 2. Verfahrensbeschreibungen Mitgeltende Unterlagen / Regelungen: Leitbild des Deutschen Roten Kreuzes Satzung des Deutschen Roten Kreuzes, Kreisverband Schwäbisch Hall- Crailsheim e.v. Ordnung der Bereitschaften im DRK Landesverband Baden-Württemberg Ordnung für Aus-, Fort- und Weiterbildung des Deutschen Roten Kreuzes, Teil Lebensrettende Sofortmaßnahmen / Erste Hilfe / Sanitätsausbildung / Realistische Unfalldarstellung und Teil Notfallrettung und Krankentransport Ordnung für Aus-, Fort- und Weiterbildung im Deutschen Roten Kreuz Teil: Fachliche Helfergrundausbildung der Bereitschaften Rahmenbedingungen für die Planung und Durchführung von Sanitätsdiensten im DRK Landesverband Baden-Württemberg vom Dienstanweisung für Sanitätsdienste der Landesbereitschaftsleitung Baden- Württemberg vom und Ergänzung mit Dienstanweisung 3/2007 vom Empfehlungen des Landesausschusses für den Rettungsdienst für eine notfallmedizinische Absicherung bei Großveranstaltungen vom 07. Juli 2004 Ausführungsbestimmungen/Dienstvorschriften der Bereitschaften Externe Vorgaben (z. B. Vereinigungen von Veranstaltern, kommunale Vorgaben, BGB) Dienstanweisungen der Bereitschaftsleitung der Bereitschaft Schwäbisch Hall 1.3. Leistungs- und Qualitätsnachweise: Erforderliche Leistungs- und Qualitätsnachweise/-aufzeichnungen die sich aus den einzelnen Verfahrensbeschreibungen ergeben Aufstellung der Jahresziele EQ CheckUp intern - Bericht EQ CheckUp extern - Bericht Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 2 von 12

3 Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit verwenden wir ausschließlich die männliche Form. Selbstverständlich wirken beide Geschlechter gleichermaßen am Erfolg unserer Arbeit mit. Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 3 von 12

4 2. Geltungsbereich und Rahmenbedingungen gilt für alle von uns durchgeführten und verantworteten Sanitätsdienste. Sanitätsdienste sind immer im Voraus bekannt und planbar. Dagegen stehen Sanitätseinsätze bei plötzlich auftretenden Situationen. gilt nicht bei Veranstaltungen, die von anderen Anbietern von Sanitätsdiensten verantwortlich betreut und bei denen wir lediglich in Teilbereichen unterstützend tätig werden. Auch in diesem Rahmen orientieren wir uns, soweit möglich, an den Regelungen von EQ SAN. Unsere Aufgaben werden durch entsprechend qualifizierte Mitarbeiter umgesetzt. 3. Prozessorientierung durch Verfahrensbeschreibungen Abläufe bestimmen unser tägliches Leben. Deshalb haben wir die wichtigsten Abläufe durch Verfahrensbeschreibungen standardisiert. Diese spiegeln die für uns wichtigsten Abläufe wieder und gelten so als Hilfsmittel um Qualität zu erbringen, zu erkennen, zu fördern und zu verbessern: 3.1. Grundlagen Personal Material 3.2. Dienst- und Einsatzablauf Auftragsabwicklung Einsatzplanung 3.3. QM und dessen Administration Fehlermanagement EQ-CheckUp intern EQ-CheckUp extern Ständige Verbesserung Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 4 von 12

5 4. Organisationskonzept Die DRK Bereitschaft Schwäbisch Hall stellt sich vor: 4.1. Adresse: Steinbacher Str Schwäbisch Hall Internet: Unser Einsatzgebiet: Das Einsatzgebiet bei Sanitätsdiensten umfasst folgende Gemeinden Stadt Schwäbisch Hall einschließlich Teilgemeinden Rosengarten Michelbach/Bilz Michelfeld In anderen Gemeinden werden wir nur nach Abstimmung mit der dortigen Bereitschaft tätig Unsere Aufgabenfelder: Unsere Aufgabenbereiche sind: Durchführung von Sanitätsdiensten in den oben genannten Bereichen Durchführung von Blutspendeterminen in Zusammenarbeit mit dem Blutspendedienst Bereithaltung einer Schnelleinsatzgruppe Mitwirkung im Bevölkerungsschutz Zusammenarbeit mit anderen Bereitschaften und deren 400 Einsatzkräfte im Kreisverband Öffentlichkeitsarbeit Ausbildung unserer Einsatzkräfte und regelmäßige Fortbildungsabende Förderung der Gemeinschaft 4.4. Unsere MENSCHEN, DIE HELFEN: Wir sind ca. 65 ehrenamtlich tätige Einsatzkräfte. Den Aufbau unserer Bereitschaft finden Sie im Organigramm der DRK Bereitschaft Schwäbisch Hall (siehe Anhang). Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 5 von 12

6 4.5. Unser DRK-Leitbild: Unsere Grundsätze: Menschlichkeit Unparteilichkeit Neutralität Unabhängigkeit Freiwilligkeit Einheit Universalität Unsere Führungsgrundsätze: Führung gemäß unserem Leitbild Führung Wer führt ist Vorbild Delegation Information der Mitarbeiter Konfliktregelung Förderung der Mitarbeiter Unsere Leitlinien: Der hilfebedürftige Mensch Die unparteiliche Hilfeleistung Neutral im Zeichen der Menschlichkeit Die Menschen im Roten Kreuz Unsere Leistungen Unsere Stärken Das Verhältnis zu anderen Kernaufgabenfelder/ Hauptzielgruppen: Senioren Menschen mit Behinderung Blutspendewesen Gesundheitsförderung / Krankenpflege Kinder, Jugendliche und Familie Konflikt- und Katastrophenopfer Migrationsarbeit Rettungsdienst Sozial Benachteiligte Verbreitungsarbeit 5. Verantwortlichkeiten Die Verantwortung zur Sicherstellung eines geregelten Dienstbetriebes unter gesicherten Bedingungen und unter Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Regelungen liegt bei den nachstehenden Personen, die im folgenden als verantwortliche Leitung der Bereitschaft bezeichnet werden: Bereitschaftsleiter (und Qualifikation zum EQB) Bereitschaftsleiterin stv. Bereitschaftsleiter stv. Bereitschaftsleiterin Qualitätsbeauftragter EQB Alexander Mack Susanne Lemke Robert Gales Tanja Siegle Sabine Leipersberger Die Teilverantwortung für die fach- und sachgerechte Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sanitätsdiensten liegt bei den verantwortlichen Leitungs- und Führungskräften Unsere Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche sind in Aufgabenprofilen bzw. Stellenbeschreibungen geregelt. Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 6 von 12

7 6. Qualität 6.1. Unsere Qualitätsdefinition: Die Auswahl unserer Mitarbeiter richtet sich nach den Ordnungen bzw. Dienstvorschriften des Deutschen Roten Kreuzes. Wir sorgen für deren Aus-, Fortund Weiterbildung. Wir halten im Rahmen einer Bedarfsplanung stets die notwendigen Mittel bereit, so dass die Rahmenbedingungen für einen Sanitätsdienst gesichert sind. Wir dokumentieren die Beziehungen zu unseren Vertragspartnern schriftlich und sichern so größtmögliche Leistungstransparenz zu und schaffen einen rechtlich fundierten Rahmen. Wir stellen eine korrekte Einsatzplanung und Führungsstruktur während des Sanitätsdienstes sicher. Wir regeln die Einbindung zusätzlicher Strukturen zur Durchführung des Sanitätsdienstes, indem wir bei Bedarf weitere logistische Komponenten integrieren. Auftretende Fehler werden unter Zuhilfenahme der erstellten Dokumentationen und Statistiken erfasst, analysiert und korrigiert, um aus Ihnen zu lernen und vorbeugende Maßnahmen zu entwickeln. Die Erstellung von Statistiken gibt Auskunft über unsere Leistungsfähigkeit und hilft Einsatzschwerpunkte festzustellen. Wir stellen die Identifizierung von Verbesserungspotentialen sicher und lassen die daraus gewonnenen Erkenntnisse zur Optimierung unserer Prozesse einfließen Verpflichtung Die Verantwortlichen innerhalb unserer Bereitschaft (siehe Ziffer 5) verpflichten sich, das Wort Qualität im Sinne vom Eintritt des Erwarteten unter dem Aspekt des Machbaren im Zeichen der Menschlichkeit und das System Qualitätsmanagement wichtig und ernst zu nehmen. Wir stellen Qualitätsdenken vor Profitdenken entsprechend der Maxime: Wenn wir nachhaltig, konstant und kontinuierlich Qualität bieten, so wird die Effektivität all unserer Dienstleistungen zu Gunsten der Menschen in Not davon profitieren Kunden- und Partnerorientierung Die Nutzer unserer Dienstleistungen stehen im Fokus unseres Handelns. Dieses orientiert sich an wissenschaftlichen Erkenntnissen, die den speziellen Bedürfnissen unserer Zielgruppen gerecht werden. Wir vergleichen diese mit unseren Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 7 von 12

8 Möglichkeiten sowie Zielsetzungen und verbessern so unser Leistungsportfolio zum Wohle der Patienten, Betroffenen, Ersthelfer und Angehörigen. Ebenso wichtig ist es für uns, die Qualifikation und Zufriedenheit unserer Mitarbeiter durch systematische Fortbildung und fachliche sowie persönliche Betreuung zu gewährleisten und zu fördern Planung Unser Qualitätsmanagementsystem ist kein starres Gebilde. Es wird ständig den Erfordernissen unserer Organisation und des Aufgabengebietes angepasst Qualitätsziele Wir haben für unsere Bereitschaft Qualitätsziele festgelegt, die in Einklang mit unserer Qualitätspolitik stehen. Diese Ziele werden regelmäßig auf Erfüllbarkeit / Erfüllung überprüft Planung des Qualitätsmanagementsystems Die Verantwortlichen innerhalb der Bereitschaft (siehe Ziffer 5) sorgen verbindlich dafür, dass das Qualitätsmanagementsystem nicht willkürlich, sondern planvoll umgesetzt wird; dafür sorgt unser Handbuch mit den darin festgelegten Regelungen in Verbindung mit unseren eigenen Forderungen. Außerdem sind unsere wichtigsten Kern- und fehlerrelevanten Prozesse (siehe Ziffer 3) durch eindeutige, nachvollziehbare Verfahren beschrieben. Bei jeder Änderung dieser Regeln prüfen wir, ob die Funktionsfähigkeit unseres Gesamtsystems keinen Schaden nimmt Verantwortung, Befugnis und Kommunikation Nur derjenige, der seine Funktion und Kompetenzen kennt, wird in einer Organisation gute Arbeit leisten und dabei zufrieden sein. Deshalb gibt es für unsere Mitarbeiter - inklusive Leitungskräfte - in Kraft gesetzte und verbindliche Aufgabenprofile bzw. Stellenbeschreibungen. Wir haben in einem Organigramm die internen Hierarchie- und Funktionsebenen festgelegt. Dieses Organigramm befindet sich im Anhang des QMH - es wird bei Bedarf aktualisiert Qualitätsbeauftragter (EQB) Schlüsselposition und Stabsstelle bei der Bereitschaftsleitung ist bei uns der EQB. Er ist für die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems im Bereich der Planung und Durchführung von Sanitätsdiensten ebenso verantwortlich wie für einzuleitende Korrektur-, Vorbeugungs- und Verbesserungsmaßnahmen. Unser EQB besitzt die dazu notwendigen Qualifikationen Interne Kommunikation Ehrenamtliche Mitarbeiter sind wichtigster Bestandteil unseres Systems. Wir pflegen einen ehrlichen, konstruktiven Umgang miteinander und nehmen Kritik sowie Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 8 von 12

9 Verbesserungsvorschläge, Wünsche und Anträge ernst, gemäß unseren DRK- Führungsgrundsätzen. Dies u. a. im Rahmen der Dienstabende und der Pflege der Gemeinschaft. Wir setzen unser Qualitätsmanagementsystem nicht nur ein, sondern wir leben es, d. h. wir reden darüber und überprüfen es auf Wirksamkeit und Verbesserungsfähigkeit. Alle Mitarbeiter erhalten unser QMH sowie die relevanten Verfahrensbeschreibungen zur Kenntnis, werden nachweislich in unser EQ-System eingewiesen und Nutzen die Verfahrensbeschreibungen als verbindliche Arbeitshilfen zur Sicherstellung geregelter Prozessabläufe. 7. Qualitätserklärung Hiermit wird bestätigt, dass die Verantwortlichen innerhalb der Bereitschaft (siehe Ziffer 5) die zur Sicherstellung eines geregelten Dienstbetriebes notwendigen finanziellen, personellen und materiellen Ressourcen zur Verfügung stellen und die Einhaltung der gesetzlichen Forderungen sowie eigener Ansprüche fördern. Die Verantwortlichen innerhalb der Bereitschaft (siehe Ziffer 5) verpflichten sich mit dieser Erklärung selbst, einzuführen, umzusetzen und ständig weiter zu entwickeln. Bei auftretenden Fehlern werden zeitnah geeignete Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen durch unseren Qualitätsbeauftragten (EQB) eingeleitet. Für die Richtigkeit und Erfüllung der Konformität auf Grundlage dieses QMHs zeichnen: Schwäbisch Hall, Alexander Mack Bereitschaftsleiter Susanne Lemke Bereitschaftsleiterin Robert Gales stv. Bereitschaftsleiter Tanja Siegle stv. Bereitschaftsleiterin Sabine Leipersberger Qualitätsbeauftragte (EQB) Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 9 von 12

10 Wir sind gut, wollen aber stets besser werden! Menschlichkeit ist unser Zeichen Qualität ist unser Rezept Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 10 von 12

11 Abkürzungen und Begriffserklärung Abkürzungen, die für alle EQ Module vorgegeben sind Kürzel Bedeutung BGB Bürgerliches Gesetzbuch DRK Deutsches Rotes Kreuz EQ Check-Up Überprüfung der ehrenamtlichen Qualität EQB Qualitätsmanagementbeauftragter für das EQ System EQA Qualitätsmanagementauditor für das EQ System KV Kreisverband OV Ortsverein QMH QMS Qualitätsmanagementsystem QZ Qualitätszirkel StGB Strafgesetzbuch VB Verfahrensbeschreibung Abkürzungen, die für dieses EQ Modul wichtig sind Kürzel Bedeutung AED Automatisierter externer Defibrillator ArbSchG Arbeitsschutzgesetz BGV Berufsgenossenschaftsvorschrift DIN EN Europäische Norm EDV Elektronische Datenverarbeitung EK Einsatzkraft GUV-V Gemeindeunfallversicherungs-Vorschrift GW TuS Gerätewagen Technik und Sicherheit HiOrg Hilfsorganisation HiOrg-Server Internetanwendung zur Personal- und Sanitätsdienstverwaltung KTW Krankentransportwagen KTW4 Krankentransportwagen mit 4 Trageeinrichtungen KTW-B Krankentransportwagen Typ B Lst Leitstelle ltd. Leitend/e MPBetrV Medizinprodukte-Betreiberverordnung MPG Medizinproduktegesetz MTW Mannschaftstransportwagen NA Notarzt NEF Notarzteinsatzfahrzeug NT Notfalltraining RA Rettungsassistent RD Rettungsdienst RH Rettungshelfer RS Rettungssanitäter RTW Rettungswagen SEF-T Schnelleinsatzfahrzeug mit Trageeinrichtung Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 11 von 12

12 SEG StVO UVV vgl Bereitschaft Schwäbisch Hall Schnelleinsatzgruppe Straßenverkehrsordnung Unfallverhütungsvorschrift Vergleiche Version: 1.3 Ersteller: Freigegeben: Freigabe am: Seite 12 von 12