neue Maßstäbe in der Zeiterfassung Das Software-System für Zeitwirtschaft

Transkript

1 Visual WebTime neue Maßstäbe in der Zeiterfassung Das Software-System für Zeitwirtschaft Die frei definierbare Grundlage für Arbeitszeitmodelle. Mit den Workflow-Konzepten von morgen.

2 Visual WebTime für alle Arbeitszeitmodelle dieser Welt Die Vorteile der Web-Technologie auf einen Blick NEU! Browser genügt! Keine Client-Software erforderlich Hohe Ergonomie durch Web-Browser Standard Alle heute gebräuchlichen Kommunikationswege sind einbindbar, z.b. Internet, Intranet, ISDN oder GSM Frei skalierbare System-Performance für einen unbegrenzten Systemausbau Datensicherheit durch Unterstützung professioneller SQL-Datenbanken (z.b. IBM DB2 UDB, ORACLE, MS-SQL, Borland InterBase) Zentrale Applikationsverwaltung keine Client-Installation! Branchengerechte Lösungen mit einfacher individueller Kundenanpassungsfähigkeit über HTML Betriebssystem-Unabhängigkeit der Clients und Plattform-Unabhängigkeit des Servers Weltweite Zugriffsmöglichkeit mit allen Sicherheitsstandards Hohe Datensicherheit durch 128 Bit SSL-Verschlüsselung Kein zusätzlicher Installationsaufwand auf PCs und minimale Hardware-Anforderungen an den Arbeitsplatz-PC Standard-Internet-Kommunikation mit TCP/IP-Protokoll. Bereitstellung der Funktionalität auf jedem Rechner im Netzwerk 2 Neue Arbeitsformen wie Home Offices, Tele-Arbeit, mobile Arbeitsplätze und die globale Verflechtung machen eine zunehmende Anpassung der Zeitwirtschaftssysteme erforderlich. 3-Schichten Softwarearchitektur Browser Netscape Mozilla User Tier HTML Internet Explorer HTML HTML Java Server Pages Applic. Module in Java Applic. Module in Java Applic. Module in Java Applic. Module in Java Application Tier Java Beans JDBC Data Storage Tier Process Management Data Security Management Die Vorteile der 3-Schichten Softwarearchitektur: Klare Trennung zwischen User-Interface-Steuerung und der Darstellung der Daten Entkoppelung von Client und Datenspeicherung Dynamische Lastverteilung Als ein System mit allen modernen Möglichkeiten ist Visual WebTime einfach zu bedienen, komfortabel in der Anwendung, optimal in der Betriebssicherheit, umfassend in seinen Möglichkeiten. Visual WebTime ist zukunftweisend. Auf Wunsch erhalten Sie die Software mit einem Mitarbeiterinformationssystem. Mit dem ESS, dem Employee Self-Service kann der Mitarbeiter über die Browser- Oberfläche sein Konto abfragen, Buchungskorrekturen vornehmen und Fehlzeiten selbst verwalten. Mit der Web-Oberfläche geht primion neue, anwenderfreundliche Wege. Neben den Buchungen aus den Zeiterfassungs- Terminals und den Workflows sind auch Buchungen über WAP-Handy oder Telefon im Festnetz mit Sprachausgabe möglich. Mit Visual WebTime lassen sich alle Arbeitszeitregelungen realisieren. Es unterstützt bis zu 999 Jahreszeitmodelle mit Verrechnung von beliebigen Zeitmodellen. Für jeden Mitarbeiter lassen sich ganz persönliche Arbeitszeitregelungen realisieren. Angefangen von der Tag- und Nachtschicht, den verschiedenen Gleitzeitregeln bis hin zur Jahres- und Lebensarbeitszeit.

3 Die wichtigsten Module Visual WebTime SAP-Integration SAP Zentrale Mitarbeiterverwaltung Personalabrechnung Personalmanagement HR-PDC- Kommunikation Mit Visual WebTime können alle gängigen Zeitmodelle abgedeckt werden. Die freie Programmierbarkeit der Zeiterfassungs-Terminals ermöglicht optimale Mitarbeiterinformation. Der Einsatz ist auf PCs sowie Minicomputern gleichermaßen möglich. Die uneingeschränkte Multiuser- und Multitasking-Fähigkeit bietet einen fast unbegrenzten Ausbau. Die sichere Anbindungsmöglichkeit an Standard-Software, z.b. für die Personalabrechnung erlaubt eine Systemlösung, die komplett auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist und die Erfolg und Wachstum gleich mit berücksichtigt: Die umfangreiche Stammsatzverwaltung ist bis über Mitarbeiter stufenweise ausbaubar. Diese Ausbaustufen können jederzeit nachgerüstet werden. Das System wächst mit den Bedürfnissen des Anwenders. Über frei definierbare Schnittstellen (Import-/Exportgenerator) können Daten mit beliebigen Personalabrechnungssystemen, z. B. SAP, ausgetauscht werden. Sicherheit geht vor ESS Funktionen ZE Erzeugung von Buchungen Anzeige von SAP Zeitkonten Dem Aspekt der Sicherheit wurde in Visual WebTime große Bedeutung beigemessen. Zur Anmeldung am System müssen Sie als Benutzer in der Datenbank eingetragen sein. Jeder Benutzer vergibt sich selbst sein Passwort beim ersten Einstieg ins Programm. Dies muss in regelmäßigen Abständen geändert werden. Als weitere Sicherheitsstufe besteht die Möglichkeit, die gesamte Datenbank oder sensible Teile davon mit einem 4-Augen-Prinzip Passwortschutz zu versehen. Ein Mißbrauch von Daten wird dadurch weitgehend verhindert. Die Rechte von einzelnen Benutzern sind über Berechtigungsgruppen, die Rechte auf Module bzw. Modulteile festlegen, geregelt. Innerhalb der Moduldaten kann bestimmt werden, ob der Benutzer Daten anlegen, ändern oder löschen darf. ZK Verwaltung der Fremdmitarbeiter Besucherverwaltung Ausweisnummerverwaltung mit Ausweiserstellung (Optional) Steuerung der Türen und Zutritte 3

4 Zeiterfassung mit Visual WebTime Das Herzstück der Software bildet eine standardisierte SQL-Datenbank, welche über einen Applikationsserver den Anwender mit Daten versorgt. Da Visual WebTime ebenfalls auf diesen Standards basiert, wurden bisher folgende Datenbanken adaptiert: DB2 UDB 7.2, MS-SQL-Server 7.0/2000, ORACLE - ab 8.i und Borland InterBase. Um eine Plattformunabhängigkeit zu gewährleisten, wurde das gesamte System mit der modernen Programmiersprache Java entwickelt. Dadurch ist ein zukunftorientiertes Software-Paket entstanden, welches dem Anwender beliebige EDV-Standards öffnet. Die Verbindung zwischen Oberfläche und den externen Geräten stellt eine ebenfalls in Java entwickelte Kommunikations-Task dar. Willkommensbildschirm und Arbeitsfenster Im Bereich der Netzwerktechnologie werden alle auf TCP/IP basierenden Standards unterstützt. Die Bedienung des Systems orientiert sich an den weltweiten Browser-Standards. Der Leistungsumfang von Visual WebTime unterstützt weitläufige Hardware-Strukturen. So ist sie beispielsweise mandantenfähig, modular ausbaufähig für mehrere Tausend Personen und unterstützt Lesertechnologien von z.zt. etwa 45 verschiedenen Leser- und Herstellertypen. Reportgenerator Visual WebAccess, Weiterhin kann die hochleistungsfähige Software für die Zutrittskontrolle, problemlos integriert werden. Technische Voraussetzungen: Für den Server: Windows- und Unix-Plattformen. Empfohlener Arbeitsspeicher >= 512 MB. Als Prozessor wird ein Pentium III mit mindestens 1 GHz empfohlen. Der Rechner soll eine schnelle Festplatte mit 10 GB freiem Platz für die Applikation Visual Systems besitzen. Der Platzbedarf der Datenbank hängt direkt von der Personenzahl und der Größe des gewünschten Ereignisspeichers ab. Die Datenbank kann mehrere hundert MB groß werden. Für den Client: Sie benötigen einen der folgenden Browser: Internet Explorer, Vers. 5.5 oder höher, inkl. aller Service Packs, Netscape, Vers. 6.x, Mozilla, Vers Wir empfehlen den Internet Explorer. Für verschiedene Optionen ist zusätzliche die Java-Virtual Machine notwendig, JVM muss aktiviert sein. Der Einsatz in Verbindung mit Java Runtime Environment garantiert die volle Nutzung der Hardware-Performance. Aufgrund der neuen Browser-Technologie gibt es keine zusätzlichen, speziellen Anforderungen an den Bediener-PC. 4

5 Korrekturantrag Umfassender Kundennutzen Antragsteller Anforderung Buchungsjournal Ablehnung oder Genehmigung des Korrekturantrags Rücksendung Buchungsjournal Rücksendung Buchungsjournal Vorgesetzter Korrekturbeleg Anforderung Buchungsjournal Weiterleitung genehmigter Korrekturantrag Visual WebTime - Service Dezentrale Organisation des Zeit-Managements durch optimale Einbindung der Mitarbeiter in den Ablauf der Informations- und Korrekturprozesse Minimierung des Schulungsaufwands der Zeitbeauftragten durch Makro-Aufzeichnung der Zeitbewertungsabläufe Beliebige Auswertungen mit individueller Gestaltung durch integrierten Listen- und Reportgenerator Umfassende und effiziente Korrekturmöglichkeiten Hohe Akzeptanz des Mitarbeiters durch Transparenz der Informationen Hohe Integrationsfähigkeit an bestehende Personalabrechnungssysteme Umfassende Optionen, z..b. Personaleinsatzplanung Besucherverwaltung Telefonzeiterfassung Ausweiserstellung und vieles mehr (siehe Leistungsmerkmale) Auswahl für eine Korrekturbuchung Workflow zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem Urlaubsantrag eines Mitarbeiters Workflow-Szenarien ermöglichen die Abfrage von Listen und die Weiterleitung und Verarbeitung von Korrekturen durch die Mitarbeiter selbst. Dies trägt zur wesentlichen Entlastung des Personalbüros bei. Die direkten Korrekturmöglichkeiten durch den Mitarbeiter erlauben aus einer Anzahl von Geschäftsvorfällen wie Urlaubsantrag, Korrektur von Dienstreisen, vergessene Buchung etc. zu wählen, welche Korrektur durchgeführt werden soll. Mit Visual WebTime lassen sich für jeden Mitarbeiter ganz persönliche Arbeitszeitregeln realisieren. Eingegebene Korrekturen verrechnet das System automatisch, auch in die Vergangenheit und für alle Buchungsarten. Visual PEP für die Personaleinsatzplanung ermöglicht eine transparente Schichtplanung, kapazitätsorientierte Personalbedarfsermittlung und übersichtliche Darstellung aller Schichtpläne. Personaleinsatzplanung mit Visual PEP 5

6 Direkte Korrekturmöglichkeiten durch den Mitarbeiter Je nach Definition müssen die Buchungen und/oder Korrekturen erst von einem Vorgesetzten genehmigt werden, bevor sie vom System akzeptiert und in die Datenbank eingearbeitet werden. Korrekturantrag Buchung Buchungsjournal mit integriertem Korrekturwesen Das komfortable Buchungsjournal hat ein integriertes Korrekturwesen. Auch Korrekturinhalte können personenbezogen mit ausgegeben werden (Fehlzeit-, Lohn- und Urlaubskonten). Über Korrektur-Makros werden Korrekturen kinderleicht. Zeitpläne In Visual WebTime finden Sie keine fixe Struktur wie Tages-, Wochen- oder Monatspläne, sondern variable Periodendefinitionen. Somit sind auch Arbeitsabläufe, welche nicht dem Wochen- oder Monatszyklus entsprechen sehr einfach realisierbar. Die Abrechnungseinheit ist nicht mehr zwingend der Tag. Es kann sein, dass Sie nur alle zwei Tage abrechnen. Die Arbeitspläne sind nicht mehr von Montag bis Sonntag orientiert, sondern z. B. als acht-tagesrhythmus bestimmbar. Darauf ausgerichtet ist die Abrechnung am Ende dieser selbst definierten Periode. Buchungsjournal Tagesperiode Online-Buchungen ohne spezielle Hardware Die Online-Buchung wird direkt am PC in Visual WebTime durchgeführt. Bei ihr wird die aktuelle Uhrzeit verwendet. Sie ist damit eine 1:1-Entsprechung zur Buchung am Terminal. Es können damit Kommen, Gehen, Dienstgang Gehen und Dienstgang Kommen gebucht werden. Virtuelles Zeiterfassungs-Terminal für Online-Buchungen 6

7 Benutzerverwaltung Damit die Mitarbeiter aus dem Betrieb selbst direkt am System arbeiten können, müssen sie als Systembenutzer angelegt werden. Das kann je nach Anforderung mit unterschiedlichen Rechten und Möglichkeiten geschehen. Buchungsverarbeitung Buchungen sind neben den Arbeitsperioden die Grundlage zu verschiedenen Berechnungen. Es ist jederzeit möglich, die gespeicherten Buchungen in unterschiedlicher Form als Beleg auszudrucken. Das System unterscheidet verschiedene Buchungsarten: Kommen- und Gehen-Buchung Dienstgang-Buchung Absenz-Buchung Kostenstellenwechsel-Buchung Korrektur-Buchung Neutrale Buchung ohne fixe Zuweisung von Kommen bzw. Gehen Ein vorgesetzter Mitarbeiter soll Anträge genehmigen dürfen. Daher muss er als Systembenutzer weitreichendere Rechte besitzen als ein Angestellter. Nach Anlegen der Datenbank können die folgenden Einträge mit Hilfe von vorgefertigten SQL-Scripts eingesetzt werden: Systembenutzer mit allen Rechten (z.b. Chef, Zeitwirtschaftsbeauftragter) Vorgesetzter Mitarbeiter mit Korrekturberechtigung Mitarbeiter mit Antragsberechtigung Damit ist ein Workflow realisierbar, der das Stellen von Korrekturanträgen durch Mitarbeiter mit Antragsberechtigung und das Genehmigen durch Vorgesetzte beinhaltet. Beliebige Organisations- und Genehmigungsstrukturen können in der Software abgebildet werden. Bei jeder Buchung überprüft das System, ob Tagesabschlüsse nachzuholen sind. Gegebenenfalls werden die fehlenden Bearbeitungen durchgeführt, so dass der Datensatz durch jede Buchung auf den aktuellen Stand gebracht wird. Das System kontrolliert den Buchungsrhythmus. So muss der Mitarbeiter abwesend sein, damit eine Kommenbuchung akzeptiert wird. Ebenso wird eine Gehenbuchung nur dann bearbeitet, wenn der Mitarbeiter anwesend war. Ist der Buchungsrhythmus nicht korrekt, erfolgt eine Fehlermeldung und die Bearbeitung der Buchung ist beendet. Bei korrektem Buchungsrhythmus wird der Anwesenheitsstatus des Mitarbeiters auf den durch diese Buchung verursachten Wert gesetzt. Bei allen gespeicherten Buchungen werden dann die Berechnungen aller Rundungsund Verrechnungsregeln sowie die verwendeten Pausenpläne berücksichtigt. Die Zeiten und Kontenwerte werden im Personalsatz entsprechend aktualisiert. Ein Systembenutzer mit allen Rechten kann z.b. die Personaldaten verwalten, die Organisation des Betriebs abbilden, spezielle Korrekturen einarbeiten und diverse Auswertungen der Buchungsdaten durchführen. 7

8 Die Leistungsmerkmale im Überblick Browser-orientierte, Betriebssystem-unabhängige Oberfläche Voll funktionsfähig für Internet Explorer, Vers. 5.5, Netscape, Vers. 6x, Mozilla, Vers. 1.1 Völlige Plattformunabhängigkeit Keine Client-Installation. Browser genügt! Ortsunabhägige User-Einstellungen Log-In abhängige Sprachsteuerung Durchgängige Java-Lösung 3-Schichten Software-Architektur (Optimierung für den Anwender durch Trennung von User-, Business- und Datenspeicher in einzelne Einheiten/Schichten) Revisionsfähigkeit Jede wichtige Auswertung auf Bildschirm, Drucker, PDF, HTML oder Unbegrenzt* Mehrplatzfähig Volle Mandantenverwaltung für bis zu 999 Mandanten Unbegrenzte TCP/IP Kommunikationsstruktur Mehrere Firmen- und Projektnummern Umfangreiches und komfortables Korrektursystem Diverse Buchungsauswertungen Korrekturmakros Buchungsmöglichkeit über WAP-Handy Employee Self Service (ESS) im Web über Browser Umfangreiche Stammsatzverwaltung bis über Mitarbeiter erweiterbar Buchungseinträge in der Logdatei für 36 Monate Komfortable, automatische Rückwärtskorrekturen von Buchungen und Parameterveränderungen, auch direkt im Buchungsjournal Verrechnungswege der einzelnen Werte im Buchungsjournal Verrechnung von Zeitmodellen mit Periodenlängen über 24 Stunden Schnelle Buchungsverarbeitung durch mehrfach startbare Task Anzeigen aller Kontenstände zu beliebigen Zeitpunkten in der Vergangenheit (soweit Buchungen in der Logdatei vorhanden sind) Fehlzeitauswertung mit Kapazitätsübersicht in Zukunft und Vergangenheit Integrierte Hilfsfunktion (elektronisches Handbuch) Ständige Kommunikation mit den angeschlossenen Terminals durch echtes Multitasking Kommunikation über Wählmodems 99 verschiedene Feiertagskalender Fehlzeiteintragungen direkt im Jahresblatt Unterstützung von Jahreszeitmodellen (Jahres- und Vorjahreskonten) Jahresperioden (Jahrespläne) Unbegrenzte* Passwörter in unbegrenzten* Benutzergruppen mit Unterscheidung löschen/ändern/anlegen und Ausweishistorie, 4-Augen-Prinzip** Terminal-Gruppen und Anschlüsse für bis zu Zeiterfassungs-Terminals Automatisches Generieren und Fortschreiben der Jahresperioden 99 Fehlzeiten und 99 Lohnkonten pro Person Umfangreiche Urlaubskonten-Verwaltung Abteilungen und Kostenstellen 15 frei definierbare Felder im Stammsatz Beliebige Rundungsregeln pro Zeitkonto, getrennt nach Buchungsart und Zeitraum Textbausteine für Anzeigen im Zeiterfassungs-Terminal 32 * unbegrenzt = 2 ** 4-Augen-Prinzip = bei bestimmten aufrufbaren Modulen muss zum Start ein zweites Passwort eingegeben werden Software-Optionen Personaleinsatzplanung PEP, Ausweishistorie und Ausweiserstellung, Telefonzeiterfassung, Kostenstellenrechnung, Projektzeitrechnung, Tableau-Software, Universeller Import- und Exportgenerator (zur Realisierung div. Schnittstellen und Datenformaten, z.b. Schnittstellen zu allen geläufigen Lohn- und Gehaltsprogrammen), Schnittstelle zu MS Exchange-Server, Visual Web Enterprise Solution SAP und PAISY, Zentrale Passwortverwaltung auf LDAP-Basis, Report- und Formulargenerator für unterschiedliche Auswertungen in Excel, HTML und PDF primion Technology AG Steinbeisstr. 2-4 D Stetten a. k. M. Tel.: +49 (0) Fax:+49(0) info@primion.de