a) zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, den Zuschlag erteilende Stelle sowie Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind:

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1 Beschränkte Ausschreibung mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach 3 Abs. 3 VOL/A; Nationale Bekanntmachung. Vergabe-Nr.: Tagungshotel Climate Engineering Conference 2014 a) zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, den Zuschlag erteilende Stelle sowie Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind: a1) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: a2) Zuschlag erteilende Stelle: a3) Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind: b) Art der Vergabe: Beschränkte Ausschreibung mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb, VOL/A; Vergabe-Nr.: Tagungshotel Climate Engineering Conference 2014 c) Form der Teilnahmeanträge oder / und Angebote: schriftlich. d) Art, Umfang sowie Ort der Leistung (z.b. Empfangs- oder Montagestelle): Ort der Leistung: Berlin, Innenstadtbereich (z. B. Potsdamer Platz, Friedrichstraße, Alexanderplatz, Gendarmenmarkt) Art der Leistung: Ausgeschrieben wird die Bereitstellung von Tagungsräumen, Tagungstechnik, Zimmereinheiten (Übernachtung) sowie die gastronomische Tagungsversorgung (Catering) für die Veranstaltung Climate Engineering Conference 2014 mit voraussichtlich 400 TeilnehmerInnen in einem Hotel/Tagungszentrum in unter Ort der Leistung angegebener repräsentativer zentraler Lage in Berlin. Der Auftraggeber erwartet eine vielfältige und auf individuelle Wünsche eingehende gastronomische Versorgung der Tagungsgäste unter Berücksichtigung nationaler, diätischer und religiöser Anforderungen. Als Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit legt der Auftraggeber zudem besonderen Wert auf nachhaltiges Catering und Hotelmanagement. Das Veranstaltungsmanagement erfolgt durch das IASS in Eigenregie. Einer Vergabe der ausgeschriebenen Leistungen, auch teilweise, von dem erfolgreichen Bieter an Dritte ist nicht zugelassen. Bewerben können sich daher nur Interessenten, die in der Lage sind, sämtliche Leistungen im eigenen Unternehmen zu erbringen. Umfang der Leistung: Zeitraum vom bis mit voraussichtlich 400 TeilnehmerInnen.

2 1. Räumlichkeiten: Es sollte im Foyer oder vor den Veranstaltungsräumen ausreichend Platz für die Registrierung der Teilnehmer sein. Raumbedarf vom bis ein Raum für 400 Plätze in Reihenbestuhlung; die Stühle sollten flexibel anzuordnen sein, keine feste Kinobestuhlung. Der Raum sollte teilbar und nach Umbaupausen bei Bedarf für zwei verschiedene Sessions parallel nutzbar sein. Der Raum sollte mit Lautsprechern und Mikro und angemessener Beleuchtung ausgestattet sein. vier Räume für ca Plätze in Blocktafel sechs Räume für ca Plätze in Blocktafel Die Bestuhlung in allen Räumen sollte variabel sein. Alle Seminarräume sollten mit Flipcharts, Pinnwänden, Beamer und Leinwänden ausgestattet sein. In den Kaffee- bzw. Mittagspausen bzw. zwischen den Veranstaltungstagen werden in den Tagungsräumen verschiedene Umbauten, beispielsweise von Blockbestuhlung zu Reihenbestuhlung, notwendig sein. Jegliche Umbauten sollten in der Raummiete enthalten sein. Außerdem werden fünf Offices für das Organisationsteam benötigt. Vom bis : Ausstellungsraum für eine Posterausstellung, ca. 150qm. Zwingend ist, dass sich die Tagungsräume in einem Gebäude befinden. Die Pausenverpflegung sollte für alle TeilnehmerInnen an einem Ort stattfinden. Dies setzt voraus, dass ausreichend Platzkapazität in der Nähe der Tagungsräume zur Verfügung steht. Räumlich erheblich getrennte Tagungsräume, die verschiedene Stationen für die Pausenversorgung notwendig machen, sind ausdrücklich nicht erwünscht. 2. Catering a) täglich: Begrüßungskaffee, vormittags: 1 Kaffeepause, mittags: Lunchbuffet mit Sitzmöglichkeiten für einen Teil (mindestens für ¼ der TeilnehmerInnen) der Gäste nachmittags: 1 Kaffeepause,

3 Außerdem sollten Heißgetränke und Wasser während der gesamten Tagung unlimitiert in oder vor den Tagungsräumen zur Verfügung stehen. b) , 19:00 Uhr Begrüßungsempfang: 400 Personen Speisenangebot: Fingerfood, Sekt, Wein (weiß und rot), Wasser mit und ohne Kohlensäure, O-Saft. 3. Hotelzimmerbedarf: 50 EZ Abrufkontingent, deren Kosten vom IASS übernommen werden. Anreise ist am , Abreise am EZ sollten in diesem Zeitraum als Abrufkontingent für Selbstzahler angeboten werden. Flexible Buchungszeiträume. 4. Weitere Anforderungen: W-LAN für TagungsteilnehmerInnen und Team (auch für unterschiedliche Geräte je Teilnehmer, Notebook & Smartphone), Sprachkenntnisse Personal (mindestens englisch), Umweltzeichen, Catering bio, regional, saisonal und/oder fairtrade, Anbindung an ÖPNV (Flughafenanbindung). Die Veranstaltungsräume sollten über Tageslicht verfügen. Der Menüvorschlag ist mit der Auftraggeberin, dort Corinna Bobzien, abzustimmen. e) Aufteilung in Lose: NEIN f) Zulassung von Nebenangeboten: NEIN g) Ausführungsfrist: bis h) Teilnahme- und Bindefrist: Teilnahmefrist: Teilnahmeanträge sind einzureichen bis (es gilt der Eingang bei der Vergabestelle, nicht das Datum des Poststempels). Angebotsfrist: Bindefrist: i) Geforderte Sicherheitsleistungen: keine j)

4 k) Wesentliche Zahlungsbedingungen: Es gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistung (VOL/A) sowie diese Ausschreibungsbedingungen. l) Zur Beurteilung des Bewerbers verlangte Unterlagen: Der Bewerber hat mit dem Teilnahmeantrag zum Nachweis seiner Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit folgende Eigenerklärungen vorzulegen: 1. Erklärung zum Umsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit dieser Umsatz Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen, bzw. für den Fall, dass der Geschäftsbetrieb vor weniger als drei Jahren eingerichtet wurde, seit Aufnahme des Geschäftsbetriebes. 2. Erklärung zur Ausführung von Leistungen / Durchführung von drei Veranstaltungen in den letzten drei Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, mit Angabe des Auftraggebers, Art und Anzahl der Teilnehmer der Veranstaltung, Angabe der erbrachten Leistungen in Bezug auf Veranstaltungsräume/-technik, Catering und Übernachtungsleistungen, Angabe, ob und in welchem Umfang regionale und saisonale Küche und fair gehandelte, nachhaltig produzierte, biologisch angebaute Produkte eingesetzt wurden, ob und wenn ja, in welchem Umfang und in welcher konkreten Weise Sonderwünsche des Auftraggebers (in Bezug auf Catering, Übernachtung oder Veranstaltungsleistungen), erfüllt wurden, Angabe der Art und Anzahl der eingesetzten Mitarbeiter, Angabe, ob und in welchem Umfang das eingesetzte Servicepersonal mit den Teilnehmern in Englisch kommunizieren konnte / musste, Vorlage der entsprechenden Menüpläne der Referenzveranstaltungen, bzw. für den Fall, dass der Geschäftsbetrieb vor weniger als drei Jahren eingerichtet wurde, seit Aufnahme des Geschäftsbetriebes. 3. Erklärung zur bestehenden Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes. 4. Erklärung, ob ein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde und ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Angabe sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurden, 5. Erklärung, dass sich das Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft angemeldet hat. Eigenerklärungen sind von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, durch entsprechende Bescheinigungen der zuständigen Stellen zu belegen.

5 m) Zuschlagskriterien: (1) Nachhaltigkeit des Hotel- und Tagungsbetriebs/Cateringleistungen (2) Qualität des Angebots (Tagungsräume, Catering, Hotelzimmer) (3) Lage des Tagungsortes (Anbindung ÖPNV, repräsentative und sichere Lage) (4) Preis je zu 25 % m) Stelle, an die sich Bewerber oder Bieter zur Nachprüfung etwaiger Vergabeverstöße wenden können Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten Heinrich-Mann-Allee Potsdam DEUTSCHLAND Telefon: Fax: Weitere Hinweise: Es ist vorgesehen, mindestens drei, höchstens jedoch fünf Wirtschaftsteilnehmer zur Angebotsabgabe bzw. -teilnahme aufzufordern.