Projekt-Management am Beispiel Systems Management Implementierung

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1 Projekt-Management am Beispiel Systems Management Implementierung Ingo J. Averdunk Consulting IT Architect Tivoli stware IBM Stware Group

2 Agenda Einführung IBM, Tivoli Stware Systems Management Projektdokumentation Projektphasen Projektdefinition Projektsetup Prodjektdurchführung Projektabschluß Closing 2

3 Einige Fakten zur IBM. The world s largest information technology company The 8th largest corporation in world Year end 2001, IBM reported: $85.9 billion in revenue $7.7 billion in net income More than 310,000 employees worldwide More than 670,000 stockholders record Business Operations Services Financing Hardware Stware Technology Research m Mission We strive to lead in creation, development and manufacture industry s most advanced information technologies. We translate se advanced technologies into value for our customers through our pressional solutions and services businesses worldwide. 3

4 Die Brands der IBM Stware Gruppe unterstützen den gesamten Stware-Lebenszyklus. Model business functions and processes Transform applications, processes and data Integrate islands applications, processes and information Interact with resources anytime, anywhere with any device Manage performance against business objectives Accelerate implementation intelligent processes 4

5 Der Bereich Tivoli Stware bietet Systems Management Lösungen, die einen effektiven und effizienten Betrieb der IT sicherstellen. Systems Management umfasst verschiedene Maßnahmen, Aufgaben und Aktivitäten zur Sicherstellung des effektiven und effizienten Betriebes der Ressourcen von IT-Systemen. Ressourcen sind auf der Ebene des Storage, des Netzwerks, der Systeme, der Middleware und der Anwendungen anzutreffen. Fault Management: Performance Management: Configuration Management: Accounting Management: Security Management: Fault Management beschäftigt sich mit dem Entdecken, Eingrenzen und Darstellen von abnormalem Systemverhalten. Darunter fallen nicht nur technische Fehler, sondern auch die Abweichung von festgelegten Betriebszielen. Performance Management beschäftigt sich mit dem kontinuierlichen Messen und Auswerten des Laufzeitverhaltens von IT-Systemen. Die Messdaten können entweder zeitnah ausgewertet oder gespeichert werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu analysieren. Configuration Management beschäftigt sich mit Ermitteln, Auswerten und Verändern von Parametern der gemanagten Ressourcen. Dies umfasst insbesondere die automatisierte Ermittlung von technischen Bestandsdaten sowie die Verteilung, Installation und Parametrisierung von Stware. Accounting Management beschäftigt sich mit dem Ermitteln und Auswerten von Verbrauchsdaten für Abrechnungszwecke. Security Management beschäftigt sich mit Gewährleistung der sachgemäßen Nutzung von IT-Systemen und deren Ressourcen. OSI Management Framework (ISO Norm 7498) 5

6 Systems Management umfaßt neben den technischen Disziplinen auch Service Management Prozesse. Ein etablierter Standard hierzu ist ITIL. Information Technology Infrastructure Library (ITIL). Planning to Implement Service Management Business The Business Perspective Service Delivery Service Level Management Financial Management Capacity Management AvailabilityManagement IT ContinuityManagement Service Support Incident Management Problem Management ConfigurationManagement Change Management Release Management Security Management ICT Infrastructure Management Design and Planning Deployment Operations Technical Support Technology Application Management Supply Chain Management Suppliers 6

7 Ein Systems Management Implementierungsprojekt weist Characteristika auf, die es von Entwicklungsprojekten unterscheiden läßt. Projekte weisen eine Vielzahl von Schnittstellen auf Netze, Server, Middleware, Anwendungen, Transaktionen Anwendungsentwicklung und -betrieb, Kunden, Management Abdeckung des kompletten Stware-Lifecycle Plan, Build, Run Themenbereich ist unternehmenskritisch Verfügbarkeit der IT ist Unternehmenskritisch Es handelt sich in der Regel um Kaufstware (Weiter-)Entwicklung und Support durch einen (externen) Hersteller Kunde implementiert diese Stware in seiner Umgebung - Integration mit existierenden Komponenten und Prozesse - Konfiguration auf die lokalen Anforderungen und Gegebenheiten - Rollout auf Systeme und Anwendungen - 1st level Support 7

8 Dem Implementierungsprojekt ist ein Kaufprozess vorhergegangen. Dessen Phasenergebnisse sind notwendige Eingaben für das Projekt. Typical Customer Buying Process Evaluate Develop Business Business EnvironmentStrategy & Initiatives Recognize Needs Evaluate Options Select Solution Option Resolve Concerns & Decide Implement Solution & Evaluate Success SSM Understand Customer Business & IT Environment Identified Develop Plans Linked to Customer Bus Initiatives Validated Qualified Proposed Won Establish Buying Vision with Customer Articulate Develop IBM Solution Capabilities & with Qualify Customer Opportunity Close Sale Implement Copyright IBM Corporation 8

9 Eine Vielzahl von Dokumenten werden vor, während und zum Abschluß eines Projektes erzeugt. Sie lassen sich in fünf Kategorien einteilen. Die wichtigsten Dokumente: Statement Work Project Charter Project Management System Document Project Definition Documents Project Evaluation Report Contract / SOW Project charter Project Definition Document High Level Design Process Definition Lab Definition Detail Design Project Mgmt System Summary Project Eventlog Work sheets Project WBS + Associated schedule Microst MPP OBS + Comms Plan Risk Management Process Issue/Decision/ Action/ Management Process Change management process Financial Process Project Evaluation report Close out plan Test Plans Roll Out Plan Finance Control Document Finance Work sheet Lessons Learned Close out presentations 9

10 Contract / SOW Project charter Project Definition Document High Level Design Project Evaluation report Process Definition Lab Definition Close out plan Detail Design Lessons Learned Test Plans Close out presentations Roll Out Plan Project Management System Summary Project Event log Project WBS plus Associated schedule Finance Control Document Finance Work sheet OBS + Comms Plan Risk Management Process Work sheets Microst MPP Issue/Decision/ Action/ Management Process Change management process Financial Process IBM Stware Group Das Statement Work ist die vertragliche Basis und beschreibt Scope, Rechte und Pflichten der Parteien. Purpose overview joint project Method what project team will do to meet delivery IBM/Tivoli responsibility Customer responsibility Time line Completion criteria Statement deliverables Statement cost Change request (CR) process specific to this SOW IBM standard terms & conditions (T&Cs) 10

11 Contract / SOW Project charter Project Definition Document High Level Design Project Evaluation report Process Definition Lab Definition Close out plan Detail Design Lessons Learned Test Plans Close out presentations Roll Out Plan Project Management System Summary Project Event log Project WBS plus Associated schedule Finance Control Document Finance Work sheet OBS + Comms Plan Risk Management Process Work sheets Microst MPP Issue/Decision/ Action/ Management Process Change management process Financial Process IBM Stware Group Die Project Charter beschreibt den Modus Operandi im Projekt. Issued by a SWG VP or Director Acknowledges existence project Document granting project manager authority to deliver project Typically details contacts in Product Support and Development, who will be working with team Stipulates boundary authority for IBM project manager 11

12 Contract / SOW Project charter Project Definition Document High Level Design Project Evaluation report Process Definition Lab Definition Close out plan Detail Design Lessons Learned Test Plans Close out presentations Roll Out Plan Project Management System Summary Project Event log Project WBS plus Associated schedule Finance Control Document Finance Work sheet + Comms Plan Risk Management Process Work sheets Microst MPP Issue/Decision/ Action/ Management Process Change management process Financial Process IBM Stware Group Die Project Management System Documents beinhalten die Rahmenbedingungen des Projektes. Key project management practices are: Communications management Risk management Issue management through: - Accurate issue identification - Good action management - Sound decision management Change management Scheduling OBS Financial management 12

13 Contract / SOW Project charter Project Definition Document High Level Design Project Evaluation report Process Definition Lab Definition Close out plan Detail Design Lessons Learned Test Plans Close out presentations Roll Out Plan Project Management System Summary Project Event log Project WBS plus Associated schedule Finance Control Document Finance Work sheet OBS + Comms Plan Risk Management Process Work sheets Microst MPP Issue/Decision/ Action/ Management Process Change management process Financial Process IBM Stware Group Die Project Definition Documents beschreiben die inhaltlichen / fachlichen Bereiche des Projektes. Based on SOW which is contractual document The project definition document is a living, non-contractual document (or group documents) what project team delivers managed under change control Living because it grows as details project evolve during project life Typical components are High level design Process documents Detail design Lab configuration and design documents Test plan (s) Roll out plan (production deployment documentation) 13

14 Contract / SOW Project charter Project Definition Document High Level Design Project Evaluation report Process Definition Lab Definition Close out plan Detail Design Lessons Learned Test Plans Close out presentations Roll Out Plan Project Management System Summary Project Event log Project WBS plus Associated schedule Finance Control Document Finance Work sheet OBS + Comms Plan Risk Management Process Work sheets Microst MPP Issue/Decision/ Action/ Management Process Change management process Financial Process IBM Stware Group Das Projekt wird mit dem Project Evaluation Report abgeschlossen. Quality verified for both deliverables and delivery process Sponsor agreement on completion obtained Technical environment change management baseline established Lessons learned Intellectual Capital (IC) captured Customer Reference capacity defined IBM customer partnership nourished 14

15 Man unterscheidet vier Projekt-Phasen: Definition, Setup, Durchführung und Abschluß. Projekt Definition Projekt Setup Projekt Durchführung Projekt Abschluß Resourcen Definition Setup Durchführung Abschluß Zeit 15

16 Projekt Definition Projekt Definition Projekt Setup Projekt Durchführung Projekt Abschluß Resourcen Definition Setup Durchführung Abschluß Zeit 16

17 Eine Architektur ist die Definition der Struktur der Lösung zu einem Business Problem mit definitierten Anforderungen. Reference Architectures Requirements Component Model Use Case Model Architecture Context Diagram Arch Over Diagram Deployment Units Non-fn Rqts Operational Model Viability 17

18 Beispiel: Beteiligte Personenkreise bei der Entwicklung eines Systems Management Solution Designs. Network Analysts Help Desk Analysts Performance Analysts Security Management Analysts Problem Management Analysts Systems Management Planners System Operators Desktop Support Analysts Platform Systems Administrators Change Management Analysts Storage Management Analysts Asset Management Analysts Project Managers Database Administrators Service Managers... 18

19 Beispiel: Inhalt eines Solution Design für Systems Management Executive Overview / Introduction Customer Description Problem Statement Environmental Survey Solution Proposal Physical Design Logical Design Key Customizations Process Design Conclusion 19

20 Die Qualitätssicherung für Design / Architektur erfolgt über ein formelles Peer-Review (Design Review Process). Repeat as necessary Develop Solution Design Assign an Editor Review & Comment Consolidate Comments & Return to Author Read DRB Guidebook Confirm Receipt Revision Needed? No Approve Yes Submit Solution Design to Review Board * Request Revision from Author Notify Author Legend Author Solution Design Review Board Editor Days Revise & Return to Review Board Post to QA Team Room -> CAST One Day Five Days One Day Ten Days One Day End 20

21 Technische, wirtschaftliche und vertragliche Projekt-Risiken werden identifiziert. Sie haben Auswirkungen auf Scope und Projektkalkulation. GSRisk is tool to satisfy QA Risk assessment requirements. It provides business and technical examinations each proposal or project to identify risks and recommend containment actions. 1. Specify Project Information 2. Specify review type Risk Select appropriate project characteristics example: >$1mill, with/without Unacceptable subcontractors Risk Identify assessor role (Proposal Team Lead, Quality Assurer, HQ QA) 3. Identify risk items from checklists 4. Generate summaries risk items 5. Create Risk Management Plan There are recommended containment actions for each risk item 6. Export Risk File Investment Unaffordable Investment 21

22 Die Projekt-Kalkulation basiert auf Aufwandsabschätzungen, Risikoaufschlägen und Prit. Total cost Base cost Price Cost labor + subcontracting + sw + hw + or costs Project Manager contingency Reserved contingency Gross Prit Evaluation Usage By ProposalTeamlead (PpTL) based on cost overlooked work and cost actions to mitigate risks at base cost evaluation time On PjTL's / PE's decision for actions to mitigate risks and eventually overlooked works during project life By QA + Pricing + Contingency Mgmt + PpTl based on residual risks and financial risks at pricing time For 25 % on PjTL's / PE's and PjTL / PE's Mgr. decision For > 25 % on Region Contingency Mgmt decision if problems occur during project life 22

23 Projekt Management Projekt Definition Projekt Setup Projekt Durchführung Projekt Abschluß Resourcen Definition Setup Durchführung Abschluß Zeit 23

24 Die Erfahrung hat gezeigt, daß kleine überschaubare Projekte zu favourisieren sind. The Whales & Dolphins Project Approach Effort Delivery Delivery Delivery Delivery Delivery Whales Vs. Dolphins Oxford University Study 24

25 Beispiel: Aufbrechen von Systems Management in Teilprojekte. Framework Monitoring Stware- Verteilung Benutzer- Verwaltung Heartbeat Basis- Monitoring Erweitertes Monitoring Transaction- Management Anwendungsüberwachung 25

26 Beispiel: Projektphasen in einem Systems Management Implementierungsprojekt. Das Projekt ist in mehrere Phasen gegliedert: 1. Erstellen eines High Level Designs 2. Definieren und Erstellen der Installationspakete 1. Tivoli Framework 2. Tivoli Monitoring 3. Tivoli Enterprise Console 4. Tivoli Data Warehouse 5. Tivoli Business Systems Manager 6. Tivoli Service Level Advisor 3. Integrationstest 4. Erstellen eines Betriebskonzepts 5. Konzept zur Ablösung der End-to-End Referenz PC Lösung 6. QA-Phase 7. Pilotbetrieb 8. Rollout 9. Migration End-to-End Referenz PC 26

27 Beispiel: Projekt Setup Beistellungspflicht des Kunden Umgebung / Arbeitsplätze Infrastruktur (Server) Lizenzen Mitarbeiter, Ansprechpartner, Projekt-Manager Tools Beistellungspflicht IBM Erfahrene Architekten, Spezialisten, Projekt Manager Best Practices, Intellectual Capital Unterschriebener Vertrag 27

28 Beispiel: Aufgaben des Projektleiters (Inhalt einer Leistungsbeschreibung) Der IBM Projektleiter ist verantwortlich für folgende Aufgaben: Aufteilung der Projektaufgaben und Erstellen des Projektplanes, Projekt Setup und Teamkoordination, Benennung von Teamleadern, Management des Projektteams und Zuweisung von vereinbarten Aufgaben, Koordination der Aufgaben und Monitoring von Teilprojekten gemäß Projektplan, Überwachung der Tätigkeiten aller dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter, Überwachung der Mitwirkungspflichten von XXX und Eskalation bei Terminverzug, Führen einer Liste der fenen Tasks und Abstimmung der Liste im Projektausschuss. Einhaltung der Meilensteine und Durchführung regelmäßiger Projektstatusmeetings, Problem Management, Überprüfung der Kundenzufriedenheit, Einhaltung der vereinbarten Prozesse, Berichte an das Projekt Management Board und das Steering Committee, Eskalation bei kritischen Abweichungen vom Projektplan 28

29 Beispiel: Projekt-Organisation in einem Implementierungsprojekt. Das Steering Committee hat die Aufgabe, die wichtigsten Projektmeilensteine abzunehmen und den Projektstatus auf kritische Entwicklungen zu prüfen. Die Mitglieder werden durch das Management von XXX und IBM bestimmt. Der IBM Projekt Manager und der XXX Projekt Manager berichten an das Steering Committee. Steering Committee Project Management Board Das Projekt Management Board hat die Aufgabe den Projektstatus zeitnah zu prüfen und die weitere Vorgehensweise abzustimmen. Dem Projekt Management Board gehören die im Ablauf des Projektes organisatorisch wie auch inhaltlich verantwortlichen Mitarbeiter an. Kunde Project Manager IBM Project Manager Kunde Lead Architect IBM Lead Architect IBM Lab Advocate Kunde Produkt Architekten und -Spezialisten IBM Produkt Architekten und -Spezialisten 29

30 Eine Kommunikationsmatrix beschreibt die Beteiligung der Projektmitarbeitern in den einzelnen Aufgaben. Schlüssel A - Abstimmung E - Entscheidung D - Durchführung K - Koordination I - Information / Teilnahme P - Planung und fachliche Leitung 30

31 Projekt Management Projekt Definition Projekt Setup Projekt Durchführung Projekt Abschluß Resourcen Definition Setup Durchführung Abschluß Zeit 31

32 Das PCB ist ein Werkzeug der Projektdurchführung. Es hilft dem Project Manager bei der Verwaltung von Projektsteuerung und dokumentationen. The PCB assists Project Manager by providing following capabilities: The delivery project management policies and procedures Project Management Method (PMM) template processes and forms Ability to augment policies and procedures with local policies and procedures A repository to store project records. Examples documents stored by "attaching" files and imbedding text: Deliverable acceptance forms Completed change requests, and change orders Open risk assessments Project plans Event driven management key records Ability to associate action items with many types documents, including meetings, issues, risk and changes. Ability to view key information "at-a-glance" using data sorts and views 32

33 Das IBM Project Control Book basiert auf Lotus Notes, die Standard- Anwendung jedes IBMers für asynchrones Arbeiten im Team. 0 Standards and Procedures 1 Organization 2 Milestones 3 Plans and Actuals 4 Meetings 5 Risks 6 Change Requests 7 Issues 8 Deliverables 9 Sponsor Agreements 10 Supplier Agreements 11 Requirements 12 Quality 33

34 Wichtige Aspekte bei der Durchführung sind der Rollout der Management Agenten und ein klares Verständnis der Anforderungen des Endkunden. Rollout der Management-Agenten Jedes System wird angefaßt (Technik, Politik, Abteilungsgrenzen) Berücksichtung / Planung von Wartungsfenstern Cultural Change (zukünftige Rolle der Administrationen) Customer Satisfaction - Berücksichtigung Endkunde Verständnis des Endkunden (t außerhalb des Projektteams) - Monitoring: User Helpdesk, Level-2 Support - Stware Verteilung: Paketwerkstatt, Endbenutzer Berücksichtigung der Anforderungen von Anfang an 34

35 Beispiel: Verfolgung des Rollout-Fortschritts Milestone Progress 100% 90% 27/11/00 95% Cumulative Milestones 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Actual Plan 0% 25/1/00 15/3/00 4/5/00 23/6/00 12/8/00 1/10/00 20/11/00 9/1/01 28/2/01 Date 35

36 Ein Change Management Prozess behandelt Projekt-Änderungen. Die strikte Einhaltung des Prozesses ist ein Faktor für Projekterfolg. Mögliche Gründe für Änderungen sind: Lösen von Problemen aus dem Incident- oder Problem Management Installation oder Upgrades von Systemkomponenten Änderungen in den Geschäftserfordernissen des Kunden Veränderte oder neue Gesetzgebung Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen Die Change Management-Verantwortung umfasst: Erstellen und Bearbeiten von Änderungsanträgen durch Change Control Board Abstimmen und Planen der Änderungen Realisieren und Testen der Änderungen Implementieren der Änderung Aufzeichnen und Auswerten des Änderungsablaufes The The elements elements a a change change request request form form include: include: Name Name project project Change Change request request number number Date Date change change request request Name Name person person requesting requesting change change Description Description change change Estimate Estimate cost cost investigation investigation Statement Statement change's change's effect effect on on project project List List tasks tasks and and staff staff affected affected by by change change Estimate Estimate cost cost change change Signature Signature authorized authorized representatives representatives Time Time limitation limitation on on investigating investigating change change request request Time Time limitation limitation on on implementing implementing change change request request Authorization Authorization to to proceed proceed with with investigation, investigation, implementation, implementation, or or work work Effect Effect on on related related projects projects 36

37 QA Auswertungen bei IBM haben häufige Ursachen für Troubled Projects identifiziert, aufgeteilt nach Solution Design und Implementierung. Root Causes from Solution Design Customer Expectations Planning / Estimating Requirements Issues QA Violations Multinational Issues Root Causes from Solution Delivery Project Management Resource Issues Customer Issues Subcontractor Issues Internal IBM Issues No Signed Contract Project Management Ineffective project startup Unclear / ineffective project organization Lack or inadequate project management discipline Failure to perform QA reviews during Solution Delivery Lack management oversight / support Failure to implement / exercise proper change management process Starting a phase prior to completing a preceding phase Continuous / constant change in scope Lack engagement hand-f plan / meeting (SO) Ineffective / insufficient financial management Ineffective communications Ineffective staffing plans Insufficient testing Poor customer satisfaction Lack or inadequate project management plan / schedule Inadequate follow-up on action plans from prior review(s) Not properly using approved IBM methodology Lack or inadequate risk management plan Lack or inadequate plan to submit and / or reuse intellectual capital 37

38 Zur Sicherung des Projekt-Erfolges werden Qualitätssicherungsmaßnahmen eingesetzt. Primary Goals Quality Assurance 1. Enable achievement IBM s gross prit and customer satisfaction objectives by minimizing troubled projects in our business. 2. Continuously improve quality proposals and services we provide to our customers. QA Mission Ensure that all proposed solutions are technically viable, meet customer requirements and IBM s business objectives, and are presented in a high quality proposal document with known risks mitigated. Ensure all projects are delivered in a way which fulfills IBM's commitments, meets IBM s business objectives, and results in a highly satisfied customer. 3. Maintain highly effective and globally consistent Quality Assurance processes, tools, and execution. 4. Gain recognition from our marketing, delivery, and management teams that QA is a truly valuable process which greatly enhances quality services to our customers. 5. Have QA viewed as an integral, sought-early element our proposal development and delivery processes. 6. Leverage QA's intellectual capital to continuously improve IBM s marketing, delivery, and management processes to become world's premier services provider. 38

39 Zum Projektcontrolling und Rechnungsstellung werden Nachweise über die getätigten Leistungen geführt. Leistungen werden getrackt Zeiten Kosten (z.b. Reisekosten) etc. Nachvollziehbarkeit über Leistungsnachweise Belege für Rechnungsstellung Parallel hierzu (natürlich) Einsatz elektronischer Tools 39

40 Projekt Management Projekt Definition Projekt Setup Projekt Durchführung Projekt Abschluß Resourcen Definition Setup Durchführung Abschluß Zeit 40

41 Ziel des Projektabschlusses sind einvernehmliches Ende des Projekts, die Ablage von IC, und die Durchführung eines Post Mortem. The purpose closing a project is to complete se items: All project commitments have been met and documentation has been updated. The intellectual capital has been identified and documented. The technical environment has been released. The customer satisfaction survey has been completed by customer or sponsor. The lessons learned have been collected and documented, as part project evaluation report. The sponsor agreement has been closed. 41

42 Eine wichtige Komponente ist die Überführung einer Projekt-Organisation in die Linienorganisation beim Kunden. Projekt Organisation (t Matrixorg.) Mitarbeiter IBM, Business Partner, Kunde Einbettung für dieses Projekt Teambuilding Aufbau Überführung in die Linie Linienorganisation Vorwiegend Mitarbeiter des Kunden Skill, Rollen, Ziele, etc. Ablauf 42

43 Beispiel: Überführung in eine Business Line Systems Managament Business Line Systemmanage ment technical manager ( Design and technical product ) Line Systemmanagement Manager Systemline Systemmanagement Development / customizing Systemmanagement solution Support Systemmanagement solution Produktion Systemmanagement solutiont consulting ( internal ) for SCZ Development Infrastructure Support Solutions Client /Server solutions Production and Support Mainframe Solutions consulting ( TME Admin ) Development Monitoring Production and Support Client Server Solution Development SW Distribution Development Service Level Monitoring business managemenet Development Database and security solutions 135 Employees: Bielefeld, Darmstadt Krefeld and Kiel 43

44 Closing

45 IBM Global Employment Jobs at IBM - IBM Global Employment IBM IBM Studentenprogramm (Praktikanten, Diplomanden) The European Student Barometer

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