Verknüpfungen in xls-dateien

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Rolf Böhme
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1 Verknüpfungen in xls-dateien Vorbemerkungen Bei der Bereinigung/Optimierung von Ablagestrukturen können xls-dateien mit Verknüpfungen insofern betroffen sein, dass durch Verschieben bzw. Umbenennen von Ordnern und/oder Dateien diese Verknüpfungen nicht mehr funktionieren. Excel findet die Dateien nicht mehr, es kommt zu entsprechenden Fehlermeldungen. Inhalt dieser Anleitung 1. Verschieben bzw. Umbenennen von xls-dateien mit Verknüpfungen. 2. Reparieren, wenn die Verknüpfungen nicht mehr funktionieren 3. Hintergrund-Info 1. Verschieben bzw. Umbenennen von xls-dateien mit Verknüpfungen Um die Folgen der Aktionen beurteilen zu können, muss bekannt sein, welche xls-datei als Ausgangspunkt aller Verknüpfungen dient, d.h. auf diese Excel-Datei verweisen keine Verknüpfungen (Basisdatei). Die Dateien, die Ziel einer Verknüpfung sind, werden im Folgenden als abhängige Dateien bezeichnet. Grundsätzlich gilt, dass beim Umbenennen von Basisdateien und/oder von Ordnern, in denen die Basisdateien liegen, die Verknüpfungen weiterhin funktionieren. Dagegen funktionieren in den folgenden vier Fällen die Verknüpfungen nach Verschieben und Umbenennen nicht mehr: 1. Nur Basis-Dateien werden in einen anderen Ordner verschoben. 2. Abhängige Dateien werden umbenannt. 3. Abhängige Dateien werden in einen anderen Ordner verschoben. 4. Es wird der Ordner, in dem abhängige Dateien liegen, umbenannt. Wenn sich aber 5. alle abhängigen Dateien entweder mit der Basisdatei im selben Ordner oder aber in einer Ordnerstruktur unterhalb des Ordners der Basisdatei befinden und alle Dateien - ohne Änderung und unter Beibehaltung der Ordnerstruktur unterhalb des Ordners der Basisdatei - an einen anderen Ort verschoben werden, so funktionieren die Verknüpfungen weiterhin. Dies liegt daran, dass sich Excel die Position der abhängigen Dateien relativ zum Speicherort der Basisdatei merkt. 1/5

Wenn man absolute Verknüpfungen erzwingt (siehe 3. Hintergrund-Info), sind diese gegen alleiniges Verschieben der Basisdatei resistent (Ausnahme zu Scenario 1). In den Fällen 1. bis 4.

Reparieren, wenn die Verknüpfungen nicht mehr funktionieren Wenn man eine xls-datei mit Verknüpfungen öffnet, kommt folgende Meldung: Hier wird man normalerweise <Aktualisieren> wählen.

2 Wenn man absolute Verknüpfungen erzwingt (siehe 3. Hintergrund-Info), sind diese gegen alleiniges Verschieben der Basisdatei resistent (Ausnahme zu Scenario 1). In den Fällen 1. bis 4. und generell bei Fehlermeldungen, die Verknüpfungen betreffen, sollte man wie folgt vorgehen: 2. Reparieren, wenn die Verknüpfungen nicht mehr funktionieren Wenn man eine xls-datei mit Verknüpfungen öffnet, kommt folgende Meldung: Hier wird man normalerweise <Aktualisieren> wählen. <Nicht aktualisieren> wird man wählen, wenn man weiß, dass die Verknüpfungen nicht aufgelöst werden können, weil man z.b. per Mail nur eine Basisdatei erhalten hat. Sind nun nach einer Verschiebeaktion die abhängigen Dateien nicht mehr an dem Ort, an dem sie vorher waren (relativ oder absolut, siehe 3. Hintergrund), dann meldet sich Excel wie folgt: Wenn man weiß, wo die abhängigen Dateien jetzt liegen, kann man wählen <Verknüpfungen bearbeiten>. Es folgt: 2/5

3 Hier kann man nun der Reihe nach - alle referenzierten Dateien werden aufgelistet - die Dateien wiederfinden und zuordnen (<Quelle ändern>). Das würde auch funktionieren, wenn man die Dateien umbenannt hat. Ist die Datei gefunden <OK>. klicken. 3/5

4 Und schon stimmt wieder alles. (Siehe OK in der Spalte Status ). Die Basisdatei speichern und zum Test erneut öffnen. Befinden sich in dem Verbund Dateien, die sowohl Basisdatei als auch abhängige Datei sind, so muss man das Verfahren mit diesen wiederholen. 3. Hintergrund-Info Um Verknüpfungen einzurichten, mindestens zwei xls-dateien öffnen. Beispiel: Basisdatei: Sheet_level0.xls Abhängige Datei: Sheet_level1. xls (gespeichert in einem anderen Ordner) 4/5

$keine Probleme geben. Liegen die abhängigen Dateien auf anderen Laufwerken/Servern, so werden absolute Bezüge (\\server\ordner\unterordner\.$

5 In Zelle B2 von Sheet_level0.xls wird ein Verweis auf die Zelle B2 von Sheet_level1.xls eingetragen. Mit dem Speichern merkt sich Excel die Speicherorte der abhängigen Dateien und zwar in ihrer relativen Ordner-Position zum Speicherort der Basisdatei. Wenn also beim Kopieren oder Verschieben dieser Dateien diese relative Positionierung der Speicherorte und die Namen der Ordner in dieser Struktur erhalten bleiben, wird es beim Öffnen des Basisdatei keine Probleme geben. Liegen die abhängigen Dateien auf anderen Laufwerken/Servern, so werden absolute Bezüge (\\server\ordner\unterordner\...) eingebaut, die nach Verschieben/Kopieren ohne irgendwelche Anpassungen noch genauso funktionieren, vorausgesetzt, es besteht auf die Quelle noch Zugriff. Zum Prüfen immer erst einmal speichern und dann wieder öffnen! 5/5

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