Einsatz externer Doku-Dienstleister. vor Ort im Auftraggeber-Unternehmen

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1 Einsatz externer Doku-Dienstleister vor Ort im Auftraggeber-Unternehmen

2 Inhalt Einleitung 04 Die häufigsten Gründe für Dienstleistereinsätze im Auftraggeber-Unternehmen 05 Mögliche Vertragsformen: Arbeitnehmerüberlassung 07 Werkvertrag 08 Dienstvertrag 09 Wesentliche Unterschiede auf einen Blick 11 8 Fragen an: Georg-Friedrich Blocher 12 Lesetipps 15 Vorbemerkung Diese Informationen zum Themenkomplex Unterstützung vor Ort haben wir für Sie sorgfältig und nach bestem Wissen recherchiert und aufbereitet. Sie basieren auf unseren Erfahrungen aus Projekten mit unseren Kunden und geben unsere Auffassung der aktuellen Situation wider. Wir können jedoch keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aussagen übernehmen. Um alle Details abzuklären, die im Einzelfall relevant sein können, empfehlen wir Ihnen die professionelle rechtliche Beratung.

3 Arbeitnehmerüberlassung, Werkvertrag, Dienstvertrag das sind mögliche Vertragsformen, wenn externe Dienstleister ihre Leistungen im Auftraggeber-Unternehmen erbringen sollen. Über die Gründe für diese Form des Dienstleister-Einsatzes und die Unterschiede zwischen den Vertragsformen informieren die folgenden Seiten.

4 04 Einleitung Laut den Marktforschern von Lünendonk 1 verteilen sich die möglichen Vertragsformen für den Einsatz externer Dienstleister im Auftraggeber-Unternehmen bei Anbietern von Ingenieurdienstleistungen derzeit wie folgt: Etwa 40 Prozent der Beauftragungen werden über Werkverträge realisiert, rund 30 Prozent über Arbeitnehmerüberlassung und zu circa 20 Prozent kommen Dienstverträge zum Tragen. Auch in der Technischen Dokumentation ermöglichen alle drei Vertragsformen den Einsatz eines Dienstleisters im eigenen Unternehmen. Auftraggebern wie Auftragnehmern stellen sich dabei folgende Kernfragen: Welche Gründe gibt es, externe Dienstleister für Technische Dokumentation vor Ort bei sich im Unternehmen einzusetzen? Was charakterisiert die Vertragsformen und wodurch unterscheiden sie sich? Welche Bedeutung haben diese Vertragsformen in der Technischen Dokumentation? In dieser Reihenfolge finden Sie auf den kommenden Seiten erste Antworten. 1 Lünendonk GmbH: Führende Anbieter von Technologie- Beratung und Engineering Services in Deutschland

5 Die häufigsten Gründe für Dienstleistereinsätze im Auftraggeber-Unternehmen 05 In der praktischen Ausgestaltung der Zusammenarbeit mit einem externen Doku- Dienstleister gibt es Situationen, in denen das klassische Vorgehen ausscheidet, dass externe Redakteure Informationen beim Kunden beschaffen und an ihrem eigenen Arbeitsplatz beim Dienstleister aufbereiten. In der Praxis kommen hierfür unterschiedliche Anforderungen zum Tragen, die einen Einsatz vor Ort unumgänglich machen oder zumindest sinnvoll erscheinen lassen. Muss -Anforderungen 99 interne Policies 99 aus Sicherheitsgründen abgeschlossene IT-Systeme 99 vertragliche Vereinbarungen mit Endkunden, in denen geregelt ist, dass Daten das Haus nicht verlassen dürfen Kann -Anforderungen 99 Anforderungen an die persönliche Präsenz aller Projektbeteiligten, sei es aufgrund von Erwartungen von Informationslieferanten an ständige Verfügbarkeit oder auch aufgrund hoher Agilität in der Leistungserbringung 99 Ersatz für Mitarbeiter, die für einen definierten Zeitraum nicht verfügbar sind

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7 Arbeitnehmerüberlassung 07 Bei der Arbeitnehmerüberlassung wird vertraglich festgelegt, dass ein benannter Mitarbeiter eines Dienstleisters ein Unternehmen für einen Zeitraum zu einem vereinbarten Stundensatz unterstützt. Die Aufgaben des Mitarbeiters können genau definiert sein, das ist jedoch nicht zwingend erforderlich. In der Abstimmung zwischen Auftraggeber (hier Entleiher ) und Auftragnehmer (hier Verleiher ) geht es primär um die Fähigkeiten des Mitarbeiters. Die konkreten Tätigkeiten werden dann im Rahmen der Weisungsbefugnis des Auftraggebers erbracht. Arbeitnehmer überlassen dürfen nur Dienstleister, die über eine entsprechende Genehmigung der Bundesagentur für Arbeit verfügen. Fehlt diese Genehmigung, treffen die Konsequenzen sowohl den überlassenden Auftragnehmer als auch den übernehmenden Auftraggeber. A wie Arbeitssicherheit bis Z wie Zeiterfassung Die Weisungsbefugnis im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung liegt beim Auftraggeber. Der Auftraggeber macht den Arbeitsplatz verfügbar und richtet ihn angemessen ein, kümmert sich um übergeordnete Belange (Arbeitssicherheit), organisiert Ansprechpartner und vieles mehr. Er legt alle Einzelheiten des betrieblichen Ablaufs für die entliehene Person fest: Arbeitszeiten, Pausen, konkrete Erledigung der Aufgaben und sorgt auch dafür, dass die relevanten Informationen sinnvoll dokumentiert werden (Zeiterfassung). Aufgrund der Weisungsbefugnis und der Hoheit über die eingesetzten Arbeitsmittel und sonstigen Ressourcen trägt der Auftraggeber auch regelmäßig die Ergebnisverantwortung. Werden durch die entliehene Person Mängel verursacht, die nicht auf eine vertragswidrig unzureichende Qualifikation der Person zurückzuführen sind, liegt die Haftung beim Auftraggeber. Er ist verantwortlich dafür, was die Person in seinem Betrieb tut. Entsprechend liegt auch die wirtschaftliche Ergebnisverantwortung beim Auftraggeber. Er setzt die entliehenen Arbeitnehmer so ein, dass ihre Leistung aus seiner Sicht für sein Projekt einen möglichst hohen wirtschaftlichen Nutzen erzielt. Unterstützungsbedarf für einen definierten Zeitraum als wichtiges Kriterium Die Arbeitnehmerüberlassung wird vor allem in Situationen genutzt, in denen der Unterstützungsbedarf zeitlich begrenzt ist. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber einen oder mehrere Mitarbeiter zur Verfügung, die für die Vertragsdauer ähnlich wie eigenes Personal des Auftraggebers flexibel und nach dessen Anweisungen ihrer Arbeit nachgehen. Typisch ist das Interesse des Auftraggebers, vertraglich zugesichert die gleiche Person über einen definierten Zeitraum zur Verfügung zu haben. Eine Option ist in diesem Zusammenhang die spätere Übernahme des Mitarbeiters durch den Auftraggeber. Wichtiges auf einen Blick: kein im Vorfeld mit dem Auftragnehmer vereinbartes Arbeitsergebnis Weisungsbefugnis beim Auftraggeber wirtschaftliches Risiko des Arbeitseinsatzes beim Auftraggeber (Krankheitsrisiko bleibt beim Auftragnehmer) Einsatz eines durch den Auftraggeber ausgewählten Mitarbeiters

8 08 Werkvertrag Beim Werkvertrag werden die Leistungen definiert, die erbracht werden sollen, und die Rahmenbedingungen, unter denen das geschieht. Die vertraglichen Regelungen können im Einzelfall aufwendig sein, insbesondere zu Beginn einer Zusammenarbeit. Der Dienstleister schuldet dem Auftraggeber im Werkvertragsverhältnis ein definiertes Ergebnis. Definiert sind häufig Aufwand, Termine, Qualität, Leistungsumfang/Mengen usw. Werkvertragsfähig sind vor allem Dienstleister, die sämtliche Verhandlungen, die Vertragsgestaltung, Kalkulation und die Fertigstellung des Werks eigenständig erbringen können. Unternehmen, die über keine eigenen Produktionsmittel verfügen und über kein Personal, das die Arbeiten kalkuliert, anleitet und betreut, sind nicht werkvertragsfähig. Es zählt das Ergebnis Beim Werkvertrag liegt die Weisungsbefugnis für die Erledigung der Aufgabe beim Auftragnehmer. Sofern es ihm sinnvoll erscheint, entscheidet er auch, mehr und andere Mitarbeiter mit der Aufgabe zu betrauen als eventuell ursprünglich vorgesehen. Vertraglich ist geregelt, auf welches Werk der Auftraggeber für sein Geld einen Anspruch hat. Hier kann auch festgelegt werden, dass die Daten definierte Formate haben also mit genau bezeichneten Tools bearbeitet werden oder in einem Redaktionssystem vorliegen müssen. Vertraglich definierte Qualität Mängel am Werk fallen grundsätzlich unter die gesetzliche Gewährleistung. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, das Werk gemäß der vertraglich vereinbarten Qualität zu erstellen und selbstverständlich auch in einer Qualität, die man von einem professionellen Leistungserbringer billigerweise erwarten darf. Der Werkvertrag erschließt dem Auftraggeber die Möglichkeit, neben den Kosten beispielsweise auch den Fertigstellungstermin und die Qualität der zu erbringenden Leistung verbindlich festzulegen. Es ist Aufgabe des Auftragnehmers und seiner Mitarbeiter, die erforderlichen Schritte zu unternehmen, das Werk vertragsgemäß fertigzustellen. Der Auftraggeber übernimmt lediglich etwaige im Vertrag festgelegte Pflichten. Der Auftragnehmer trägt insbesondere das wirtschaftliche Risiko bei der Vertragserfüllung. Treten unvorhergesehene Probleme und zusätzliche Mehraufwände auf, die der Auftraggeber nicht zu verantworten hat, gehen diese üblicherweise zu Lasten des Auftragnehmers. Wichtiges auf einen Blick: im Vorfeld definiertes konkretes Arbeitsergebnis Weisungsbefugnis beim Auftragnehmer wirtschaftliches Risiko des Arbeitseinsatzes beim Auftragnehmer Erfüllung durch einen oder auch mehrere Mitarbeiter nach Wahl des Auftragnehmers

9 Dienstvertrag 09 Beim Dienstvertrag wird im Gegensatz zum Werkvertrag nicht das Ergebnis geschuldet, sondern das Erbringen einer Leistung. Ein Erfolg ist also nicht Gegenstand eines Vertrages. Beispiel ist eine Redaktionsschulung, bei der nicht die erfolgreiche Anwendung des erworbenen Wissens geschuldet wird, sondern die Wissensvermittlung an sich. Beim Dienstvertrag bleibt die Ergebnisverantwortung beim Auftraggeber. Der Auftragnehmer schuldet Zeit. Schlechtleistungen führen nicht automatisch zu einer Reduktion der vereinbarten Vergütung, es können jedoch bei schuldhafter Schlechtleistung Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden. Ähnlich wie beim Werkvertrag verbleibt die Weisungsbefugnis für das eingesetzte Personal beim Auftragnehmer. Beim Dienstvertrag haftet der Auftragnehmer dafür, dass die Leistung durch geeignete Personen entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen erbracht wird. Kommt es hier beispielsweise zu einer Pflichtverletzung, haftet der Auftragnehmer für einen etwaigen hieraus entstehenden Schaden. Das Ergebnis spielt im Dienstvertrag eine untergeordnete Rolle. Es gibt keine Abnahme der erbrachten Leistung und keine Gewährleistung. Wichtiges auf einen Blick: kein im Vorfeld mit dem Dienstleister definiertes konkretes Arbeitsergebnis Weisungsbefugnis beim Auftragnehmer die wirtschaftliche und inhaltliche Ergebnisverantwortung liegt beim Auftraggeber Erfüllung durch einen oder mehrere Mitarbeiter nach Wahl des Auftragnehmers

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11 Wesentliche Unterschiede auf einen Blick 11 Arbeitnehmerüberlassung Werkvertrag Dienstvertrag Nebenstehende Tabelle listet die wesentlichen typischen Charakteristika der Vertragsformen auf. Entlohnung nach Arbeitszeit g c g Gewährleistung durch den Dienstleister c g c Möglichkeit, die eingesetzten Mitarbeiter des Dienstleisters auszuwählen g c c Weisungsbefugnis beim Auftraggeber g c c Weisungsbefugnis beim Dienstleister c g g Zeitlich langfristige Zusammenarbeit möglich g g g Vertraglich fixiertes Endergebnis c g c Vertraglich fixierter Arbeitsumfang g c g

12 12 8 Fragen an: Georg-Friedrich Blocher Georg-Friedrich Blocher kennt als Vertriebsvorstand der TANNER AG aus erster Hand speziell die Anforderungen, die sich im Bereich Technischer Dokumentation in diesem Kontext stellen. Im Interview teilt er seine Erfahrung in acht Antworten zu diesem Thema. Herr Blocher, welche generellen inhaltlichen Kriterien in der Technischen Dokumentation gibt es aus Ihrer Sicht, nach denen Sie zur Arbeitnehmerüberlassung, zu Werk- oder Dienstvertrag als Form der Zusammenarbeit raten würden? Georg-Friedrich Blocher: Keine. Diese Entscheidungen werden meist unabhängig von der konkreten inhaltlichen Aufgabenstellung getroffen. Es sind vielmehr innerbetriebliche Gründe wie Kapazitäten, verfügbares Knowhow, Personalpolitik und Geschäftsstrategie ausschlaggebend dafür, wie sich Unternehmen entscheiden. Auch ist Arbeitnehmerüberlassung mit Werkoder Dienstvertrag nicht vergleichbar. Während Arbeitnehmerüberlassung eine flexible Möglichkeit bietet, schnell und unkompliziert Mitarbeiter für das eigene Haus zu gewinnen, geht bei Projekten über Werk- oder Dienstvertrag die Verantwortung für komplette Aufgaben an den Dienstleister über. Oder ganz einfach: Make or buy. Selbst machen oder beschaffen. Zeitarbeit ist Make und Projekte sind Buy. Stichwort Arbeitnehmerüberlassung: Gibt es hier in der Technischen Dokumentation Besonderheiten? Georg-Friedrich Blocher: Die Anforderungen an Mitarbeiter in einer Redaktionsabteilung hängen sehr stark von der Möglichkeit zur Arbeitsteilung und Spezialisierung ab. Während in kleineren Abteilungen oftmals die gesamte Bandbreite an Fertigkeiten gefragt ist, werden in größeren Abteilungen oft spezielle Kenntnisse gefordert. Gerade in kleineren Abteilungen müssen nicht nur die Produkte und vor allem die Anwendungsprozesse verstanden werden, sondern auch sämtliche zum Einsatz gebrachten Tools. Neben den gängigen DTP-Tools haben sich bis heute in der Branche keine Standards bei Redaktionssystemen herausgebildet. Vielmehr wird der Markt von einer Vielzahl kleiner Softwarehäuser bedient. Daher ist die Wahrscheinlichkeit gering, einen neuen Mitarbeiter zu finden, der für die spezifische Unternehmenssituation relevante Erfahrung mitbringt. Aus diesem Grund benötigen gerade die Mitarbeiter in kleineren Abteilungen häufig lange Einarbeitungszeiten. Insofern ist Zeitarbeit in der Technischen Dokumentation oft auf längere Zeit angelegt und weniger für das kurzfristige Bereitstellen von Kapazitäten geeignet.

13 8 Fragen an: Georg-Friedrich Blocher 13 Wenn ich erkannt habe, dass ich meine Anforderungen am besten durch Unterstützung im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassung abdecken kann welche Unterstützung benötigt ein Dienstleister dann noch von mir? Georg-Friedrich Blocher: Zuerst muss ein Anforderungsprofil erstellt werden. Hier kann ein Dienstleister zwar unterstützen, aber im Kern muss das Unternehmen dies selbst erarbeiten. Auf der Grundlage dieses Anforderungsprofils liefert der Dienstleister dann einen oder mehrere Vorschläge, die das Unternehmen für sich bewerten muss. Falls es den Idealkandidaten nicht gibt, wiegen Unternehmen und Dienstleister gemeinsam ab, welche Kompromisse gemacht und an welchen Stellen Qualifikationen noch nachgeholt werden können. Gerade in der Technischen Dokumentation ist es aufgrund der hohen Vielfalt an Aufgaben und Tools oft nicht realistisch, eine perfekte Abdeckung der vielfältigen Anforderungen zu erwarten. Wie lange dauert dieser Prozess? Georg-Friedrich Blocher: Von der Profilerstellung bis zur Arbeitsaufnahme kann es zwischen einem und vier Monaten dauern. Gute Kandidaten sind meist gut ausgelastet und deshalb auch nicht ad hoc verfügbar. Kommen wir weg von der Arbeitnehmerüberlassung. Welches sind die Gründe dafür, dass Unternehmen Projekte via Werk- oder Dienstverträge an externe Dienstleister vergeben, die teilweise oder vollständig vor Ort erbracht werden? Georg-Friedrich Blocher: Gerade in der Technischen Dokumentation hat man es oft mit sehr vielen Schnittstellen in der Organisation zu tun. Dies reicht von der Entwicklung, über die Produktion, den Service, das Qualitätsmanagement bis zur Schulungsabteilung etc. Die hieraus entstehenden Anforderungen lassen sich in manchen Fällen vor Ort beim Auftraggeber effizienter bewältigen als in den Räumen des Dienstleisters. Welche Vertragsform, Werk- oder Dienstvertrag, findet sich in der Praxis häufiger? Georg-Friedrich Blocher: In der Technischen Dokumentation findet oftmals der Werkvertrag Anwendung, da das gewünschte Ergebnis durch externe und interne Normen einfach und schnell spezifizierbar ist. Die Erstellung dieses Werkes erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister, der zur Einhaltung bestimmter Erstellungsprozesse verpflichtet ist. Je weniger klar das Werk für die Beteiligten vorab verständlich spezifiziert werden kann, desto eher kommt der Dienstvertrag zum Tragen. So basieren klassischerweise Beratungsverträge oder Konzeptionen eher auf Dienstverträgen.

14 14 8 Fragen an: Georg-Friedrich Blocher Die wirkliche Abgrenzung zwischen Werkund Dienstvertrag kann nur im Einzelfall gezogen werden. Hier ist nicht nur der Vertrag, sondern auch die tatsächlich gelebte Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber entscheidend. Gerade bei hochqualifizierten Tätigkeiten ist in der Praxis eine scharfe Trennlinie kaum zu ziehen. Trennschärfe ist ein wichtiger Punkt: Was ist denn der wichtigste Unterschied zwischen Dienst- und Werkvertrag in der Praxis? Georg-Friedrich Blocher: Kurz gesagt, stehen beim Dienstvertrag primär die Fähigkeiten und Erfahrungen des konkreten Leistungserbringers im Vordergrund der Vereinbarung. Beim Werkvertrag sind es eher die konkreten Anforderungen an die Eigenschaften des Arbeitsergebnisses sowie an die qualitätsgesicherten Erstellungsprozesse. Wie wird denn unabhängig von der Vertragsform grundsätzlich mit der Sicherung des Know-hows umgegangen? Georg-Friedrich Blocher: Eine der wichtigsten organisatorischen Aufgaben ist es, die Stabilität in der Zusammenarbeit mit dem Ansprechpartner des Dienstleisters zu erhalten. So können gemeinsam die Vorteile einer Lernkurve genutzt werden. Man kann auch sehr gut beobachten, dass die Partnerschaften zwischen Industrie und Dienstleister in der Technischen Dokumentation sehr stabil sind. Dies ist sicherlich eben auch dieser Lernkurve geschuldet. Vielen Dank für das Interview, Herr Blocher.

15 Lesetipps 15 GROB-WERKE setzen auf redaktionelle Vor- Ort-Unterstützung Selten ist es so berechtigt, von einer Erfolgsgeschichte zu sprechen wie im Fall der GROB-WERKE GmbH & Co. KG. Ohne relevante Auswirkungen hat der Automobilzulieferer aus dem schwäbischen Mindelheim die Wirtschaftskrise der Jahre 2008/09 gemeistert und seither seinen Mitarbeiterstamm um fast Kolleginnen und Kollegen erweitert. Zusätzlich setzt der Mittelständler auf die Unterstützung von Dienstleistern, deren Mitarbeiter die eigenen Teams vor Ort gezielt unterstützen. So auch im Bereich der Technischen Dokumentation, wo derzeit vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der TANNER AG dauerhaft in Mindelheim tätig sind. Dieser Artikel erzählt von einer partnerschaftlichen Vor-Ort-Zusammenarbeit. weiter lesen... TROX GmbH geht neue Wege in der Katalog-Produktion Die TROX GmbH ist Marktführer in der Entwicklung, Herstellung sowie Vermarktung von Komponenten und Systemen zur Belüftung und Klimatisierung von Räumen. Anfang 2011 wurde bei TROX entschieden, den Katalogerstellungsprozess komplett umzustellen. Oberstes Ziel dieser Umstellung war, intern Kompetenzen im Bereich Katalogerstellung aufzubauen, um die Kataloge künftig im Haus erstellen zu können. Bei der Umsetzung unterstützt TROX ein Dienstleisterteam vor Ort am Hauptsitz. weiter lesen... Dokumentationserstellung für Telair International GmbH Ein Flugzeug am Boden ist gleichzusetzen mit verlorenem Geld. Alles, was sich zwischen Landung und Start also am Gate abspielt, geschieht unter großem Zeitdruck. Neben Tanken und Wartungsarbeiten gehört dazu vor allem die Ent- und Beladung des Flugzeugs. Ein Unternehmen, das diese Ladearbeiten durch seine Lösungen höchst effizient gestaltet, ist die Telair International GmbH. Um Arbeiten wie Wartung und Reparatur an diesen Systemen und deren Komponenten möglichst effizient und sicher zu gestalten, haben Telair sowie ihre Kunden hohe Ansprüche an die Wartungsdokumentation. Deren Erstellung hat das Unternehmen ausgelagert. Die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister beruht heute konzeptionell darauf, dass ein Projektleiter vor Ort bei Telair die notwendigen kurzen Abstimmungswege realisiert und ein Redaktionsteam am Stammsitz des Dienstleisters effizient aussteuert. weiter lesen... Unterschiedliche inhaltliche Zielsetzungen und Rahmenbedingungen, unterschiedliche Lösungsszenarien: Hier finden Sie drei Beispiele von Unternehmen, die auf Dienstleister-Unterstützung im eigenen Unternehmen setzen.

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