Teilmodul: Präsentationstechniken

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1 Teilmodul: Präsentationstechniken

2 Lernziele Die Studierenden verfügen über die Grundkenntnisse von Präsentationstechniken und Prinzipien um sie in eigenen Präsentationen in Studium und Praxis anwenden zu können. Diese Grundkenntnisse und Prinzipien beziehen sich auf: Aufbau und Gliederung einer Präsentation Visualisierung einer Präsentation (Gestaltung, Overhead-Folien, Einsatz Powerpoint) Rhetorische Wirkungskriterien einer Präsentation Einsatz von Medien Notizen Unser Tipp! Sollte etwas unklar oder nicht verständlich sein, auf unserem Forum wird Ihnen online geholfen: fernstudium-guide.de/forum 2/ 222

3 Inhaltsverzeichnis Was haben wir vor? 1 Aufbau und Gliederung einer Präsentation Präsentationsarten Informationsrede Überzeugungs- oder Argumentationsrede Gelegenheits- oder Anlassrede Wahrnehmung und Präsentation Physiologie der Wahrnehmung Das Auge Das menschliche Gehirn Argumentationsketten Wahrnehmungspsychologie Rhetorische Wirkungskriterien einer Präsentation Wahrnehmungsgerecht präsentieren Einstieg und Ende Inhaltlicher Rahmen Roter Faden Einsatz von Medien Körpersprache Sprache Nervosität ToDo s für die Präsentation / 222

4 3.3 Visualisierung einer Präsentation KISS Keep It Short and Simple Erstellung wirkungsvoller Grafiken Einsatz von Medien Kanäle kombinieren Umfeld und Auswahlkriterien PowerPoint Charts Das Flipchart Die Pinnwand Overhead Projektion Das Whiteboard Das Handout Diagramme Infografiken Kontrollfragen Strategy Dynamics Definition und Grundlagen Die Herleitung von Strategy Dynamics Rückkopplungskreise Zielsetzung sowievor- und Nachteile der Anwendung von Strategy Dynamics Fallbeispiel Starbucks Methoden und Modelle im Rahmen von / 222

5 Strategy Dynamics Die Bedeutung von Ressourcen im Strategy Dynamics-Ansatz Feedback Feedback-Loops zur Erklärung des Verhaltens von Systemen Feedback-Diagramme als Ausgangspunkt für organisatorische Verbesserungen Lernen aus Feedback-Diagrammen Ressourcentypen Wettbewerbsvorteile durch Ressourcen Kompetenzen und Kernkompetenzen von Unternehmen Anwendung der Strategy Dynamics Methode Bestands- und Flussgrößen Per Definition: Bestandsgrößen Per Definition: Flussgrößen Entwicklung von Modellen Strategy Dynamics Prozess Fallbeispiel: Ein Strategie-Life-Cycle am Beispiel von Blockbuster Management der Geschäftsentwicklung Konzept Simulation Aktuelle Problemfelder der Unternehmensführung Aufgaben Strategy Dynamics Lösungsansätze / 222

6 10 Organisationsgestaltung Einführung Grundlagen in der Organisationsgestaltung Einliniensystem Stabliniensystem Mehrliniensystem Matrixsystem Grundlagen der Projektorganisation Das klassische Analyse-Synthese-Konzept Instrumente in der Organisationsgestaltung Bestands- und Flussgrößen Bestandsgrößen Flussgrößen Unterscheidung zwischen Bestands- und Flussgrößen Bestands- und Flussgrößen (Controllingansatz) Zentrale Beschreibungselemente von Systemen Eigenschaften von Bestandsgrößen Lineare- und Nichtlineare Übertragungssysteme 1. Ordnung Lineare Übertragungssysteme Nichtlineare Übertragungssysteme Mehrgrößensysteme System Dynamics / 222

7 13.1 Grundlagen System-Dynamics-Basierter Simulationen Mensch-Mensch-Simulation oder Das Rollenspiel Mensch-Maschine-Simulation oder Das Planspiel Computersimulation Active Data Warehousing Die vier Säulen des Data Warehousing Datenarchitektur im Data Warehousing Prozesse und deren Architektur Technische Architektur Betriebsorganisation mit ADW Systemarchitektur System Dynamics Modelle Verzögerungsglieder Teilbereich in linearen Regelstrecken Technische Beispiele für Verzögerungsglieder 1.Ordnung Die Allokationsformel am Beispiel einer Hochschule Methoden zur Analyse der Simulationsergebnisse Technische Umsetzung Modell- und Formelkonfiguration Simulationsergebnisse Ausblick Verifikation und Validierung (V & V) für die Simulation Klärung der Grundbegriffe: / 222

8 15.2 Die Vorgehensweise bei der Simulation mit V & V V & V Kriterien für Simulationsmodelle in der Logistik Bestehende Rollen in den Vorgehensmodellen Simulationsvorgehensmodell Phasen der Modellbildung Dokumentenstruktur für die einzelnen Phasen der Modellbildung Ausgewählte Techniken der Verifikation und Validierung Einsatz in spezifischen Projekten System Dynamics in der Praxis Aufgaben und Lösungsansätze Quellen und Literatur / 222

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10 Eine Präsentationsveranstaltung, in der Redebeitrag, strukturierte visuelle Darstellung und persönliches Engagement zu einer überzeugenden Einheit zusammenfinden, ist als Ergebnis erlernbarer handwerklicher Arbeit anzusehen. (Berger &Grob, 2002, 7) 10/ 222

11 1 Aufbau und Gliederung einer Präsentation 1.1 Präsentationsarten Es gibt verschiedene Gründe eine Präsentation zu halten. Obwohl es gemeinsame Kriterien gibt, die für alle Präsentationsarten zutreffen, so gibt es auch Unterschiede und Aufbau und Gliederung müssen entsprechend angepasst werden. In jedem Fall ist eine Präsentation aber eine Rede, bei der das gesprochene Wort mehr oder weniger im Vordergrund steht. Die wichtigsten Redearten (und damit Präsentationsarten) sind: Informationsrede Das klassische Beispiel einer Informationsrede ist das Referat über ein bestimmtes Thema. Das Ziel eines Referates ist es, das Publikum über ein Thema zu informieren. Das bedeutet, dass sich der Redner gut vorbereitet hat, also im Thema zuhause ist. Bei der Informationsrede führt eine Einleitung zum Thema hin, während der Hauptteil die wichtigsten Informationen strukturiert und klar gegliedert beinhaltet. Als Richtlinie gilt, dass der Hauptteil aus zwischen fünf und zehn Unterpunkten besteht. Eine Zusammenfassung rundet das Thema ab Überzeugungs- oder Argumentationsrede Hier gilt es, das Publikum von einer bestimmten Sache zu überzeugen. Typische Beispiele von Überzeugungsreden hören wir regelmäßig von Politikern. Sie versuchen uns zu überzeugen, dass wir von ihnen und der politischen Partei, die sie vertreten, am besten vertreten werden. Argumentationsreden dienen einem ähnlichen Zweck: Der Redner argumentiert eine spezifische Meinung zu einem oft fachlichen Thema. Diese Argumentation kann sich auf die Notwendigkeit eines Kreisverkehrs beziehen, von dem eine Verkehrsberuhigung erwartet wird. Wie bei der Informationsrede führt die Einführung zum Thema hin. Danach folgt die Beschreibung der relevanten Situation, die möglichst objektiv erfolgen soll. Im Anschluss 11/ 222

12 soll nicht sofort mit der eigenen Position begonnen, sondern zuerst eine Gegenposition (Kontraposition) aufgezeigt werden. Mit der Präsentation einer oder auch mehrerer Gegenpositionen zeigt der Redner, dass er sich nicht nur intensiv auf das Thema vorbereitet sondern auch Zeit gefunden hat, anderer Positionen zu untersuchen. Nun erst wird die eigene Position vorgestellt, möglicherweise im Zusammenhang mit einer Lösung oder einem Lösungsansatz. Schließlich endet die Überzeugungs- oder Argumentationsrede mit einem durchdachtem Zielsatz, der das Publikum im Sinne der eigenen Position und der vorgestellten Lösung zu einer Handlung auffordert. Diese Präsentationsart lebt von den vom Redner angeführten Argumenten. Die Vielzahl der möglichen Argumente lassen sich in folgende, in der Praxis häufig verwendete, Argumentationsarten zusammenfassen: Nutzenargumentation. Bei dieser Argumentation wird der Redner so oft als möglich versuchen, den Zuhörern auf einen bestimmten Nutzen hinzuweisen, beziehungsweise auf die Abwendung eines bestimmten Schadens. Dieser Hinweis wird so konkret und bildhaft als möglich gestaltet. Der Zuhörer wird durch die Übernahme einer gewissen Position zwar möglicherweise einen Nachteil erfahren, der damit verbundene Nutzen muss daher grösser als der Nachteil sein. Dramatisierende Strategie. Bei der Auswahl der Argumente und deren Reihung gilt grundsätzlich, dass wenige, aber starke, Argumente besser sind als viele schwache Argumente. Die Auswahl dieser wenigen starken Argumente ist auch mit von der Zielgruppe dem Publikum abhängig, sodass die vorhandenen Informationen vielleicht nicht immer ausreichend sind. Die Reihenfolge der Argumente wird aufgrund ihrer Stärke festgelegt. Dafür macht man sich Erkenntnisse aus der Wahrnehmungs- und Erinnerungspsychologie zunutze. Zahlreiche wissenschaftliche Untersuchungen haben gezeigt, dass der jeweils erste und letzte Reiz (hier: die vorgebrachten Argumente) am besten in Erinnerung bleiben. Man nennt dies den Primacy-Effekt (ersterfahrener Reiz) und den Recency-Effekt (letzterfahrener Reiz). Die dramatisierende Strategie macht sich diese Effekte wie folgt zunutze (siehe auch Durchbruchsstrategie): Zunächst stellt der Redner das zweitstärkste Argument vor; aufgrund des Primacy-Effekt bleibt dieses lange in Erinnerung. Als nächstes Argument folgt dasschwächste Argument, gefolgt von Argumenten in aufsteigender Reihenfolge ihrer Stärke. Somit wird das stärkste Argument am Schluss präsentiert, um vom Recency-Effekt zu profitieren. Durchbruchsstrategie. Diese wird vor allem dann eingesetzt, wenn nur ein starkes Argument vorhanden ist. Dieses eine starke Argument wird gleich zu Anfang präsentiert, um vom Primacy-Effekt zu profitieren. Danach folgen eine Reihe schwacher Argumente. 12/ 222

13 Scheinargumentation. Manche Redner greifen auf Scheinargumentation zurück, wenn keine oder nur wenig starke Argumente vorliegen. Die Strategie ist, eine möglichst objektive Aussage mit einem positiven Reizwort zu kombinieren. Diese positiven Reizwörter können moralischer Natur sein (Appell an Menschenwürde, Anständigkeit, ), praxisbezogen ( in der Realität sieht es so aus, dass ), selbstverständlich ( es ist unbestritten, dass ) oder auch auf Tradition bezogen ( die Tradition unseres Hauses war schon immer, dass ). Die Problematik der Scheinargumentation ist, dass sie gegenüber starken, rationalen, Gegenargumenten wenig Bestand hat Gelegenheits- oder Anlassrede Dazu zählen Reden bei Feiern, Jubiläen und dergleichen. Ihr Hauptzweck dient eher der Unterhaltung als der Information oder der Überzeugung. Abhängig von der Art der Rede wird diese von verschiedenen Hilfsmitteln unterstützt. 13/ 222

14 2 Wahrnehmung und Präsentation Aus den physiologischen Grundlagen der Wahrnehmung lassen sich nicht nur interessante Analogien in Bezug auf die Präsentationen mit und ohne Medien, sowie auch eine Reihe elementarer Regeln ableiten. Visualisierung darf die Leistungsfähigkeit des Auges nicht überstrapazieren, die Sehleistung hat sowohl bei der Größe des Objekts als auch bei der Kontrastwahrnehmung ihre Grenzen. Mühelose Wahrnehmung setzt klare Kontraste sowie ausreichende Schriftgröße und Linienstärken voraus. Wie mit Sprache in Wort und Schrift umgegangen wird, was sinnvolle und logische Gliederung und klare Schwerpunktsetzung sind, sind häufig besprochene Themen. Weniger diskutiert werden Aspekte der visuellen Wahrnehmung. Solche Aspekte können Mechanismen der Wahrnehmung sein und ihr Einfluss auf die Produktion von wirkungsvollen Präsentationen. 2.1 Physiologie der Wahrnehmung Das Auge Ein weit verbreiteter Ansatz zur Deutung des Wahrnehmung ist der Vergleich des Auges mit einer Kamera. Bei der Kamera wird durch ein verstellbares Linsensystem das umgekehrte Bild eines Objekts auf einen lichtempfindlichen Film projiziert; eine Blende übernimmt dabei die Regulierung der Lichtmenge. Nach dem Entwickeln und der Umkehrung beim Vergrößern liegt schließlich ein sichtbares, zweidimensionales Abbild des Objekts vor. Bei modernen Digitalkameras ist kein lichtempfindlicher Film und dessen Entwicklung und Umkehrung notwendig, die nachstehenden Überlegungen sind jedoch ebenfalls gültig. Ebenso wird im Auge durch eine verformbare Linse ein umgekehrtes Bild auf den Augenhintergrund projiziert, die Iris übernimmt die Funktion der Blende, die lichtempfindliche 14/ 222

15 Netzhaut die Rolle des Films. Von der Netzhaut wird das Bild durch den Sehnerv ins Gehirn transportiert, um dort schließlich in einem bestimmten Bereich der Sehrinde wieder aufrecht gestellt, um bewusst gemacht zu werden. Dieser dargestellte Vergleich von Kamera und Auge dürfte durch seine Anschaulichkeit überzeugen. Dennoch trägt er nichts zur Klärung des eigentlichen Wahrnehmungsvorgangs bei. Der Fehler dieses Vergleichs liegt in der Annahme, dass das auf der Netzhaut abgebildete Bild mit dem wahrgenommenen identisch sei. Es ist unbestritten, dass das Netzhautbild die Grundlage der Wahrnehmung bildet. Es bestehen jedoch erhebliche Unterschiede zwischen der tatsächlichen Wahrnehmung einer visuellen Umgebung und dem Bild auf der Netzhaut. Zudem wird das Netzhautbild nicht in dieser Form in das Gehirn transportiert, wo es ja erst verarbeitet und analysiert wird. Für die inhaltliche Gestaltung von Visualisierungen lassen sich aus der Wahrnehmungsphysiologie allgemeingültige Regeln ableiten. Aus der Fülle der angebotenen visuellen Informationen werden dem Betrachter nur diejenigen bewusst gemacht, die in der jeweiligen Situation besonders wichtige oderauffällige Elemente enthalten. Alle anderen Informationen werden während der Übertragung in das Gehirn in den Hintergrund gedrängt oder vollständig ausgeblendet. Was wahrgenommen werden soll, muss sichtbar sein Das menschliche Gehirn Das menschliche Gehirn besteht aus einer linken und einer rechten Hälfte (Hemisphäre). Die beiden Hemisphären haben unterschiedliche Aufgaben und sind durch einen starken Nervenstrang verbunden. In der Regel ist eine der beiden Gehirnhälften stärker (dominanter) ausgeprägt und Wahrnehmungen über diese dominante Gehirnhälfte verarbeitet werden. Diese Tatsache trägt auch zur Erklärung bei, warum verschiedene Menschen das gleiche Objekt unterschiedlich wahrnehmen. Die Aufgaben der beiden Hemisphären lassen sich wie folgt zusammenfassen: 15/ 222

16 Rechte Hemisphäre: steuert die linke Hemisphäre; Kreativität, gesamtheitliches Vorgehen; Gefühl; Verarbeiten grafischer und analoger Informationen. Linke Hemisphäre: steuert die rechte Hemisphäre; Logik; abstraktes und analytisches Vorgehen; Verstand; Verarbeiten von Sprache Argumentationsketten Für Präsentationen bedeutet dies, dass es sinnlos ist, eine große Menge von Informationen gleichzeitig darzubieten, die miteinander im Wettstreit bezüglich Wichtigkeit für den Betrachter liegen. Lässt sich eine Aussage problemlos in einer einzigen Visualisierung übermitteln, so sollte diese Chance genutzt werden. Genau dieses Bild soll ohne unnötiges Beiwerk in den Mittelpunkt gestellt werden. Komplexe Argumentationen sollten dagegen in einzelne Blöcke zerlegt werden, die nach einem sinnvollen didaktischen Konzept entweder zeitlichoder räumlich aufeinander folgen. Zeitliche Strukturierung bedeutet, eine Folge einzelner Abbildungen zu erstellen. Räumliche Strukturierung bezieht sich auf die Anordnung der einzelnen Elemente in einer Abbildung. Solche räumlichen Anordnungen orientieren sich dabei in der Regel an erlernten Leserichtungen.In der westlichen Welt beginnt diese Richtung links oben und geht nach rechts unten. Schlüsselpositionen in einer längeren Argumentationskette sind der Einstieg sowie der Endpunkt. So wird die erste Abbildung einer Abbildungsfolge oder die linke obere Zone komplexen Abbildung häufig wirkungsvoll für einen visuellen Aufhänger genutzt, mit dem in einer Problematik eingeführt wird. Dadurch wird auch positive Motivation für das geplante Thema erzeugt. Der Endpunkt, also die letzte Abbildung einer Folge in der rechten unteren Zone einer komplexen Abbildung wird das Ergebnis der Argumentation aussagekräftig darstellen. Die Argumentationsstrecke zwischen diesen beiden Schwerpunkten sollte nicht mit visuellen Elementen überladen sein, die im gegenseitigen Wettbewerb um die Aufmerksamkeit des Zuhörers sein. Vielmehr sollte sie inhaltlich straff und optisch zurückhaltend zum Ergebnis führen. 16/ 222

17 2.1.4 Wahrnehmungspsychologie Wahrnehmungspsychologische Mechanismen wie die Gestaltgesetze spielen vor allem bei der Strukturierung von Abbildungen eine wichtige Rolle. Klare Erkennbarkeit, eindeutige Zuordnung und damit auch die starke Wirkung einer grafischen Veranschaulichung lässt sich durch Verständnis dieser Gesetze verbessern. Für die Wahrnehmung bedeuten diese, dass die Interpretation durch den Betrachter die entscheidende Rolle spielt, und nicht nur was objektiv vorhanden ist. Das menschliche Gehirn neigt nämlich dazu, wahrgenommene Objekte mit bereits vorhandenen (bekannten) Objekten und bereits vorhandenem Wissen abzugleichen. Dieser Abgleich kann soweit gehen, dass das wahrgenommene Bild manipuliert wird, um es mit Vorwissen stimmig zu machen. Diese Manipulation kann durch Gruppieren von wahrgenommenen Elementen, Ausblenden von Details und sogar Einfügen von nicht vorhandenen Details geschehen. In der Folge werden einige Gestaltgesetze (nach LEWIN) vereinfacht dargestellt: Prägnanz. Bilder mit besonderen Merkmalen werden zuerst wahrgenommen und auch stärker. Ähnlichkeit. Elemente, die als ähnlich wahrgenommen werden, werden als zusammengehörig gruppiert. Nähe. Nah beisammen liegende Elemente werden als Gruppe wahrgenommen. Der Effekt der Nähe kann dazu führen, dass damit der Effekt der Ähnlichkeit ausgelöscht wird. Figur und Hintergrund. Gut strukturierte Elemente werden eher als Figur, schwach strukturierte Elemente eher als Hintergrund wahrgenommen. Erfahrung und Erwartung. Fehlerhafte Elemente werden nicht als fehlerhaft wahrgenommen, wenn aufgrund früherer Erfahrungen ein korrektes Bild in der Erinnerung vorhanden ist. Bekanntes wird nur kurz angesehen um es als Gesamtbild zu erfassen, wobei Details aus der Erinnerung ergänzt werden. Kontinuität. Zeitlich aufeinander folgende Objekte werden miteinander in Verbindung gesetzt. Geschlossenheit. Geschlossene Figuren werden besser erkannt, offene weniger gut. Bei offenen Figuren können fehlende Details ergänzt werden. 17/ 222

18 Dazu einige Beispiele: Nähe: Die sechs Linien werden als drei Linienpaare und nicht als sechs einzelne Linien wahrgenommen. Geschlossenheit: Trotz der Nähe der Linien werden die beiden geschlossenen Elemente (Rechtecke) als Rechtecke wahrgenommen. Der Effekt der Geschlossenheit löscht den Effekt der Nähe aus. Ähnlichkeit: Durch die Färbung einiger Kreise werden zwei vertikale Gruppenpaare wahrgenommen. Die Zusammengehörigkeit der Kreise entsteht durch die Gleichheit der ausgefüllten und leeren Kreise. Geschlossenheit: Wahrgenommen wird hier in erster Linie das Muster eines Quadrats und erst danach die Form des Kreuzes jedes einzelnen Elementes. Mit Stilelementen wie hinterlegten Fotos sollte kritisch umgegangen werden. Eine angestrebte Emotionalisierung der Abbildung darf die Lesbarkeit des eigentlichen Informationsträgers nicht in Frage stellen. Die klare Trennung von Figur und Hintergrund ist bei gegenständlichen Abbildungen in der Regel kein Problem. Mit wachsendem Abstraktionsgrad einer Visualisierung steigt jedoch die Gefahr von Missdeutungen durch die Einwirkung von Gestaltmechanismen, so dass hier zunehmend Aufmerksamkeit geboten ist. 18/ 222

19 Auch durch die Missachtung der gebräuchlichen Leserichtung kann es zu Fehlinterpretationen von Abbildungen kommen. So wird eine Folge von Säulen in einem Diagramm stets von links nach rechts gelesen und dabei als zeitliche Entwicklung interpretiert. Selbst wenn es dabei um einen Örtlichen vergleich geht, entsteht so der ungewollte Eindruck eines steigenden oder fallenden Entwicklungstrends. Durch die Auswahl eines geeigneteren Diagrammtyps, beispielsweise einer Grafik mit horizontalen Balken oder einer Landkarte mit unterschiedlich großen Stadtsymbolen, lassen sich derartige Fehlinterpretationen vermeiden. Im Internet sind einige Symbole und Diagramme kostenlos zum Download erhältlich, beispielsweise: Quelle: Internet Free Vector Arts, Nr / 222