Kosten für den SAP Betrieb. Thomas Bromma, Business Transformation Services 4. Februar 2014

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1 Kosten für den SAP Betrieb Thomas Bromma, Business Transformation Services 4. Februar 2014

2 Agenda CCoE Business Partner und gleichzeitig niedrige Betriebskosten? SAP Grundlagen: TCO Modell & Reifegrad der CCoE Organisation TCO Benchmark: Kennzahlen und Analysen Kostentreiber: Qualität der Service Definitionen Kostentreiber: harmonisierte und standardisierte Geschäftsprozesse CCoE für die Zukunft aufstellen 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 2

3 CCoE Business Partner und gleichzeitig niedrige Betriebskosten? Fragen, die sich CCoE-Verantwortliche stellen oder die Ihnen das Business stellt

4 CCoE Business Partner und gleichzeitig niedrige Betriebskosten? Fragen, die sich CCoE-Verantwortliche stellen oder die Ihnen das Business stellt Sind unsere SAP-Kosten für Betrieb und Projekte für unser Unternehmen gerechtgertigt? Zeigen wir unsere Betriebseffizienz richtig auf und arbeiten wir an den wichtigen Verbesserungspotentialen? Tragen unsere Dienstleistungen zum wachsenden Nutzen des Unternehmens bei? Passen unsere Dienstleistungen noch für die Änderungen in der Unternehmensstruktur und der neuen Marksausrichtung? Sollen die Dienstleistungen intern erbracht oder eingekauft werden? Haben wir die richtigen Entscheidungskriterien und Entscheider bei neuen Anforderungen? 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 4

5 CCoE Business Partner und gleichzeitig niedrige Betriebskosten? Fragen, die sich CCoE-Verantwortliche stellen oder die Ihnen das Business stellt Sind unsere SAP-Kosten für Betrieb und Projekte für unser Unternehmen gerechtgertigt? Zeigen wir unsere Betriebseffizienz richtig auf und arbeiten wir an den wichtigen Verbesserungspotentialen? Tragen unsere Dienstleistungen zum wachsenden Nutzen des Unternehmens bei? Passen unsere Dienstleistungen noch für die Änderungen in der Unternehmensstruktur und der neuen Marksausrichtung? Sollen die Dienstleistungen intern erbracht oder eingekauft werden? Haben wir die richtigen Entscheidungskriterien und Entscheider bei neuen Anforderungen? Nachweislich niedrige und transparente Betriebskosten sind eine Voraussetzung für das Vertrauen des Business Stetig verbesserte und angepasste Dienstleistungen an die Unternehmensausrichtung machen einen Business Partner aus 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 5

6 SAP TCO Modell & Reifegrad der CCoE Organisation SAP s Grundlagen

7 SAP TCO Modell SAP TCO Modell und Kostenverteilung: TCO Benchmark Bewertung durch (Self-)Assessment und Analyse durch SAP Hardware/Software Invest 10% Modell Elemente: Investitionskosten Laufende Kosten TCO Benchmarks bei über 600 SAP Kunden, seit 10 Jahren SAP Total Cost of Ownership Implementation Hardware/ Software Ongoing Cost Operations Continuous Improvement Projects 6% 14% 35% daraus 70% für Incident / Problem / Change Mgmt 17% SAP TCO Benchmark: HW/SW Ongoing Cost Operations End User Usage Stichproben-Auswahl für den Vergleich nach Industrie und Unternehmensgrösse sowie weiteren Kriterien Upgrade Projects 18% End User Usage Indirect costs (n/a) Quelle: VMS TCO Analyse SAP 2010 Anmerkung: %-Sätze sind gewichtete Durchschnittswerte über die Umfrage-Teilnehmer 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 7

8 Reifegrad der CCoE Organisation Kompetenzen und Fähigkeiten der CCoE Organisation Bewertung durch (Self-)Assessment, Implementierung mittels Best Practice Lösungen, z.b.: IT Capability Framework Wesentliche Unterpunkte Stichworte IT Organisation, Governance, Rollen IT Strategy Strategie Abgleich Demand Management Projekt Portfolio Management Governance & Gremien IT Dienstleister Portfolio Management IT Governance IT Architecture IT Processes & Functions IT Services Businessnutzen Risiko & Compliance Service Katalogmanagement SLA / OLA Kontinuierliche IT Service Verbesserungen Gesetzliche Anforderungen IT Risk Management IT Security IT Services & KPIs IT Organization & Workforce IT Standards Policies & Methoden Qualitätsmanagement Knowledge Management 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 8

9 TCO Benchmark Kennzahlen und Analysen Kennzahlen und Erkenntnisse

10 TCO Benchmark Kennzahlen und Analysen Sie beantworten ca 80 Fragen, wir liefern TCO Kennzahlen und Bewertungen Die TCO Fragen decken fünf Themenbereiche ab Thema Spend & Staffing Complexity Execution Excellence Sourcing & Business-IT Alignment Best Practices Typische KPIs SAP Spend (% of IT spend) SAP Support Cost per Active User * Internal FTE per 100 Active Users No. of ERP Production Systems Total Number of Interfaces Number of Y/Z Programs SAP Incidents per 100 Active Users (Annual) Labor Hours per SAP Incident (Annual) Changes per 100 Active Users (Annual) Number of Prominent IT Vendors Business Satisfaction Rating Number of IT Projects with Business Case as % of Total number of IT Projects Einschätzung der Teilnehmer bezüglich des Abdeckungsgrad und der Bedeutung von acht Themen des SAP Betriebs Aus den Antworten werden KPIs gebildet Bei der Bewertung der KPIs wird der Vergleich mit 1-2 Peer Groups (Stichproben aus den über 600 anonymisierten Unternehmen in der TCO Datenbank) Der Vergleich der KPIs untereinander zeigt die Gewichtung von Verbesserungspotentialen auf * Active User: Early Watch Alert (Sektion Performance Indicators und Workload by Users ) zeigt die Zahl der Active Users auf (> 400 Dialogschritte pro Woche) 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 10

11 TCO Benchmark Kennzahlen und Analysen Sie beantworten ca 80 Fragen, wir liefern TCO Kennzahlen und Bewertungen Auszug aus den TCO Kennzahlen und deren Analyse Detailliertere Betrachtung im Vertiefungs-Workshop Thema Spend & Staffing Complexity Exexution Excellence Sourcing & Business-IT Alignment Typischer KPI SAP Support Spend (% of total SAP spend) SAP Support Cost per Active User Peer Group 1k-5k Users Top 25% Peer Group ALL Kundenbeispiel Average Average Top 25% No. of ERP Production Systems Total Number of Interfaces IT Incidents Resolved by Help Desk (in %) Number of IT Projects with Business Case as % of Total number of IT Projects Analyse Hohe SAP Support-Ausgaben = wenig Innovation durch SAP Lösungen (wenig Projekte) Eine wichtige Kennzahl; die Werte schwanken in einer Breite um ca. Faktor 4 Mehrere Produktionssysteme und instanzen = geringes Mass an harmonisierten Geschäftsprozessen, diversifiziertes Business Modell, Viele Schnittstellen = geringer Anteil der IT Ausgaben für SAP oder viele kleine Umsysteme Qualität des Knowledge Management je niedriger, desto mehr Arbeit für die Applikationsexperten (3 rd Level) Projekt Portfolio Mgmt mit sinnvoller Business Case Berechnung zahlt sich bei den Betriebskosten aus 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 11

12 Kostentreiber: Qualität der Service Definitionen Analyse-Erkenntnisse

13 Kostentreiber: Qualität der Service Definitionen Qualität von SLA / OLA sowie Service Katalog korrelieren mit TCO Kundenbeispiel für einen Auszug aus einem Service Katalog, mit Services für SAP Anwendungen Strategy Strategy Strategic Planning Operational Planning Project Planning Lifecycle Phases PLAN BUILD RUN Design Develop Test Go Live Operate IT Strategy & Architecture (Non-Billable) Upgrade and Maintain Optimize End User Computing Connectivity Communication Projects Support Other Services Services Offered Value & Transformation Management Services Solution Delivery Services Custom Development Training Services Support Services aligned to ITIL framework Other Services Merger & Acquisition Business Process Management Project / Program Management Enterprise Application Implementation Services (SAP + Non SAP, Analytics, Cloud Services, GRC*, POC**) Quality Assurance & Testing Services Custom Development and Maintenance Technical and End User Training Service Strategy Service Design Service Transition Infrastructure Management Support and System Operations Internal Corporate Services (Non-Billable) such as Marketing, Knowledge Mgmt and Capacity & Resource Planning SAP Education & Certification Services & Power User Community Service Operations Application Management Customer Surveys Contin. Improvem * GRC - Governance Risk and Compliance Services ** POC Proof of Concept Service IT Vendor Management 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 13

14 Kostentreiber: Qualität der Service Definitionen Analyse-Erkenntnisse Die Qualität der Service Definitionen hat starken Einfluss auf TCO mehr Incidents mehr Changes schwache Key User Fragen Welche Services leisten wir für das Business? Was liefern wir (CCoE) selbst? Was liefern externe Dienstleister? Wie werden all diese Leistungen gemessen? Welche Rollen sind wie beteiligt (RACI)? Die Verantwortung für die Service Definitionen hat das CCoE Kundenbeispiel: Auszug aus Service Katalog, mit Leistungsbeschreibung, wer liefert, welche Rollen sind beteiligt, (KPIs) Level 1 Service Cluster Value and Transformation Management Services Level 2 Level 3 Service Family Individual Services Business Process Management Services Business Process Assessment service Business Process Strategy & Design service Service Catalogue Master List Service Delivery RACI Lifecylce Phase Service Overview internal external R A C I Business Process Assessment provides a careful examination and evaluation of an organization's structure, workflow, procedures, practices, standards, Plan-Build-Run technology and documentation. The documentation is based on the standards for "business process house in ARIS" Plan Business process strategy design services assist the organization with the definition and development of an overarching business process application framework, at the highest level, and specific strategic initiatives, at the lowest level. The service offering includes Opportunity Assessment and Readiness Review. x x x Process Expert Process Architect Process Architect Process Owner Process Owner, ARIS Expert, Solution Architect Process Expert, GRC Manager Demand & Service Catalogue Mgr Demand & Service Catalogue Mgr 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 14

15 Kostentreiber: harmonisierte und standardisierte Geschäftsprozesse Template zur Governance der Geschäftsprozesse, Erfahrungen und Beispiel zur Kostenkontrolle

16 Kostentreiber: harmonisierte und standardisierte Geschäftsprozesse Template zur Governance der Geschäftsprozesse, Kundenbeispiel Ein Template beinhaltet Geschäftsprozesse und Unternehmensanforderungen, wiederverwendbare standardisierte Prozesse und IT Lösungen Vordefinierte Einstellungen für globale /divisionale / lokale / Geschäftsprozesse und Konfigurationen Ein Template kann aus mehreren verteilten Systemen und IT Lösungen bestehen Prozesshaus Stammdaten Verantwortungen & Rollen SAP Organisation Prozesshaus Organisation Templates für Geschäftsprozesse SAP Organisations Modell Geschäftsprozess Dokumentation Schulungsmaterialien Geschäftsprozess Applikationsanwendungen & Softwarerelease Customizing/Entwicklung Technische Architektur Applikationslandschaft System- und Mandantenstruktur 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 16

17 Kostentreiber: harmonisierte und standardisierte Geschäftsprozesse Mehrkosten bei geringer Harmonisierung und Standardisierung Business Template lokal lokal 2 Template 2 1 lokal 2 Höchste Effektivität für das Unternehmen als Ganzes (idealerweise für >80% des Unternehmens) Geringste Betriebskosten Lokale / divisionale Geschäftsprozesse Verursachen mindestens 2 Mal so hohe Betriebskosten wie die Template Prozesse* Eigenentwicklungen (y/z Programme) verursachen ungefähr Faktor 3 der Kosten einer Template Lösung im Standard* * SAP Analyseergebnisse der Benchmarks von SAP Systemlandschaften 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 17

18 Kostentreiber: harmonisierte und standardisierte Geschäftsprozesse Über die Zeit wachsende Betriebskosten bei ungenügender Governance lokal Template 80% lokal lokal lokal Template 60% lokal lokal lokal Template 40% lokal lokal Risiko Weniger harmonisierte Geschäftsprozesse Mehr y/z-programme Mehr lokale / divisionale Prozesse heute +3 Jahre +5 Jahre 1 ~1.5 ~2.5 Betriebskosten * SAP Analyseergebnisse der Benchmarks von SAP Systemlandschaften 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 18

19 Kostentreiber: harmonisierte und standardisierte Geschäftsprozesse Template Überwachung anhand der Change Requests, Kundenbeispiel Kundenbeispiel (ca User) Mangel and klaren Definitionen der Strukturen und Merkmale von Geschäftsprozessen Erster Schritt: Change Request Prozess 1. Template Überwachung anhand der Change Requests für Template und Local 2. Klare Qualifikationskriterien für Change Requests 3. Präzisierung von Rollen und Verantwortlichkeiten 4. KPIs zur kontinuierlichen Überwachung 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 19

20 Kostentreiber: harmonisierte und standardisierte Geschäftsprozesse Qualifikationskriterien für Change Requests, Kundenbeispiel Kundenbeispiel (ca User) Mangel and klaren Definitionen der Strukturen und Merkmale von Geschäftsprozessen Erster Schritt: Change Request Prozess 1. Template Überwachung anhand der Change Requests für Template und Local 2. Klare Qualifikationskriterien für Change Requests (nicht für Standard Changes) 3. Präzisierung von Rollen und Verantwortlichkeiten 4. KPIs zur kontinuierlichen Überwachung Type Size Business Case (for Enhancements) Minor Change Medium Change Project Change Major Project < 5 MD local change with value within 3 months is higher than implementation effort < 20 MD local change with value within 3 months is lower or equal than implementation effort 20 MD $ > $ New size definitions for minor & medium & project change Value within 6 months is higher than implementation effort Business Case criteria as defined by project portfolio management New criteria for minor & medium & project changes Complexity Only one functional area involved; or covering > 90% of change scope (one GPO may take the decision) More than one functional area involved (more than one GPO have to take the decision) More precise and quantifed criteria Risk no critical * business processes involved in the change scope critical * business processes involved in the change scope business processes are critical if there is a significant revenue loss or ost increase due to damaged or unavailable SAP functions 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 20

21 Kostentreiber: harmonisierte und standardisierte Geschäftsprozesse Präzisierung von Rollen und Verantwortlichkeiten, Kundenbeispiel Kundenbeispiel (ca User) Mangel and klaren Definitionen der Strukturen und Merkmale von Geschäftsprozessen Erster Schritt: Change Request Prozess 1. Template Überwachung anhand der Change Requests für Template und Local 2. Klare Qualifikationskriterien für Change Requests 3. Präzisierung von Rollen und Verantwortlichkeiten 4. KPIs zur kontinuierlichen Überwachung 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 21

22 Kostentreiber: harmonisierte und standardisierte Geschäftsprozesse KPIs zur kontinuierlichen Überwachung, Kundenbeispiel Kundenbeispiel (ca User) Mangel and klaren Definitionen der Strukturen und Merkmale von Geschäftsprozessen Erster Schritt: Change Request Prozess 1. Template Überwachung anhand der Change Requests für Template und Local 2. Klare Qualifikationskriterien für Change Requests 3. Präzisierung von Rollen und Verantwortlichkeiten 4. KPIs zur kontinuierlichen Überwachung KPIs für niedrigen TCO, wachsenden Businessnutzen, Exzellenz in Organisation und Governance Operations Excellence Incident Management Change Management Test Management Template Governance Harmonisierung Standardisierung Change Management (monatlich) Business Alignment Transaction Nutzung Aktive User Business Continuity Plan Power User Gemeinschaft IT Management Kostenmanagement Delivery Qualiät Anzahl der Changes pro 100 Active User % Korrekturen von Change Requests Anzahl der Transports for implementierte Changes 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 22

23 Für die Zukunft aufstellen Wo steht mein CCoE? 6 Klare Fakten schaffen Der TCO Benchmark liefert klare Kennzahlen über den eigenen Betrieb Das CCoE Assessment ergänzt das Bild mit Informationen zur gesamten Pyramide 1 0 Bus ines s-it Alignment Value IT Complexity IT Operations IT Service Technology Management Management E xcellen ce Management Adoption Processes Excellence Excellence TOP 25% Average Customer Coverage Customer Importance IT Organization Excellence IT Sourcing Analysieren und Prioritäten setzen Wo sind die Verbesserungspotentiale unter den Rahmenbedingungen des Unternehmens Was geht einfach umzusetzen und zeigt Wirkung für möglichst viele SAP Best Practice Bausteine umsetzen Die TCO Benchmark Ergebnisse untermauern den Business Case Management Unterstützung einholen SAP Best Practices als Vorlage verwenden und pragmatisch Schritt für Schritt umsetzen Messen und Korrigieren 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 23

24 Für die Zukunft aufstellen Die perfekte Welt anstreben Die perfekte Welt gibt es nicht aber man kann versuchen ihr so nahe wie möglich zu kommen IT Capability Framework IT Strategy IT Governance IT Architecture IT Processes & Functions IT Organization & Workforce Die perfekte Welt Business & IT Strategie werden regelmässig aufeinander agbestimmt Gemeinsames zentrales Projekt Portfolio Management, einheitlicher Prozess und Regeln für die Entscheidungsfindung IT in der reifen Rolle des Business Partner IT Dienstleister Portfolio Management IT Service Katalog, SLAs und OLAs sind in Gebrauch und werden bei neuen Anforderungen angepasst IT Kosten werden nach Verursacher / Auftraggeber umgelegt, für Projekte und Betrieb Klare Entscheidungskriterien und Governence Strukturen für Projekte und Betrieb KPIs zur Steuerung und Optimierung GRC Prozesse zur Risiko-Steuerung und Governance von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen Single Client Ansatz für die SAP Lösungen Architektur mit Veto-Recht für die Wahrung von Template, Standards und Strategie Einfache Architektur, wenig Software Tools zur betrieblichen Steuerung Zentrales Hardware Rechenzentrum Standardisierte (Hybrid) Stammdaten-Governance Das Mass der harmonisierten Geschäftsprozesse passt zur Business Strategie Template Ansatz für die Governance der harmonisierten Geschäftsprozesse Verwendung von Standards (ITIL, Cobit) und SAP Best Practices Zentraler HelpDesk und Knowledge Management Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten für Business und IT Geschäftsprozess- und Applikationssupport nahe beim Business, virtuelle Organisation Follow the Sun Support Key User Community / Akademie Business Satisfaction Surveys 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 24

25 Zusammenfassung 7 Punkte zum Mitnehmen 1. SAP hat ein grosses Interesse, dass die Betriebskosten unserer Anwendungen niedrig sind 2. Keine Angst vor TCO Benchmarking. Wie jeder Benchmark müssen die Zahlen richtig interpretiert werden 3. SAP TCO Benchmark und das Capability Framework stellen dies sicher 4. SAP Best Practice ist kein Schlagwort, sondern eine Sammlung von konkreten Vorlagen für alle CCoE Themen 5. SAP Best Practice führt schnell und pragmatisch zu messbaren Verbesserungen 6. CCoE ist IT und Business 7. Nur ein Business Partner erreicht niedrige Werte für TCO 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 25

26 Mehr Informationen Link zu wichtigen Websites: https://valuemanagement.sap.com/# Informationen über den TCO Benchmark und viele andere SAP Benchmarks Weitere Informationen zu den aufgezeigten Themen über den Referenten Thomas Bromma durch die Teilnahme an einem ½-tägigen Vertiefungsworkshop 2014 SAP AG. All rights reserved. Public 26

27 Kontakte: Contact information: Thomas Bromma Principal Business Transformation Consultant Address Phone number

28 Fragen?

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

30 2014 SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen nicht gestattet. SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG (oder von einem SAP-Konzernunternehmen) in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Weitere Hinweise und Informationen zum Markenrecht finden Sie unter Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Softwarekomponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vorliegenden Unterlagen werden von der SAP AG oder einem SAP-Konzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Die SAP AG oder ihre Konzernunternehmen übernehmen keinerlei Haftung oder Gewährleistung für Fehler oder Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Die SAP AG oder ein SAP-Konzernunternehmen steht lediglich für Produkte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Produkte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Informationen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren. Insbesondere sind die SAP AG oder ihre Konzernunternehmen in keiner Weise verpflichtet, in dieser Publikation oder einer zugehörigen Präsentation dargestellte Geschäftsabläufe zu verfolgen oder hierin wiedergegebene Funktionen zu entwickeln oder zu veröffentlichen. Diese Publikation oder eine zugehörige Präsentation, die Strategie und etwaige künftige Entwicklungen, Produkte und/oder Plattformen der SAP AG oder ihrer Konzernunternehmen können von der SAP AG oder ihren Konzernunternehmen jederzeit und ohne Angabe von Gründen unangekündigt geändert werden. Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen stellen keine Zusage, kein Versprechen und keine rechtliche Verpflichtung zur Lieferung von Material, Code oder Funktionen dar. Sämtliche vorausschauenden Aussagen unterliegen unterschiedlichen Risiken und Unsicherheiten, durch die die tatsächlichen Ergebnisse von den Erwartungen abweichen können. Die vorausschauenden Aussagen geben die Sicht zu dem Zeitpunkt wieder, zu dem sie getätigt wurden. Dem Leser wird empfohlen, diesen Aussagen kein übertriebenes Vertrauen zu schenken und sich bei Kaufentscheidungen nicht auf sie zu stützen SAP AG. All rights reserved. Public 30

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