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Transkript

1 WAREN BESCHAFFEN 6

2 Warenbeschaffen Lernsituation Die Auszubildenden Britta Krombach, Robin Labitzke, Anja Maibaum und Lars Panning sollen während ihrer Ausbildung in der Filiale Schönstadt der Ambiente Warenhaus AG auch Kenntnisse und Fähigkeiten imeinkauf erwerben. Deshalb werden sie zu Beginn ihres zweiten Ausbildungsjahres zwei Monate im Funktionsbereich Beschaffung der Filiale Schönstadt eingesetzt. Nachdem ihnen der Leiter des Funktionsbereichs Beschaffung, Herr Otte, einen Überblick über die Tätigkeiten im Beschaffungsbereich gegeben hat, beauftragt er Britta Krombach, Robin Labitzke, Anja Maibaum und Lars Panning, auf der Grundlage der folgenden Daten aus dem Warenwirtschaftssystem der AmbienteWarenhaus AG dienotwendigen Nachbestellungenvon Waren vorzunehmen. VersetzenSie sich in dierolle vonbrittakrombach, RobinLabitzke,Anja Maibaum oder Lars Panning. 1. Wählen Sie auf der Grundlage der oben abgebildeten Informationen aus dem Warenwirtschaftssystem der Ambiente Warenhaus AG die Artikel aus, die nachbestellt werden sollten. 2. Beschreiben Sie die notwendigen Schritte, die zur Nachbestellung dieser Artikel erforderlich sind. Stellen Sie den Beschaffungsprozess ineiner Übersicht dar

3 3. Wählen Sie die günstigste Bezugsquelle des Artikels Puppe Anya anhand des Artikelstamms des Warenwirtschaftssystemsder AmbienteWarenhaus AG aus. 4. Fordern Sie ein zusätzliches Angebot zum Artikel Puppe Anya von einem neuen Lieferer an. Dem Branchenadressbuch entnehmen Sie folgende Bezugsquelle: Gebhard&Co. Am Waldhof Bielefeld Formulieren Sie eine schriftlicheanfrage an Gebhard &Co. 5. Aufgrund Ihrer Anfrage schickt Ihnen Gebhard &Co. das nebenstehende Angebot. Vergleichen Sie dieses Angebot mit den Bezugsquellen aus dem Artikelstamm des Warenwirtschaftssystems der Ambiente Warenhaus AG und wählen Sie den günstigsten Liefereraus. 6. Bestellen Sie 200 Stück der Puppe Anya bei dem günstigsten Lieferer. Erstellen Sie einen Entwurf für das Bestellschreiben. Gebhard &Co. Am Waldhof Bielefeld Ambiente Warenhaus AG Groner Straße Schönstadt Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom Unser Zeichen, unsere Nachricht vom Telefon, Name Datum b-k de-ge Angebot Puppe Anya Sehr geehrte Damen und Herren, wir danken für Ihre Anfrage. Den Artikel Puppe Anya können wir Ihnen zu einem besonders günstigen Preis anbieten: Bestell-Nr Puppe Anya zum Preis von 21,30 einschließlich Verpackung. Bei Abnahme von mindestens 100 Stück gewähren wir Ihnen einen Mengenrabatt von 15 %. Bei unserer Lieferung ab Lager Bielefeld stellen wir Ihnen pro Puppe 0,10 Transportkosten in Rechnung. Ihre Zahlung erbitten wir innerhalb von 14 Tagen abzüglich 3%Skonto oder innerhalb von 30 Tagen netto Kasse. Wir freuen uns auf Ihren Auftrag. Mit freundlichen Grüßen Gebhard &Co. i. V. Möbius Möbius

4 KAPITEL 1 Wir führen eine Beschaffungsplanung durch LERNFELD 6 Die Geschäftsführung hat mit den Abteilungsleitern die Planzahlen fürdie Umsätzefestgelegt. Anschließend wird die Einkaufsabteilung beauftragt, die Beschaffungsplanung für das nächste Quartal vorzunehmen. 1. Stellen Siefest, a) welche Bereiche diebeschaffungsplanungumfasst, b) wasimrahmender Beschaffungsplanungbedacht werden muss. 2. Begründen Siedie Bedeutung deseinkaufsfürdie Gewinnsituation. INFORMATION Im Rahmen der Beschaffungsplanung geht es für den Einzelhändler darum, die richtige Ware inder geforderten Menge und Qualität zum richtigen Zeitpunkt und zum günstigsten Preis beim richtigen Lieferer einzukaufen. In diesem Zusammenhang sind zwei Arten von Informationen füreinkaufsentscheidungen vonbedeutung: Bedarfsinformationen, aus denen der Einzelhändler Art, Mengeund Zeit deseinkaufsermittelt, Informationen, diedie Auswahldes günstigsten Lieferers ermöglichen. Bedarfsermittlung Die Feststellung des Bedarfs ist im Einzelhandel die erste Voraussetzung füreinen rationellen Einkauf. Der Bedarf ist die Warenmenge, die in angemessener Zeit durch den Einzelhandelsbetrieb voraussichtlich verkauft werden kann. Auch heute geschieht die Bedarfsfeststellung noch oft mit dem berühmten Fingerspitzengefühl. Das kann richtig sein, erweist sich jedoch häufig als völlig irreführend.daher werden in vielen Einzelhandelsbetrieben Einund Verkaufsstatistiken geführt, aus denen der Einkäufer beträchtliche Schlüsse hinsichtlich der Entwicklung des Bedarfs ziehen kann.in diesem Zusammenhang wird der Einzelhändler durch Computerprogramme sogenannte EDV-gestützte Warenwirtschaftssysteme unterstützt. Die EDV-gestützten Warenwirtschaftssysteme ermöglichen z. B. eine Verkaufsdatenanalyse, mit der der zukünftige Bedarf ermitteltwerden kann. Sortimentsplanung (WAS?) Zunächst einmal muss der Einzelhändler festlegen, welche Waren überhaupt geführt werden sollen. Erwird versuchen, solche Artikel imrahmen seines Verkaufsprogramms zusammenzustellen, die der Kunde erwartet. Dadurchkommt es zursortimentsbildung. DEFINITION Das Sortiment ist die Summe der Waren und Dienstleistungen, dieein Handelsbetrieb seinen Kunden anbietet. Bei der Überlegung, was eingekauft werden soll, werden also Artikel nach Art und Qualität ausgesucht. Dabei müssen die Erfahrungen der Vergangenheit beachtet werden.kundenwünscheoder Verkaufserfolge eines Mitbewerbers mit einem bestimmten Artikel können dazu führen, dass der Einzelhändler ein neues Produkt insein Sortiment aufnehmen möchte. Aber auch Zukunftserwartungen müssen berücksichtigt werden. Hilfen hierzu bieten z.b.marktuntersuchungen und Berichte von Außendienstmitarbeiternund Vertretern. SchonbeimEinkauf der Warensollteman an den Absatz denken. Obwohl er zeitlich der Beschaffung der Waren folgt, ist er als Endziel das bestimmende Element. Es dürfen nur solche Waren eingekauft werden, die sich auch absetzen lassen

5 Mengenplanung (WIE VIEL?) Beider Mengenplanungwirdentschieden,wie vieleingekauft werden soll. Die exakte Schätzung des Bedarfsumfangs ist schwierig. Ziel der Mengenplanung ist die Ermittlung der kostengünstigsten Bestellmenge (optimale Bestellmenge). Der Einzelhändler steht bei der Feststellung von Beschaffungsmengen vor zwei grundsätzlichen Möglichkeiten. Er beschafft: großemengeningroßen Zeitabständen, kleine Mengen in kleinen Zeitabständen. Zwischen diesen beiden extremen Wahlmöglichkeiten hat der Einkäufer eine Fülle von weiteren Möglichkeiten. Zur Bestimmung der optimalen Bestellmenge muss er dieauswirkungender verschiedenen möglichenbeschaffungsmengenauf diehöhe der Kosten untersuchen. DabeisindzweiKostenarten zu unterscheiden: Beschaffungskosten: Sie fallen z.b. für das Einholen des Angebots, das Schreiben der Bestellung oder die Wareneingangs- oder Rechnungsprüfung an. Mit zunehmender Bestellmenge werden die Beschaffungskosten je Wareneinheit geringer. Wird nur einmal innerhalb eines bestimmten Zeitraums bestellt, muss beispielsweise auch nur einmal eine Bestellung geschrieben werden. Bei größeren Bestellungen können außerdem mögliche Mengenrabatte inanspruch genommen werden. Lagerkosten: Sie nehmen bei einer Erhöhung der Beschaffungsmenge zu. Je mehr Ware bestellt und auf Lager genommen wird, desto mehr fallen z.b. Personalkosten fürimlager beschäftigte Personen an. Diese Kostenarten verlaufen also bei unterschiedlichen Beschaffungsmengen entgegengesetzt. Die Aufgabe der Mengenplanung besteht nun darin, die Beschaffungsmenge zu bestimmen, für die die Summe aus Beschaffungs- und Lagerhaltungskosten möglichst gering ist. Beider optimalen Bestellmenge bilden diesinkenden Bestellkosten und die steigenden Lagerhaltungskosten zusammen einminimum der Gesamtkosten. Bestellkosten Gebühren (z.b.porto,telefon, Fax) Material (z.b.umschläge,briefpapier, Druckerpatronen) Personal (z.b.buchhaltungspersonal, Schreibkräfte) Lagerkosten Energiekosten (z.b.strom,heizung, Licht) Gebäude Personal (z.b.mitarbeiter im Lager) Warenpflege niedrige Bestellkosten Wird selten,aber in großenmengenbestellt hohe Lagerkosten hohe Bestellkosten Wird oft, aber in kleinenmengenbestellt niedrige Lagerkosten BEISPIEL In einem Einzelhandelsbetrieb betragen die Beschaffungskosten 35,00 je Bestellung, unabhängig davon, wie viel bestellt wird.an Lagerkosten fallen 0,25 je Stück an.es sollen innerhalb einesbestimmten Zeitraumes 1000 Stück eines Artikels bestellt werden. Anzahl derbestellungen Bestellmenge Lagerhaltungskostenin Bestellkostenin Gesamtkosten in ,00 125,00 83,25 62,50 50,00 35,00 70,00 105,00 140,00 175,00 DieoptimaleBestellmengeliegt bei 333 Stück.Dortentstehen Gesamtkostenvon nur 188, ,00 195,00 188,25 202,50 225,

6 Kosten in Ermittlung der optimalen Bestellmenge 400,00 350,00 300,00 250,00 200,00 150,00 100,00 50,00 0, optimale Bestellmenge Bestellkosten Lagerkosten Gesamtkosten Die optimale Bestellmenge liegt bei 333 Stück. Hier sind die Gesamtkosten mit nur 188,25 am niedrigsten. Bestellmenge DieHöhe der Bestellmenge istjedochnochvon weiteren Rahmenbedingungen abhängig: WirtschaftlicheLage: Istaufgrundkonjunktureller Entwicklungen eine Verknappung von Artikeln zuerwarten, sollte der Einzelhändler sich mit größeren Mengenzueinem noch niedrigerenpreis eindecken. Preis: Auf Märkten, die Preisschwankungen unterliegen, sollten bei niedrigen Preisen größere Mengen eingekauft werden. Umsatz: Beider Festlegung der Bestellmenge istauch vomzuerwartenden Absatz auszugehen. Bei der Planung der Einkaufsmenge kann auch die Limitrechnung angewandt werden. Sie ist ein Instrument, um die Finanzverhältnisse des Betriebs zu kontrollieren und in Ordnung zu halten. Der Einkauf wird dadurch planbar und überprüfbar. Ein Limit gibt an, für wie viel Euro in einem bestimmten Zeitabschnitt Waren einer Warengruppe eingekauft werden dürfen. Diese Einkaufsgrenze sollte nicht überschritten werden. BEISPIEL Ein Textileinzelhändler führt mit einem EDV-gestützten Warenwirtschaftssystem eine Limitrechnung füreine bestimmtewarengruppe durch. Limitrechnung (Plan) Haus 1 Abt. 1 WGR 1 Plansaison Jahr 1 Umsatz./. erzieltekalk. = PlanumsatzEK : Umschlag = Durchschn.-Lager = Saisonlimit./. Limitreserve = freieslimit./. Ist-Bestellungen = Restlimit./. Freigabe 16. Nov. = Restlimit neu 50,0 % 5,0 10,0 % , , , , , , , , , , ,00 Plan/Ist-Vergleich? JJ/N Speichern Planzahlen? J J/N Umsatzkontrolle? J/N Der Einzelhändler strebt aufgrund früherer Umsatzzahlen für die Warengruppe innerhalb des Planungszeitraumes einen Umsatz von ,00 an. Er hofft einen Kalkulationsabschlag (erzielte Kalkulation) von 50 % durchsetzen zu können: Der Bruttogewinn soll also ,00 betragen. Für den Wareneinsatz (Planumsatz zu Einstandspreisen) müssen daher ,00 eingeplant werden.als Saisonlimit ergibt sich der Betrag von ,00.Das ist der Gesamtbetrag, der im Planungszeitraum ausgegeben werden darf. Das Saisonlimit wird aufgeteilt in die Limitreserve und das freielimit.die Limitreserve wird in der Regelals Prozentsatzausgedrückt (10 %=5.000,00 ) und ist fürsonderfälle wie z.b. Sonderangebote oder kurzfristige Nachbestellungen vorgesehen. Das freie Limit (45.000,00 ) ist der Betrag, für den im Rahmen vorhersehbarer Bestellungen eingekauft werden darf. Vom freien Limitwirdder bisherigeauftragswert(ist-bestellung=35.537,00 ) abgezogen. Der für Bestellungen noch offene Betrag von 9.463,00 ist das sogenannte Restlimit. In diesem vereinfachten Beispiel bestellt der Einzelhändler Waren für 2.000,00,sodass sich ein neues Restlimit von 7.463,00 ergibt

7 Zeitplanung (WANN?) Hat man die Bestellmenge annäherndermittelt,so tritt für den Einkäufer das nächste Problem auf: Wann soll eingekauft werden? Bei der Zeitplanung geht es um den richtigen Zeitpunkt der Bestellung. Der Einzelhändler muss seine Waren so rechtzeitig einkaufen, dass sie zum Verkaufstermin vorhanden sind. Bei Nachbestellungen muss beachtet werden,dassdie Ware im Verkaufnicht ausgeht. Um dies zu erreichen, werden entweder das Bestellrhythmusverfahren oder das Bestellpunktverfahren angewandt. Beim Bestellrhythmusverfahren wird nach Ablauf von bestimmten Zeitabständen (Tage, Wochen, Monate oder Quartale) überprüft, obsich noch ausreichend Artikel auf Lager befinden. Die Kontrolle, ob nachbestellt werden muss, wird also nicht bei jeder Entnahme von Ware durchgeführt, sondern nur zu bestimmten, vorgegebenen Zeitpunkten. Dieses Verfahren wird durch den Zeitfaktor gesteuert. Dashäufiger angewandte Bestellpunktverfahren dagegen wird durch Verbrauchsmengen gesteuert.eine Bestellung wird jedes Mal ausgelöst, wenn der Lagerbestand des Artikels nicht mehr ausreicht,um den während der Beschaffungszeit zu erwartenden Bedarf zu decken. Dazu sind Bestandsprüfungen nach jedem Lagerabgang nötig (vgl. Kap. 7.8). Dies erfordert einen hohen Aufwand, der aber durchden Einsatz vonedv-anlagen undentsprechenden Programmen automatisch bewältigtwerden kann. DerZeitpunkt füreinebestellunghängtweiterhin ab von der Beschaffungsdauer: Ist die Ware einen Tag später da,kann manjeden Tagnachbestellen; derlagerfähigkeitder Waren: Artikel, die nicht lange gelagertwerden können,müssenhäufigbestelltwerden; der Preisentwicklung aufdem Markt; der Umsatzgeschwindigkeit. Bezugsquellenermittlung (WO?) Der Auswahl der Lieferer muss besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Von ihr hängt nämlich ganz entscheidend die Kostensituation des Einzelhandelsbetriebs ab. Grundsätzlich sollte der Einzelhändler dort einkaufen, wo es am günstigsten ist(vgl. Kap. 6.2). AUFGABEN 1. Welches Ziel haben die Beschaffungstätigkeiten in einemeinzelhandelsbetrieb? 2. Welche Maßnahmenmüssen beider Einkaufsvorbereitunggetroffen werden? 3. Wie wirkt sich eine Erhöhung der Bestellmenge aufdie Beschaffungs-oder Lagerkostenaus? Stück eines Artikels sollen bestellt werden. Die Lagerhaltungskosten betragen pro Stück 0,75, die Beschaffungskosten pro Bestellung 40,00. Ermitteln Sie die optimale Bestellmenge rechnerischund grafisch. 5. In einem Einzelhandelsunternehmen betragen die Beschaffungskosten 135,00 je Bestellung, unabhängig davon, wie viel bestellt wird. An Lagerkosten fallen 25 %des Wertes der eingelagerten Ware an. Es sollen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes Stück eines Artikels zum Einstandspreis von 3,00 bestellt werden. Wiehochist dieoptimalebestellmenge? 6. Warum werden für den Einkauf von Artikeln häufiglimitsfestgesetzt? 7. Ein Einzelhändler strebt in einer Warengruppe einen Umsatz von ,00 an. Ermöchte einen Kalkulationsabschlag von 40 %durchsetzen. AlsLimitreserve planter20%ein. Wie hoch ist das Restlimit, wenn für45.000,00 schonbestellungenvorliegen? 8. Wodurchunterscheiden sich Bestellrhythmusverfahren undbestellpunktverfahren? 9. Die Ambiente Warenhaus AG verkauft von einem ArtikelimJahr Stück.Die Bestellkostenbetragen 250,00 pro Bestellung, die Lagerkosten 1,00.Die maximale Bestellanzahlbeträgt 15. BerechnenSie dieoptimalelagermenge

8 10. Die Ambiente Warenhaus AG plant ineiner Warengruppe einen Umsatz von ,00. Sie erzielt einen Kalkulationsabschlag von 50 %(d. h., diewarewurdezu50%des Umsatzwerteseingekauft). Geplant wird mit einer Limitreserve von 20 %. Bisheute wurdefür Ware bestellt. ErmittelnSie a) dassaisonlimit, b) dielimitreserve, c) dasfreie Limit, d) dasrestlimit. AKTIONEN 1. Erstellen Sie mit Excel fürdrei typische Artikel IhresAusbildungssortimentseine Warendatei. 2. a) Legen Sie eine Excel-Tabellenkalkulation an, mit der Sie die optimale Bestellmenge berechnenkönnen. b) Lösen Sie zur Kontrolle mithilfe der Excel-Tabelledie folgendeaufgabe: Für eine bestimmte Warengruppe sollen 200 Stück bestellt werden. Die Lagerhaltungskosten betragen pro Stück 0,80, die Beschaffungskosten pro Bestellung 50,00. Wie hoch istdie optimale Bestellmenge? c) Stellen Sie die Berechnung der optimalen Bestellmenge mithilfe vonexcel grafisch dar. 3. Anja Maibaum soll mit dem Warenwirtschaftssystem als Hilfsmittel das Restlimit einer Warengruppe berechnen. Angestrebt wird ein Umsatz von ,00. Die Ambiente Warenhaus AG möchte bei dieser Warengruppe einenkalkulationsabschlag von 50 %erreichen.als Limitreserve sind 15 %eingeplant. Berechnen Sie mithilfe Ihres Warenwirtschaftssystems (CD Band 1) das Restlimit, wenn schon für ,00 Bestellungenvorliegen. 4. Lars Panning bekommt den Auftrag, für einen Artikel die optimale Bestellmenge mithilfe des Warenwirtschaftssystems (CD Band 1) zu berechnen. FürdiesenArtikel betragendie Bestellkosten 50,00 je Bestellung. Pro Artikel fallen Lagerkostenvon 50 Cent an.insgesamtsollen 4000 Stück bestellt werden. Berechnen Sie mithilfe des Warenwirtschaftssystems die optimale Bestellmenge (maximale Anzahl der Bestellungen: 10 properiode). 5. a) Weihnachten stehtvor der Tür. Aufgrund einer großen Werbekampagne des Herstellers wird das Lego-Set Autobahn stark nachgefragt. 450 Stück werden in der Weihnachtszeit verkauft. Führen Sieden Verkaufsvorgangdurch. b) Robin Labitzke schaut sich die Bestellvorschläge des Warenwirtschaftssystems (CD Band 1)an, um späterzusammen mitdem ihn gerade ausbildenden Disponenten fundierte Bestellentscheidungen treffenzukönnen. Ermitteln Sie mithilfe des Programms, bei welchen Artikeln das Programm welche Bestellmengen vorschlägt. ZUSAMMENFASSUNG Beschaffungsplanung Sortimentsplanung Mengenplanung Zeitplanung Bezugsquellenermittlung Wassolleingekauft werden? Wievielsolleingekauftwerden? Wann soll eingekauftwerden? Wo soll eingekauft werden?