Bedienerhandbuch Angebots-Öffnungsassistent

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1 Bedienerhandbuch Angebots-Öffnungsassistent Version

2 Inhaltsverzeichnis Bedienerhandbuch Angebots-Öffnungsassistent 1 Einleitung Installation e-vergabe-home-variable setzen Konfiguration nach dem ersten Aufruf Konfiguration des OefA Grundlagen der Benutzung Aufruf des OefA Allgemeine Bildschirmelemente Grundsätzlicher Aufbau der Maske Menüstruktur Dateiformate Beenden des OefA Anmelden an der Vergabeplattform Vorbereitung VOB-Submission Namensliste laden Angebote vorzeitig herunterladen Namenslisten und Angebote gleichzeitig herunterladen Angebotsöffnung / Submission eines Verfahrens Herunterladen und Entschlüsseln der Angebote Erstellen der Bieterliste (Öffnungsniederschrift / Submissionsniederschrift) und der Protokolldatei für die Angebotsöffnung Prüfung der Bieterliste und der Protokolldatei Signierung der Bieterliste Fertigstellen der Angebotsöffnung Öffnung Abbrechen Exportieren von Angeboten Teilnahmeanträge öffnen Version 5.7 Datei: Seite I

3 Bedienerhandbuch Angebots-Öffnungsassistent 8 Hilfe und Info Glossar Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis Version 5.7 Datei: Seite II

4 1 Einleitung Der Öffnungs-Assistent (OefA) ist eine Komponente der e-vergabeplattform und soll Ihnen als Unterstützung im Prozess der Angebotsöffnung / Submission dienen. Der OefA hat im Einzelnen folgende Funktionalitäten: Vorbereitung VOB-Submission Herunterladen der verschlüsselten Angebote von der Vergabeplattform Bereitstellung der Angebote für die lokale Angebotsöffnung Öffnung der Angebote Öffnung von Teilnahmeanträgen Übertragung der Bieterdaten auf die e-vergabeplattform Export der Bieterliste (Angebotsniederschrift / Submissionsniederschrift) Export der Angebote. Die Vorbereitung zur VOB-Submission und die Angebotsöffnung bzw. Submission selber findet in der Vergabestelle an einem speziellen Angebotsöffnungsrechner statt. Dieser PC sollte in einem zugangsgesicherten Angebotsöffnungsraum stehen. Dieses Bedienerhandbuch gliedert sich in 9 Kapitel. Im Kapitel 2 wird die Installation des OefA beschrieben. Kapitel 3 erläutert die Grundlagen der Benutzung, die für den Umgang mit dem OefA von Interesse sind. Alle wichtigen Informationen rund um das Thema Vorbereitung VOB- Submission finden Sie im Kapitel 4. Die Angebotsöffnung wird im Kapitel 5 Schritt für Schritt erklärt. Kapitel 6 widmet sich dem Export von Angeboten. Im Kapitel 7 wird die Öffnung von Teilnahmeanträgen beschrieben. Die Online-Hilfe und Angaben zur verwendeten Version des OefA entnehmen Sie dem Kapitel 8. Den Abschluss dieses Handbuches bildet das Glossar in Kapitel 9. Version 5.7 Seite 1

5 2 Installation Die Nutzung des OefA Client erfordert das Oracle Java Runtime Environment (JRE) in Version 7 oder neuer. Die aktuelle Java Runtime Version kann von unserer Online-Präsenz unter dem Menüpunkt [Vergabestellen] heruntergeladen werden. Das JRE enthält das Java Web Start Programm, welches für die Ausführung des OefA Client verwendet wird. Die Einbindung der Signaturkarten erfolgt über die Software SecSigner des Herstellers SecCommerce. Weitergehende Informationen über die unterstützten Signaturkarten und Kartenleser finden sich unter Der SecSigner ist im OefA Client enthalten und muss nicht vom Benutzer installiert werden. Für die Kommunikation mit den Kartenlesegeräten werden plattform-spezifische Bibliotheken, zum Beispiel DLL-Dateien im Falle von Windows, eingesetzt. Für den erfolgreichen Ablauf der Software muss eine Ablage und Ausführung dieser Dateien erlaubt sein. Da die lokale Sicherung benutzerspezifischer Daten in das jeweilige Home-Verzeichnis des ausführenden Nutzers erfolgt, sind entsprechende Schreibrechte notwendig. Eine ausführliche Übersicht aller Nutzungsbedingungen finden Sie auf unserer Online-Präsenz unter unter dem Menüpunkt [Vergabestellen]. HINWEIS: Beim Starten des Installationsvorgangs des OefA wird automatisch Java Web Start initiiert, welches die Anwendung herunterlädt, im Speicher hält und ausführt. Hierbei ist zu beachten, dass in Abhängigkeit von der installierten Java-Version und vom Betriebssystem die Hinweisdialoge beim Herunterladen des OefA unterschiedlich in der Darstellung sein können; die Installation wird allerdings hierdurch nicht beeinflusst. Beim Starten der Installation erscheint das in Abbildung 1 dargestellte Installationsfenster Version 5.7 Seite 2

6 Abbildung 1: Installationsfenster Da der OefA auf die Ressourcen des Clients zugreifen muss - ihm muss also der Zugriff auf das Dateisystem und ein Kartenlesegerät gewährt werden -, erscheint als nächstes eine Sicherheitswarnung (Abbildung 2). Um den OefA zu installieren, müssen Sie in diesem Dialog die [Ausführen]-Schaltfläche betätigen. Abbildung 2: Java Web Start Sicherheitswarnung Zur Sicherstellung der Quelle des Programms ist dieses mit einem Zertifikat versehen. Weitere Informationen über das Zertifikat erhalten Sie durch das Betätigen der [Weitere Informationen]- Schaltfläche (Abbildung 3). Version 5.7 Seite 3

7 Abbildung 3: Weitere Informationen Über die Schaltfläche [Zertifikatsdetails] gelangen Sie zu den Detailinformationen des Zertifikates (Abbildung 4). Abbildung 4: Zertifikatsinformationen Im Anschluss an die Sicherheitswarnung werden auf Ihrem Rechner Dateien installiert, die für den Kartenzugriff notwendig sind. Bitte bestätigen Sie dafür die folgende Sicherheitswarnung (Abbildung 5) mit [OK]. Version 5.7 Seite 4

8 Abbildung 5: Sicherheitswarnung Wurde die Installation der erforderlichen Komponenten durchgeführt, werden Sie mit folgendem Dialog (Abbildung 6) darüber informiert. Über die Schaltfläche [Vorgang beenden] kann der Installationsvorgang beendet werden und der OefA-Client muss neu gestartet werden. Abbildung 6: Installation beendet 2.1 e-vergabe-home-variable setzen Beispiel: [C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername> \evergabe\ Sobald Sie den OefA installieren, wird auf Ihrem PC ein Arbeitsverzeichnis für die e-vergabe unter dem Pfad [C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\evergabe] angelegt. Relativ zu diesem [e-vergabe-home-verzeichnis] wird das [OefA-Home- Verzeichnis] angelegt: <[e-vergabe-home-verzeichnis]>\<url der Plattform>\oefa Den Pfad für das [e-vergabe-home-verzeichnis] können Sie jederzeit ändern, indem Sie die Umgebungsvariable [evergabe_home] festlegen. Version 5.7 Seite 5

9 Setzen der Home-Variable am Beispiel Windows XP Legen Sie als erstes ein Verzeichnis mit dem gewünschten Pfad an und kopieren Sie diesen Pfad in die Zwischenablage. Schließen Sie als nächstes alle Programme und rufen Sie die folgende Funktion auf: [Systemsteuerung>System>Erweitert>Umgebungsvariablen] Abbildung 7: Umgebungsvariablen Betätigen Sie die Schaltfläche [Neu] im Bereich [Benutzervariablen für ], geben Sie als [Name der Variablen] den Wert [evergabe_home] (ohne die umgebenden eckigen Klammern) ein und fügen Sie den kopierten Pfad zum gewünschten Arbeitsverzeichnis als [Wert der Variablen] ein; alternativ ist natürlich eine manuelle Eingabe des Pfades möglich. Version 5.7 Seite 6

10 Abbildung 8: Neue Benutzervariable Wenn Sie anschließend Ihre Eingaben mit [OK] bestätigen, ist die e-vergabe-home-variable somit gesetzt. Beim nächsten Aufruf des OBA-Light wird das Verzeichnis mit dem eingegebenen Pfad als Arbeitsverzeichnis benutzt. Analog zur beschriebenen Vorgehensweise kann die e-vergabe-home-variable mit Hilfe der Schaltflächen [Bearbeiten] bzw. [Löschen] (vgl. Abbildung 7) geändert oder wieder entfernt werden. HINWEIS: Wie Sie die Umgebungsvariable bei anderen Betriebssystemen festlegen bzw. ändern können, entnehmen Sie bitte den entsprechenden Handbüchern. HINWEIS: Bei der nächsten Anmeldung am System verhält sich die Anwendung wie bei der ersten Anmeldung am System. Sie müssen daher die SSL-Client-Zertifikate erneut einspielen. 2.2 Konfiguration nach dem ersten Aufruf Nach dem ersten Aufruf des OefA sollten Sie die Vorgabewerte der Konfiguration prüfen. Dazu rufen Sie bitte den Menüaufruf [Datei > Konfiguration] auf. In den meisten Fällen sind die Vorgabe-Einstellungen ausreichend für die Nutzung des OefA, bitte überprüfen Sie aber dennoch die Einstellungen. 2.3 Konfiguration des OefA Um sich die aktuelle, benutzerspezifische Konfiguration des OefA anzeigen zulassen und ändern zu können, müssen Sie den Menüaufruf [Datei > Konfiguration] ausführen. Nach dem Aufruf erscheint der in Abbildung 9 dargestellte Dialog im Arbeitsbereich. Innerhalb dieses Dialoges können Sie die Einstellungen ändern. Es ist zu beachten, dass diese Konfigurationsdaten sich auf den OefA als Ganzes und nicht auf ein einzelnes Vergabeverfahren beziehen. Version 5.7 Seite 7

11 Abbildung 9: Konfiguration des OefA SSL-Client-Zertifikat: Falls Sie für den Zugang das Protokoll "https" benutzen wollen, wird ein lokal gespeichertes SSL-Client-Zertifikat benötigt. Die Konfiguration ist über die [Ändern]- Schaltfläche möglich. Dabei müssen Sie beachten, dass Sie den Datenspeicher der Admin-Clients verwenden. Wenn Sie in einer Vergabestelle arbeiten, in der es keinen eigenen Öffnungsrechner gibt, ist im Konfigurationsdialog bereits ein Zertifikat konfiguriert und wird an dieser Stelle angezeigt. Ist die Anzeige leer, müssen Sie das Zertifikat einlesen. Über die Schaltfläche [Ändern] können Sie das Client-Zertifikat und den privaten Schlüssel einstellen. Es erscheint ein Assistentendialog, der Sie durch die Auswahl der entsprechenden Dateien führt (Abbildung 10): Abbildung 10: SSL-Zertifikat für Client-Authentisierung einstellen Version 5.7 Seite 8

12 Durch Klicken auf die [Ändern]-Schaltflächen öffnet sich ein Dateiauswahldialog, mit dem Sie jeweils das SSL-Zertifikat bzw. den privaten Schlüssel auswählen können. Der private Schlüssel kann durch ein Passwort geschützt sein, welches Ihnen bei der Ausgabe des Zertifikats (z.b. durch VeriSign) mitgeteilt wurde. In diesem Fall werden Sie vor Verlassen des Assistenten zur Eingabe des Passworts aufgefordert. Abbildung 11: SSL-Zertifikat für Client-Authentisierung einstellen Zertifikate haben in der Regel die Dateiendung *.cert, können aber auch je nach Aussteller andere Dateiendungen haben. Der zum Zertifikat gehörige private Schlüssel hat die Endung *.pem. Nach Klicken auf die Schaltfläche [Zertifikat laden] ist der zum SSL-Zertifikat gehörende private Schlüssel mit der Endung *.pem auszuwählen: Sie schließen den Dialog durch Klicken auf die Schaltfläche [Privaten Schlüssel laden]. Typischerweise sind Schlüsseldateien über ein Passwort geschützt, welches Ihnen bei Beantragung des SSL-Client-Zertifikats genannt wird. Dieses Passwort ist im nachfolgenden Dialog einzugeben. Version 5.7 Seite 9

13 Abbildung 12: Passwortdialog für Schlüsseldatei Nach Klicken auf die Schaltfläche [OK] wird der private Schlüssel zum Server übertragen. 3 Grundlagen der Benutzung In diesem Kapitel werden Ihnen die wesentlichen Elemente des OefA erklärt, die für den Umgang mit dem OefA notwendig sind. 3.1 Aufruf des OefA Um den OefA nach der Installation erneut aufzurufen, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Über Java Web Start (siehe Abschnitt Aufruf über Java Web Start) Über das entsprechende Bildsymbol auf dem Desktop oder das Startmenü (nur bei Microsoft Windows) (siehe Abschnitt Aufruf über Desktop). Über einen Web-Browser (siehe Abschnitt Aufruf über einen Web-Browser). Aufruf über Java Web Start Mit Java Web Start können Sie Java-Anwendungen aus dem Internet herunterladen und ausführen. Über Java Web Start wird beim Starten des OefA-Clients überprüft, ob eine neue Version des OefA auf dem Server vorliegt. Somit wird gewährleistet, dass Sie stets mit der aktuellsten Version arbeiten. Die herunter geladene Version bleibt so lange im Speicher (Cache) von Java Web Start, bis eine neue Version vorliegt und diese geladen werden muss. Sie haben zwei Möglichkeiten, den OBA-Light über Java Web Start zu starten: Aus dem Cache-Viewer Über die Befehlsaufforderung. Starten der Anwendung aus dem Cache-Viewer: Doppelklicken Sie auf das Java-Symbol unter [Start > Einstellungen > Systemsteuerung > Java]. Klicken Sie auf die Registerkarte [Allgemein]. Version 5.7 Seite 10

14 Klicken Sie im Abschnitt [Temporäre Internet-Dateien] auf die Schaltfläche [Anzeigen ]. Es öffnet sich das Cache-Anzeigeprogramm für Java-Anwendungen. Ab hier haben Sie die Möglichkeit, die Anwendung aus der Liste auszuwählen und über einen Doppelklick direkt zu starten bzw. eine Verknüpfung zu erstellen, wenn Sie die Anwendung häufiger verwenden. Abbildung 13: Java Web Start Anwendungsmanager Starten der Anwendung über die Befehlsaufforderung: Wählen Sie über das Startmenü die Option [Ausführen], und geben Sie [javaws - viewer] ein. Es wird Ihnen direkt die Funktion aus Abbildung 13 angezeigt. Aufruf über Desktop Eine Verknüpfung zum OefA können Sie erstellen, indem Sie die Anwendung in der Liste markieren und im Kontextmenü der Anwendung die Funktion [Verknüpfung installieren] auswählen. Version 5.7 Seite 11

15 Abbildung 14: Web Start Verknüpfung via Menü Wenn Sie die Verknüpfung zum OefA als Bildsymbol - wie oben beschrieben - auf dem Desktop erstellt haben, können Sie den OefA durch Doppelklicken des Bildsymbols auf dem Desktop (siehe Abbildung 15) bzw. aus dem Windows-Startmenü (siehe Abbildung 16) aufrufen. Abbildung 15: Bildsymbol mit Verknüpfung zum OefA Abbildung 16: Aufruf des OefA im Startmenü Version 5.7 Seite 12

16 Aufruf über einen Web-Browser Alternativ zu Java Web Start können Sie den OBA-Light über Ihren Web-Browser starten. Geben Sie hier die URL zum OBA-Light ein, bspw. Weitere Schritte Wie bereits beschrieben wird vor dem eigentlichen Programmstart vom System automatisch geprüft, ob es neuere Versionen des OefA auf dem Server gibt. Ist dies der Fall, wird das Programm automatisch aktualisiert. Nach dem evtl. Download startet der OefA (Abbildung 17). Abbildung 17: Startscreen des OefA 3.2 Allgemeine Bildschirmelemente In diesem Kapitel werden Ihnen die Bildschirmelemente des OefA erklärt. Die Bildschirmelemente unterstützen und vereinfachen die Bedienung des OefA Grundsätzlicher Aufbau der Maske Die Benutzeroberfläche des OefA ist in fünf verschiedene Bereiche unterteilt (Abbildung 18): Version 5.7 Seite 13

17 Das Menü befindet sich über der Schaltflächen-Leiste. (1) Der Anmeldungsbereich befindet sich unterhalb des Menüs. (2) Zu öffnende Verfahren werden im darauf folgenden Bereich gelistet, sofern es Verfahren gibt, die zur Öffnung bereit stehen. (3) Verfahren, die zum Export zur Verfügung stehen, werden im nachfolgenden Bereich gelistet. (4) Im nächsten Bereich werden die zu öffnenden Teilnahmeanträge angezeigt, sofern es Teilnahmeanträge gibt, die zur Öffnung stehen. (5) Der letzte Bereich der Maske beinhaltet eine Statusanzeige. (6) Abbildung 18: Maskenaufteilung Menüstruktur Die Menüstruktur des OefA ist in Tabelle 1 dargestellt. Die einzelnen Menüfunktionen sind immer sichtbar, jedoch nur dann aktiv, wenn die jeweilige Funktion ausführbar ist. Version 5.7 Seite 14

18 Datei Verfahren Hilfe Konfiguration Anmelden Nutzer 1 Anmelden Nutzer 2 Beenden Öffnen Exportieren Anträge öffnen Vorbereitung VOB-Submission Hilfe Info Tabelle 1: Menüstruktur des OefA 3.3 Dateiformate Der OefA erlaubt es Ihnen, abgegebene Angebote von der Vergabeplattform herunter zu laden. Nach dem Herunterladen werden die bis dahin noch verschlüsselten Angebotsdateien automatisch vom OefA entschlüsselt und z.b. zur Weiterverarbeitung an die Standard Anwendung für PDF- Dokumente übergeben. Der Entschlüsselungsvorgang geschieht dabei für Sie unsichtbar im Hintergrund. 3.4 Beenden des OefA Zum Beenden des OefA stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Klicken auf das Symbol Schließen in der oberen rechten Ecke des Fensters, Aufruf der Menüfunktion [Datei > Beenden], Tastenkombination [ALT] + [F4]. 3.5 Anmelden an der Vergabeplattform Für die Angebotsöffnung müssen sich nacheinander zwei Mitarbeiter an der Vergabeplattform anmelden (4-Augen-Prinzip). Nach dem Öffnen des OefA ist zunächst noch kein Benutzer an der Vergabeplattform angemeldet (Abbildung 17). Durch Betätigen der [Anmelden]-Schaltfläche können Sie sich nacheinander an der Vergabeplattform anmelden. Je nach Konfiguration im VST-Admin-Client gibt es zwei zu beachtende Öffnungswege. Eine Öffnung kann [mit_sb] und [ohne_sb] durchgeführt werden. Version 5.7 Seite 15

19 Mit_SB: Zum Öffnen eines Verfahrens mit der Standardkonfiguration [mit_sb] müssen der Sachbearbeiter des zu öffnenden Verfahrens und ein Angebotsöffner am OefA angemeldet sein. Der Sachbearbeiter muss sich als [1.Nutzer] und der Angebotsöffner als [2.Nutzer] anmelden. Sind beide Nutzer angemeldet, werden alle Verfahren des Sachbearbeiters angezeigt, die zur Öffnung bereit stehen. Ohne_SB: Zum Öffnen eines Verfahrens mit der Konfiguration [ohne_sb] werden zwei Angebotsöffner benötigt. Der erste Öffnungsberechtigte meldet sich als [1. Nutzer] an der Vergabeplattform an, der zweite Öffnungsberechtigte als [2. Nutzer]. Sind beide Nutzer angemeldet, werden alle Verfahren des Mandanten angezeigt, die zur Öffnung bereitstehen. Die Rollen der angemeldeten Mitarbeiter werden entsprechend von der Vergabeplattform geprüft. Beim Anmeldevorgang erscheint bei der Anmeldung der Benutzer jeweils ein Dialog, der zum Einlegen der Signaturkarte und zur Eingabe der PIN auffordert Erstanmeldung nach einem Kartenwechsel: Bei der Erstanmeldung im OefA nach einem Kartenwechsel werden Ihre lokal abgelegten Schlüssel mit den auf dem Server vorhandenen Informationen aktualisiert. Dies wird Ihnen durch eine entsprechende Info-Meldung kenntlich gemacht (Abbildung 19). Abbildung 19: Erstanmeldung nach einem Kartenwechsel Nach erfolgreicher Anmeldung an der Vergabeplattform werden Ihnen die Benutzer im OefA sowie die zur Öffnung zur Verfügung stehenden Verfahren angezeigt (Abbildung 20). Version 5.7 Seite 16

20 Abbildung 20: Angemeldete Nutzer 4 Vorbereitung VOB-Submission Über die Menüfunktion [Verfahren > Vorbereitung VOB-Submission ] können bestimmte Informationen für alle VOB-Verfahren Daten bereits vor der Öffnung der Verfahren heruntergeladen werden, wenn die Vergabestelle so konfiguriert ist, dass die Angebote im OEFA geöffnet werden sollen. Es kann zum Ersten im Vorfeld eine Namensliste mit allen Bietern erstellt werden, welche in einem Verfahren ein Angebot abgegeben haben. Des Weiteren können auch schon die bereits eingegangenen Angebote im Vorfeld verschlüsselt heruntergeladen werden. Einsicht in die Angebote kann aber weiterhin nur bei der Angebotsöffnung vorgenommen werden. Für jede Vergabestelle ist für die Namensliste und für die Angebote jeweils ein Zeitraum vor Ablauf der Angebotsfrist definiert, ab dem diese Informationen heruntergeladen werden können; Details entnehmen Sie bitte dem Handbuch für den VST-Admin-Client. Diese betreffende Funktion können Sie nur als Angebotsöffner über folgende Wege aufrufen: Sie melden sich als Angebotsöffner im Bereich [1. Verfahrensverantwortlicher \ Submissionsleiter] an und rufen anschließend die Funktion [Verfahren > Vorbereitung VOB-Submission ] auf. Version 5.7 Seite 17

21 Sie rufen die Funktion [Verfahren > Vorbereitung VOB-Submission ] auf und werden vom System dazu aufgefordert, sich anzumelden. Nachdem Sie sich angemeldet haben erscheint der Dialog aus Abbildung 21. Abbildung 21: Vorbereitung VOB-Submission In diesem Dialog werden die Verfahren der Vergabestelle angezeigt, bei denen die Namensliste oder die Angebote unter Berücksichtigung der jeweils definierten Fristen vorzeitig heruntergeladen werden können. Es handelt sich dabei um alle Verfahren, die VOB-Verfahren sind, deren Angebotsfrist noch nicht abgelaufen ist, für die der Zeitraum vor Ablauf der Angebotsfrist kleiner ist als die für das Herunterladen der Angebote bzw. der Namenslisten konfigurierte Frist. Verfahren, die diesen Bedingungen nicht genügen, werden nicht angezeigt. In Abhängigkeit von den beteiligten Fristen kann für ein Verfahren nur das Herunterladen der Namensliste oder nur das Herunterladen der Angebote oder beides möglich sein. Version 5.7 Seite 18

22 Für jedes Verfahren werden das [Geschäftzeichen], der [Ausschreibungsgegenstand], das [Freigabedatum] und die [Angebotsfrist] angezeigt. Zusätzlich wird in der Spalte [Angebote (lokal/plattform)] die Anzahl der bereits lokal heruntergeladenen bzw. der insgesamt auf dem Server eingegangenen Angebote angezeigt. Anhand der Spalte [Restvolumen (MB)] kann man erkennen, welches Datenvolumen (in Megabyte, ganzzahlig gerundet) noch pro Verfahren vom Server zu laden ist. Das gesamte Restvolumen auf dem Server wird im Bereich [Gesamt:] angezeigt. Eine Aktualisierung der Anzahl Angebote auf der Plattform wird erst bei der nächsten Anmeldung vorgenommen. Standardmäßig werden die Verfahren aufsteigend nach der Angebotsfrist aufgelistet. Die Tabelle ist aber nach allen Spalten sortierbar. Über die Schaltfläche [Abmelden] verlassen Sie den Dialog und werden gleichzeitig vollständig vom OEFA abgemeldet. Diese Schaltfläche ist während des Herunterladens von Namenslisten bzw. Angeboten deaktiviert. 4.1 Namensliste laden Möchten Sie für ein oder mehrere Verfahren die Namenslisten herunterladen, müssen Sie jeweils die entsprechende Checkbox in der Spalte [Namensliste] selektieren. Ist keine Selektion möglich, liegt dies daran, dass für das betroffene Verfahren auf Basis der relevanten Fristen nur die Angebote heruntergeladen werden können. Das Herunterladen von Namenslisten kann mit dem Herunterladen von Angeboten (auch zu verschiedenen Verfahren) kombiniert werden (siehe 4.3) Sobald mindestens eine der Checkboxen in der Spalte [Namensliste] selektiert ist, wird die Schaltfläche [Herunterladen] aktiv. Version 5.7 Seite 19

23 Abbildung 22: Namensliste herunterladen Nach dem Betätigen der Schaltfläche [Herunterladen] öffnet sich der Dateiauswahldialog aus Abbildung 23 zum Speichern der Namensliste. Abbildung 23: Namensliste speichern Standardmäßig schlägt das System Ihnen folgenden Dateinamen vor: <Geschäftszeichen>_<jjjj_mm_tt>_<hh_mm_ss>.txt Dieser Dateiname kann aber im Dateiauswahldialog geändert werden. Version 5.7 Seite 20

24 Nach der Navigation zum gewünschten Speicherort speichern Sie den entsprechenden Pfad für die Namensliste über die Schaltfläche [Speichern]. Der beschriebene Vorgang wiederholt sich für jede selektierte Namensliste; erst wenn alle Speicherorte festgelegt sind, erfolgen der eigentliche Datentransfer und die lokale Speicherung. Wird innerhalb des Dialoges aus Abbildung 23 die Schaltfläche [Abbrechen] betätigt wird der Vorgang abgebrochen und der Dialog aus Abbildung 22 wird wieder angezeigt. Hiermit ist die gesamte Verarbeitung abgebrochen. Auch Namenslisten, für welche bereits ein Speicherort gewählt wurde, sind nicht heruntergeladen. Während des Herunterladens wird der Fortschritt am linken unteren Rand des Dialoges aus Abbildung 22 angezeigt. Ist das Herunterladen abgeschlossen, wird im folgenden Dialog das entsprechende Ergebnis angezeigt: Abbildung 24: Herunterladen abgeschlossen Bestätigen Sie diesen Dialog mit [OK] schließt sich der Dialog und der Dialog [Vorbereitung VOB-Submission] wird wieder angezeigt. Die vormals selektierten Verfahren sind nicht mehr selektiert. Sollte bei einem Verfahren das Herunterladen der Namensliste nicht erfolgreich sein oder brechen Sie das Herunterladen über die Schaltfläche [Abbrechen] ab, wird dies ebenfalls im Dialog aus Abbildung 24 angezeigt. Zusätzlich bleibt das Verfahren im Dialog [Vorbereitung VOB- Submission] weiterhin selektiert. Nachdem erfolgreichem Herunterladen befindet sich am angegebenen Speicherort eine Text-Datei mit dem ausgewählten Dateinamen (siehe Abbildung 25) Version 5.7 Seite 21

25 Abbildung 25: Namensliste In der Datei erkennen Sie das Geschäftzeichen und den Ausschreibungsgegenstand des Verfahrens. Außerdem wird die Gesamtzahl aller Bieter angezeigt, welche in diesem Verfahren ein Angebot abgegeben haben. Im Anschluss werden alle Bieter alphabetisch nach <Firma + Name + Vorname> sortiert aufgelistet. Die herunter geladene Namensliste spiegelt jeweils den aktuellen Stand des Angebotseingangs auf der Plattform wieder; die Namensliste kann daher zum Zweck der Aktualisierung beliebig oft heruntergeladen werden. 4.2 Angebote vorzeitig herunterladen Möchten Sie für ein oder mehrere Verfahren die Angebote herunterladen, müssen Sie jeweils die entsprechende Checkbox in der Spalte [Angebote] selektieren. Ist keine Selektion möglich, liegt dies daran, dass für das betroffene Verfahren auf Basis der relevanten Fristen nur die Namensliste heruntergeladen werden kann. Das Herunterladen von Angeboten kann mit dem Herunterladen von Namenslisten (auch zu verschiedenen Verfahren) kombiniert werden (siehe 4.3) Sobald mindestens eine der Checkboxen in der Spalte [Angebote] selektiert ist, wird die Schaltfläche [Herunterladen] aktiv. Des Weiteren wird Ihnen im Bereich [Selektiert:] das Volumen der zu herunter zu ladenden Angebote angezeigt. Version 5.7 Seite 22

26 Abbildung 26: Angebote herunterladen Nach dem Betätigen der Schaltfläche [Herunterladen] beginnt das System mit dem Herunterladen der Angebote für die selektierten Verfahren. Der Fortschritt des Herunterladens wird Ihnen am linken unteren Rand angezeigt. Abbildung 27: Herunterladen von Angeboten - Fortschritt Version 5.7 Seite 23

27 Möchten Sie das Herunterladen abbrechen können Sie dies über die Schaltfläche [Abbrechen] vornehmen. Es erscheint der folgende Dialog, der darüber informiert, dass das Herunterladen für einige Verfahren nicht erfolgreich war. Abbildung 28: Herunterladen abgeschlossen Die Anzahl der bis dahin erfolgreich heruntergeladenen Angebote wird anschließend in der Spalte [Angebote (lokal/plattform)] angezeigt. Des Weiteren ist das Verfahren, dessen Angebote nicht erfolgreich heruntergeladen werden konnte in der Spalte [Angebote] noch selektiert. Die Restvolumenangaben wurden entsprechend angepasst. Bei dem Verfahren, dessen Angebote erfolgreich heruntergeladen werden konnten, ist das Häkchen entfernt worden. Version 5.7 Seite 24

28 Abbildung 29: verbleibende Angebote mit Restvolumen Um die restlichen Angebote für das Verfahren herunterzuladen betätigen Sie einfach wieder die Schaltfläche [Herunterladen]. Nach dem Herunterladen werden Sie über das Ergebnis des Herunterladens der Angebote informiert. Abbildung 30: Herunterladen abgeschlossen - erfolgreich Bestätigen Sie diesen Dialog mit [OK] schließt sich der Dialog und der Dialog [Vorbereitung VOB-Submission] wird wieder angezeigt. Daran, dass kein Verfahren mehr selektiert ist können Sie ebenfalls erkennen, dass die Angebote der gewählten Verfahren erfolgreich heruntergeladen werden konnten. Version 5.7 Seite 25

29 Abbildung 31: Vorbereitung VOB-Submission Nach dem erfolgreichem Herunterladen befinden sich im Verzeichnis [oefa\datafiles\files\(download)] (relativ zum [OefA-Home-Verzeichnis], vgl. Kapitel 2.1) die verschlüsselten Angebote. Abbildung 32: verschlüsselte Angebote HINWEIS: Die Anzahl an Angeboten auf der Plattform wird bei jedem Aufruf der Funktion [Vorbereitung VOB-Submission] aktualisiert. Sie können daher nur durch erneutes Aufrufen der Funktion weitere evtl. eingegangene Angebote herunterladen. 4.3 Namenslisten und Angebote gleichzeitig herunterladen Um die gewünschte Information auf einmal herunterzuladen, können Sie im Dialog aus Abbildung 33 gleichzeitig Selektionen in den Spalten [Namensliste] und [Angebote] vornehmen. Version 5.7 Seite 26

30 Abbildung 33: Namenslisten und Angebote herunterladen Sobald mindestens eine der Checkboxen in den Spalten [Namensliste] oder [Angebote] selektiert ist, wird die Schaltfläche [Herunterladen] aktiv. Über [Herunterladen] starten Sie zuerst das Herunterladen der Namenslisten. Bei diesem Vorgang müssen Sie, wie bereits im Kapitel 4.1 beschrieben, für jede Namensliste einen Speicherort angeben. Sind alle Speicherorte der Namenslisten eingegeben, erfolgt direkt im Anschluss daran das Herunterladen der Namenslisten und Angebote. Das Ergebnis beider Aktionen wird Ihnen dann in einem Meldungsdialog angezeigt. Abbildung 34: Herunterladen abgeschlossen - erfolgreich Version 5.7 Seite 27

31 Sofern alle Dokumente erfolgreich heruntergeladen werden konnten, sind alle Selektionen entfernt. Abbildung 35: Vorbereitung VOB-Submission alles heruntergeladen 5 Angebotsöffnung / Submission eines Verfahrens Sind zwei Benutzer angemeldet, welche die erforderliche Berechtigung für eine Angebotsöffnung haben, werden Ihnen die zur Öffnung bereitstehenden Angebote des angemeldeten Sachbearbeiters (Konfiguration im VST Admin Client: [mit_sb]) bzw. der gesamten Vergabestelle (Konfiguration im VST Admin Client: [ohne_sb]) angezeigt. Nach der Selektion eines Verfahrens und anschließendem Betätigen der [Öffnen]-Schaltfläche bzw. Aufruf der Funktion [Verfahren > Öffnen] stoßen Sie den Öffnungsprozess an. Version 5.7 Seite 28

32 Abbildung 36: zu öffnendes Verfahren auswählen Öffnen Sie ein Verfahren nicht zum ersten Mal, wird Ihnen eine Abfrage angezeigt, ob das Verfahren wirklich ein weiteres Mal geöffnet werden soll. Ansonsten läuft der Öffnungsprozess normal weiter und es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl der gewünschten Vorlage für die Öffnungsniederschrift (Abbildung 37). Diese wählen Sie durch Selektion und anschließendem Klicken auf die [Weiter]-Schaltfläche aus. HINWEIS: Die entsprechenden Vorlagen für die Öffnungsniederschrift werden vom jeweiligen Vergabestellenadministrator im System eingepflegt. Es ist erforderlich, dass die Angebotsvorlage und die Vorlage für die Öffnungsniederschrift aufeinander abgestimmt sind, da Daten aus den Angebotsformularen in die korrespondierende Öffnungsniederschrift übertragen werden. Version 5.7 Seite 29

33 Abbildung 37: Bieterlistenvorlage auswählen 5.1 Herunterladen und Entschlüsseln der Angebote Um die Angebote entschlüsseln zu können, wird der entsprechende Angebotsschlüssel des Vergabeverfahrens benötigt. Dieser befindet sich verschlüsselt auf der Plattform und kann nur mit dem Zertifikat des angemeldeten Angebotsöffners entschlüsselt werden. Nachdem Sie das Vergabeverfahren ausgewählt haben (Kapitel 5), erscheint ein Dialog, der Sie zum Einlegen der Signaturkarte des Angebotsöffners auffordert (Abbildung 38). Der Name des Angebotsöffners wird ebenfalls angezeigt. Version 5.7 Seite 30

34 Abbildung 38: Karte des Angebotsöffners einlegen HINWEIS: Sollte das System während der Angebotsöffnung in ein Timeout kommen, die Angebotsöffnung also nicht vollständig durchlaufen worden sein, kann die folgende Meldung erscheinen: Abbildung 39: Fehlermeldung: unvollständige Öffnung In diesem Fall sollten Sie den [Ja]-Schalter betätigen. Hiermit werden die lokalen Daten bereinigt. Anschließend müssen Sie die Angebotsöffnung wiederholen. Die Originaldaten auf dem Server bleiben dabei unberührt. Version 5.7 Seite 31

35 Zum Entschlüsseln des Angebotschlüssels müssen Sie als nächstes den PIN der Signaturkarte eingeben. Anschließend werden die vorhandenen Angebote von der Vergabeplattform heruntergeladen, entschlüsselt und in der lokalen OefA-Datenbank (OefA-DB) abgelegt. HINWEIS: Wurden für das gewählte Verfahren im Rahmen der [Vorbereitung VOB- Submission] bereits Angebote im Vorfeld heruntergeladen, werden bei der Angebotsöffnung die lokal vorhandenen Angebote nur noch entschlüsselt und nicht erneut von der Plattform geladen. Während der Entschlüsselung der Angebote informiert der OefA Sie über den Entschlüsselungsvorgang (Abbildung 40). Abbildung 40: Fortschritt des Downloads Der Vorgang des Herunterladens von Angeboten und das Entschlüsseln kann je nach Umfang einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach Beendigung des Vorgangs und vor der Niederschrift der Angebote wird Ihnen die Anzahl der eingegangenen Angebote angezeigt (Abbildung 41). Die vordere Zahl gibt an, wie viele Angebote gerade vom Server geladen worden sind. Die in einer Klammer dahinter angegebene Zahl ist die Anzahl an Angeboten, die insgesamt in diesem Verfahren eingegangen sind. Version 5.7 Seite 32

36 Abbildung 41: Anzahl der geladenen Angebote In der Regel sind die beiden Zahl identisch; nur wenn im Vorfeld im Rahmen der [Vorbereitung VOB-Submission] Angebote bereits heruntergeladen wurden, kann eine Differenz auftreten. 5.2 Erstellen der Bieterliste (Öffnungsniederschrift / Submissionsniederschrift) und der Protokolldatei für die Angebotsöffnung Im Anschluss an das Laden der Angebote werden die Daten aus den Angeboten eingelesen und in einer Bieterliste zusammengeführt. Die Bieterliste selbst liegt ebenfalls in der lokalen Datenbank des Vergabeverfahrens. Sie können diese erstellte Liste bearbeiten und bspw. in Papierform abgegebene Angebote zur weiteren Bearbeitung ergänzen. Version 5.7 Seite 33

37 Abbildung 42: Erstellung der Bieterliste und des Öffnungsprotokolls Für einen besseren Überblick über den Prozess wird ein Protokoll erstellt, welches die Informationen über bei der Replikation aufgetretene Fehler und die Generierung der Bieterliste enthält. Diese Protokolldatei enthält zu jedem Angebotspaket einen Eintrag. Der Eintrag enthält für jedes Angebot das Datum und die Zeit der Angebotsabgabe. Eine Datei ist dann als Angebot gekennzeichnet, wenn der Wert [Angebot.pdf] in den Dateieigenschaften eingetragen ist oder die Datei selbst so heißt. Weiterhin wird vermerkt, wenn das Angebot nach Ablauf der Angebotsfrist, aber vor Angebotsöffnung auf die Vergabeplattform hochgeladen wurde. Einen besonderen Fall stellen zurückgezogene Angebote dar, die zwar repliziert und im Protokoll vermerkt mit der Information über den Rückzug vermerkt werden, jedoch nicht in der Bieterliste erscheinen. Während beide Dokumente bearbeitet werden, informiert der aktive Dialog über den Fortschritt (Abbildung 42). 5.3 Prüfung der Bieterliste und der Protokolldatei Im nächsten Schritt werden Ihnen sowohl die Bieterliste im Acrobat Reader als auch das Protokoll (Abbildung 43) angezeigt. Version 5.7 Seite 34

38 Abbildung 43: Protokolldatei Der dabei verwendete Dialog (Abbildung 44) wird gesperrt (die Auswahl [Weiter] ist deaktiviert), solange die Bieterliste im Acrobat Reader geöffnet ist. Mittels [Eröffnungsniederschrift erneut öffnen.] können Sie beide Dokumente erneut öffnen, in diesem Fall wird der Dialog erneut gesperrt. Abbildung 44: Anzeige der Bieterliste und Protokolldatei 5.4 Signierung der Bieterliste Nachdem die Bieterliste kontrolliert und ergänzt werden konnte, wird das Formular im folgenden Schritt durch eine oder mehrere Signatur/en finalisiert und die enthaltenen Felder für weitere Bearbeitungen gesperrt. Version 5.7 Seite 35

39 Der Dialog (Abbildung 45) listet die zur Verfügung stehenden Signaturfelder auf. Sofern die Bieterliste keine freien Signaturfelder enthält, wird automatisch eine Seite mit vier neuen Signaturfeldern ergänzt. Abbildung 45: Signaturerstellung Durch die Auswahl eines der Signaturfelder wird die Auswahl [Weiter] aktiv. Sie können nun den Signaturprozess für dieses Signaturfeld mit der eingelegten Karte starten. Während der Signierung werden Sie von den bekannten SecSigner Dialogen geführt. Nach erfolgreicher Signierung der Bieterliste wird ein Dialog (Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) angezeigt. Dort können Sie den Signaturprozess mit einer anderen Karte für ein weiteres Signaturfeld anstoßen, sich das signierte Dokument anzeigen lassen oder den Signaturprozess beenden und zu letzten Schritt übergehen. Der Signaturprozess kann über die Schaltfläche [Abbrechen] umgangen werden. In diesem Fall werden Sie von dem System um eine Bestätigung des Abbruchs gebeten und ohne Signierung auf die nächste Seite geleitet. 5.5 Fertigstellen der Angebotsöffnung Im nächsten Dialogschritt wird eine Erfolgsmeldung ausgegeben (Abbildung 46). Die Verfahrensöffnung war erfolgreich und Sie können diesen Dialog durch Betätigen der Schaltfläche [Fertigstellen] beenden. Version 5.7 Seite 36

40 Sollte es bei der Öffnung zu Fehlern kommen, die bspw. durch defekte Dokumente hervorgerufen werden, werden diese in der Fehlertabelle angezeigt. Alle Fehler werden in der Tabelle gelistet und Sie können eine Detailansicht der Fehlerbeschreibung durch Doppelklick auf die Fehlermeldung öffnen. Wenn es bei der Öffnung zu Fehlern gekommen ist, kann das Verfahren anschließend nicht exportiert werden (vgl. Kap. 6). Die Öffnung muss dann zunächst wiederholt werden. HINWEIS: Alle Dokumente werden lokal im OefA-Home-Verzeichnis (vgl. Kapitel 5.1) in einem Ordner mit dem Namen des jeweiligen Geschäftszeichens gespeichert. Abbildung 46: Erfolgreiche Verfahrensöffnung Die Angebotsöffnung können Sie beliebig oft durchführen. Diese Möglichkeit ist in den Fällen wichtig, wenn bei der Öffnung ein unvorhergesehener Fehler auftritt. Die Daten stehen nach einem Anwenderfehler immer noch zur Verfügung und gehen so nicht verloren. Haben Sie ein Verfahren jedoch bereits aus dem OefA (siehe Kapitel 6) exportiert, steht es Ihnen im OefA nicht mehr zur Öffnung zur Verfügung. Version 5.7 Seite 37

41 5.6 Öffnung Abbrechen Während der Öffnung kann im Dialog in manchen Phasen die Öffnung abgebrochen werden. In den Fällen, in denen es aus Sicherheitsgründen nicht möglich sein darf, ist die Schaltfläche [Abbrechen]- nicht aktiviert. Brechen Sie eine Öffnung ab, so wird das lokal vorhandene Verfahren gelöscht, da ein halb geöffnetes Verfahren zu Ungenauigkeiten und Missverständnissen führen kann. Wenn die Öffnung abgebrochen wird, kann das Verfahren anschließend nicht exportiert werden (vgl. Kap. 6). Die Öffnung muss dann zunächst wiederholt werden. Wird ein Verfahren nicht zum ersten Mal geöffnet, so wird eine Abfrage angezeigt, ob das Verfahren wirklich ein weiteres Mal geöffnet werden soll. In diesem Fall werden die schon vom vorherigen Öffnen lokal vorliegenden Daten gelöscht. 6 Exportieren von Angeboten Nachdem Sie ein Verfahren geöffnet haben, können Sie dieses zur weiteren Bearbeitung in den OBA exportieren. Alle zum Export zur Verfügung stehenden Verfahren werden im vorletzten Bereich des OefA aufgelistet (Abbildung 47); es werden nur solche Verfahren angezeigt, für die die Angebotsöffnung erfolgreich durchgeführt wurde. Version 5.7 Seite 38

42 Abbildung 47: Exportieren Durch Selektion und anschließendes Betätigen der Schaltfläche [Exportieren] entfernen Sie das Verfahren aus dem OefA und nach der nächsten Replikation im OBA erscheinen dort die Angebote. Während des Exportierens wird die Signaturkarte des angemeldeten Angebotsöffners benötigt, da die Angebote zum Exportieren wieder verschlüsselt werden müssen (Abbildung 48). Nach dem Exportieren wird das Verfahren nicht mehr in den Bereichen [zu öffnende Verfahren] und [zu exportierende Verfahren] angezeigt. Zusätzlich zum Exportieren der Unterlagen in den OBA können Sie die zu exportierenden Unterlagen als Kopie lokal auf Ihrem Rechner ablegen. Hierzu müssen Sie die Auswahlbox [lokale Kopie erstellen] aktivieren. Version 5.7 Seite 39

43 Abbildung 48: Angebote für den Export verschlüsseln Wenn Sie eine lokale Kopie angefordert haben, werden Sie anschließend dazu aufgefordert, den Speicherort für die lokale Kopie über einen Dialog auszuwählen. Nach dem Export der Daten in den OBA wird am zuvor festgelegten Speicherort ein Ordner mit dem Namen des jeweiligen Verfahrens angelegt. In diesem Ordner befinden sich alle Angebots-Dokumente sowie die Eröffnungsniederschrift und das Eröffnungsprotokoll. Die vom Betriebssystem nicht zugelassenen Sonderzeichen werden durch einen Unterstrich [ _ ] ersetzt. HINWEIS: Nach dem erfolgreichem Export der Daten in den OBA werden die Daten des Verfahrens aus dem OefA-Home-Verzeichnis (vgl. Kapitel 5.1) gelöscht. 7 Teilnahmeanträge öffnen Zusätzlich zu der Angebotsöffnung unterstützt der OefA Sie auch bei der Öffnung von Teilnahmenanträgen. Version 5.7 Seite 40

44 Es gibt einen vergabestellenübergreifend gültigen Konfigurationsparameter [TEILNAHMEANTRAG_BEARBEITUNG], der einmalig vom Vergabestellenadministrator eingestellt wird und festlegt, ob die Teilnahmeanträge von Ihnen im OBA oder im Vier-Augen- Prinzip im OefA abgehandelt werden. Steht der Konfigurationsparameter auf [Behandlung im OBA], findet keine Öffnung von Teilnahmeanträgen im OefA statt, sondern die Teilnahmeanträge stehen Ihnen im OBA nach der ersten Replikation nach Ablauf der Teilnahmefrist zur Verfügung. Steht der Konfigurationsparameter auf [Behandlung im OefA], werden alle Teilnahmeanträge in dieser Vergabestelle analog zur Angebotsöffnung im Vier-Augen-Prizip im OefA geöffnet. Die notwendigen Schritte für eine Öffnung von Teilnahmeanträgen mit dem OefA werden in diesem Kapitel beschrieben. Voraussetzung für das Öffnen von Teilnahmeanträgen ist die Anmeldung an der Vergabeplattform mit dem OefA, wie im Kapitel 3.5 beschrieben. HINWEIS: Für die Öffnung von Teilnahmeanträgen muss (anders als bei der Angebotsöffnung) der Inhaber des Verfahrens sich als erster Nutzer im OefA anmelden. Abbildung 49: Teilnahmeanträge anzeigen Version 5.7 Seite 41

45 Über die Selektion eines Verfahrens im Bereich [zu öffnende Teilnahmeanträge] und anschließendes Betätigen der [Öffnen] Schaltfläche stoßen Sie den Öffnungsprozess an. Abbildung 50: Teilnahmeanträge öffnen Betätigen Sie den Schalter [Öffnen], werden eine Protokolldatei und eine Liste der eingegangenen Teilnahmeanträge erstellt und Ihnen angezeigt. Die Protokolldatei wird in einem Editor angezeigt und kann noch nach Bedarf ergänzt werden; sie muss abschließend lokal gespeichert werden. Die Protokolldatei enthält zu jedem Teilnahmeantrag Informationen über die Firma des Senders, den Namen des Senders, das Datum und die Zeit der Abgabe des Teilnahmeantrages. Version 5.7 Seite 42

46 Abbildung 51: Öffnungsprotokoll Die Liste der eingegangenen Teilnahmeanträge wird Ihnen in Tabellenform angezeigt. Die Tabelle enthält zusätzliche Informationen zum Dokumentnamen, Betreff, Eingangsdatum und Sender. Abbildung 52: Verfahrensanträge öffnen Nachdem Sie den Schalter [Öffnen] betätigt haben, erscheint zunächst eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass die Protokolldatei lokal gespeichert werden muss. Version 5.7 Seite 43

47 HINWEIS: Änderungen, die Sie an der Protokolldatei durchführen, müssen immer lokal gespeichert werden. Über den Schalter [Abbruch] können Sie den Vorgang abbrechen, über [OK] wird der Vorgang der Öffnung fortgesetzt. Abbildung 53: Öffnung bestätigen Damit Sie die Teilnahmeanträge in den OBA exportieren können, muss der aktive Sachbearbeiter seine Karte im Kartenlesegerät eingestellt haben und den Schalter [Öffnung exportieren] tätigen. Die Karte des aktiven Sachbearbeiters ist zur Entschlüsselung der Verfahrensschlüssel notwendig. Abbildung 54: Öffnung exportieren Version 5.7 Seite 44

48 Wird der Schalter [Öffnung exportieren] betätigt, wird der aktive Sachbearbeiter zur Eingabe der Karten-PIN aufgefordert. Ist die Entschlüsselung erfolgreich abgelaufen, werden die Teilnahmeanträge in den OBA exportiert und erscheinen nach der nächsten Replikation im OBA, wo sie vom jeweiligen Sachbearbeiter eingesehen und bearbeitet werden können. Das Verfahren wird nicht mehr in der Verfahrensliste im OefA angezeigt. Über [Abbrechen] können Sie den Vorgang abbrechen. Befindet sich im Kartenlesegerät nicht die erforderliche Karte zum Entschlüsseln der Verfahrensschlüssel, wird im Anschluss an die PIN-Eingabe, eine Fehlermeldung ausgegeben. Abbildung 55: Fehlermeldung Über den Schalter [OK], gelangen Sie zu der Liste mit den Teilnahmeanträgen (Abbildung 52) und können den Vorgang noch mal wiederholen. Über [Details >>] können Sie sich Details über die Fehlermeldung anzeigen lassen. 8 Hilfe und Info Zusätzlich zu diesem Handbuch verfügt der OefA-Client über eine Online-Hilfe. Diese beinhaltet in der Regel die gleichen Informationen wie auch das vorliegende Handbuch. Aufrufen können Sie die Online-Hilfe über die Funktion [Hilfe > Hilfe]. Version 5.7 Seite 45

49 Abbildung 56: Online-Hilfe Über den linken Bereich können Sie zu den einzelnen Kapiteln navigieren, welche dann im rechten Bereich angezeigt werden. Über die Schaltfläche [Schließen] beenden Sie die Online- Hilfe wieder und gelangen auf die Hauptseite des OefA. Über die Funktion [Hilfe > Info] erhalten Sie Informationen zum Thema Copyright und können feststellen, mit welcher Version des OefA Sie gerade arbeiten. Version 5.7 Seite 46

50 Abbildung 57: Informationen und Copyright HINWEIS: Abbildung 57 zeigt eine beispielhafte Ansicht der Funktion [Info]. Insbesondere kann die aktuelle Versionsinformation von der Abbildung abweichen. Über die Schaltfläche [Schließen] beenden Sie diesen Dialog und gelangen wieder auf die Hauptseite des OefA. 9 Glossar OefA Öffnungs-Assistent Angebot Vom OefA werden Angebote im pdf-format verarbeitet Version 5.7 Seite 47

51 Kartenleser Angeschlossenes Kartenlesegerät, welches für Zugriffe auf die Signaturkarte benötigt wird. Zugriffe auf die Signaturkarte sind im Rahmen der digitalen Signatur, bei der Anmeldung an die Vergabeplattform, beim Ver- und Entschlüsseln von Dokumenten und bei der Angebotsöffnung notwendig Version 5.7 Seite 48

52 10 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Installationsfenster 3 Abbildung 2: Java Web Start Sicherheitswarnung 3 Abbildung 3: Weitere Informationen 4 Abbildung 4: Zertifikatsinformationen 4 Abbildung 5: Sicherheitswarnung 5 Abbildung 6: Installation beendet 5 Abbildung 7: Umgebungsvariablen 6 Abbildung 8: Neue Benutzervariable 7 Abbildung 9: Konfiguration des OefA 8 Abbildung 10: SSL-Zertifikat für Client-Authentisierung einstellen 8 Abbildung 11: SSL-Zertifikat für Client-Authentisierung einstellen 9 Abbildung 12: Passwortdialog für Schlüsseldatei 10 Abbildung 13: Java Web Start Anwendungsmanager 11 Abbildung 14: Web Start Verknüpfung via Menü 12 Abbildung 15: Bildsymbol mit Verknüpfung zum OefA 12 Abbildung 16: Aufruf des OefA im Startmenü 12 Abbildung 17: Startscreen des OefA 13 Abbildung 18: Maskenaufteilung 14 Abbildung 19: Erstanmeldung nach einem Kartenwechsel 16 Abbildung 20: Angemeldete Nutzer 17 Abbildung 21: Vorbereitung VOB-Submission 18 Abbildung 22: Namensliste herunterladen 20 Abbildung 23: Namensliste speichern 20 Abbildung 24: Herunterladen abgeschlossen 21 Version 5.7 Seite 49

53 Abbildung 25: Namensliste 22 Abbildung 26: Angebote herunterladen 23 Abbildung 27: Herunterladen von Angeboten - Fortschritt 23 Abbildung 28: Herunterladen abgeschlossen 24 Abbildung 29: verbleibende Angebote mit Restvolumen 25 Abbildung 30: Herunterladen abgeschlossen - erfolgreich 25 Abbildung 31: Vorbereitung VOB-Submission 26 Abbildung 32: verschlüsselte Angebote 26 Abbildung 33: Namenslisten und Angebote herunterladen 27 Abbildung 34: Herunterladen abgeschlossen - erfolgreich 27 Abbildung 35: Vorbereitung VOB-Submission alles heruntergeladen 28 Abbildung 36: zu öffnendes Verfahren auswählen 29 Abbildung 37: Bieterlistenvorlage auswählen 30 Abbildung 38: Karte des Angebotsöffners einlegen 31 Abbildung 39: Fehlermeldung: unvollständige Öffnung 31 Abbildung 40: Fortschritt des Downloads 32 Abbildung 41: Anzahl der geladenen Angebote 33 Abbildung 42: Erstellung der Bieterliste und des Öffnungsprotokolls 34 Abbildung 43: Protokolldatei 35 Abbildung 44: Anzeige der Bieterliste und Protokolldatei 35 Abbildung 45: Signaturerstellung 36 Abbildung 46: Erfolgreiche Verfahrensöffnung 37 Abbildung 47: Exportieren 39 Abbildung 48: Angebote für den Export verschlüsseln 40 Abbildung 49: Teilnahmeanträge anzeigen 41 Abbildung 50: Teilnahmeanträge öffnen 42 Abbildung 51: Öffnungsprotokoll 43 Version 5.7 Seite 50

54 Abbildung 52: Verfahrensanträge öffnen 43 Abbildung 53: Öffnung bestätigen 44 Abbildung 54: Öffnung exportieren 44 Abbildung 55: Fehlermeldung 45 Abbildung 56: Online-Hilfe 46 Abbildung 57: Informationen und Copyright Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Menüstruktur des OefA 15 Version 5.7 Seite 51