Erfolgsfaktoren zum Aufbau eines strategischen Facility Managements

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1 Wir beraten Sie nach Mass. Erfolgsfaktoren zum Aufbau eines strategischen Facility Managements Christoph Heer, Msc Real Estate COO, Mitglied Geschäftsleitung 19. Januar

2 Problematik der Etablierung des strategischen Facility Management Die Interpretation des strategischen Facility Management wird allzu oft mit der strategischen Planung verwechselt. Im Unterschied zur strategischen Planung, die vor allem die Strategieformulierung in den Mittelpunkt der Betrachtung stellt, steht im Zentrum des strategischen Management der Versuch, mögliche Strategien kontinuierlich auf ihre Realisierbarkeit zu prüfen. Allzu oft wird bei der Umsetzung von Immobilienstrategien der Prozess der strategischen Planung vollzogen, jedoch die Implementierung der Strategien vernachlässigt. Wichtige Erkenntnis hier heraus : Strategisches Denken und die Realisierung strategischer Massnahmen sich nicht auf das Top-Management beschränkt, sondern sind als Prozess zu verstehen, in den alle Funktions- und Managementbereiche integriert sind Der strategische Erfolg wird massgeblich durch den Realisierungsprozess bestimmt. 2

3 FM-System Box zur Entwicklung eines Business- Modells FM-System Box FM-Strategie (Core Business vs. Secondary Business, Erfolgsfaktoren etc.) Service Scope Prozesse Controlling Modell (Horizontales Design der (Definition der Hauptprozesse und Unternehmer Serviceleistungen) Schnittstellen) Make or Buy (Vertikales Design der Beschaffungsstrategie Serviceleistungen, Service bündeln) Strategie für Instandhaltung und Reparatur (Life Cost Konzept) Organisation / Kapazitäten & Skills Strukturelle Optionen IT/ Software In den neun Modulen der FM-System Box definieren wir Kriterien, die in Anlehnung an die strategischen Vorgaben die Eckpfeiler des strategischen Management bilden 3

4 Aufbau der Systembox 2 3 Controlling Model Prozesse 1 Service Scope Steuerungsansatz Transparenz Prozess Modell 4 Einkaufstrategie FM Scope FM-System Box Vertragsdauer 5 Make or Buy Eigen versus Fremdleistung 6 Instandhaltungsansatz Zeithorizont Kosten Kostenverrechnung Service Scope Organisation Clusterung Controlling Modell Unternehmer Beschaffung s-strategie Organisation / Kapazitäten & Skills Make or Buy Strukturelle Optionen Status Zentralisierung 8 Prozesse Strategie für Instandhaltun g und Reparatur IT/ Software Strukturelle Optionen Standardisierung Konzepte 9 Provider Typ Cluster Ansatz Pricing Model Anzahl Provider IT/ Software Einsatz Software Datenmanagement 4 Cost / Profitcenter Ansatz

5 Service Scope (Horizontales Design der Serviceleistungen) Die FM Strategie leitet sich von Real Estate Strategie ab CREM FM Bereich Dienstleister Vertragsmodell FM - Strategie FM -Ziele IH Immobilien Reinigung Entsorgung... Strategischer Partner Betreiber - modell... SLAs KPIs... Strategie Pla - nung Steue - rung Ausführung FM - Leitplanken FM - Geschäfts - Kooperations - modell Steuerungs - modell 5 Die Definition der Serviceleistungen ist abhängig von der übergeordneten Unternehmensstrategie

6 Controlling Modell Unternehmer Übersicht und Transparenz über Auftrag und Leistungserbringung Standardisierung von Elementen und Vorgehen Ebenen gerechte Informationskonsolidierung Ausübung eines Malus bei mangelnder Leistungserbringung mit externen Dienstleistern 6

7 Prozesse (Definition der Hauptprozesse und Schnittstellen) 7

8 Beschaffungsstrategie In der Beschaffungsstrategie sind u.a die Vertragsdauer, der Provider Typ, der Cluster Ansatz, das Pricing Model und die Anzahl Provider zu definieren 8

9 Make or Buy Ein Make or Buy Entscheid kann auch innerhalb einer Unternehmung heterogen ausfallen aufgrund der regionalen Marktsituation (Providerkompetenz) 9

10 Strategie für Instandhaltung und Reparatur Einflussfaktoren auf die Strategie für Instandhaltung und Reparatur sind: der Instandhaltungsansatz der Zeithorizont der Kosten die Kostenverrechnung Je nach Gebäudestrategie und Nutzeranforderungen sowie Eigentümerverhältnisse ist eine Strategie anzuwenden 10

11 Organisation / Kapazitäten & Skills Die Vorgaben an die Organisation hat einen wichtigen Input auf die Rollen und Qualifikation der Mitarbeiter und des Management. Option 1: dezentrales FM Management Board Option 2: Hybrid FM Center of Competence Management Board Option 3: zenzentrales FM Management Board Der Einsatz der Mitarbeiter mit den richtigen Skills in Bezug auf diefunktion innerhalb der Organisation ist massgebend für eine erfolgreich funktionierende Organisation FM as secondary task of core businesses Low standardization, bundling Many parallel processes Many dispersed responsibilities Low transparency FM as center of competence with dedicated officers Standards, Strategies, Bundling of FM- Functions Close interaction between core business and FM FM as an efficient supporter of core businesses FM fully centralized High transparency of FMfunctions FM clearly seperated from the core businesses Controlling of FM-Provider is difficult FM 11 Core business

12 Strukturelle Optionen Die Nutzung von standardisierten, etablierten Prozessen und Modellen unterstützt die Unternehmung im Aufbau und der Kontrolle der FM-Tätigkeiten und ermöglicht einen Marktvergleich ProLeMo SIA

13 IT / Software 13 Life Cycle Management Bauteileliste Inventar LC-Kosten Gebäude-, Sicherheits- und Prozessleitsysteme Instandhaltungs- Management Anlageliste IH Strategie Wartungsplan Anlagezustand Verfügbarkeit Wartungsnachweis Incident- Management Helpdesk Techn. Alarmempfang MSRT Zutrittskontrolle Wertschutz Brandmeldung Video Pikett- Management Dokumentation Abwicklungsüberwachung Zu klärende Fragen: Welche Daten werden in welchen Systemen gepflegt? Wo liegen die Masterdaten? Welche Daten werden von wem gepflegt? Welche Systeme werden vom Auftraggeber, welche vom Provider betrieben? Welche Schnittstellen sind zwischen Provider und Auftraggeber einzuplanen? Service- Management Serviceplanung Ressourcenplanung Disposition Auftrag / Rückmeldung Flächen- Management Pläne Raumbuch Umzüge Mietflächen Energiemanagement Verbrauch Einkauf Optimierung ERP System Bewirtschaftung Ressourcen Schlüssel Sitzungszimmer Parkplätze Bewirtschaftung Mietverträge Finanzen Controlling Supply-Management Verträge Inkasso MNK- Abrechnung

14 Zentrale Erfolgsfaktoren für die Umsetzung einer Strategie 14 strategische Richtlinien Service Scope Beschaffungsstrategie Organisation / Kapazitäten & Skills PREM-System Box PREM-Strategie (Core Business vs. Secondary Business, Erfolgsfaktoren etc.) Controlling Modell Unternehmer Make or Buy Strukturelle Optionen Prozesse Strategie für Instandhaltung und Reparatur IT/ Software strategische Dimensionen die Schaffung einer strategiegerechten Organisationstruktur / Business Modell Die Einführung von effektiven und effizienten Kontroll- und Steuerungsprozessen, welche die Umsetzung der Unternehmensstrategie sicherstellen sowie deren Ziele kontrolliert und misst Die Definition von strategischen Zielen, deren Kennzahlen und Vorgaben sowie den dafür notwendigen Massnahmen Was Art und Dauer der Verträge SLA s / KPI s Kontrollsystem Rechnungswesen... Wie Inhaltliche Vereinbarung Dimensionen... Anpassung Anpassung auf Basis des Entwurfs

15 Vielen Dank.