BÜCHEREI-PRAXIS. Modul Benutzung der Bücherei

Transkript

1 BÜCHEREI-PRAXIS Göttingen 2011

2 2 Damit sich Leserinnen und Leser in der Bücherei zurechtfinden, werden sie in die eingeführt. Im Folgenden werden dazu Informationen gegeben. Kapitel Seite 1 Einführung und Beratung 3 2 Benutzungsordnung 4 3 Anmeldung 5 4 Ausleihe und Rückgabe 9 5 Mahnungen 13 6 Beschädigung und Verlust von Medien 14

3 3 1 Einführung und Beratung Benutzerinnen und Benutzer, die neu in die Bücherei kommen, werden mit der Bücherei vertraut gemacht. Zur Einführung gehören folgende Informationen: Medienangebot Aufstellung des Medienbestandes (Systematik) Vorhandene Kataloge und ihre Nutzung Benutzungsordnung Ausleihe und Rückgabe Fernleihe Angebote der Bücherei (Veranstaltungen, aufsuchende Büchereiarbeit, Wunschkasten u.a.) Für Gruppen aus Kindergärten, Schulen etc. sollten altersgemäße Einführungen angeboten werden. Die persönliche Beratung der Benutzerinnen und Benutzer gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Bücherei-Teams. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollten auf Leserwünsche konkret eingehen und Empfehlungen geben können. Dafür sind Kontaktfähigkeit und gute Kenntnisse des Medienbestandes hilfreich.

4 4 2 Benutzungsordnung Die wird durch die Benutzungsordnung geregelt. Sie bestimmt das Rechtsverhältnis zwischen Benutzerin bzw. Benutzer und Bücherei. Sie wird vom Rechtsträger (Kirchenvorstand/Kirchengemeinderat/Presbyterium, Verwaltungs- oder Stiftungsrat, eingetragenem Verein) erlassen und durch dessen Unterschrift in Kraft gesetzt. Der Rechtsträger legt die Rechtsform der Bücherei fest. Damit in Konfliktfällen, z.b. Mahnverfahren, die rechtliche Handhabung einfacher ist, wird empfohlen, die Bücherei nach privatem Recht zu führen. Die Benutzungsordnung regelt u.a.: Rechtsform Benutzungsberechtigung Anmeldung Leihfristen Entgelte - damit sind Gebühren für Mahnungen und die Ausstellung von Ausweisen gemeint - Behandlung der Medien; Haftung Umgang mit dem Urheberrecht Benutzung von Computer und Internet. Die Benutzungsordnung muss in der Bücherei gut sichtbar ausgehängt werden und sollte jeder Person bei der Anmeldung ausgehändigt werden. Praxishilfe Muster für eine Benutzungsordnung

5 5 3 Anmeldung Bei der Anmeldung werden eine Kopie der Benutzungsordnung ausgehändigt, die persönlichen Daten aufgenommen und eine fortlaufende Nummer vergeben. Die Benutzernummer dient dazu, die Name und Daten jeder einzelnen Benutzerin/jedes einzelnen Benutzers in kürzester Form für die Ausleihe zu verschlüsseln und damit den Datenschutz zu gewährleisten. Die neue Benutzerin/der neue Benutzer erkennt mit ihrer/seiner Unterschrift die Benutzungsordnung an. Nur mit dieser Unterschrift können eventuelle Ersatzforderungen geltend gemacht werden. Mit der Unterschrift bei der Anmeldung wird gleichzeitig die Speicherung der persönlichen Daten gestattet. Wenn diese Speicherung elektronisch vorgenommen wird, muss dies auch in der Benutzungsordnung ausdrücklich genannt werden (vgl. 2 der Muster-Benutzungsordnung). Wünscht die Benutzerin/der Benutzer die Speicherung ihrer/seiner Verleihhistorie, muss sie/er dies mit einer weiteren Unterschrift bestätigen. Praxishilfe Benutzung einer Bücherei Muster für eine Benutzungsordnung Bei Kindern und Jugendlichen unterschreibt stellvertretend auch die Erziehungsberechtigte/der Erziehungsberechtigte. Bis zum vollendeten 18. Lebensjahr ist die Einverständnis- und Haftungserklärung der Eltern notwendig. Liegt diese nicht vor, nimmt die Bücherei in Kauf, dass ausstehende Entgelte nicht eingeklagt und Schadensersatz nicht eingefordert werden können.

6 6 Muster für eine einfache Anmeldekarte Name, Vorname Ich erkenne die Benutzungsordnung der Bücherei an. Benutzernummer Datum Unterschrift Straße, Hausnummer PLZ, Wohnort Geburtsdatum Telefon Zustimmung der/s Erziehungsberechtigten Name, Vorname Unterschrift Hersteller von Bibliotheksmaterial bieten ähnlich gestaltete Anmeldekarten im IB-Format an. Praxishilfe Adressen für Bibliotheksmaterial

7 7 Muster für ein erweitertes Anmeldeformular Eine Kopiervorlage im A5-Format befindet sich unter: Praxishilfe Anmeldeformular Die ausgefüllten Anmeldekarten bzw. Anmeldeformulare verbleiben in der Bücherei und werden nach laufender Nummer geordnet. Im Blick auf den Datenschutz ist darauf zu achten, dass Benutzerinnen und Benutzer keinen Einblick in die Daten anderer Personen bekommen. Anmeldeunterlagen in Listenform sind deshalb problematisch, die Unterlagen geschützt aufbewahrt werden, die Daten nicht für Auskünfte gegenüber Dritten herangezogen werden, auch nicht, wenn es sich dabei um kirchliche oder staatliche Einrichtungen handelt.

8 8 Bei der Anmeldung kann die Benutzerin/der Benutzer einen Benutzerausweis erhalten. Verschiedene Gründe sprechen dafür. Der Ausweis gibt Auskunft über die Benutzernummer (= Anmelde-Nummer) ist Träger für den Barcode (EDV-Verbuchung) ist Werbeträger für die Bücherei ist Werbeträger für Sponsoren Nicht zuletzt sind Kinder stolz, einen eigenen Ausweis zu besitzen.

9 9 4 Ausleihe und Rückgabe Für die Ausleihverbuchung werden sofern nicht mit EDV verbucht wird Buchkarten verwendet. Bei der Ausleihe wird die Buchkarte dem auszuleihenden Medium entnommen und Benutzernummer und Rückgabedatum vermerkt. Aus Datenschutzgründen darf auf keinen Fall der Name des Benutzers eingetragen werden. Die entnommenen Buchkarten verbleiben in der Bücherei. Auf diese Weise kann festgestellt werden welche Medien entliehen wurden, wer sie entliehen hat und wann sie zurückgegeben werden müssen. Für die Benutzerin/den Benutzer wird auf dem Fristzettel des Mediums das Rückgabedatum vermerkt. Für die Aufbewahrung der Buchkarten bieten sich zwei Möglichkeiten an, die unterschiedliche Vor- und Nachteile haben. 4 1 Klappkartenverfahren 4 2 Spandau-Hakenfelder-Methode 4 1 Klappkartenverfahren Beim Klappkarten-Verfahren wird für jede Benutzerin/jeden Benutzer eine Klappkarte angelegt. Tipp Für Gruppen, z. B. Kindergarten, Schule, Konfirmanden, die geschlossen ausleihen, wird eine gemeinsame Karte angelegt. Die Verantwortung übernimmt die Erzieherin, der Lehrer, die Pfarrerin etc.

10 10 Klappkarte Benutzernummer Name, Vorname Straße, Haus-Nr. PLZ, Wohnort Telefon Telefax Geburtstag Tag der Ausstellung Ich verpflichte mich die Benutzungsordnung einzuhalten. Unterschrift Die Klappkarten werden alphabetisch nach dem Familiennamen in einem Karteikasten im Format DIN A6 hoch abgelegt. Es wird empfohlen, am Anfang des Jahres einen zweiten Karteikasten anzulegen. Beim ersten Ausleihvorgang im neuen Jahr wird die Klappkarte vom alten in den neuen Kasten gestellt. Dadurch kann am Ende des laufenden Jahres die Anzahl der aktiven Benutzerinnen und Benutzer leicht ermittelt werden.

11 11 Verfahrensablauf: Ausgabe Statistik Rückgabe Verlängerung Statistik Mahnung Vorteile Nachteile Die Klappkarte dient zur Aufbewahrung der Buchkarten von entliehenen Medien. Die Buchkarte wird dem zu entleihenden Medium entnommen, mit Benutzernummer und Rückgabedatum versehen und in die Klappkarte gelegt. Das Rückgabedatum wird auf den Fristzettel gestempelt. Auf der Innenseite der Klappkarte ist vorgesehen, die Signaturen und Zugangsnummern sowie das Rückgabedatum der entliehenen Medien einzutragen; darauf kann in der Regel verzichtet werden. Der Ausleihvorgang wird in der Ausleihstatistik Monatserfassung vermerkt. Um während der Ausleihe Zeit zu gewinnen, können die Buchkarten der entliehenen Medien vorerst quer in die Klappkarte gelegt und die Eintragungen später (z.b. im Anschluss an die Öffnungszeit) vorgenommen werden. Die Klappkarte wird gezogen und die entsprechende Buchkarte entnommen. Nach der Überprüfung des Rückgabedatums wird die Buchkarte dem zurückgegeben Medium zugeordnet. Dabei ist darauf zu achten, dass die Zugangsnummer auf der Buchkarte mit der auf der Buchkartentasche übereinstimmt. Der einwandfreie Zustand des Mediums wird überprüft. Die Klappkarte wird gezogen. Wie bei einem neuen Ausleihvorgang werden auf der Buchkarte noch einmal die Benutzernummer und das neue Rückgabedatum vermerkt. Verlängerungen werden wie neue Ausleihen gestrichelt. Etwa einmal im Monat sollten alle Klappkarten auf die Rückgabetermine der entliehenen Medien kontrolliert werden. Überfällige Medien werden angemahnt. Auf einen Blick kann festgestellt werden, was eine Benutzerin/ein Benutzer zurzeit ausgeliehen hat. Die Mahnung überfälliger Medien ist zeitaufwändig, weil alle Klappkarten durchgesehen werden müssen. Die Suche nach einem entliehenen Medium (z.b. für eine Vormerkung) ist ebenso mühsam, da hier auch alle Klappkarten einzeln durchsucht werden müssen.

12 Spandau-Hakenfelder-Methode Bei diesem Verfahren entfällt die Klappkarte für Benutzer. Verfahrensablauf: Ausgabe Statistik Nacharbeit Rückgabe Verlängerung Statistik Mahnung Vorteile Nachteile Die Buchkarte wird dem Medium entnommen. Benutzernummer und Rückgabedatum werden eingetragen. Das Rückgabedatum wird auf den Fristzettel gestempelt. Der Ausleihvorgang wird in der Ausleihstatistik Monatserfassung vermerkt. Die Buchkarte wird unter dem Rückgabedatum im Fristkasten abgelegt. Innerhalb des Rückgabedatums wird nummerisch nach Zugangsnummern geordnet. Das Rückgabedatum wird am Fristzettel abgelesen, die Buchkarte wird aus dem Kasten gezogen und in das Medium zurückgesteckt. Nach Angabe des Rückgabedatums und den für die Einordnung der Buchkarte maßgebenden Daten wird die Buchkarte gezogen, erneut mit Benutzernummer und dem neuen Rückgabedatum versehen und unter dem neuen Datum in den Fristkasten gestellt. Verlängerungen werden wie neue Ausleihen gestrichelt. Jeweils 7 bis 14 Tage nach Ablauf eines Rückgabedatums werden die übrig gebliebenen Buchkarten gezogen. Anhand der Benutzernummer auf der Buchkarte wird die Anschrift der Benutzerin/des Benutzers ermittelt, um die überfälligen Medien anzumahnen. Auf einen Blick kann festgestellt werden, welche Medien nicht fristgerecht zurückgegeben wurden. Es kann für die jeweilige Benutzerin/den jeweiligen Benutzer nicht auf einen Blick festgestellt werden, welche Medien sie/er ausgeliehen hat. Die Vormerkung von ausgeliehenen Medien erfordert einen größeren Suchaufwand.

13 13 5 Mahnungen Wird die Leihfrist ohne Erlaubnis überschritten, wird mit einer schriftlichen Mahnung um Rückgabe der Medien gebeten. Muster für eine Mahnkarte Datum Die Leihfrist des von Ihnen entliehenen Mediums/der von Ihnen entliehenen Medien ist überschritten. Wir bitten Sie, das Medium/die Medien zurückzugeben: Ihr Bücherei-Team

14 14 6 Beschädigung und Verlust von Medien Hat die Entleiherin/der Entleiher eine irreparable Beschädigung oder den Verlust eines Mediums zu verantworten, ist sie/er zum Ersatz verpflichtet. Die Höhe orientiert sich am Zeit- oder Wiederbeschaffungswert des Mediums und den Kosten für die Einarbeitung (Folie, Etiketten etc.).

15 Zeichenerklärung Verweis auf ein anderes oder eine Praxishilfe Impressum 2011 Evangelisches Literaturportal e.v. Verband für Büchereiarbeit und Leseförderung Bürgerstraße 2a Göttingen Fon +49 (0) Fax +49 (0)