Der Antrag auf Kundenkennung aus der Sicht von RRZE-Kontaktpersonen

Transkript

1 REGIONALES RECHENZENTRUM ERLANGEN [ RRZE ] Der Antrag auf Kundenkennung aus der Sicht von RRZE-Kontaktpersonen RRZE-Campustreffen, Hendrik Eggers, RRZE

2 Agenda Das Identity Management System (IdMS) der FAU Neuerungen Kundengruppen, Kundentypen, Kundenkennungen Ihre Mitwirkungspflichten beim Antrag auf Kundenkennung Legitimationsprüfung Wie macht man das? Ausblick Fragen, offene Diskussion 2

3 Das IdMS der FAU Aufbau eines zentralen Identity Management Systems (IdMS) der FAU zur automatisierten Verwaltung von Personen und zur Vergabe von Dienstleistungen und Berechtigungen Dienstvereinbarung mit dem Gesamtpersonalrat liegt vor Freigabe des Datenschutzbeauftragten liegt vor Zentrales System zur Systemintegration über die gesamte FAU-IT-Landschaft hinweg 3

4 Neuerungen Aus Benutzern werden Kunden. Neue IT-Satzung der FAU ist als zeitgemäßer Nachfolger der RRZE-Benutzungsrichtlinien in Arbeit. 4

5 Das IdM-Portal Das IdM-Portal ist die zentrale Anlaufstelle: 5

6 Kundengruppe, Kundentyp Genaue Definition der Bezeichnungen Kundengruppen der FAU und Kundentypen der FAU als Möglichkeit einer strukturierten Verwaltung der Kunden. Die Definition basiert auf einer breiten Abstimmung mit den größten Dienstleistern der FAU. 6

7 Kundengruppen Beschäftigte Studierende Sonstige ( u.a. Gäste) Mehr Informationen dazu unter dem Link: 7

8 Was umfasst die Definition der Kundentypen? Antworten auf die Fragen: 1. Wer erhält Dienstleistungen an der FAU? 2. Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt werden? 3. Wie erhält eine Kundin/ein Kunde ihren/seinen Zugang zu den Dienstleistungen? 4. Wie lange ist ein Zugang gültig bzw. in welchen Abständen muss ein Verlängerungsantrag gestellt werden? Mehr Informationen dazu unter dem Link: 8

9 Kundentypen, die keinen Antrag erfordern Beschäftigte Wissenschaftliche Hilfskräfte Studentische Hilfskräfte abgeordnete Lehrer Wissenschaftler (UK) Privatdozenten Honorarprofessoren Lehrbeauftragte Promovierende Studierende 9

10 Kundentypen, die einen Antrag erfordern Beschäftigte (anderweitig) Beschäftigte (vorab) Beschäftigte (gewesen) Ehrenamtlich Tätige Stipendiaten Habilitanden Frühstudierende Gaststudierende Kooperationsstudierende Gastdozenten Gastwissenschaftler Schulungsteilnehmer Service-Partner Beschäftigte externer Kunden 10

11 Sonst noch etwas? Ohne Kundenkennung keine Inanspruchnahme von Dienstleistungen! Beschäftigte und Sonstige können Ihren Aktivierungsbrief gegen Vorlage eines Lichtbildausweises an einer der Service- Theken des RRZE abholen oder sich den Aktivierungsbrief an die Privatanschrift zuschicken lassen (Anruf genügt). 11

12 Vier Hinweise auf spezifische Kundentypen Promovierende (Kundengruppe: Beschäftigte) Registrierung bei der Graduiertenschule unter notwendig! Praktikanten (Kundengruppe: Sonstige) benötigen zur Beantragung einer Kundenkennung einen Praktikantenvertrag! handbuch-personal/praktikanten/ Sonstige (Kundengruppe: Sonstige) erhalten Dienstleistungen generell nicht automatisch. Internationale Kooperationsstudierende (Kundengruppe: Studierende) werden über ZUV Abteilung L Referat L2 verwaltet! 12

13 Rückkehr an die FAU Wer binnen fünf (5) Jahren an die FAU zurück kehrt, erhält keine neue Kennung! Ein evtl. vergessenes Passwort kann an der Service-Theke zurück gesetzt werden. Kundendateien aus der Vergangenheit sind nicht zwingend vorhanden. Das IdMS löscht Kundendaten fünf (5) Jahre nach dem Ausscheiden aus der FAU. 13

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19 Stichwort Legitimationsprüfung Lassen Sie sich einen gültigen Lichtbildausweis (Personalausweis, Reisepass, Aufenthaltstitel ivm. Reisepass) vorlegen und stellen Sie sicher, dass ihr Gegenüber auch wirklich die Person ist, die sie vorgibt zu sein. Eine Legitimationsprüfung kann nur dann entfallen, wenn die Antragstellerin/der Antragsteller Ihnen zweifelsfrei bekannt ist. 19

20 Stichwort Legitimationsprüfung - Hinweis Hinweis: Für die Kundengruppe Sonstige werden bei Änderungen einer Zugehörigkeit bereits erfasste Ausweisnummern angezeigt. Da Ausweisnummern in Deutschland bei Erneuerungen geändert werden, kann es vorkommen, dass Personen neue Ausweisnummern erhalten haben. 20

21 Verweigerung der Legitimationsprüfung Die Bestätigung muss verweigert werden, wenn die Gültigkeit des vorgelegten Lichtbildausweises abgelaufen ist. In diesem Fall muss die Antragstellerin/der Antragsteller aufgefordert werden, mit einem gültigen Ausweis wiederzukommen. 21

22 Ihre Mitwirkung beim Antrag auf Kundenkennung Überprüfung der Angaben auf dem Antrag Kontrolle der Schreibweise der Angaben Bei Minderjährigen: Unterschrift von mindestens einer erziehungsberechtigten Person anderen ergänzenden Angaben (z.b. Begründungen, weitere Nachweise,...) Unterschrift des Antrags für die Organisationseinheit Im Zweifel sollte der Antrag mit einem begründenden Kommentar bei der Service-Theke des RRZE zur Prüfung eingereicht werden. 22

23 RRZE-Kontaktperson sind Sprachrohre zu unseren Kunden Bekanntgabe von RRZE-Veranstaltungsterminen (Campustreffen, Praxis der Datenkommunikation,...) à à à Weitergabe an Informationen zu den RRZE-Dienstleistungen Benutzerinformation (BI), die alle RRZE-Kontaktpersonen jeweils zu Semesterbeginn erhalten à Aktuellen Meldungen unter Dienstleistungsportfolio (DLP) unter 23

24 Ausblick in die Zukunft FAU-weites -Adressverzeichnis Online-Dokumentation Wer bekommt Was? Online-Antrag für zusätzliche Dienstleistungen oder Dienstleistungserweiterungen Online-Antrag auf Kundenkennung Online-Zugang zum IdMS für RRZE-Kontaktpersonen (aka Dezentrale Administration ) 24

25 REGIONALES RECHENZENTRUM ERLANGEN [ RRZE ] Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Regionales RechenZentrum Erlangen [RRZE] Martensstraße 1, Erlangen