Elektronische Verwaltung der von Mandanten schriftlich erteilten Vollmachten

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1 und links/ Häufige Fragen Allgemeine Fragen 1. Was ist die Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer? Die Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer ist eine internetbasierte Softwarelösung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer und Berufsgesellschaften mit folgenden Funktionalitäten (siehe hierzu auch Neu auf WPK.de vom 8. April 2014): Elektronische Verwaltung der von Mandanten schriftlich erteilten Vollmachten Berechtigung für den Zugriff und Abruf auf die bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten Daten des Mandanten und für den Abruf zur weiteren Verarbeitung in den jeweiligen Kanzleiprogrammen. Sie ist abzugrenzen von der Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammern. Organisatorisch gesehen handelt es sich um zwei getrennte Datenbanken, die mit den jeweils relevanten Berufsregisterdaten befüllt werden: Die Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer mit den Berufsregisterdaten der WP/vBP, die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer mit den Berufsregisterdaten der Steuerberater. Eine systemseitige Verknüpfung findet nicht statt (Siehe hierzu auch Frage 25). 2. Auf welche Daten des Mandanten kann man zugreifen? Seit März 2014 können WP/vBP im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt) auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten der Mandanten zugreifen, diese können aber nicht in das jeweils eingesetzte Einkommensteuerprogramm übernommen werden. Darunter fallen folgende Informationen (siehe hierzu auch Neu auf WPK.de vom 8. April 2014): vom Arbeitgeber bescheinigte Lohnsteuerdaten Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen Vorsorgeaufwendungen sowie Name, Adresse und weitere Grundinformationen

2 3. Wo erhalte ich Zugang zur Vollmachtsdatenbank? Auf der Internetseite der Wirtschaftsprüferkammer unter Dort erhalten Sie über den Button Zur Vollmachtsdatenbank Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK. 4. Welche Kosten entstehen mir für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank? Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank wird über die Vollmachten abgerechnet. Pro Vollmacht und Kalenderjahr stellt die DATEV 0,60 in Rechnung. Zudem ist ein Kartenlesegerät im Handel zu erwerben. Dieses kostet durchschnittlich 25,00 bis 30,00. Die WPK erhebt zudem für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums einmalig folgende Gebühren: 50 für die Beantragung einer Zugangskarte und 35 für die Registrierung einer bereits vorhandenen DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1]. Schritt 1: Mandantenvollmachten einholen 5. Benötige ich eine schriftliche Vollmacht des Mandanten? Muss ich diese aufbewahren? Die Finanzverwaltung wird stichprobenhaft kontrollieren, ob die mittels der Vollmachtsdatenbank übermittelten Mandantenvollmachten auch tatsächlich vorliegen. Daher muss die unterzeichnete Mandantenvollmacht in Papierform in Ihrer Praxis aufbewahrt werden. Eine Übersendung des unterzeichneten Vollmachtformulars an die WPK ist keinesfalls erforderlich. Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier. 6. Muss ich das Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums nutzen? Sofern Sie die Mandantenvollmachten elektronisch über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übermitteln wollen, ist der Einsatz des standardisierten Vollmachtformulars des Bundesfinanzministeriumsunabdingbar. (Siehe hierzu auch das BMF-Schreiben vom 10. Oktober 2013.) 7. Wie weit geht der Umfang der Mandantenvollmacht? Die Mandantenvollmacht berechtigt den WP/vBP zur umfassenden Vertretung in Steuersachen. Der Mandant muss diejenigen Steuerarten und sonstige Angelegenheiten ankreuzen, für welche die Vollmacht nicht gelten soll. Um die Pflege der Vollmachtsdatenbank Ihren Mitarbeitern übertragen zu können, muss Ihr Mandant Sie ausdrücklich berechtigen Untervollmachten zu erteilen. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das Kästchen Untervollmachten auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen. Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier. 8. Was ist mit der Bekanntgabevollmacht? Kann ich diese per Vollmachtsdatenbank elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln oder muss ich diese weiterhin in Papierform übermitteln? Die Finanzverwaltung ist aktuell noch nicht in der Lage elektronisch alle Daten des Vollmachtsformulars zu erfassen. Lediglich die Bevollmächtigung zum Datenabruf kann mittels Datenbank an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Sie können die Bekanntgabevollmacht Ihres

3 Mandanten noch nicht elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln, sondern müssen diese sofern diese der Finanzverwaltung nicht schon vorliegt in Papierform vorlegen. Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier. Schritt 2: Zugangsmedium beantragen und identifizieren 9. Wer kann eine Zugangskarte beantragen/vorhandene DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] registrieren ( freischalten )? Bei jedem Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK müssen Sie sich über ein Zugangsmedium autorisieren. Dieses kann entweder eine WPK-Zugangskarte sein oder, sofern Sie DATEV-Mitglied sind, eine vorhandene DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1]. Der Kreis der Personen, die eine WPK-Zugangskarte beantragen bzw. eine DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] registrieren ( freischalten ) können, ist aus rechtlichen und organisatorischen Gründen auf folgende natürliche Personen, die als WP oder vbp bestellt sein müssen, beschränkt: WP/vBP in Einzelpraxis mit Sitz in Deutschland Sozien einer Sozietät Partner einer Partnerschaftsgesellschaft Gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften Niederlassungsleiter von Berufsgesellschaften (für ihre Niederlassung) Angestellte WP/vBP sowie gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften, die nicht als WP/vBP bestellt sind, können keine eigene WPK-Zugangskarte erhalten bzw. eine DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] freischalten lassen. Diesen Personen kann allerdings in der Vollmachtsdatenbank- Anwendung eine Untervollmacht zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank erteilt werden, sofern der Mandant der Erteilung von Untervollmachten auf der Mandantenvollmacht zugestimmt hat (siehe Frage 7). Die jeweiligen Antragsformulare finden Sie hier. 10. Können die Leiter einer Niederlassung eine eigene WPK-Zugangskarte für ihren Standort beantragen bzw. eine DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] registrieren ( freischalten )? Niederlassungsleiter können, auch wenn sie keine gesetzlichen Vertreter ihrer Gesellschaft sind, eine Zugangskarte zur Vollmachtsdatenbank der WPK für die entsprechende Niederlassung beantragen oder eine bereits vorhandene DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] freischalten lassen (siehe Frage 9). Damit können sie ihre Niederlassung registrieren und die auf die Niederlassung erteilten Vollmachten verwalten. Die Gesellschaft hat dafür Sorge zu tragen, dass der Zugang zur Vollmachtsdatenbank für die Niederlassung gesichert ist, sobald der Niederlassungsleiter aus der Gesellschaft ausscheidet. Die jeweiligen Antragsformulare finden Sie hier. 11. Wo kann ich eine WPK-Zugangskarte bestellen? Die WPK-Zugangskarte können Sie bei Ihrer Wirtschaftsprüferkammer bestellen. Alternativ können Sie eine bereits vorhandene DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] bei Ihrer Wirtschaftsprüferkammer registrieren lassen. In beiden Fällen nutzen Sie bitte das entsprechende Antragsformular. Die WPK-Zugangskarte geht Ihnen zusammen mit Ihrem Identifizierungsformular

4 (siehe Frage 15) per Post zu. Mit separater Post erhalten Sie zudem eine Transport-PIN, welche Sie bei jeder Anmeldung zur Vollmachtsdatenbank der WPK eingeben müssen. 12. Was kostet das Beantragen bzw. Registrieren der Karten? Die WPK erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums einmalig folgende Gebühren: für das Beantragen einer WPK-Zugangskarte 50 für das Registrieren einer DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] 35 Die jeweiligen Antragsformulare finden Sie hier. 13. Warum muss ich der Datenübertragung aus meinem Berufsregister zustimmen? Die Verwendung Ihrer Berufsregisterdaten ist erforderlich, um gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen, dass Sie tatsächlich als Wirtschaftsprüfer bzw. vereidigter Buchprüfer bestellt sind. Änderungen Ihrer Daten sollten Sie aus diesem Grund zeitnah der WPK mitteilen, damit diese im Berufsregister eingetragen und in die Vollmachtsdatenbank übernommen werden können. 14. Wie finde ich heraus, was ich für eine/n DATEV SmartCard/mIDentity Stick habe? Die SmartCard User-ID finden Sie entweder aufgedruckt auf Ihrer SmartCard oder auf Ihrem PC unter Start > alle Programme > DATEV > Basissoftware > Sicherheitssoftware pro. Öffnen Sie das Sicherheitspaket pro und wählen Sie die Registerkarte SmartCard. 15. Warum muss ich bei der WPK-Zugangskarte ein Identifizierungsformular für die DATEV ausfüllen? Die Finanzverwaltung überprüft aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten SmartCard (auch die WPK-Zugangskarte ist eine SmartCard). Wenn diese nicht identifiziert ist, erhalten Sie keinen Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung hinterlegten Daten. Sie erhalten zusammen mit der WPK-Zugangskarte das Identifizierungsformular per Post zugeschickt. Senden Sie dieses bitte ausgefüllt und unterschrieben an die DATEV. Sofern Sie als DATEV-Mitglied schon über eine DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] verfügen, werden Sie Ihre Karte in der Regel identifiziert haben. Wenn Sie Ihre DATEV SmartCard classic noch nicht identifiziert haben oder Zweifel haben, können Sie dieses mittels der Verzeichnisabfrage überprüfen (siehe hierzu Frage 16). 16. Wie kann ich überprüfen, ob meine WPK-Zugangskarte/DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] auch tatsächlich für den Datenabruf bei der Finanzverwaltung identifiziert ist? Über die Verzeichnisdienstabfrage können Sie nachprüfen, ob Ihre WPK-Zugangskarte/DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] bereits identifiziert ist. Sofern Sie bereits über eine DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] verfügen, wird diese in der Regel nach schon identifiziert sein. Sollte Ihre DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] noch nicht identifiziert sein, können Sie das Identifizierungsformular auch hier abrufen.

5 Schritt 3: Technische Anforderungen sicherstellen 17. Welche technischen Voraussetzungen (Kartenleser, Software, System etc.) benötige ich zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank? Sie benötigen: einen PC mit Internetzugang Folgende Betriebssysteme werden unterstützt: o Microsoft Windows Vista und Internet Explorer 8 oder Internet Explorer 9 Bei 64-Bit-Betriebssystemen kann die Vollmachtsdatenbank nur mit dem Internet Explorer 32-Bit genutzt werden. Der Internet Explorer 64-Bit wird nicht unterstützt. o Microsoft Windows 7 und Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10 oder Internet Explorer 11 Bei 64-Bit-Betriebssystemen kann die Vollmachtsdatenbank nur mit dem Internet Explorer 32-Bit genutzt werden. Der Internet Explorer 64-Bit wird nicht unterstützt. o Microsoft Windows 8 und Internet Explorer 10 oder Internet Explorer 11 (Details zu den unterstützten Betriebssystemen finden Sie in der Informations- Datenbank). Eine WPK-Zugangskarte oder eine DATEV SmartCard classic für Berufsträger /midentitystick compact für Berufsträger das DATEV Sicherheitspaket pro (bei DATEV-Kunden bereits installiert) oder das Sicherheitspaket compact (kostenlos abrufbar), jeweils in der aktuellen Version (Informationen zum DATEV Sicherheitspaket pro finden Sie hier). sowie ein Kartenlesegerät (Informationen zu den unterstützten SmartCard-Lesegeräten finden Sie hier). 18. Welche Kartenlesegeräte sind mit der DATEV-Software "Sicherheitspaket compact" und der WPK-Zugangskarte/ DATEV SmartCard classic für Berufsträger kompatibel? SCM Microsystems SPR 532 (USB); Sicherheitsklasse 2 DATEV midentity compact (USB); Sicherheitsklasse 1 DATEV midentity classic (USB); Sicherheitsklasse 1 DATEV midentity comfort (USB); Sicherheitsklasse 1 SCM microsystems SCR 3310 (USB); Sicherheitsklasse 1 SCM microsystems SCR 335 (USB); Sicherheitsklasse 1 Siehe auch Infoblatt Lesegeräte Bitte beachten Sie, dass für den midentity-stick kein Lesegerät benötigt wird. Sie müssen lediglich die Software Sicherheitspaket compact installieren.

6 Schritt 4: Für die Nutzung registrieren 19. Wer kann sich in der Vollmachtsdatenbank registrieren? Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie Ihre Praxis einmalig registrieren. Den Zugang zur Registrierung finden Sie hier. WP/vBP in eigener Praxis mit Sitz in Deutschland können diese selbst registrieren. Die Registrierung vonberufsgesellschaften, Sozietäten und Partnerschaften erfolgt einmalig durch einen gesetzlichen Vertreter, der über ein Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank (WPK- Zugangskarte/ DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] ) verfügt. Eine Registrierung der Praxis durch weitere gesetzliche Vertreter ist nicht erforderlich. Diese können die Vollmachtsdatenbank sofort mitnutzen, sofern sie über ein eigenes Zugangsmedium verfügen. 20. Wer kann sich bei einer Berufsgesellschaft der Form GmbH & Co.KG registrieren? Eine GmbH & Co.KG kann grundsätzlich durch den geschäftsführenden Gesellschafter der GmbH registriert werden, es sei denn der Gesellschaftsvertrag sieht etwas anderes vor. Er allein ist dann für seine Gesellschaft vertretungsberechtigt. 21. Meine Kanzlei/Praxis wird im Registrierungsdialog gar nicht oder falsch aufgelistet. Wie kann ich sie (Adresse, Rolle, neue Kanzlei) aktualisieren/finden? Wenn Sie sich zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren, erfolgt eine Erstbestückung mit Daten aus dem Berufsregister Ihrer Wirtschaftsprüferkammer. (Hierfür haben Sie beim Kartenantrag bzw. beim Antrag auf Registrierung Ihrer DATEV SmartCard Ihre Einwilligung erteilt.) Sind diese Daten ganz oder teilweise fehlerhaft, unvollständig oder nicht mehr aktuell, müssen Sie sie diese bei Ihrer Wirtschaftsprüferkammer ändern lassen. Aktuelle Änderungen sollten Sie daher umgehend schriftlich an die Registerabteilung Ihrer Wirtschaftsprüferkammer weiterleiten. Diese werden dann angepasst und zeitnah an die Vollmachtsdatenbank übermittelt. 22. Was mache ich, wenn ich mehrere Praxen registrieren möchte? Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Praxis registriert werden. Wenn Sie eine weitere Praxis registrieren möchten (beispielsweise ein WP, der sowohl in eigener Praxis und als Geschäftsführer einer WPG tätig ist, und beide Praxen für die Vollmachtsdatenbank registrieren möchte), muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden. Schritt 5: Nutzungsvertrag abschließen 23. Warum muss ich für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank eine Auftragsdatenverarbeitung-Vereinbarung (ADV-Vereinbarung) mit der DATEV e.g. im Rahmen des Nutzungsvertrages unterschreiben? Die Vollmachtsdatenbank wird von der DATEV e.g. im Auftrag der Wirtschaftsprüferkammern betrieben und steht allen Mitgliedern zur Verfügung. Die ADV-Pflicht ergibt sich aus 11 BDSG und verlangt eine ADV-Vereinbarung von der verantwortlichen Stelle. Der Abschluss der ADV- Vereinbarung begründet keine Mitgliedschaft bei der DATEV e.g.

7 24. Wohin muss ich den Nutzungsvertrag und das SEPA-Lastschriftmandant schicken? Beides senden Sie bitte an: DATEV eg Logistik-Center Nürnberg Schritt 6: Vollmachtsdatenbank verwenden 25. Ich bin Wirtschaftsprüfer/vereidigter Buchprüfer und Steuerberater und nutze schon die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer. Kann ich die Vollmachtsdatenbank der WPK trotzdem nutzen? Grundsätzlich besteht für Berufsträger mit Mehrfachqualifikation, d.h. Personen bzw. Berufsgesellschaften, die zugleich WP/vBP und Steuerberater bzw. WPG/BPG und Steuerberatungsgesellschaft sind, die Möglichkeit sowohl einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK als auch einen Zugang zur StBK-Vollmachtsdatenbank zu erhalten. Dieses wird aber nur in Einzelfällen mit einem Zusatznutzen verbunden sein. Sollten Sie schon die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammern nutzen, überlegen Sie, ob Sie einen zusätzlichen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK beantragen möchten. Organisatorisch handelt es sich um zwei getrennte Vollmachtsdatenbanken, in denen die jeweils relevanten Berufsregisterdaten hinterlegt werden. Berufsträger mit Mehrfachqualifikation werden somit in zwei unterschiedlichen Datenbanken gepflegt, sofern Sie einen Zugang zu beiden Vollmachtsdatenbanken beantragt haben. Haben Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation Zugang zu beiden Vollmachtsdatenbanken beantragt, vergewissern Sie sich bitte, in welcher Vollmachtsdatenbank Sie gerade arbeiten und welcher Datenbank Sie Ihre Mandantenvollmachten zugeordnet haben. Eine systemseitige Verknüpfung der beiden Vollmachtsdatenbanken erfolgt nicht. Hinweis: Die Finanzverwaltung kann die Vollmacht eines Mandanten insgesamt nur einmal speichern. Sollte eine Vollmacht mehrfach hinterlegt sein, ersetzt die Mandantenvollmacht jüngeren Datums eine ältere Mandantenvollmacht. Bitte stellen Sie sicher, dass es zu keinen Datenverlusten im Rahmen der Erfassung und Verwaltung der Vollmachten kommt. 26. Kann ich für die Arbeit mit der Vollmachtsdatenbank Untervollmachten an meine Mitarbeiter vergeben? Bitte beachten Sie zunächst, dass die Vergabe von Untervollmachten ausdrücklich vom Mandanten auf dem Formular erteilt werden muss (siehe Frage 7). Nach einer erfolgreichen Registrierung können Sie für jeden Mitarbeiter, den Sie zur Pflege der Vollmachtsdatenbank berechtigen möchten, über das Icon Berechtigungen verwalten Untervollmachten vergeben. Voraussetzung ist, dass die Mitarbeiter eine eigene DATEV SmartCard oder einen eigenen DATEV midentity-stick besitzen. DATEV- Nichtmitglieder können für Ihre Mitarbeiter über einen Link in der Vollmachtsdatenbank einen DATEV midentity-stick bestellen. Näheres finden Sie in dem Dokument Vollmacht Onlineanwendung Hilfe. Hinweis: Sofern Ihre Mitarbeiter auch die Datenabrufe im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung durchführen sollen, müssen sie mittels Identifizierungsformulars bei der DATEV identifiziert werden (siehe Frage 15).

8 27. Wer ist mein Ansprechpartner für Fragen zur Vollmachtsdatenbank? Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank finden Sie unter der Vollmacht Onlineanwendung Hilfe. Bei Fragen oder Schwierigkeiten können Sie die Hilfe - Funktion der Vollmachtsdatenbank verwenden oder sich je nach Art des Problems an eine der folgenden Kontakte wenden: Technische Fragen zur Inbetriebnahme Ihrer Zugangskarte: Firma Teleperformance unter der Hotlinenummer (9,90 pro Anruf) Fragen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank: DATEV unter der Hotlinenummer (9,00 pro Anruf) Fragen zum Berufsregister: Wirtschaftsprüferkammer unter der Telefonnummer Kann ich aus meiner vorhandenen Kanzleisoftware die Mandantenstammdaten in die Vollmachtsdatenbank importieren? Die Vollmachtsdatenbank ermöglicht über eine offene Schnittstelle den Import von Vollmachtgeberstammdaten (Mandantenstammdaten). Voraussetzung ist, dass Ihr Softwareanbieter die Importdatei gemäß der Schnittstellenbeschreibung zur Verfügung stellt. Die Beschreibung der Schnittstelle inklusive des erforderlichen Dateiaufbaus finden Sie im PDF Dokument Schnittstellenbeschreibung zur Importschnittstelle Vollmachtsdatenbank. 29. Wie erfolgt der Datenabruf bei der Finanzverwaltung? Der Abruf der Steuerdaten Ihres Mandanten hat über das von Ihnen eingesetzte Einkommensteuerprogramm zu erfolgen. Ein Datenabruf aus der Vollmachtsdatenbank unmittelbar ist nicht möglich. Informationen zur Schnittstelle zur Elster-Anwendung der Finanzverwaltung erhält Ihr Softwareanbieter hier. 30. Wann wird meine WPK-Zugangskarte gesperrt? Die WPK-Zugangskarte wird automatisch gesperrt, wenn der Berufsträger verstirbt, seine Mitgliedschaft in der Wirtschaftsprüferkammer beendet oder er beurlaubt, und dieses im Berufsregister eingetragen wird. Ebenso hat der Berufsträger die Möglichkeit seine WPK-Zugangskarte sperren zu lassen, wenn diese ihm gestohlen wird, anderweitig abhanden kommt oder er die Vollmachtsdatenbank nicht mehr nutzen möchte. In diesen Fällen ist einkartensperrantragsformular auszufüllen und an die WPK zu senden. 31. Was mache ich, wenn ich meine PIN vergessen oder verloren habe? Sie haben die PIN Ihrer WPK-Zugangskarte/ DATEV SmartCard classic für Berufsträger [1] vergessen oder verloren. Lesen Sie hier, wie Sie die PIN wiederherstellen. Je nach Kartentyp gehen Sie dafür unterschiedlich vor. Fußnote 1. Alternativ Ihre bei der Kammer registrierte SmartCard classic für Berufsträger/mIDentity compact Stick für Berufsträger