Online-Services für WIFI-Trainer/innen

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1 Online-Services für WIFI-Trainer/innen Anleitung für das Trainerportal online.wkooe.at _ Auflage Juni

2 Inhalt Seite 1 Vorbemerkungen Elektronische Werkvertragsabwicklung Neue Werkverträge ansehen und bestätigen (annehmen) Werkvertragsabrechnungen durchführen Kurstermine und Anwesenheitserfassung Kurse Finanzamtbestätigung

3 1 VORBEMERKUNGEN Diese Anleitung wendet sich an Trainer, die bereits einen funktionsfähigen Portalzugang auf online.wkooe.at haben. Falls Sie noch nicht registriert sind: Gehen Sie auf online.wkooe.at und legen Sie sich mit Konto erstellen einen Zugang zum Trainerportal an. Bei Problemen ist Ihnen Ihr/e zuständige/r Produktmanager/in gerne behilflich. Für alle auf den folgenden Seiten beschriebenen Funktionen müssen Sie im Trainerportal eingeloggt sein. wifi.at/ooe 3

4 2 ELEKTRONISCHE WERKVERTRAGSABWICKLUNG 2.1 Neue Werkverträge ansehen und bestätigen (annehmen) Wenn für Sie ein neuer Werkvertrag in Ihr elektronisches Postfach zugestellt wurde, erhalten Sie eine oder eine SMS (die Art der Benachrichtigungen ist im Bereich Benutzer-Einstellungen wählbar). Loggen Sie sich im Portal mit Ihren Zugangsdaten ein Klicken Sie auf das Register Mein Postfach (Anmerkung: Falls Sie Zugriff auf mehrere Postfächer haben wählen Sie als nächsten Schritt das gewünschte Postfach aus) Falls Sie eine nachricht mit einem Link zugestellt bekommen haben können Sie den nächsten Punkt überspringen, in diesem Fall kommen Sie direkt ohne Umwege zum neuen Werkvertrag. Sie finden hier die elektronisch zugestellten Dokumente: Die Spalten lassen sich an der Spaltenbegrenzung in der Titelzeile breiter und schmäler machen. Die herunterklappbaren Felder wie Suchbegriff oder Status dienen als Filter für das Postfach. Am besten leeren Sie die Filterfelder durch Klicken auf Alle Anzeigen, dann sehen Sie alle Ihre Dokumente. Die aktuellsten stehen immer oben. wifi.at/ooe 4

5 Durch Anklicken der Schaltfläche Gelesene Tickets anzeigen gelangen Sie zu Ihren bereits gelesenen Nachrichten. Klicken Sie auf den blauen Link in der ersten Spalte. Es werden die zum Werkvertrag gehörenden pdf-dokumente angezeigt. Durch Öffnen der Dokumente können Sie die Details anzeigen. Durch Klicken auf das Bestätigen -Feld rechts oben und anschließender Passworteingabe bestätigen Sie die Annahme des Werkvertrages. Die Übermittlung des unterschriebenen Retourexemplars ist bei der elektronischen Werkvertragsbestätigung nicht nötig. 2.2 Werkvertragsabrechnungen durchführen Klicken Sie oben auf das Register Services Klicken Sie links auf den Link Services für Vortragende Klicken Sie links auf Werkvertragsabrechnung Es wird die Liste Ihrer Werkverträge angezeigt: Alte, bereits endabgerechnete Werkverträge können Sie rechts oben mit der Schaltfläche Endabgerechnete Werkverträge jederzeit wieder anzeigen. Klicken Sie bei dem Werkvertrag, den Sie abrechnen möchten, ganz rechts auf den Link Abrechnungen wifi.at/ooe 5

6 Klicken Sie auf Neue Abrechnung erstellen : Nun erhalten Sie eine Liste mit den Kursterminen, an denen Sie bei diesem Kurs eingeplant waren: Bestätigen Sie jeden von Ihnen gehaltenen Termin durch Klicken auf Ja. Klicken Sie rechts oben auf Weiter Im nächsten Fenster wird Ihnen das Abrechnungsformular bereits vorbefüllt angezeigt Wenn Ihr Werkvertag plangemäß durchgeführt wurde brauchen Sie nur die Fahrten bzw. die Übernachtungen einzutragen, alle anderen Daten sind bereits richtig vorbefüllt. Klicken Sie auf Weiter, tragen Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Absenden. Damit ist die Abrechnung beim WIFI eingebracht. Der Eingang Ihrer Abrechnung im WIFI wird Ihnen sofort im elektronischen Postfach bestätigt. wifi.at/ooe 6

7 Sobald die zuständige Assistentin die Abrechnung erledigt hat, erhalten Sie ein Zahlungsaviso in Ihr elektronisches Postfach und je nach gewählten Einstellungen eine Benachrichtigung per oder SMS. wifi.at/ooe 7

8 3 KURSTERMINE UND ANWESENHEITSERFASSUNG In diesem Bereich finden Sie Ihren persönlichen Einsatzplan im WIFI. Klicken Sie auf das Register Services Klicken Sie auf den Link Services für Vortragende Klicken Sie auf Kurstermine. Nach kurzer Zeit erscheinen Ihre zukünftigen Kurstermine. Diese Termine entsprechen immer dem Stand in der WIFI-EDV. Die Spalten lassen sich in der Titelzeile mit der Maus breiter und schmäler machen. Wenn Sie die Anwesenheit von Teilnehmern nacherfassen wollen, geben Sie beim Datum von den gewünschten Tag ein und klicken Sie auf Termine anzeigen. Durch Klicken auf mehr in der rechten Spalte können Sie Informationen zu diesem Kurstermin abrufen und bei elektronisch erfassten Kursen die Anwesenheitserfassung durchführen. Klicken Sie auf Anwesenheit erfassen Eine Anleitung für die elektronische Anwesenheitserfassung finden Sie im Anhang des Werkvertrags (oder auch im Kursraum und im Downloadbereich des Trainerportals). wifi.at/ooe 8

9 4 KURSE Hier erhalten Sie weitere Informationen Ihren Kursen erhalten, wie z.b. welche Trainer eingeplant sind, wie viele Teilnehmer angemeldet sind usw. Klicken Sie auf das Register Services Klicken Sie auf den Link Services für Vortragende Klicken Sie auf Kurse. Nach ein paar Sekunden erhalten Sie eine Liste der zukünftigen Kurse, bei denen Sie zumindest an einem Tag eingeplant sind: Die Spalten lassen sich mit der Maus breiter und schmäler machen. Kurse die am gleichen Tag enden finden Sie durch Klick auf Abgelaufene Kurse rechts oben. Unter Termine finden Sie die Zahl der eigenen Termine bei diesem Kurs. Durch Klicken auf mehr sehen Sie die Werkvertragsnummer und den Kurskalender. Bei Kursen mit elektronischer Kursbewertung ist die Werkvertragsnummer der Beurteilungscode. wifi.at/ooe 9

10 Um den ganzen Kurs in Ihren Outlook-Kalender zu übernehmen, klicken Sie oben auf Termine nach Outlook exportieren. Die Termine werden als eigener Kalender importiert, den Sie im Outlook leicht einblenden und wieder löschen können, ohne dass Ihr Standard-Outlook-Kalender verändert wird. Eine automatische Synchronisierung Ihres Outlook-Kalenders mit dem Trainerportal ist nicht möglich. Um einen einzelnen Termin in Ihren Outlook-Kalender zu übernehmen, klicken Sie auf das Terminsymbol am rechten Rand der betreffenden Terminzeile. Die Termine werden als Einzeltermin in Ihren Standard-Outlook-Kalender importiert. Sie können diese Termine mittels der im Outlook-Kalender vorhandenen Suchfunktionen jederzeit wieder finden. Eine automatische Synchronisierung Ihres Outlook-Kalenders mit dem Trainerportal ist nicht möglich. wifi.at/ooe 10

11 5 FINANZAMTBESTÄTIGUNG Mit dieser Funktion können Sie selbst eine Finanzamtbestätigung für die Vorjahre ausdrucken: Klicken Sie auf Services Klicken Sie auf Service für Vortragende Klicken Sie auf Finanzamtbestätigung Sie sehen folgendes Bild: Geben Sie den gewünschten Leistungszeitraum und den Auftraggeber (üblicherweise WIFI GmbH) ein, weiters müssen Sie sich mit den AGB einverstanden erklären. Klicken Sie auf Finanzamtbestätigung anfordern Die Bestätigung wird nach einigen Sekunden als pdf-dokument angezeigt und kann ausgedruckt oder gespeichert werden. Gleichzeitig erhalten Sie das gleiche Dokument auch in Ihr elektronisches Postfach zugestell (für allfällige spätere Verwendung). wifi.at/ooe 11

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