WebWorkflow Online-Hilfe. Printed Documentation

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1 WebWorkflow Online-Hilfe Printed Documentation Der Inhalt dieser Dokumentation basiert auf der Online- Hilfe, welche Bestandteil der Software ZEUS WebWorkflow ist. Aus technischen Gründen können nicht alle Inhalte der Online-Hilfe in die gedruckte Version übertragen werden, wie z.b. Beschreibungen resultierend aus Sprüngen innerhalb von Abbildungen. Ebenso entspricht die Reihenfolge der Themen dieser "Printed Documentation" nicht der innerhalb der Online-Hilfe. Die Online-Hilfe in ZEUS WebWorkflow ist maskenbezogen organisiert. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH

2 Inhaltsverzeichnis Allgemein...1 Buchung nach 24 Uhr...1 Die Programmoberfläche...1 Konventionen in der ZEUS WebWorkflow-Hilfe...2 Listauswahlboxen und Schaltflächen...2 Login...2 Symbole in ZEUS WebWorkflow...3 ZEUS WebWorkflow...5 Hilfe Info...5 Anträge...6 Anträge allgemein...6 Antragsinformation...7 Antrags-Kommentar...7 Buchungskorrekturantrag...7 Dateianhänge...7 Dialogmaske - Buchung einfügen...8 Dialogmaske - Buchung korrigieren...8 Dialogmaske - Buchung löschen...8 Dialogmaske - Fehlzeit halbtägig...9 Dialogmaske - Fehlzeit tageweise...9 News-Artikel bearbeiten...9 Dialogmaske - Summenkorrektur...9 Fehlzeitantrag...10 Genehmigte Anträge...10 Liste Anträge (Person)...10 Summenkorrekturantrag...11 Zusammenfassung...11 Journale...12 Monatsjournal...12 Übersichtsliste...12 Kalender...13 Bedeutung der Farben im Kalender...13 Grp.-Kalender...13 Pers.-Kalender...13 Einstellungen...14 Einstellung Abwesenheitsvertretung...14 Einstellung Benutzername...14 Einstellung Kennwort...14 Fehlzeitdaten - Kalenderdaten (Outlook)...14 Einstellung Stellvertreterregelung...15 Online-Buchung...16 ONLINE-BUCHUNG...16 News...17 Infos...17 News...17 Wie mache ich was...18 Buchung einfügen...18 Buchung korrigieren...18 Buchung löschen...19 Datei anhängen...19 Dateianhang öffnen...19 Fehlzeiten halbtägig beantragen...20 Fehlzeiten tageweise beantragen...20 Fehlzeitantrag stornieren...20 Summe korrigieren...21 Teilantrag ablehnen / genehmigen...21 Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH ii

3 Sonstiges...22 Abwesenheitsvertretung des Antragstellers...22 Ansichtsberechtigung...22 Antragsteller...22 Antragsteller ohne PC...22 Anträge...23 Arbeitszeiterweiterung...24 Buchungsart...24 Buchungsdaten...25 Buchungsliste...26 Copyright...26 Datum / Datum von - bis...26 Einstellungen...27 Fehlzeit...27 Fehlzeit halbtägig...27 Genehmiger...27 Genehmigungslauf...27 Genehmigungsvertretung...28 Journale...28 Kalender...28 Korrekturantrag mit Papier...28 Korrekturtext...28 Listen / Journale...29 Listen abfragen...29 Navigationsleiste...29 News-Artikel...29 News-Kategorien...30 Online-Buchung / Listen abfragen...30 Outlook Kalender Import...30 Sekretariatsfunktion...30 Symbolleiste...30 Teil-Ablehnung / -Genehmigung...31 Zeit...31 Zeiterfassungssystem ZEUS...31 Arbeitsbereich...31 Benutzer...31 Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH iii

4 Allgemein Buchung nach 24 Uhr Buchungen werden im Zeiterfassungssystem ZEUS dem Tagesmodell zugeordnet, das am Tag der Buchung gültig ist. Mit dem Aktivieren der Funktion Buchung nach 24 Uhr können Buchungen dem Tagesmodell des Vortages zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, daß dieses Tagesmodell über 24:00 Uhr hinausreicht und die Buchung sich in dem Zeitrahmen des Tagesmodells befindet. Das Kontrollfeld Buchung nach 24 Uhr wird nur eingeblendet, wenn in ZEUS im Menü Workflow/Berechtigungsparameter das Kontrollfeld Buchungserlaubnis nach 24 Uhr aktiviert wurde. Beispiel Mitarbeiter arbeitet in Nachtschicht Datum Kommt Geht : :53 Uhr (vergessene Buchung) Bei der Funktion BUCHUNG EINFÜGEN bzw. BUCHUNG KORRIGIEREN, muß für die Buchung am um 06:53 Uhr das Kontrollfeld Buchung nach 24 Uhr aktiviert werden. Die Programmoberfläche Nachdem Sie sich als Benutzer bei ZEUS WebWorkflow angemeldet haben, sehen Sie diese Programmoberfläche. Für Informationen klicken Sie in die Grafik. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 1

5 Konventionen in der ZEUS WebWorkflow-Hilfe Schreib- und Darstellungsweisen innerhalb der ZEUS WebWorkflow-Hilfe, die Sie kennen sollten. Darstellung Normale Fettschrift in eckigen Klammern, wie z.b. [Ok], [Abbrechen], etc. Fette Kursivschrift, wie z.b. Stellvertretung durch Kursivschrift, wie z.b. Kommt, Geht etc Zusammengesetzte Ausdrücke in Kursivschrift mit Schrägstrich, wie z.b. Anträge/Fehlzeitantrag Ausdrücke in Versalien, auch zusammengesetzt mit Bindestrich, wie z.b. BUCHUNG EINFÜGEN Fettschrift und rot Wichtig / Achtung Fettschrift und blau Bedeutung Wird verwendet für Menübefehle, Dialogmasken, Befehls- und Selektionsschaltflächen, die so in ZEUS WebWorkflow benannt sind. Wird verwendet für Einträge, die in Dialogmasken so benannt sind. Häufig handelt es sich um Bereiche einer Dialogmaske oder um Bezeichnungen zu Eingabefeldern und Listauswahlboxen. Wird verwendet für Inhalte von Listauswahlboxen, die so benannt sind, wie z.b. die Einträge aus der Listauswahlbox Art der Dialogmaske BUCHUNG EINFÜGEN. Wird verwendet für Befehlsfolgen. In der Regel handelt es sich dabei um den Aufruf von Dialogmasken. Der erste Begriff steht dabei für die Menübezeichnung, der zweite Begriff für den Menübefehl und jeder weitere Begriff für nachfolgende Befehle innerhalb der Dialogmaske. Bezeichnen den Titel einer Dialogmaske. Häufig können Titelbezeichnung und Befehlsfolge unterschiedlich bezeichnet sein. In der Regel wird in der ZEUS WebWorkflow-Hilfe zur Identifikation einer Dialogmaske die Befehlsfolge verwendet, um das Auffinden der Dialogmaske eindeutig zu beschreiben. Verfahren und Sachverhalte die Sie unbedingt berücksichtigen bzw. einhalten sollten. Abschnitte mit Wissenswertem und Hintergrundinformationen. Dies können Sachverhalte oder Abläufe sein, deren Beachtung empfohlen wird. Die Symbole in ZEUS WebWorkflow Listauswahlboxen und Schaltflächen Die im Arbeitsbereich angeordneten Listauswahlboxen und Schaltflächen sind abhängig von dem in der Navigationsleiste ausgewählten Funktionsbereich. Funktionsbereich Anträge Funktionsbereich Kalender Funktionsbereich Journale Funktionsbereich Einstellungen Login Über ZEUS WebWorkflow können Ihre persönlichen Daten aus der Zeiterfassung eingesehen werden. Um mit ZEUS WebWorkflow arbeiten zu können, müssen Sie sich deshalb als Benutzer anmelden und die Anmeldung mit ihrem Kennwort bestätigen. Benutzername Der hier einzutragende Benutzername wurde in ZEUS Workflow hinterlegt. Als Benutzername wird in der Regel die in ZEUS für Sie hinterlegten Personal-Nr. verwendet. Die in ZEUS geführte Personal-Nr kann von der üblichen Personalummer abweichen. Kennwort Eingabe ihres persönlichen Kennworts für ZEUS WebWorkflow oder ihrer PIN. Die erforderliche Eingabe ist abhängig von der Einstellung in ZEUS. Wird in ZEUS kein Kennwort hinterlegt, so ist hier als Kennwort das Wort "Kennwort" einzugeben. Das persönliche Kennwort können Sie in ZEUS WebWorkflow über Einstellungen/Kennwort ändern abändern, die PIN kann von Ihnen nicht geändert werden. Wenn mit ZEUS WebWorkflow nicht gearbeitet wird, erfolgt nach einer festgelegten Zeitspanne ein automatisches Logout. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 2

6 Symbole in ZEUS WebWorkflow Die Symbole in ZEUS WebWorkflow und ihre Bedeutung. Antragsart Symbole Bedeutung Fehlzeit halbtägig - 1. halber Tag Fehlzeit halbtägig - 2. halber Tag Fehlzeit tageweise Buchung einfügen Buchung korrigieren Buchung löschen Bearbeiten - Lesen Symbole Bedeutung Der Antrag wurde gespeichert, jedoch noch nicht in den Genehmigungslauf geschickt. Eine Bearbeitung des Antrags ist noch möglich. Bei einem Fehlzeitantrag wird die Fehlzeit in den persönlichen- und in den Gruppen Kalender eingetragen. Der Antrag wurde in den Genehmigungslauf geschickt. Eine Bearbeitung des Antrags ist nicht mehr möglich Der Antrag enthält einen Dateianhang Genehmigungslauf - Genehmigen Symbole Bedeutung Der Antrag wurde genehmigt. Wird ein Antrag gestellt, so ist er zunächst, vom Antragsteller, genehmigt. Nachdem ein Antrag den Genehmigungslauf durchlaufen hat, kann er genehmigt oder abgelehnt sein. Der Antrag wurde abgelehnt. Der aktuelle Genehmiger wird markiert. Stellvertretung wird benachrichtigt Abwesenheitsvertretung ist aktiviert Der Antrag wurde vollständig genehmigt. Der Antrag wurde nur teilweise genehmigt. Der Antrag wurde abgelehnt. Antrag wurde über die Sekretariatsfunktion erstellt Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 3

7 Verbleib des Antrags Symbole Bedeutung Der Antrag wurde erfolgreich in ZEUS importiert. Der Antrag kann nach ZEUS exportiert werden. Der Export des Antrags nach ZEUS erfolgt automatisch. Beim Import des Antrags in ZEUS ist ein Fehler aufgetreten. Stellen Sie den Buchungskorrektur-, Fehlzeit- oder Summenkorrekturantrag noch einmal. News Symbole Bedeutung Neue News und Infos sowie neue News-Kategorien können eingegeben werden. Vorhandene News, Infos und News-Kategorien können bearbeitet werden. Information Symbole Bedeutung Öffnet die Online-Hilfe. Übernimmt den Fehlzeitantrag in den Microsoft Outlook Kalender. Die Konventionen in der ZEUS WebWorkflow-Hilfe Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 4

8 ZEUS WebWorkflow ZEUS WebWorkflow ist die papierlose Erfassung, Genehmigung und Eintragung von Fehlzeiten, Buchungs- und Summenkorrekturen in ZEUS. Wie funktioniert ZEUS WebWorkflow? Klicken Sie für weitere Informationen in die Grafik. Hilfe Info Ausgabestand dieser Hilfe: 401D OH 7R Diese Online-Hilfe gilt für ZEUS WebWorkflow Version Aufgrund ständiger Weiterentwicklung des Zeitwirtschaftssystems ZEUS und von ZEUS WebWorkflow können teilweise Differenzen auftreten, zwischen den von Ihnen eingesetzten Funktionen und dem hier beschriebenen Funktionsumfang. Es kann deshalb keine Gewährleistung für die Vollständigkeit dieser Dokumentation gegeben werden. Copyright Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 5

9 Anträge Anträge allgemein ZEUS WebWorkflow unterscheidet 3 Antragsarten: Fehlzeitantrag wird benötigt um Fehlzeiten halbtageweise oder tageweise zu beantragen um Fehlzeiten für einen Zeitraum zu beantragen. um Fehlzeiten wie z.b. Urlaub für eine Gruppe oder Abteilung zu planen. Buchungskorrekturantrag wird benötigt um Buchungen nachzutragen, vorhandene Buchungen zu ändern, oder Buchungen zu löschen. Summenkorrekturantrag wird benötigt um mit Hilfe von Summenkorrektur-Vorlagen personenbezogene Summen zu korrigieren. Durch Klicken auf eine der drei Antragsarten im Funktionsbereich ANTRÄGE in der Navigationsleiste, öffnet sich jeweils ein leeres Antragsformular. Jedes Antragsformular ist unterteilt in die Bereiche: Benutzerdaten angezeigt werden die Personaldaten des aktuellen ZEUS WebWorkflow Benutzers. Name, Personal-Nr., Abteilung und Ausweis-Nr. sind in ZEUS hinterlegt und können nicht im ZEUS WebWorkflow geändert werden. Kommentar Der Antragsteller, die Abwesenheitsvertretung des Antragstellers und die Genehmiger können Kommentare zu dem aktuellen Antrag hinterlegen. Die Kommentare werden direkt im Antrag dargestellt und nicht nach ZEUS exportiert. Antragsdaten Die in diesem Bereich angezeigten Daten sind abhängig von der Wahl der Antragsart. Fehlzeitantrag - Fehlzeitdaten Buchungskorrekturantrag - Buchungsdaten Summenkorrekturantrag - Summenkorrekturdaten Genehmigungslauf In diesem Listbereich werden alle Stationen eines Antrages innerhalb des Genehmigungslaufes mit aktuellem Status wie z.b. abgesendet oder genehmigt dargestellt. Der Antragsteller, der gleichzeitig erster Genehmiger ist, steht an oberster Stelle. Der aktuelle Genehmiger, bei dem sich der Antrag gerade zur Bearbeitung befinde wird durch gekennzeichnet Zusätzlich sind die Personen aufgelistet, die nach der Antragsgenehmgiung informiert werden. Dateianhänge In ZEUS WebWorkflow haben Sie die Möglichkeit Ihren Buchungskorrektur- oder Fehlzeitantrag Dateien anzufügen. Der Dateientyp ist hierbei beliebig. Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich ANTRÄGE Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 6

10 Antragsinformation Die Maske ANTRAGSINFORMATION gibt Auskunft über den gerade bearbeiteten Antrag. Wurde der Antrag gespeichert oder gelöscht, so ist der entprechende Status aus der Maske ersichtlich. Wurde der Antrag gesendet und an den Genehmiger zum Genehmigen weitegeleitet, so ist in der Maske ANTRAGSINFORMATION der Genehmigungslauf des Antrags abgebildet. d.h. bei welcher Person der Antrag zur Genehmigung liegt, bzw. wer den Antrag bereits genehmigt hat. Ausserdem ist aufgeführt welche Personen über einen genehmigten Antrag informiert werden. Kommentare, die der Antragsteller und / oder Genehmiger über die Maske KOMMENTARE hinterlegt haben sind ebenfalls lesbar. Antrags-Kommentar In das Eingabefeld der Maske ANTRAGS-KOMMENTAR können der Antragsteller, die Abwesenheitsvertretung des Antragstellers und die Genehmiger Kommentare zu dem aktuellen Antrag hinterlegen. Die Kommentare werden direkt im Antrag dargestellt und nicht nach ZEUS exportiert. Buchungskorrekturantrag Der Buchungskorrekturantrag unterscheidet 3 Antragsarten: Buchungen einfügen Buchungen korrigieren Buchungen löschen. Wie mache ich was Eine Buchung einfügen Eine Buchung korrigieren Eine Buchung löschen Das Listfeld BUCHUNGSDATEN Entsprechend der Auswahl im Buchungskorrekturantrag werden die Dialogmasken BUCHUNG EINFÜGEN, BUCHUNG KORRIGIEREN oder BUCHUNG LÖSCHEN geöffnet. Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich ANTRÄGE Dateianhänge In ZEUS WebWorkflow haben Sie die Möglichkeit an Ihren Buchungskorrektur- oder Fehlzeitantrag Dateien anzufügen. Der Dateientyp ist hierbei beliebig. Die Größe der Datei ist begrenzt auf 500 KB. Wie mache ich was Eine Datei anhängen Eine Datei öffnen Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 7

11 Dialogmaske - Buchung einfügen Die Dialogmaske BUCHUNG EINFÜGEN wird in ZEUS WebWorkflow verwendet zum Einfügen neuer, zusätzlicher Buchungen. Dabei sind die Eingabefelder leer und die Listauswahlboxen zeigen die Standardeinstellung. Die Felder der Dialogmaske: Datum Zeit Buchungsart Buchung nach 24 Uhr Arbeitszeiterweiterung (AZE) Fehlzeit Korrekturtext Buchungsliste Wie mache ich was Eine Buchung einfügen Eine Buchung korrigieren Eine Buchung löschen Dialogmaske - Buchung korrigieren Eine bereits vorhandene Buchung kann ausgewählt und geändert werden. In den Eingabefeldern und Listauswahlboxen werden die Werte und Einstellungen der Buchung angezeigt, die zuvor aus der Buchungsliste ausgewählt wurde. Die Felder der Dialogmaske: Datum Zeit Buchungsart Buchung nach 24 Uhr Arbeitszeiterweiterung (AZE) Fehlzeit Korrekturtext Buchungsliste Wie mache ich was Eine Buchung einfügen Eine Buchung korrigieren Eine Buchung löschen Dialogmaske - Buchung löschen Eine bereits vorhandene Buchung wird gelöscht, weil z.b. am Buchungsterminal eine Buchung mehrmals erzeugt wurde. Eine Buchung wird in der Zeiterfassung gelöscht, nachdem der Buchungskorrekturantrag abgesendet und genehmigt wurde. Die Schaltfläche [Buchung löschen] dient nur zum Löschen einer in die Buchungsliste aufgenommenen Buchung. ZEUS Systembuchungen können nicht gelöscht werden. ZEUS Systembuchungen werden durch hellgraue Schrift gekennzeichnet und können nicht ausgewählt werden. Die Felder der Dialogmaske: Korrekturtext Buchungsliste Wie mache ich was Eine Buchung einfügen Eine Buchung korrigieren Eine Buchung löschen Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 8

12 Dialogmaske - Fehlzeit halbtägig Zum Einfügen einer halbtägigen Fehlzeit. Dabei sind die Eingabefelder leer und die Listauswahlboxen zeigen die Standardeinstellung. Die Felder der Dialogmaske: Datum Fehlzeit 1. Halbtag Fehlzeit 2. Halbtag Kommentar / Korrekturtext Wie mache ich was Fehlzeit tageweise beantragen Fehlzeit halbtägig beantragen Fehlzeitantrag stornieren Dialogmaske - Fehlzeit tageweise Zum Einfügen einer neuen Fehlzeit. Dabei sind die Eingabefelder leer und die Listauswahlboxen zeigen die Standardeinstellung. Die Felder der Dialogmaske: Datum von Datum bis Fehlzeit Kommentar / Korrekturtext Wie mache ich was Fehlzeit tageweise beantragen Fehlzeit halbtägig beantragen Fehlzeitantrag stornieren News-Artikel bearbeiten In dieser Maske können neue News und/oder Infos eingegeben werden. Aktivieren Sie die gewünschte Funktion durch Klicken auf das entsprechende Kontrollfeld Mit Hilfe der Schaltfläche [Bearbeiten] öffnet sich die Maske News-Kategorie. Im Feld TITEL kann die Bezeichnung des News-Artikels eingegeben werden. Geben Sie Im Eingabefeld unterhalb des Feldes TITEL den Inhalt des News-Artikels ein. Mit Hilfe der Schaltfläche [OK] werden neue News-Artikel in die News-Liste übernommen. Bereits vorhandene News-Artikel werden mit Hilfe der Schaltfläche [Löschen] aus der News-Liste entfernt. Dialogmaske - Summenkorrektur Entsprechend der Auswahl der Summenkorrektur-Vorlage aus der Listauswahlbox werden weitere Auswahl- und Eingabefelder eingeblendet. Werden in ZEUS in der Summenkorrektur-Vorlage alle Werte vorgegeben, kann in ZEUS WebWorkflow nur noch das Datum eingegeben werden, wann die Korrektur eingefügt werden soll. Werden in ZEUS der Summenkorrektur-Vorlage keine festen Werte für die Felder Zeit, Wert in Stunden oder Wert in Tagen vorgegeben können in ZEUS WebWorkflow diesbezüglich zusätzliche Eingaben gemacht werden. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 9

13 Fehlzeitantrag Der Fehlzeitantrag unterscheidet 2 Antragsarten Fehlzeit tageweise Diese Antragsart wird verwendet um eine Fehlzeit einzufügen für: - einen ganzen Tag, z.b. einen Tag Gleitzeit oder - einen Zeitraum, z.b. Urlaub von Montag bis Freitag. Fehlzeit halbtägig Diese Antragsart wird verwendet um eine Fehlzeit für einen halben Tag einzufügen, z.b. vormittags ein halber Tag Arztbesuch. Die Steuerung für halbe Tage steht nur zur Verfügung, wenn im Zeiterfassungssystem ZEUS das Kontrollfeld Fehlzeiten halbtägig ausblenden unter Workflow/Einstellungen nicht aktiviert ist Wie mache ich was Fehlzeit tageweise beantragen Fehlzeit halbtägig beantragen Fehlzeitantrag stornieren Entsprechend der Auswahl im Fehlzeitantrag werden die Dialogmasken FEHLZEIT TAGEWEISE oder FEHLZEIT HALBTÄGIG geöffnet. Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich ANTRÄGE. Genehmigte Anträge In der Maske GENEHMIGTE ANTRÄGE sind die Anträge der Personen aufgeführt, deren Anträge von Ihnen genehmigt wurden. Symbole geben über den Status jedes einzelnen Antrags Auskunft. Klicken Sie in die Antragszeile um einen Antrag aufzurufen und die Antragsdaten anzusehen. Fehlzeitanträge die bereits in das Zeiterfassungssystem ZEUS importiert wurden, können wieder storniert oder in den Outlook (Kalender) übernommen werden. Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich ANTRÄGE. Liste Anträge (Person) In der Maske LISTE ANTRÄGE (PERSON) sind die Anträge der Personen aufgeführt, für die eine Ansichtsberechtigung besteht oder deren Anträge genehmigt werden müssen. Symbole geben über den Status jedes einzelnen Antrags Auskunft. Anträge die nur gespeichert wurden und noch nicht im Genehmigungslauf sind können durch Klicken in eine Antragszeile aufgerufen und bearbeitet werden: Fehlzeiten/Buchungen hinzufügen, korrigieren oder löschen Korrekturtext hinzufügen Kommentare hinzufügen Dateien anhängen Anträge die bereits im Genehmigungslauf sind können durch Klicken in eine Antragszeile aufgerufen und gelesen werden. Fehlzeitanträge, die genehmigt sind und bereits in das Zeiterfassungssystem ZEUS importiert wurden, können wieder storniert oder in den Outlook (Kalender) übernommen werden. Fehlzeitanträge werden, nachdem sie gespeichert wurden, im persönlichen- und im Gruppen Kalender dargestellt. Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich ANTRÄGE Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 10

14 Summenkorrekturantrag Um Eingabeaufwand zu reduzieren, können in ZEUS für immer wiederkehrende Korrekturen Summenkorrektur- Vorlagen festgelegt werden. Durch Aufrufen dieser Vorlagen können in ZEUS WebWorkflow Summenkorrekturen durchgeführt werden. Die Korrektursumme kann ein Zeitwert in Stunden und Minuten oder in Tagen sein. in verschiedene Zeitkonten einer Person verrechnet werden, wie z. B. Netto Arbeitszeit oder Fehlzeit Guthaben aktuell. Die Verrechnung der Korrektursumme kann relativ oder absolut erfolgen. Wie mache ich was Eine Summe korrigieren Mit Hilfe der Schaltfläche [Summenkorrektur] wird die Dialogmaske SUMMENKORREKTUR geöffnet. Zusammenfassung Nach dem Öffnen von ZEUS WebWorkflow werden in der Maske ZUSAMMENFASSUNG alle Buchungskorrektur-, Fehlzeitund Summenkorrekturanträge aufgelistet, die Sie gestellt haben oder die von Ihnen bearbeitet werden müssen. Im Bereich AUFGABEN sehen Sie als Genehmiger: zu genehmigende Anträge, die zur Bearbeitung anstehen und von Ihnen genehmigt werden sollen. Anträge Im Bereich EIGENE ANTRÄGE sehen Sie als Antragsteller: in Bearbeitung Anträge, die Sie gestellt und gespeichert jedoch noch nicht in den Genehmigungslauf abgesendet haben. im Genehmigungslauf Anträge, die sich im Genehmigungslauf befinden. Zusätzlich wird angezeigt, bei welchem Genehmiger sich ihr Antrag befindet. in den letzten 3 Tagen Anträge, die von einem Genehmiger ganz oder teilweise genehmigt oder abgelehnt wurden. genehmigt/abgelehnt Im Bereich INFORMATIONEN sehen Sie als Antragsteller und/oder Genehmiger: alle INFOS, die von den berechtigten Personen in ZEUS WebWorkflow hinterlegt wurden. Symbole geben über den Status jedes einzelnen Antrags Auskunft. Klicken Sie in die Antragszeile um einen Antrag aufzurufen und die Antragsdaten anzusehen. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 11

15 Journale Monatsjournal Im Monatsjournal sind alle gültigen Buchungen die am Terminal erzeugt wurden, alle Buchungskorrekturen und alle Fehlzeiten eines Monats dargestellt. Zusätzlich können verschiedene Summen wie z.b. Brutto Tag oder Netto Gesamt Monat dargestellt werden. Die Monatsjournale werden im Zeiterfassungssystem ZEUS erstellt und über ZEUS WebWorkflow angezeigt oder ausgedruckt. Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich JOURNALE. Übersichtsliste Die Übersichtsliste ist eine frei definierbare Liste in der Summen über einen Zeitraum, wie z.b. das aktuelle Jahr, dargestellt werden können. Typische Summen für eine Übersichtsliste sind z.b. Urlaub erhalten, Urlaub Guthaben oder Saldo. Die Übersichtslisten werden im Zeiterfassungssystem ZEUS erstellt und über ZEUS WebWorkflow angezeigt oder ausgedruckt. Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich JOURNALE. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 12

16 Kalender Bedeutung der Farben im Kalender Im persönlichen Kalender und im Gruppenkalender werden die mit Fehlzeiten belegten Tage farbig dargestellt. Der aktuelle Tag ist rot markiert. Für den Tag ist ein Fehlzeitantrag gespeichert. Der Fehlzeitantrag für diesen Tag ist genehmigt. Für diesen Tag wurde ein Fehlzeitantrag zur Genehmigung abgesendet, ist jedoch noch nicht genehmigt. Grp.-Kalender Jeder Genehmiger sollte Zugriff auf einen oder mehrere Gruppenkalender haben. In einem Gruppenkalender sind alle Personen aufgeführt, die in ZEUS in einer Personengruppe/Abteilung zusammengefasst sind. Dies kann z.b. die Abteilung des Genehmigers sein. Jeder Fehlzeitantrag, der gespeichert oder in den Genehmigungslauf gebracht wurde, trägt ZEUS WebWorkflow in den Persönlichen Kalender und in den Gruppenkalender ein. Wird ein Fehlzeitantrag genehmigt verbleibt er im Gruppenkalender. Wird ein Fehlzeitantrag abgelehnt, dann wird er im Gruppenkalender gelöscht. Jede Fehlzeit wird mit der im Zeiterfassungssystem ZEUS hinterlegten Kurzbezeichnung ausgewiesen. Außerdem wird der Fehlzeittag farbig hinterlegt. Aus dem Kalender heraus können Sie durch einfachen Mausklick auf eine eingetragene Fehlzeit den damit verbundenen Fehlzeitantrag öffnen und ansehen Mit Hilfe der Schaltfläche [Drucken] kann jeder Kalender auf A4-Querformat ausgedruckt werden. Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich KALENDER. Pers.-Kalender Jeder Person, die an ZEUS WebWorkflow teilnimmt, ist ein persönlichen Kalender zugeordnet. Genehmiger sollten zusätzlich Zugriff auf einen Gruppenkalender haben. In einem Gruppenkalender sind alle Personen aufgeführt, die in ZEUS zu einer Personengruppe/Abteilung zusammengefasst sind. Ein Genehmiger kann Zugriff auf mehrere Gruppenkalender haben. Eine Gruppe kann z.b. die Abteilung des Genehmigers sein. Jeder Fehlzeitantrag, der gespeichert oder in den Genehmigungslauf gebracht wurde, trägt ZEUS WebWorkflow in den Persönlichen Kalender und in den Gruppenkalender ein. Jede Fehlzeit wird mit der im Zeiterfassungssystem ZEUS hinterlegten Kurzbezeichnung ausgewiesen. Außerdem wird der Fehlzeittag farbig hinterlegt. Aus dem Kalender heraus können Sie durch einfachen Mausklick auf eine eingetragene Fehlzeit den damit verbundenen Fehlzeitantrag öffnen und ansehen Mit Hilfe der Schaltfläche [Drucken] kann jeder Kalender auf A4-Querformat ausgedruckt werden. Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich KALENDER. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 13

17 Einstellungen Einstellung Abwesenheitsvertretung Wählen Sie aus den Personen in der Listauswahlbox die Person aus, die von ihrer Abwesenheit benachrichtigt werden soll. Legen Sie durch Aktivierung fest, ob ihr Stellvertreter nur benachrichtigt werden soll, oder ob er Ihre Abwesenheit genehmigen muß. Wenn ein Antrag von ihrem Stellvertreter abgelehnt wird, wird der Antrag nicht in den weiteren Genehmigungslauf gebracht. Die Einstellung in dieser Maske dient als Voreinstellung, wenn Sie die Abwesenheitsvertretung bei einem Buchungskorrektur-, Fehlzeit- oder Summenkorrekturantrag aktivieren. Individuelle Anpassungen sind für jeden einzelnen Antrag möglich. Bestätigen Sie ihre Einstellungen mit Hilfe der Schaltfläche [Ok]. Einstellung Benutzername Als Zugangsberechtigung zu ZEUS WebWorkflow benötigen Sie einen Benutzernamen. Der Benutzername wurde von Ihrem Administrator in ZEUS festgelegt. Den Benutzernamen können Sie jederzeit neu bestimmen, wenn Sie die Berechtigung dazu erhalten haben. Zur Änderung des Benutzernamens müssen Sie lediglich die drei Eingabefelder alter Benutzername, neuer Benutzername und neuer Benutzername wiederholen ausfüllen und in die Schaltfläche [Ok] klicken. Wenn Sie ihren Benutzernamen vergessen haben, muß Ihnen ihr Administrator in ZEUS Workflow einen neuen Benutzernamen zuweisen und Ihnen mitteilen. In ZEUS muß in Personal/Personalzentrale/Parameter Workflow/Basisdaten die Funktion Benutzername änderbar aktiviert sein, daß Sie ihren Benutzernamen ändern können. Einstellung Kennwort Als Zugangsberechtigung zu ZEUS WebWorkflow benötigen Sie ein Kennwort oder eine PIN. Ob Sie die Zugangsberechtigung mit Kennwort oder PIN erhalten, wurde von ihrem Administrator entschieden. Wenn Sie eine PIN verwenden kann diese von Ihnen nicht geändert werden. Die PIN kann nur der zuständige Administrator in ZEUS ändern. Das Kennwort können Sie jederzeit neu bestimmen, wenn Sie die Berechtigung dazu erhalten haben. Zur Änderung des Kennworts müssen Sie lediglich die drei Eingabefelder altes Kennwort, neues Kennwort und neues Kennwort wiederholen ausfüllen und in die Schaltfläche [Ok] klicken. Wenn Sie ihr Kennwort vergessen haben, muß Ihnen ihr Administrator in ZEUS Workflow ein neues Kennwort zuweisen und Ihnen mitteilen. In ZEUS muß in Personal/Personalzentrale/Parameter Workflow/Basisdaten die Funktion Kennwort änderbar aktiviert sein, daß Sie ihr Kennwort ändern können. Fehlzeitdaten - Kalenderdaten (Outlook) Wenn Sie ihren persönlichen Kalender in Microsoft Outlook führen, können Sie hier den Zeitraum für den ersten und zweiten Halbtag festlegen. Diese Definition findet keine Anwendung im Zeiterfassungssystem ZEUS. Sie dient ausschließlich der Halbtagesdarstellung im Kalender von Microsoft Outlook. Die Uhrzeit kann im Bereich von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr eingetragen oder geändert werden. Als Trennung zwischen Stunden und Minuten muß der Doppelpunkt (:) verwendet werden. Die Stunde kann ein- oder zweistellig geschrieben werden. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 14

18 Einstellung Stellvertreterregelung Die Maske STELLVERTRETERREGELUNG gibt Auskunft, wer im Falle der Abwesenheit des zuständigen Genehmigers die Anträge genehmigen muß. Siehe auch Stellvertretung durch Einen Stellvertreter sollten Sie festlegen, wenn Sie Genehmiger sind. Dadurch wird erreicht, daß während ihrer Abwesenheit der Genehmigungslauf für die Anträge nicht unterbrochen wird. Stellvertretung durch Bin abwesend Nachricht an Stellvertreter permanente Stellvertreterregelung Wählen Sie aus der Listauswahlbox ihren Stellvertreter für die Genehmigung von Anträgen aus. Setzen Sie sich selbst auf abwesend, so daß die Anträge direkt zu ihrem Stellvertreter geleitet werden. Der Status Abwesend kann auch vom Administrator in ZEUS Workflow gesetzt werden. Der Stellvertreter wird automatisch über jeden zur Genehmigung anstehenden Antrag benachrichtigt. Jeder Antrag wird an den Genehmiger und an den Stellvertreter gesendet. Für die Entscheidung, ob ein Antrag genehmigt, teilgenehmigt oder abgelehnt wird, ist die Reihenfolge der Bearbeitung entscheidend. Die Entscheidung desjenigen, der den Antrag als erster bearbeitet hat wird von ZEUS WebWorkflow weiterverarbeitet. Die Listauswahlbox Stellvertretung durch steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn ihr Administrator in ZEUS unter Personal/Personalzentrale/Parameter Workflow/Stellvertreter die Funktion Stellvertreter änderbar aktiviert hat. Genehmigung des oben gewählten Stellvertreters durch Die Funktion gibt Auskunft darüber, wer die Anträge des Genehmiger Stellvertreters genehmigen muß. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 15

19 Online-Buchung ONLINE-BUCHUNG Die Maske ONLINE-BUCHUNG bildet im Grunde ein Terminal nach und bietet somit die Möglichkeit mit Hilfe von ZEUS WebWorkflow Buchungen und Abfragen zu tätigen sowie Listen abzurufen. In den Listauswahlboxen Buchungen, Abfragen und Abfrage Listen sind die im Zeiterfassungssystem ZEUS definierten und an ZEUS WebWorkflow geladenen Funktionstasten-Buchungen aufgelistet. Durch Auswahl und anschließenden Klick in das Terminalsymbol wird die Buchung oder Abfrage ausgelöst. Buchungen können erzeugt werden wenn ZEUS WebWorkflow online bzw. offline ist. Abfragen sind nur möglich, wenn ZEUS WebWorkflow online ist. Ein entsprechender wird in der Maske im Klartext ausgegeben. Wenn Sie aus den Listauswahlboxen Buchungen, Abfragen oder Abfrage Listen keine Auswahl treffen und auf das Terminalsymbol klicken, erzeugen Sie eine normale Buchung, wie sie in Ihrem Zeiterfassungssystem hinterlegt ist. In der Regel ist dies eine Automatik Kommt/Geht Buchung. Das heißt, wenn Sie anwesend sind erzeugen Sie eine Geht Buchung, wenn Sie abwesend sind eine Kommt Buchung. In die Maske Terminal gelangen Sie nur, wenn die notwendigen Optionen für das Zeiterfassungssystem ZEUS und ZEUS WebWorkflow erworben und von Ihrem Vertriebs- und Servicepartner eingerichtet wurden. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 16

20 News Infos In der Maske INFOS werden alle News aufgelistet, die von den berechtigten Benutzern oder dem Administrator in ZEUS WebWorkflow hinterlegt wurden. Durch Klicken auf die News Titel können die einzelnen News-Artikel geöffnet und gelesen werden. News In der Maske NEWS LISTE sind alle News und Infos aufgeführt, für die eine Ansichtsberechtigung besteht. Durch Auswahl einer News Kategorie aus der Listauswahlbox Kategorie können die News und Infos nach Themenbereichen gefiltert werden. Durch Klicken in einen News-Titel können einzelne News-Artikel aufgerufen und gelesen werden. Über die Schaltfläche können weitere News-Artikel und / oder Kategorien eingegeben werden. In ZEUS muß in Workflow/Berechtigungsparameter die Funktion News/Infos bearbeiten für den Antragsteller aktiviert sein, daß die Schaltfläche eingeblendet wird. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 17

21 Wie mache ich was Buchung einfügen Mit Buchungen einfügen werden vergessene Buchungen nachgetragen. 1. Über Anträge/Buchungskorrekturanträge in der Navigationsleiste den Dialog BUCHUNGSKORREKTURANTRAG öffnen. 2. Mit Hilfe der Schaltfläche [Buchung einfügen] die Maske BUCHUNG EINFÜGEN öffnen. 3. Datum auswählen - über das Feld Datum in dem zu öffnenden Kalender oder - innerhalb der Buchungsliste durch Auswählen des Monats aus der Listauswahlbox Monat und Auswählen des Tages aus der Listauswahlbox Tag 4. In das Eingabefeld Zeit die Uhrzeit eintragen. Als Trennung den Doppelpunkt (:) verwenden. 5. Aus der Listauswahlbox Art eine Buchungart auswählen. 6. Wenn es sich bei der Buchung um eine Fehlzeitbuchung handelt, aus der Listauswahlbox Fehlzeit eine Fehlzeit auswählen. 7. In das Eingabefeld Korrekturtext kann eine Bemerkung eingetragen werden, wie z.b. Buchung vergessen. 8. Mit Hilfe der Schaltfläche [Übernehmen] wird die einzufügende Buchung in das Listfeld BUCHUNGSDATEN übernommen. 9. Zum Einfügen weiterer Buchungen die Schritte 3-8 wiederholen. 10. Maske mit Hilfe der Schaltfläche [Ok] verlassen 11. Den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Speichern] sichern, wenn er nicht sofort abgesendet werden soll oder den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Absenden] zur Genehmigung weiterleiten. 12. In beiden Fällen gibt die anschließend eingeblendete Maske ANTRAGSINFORMATION Auskunft über den Status des gerade bearbeiteten Antrages. Wenn der Antrag nur gespeichert ist kann er über Anträge/Liste Anträge (Person) erneut aufgerufen werden. Dann besteht die Möglichkeit diesen Antrag zu ändern oder diesem Antrag weitere Buchungen hinzuzufügen. Buchung korrigieren Mit Buchung korrigieren kann der Buchungstyp oder die Buchungsuhrzeit geändert werden. So kann z.b. eine Geht-Buchung in eine Geht-Fehlzeit-Buchung geändert werden. 1. Über Anträge/Buchungskorrekturanträge in der Navigationsleiste den Dialog BUCHUNGSKORREKTURANTRAG öffnen. 2. Mit Hilfe der Schaltfläche [Buchung korrigieren] die Maske BUCHUNG KORRIGIEREN öffnen. 3. In der Buchungsliste mit Hilfe der Listauswahlboxen Monat und Tag die zu ändernde Buchung suchen und markieren 4. Buchung bearbeiten 5. Mit Hilfe der Schaltfläche [Übernehmen] wird die zu korrigierend Buchung in das Listfeld BUCHUNGSDATEN übernommen 6. Zum Korrigieren weiterer Buchungen die Schritte 3-5 wiederholen. 7. Maske mit Hilfe der Schaltfläche [Ok] verlassen 8. Den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Speichern] sichern, wenn er nicht sofort abgesendet werden soll oder den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Absenden] zur Genehmigung weiterleiten. 9. In beiden Fällen gibt die anschließend eingeblendete Maske ANTRAGSINFORMATION Auskunft über den Status des gerade bearbeiteten Antrages. Wenn der Antrag nur gespeichert ist kann er über Anträge/Liste Anträge (Person) erneut aufgerufen werden. Dann besteht die Möglichkeit diesen Antrag zu ändern oder weitere Buchungen zu korrigieren. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 18

22 Buchung löschen Mit Buchung löschen wird eine Buchung aus dem Monatsjournal zum Löschen bereitgestellt. 1. Über Anträge/Buchungskorrekturanträge in der Navigationsleiste den Dialog BUCHUNGSKORREKTURANTRAG öffnen. 2. Mit Hilfe der Schaltfläche [Buchung löschen] die Maske BUCHUNG LÖSCHEN öffnen. 3. In der Buchungsliste mit Hilfe der Listauswahlboxen Monat und Tag die zu löschende Buchung suchen und markieren 4. In das Eingabefeld Korrekturtext kann eine Bemerkung eingetragen werden. 5. Mit Hilfe der Schaltfläche [Übernehmen] wird die löschende Buchung in das Listfeld BUCHUNGSDATEN übernommen. 6. Zum Löschen weiterer Buchungen die Schritte 3-4 wiederholen 7. Maske mit Hilfe der Schaltfläche [Ok] verlassen 8. Den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Speichern] sichern, wenn er nicht sofort abgesendet werden soll oder den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Absenden] zur Genehmigung weiterleiten. 9. In beiden Fällen gibt die anschließend eingeblendete Maske ANTRAGSINFORMATION Auskunft über den Status des gerade bearbeiteten Antrages. Wenn der Antrag nur gespeichert ist kann er über Anträge/Liste Anträge (Person) erneut aufgerufen werden. Dann besteht die Möglichkeit diesen Antrag zu ändern oder diesem Antrag weitere Buchungen hinzuzufügen. Nur Buchungen, die in ZEUS eingepflegt wurden können vollständig gelöscht werden. Buchungen die am Terminal erzeugt wurden, werden zwar nicht mehr zur Verrechnung herangezogen, jedoch nicht vollständig gelöscht. Am Terminal erzeugte und gelöschte Buchungen können jederzeit wieder aktiviert werden. Datei anhängen Mit Dateianhang neu werden einem Buchungskorrektur-, Summenkorrektur- oder Fehlzeitantrag Dateien angefügt. 1. Über Anträge/Buchungskorrekturantrag oder Anträge/Fehlzeitantrag oder Anträge/Summenkorrekturantrag in der Navigationsleiste den Dialog BUCHTUNGSKORREKTURANTRAG oder den Dialog FEHLZEITANTRAG oder den Dialog SUMMENKORREKTURANTRAG öffnen. 2. Antragsdaten eingeben 3. Mit Hilfe der Schaltfläche [Dateianhang neu] die Maske DATEIANHANG öffnen. 4. Mit Hilfe der Schaltfläche [Durchsuchen...] den Pfad und Dateinamen der anzufügenden Datei eingeben. 5. Mit Hilfe der Schaltfläche [Übernehmen] wird die anzufügende Datei in das Listfeld DATEIANHÄNGE übernommen. 6. Zum Anfügen weiterer Dateien die Schritte 3-4wiederholen. 7. Maske mit Hilfe der Schaltfläche [Ok] verlassen. 8. Den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Speichern] sichern, wenn er nicht sofort abgesendet werden soll oder den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Absenden] zur Genehmigung weiterleiten. Dateianhang öffnen 1. Über Anträge/Liste Anträge (Person) oder Anträge/Genehmigte Anträge einen Antrag mit Dateianhang auswählen 2. Klicken Sie in die Antragszeile um die Maske DATEIANHANG ÖFFNEN auszuwählen. 3. Öffnen Sie mit Hilfe der Schaltfläche [Anzeigen] die Dialogmaske Ihres Browsers zum Herunterladen von Dateien. 4. Wählen Sie anschließend aus den angezeigten Möglichkeiten aus, ob die Datei mit einem auf Ihrem Computer installierten Programm geöffnet oder auf Ihrem Computer gespeichert werden soll. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 19

23 Fehlzeiten halbtägig beantragen Mit Fehlzeiten halbtägig werden Fehlzeiten für halbe Tage beantragt. Dies kann z.b. ein Seminar oder Gleitzeit sein. 1. Über Erstellen/Fehlzeitantrag in der Navigationsleiste den Dialog FEHLZEITANTRAG öffnen. 2. Mit Hilfe der Schaltfläche [Fehlzeiten halbtägig] die Maske FEHLZEIT HALBTÄGIG öffnen. 3. Über das Feld Datum das Datum für die Fehlzeit in dem zu öffnenden Kalender auswählen. 4. Aus den Listauswahlboxen Fehlzeit 1. Halbtag oder Fehlzeit 2. Halbtag die zu beantragende Fehlzeit für den entsprechenden Halbtag auswählen. 5. In das Eingabefeld Kommentag kann eine Bemerkung eingetragen werden. 6. Mit Hilfe der Schaltfläche [Übernehmen] wird die einzufügende Fehlzeit in das Listfeld FEHLZEITDATEN übernommen. 7. Zum Beantragen weiterer halbtägiger Fehlzeiten die Schritte 3-5 wiederholen. 8. Maske mit Hilfe der Schaltfläche [Ok] verlassen. 9. Den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Speichern] sichern, wenn er nicht sofort abgesendet werden soll oder den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Absenden] zur Genehmigung weiterleiten. 10. In beiden Fällen gibt die anschließend eingeblendete Maske ANTRAGSINFORMATION Auskunft über den Status des gerade bearbeiteten Antrages. Wenn der Antrag nur gespeichert ist kann er über Anträge/Fehlzeit erneut aufgerufen werden. Dann besteht die Möglichkeit diesen Antrag zu ändern oder diesem Antrag weitere Fehlzeiten hinzuzufügen Mit dem Speichern oder Absenden wird die Fehlzeit in den Pers.- und den Gr.-Kalender eingetragen. Fehlzeiten tageweise beantragen Mit Fehlzeiten tageweise werden Fehlzeiten für mehrere Tage beantragt. Dies kann z.b. ein Seminar oder Urlaub sein. 1. Über Anträge/Fehlzeitantrag in der Navigationsleiste den Dialog FEHLZEITANTRAG öffnen. 2. Mit Hilfe der Schaltfläche [Fehlzeiten tageweise] die Maske FEHLZEITEN TAGEWEISE öffnen. 3. Über die Felder Datum von und Datum bis das Beginn- und Ende Datum für die Fehlzeit in dem zu öffnenden Kalender auswählen. 4. Aus der Listauswahlbox Fehlzeit die zu beantragende Fehlzeit auswählen. 5. In das Eingabefeld Kommentar kann eine Bemerkung eingetragen werden. 6. Mit Hilfe der Schaltfläche [Übernehmen] wird die einzufügende Fehlzeit in das Listfeld FEHLZEITDATEN übernommen. 7. Zum Beantragen weiterer Fehlzeiten die Schritte 3-5 wiederholen. 8. Maske mit Hilfe der Schaltfläche [Ok] verlassen. 9. Den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Speichern] sichern, wenn er nicht sofort abgesendet werden soll oder den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Absenden] zur Genehmigung weiterleiten. 10. In beiden Fällen gibt die anschließend eingeblendete Maske ANTRAGSINFORMATION Auskunft über den Status des gerade bearbeiteten Antrages. Wenn der Antrag nur gespeichert ist kann er über Anträge/Liste Anträge (Person) erneut aufgerufen werden. Dann besteht die Möglichkeit diesen Antrag zu ändern oder diesem Antrag weitere Fehlzeiten hinzuzufügen. Mit dem Speichern oder Absenden wird die Fehlzeit in den Pers. und in den Gr.-Kalender eingetragen. Fehlzeitantrag stornieren Eine bereits in das Zeiterfassungssystem ZEUS importierte Fehlzeit kann storniert, gelöscht werden. Dies kann z.b. bei der Urlaubsplanung notwendig sein. 1. Über Anträge/Liste Anträge (Person) in der Navigationsleiste die Liste mit den Fehlzeit- und Buchungskorrekturanträgen öffnen. 2. Den Fehlzeitantrag auswählen, der storniert werden soll 3. Den sich öffnenden Fehlzeitantrag mit Hilfe der Schaltfläche [Stornieren] bearbeiten, z.b. Teile des Antrags löschen oder die Abwesenheitsvertretung aktivieren. 4. Den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Speichern] sichern, wenn er nicht sofort abgesendet werden soll oder den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Absenden] zur Genehmigung weiterleiten. In der Liste Anträge (Person) wird der Fehlzeitantrag mit dem Buchstaben S gekennzeichnet. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 20

24 Summe korrigieren 1. Über Anträge/Summenkorrekturanträge in der Navigationsleiste den Dialog SUMMENKORREKTURANTRAG öffnen. 2. Mit Hilfe der Schaltfläche [Summenkorrektur] die Maske SUMMENKORREKTUR öffnen. 3. In der Listauswahlbox Summenkorrektur-Vorlagen die gewünschte Vorlage auswählen. 4. Über das Feld Datum in dem zu öffnenden Kalender das Datum auswählen, wann die Korrektur eingefügt werden soll. 5. Sind in der gewählten Summenkorrektur-Vorlage keine festen Werte vorgegeben für die Felder Zeit, Wert in Stunden, Wert in Tagen in den editierbaren Feldern die gewünschten Werte eingeben. 6. Mit Hilfe der Schaltfläche [Übernehmen] werden die zu korrigierenden Summendaten in das Listfeld SUMMENKORREKTURDDATEN übernommen. 7. Zum Korrigieren weiterer Summen die Schritte 3-5 wiederholen. 8. Maske mit Hilfe der Schaltfläche [Ok] verlassen 9. Den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Speichern] sichern, wenn er nicht sofort abgesendet werden soll oder den Antrag mit Hilfe der Schaltfläche [Absenden] zur Genehmigung weiterleiten. 10. In beiden Fällen gibt die anschließend eingeblendete Maske ANTRAGSINFORMATION Auskunft über den Status des gerade bearbeiteten Antrages. Wenn der Antrag nur gespeichert ist kann er über Anträge/Liste Anträge (Person) erneut aufgerufen werden. Dann besteht die Möglichkeit diesen Antrag zu ändern oder diesem Antrag weitere Summenkorrekturen hinzuzufügen. Teilantrag ablehnen / genehmigen 1. Über Anträge/ Liste Anträge (Person) oder über die Maske HEUTE - ZUSAMMENFASSUNG einen zu genehmigenden Antrag öffnen. 2. Klicken Sie auf einen Teilantrag, um die Dialogmaske TEIL-ABLEHNUNG /-GENEHMIGUNG zu öffnen. 3. Die gewünschte Funktion auswählen und die Maske mit Hilfe der Schaltfläche [Ok] verlassen 4. Mit Hilfe der Schaltfläche [Genehmigen] die restlichen Teilanträge genehmigen oder 5. Mit Hilfe der Schaltfläche [Ablehnen] den kompletten Antrag ablehnen 6. In beiden Fällen gibt die anschließend eingeblendete Maske ANTRAGSINFORMATION Auskunft über den Status des gerade bearbeiteten Antrages. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 21

25 Sonstiges Abwesenheitsvertretung des Antragstellers Die Abwesenheitsvertretung des Antragstellers erhält zuvor festgelegte Korrekturanträge Zur Kenntnisnahme Zur Kentnisnahme und Genehmigung Ansichtsberechtigung Parallel zum Importieren eines Korrekturantrages in ZEUS kann eine Person über diesen Korrekturantrag informiert werden. Diese Funktion wird in der Regel verwendet, um Sekretärinnen über die Abwesenheit einer festgelegten Personengruppe zu informieren Antragsteller Der Antragsteller kann an seinem Arbeitsplatz Korrekturanträge stellen. Mit dem Absenden wird ein Korrekturantrag in den festgelegten Genehmigungslauf geschickt. Der Antragsteller kann beim Zeiterfassungssytem ZEUS festgelegte persönliche Listen anfordern. Der Antragsteller kann an seinem PC festgelegte Buchungen, wie z.b. Kommt, Geht, Dienstgang etc. erzeugen. Der Antragsteller kann am Zeiterfassungssytem ZEUS einen festgelegten Wert ab, wie z.b. Saldo, Resturlaub etc. abfragen. Der Antragsteller kann eine Ansichtsberechtigung für eine Personengruppe erhalten. Wurde bei dem Antragsteller die Sekretariatsfunktion aktiviert, so kann er für andere Workflowteilnehmer Korrekturanträge stellen. Wurde bei dem Antragsteller die Abwesenheitsvertretung aktiviert, so werden seine eigenen Korrekturanträge über seinen Abwesenheitsvertreter gelenkt. Antragsteller ohne PC Auch Personen ohne eigenen Arbeitsplatzrechner können über die Sekretariatsfunktion an ZEUS WebWorkflow teilnehmen. Personen die über die Sekretariatsfunktion an ZEUS WebWorkflow teilnehmen benötigen eine Berechtigung und eine Genehmigung. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 22

26 Anträge Die Listauswahlboxen und Schaltflächen im Funktionsbereich ANTRÄGE: Speichern Löschen Absenden Genehmigen Ablehnen Erweitert Dateianhang neu Fehlzeiten halbtägig Fehlzeiten tageweise Buchung einfügen Buchung korrigieren Buchung löschen Summenkorrektur Person Antragsart Speichert einen Antrag ohne ihn abzusenden. Der Antrag kann über Anträge/Liste Anträge (Peson) erneut aufgerufen und bearbeitet werden. Ein gespeicherter Fehlzeitantrag, z.b. Urlaub, wird für Planungszwecke im Persönlichen Kalender des Antragstellers und im Gruppen-Kalender des Genehmigers farbig dargestellt. Zum Genehmigen muß der Fehlzeitantrag mit Hilfe der Schaltfläche [Absenden] in den Genehmigungslauf gebracht werden. Löscht einen gespeicherten Antrag. Leitet einen Antrag an den Genehmiger weiter. Nach dem Absenden kann der Antrag vom Antragsteller nicht mehr bearbeitet werden. Diese Schaltfläche wird nur eingeblendet, wenn Sie Genehmiger sind und einen Antrag zum Genehmigen aufgerufen haben. Durch Klick in die Schaltfläche wird der Antrag als Ganzes genehmigt, nach ZEUS exportiert, der Antragsteller über die Genehmigung informiert und im Persönlichen Kalender und im Gruppenkalender farbig markiert. Diese Schaltfläche wird nur eingeblendet, wenn Sie Genehmiger sind und einen Antrag zum Genehmigen aufgerufen haben. Durch Klick in die Schaltfläche wird der Antrag als Ganzes abgelehnt und der Antragsteller über die Ablehnung informiert. Mit Hilfe der Listauswahlbox ERWEITERT können Sie alle ZEUS WebWorkflow Funktionen, für die Sie die Berechtigung haben, schnell aufrufen. Die Berechtigungen werden in ZEUS Workflow aktiviert. Öffnet die Dialogmaske DATEIANHANG NEU zum Anfügen einer Datei Öffnet die Maske ANTRAGS-KOMMENTAR, in die der Antragsteller und/oder Genehmiger Text hinterlegen kann. Jeder hinterlegte Text wird direkt im Antrag angezeigt. Öffnet die Dialogmaske FEHLZEITEN HALBTÄGIG zur Eingabe von halbtägigen Fehlzeiten. Öffnet die Dialogmaske FEHLZEITEN TAGEWEISE zur Eingabe von genzen Fehlzeittagen oder Zeiträumen. Öffnet die Dialogmaske BUCHUNG EINFÜGEN, um eine vergessene Buchung nachzutragen Öffnet die Dialogmaske BUCHUNG KORRIGIEREN, um eine vorhandene Buchung zu korrigieren. Öffnet die Dialogmaske BUCHUNG LÖSCHEN, um eine Buchung zu löschen. Öffnet die Dialogmaske SUMMENKORREKTUR, um mit Hilfe einer Summenkorrektur-Vorlage eine Summe zu korrigieren Listauswahlbox zur Personenauswahl. In der Listauswahlbox sind die Personen aufgeführt, für die eine Ansichtsberechtigung besteht oder deren Anträge genehmigt werden müssen. Bei einem Antragsteller ohne weitere Berechtigungen ist keine Auswahl möglich. Mit Hilfe der Listauswahlbox können die Anträge in Bezug auf die Antragsart gefiltert werden. Öffnet die Online-Hilfe zu der ausgewählten Dialogmaske. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 23

27 Arbeitszeiterweiterung Im Zeiterfassungssystem ZEUS ist die Arbeitszeit der Zeitbereich, innerhalb dem die von Ihnen erbrachte Arbeitszeit verrechnet wird. Durch die Aktivierung der Arbeitszeiterweiterung kann der Zeitbereich innerhalb dem Ihre Arbeitszeit verrechnet wird, erweitert werden. Wählen Sie aus der Listauswahlbox, wann die Arbeitszeiterweiterung erfolgen soll: vor Arbeitszeit nach Arbeitszeit ohne Arbeitszeiterweiterung Die Listauswahlbox Arbeitszeiterweiterung wird nur eingeblendet, wenn in ZEUS im Menü Workflow/Berechtigungsparameter das Kontrollfeld Arbeitszeiterweiterung aktiviert wurde. Beispiel Arbeitszeit Arbeitszeit... erweitert: Kommt Geht 08:00-17:00 Uhr 06:00-19:00 Uhr 07:00 Uhr 18:00 Uhr Soll die Buchung um 07:00 Uhr verrechnet werden, muß bei der Funktion BUCHUNG EINFÜGEN bzw. BUCHUNG KORRIGIEREN, aus der Listauswahlbox Arbeitszeiterweiterung der Eintrag vor Arbeitszeit ausgewählt werden. Soll die Buchung um 18:00 Uhr verrechnet werden, muß bei der Funktion BUCHUNG EINFÜGEN bzw. BUCHUNG KORRIGIEREN, aus der Listauswahlbox Arbeitszeiterweiterung der Eintrag nach Arbeitszeit ausgewählt werden. Wird bei beiden Buchungen der Eintrag ohne Arbeitszeiterweiterung ausgewählt, wird nur die Zeit von 08:00 bis 17:00 Uhr verrechnet. Buchungsart Die Buchungsart bestimmt wie eine Buchung im Zeiterfassungssystem ZEUS verrechnet wird. Im Zeiterfassungssystem ZEUS ist die erste Buchung des Tages immer eine Kommt-Buchung. Die nächste Buchung ist dann eine Geht-Buchung oder eine Geht Fehlzeit-Buchung, die nächste Buchung dann wieder eine Kommt-Buchung oder eine Kommt Fehlzeit-Buchung usw. Mit der Auswahl eine Buchungsart können Sie in diese Systematik von ZEUS eingreifen. Fehlzeit-Buchungen sind für das Zeiterefassungssystem ZEUS alle Buchungen innerhalb eines Tages, an dem Sie ihren Arbeitsplatz verlassen. Ob diese Fehlzeit zu einer Zeitverrechnung führt, ist in der Definition der Fehlzeit in ZEUS hinterlegt. So wird z.b. eine Fehlzeit Dienstgang in der Regel eine bezahlte Fehlzeit sein, während ein privater Behördengang in den meisten Fällen eine unbezahlte Fehlzeit ist. Buchungen für Arbeitspausen innerhalb festgelegter Zeitzonen oder nach einer definierten Anwesenheitszeit sind normale Kommt- und Geht-Buchungen. Kommt Mit dieser Buchungsart wird eine Kommt-Buchung im Zeiterfassungssystem ZEUS eingefügt, unabhängig davon ob die Buchungsreihenfolge stimmt. Geht Mit dieser Buchungsart wird eine Geht-Buchung im Zeiterfassungssystem ZEUS eingefügt, unabhängig davon ob die Buchungsreihenfolge stimmt. Kommt/Geht Mit dieser Buchungsart bestimmt das Zeiterfassungssystem ZEUS ob es sich um eine Kommt- oder Geht-Buchung handelt. Verwenden Sie nach Möglichkeit diese Buchungsart. Sie müssen dann nicht entscheiden, ob es sich bei der Buchung um eine Kommt- oder Geht-Buchung handeln muß. Fehlzeit Kommt Mit dieser Buchungsart wird eine Kommt Fehlzeit-Buchung im Zeiterfassungssystem ZEUS eingefügt, unabhängig davon ob die Buchungsreihenfolge stimmt. Zusätzlich müssen Sie in der Listauswahlbox Fehlzeit eine Fehlzeit auswählen. Fehlzeit Geht Mit dieser Buchungart wird eine Geht Fehlzeit-Buchung im Zeiterfassungssystem ZEUS eingefügt, unabhängig davon ob die Buchungsreihenfolge stimmt. Zusätzlich müssen Sie in der Listauswahlbox Fehlzeit eine Fehlzeit auswählen. Fehlzeit Kommt/Geht Mit dieser Buchungsart bestimmt das Zeiterfassungssystem ZEUS ob es sich um eine Kommt Fehlzeitoder Geht Fehlzeit-Buchung handelt. Zusätzlich müssen Sie in der Listauswahlbox Fehlzeit eine Fehlzeit auswählen. Verwenden Sie nach Möglichkeit diese Buchungsart. Sie müssen dann nicht entscheiden, ob es sich bei der Buchung um eine Kommt Fehlzeit- oder Geht Fehlzeit-Buchung handeln muß. Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH 24