HTML SERIENMAILS MIT STANDARDBRIEF UND SUPERMAILER

Transkript

1 MIT STANDARDBRIEF UND SUPERMAILER 09/02/06 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

2 INHALT Allgemein Erstellung eines neuen Projekts in SuperMailer Erstellung einer Word-Vorlage im NTCS-Standardbrief Adressatenliste für Mailing-Kampagne erstellen Import der Stammdateninformation in SuperMailer s versenden Archivierung der s im NTCS

3 Allgemein Serienbriefe per HTML Mit Unterstützung von SuperMailer (Version 4.75) In dieser Anleitung wird dokumentiert, wie HTML- s mit Unterstützung eines externen Programms und NTCS als Datenbereitsteller sowie Archivierungswerkzeug erstellt werden können. Vorgehensweise zur Erstellung von HTML- s: 1. Erstellung eines neuen Projekts in SuperMailer 2. Erstellung einer Word-Vorlage im NTCS-Standardbrief 3. Adressatenliste für Mailing-Kampagne erstellen 4. Import der Stammdateninformationen in SuperMailer 5. s versenden 6. Archivierung der s im NTCS 1. Erstellung eines neuen Projekts in SuperMailer Hier möchten wir auf die Online-Doku von SuperMailer verweisen Weiters existiert ein Board unter worin Fragen gepostet werden können, sowie FAQs zur Verfügung stehen. 3

4 2. Erstellung einer Word-Vorlage im NTCS-Standardbrief Arbeiten mit MS Word Vorlagen In NTCS muss im Paket Büroverwaltung Dokumente Standardbrief eine Neue WinWord Vorlage angelegt werden (wichtig ist, dass es sich um eine WinWord Vorlage handelt!). Auf diese wird im Punkt 6 noch einmal näher eingegangen. Sie soll dazu dienen, die im SuperMailer erstellte Vorlage dann archivieren zu können. Der Standardbrief unterstützt derzeit Word-Dokumente und Vorlagen bis inklusive der Version Mit Doppelklick kann diese Briefvorlage bearbeitet werden, es öffnet sich das Word mit einer neuen Symbolleiste: 3. Adressatenliste für Mailing-Kampagne erstellen In NTCS können in verschiedenen Programmteilen (unter anderem im Standardbrief) Adressatenlisten generiert werden. Es können aus jeder Bildschirmliste mit der rechten Maus Extras Exportieren Datensätze in MS Excel (als XLS-Datei) exportiert werden. 4

5 Im Standardbrief gibt es in der gelben Menüleiste Hilfe Hilfe zum Fenster eine Doku, in der auch der Export bzw. die Erstellung von Adressatenlisten beschrieben ist. Für die Kontaktpersonen empfehlen wir ein Freifeld (z. B. eines der Vergleichsfelder 16 bis 20) in der Kontaktpersonenverwaltung zu verwenden und umzubenennen (z. B. in beispielsweise Newsletter ). Nach diesem Feld kann dann im Standardbrief gefiltert werden. (Laut Telekommunikationsgesetz muss eine schriftliche Bekanntgabe bestehen, dass eine Person den Newsletter abonniert hat. Besteht bereits eine Geschäftsbeziehung mit dem Kunden (d. h. wurde ihm beispielsweise schon eine Rechnung gestellt) kann dieser Person ein Newsletter gesendet werden.) Robinson Liste (SuperMailer Abgleich mit Robinson Liste) 5

6 4. Import der Stammdateninformation in SuperMailer Im SuperMailer kann dieser Punkt unter Empfänger der Importieren gestartet werden. Anschließend im Feld Excel-Dateiname die aus NTCS exportierte XLS-Datei auswählen und in den SuperMailer importieren. Definition der Spalte, in der sich die Adresse befindet. Import starten. 6

7 5. s versenden Der SuperMailer bietet (genauso wie NTCS) eine Duplikatsprüfung an, sodass verhindert wird, dass ein Kunde/eine Kontaktperson zweimal die gleiche erhält. Anschließend kann das Massenmail versendet werden. 6. Archivierung der s in NTCS Nach erfolgreicher Versendung der Massenmail muss/kann diese Vorlage im SuperMailer kopiert und im NTCS (in die WinWord-Vorlage im Standardbrief) eingefügt werden. Als letzten Schritt muss/kann diese WinWord-Vorlage im Standardbrief durch eine Vorlagenarchivierung den Kunden, an die die Massenmail geschickt wurde, zugeordnet werden. 7

8 Button Druck/Versand (Strg+P) im Standardbrief auswählen. Beim Punkt Archivieren die nötigen Einstellungen treffen (Betreff eingeben, Archiv und Kategorie auswählen) und auf Vorlagenarchivierung stellen. Weiters besteht die Möglichkeit, gleichzeitig Poststücke zu erzeugen. Das archivierte Massenmail ist dann in NTCS Paket Büroverwaltung Dokumente Dokumentenübersicht jederzeit abrufbar. 8