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1 S YNCHRONISIEREN VON DATEN Synchronisieren Übersicht Intellisync für salesforce.com ermöglicht das Verwalten der Salesforce- Kontakte und Aktivitäten über Microsoft Outlook oder ein Palm OS - Gerät. Sie müssen Daten nur einmal eingeben, und Ihre Informationen werden an allen Standorten auf dem aktuellen Stand gehalten. Die Synchronisierung beseitigt Duplikate und ermöglicht es Ihnen, Konflikte zu lösen, wenn Daten an beiden Orten geändert werden. Detaillierte Hinweise dazu, welche Informationen synchronisiert werden, finden Sie unter Welche Daten werden synchronisiert? Um Ihre Daten mit Outlook oder einem Palm zu synchronisieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Einrichten von Intellisync 2. Einrichten von Outlook und Palm 3. Sichern von Daten (nur beim ersten Mal) 4. Einrichten Ihres Synchronisierungsprofils 5. Durchführen einer Synchronisierung Häufig gestellte Fragen: Synchronisieren Einrichten von Intellisync Herunterladen von Intellisync So laden Sie Intellisync für salesforce.com herunter: 1. Klicken Sie auf Setup Mobile Benutzer Synchronisation mit Outlook/Palm. 2. Klicken Sie auf den Link Intellisync jetzt downloaden. Wenn Sie eine frühere Version von Intellisync für salesforce.com haben, sollten Sie zunächst die Deinstallationsanweisungen auf dieser Seite befolgen, bevor Sie mit einer Neuinstallation beginnen. 3. Lesen Sie die Systemanforderungen genau durch. 4. Um Intellisync für salesforce.com herunterzuladen, klicken Sie auf den Link. 5. Im Dialogfeld Dateidownload können Sie wählen, ob Sie die Datei IntellisyncForSalesforceOutlook.exe vom aktuellen Standort ausführen oder auf Ihrer Festplatte speichern möchten.

2 Hinweise zum Installieren der heruntergeladenen Dateien finden Sie unter Installieren von Intellisync. Welche Systemanforderungen gelten für die Synchronisierung? Installieren von Intellisync Wenn Sie eine frühere Version von Intellisync für salesforce.com haben, sollten Sie zunächst die Deinstallationsanweisungen auf der Intellisync für salesforce.com-downloadseite befolgen, bevor Sie mit einer Neuinstallation beginnen. Wenn Sie die Datei IntellisyncForSalesforceOutlook.exe auf Ihrer Festplatte gespeichert haben, starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die Datei. Wenn Sie die Datei direkt von der Webseite ausführen lassen, startet der Assistent automatisch. Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten. 1. Klicken Sie zum Starten auf Weiter. 2. Wenn Sie den vorgegebenen Zielordner verwenden möchten, klicken Sie auf Weiter. Falls Sie einen anderen Speicherort bevorzugen, klicken Sie auf Durchsuchen. 3. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. 4. Klicken Sie zum Abschließen der Installation auf Fertig stellen. Anweisungen zur Konfiguration finden Sie unter Konfigurieren von Intellisync. Konfigurieren von Intellisync So konfigurieren Sie Intellisync für salesforce.com: 1. Starten Sie Intellisync für salesforce.com über das Startmenü, und klicken Sie anschließend auf Optionen Setup-Assistent. 2. Geben Sie Ihren Salesforce-Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, und klicken Sie auf die Schaltlfäche zum Überprüfen der Angaben. Wählen Sie nach der Überprüfung des Benutzernamens und Kennworts Weiter aus. 3. Wählen Sie das Offline-Gerät für die Synchronisation aus entweder Outlook oder Palm OS-Gerät. 4. Wählen Sie den Typ der zu synchronisierenden Daten aus: Kontakte, Kalenderereignisse und/oder Aufgaben. 5. Klicken Sie auf Fertig. Daraufhin wird der Bildschirm von Intellisync für salesforce.com angezeigt. Führen Sie erst die unter Einrichten von Outlook und Palm und Sichern von Daten beschriebenen Schritte durch, bevor Sie mit der ersten Synchronisierung beginnen. Copyright salesforce.com, inc. Alle Rechte vorbehalten. Salesforce Benutzerhandbuch

3 6. Wenn Ihr Unternehmen eine Firewall oder einen Proxyserver einsetzt, müssen Sie in Intellisync für salesforce.com unter Umständen weitere Konfigurationseinstellungen vornehmen. Siehe Wie kann ich Intellisync für salesforce.com mit einem Proxyserver verwenden? und Muss ich bei der Einrichtung bestimmte Dinge berücksichtigen, wenn meine Firma eine Firewall hat? Wenn Sie auf Optionen Resynchronisation erzwingen klicken, bleibt diese Option aktiviert, bis Sie eine Synchronisation durchführen. Dies bedeutet, dass bei Ihrer nächsten Synchronisation keine Datensätze gelöscht werden. Einrichten von Outlook und Palm Sichern von Daten Einrichten Ihres Synchronisierungsprofils Durchführen einer Synchronisierung Einrichten von Outlook und Palm Synchronisieren eines Palm mit Salesforce Informationen zur Einrichtung finden Sie in folgenden Abschnitten: Synchronisieren eines Palm mit Salesforce Synchronisieren von Outlook mit Salesforce Synchronisieren von Outlook mit einem Palm Ändern von Feldzuordnungen Um Salesforce mit einem Gerät mit Palm OS 3.x oder höher zu synchronisieren, müssen Sie zuerst die Elemente im Adressbuch (auch als Kontakte bezeichnet) und der Aufgabenliste (auch als Aufgaben bezeichnet) mit der Kategorie "salesforce.com" markieren. Nur Elemente mit dieser Kategorie werden mit Salesforce synchronisiert. Im Kalender können keine Elemente kategorisiert werden, sodass alle nicht privaten Ereignisse synchronisiert werden. Einige Versionen des Kalenders unterstützen jedoch Kategorien; in diesem Fall müssen Sie die Kalenderelemente mit der Kategorie "salesforce.com" markieren. Wenn Ihr Gerät eine frühere Version des Palm-Betriebssystems als 3.x ausführt, können Sie Ihre Informationen keinen Kategorien zuordnen; alle nicht privaten Datensätze werden synchronisiert. 1. Wählen Sie in der Palm OS-Anwendung im oberen rechten Bereich des Bildschirms die Kategorieliste aus. 2. Wählen Sie zuerst Kategorien bearbeiten und danach Neu aus. 3. Geben Sie "salesforce.com" ein, und wählen Sie OK aus. Wählen Sie zum Beenden nochmals OK aus. 4. Wählen Sie nacheinander alle Datensätze aus, die Sie synchronisieren möchten. 5. Wählen Sie Details oder im Adressbuch Bearbeiten aus. 6. Wählen Sie in der Kategorieliste den Eintrag "salesforce.com" aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

4 Wenn Sie Ihren Palm direkt mit Salesforce synchronisieren, kommuniziert Intellisync für salesforce.com mit HotSync Manager (ab Version 3.0; ist Teil Ihrer Palm-Software). Hot Sync muss konfiguriert werden, damit Intellisync für salesforce.com erkannt wird. In der Regel geschieht dies automatisch bei der Konfiguration von Intellisync für salesforce.com. Wenn Sie Salesforce nicht mit Ihrem Palm synchronisieren können, konfigurieren Sie HotSync und Intellisync für salesforce.com folgendermaßen: 1. Gehen Sie gemäß der Schritte unter Konfigurieren von Intellisync auf vor, um Intellisync für salesforce.com für die Synchronisierung mit Ihrem Palm einzurichten. 2. Falls eine Synchronisierung noch immer nicht möglich ist, deinstallieren Sie Ihre Palm-Software. a. Wählen Sie die Optionsfolge Start Einstellungen Systemsteuerung bzw.start Systemsteuerung (je nach verwendeter Windows-Version). b. Wählen Sie die Option Programme ändern oder entfernen. c. Entfernen Sie ggf. Palm Desktop und PocketMirror. 3. Stellen Sie sicher, dass Intellisync für salesforce.com zur Synchronisierung mit Ihrem Palm konfiguriert ist (siehe Konfigurieren von Intellisync). 4. Installieren Sie Ihre Palm-Software. Wenn Sie während der Installation aufgefordert werden "Palm" oder "3rd Party" (Drittanbieter) auszuwählen, wählen Sie "3rd Party" aus. Synchronisieren von Outlook mit Salesforce Um Salesforce mit Outlook zu synchronisieren, müssen Sie zuerst Ihre Kontakte, Aufgaben und Kalenderereignisse mit der Kategorie "salesforce.com" markieren. Nur Elemente in dieser Kategorie werden mit Salesforce synchronisiert. Weitere Maßnahmen sind nicht erforderlich. 1. Wählen Sie in Outlook den Ordner Kontakte, Aufgaben oder Kalender aus. 2. Wählen Sie "Ansicht" "Aktuelle Ansicht" "Nach Kategorie" aus. 3. Wählen Sie alle Einträge aus, die Sie synchronisieren möchten. 4. Betätigen Sie die rechte Maustaste, und wählen Sie im Kontextmenü Kategorien aus. 5. Geben Sie in den Bereich Elemente gehören zu den Kategorien den Text "salesforce.com" ein. 6. Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, um "salesforce.com" Ihrer Hauptkategorienliste hinzuzufügen. 7. Klicken Sie auf OK. 8. Wiederholen Sie alle Schritte für Kontakte, Kalender und Aufgaben. Synchronisieren von Outlook mit einem Palm Wenn Sie sowohl Outlook als auch ein Palm OS-Gerät verwenden, empfiehlt es sich, Salesforce mit Outlook über Intellisync für salesforce.com zu synchronisieren und dann Outlook mit Ihrem Palm OS-Gerät über PocketMirror ab Version zu synchronisieren. Copyright salesforce.com, inc. Alle Rechte vorbehalten. Salesforce Benutzerhandbuch

5 Ändern von Feldzuordnungen Salesforce ordnet Salesforce-Felder automatisch Outlook und Palm-Feldern zu. Sie können jedoch diese Zuordnungen ändern oder manuell einige der zusätzlichen Salesforce-Felder zuordnen, für die keine automatische Zuordnung durchgeführt wurde. 1. Rufen Sie Intellisync für salesforce.com auf. Klicken Sie anschließend auf Start Programme salesforce.com Intellisync für salesforce.com. 2. Geben Sie Ihren Salesforce-Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. 3. Wählen Sie die Optionsfolge Optionen Konfigurieren. 4. Wählen Sie den Feldtyp aus, den Sie zuordnen möchten. 5. Wählen Sie die Optionsfolge Konfigurieren Erweiterte Einstellungen. 6. Klicken Sie auf Feldzuordnung Klicken Sie auf OK, wenn Sie aufgefordert werden, eine Datendatei zu bestätigen. 8. Wählen Sie ein Outlook- oder Palm-Feld aus, und ziehen Sie es nach oben bzw. unten, um es dem entsprechenden Salesforce-Feld zuzuordnen. 9. Klicken Sie auf den Pfeil zwischen dem Salesforce-Feld und dem Outlook- bzw. Palm-Feld, um die betreffenden Felder zuzuordnen bzw. ihre Zuordnung aufzuheben. 10. Klicken Sie abschließend auf OK. Sie können jederzeit durch Klicken auf Zurücksetzen alle manuellen Zuordnungen, die Sie vorgenommen haben, entfernen, und zu den ursprünglichen Salesforce-Feldzuordnungen zurückkehren.

6 Sichern von Daten Bevor Sie Ihre Daten erstmals synchronisieren, sichern Sie diese in Microsoft Outlook oder dem Palm OS -Gerät. Bei späteren Synchronisierungen brauchen Sie das nicht noch einmal zu tun. Durchführen der Sicherung von Palm OS-Geräten 1. Öffnen Sie den Palm Desktop. 2. Klicken Sie auf einen Bereich, den Sie exportieren möchten: Kalender, Adressbuch (auch als Kontakte bezeichnet) oder Aufgabenliste (auch als Aufgaben bezeichnet). 3. Wählen Sie Datei Exportieren aus. 4. Wählen Sie einen Ordner und einen Namen für die Datei aus. Wählen Sie in der Liste Export as (Exportieren als) den Typ "Archiv" aus. Wählen Sie unter Range (Bereich) die Option All (Alle) aus. 5. Klicken Sie auf Exportieren und dann auf OK. 6. Wiederholen Sie alle Schritte für jeden Bereich: Kalender, Adressbuch (auch als Kontakte bezeichnet) oder Aufgabenliste (auch als Aufgaben bezeichnet). Durchführen der Sicherung in Microsoft Outlook 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Wählen Sie Datei Import/Export aus. 3. Wählen Sie In eine Datei exportieren aus, und klicken Sie auf Weiter. 4. Wählen Sie Persönliche Ordner-Datei (.pst) aus, und klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie einen Ordner für den Export (Kalender, Kontakte oder Aufgaben) aus, und klicken Sie auf Weiter. 6. Geben Sie einen Speicherort für die.pst-datei ein, wählen Sie Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen, und klicken Sie dann auf Fertig stellen. 7. Führen Sie alle Schritte für jeden der Ordner "Kontakte", "Kalender" und "Aufgaben" aus. Synchronisieren Übersicht Einrichten von Intellisync Einrichten von Outlook und Palm Einrichten Ihres Synchronisierungsprofils Durchführen einer Synchronisierung Copyright salesforce.com, inc. Alle Rechte vorbehalten. Salesforce Benutzerhandbuch

7 Einrichten Ihres Synchronisierungsprofils Verfügbarkeit: Team, Standardmäßig synchronisiert Intellisync für salesforce.com Kontakte, deren Inhaber Sie sind, Kontakte für die Sie Lese-/Schreibzugriff haben und die Accounts zugeordnet sind, deren Inhaber Sie sind, sowie Kontakte, für die Sie Lese-/Schreibzugriff haben und die Accounts zugeordnet sind, bei denen Sie ein Account-Teammitglied sind. Mit entsprechenden Einstellungen in Ihrem Synchronisierungsprofil können Sie außerdem Kontakte synchronisieren, deren Inhaber andere Benutzer sind, sofern Sie Lese-/Schreibzugriff auf diese Kontakte haben. 1. Klicken Sie auf Setup Mobile Benutzer Synchronisation mit Outlook/Palm Synchronisationsprofil festlegen. 2. Wählen Sie in der ersten Dropdown-Liste den Typ der Gruppe aus. 3. Wählen Sie die entsprechende Gruppe aus, deren Mitglieder Inhaber von Kontakten sind, die Sie synchronisieren möchten, oder klicken Sie auf Neue Persönliche Gruppe, um eine neue persönliche Gruppe zu erstellen. Die gewählte Gruppe darf maximal 15 Mitglieder enthalten. In der Team gibt es zwei Optionen: Nur meine Kontakte synchronisieren oder Alle Kontakte synchronisieren. 4. Zum Beenden klicken Sie auf Speichern. 5. Bei einem Freigabemodell des Typs "Öffentlicher Lesezugriff" oder "Privat" müssen Ihnen zunächst die Mitglieder der Gruppe Lese-/ Schreibzugriff auf ihre Kontakte gestatten, bevor Sie diese synchronisieren können. Wenn Sie Ihr Synchronisierungsprofil ändern, werden bei der nächsten Synchronisierung die Kontakte der neuen Gruppe zu Ihrem Offlinegerät hinzugefügt, die Kontakte der alten Gruppe dagegen vom Offlinegerät gelöscht. Falls sich die Mitglieder der Gruppe ändern, ändern sich auch die Kontakte, die synchronisiert werden. Wenn Sie bzw. Ihr Administrator die Gruppe löschen, synchronisiert Intellisync für salesforce.com nur noch die Kontakte, deren Inhaber Sie sind, sowie Kontakte, die mit Accounts verbunden sind, deren Inhaber Sie sind.

8 Durchführen einer Synchronisierung Erforderliche Benutzerberechtigungen Zum Synchronisieren von Accounts und Kontakten "Erstellen" und "Löschen" für Accounts UND "Erstellen" und "Löschen" für Kontakte Führen Sie vor der ersten Synchronisierung die folgenden Schritte aus: 1. Sichern Sie Ihre Palm - oder Outlook-Daten; siehe Sichern von Daten 2. Stellen Sie sicher, dass die Zeitzoneneinstellung auf dem PC und in Salesforce übereinstimmt. (Ihre Salesforce-Zeitzone können Sie über Ihre persönlichen Daten im Bereich Persönliches Setup ändern.) 3. Kennzeichnen Sie Ihre Kontakte, Ereignisse und Aufgaben in Outlook bzw. auf Ihrem Palm mit der Kategorie "salesforce.com". Zum Erstellen von Leads: "Erstellen" und "Bearbeiten" für Leads Synchronisieren Ihrer Daten So führen Sie die Synchronisierung Ihrer Kontakte, Kalenderereignisse und Aufgaben durch: 1. Rufen Sie Intellisync für salesforce.com auf. Klicken Sie anschließend auf Start Programme salesforce.com Intellisync für salesforce.com. 2. Geben Sie Ihren Salesforce-Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. 3. Konfigurieren Sie Intellisync für salesforce.com, falls Sie das nicht bereits getan haben. Siehe Konfigurieren von Intellisync. 4. Beginnen Sie mit der Synchronisierung. Outlook: Klicken Sie auf Synchronisieren. Palm:Beenden Sie Intellisync für salesforce.com, und wählen Sie auf Ihrem Palm OS-Gerät die Schaltfläche "HotSync". Es wird ein Dialogfeld angezeigt, das den Synchronisierungsvorgang darstellt. 5. Wenn Einträge hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht wurden, erscheint ein Dialogfeld zur Änderungsbestätigung. Wählen Sie Details aus, um sich nähere Details zu den erkannten Hinzufügungen, Löschungen oder Aktualisierungen anzeigen zu lassen. 6. Klicken Sie zum Abschließen der Synchronisierung auf Akzeptieren. Das Dialogfeld, das den Synchronisationsverlauf darstellt, wird geöffnet und zeigt, dass die Änderungen vorgenommen werden. Es können nur Felder synchronisiert werden, die in Ihrem Seitenlayout und in den Einstellungen für die Feldebenensicherheit als verfügbar gekennzeichnet sind. (Feldebensicherheit ist nur in der Enterprise und Developer verfügbar.) Weitere Informationen finden Sie hier: Werden verborgene, schreibgeschützte und Pflichtfelder synchronisiert?. Copyright salesforce.com, inc. Alle Rechte vorbehalten. Salesforce Benutzerhandbuch

9 Erneutes Starten einer Synchronisierung Wenn Sie eine Synchronisation erneut von Anfang an starten müssen, klicken Sie in Intellisync für salesforce.com auf Optionen Resynchronisation erzwingen. Dadurch werden die Daten wie bei der allerersten Synchronisation synchronisiert, indem Datensätze hinzugefügt und aktualisiert werden, jedoch nichts gelöscht wird. Unidirektionaler Datentransfer Möglicherweise möchten Sie die Synchronsiation der Daten nicht in beide Richtungen durchführen: aus Salesforce und nach Salesforce. Wenn Sie möchten, können Sie eine Datenübertragung so einrichten, dass nur ein Import bzw. nur ein Export durchgeführt wird. So führen Sie eine unidirektionale Datenübertragung durch: 1. Rufen Sie Intellisync für salesforce.com auf. Klicken Sie anschließend auf Start Programme salesforce.com Intellisync für salesforce.com. 2. Klicken Sie auf die Optionsfolge Optionen Konfigurieren. 3. Wählen Sie den Anwendungstyp, für den Daten übertragen werden sollen. 4. Klicken Sie auf Auswählen. 5. Wählen Sie im Abschnitt "Vorgang" die Option Importieren, um Daten in Salesforce zu übertragen. Wählen Sie alternativ die Option Exportieren, um Daten aus Salesforce in die oben ausgewählte Anwendung zu übertragen. 6. Klicken Sie auf OK. Die Pfeile weisen nun nur noch eine Spitze auf, die die Richtung der unidirektionalen Datenübertragung angibt, die Sie gerade ausgewählt haben. 7. Wiederholen Sie optional die oben beschriebenen Schritte für andere Anwendungen. 8. Klicken Sie auf OK, um das Konfigurationsdialogfeld zu schließen. 9. Führen Sie die Synchronisierung wie gewohnt durch. Synchronisieren Übersicht Einrichten Ihres Synchronisierungsprofils

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