CRM-Project. Das 4. Modul: Projektmanagement in Microsoft Dynamics CRM. CRM-Project ist das 4. Modul für Microsoft CRM.

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1 CRM-Project Das 4. Modul: Projektmanagement in Microsoft Dynamics CRM CRM-Project ist das 4. Modul für Microsoft CRM. Von der Projektkoordination über Zeiterfassung und Ressourcenverwaltung bis hin zur Fakturierung von Projekten sind alle Funktionen für professionelles Projektmanagement enthalten. Weitere Informationen unter:

2 Nutzen Ihre Vorteile durch integriertes Projektmanagement Unternehmensleitung Projektleiter Kurze Einführungszeit Der hohe Integrationsgrad und die bekannte CRM-Oberfläche ermöglichen es Ihnen Projektmanagement mit dem 4. Modul in wenigen Wochen in Ihren Unternehmen einzuführen Verschenken Sie nichts! Ganz gleich ob Anzahlung, Teilzahlung oder Abschlag CRM-Project vergisst nichts abzurechnen Kostengünstige Gesamtlösung Sie kaufen keine 2. Software, keinen 2. Support, kein zusätzliches Integrationsprojekt Aufwand und Ertrag jederzeit sichtbar CRM-Project stellt in Echtzeit erfolgsrelevante Informationen zur Verfügung Sie können neugierig sein CRM-Project unterstützt die Analysefunktionen der Excel Cubes Anwender im Projekt 10 Alternativen zur Zeiterfassung Je nach Aufgabenstellung und persönlichen Präferenzen können Sie aus 10 verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten auswählen. Freie Wahl des Frontends Benutzen Sie CRM-Project im Outlook, im Browser oder am Handy Einfache Bedienung Die Anwendungsoberfläche vom 4. Modul entspricht 1:1 den übrigen 3 Modulen von Microsoft CRM Keine überfälligen Projektaufgaben Sie sehen jederzeit Ihren persönlichen Stand in Projekten, an denen Sie beteiligt sind Geringer Datenpflegeaufwand für Projektleiter Die integrierte CRM-Umgebung stellt viele Informationen bereit, die Sie sonst mühsam eingeben müssten Gewährleistung aktueller Projektinformationen Durch die leichte Bedienung arbeitet Ihr Team intensiver mit CRM-Project als mit anderen PM-Lösungen, Sie haben dadurch aktuellere Daten Flexibilität durch Überallverfügbarkeit CRM-Project ist natürlich offlinefähig Unterstützung durch Vorlagenfunktionalität Der Planungsaufwand reduziert sich erheblich Pünktlich Feierabend auch zum Monatswechsel Leistungsnachweise für den Kunden werden auf Knopfdruck generiert Seien Sie erfolgreich! Viele Soll / Ist/Plan-Übersichten fokussieren Sie auf wichtige Projektbereiche Systemadministration Keine 2. Datenbank CRM-Project basiert ausschließlich auf der Microsoft-CRM-Datenbank Keine zusätzlichen Clients CRM-Project nutzt ausschließlich die vorhandene CRM-Webtechnologie Schnelle Verfügbarkeit CRM-Project wird nicht klassisch installiert sondern lediglich eingehängt

3 CRM-Project das 4. Modul für professionelles Projektmanagement in Microsoft Dynamics TM CRM Erstellen und Strukturieren Neue Projekte erstellen und strukturieren Mit dem 4. Modul erstellen und strukturieren Sie Ihre Projekte direkt in der Ihnen bekannten Microsoft-CRM-Oberfläche. Phasen, Teilprojekte, Meilensteine und Arbeitspakete können individuell definiert und angeordnet werden. Alle in Ihrem CRM-System vorhandenen Daten sind für das Projektmanagement nutzbar. Arbeiten mit Vorlagen Effizienz und Qualität durch Standardisierung CRM-Project beinhaltet umfangreiche Funktionen zum Arbeiten mit Projektvorlagen. Sie können standardisierte Projektabläufe als Vorlage hinterlegen und bei Bedarf immer wieder neue Projekte auf Basis dieser Vorlagen generieren. In den neuen Projekten wird die Fälligkeit der Projektphasen, Meilensteine, Arbeitspakete usw. auf Basis eines eingegebenen Startdatums für Sie automatisch neu berechnet. Microsoft Project Schnittstelle Export und Import von Microsoft-Project-Projektplänen Mit Hilfe der Microsoft-Project-Schnittstelle können in CRM-Project Projektpläne aus Microsoft Project 2007 oder 2010 in das CRM-System importiert bzw. exportiert werden. Es können sowohl komplette Projektpläne als nur Phasen oder Teilprojekte übertragen werden.

4 CRM-Project das 4. Modul für professionelles Projektmanagement in Microsoft Dynamics TM CRM Leistungs- und Zeiterfassung Vollständige Erfassung durch Komfort für den Mitarbeiter CRM-Project beinhaltet vielfältige Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Dabei steht der Komfort für den Mitarbeiter im Mittelpunkt. Er kann aus 10 verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten auswählen. Es stehen eine virtuelle Stechuhr, sämtliche Aktivitätstypen von Microsoft CRM und auch eine Sammelerfassungsmaske zur Verfügung. Auch die Leistungserfassung von externen Dienstleistern wird unterstützt Erfassungsmöglichkeit Erfassungsmöglichkeit Zeiterfassung über detaillierte Aktivitäten 9. Erfassungsmöglichkeit Zeiterfassung über die virtuelle Stechuhr Zeiterfassung größerer Leistungsblöcke Reisemanagement Planung, Durchführung und Abrechnung von Reisen & Belegen Das Reisemanagement ermöglicht die Planung, die Organisation und die Abrechnung von Reisen innerhalb von Microsoft CRM. Über das integrierte Belegmanagement wird die Abrechnung der Reise für Mitarbeiter und Kunden ermöglicht. Auch ein Spesenrechner ist enthalten. Mobile Erweiterungen CRM-Project auf dem Windows Mobile Handy, dem Blackberry und dem iphone Die Projektmanagement-Funktionalität von CRM-Project können Sie unterwegs auf Windows-Mobile-Handys, auf Blackberry-Geräten oder auf dem iphone nutzen. Anwender im Außendienst können somit direkt im Handy Leistungszeiten erfassen, Projektleiter sind mobil über ihre Projekte informiert und können jederzeit reagieren.

5 CRM-Project das 4. Modul für professionelles Projektmanagement in Microsoft Dynamics TM CRM Kostenmanagement Vollständige Organisation projektbezogener Kosten Die Verwaltung von projektbezogenen Kosten wird von CRM-Project unterstützt. Individuelle Masken für Sachkosten, Räume und Geräte, Reisekosten und externe Dienstleistungen erleichtern die Organisation. Bei Räumen und Geräten wird auch die Verfügbarkeit verwaltet. Für alle Kosten werden sowohl die anfallenden Beträge erfasst als auch die Weiterverrechnung an den Kunden unterstützt. Controlling und Auswertung Steuerung von Projekten und Auswertung nach Projektabschluss CRM-Project bietet umfangreiche Möglichkeiten für das Controlling und die Auswertung von Projekten. Abfragen sind jederzeit möglich. Ein Dashboard mit zahlreichen Micro- Reports sorgt für den täglichen Überblick in wenigen Sekunden. Weiterführende Reports machen die für Sie wichtigen Details transparent. Umfangreiche Report-Bibliothek Abgestimmte Sichten für alle relevanten Rollen sowie eine umfangreiche Report- Bibliothek sind im Lieferumfang enthalten. Detaillierte Reports machen relevante Details transparent. Sie enthalten immer aussagekräftige Grafiken und tabellarische Auflistungen aller Informationen. Alle Reports werden quelloffen ausgeliefert. Sie können diese also beliebig auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

6 CRM-Project das 4. Modul für professionelles Projektmanagement in Microsoft Dynamics TM CRM Abrechnung Abrechnung gegenüber Kunden, Mitarbeitern oder externen Ressourcen Die Abrechnungskomponente von CRM-Project ermöglicht es Ihnen, aus Projekten heraus Leistungen gegenüber Kunden, Mitarbeitern und externen Dienstleistern abzurechnen. Sowohl die Abrechnung zu Festpreisen also auch nach Time & Material wird unterstützt. Umfangreiche Abrechnungsfunktionen unterstützen Sie bei der Vorbereitung von Abrechnungen und automatisieren die Abrechnung selbst. CRM-Project achtet darauf, dass abrechenbare Leistungen auch tatsächlich abgerechnet werden. Leistungsnachweise Die Generierung der Leistungsnachweise erfolgt dann auf Knopfdruck vollautomatisch. Sie können die Leistungsnachweise anschließend ausdrucken, als PDF oder als Excel-Dokument speichern. Fakturierung Rechnungsstellung im CRM bzw. ERP-Integration Mit den Funktionen zur Faktura können Sie mit CRM-Project Rechnungen direkt im CRM erstellen und ausdrucken. Alternativ ist die Übergabe aller rechnungsrelevanten Informationen an Navision, SAP oder Datev vorbereitet.

7 Funktionsliste Projekterfassung und Strukturierung Erstellung und Strukturierung von Projekten direkt in Microsoft CRM Beliebige Verschachtelung von Projektphasen, Teilprojekten und Arbeitspaketen Verwaltung von Meilensteinen Flexible Organisation von kleinen Vorhaben bis hin zu Großprojekten Umfangreiche Verwaltung von Zusatzinformationen wie z.b. Risiken oder Prioritäten Arbeit, Dauer, Kosten und Erträge werden getrennt verwaltet Vererbung im Projektbaum Strukturierung von unterschiedlichen Projekttypen (z.b. Pionierprojekte/Standardprojekte bzw. interne/externe Projekte) Voll integriertes Arbeiten ohne Integrationsprojekt Stammdaten wie Firmen, Kontakte usw. werden verknüpft und müssen nicht gepflegt werden Alle im CRM bereits verfügbare Bewegungsdaten wie Aufträge, Preise oder Kompetenzen des Teams stehen dem Projektleiter zur Verfügung Projektstrukturen sind beliebig anpassbar, auch in laufenden Projekten Unterstützung von der Projektvorplanung bis zur Projektfreigabe Selektive Berechtigungen für Projektmitglieder, Projektleiter, Controlling und Personal Verwaltung von externen Partnern und internen Teams Viele auf Projektorganisation abgestimmte Sichten sind enthalten Arbeiten mit Vorlagen Wiederkehrende Projekte können in Sekunden aus Vorlagen erzeugt werden Projektvorlagen direkt im CRM erstellen und verwalten Termine in Vorlagen werden bei der Generierung neuer Projekte auf Basis des Startdatums automatisch neu vergeben Die Fälligkeit von Aktivitäten wird ebenfalls automatisch neu vergeben Selbst in individuellen Projekten können standardisierte Elemente aus Vorlagen verwendet werden Vorlagen können beliebig Teilprojekte, Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete enthalten Bei Bedarf können Vorlagen sogar konkrete Aktivitäten wie Aufgaben, - Vorlagen, Termine oder Anrufe enthalten Es ist sichergestellt, dass Vorlagen nicht bebucht werden Die Erstellung bzw. Nutzung von Vorlagen kann übe Rollen eingeschränkt werden Leistungs- und Zeiterfassung Zeiterfassung für Mitarbeiter über Microsoft-CRM-Aktivitäten Zeiterfassung für Mitarbeiter über eine virtuelle Stechuhr Zeiterfassung für Mitarbeiter über Sammelbelege Beliebige Mischung der Zeiterfassungstypen Leistungserfassung für externe Dienstleister Zeiterfassung direkt aus Outlook oder dem Internet-Browser Zeiterfassung auch offline oder mobil möglich Vollautomatische Synchronisation mit dem Outlook-Kalender Diverse Sichten und Reports für das Buchungscontrolling Kostenmanagement Organisation von Sachkosten, Räume und Geräte, Reisekosten und externe Dienstleistungen Kosten können auch Teilprojekten oder Projektphasen zugeordnet werden Verfügbarkeitsanzeige für Ressourcen wie Fahrzeuge oder Beamern Diverse Sichten und Reports für das Kostencontrolling Unterstützung bei der Verrechnung von Projektkosten an den Kunden Reisemanagement Organisation sämtlicher Reiseaktivitäten direkt in Microsoft CRM Belegmanagement inkl. Nummerierung für alle gängigen Belegtypen Integration eines Spesenkalkulators mit Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben Alternative Spesenrechner nutzbar Differenzierung der Belege nach Zahlungsart Erstellung von Reisekostenabrechnungen pro Mitarbeiter für die Personalabteilung Verfügbarkeitsabfrage und Buchung von Fahrzeugen und anderen Ressourcen für den Reisezeitraum Belegmanagement inkl. Nummerierung für alle gängigen Belegtypen Erfassung aller Kosten (Belege und Zeiten) zur Verrechnung über die CRM-Project- Fakturafunktion Erfassung aller Kosten (Belege und Zeiten) zur späteren Fakturierung Reisen komplett im Outlook-Kalender sichtbar Reisemanagement und Belegerfassung direkt in Outlook oder dem Internet-Browser Belegerfassung und Reisemanagement auch offline oder mobil möglich Controlling und Auswertung Dashboard zur schnellen Steuerung von Projekten Eigene Dashboards können ergänzt werden Reports für das Finanzcontrolling, die Mitarbeiterabrechnung und für Projektleiter Auswertung von Projekten auf einem Blick Arbeit, Dauer und Kosten getrennt auswertbar SOLL/IST Vergleiche in allen Dimensionen möglich Aufwand und Ertrag von Projekten auf einem Blick Abgestimmte Sichten bereits enthalten Aktive Steuerung durch Vorgaben Viele Reports im Lieferumfang bereits enthalten Alle Reports quelloffen und somit individuell anpassbar Beurteilungen auch auf Teilprojektebene möglich Automatische Ermittlung von Projektkosten Microsoft Project Schnittstelle Import und Export von Microsoft-Project-Projektplänen Kompatibilität mit Kunden, Lieferanten und Partnern wird gewährleistet Import und Export von konkreten CRM-Aktivitäten mit Fälligkeitsdatum möglich Kompatibel mit Microsoft Project 2007 bzw. Project 2010 Einlesen von Phasen, Teilprojekten, Arbeitspaketen und Meilensteinen Übergabe von Teilprojektplänen an Partner Import von Projekten mit beliebiger Projektstruktur und -tiefe Nutzung von Microsoft-Project-Projektvorlagen Automatische Archivierung der importierten Projekte Archivierung des Importfiles Mobile Erweiterungen Zeiterfassung über das Handy Informationen für Projektleiter am Handy verfügbar Reisemanagement am Handy Lesen und Schreiben Alle Informationen Offline ohne Netz verfügbar (Nur mit CWR-Client) Vorlagen und Sichten enthalten Kompatibel mit allen mobilen Clients nach xrm-standard Keine zusätzliche Serverkomponente erforderlich Leistungsabrechnung Einfache Fakturierung von Projektleistungen Integrierte Ansicht für die Vorbereitung, den Leistungsnachweis und die Abrechnung selbst Übersichtliche Korrektur aller Leistungen vor der Abrechnung Teilabrechnung von Projekten Abrechnung zu Festpreisen, nach Time & Material und auch gemischt möglich Automatische Generierung des Leistungsnachweise als Abrechnungsbasis Anpassung der Leistungsnachweise über Parameter Summenbildung auf Teilprojektebene im Leistungsnachweis Differenzierung zwischen gebrauchter Zeit und abrechenbarer Zeit Durchgängige Integration in die Microsoft-CRM-Preisfindung und das Auftragsmanagement Direkter Rechnungsdruck aus Microsoft CRM möglich (optional, bei Nutzung der Rechnungsentität) Manueller Übertrag der Rechnungspositionen oder Übergabe von Rechnungspositionen an ein ERP-System (optional) Erstellung von Reisekostenabrechnungen Leistungsübersicht zu Mitarbeitern Abrechnung nach Monaten, Quartalen oder zu frei wählbaren Zeitpunkten Ausgleich von Reiseauslagen Leistungsübersicht zu externen Ressourcen wie z.b. freie Mitarbeiter Abrechnung nach Monaten, Quartalen oder zu frei wählbaren Zeitpunkten Verwaltung von Leistungszeiträumen für die Finanzverwaltung Fakturierung Rechnungsdruck direkt im CRM Festpreis und Time & Material werden unterstützt Verwaltung von Umsatzsteuer bzw. Auslandsgeschäften Berücksichtigung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) Übergabe an Navision über den Microsoft Navision Adapter Übergabe an SAP (über optionalen BizTalk Rödel Adapter) Übergabe an Datev (über die optionale Sievers-SNC-Schnittstelle)

8 CRM-Project Testversion Zur Absicherung Ihrer Entscheidung können Sie CRM-Project 45 Tage lang mit vollem Funktionsumfang testen. Die Testversion kann anschließend in eine Vollversion umgewandelt werden. Eine erneute Installation ist nicht erforderlich. Wenden Sie sich doch einfach an Ihren Ansprechpartner. Onlineberatung und Präsentation Möchten Sie im Rahmen einer Präsentation den Leistungsumfang von CRM- Project näher kennenlernen? Wir beraten Sie live über das Internet an Ihrem Bildschirm! Oder wir treffen uns zu einem persönlichen Präsentationstermin vor Ort. Wenden Sie sich doch einfach an Ihren Ansprechpartner. Lizenzierung CRM-Project wird pro Benutzer lizenziert. Sie lizenzieren jeweils aber nur die Anzahl der Anwender welche die entsprechende Funktion tatsächlich nutzen möchten. Hosting-Kunden können CRM-Project auch zur Miete mit monatlichen Raten lizenzieren. Installation CRM-Project ist das 4. Modul für Microsoft CRM und lässt sich sehr schnell in Ihren CRM-Server einhängen. Dies dauert weniger als eine Stunde. Auf den Clients ist überhaupt keine Installation notwendig. Selbst bei Notebooks wird die Funktionalität automatisch beim Synchronisieren zur Verfügung gestellt.bei Fragen können Sie sich jederzeit an das Team in unserem Supportcenter wenden. Training Die Optik und die Bedienung von CRM-Project entspricht 1:1 den anderen Modulen von Microsoft Dynamics CRM. Der Trainingsaufwand ist entsprechend gering. Für Informationen über die verfügbaren Schulungsangebote wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner. Systemkompatibilität Windows Server Serversprache englisch oder deutsch 32/64 Bit Betriebssysteme IIS 6 oder höher.net Framework 3.5 Programm: SQL Server ab Version 2005 Reports: SQL Server ab Version 2008 Ihr Ansprechpartner Ambit AG Bürglistrasse 29 CH-8400 Winterthur Telefon: +41 (0) Telefax: +41 (0) info@ambit.ch Herstellerinformationen itara GmbH Juliuspromenade 64a Würzburg Germany Telefon: +49 (931) Telefax: +49 (931) vertrieb@crm-project.net Microsoft Dynamics CRM MS CRM Version 4 englisch oder deutsch Server Aktuelles Rollup oder vorherige Rollup-Version Internet Connection zur Lizenz-Aktivierung Anwendung Sprache der Anwendung englisch und deutsch Internet Explorer 7 oder 8 Outlook ab Version 2003 Import/Export mit Microsoft Project 2007 oder 2010

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