Einrichtung von Outlook 2000 und Import alter s

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1 Einrichtung von Outlook 2000 und Import alter s Voraussetzung: Sie haben vorher mit Outlook Express oder Outlook gearbeitet. Sie benutzen die Computer in den Computerpools der FH. Schritte: 1. Outlook 2000 einmal starten mögliche Fragen: Als Standard-Mailclient einrichten -> JA alle Datei-Öffnen-Dialoge -> ABBRECHEN alle Kennwort-Abfragen -> ABBRECHEN alle anderen Fragen -> NEIN oder ABBRECHEN alle anderen Fehlermeldung -> OK Möglicherweise wird Outlook hierbei automatisch geschlossen. Das ist richtig! Jetzt: Outlook wieder beenden (auch alle anderen Programme schließen), so dass die Benutzeroberfläche sichtbar ist. 2. rechter Mausklick auf das Outlook-Symbol auf der Benutzeroberfläche und Eigenschaften wählen -> Profile anzeigen -Knopf drücken Entfernen aller vorhandenen Profile (mindestens eins sollte vorhanden sein) und anschließend auf Hinzufügen. Einen Haken vor Exchange Server machen und weiter.

2 Als Servername: STAN eingeben. Weiter, alles Standard, und Fertigstellen. OK Wenn man die Eigenschaften des Profils anzeigen läßt, sollte es so aussehen: 3. Im Explorer auf C:\ gehen und die Datei: SPAMNET.REG doppelklicken -> alle Abfragen mit JA und OK bestätigen. Unter Extras Ordneroptionen Ansicht und dort unter Versteckte Dateien und Ordner den Punkt bei Alle Dateien und Ordner setzen und OK 4. Im Internet Explorer unter Extras Internetoptionen Programme (Internet Programme) muss bei dem Punkt das Programm Microsoft Outlook ausgewählt sein. 5. Outlook 2000 starten Eventuell kommt ein großes Fenster vom Programm SPAMNET (Cloudmark) das mit OK bestätigt werden muss..

3 Assistent kann mit einem rechten Mausklick und Ausblenden entfernt werden. Alles andere mit JA oder OK bestätigen. Am Schluss sollte das Outlook-Fenster entweder leer sein oder ganz aktuelle s enthalten. 6. erstes Konfigurieren der Ansicht: - Extras Anpassen Optionen: Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an den Haken davor entfernen

4 - Ansicht Ordnerliste (Ordnerliste einblenden) - Ansicht Symbolleisten: Haken bei Erweitert machen Das Outlook-Menü sieht dann so aus: 7. Jetzt die Sprache für die Ordnerliste einstellen: - gibt es die Ordner: Kalender, Posteingang und Kontakte -> ist alles bereits in Ordnung, ansonsten (wenn die Ordner: Calendar, Inbox und Contacts heißen): Den Explorer öffnen und unter frei auf "fh-eberswalde.de" (S:) im Austauschverzeichnis das Programm: langstamp.exe doppelklicken. Alternativ befindet sich dieses Programm auch unter S:\Freeware\Admin-Tools\Outlook auf den Knopf: stamp klicken und die jetzt erscheinende Profilauswahl bestätigen Nach einigen Sekunden wird die Fertigmeldung angezeigt, die ebenfalls weggeklickt

5 werden kann. Dann Exit klicken. Die großen Symbole ganz links in der Outlook-Leiste behalten ihre englischen Bezeichnungen. Umbenennen mit rechten Mausklick darauf und Verknüpfung umbenennen -> denselben deutschen Namen, wie in der Ordnerliste geben (kann aber auch alles in Englisch bleiben. Egal). 8. Importieren alter s und Adressen aber Datei Importieren/Exportieren : Es empfiehlt sich, sowohl aus Outlook Express als auch aus Outlook zu importieren. Das am häufigsten benutzte Programm zuerst. Für Outlook Express: - Internet-Mail und Adressen importieren auswählen und WEITER - Outlook Express 4.x, 5 auswählen und WEITER (obwohl es eigentlich Version 6 ist) - bei Optionen: Keine Duplikate importieren und FERTIGSTELLEN

6 -> der Import kann eine Weile dauern und das Ergebnis kann am Schluss als Text im Posteingang gespeichert werden Für Outlook: - Importieren aus anderen Programmen oder Dateien auswählen und WEITER - Persönliche Ordner-Datei (.pst) auswählen und WEITER

7 - bei Zu importierende Datei : P:\ \outlook.pst eingeben 9. Alle Ordner mit den alten s können jetzt entfernt werden. Outlook muss wahrscheinlich erst einmal geschlossen und neu gestartet werden. Wichtig: Folgende Schritte nur ausführen, wenn wirklich alle s in Outlook zu sehen sind und die neuesten auch schon gelesen wurden. Mit dem Explorer: Für beide alten Programme wurde die unter P:\ gespeichert. Sollten Sie nichts eigenes dort gespeichert haben, kann der gesamte Ordner von P: gelöscht werden. Unter C:\Dokumente und Einstellungen suchen Sie zunächst ein Verzeichnis mit Ihrem Anmeldenamen. Dort unter dem Ordner Anwendungsdaten gibt es einen Unterordner Identities. Dieser kann komplett gelöscht werden (er enthält manchmal ganz alte s).

8 10. Autoarchivierung muss vom Profilpfad auf P: umgestellt werden. Im Outlook gibt es im Menü Extras unter Optionen Weitere den Knopf: AutoArchivierung. Hier muss der Pfad und der Name der Archivdatei geändert werden. Wählen Sie P:\ archiv.pst oder einen anderen namen (mit Endung:.pst). Sollten Sie weiter oben (Pkt. 7) Ihr Outlook von Englisch auf Deutsch umgestellt haben, sollten Sie die Spamnet-Einstellungen überprüfen. Wenn Sie den Dialog AutoArchivierung mit OK verlassen haben und den Reiter Spamnet klicken, sehen Sie die Spamnet-Einstellungen. Unter Folders sollte hier der Posteingang an erster Stelle aufgeführt sein (vermutlich steht hier nur Inbox ). Außerdem läßt sich im nächsten Abschnitt einstellen, dass unerwünschte Werb (Spam) sofort gelöscht wird.

9 11. Überprüfen der Einstellungen und weitere Einstellungen zur Sicherheit. Auf Extras Dienste klicken. Folgendes Fenster erscheint: Für die reine Exchange-Umgebung werden nur die Dienste Microsoft Exchange Server und Outlook Adressbuch benötigt. Sollen andere POP3- konten abgerufen werden

10 (GMX o.ä.), so muss hier der Dienst Internet hinzugefügt und entsprechend angepasst werden. Unter dem Reiter Übermittlung sollte jetzt unter dem Punkt Neue an folgenden Ordner übermitteln das Postfach des Nutzers ausgewählt sein. Das Postfach befindet sich auf dem Exchangeserver. Unter dem Reiter Adressierung sollte folgende Reihenfolge eingestellt sein kann aber individuell angepasst werden. Im globalen Adressbuch stehen automatisch alle Nutzer der FH mit eignem Postfach und alle serverbasierten Verteilerlisten. An dieser Stelle kann die Dienstekonfiguration verlassen werden. Für den Posteingang kann jetzt noch im Menü Ansicht die Option Auto-Vorschau aktiviert und das Vorschaufenster abgeschaltet (wirkt sich nur auf den gerade aktuellen

11 Ordner aus, d.h. hier auf den Posteingang) werden. Wenn die Outlook-Leiste etwas schmaler geschoben wird, sieht Outlook so aus: Durch die Auto-Vorschau kann sehr schnell eingeschätzt werden, ob eine es wert ist, gelesen zu werden, oder ob sie gleich gelöscht wird (besonders wichtig bei HTML- s, die Bilder oder Daten aus dem Internet laden). Das Anlegen neuer Odner (zum Sortieren von s) sollte der Übersichtlichkeit wegen unterhalb des Posteingangs erfolgen: Wird ein neuer Ordner angelegt, erfolgt die Frage, ob eine Verknüpfung auf die Outlook- Leiste gelegt werden soll (schneller Zugriff nötig?). In der Regel kann man hier Nein wählen.

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