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1 GEVITAS-Sync Bedienungsanleitung Stand: Copyright 2011 by GEVITAS GmbH

2 Inhalt 1. Einleitung Installation Zugriffsrechte Starten Die Menü-Leiste Arbeiten mit GEVITAS-Sync Die Optionen Kalender/Termine Kontakte Aufgaben Auftrags-Termine TerminManager << >> Outlook (noch in der Programmierung) Termine von REFLEX/TerminManager zu Outlook Termine von Outlook zu REFLEX/TerminManager Automatische Termin Synchronisation (Eskalationsabfragen) REFLEX Kontakte << >> Outlook (noch in der Programmierung) Aufgaben << >> Outlook (noch in der Programmierung) Auftrags Termine >> Outlook Auswahl- und Filtermöglichkeiten Termin bearbeiten Termin Information Auftrags-Tabelle Termine aus Aufträgen erzeugen Termine aus Aufträgen abgleichen Termine aus Aufträgen löschen Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 2

3 1. Einleitung Mit GEVITAS-Sync können Termine, Aufgaben, Kontakte und Aufträge direkt aus REFLEX oder dem TerminManager in Outlook exportiert werden. Es können auch Termine, Aufgaben und Kontakte aus Outlook direkt in den TerminMananger importiert werden. Durch Auswahlmöglichkeiten oder Filter entscheiden Sie explizit, welche Termine oder Kontakte exportiert/importiert bzw. abgeglichen werden sollen. Außerdem kann man gezielt festlegen, welchen Outlook-Ordner man synchronisieren will. Auch der Abgleich von REFLEX-Aufträgen in Outlook-Termine ist möglich, d. h. man hat in Outlook die Übersicht über bestehende Veranstaltungen, auch wenn gar kein Termin dafür angelegt wurde! 1.1. Installation Kopieren Sie die Datei GevitasSync.exe in das REFLEX-Verzeichnis auf jeden den PC mit REFLEX-Client Zugriffsrechte In der Benutzerverwaltung vom REFLEX müssen nun noch die Zugriffsrechte für jeden Benutzer festgelegt werden. Dazu wechselt man in den Benutzerrechten auf den Reiter GevitasSync. Wenn die Rechte noch nicht erzeugt sind, lässt man diese über die Schaltfläche erzeugen und über die Schaltfläche Nun kann man über die Schaltfläche Benutzer verteilen. an alle Benutzer verteilen. alle Rechte an alle aktuellen Zum Abschluss werden alle Änderungen über die Schaltfläche gespeichert. Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 3

4 1.3. Starten Das Programm kann direkt über eine Verknüpfung der GevitasSync.exe gestartet werden oder aus dem REFLEX heraus über das Menü Datei : Nach dem Starten des Programms ist man erst mal im Auswahl-Menü: Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 4

5 Hier kann man wählen, welche Synchronisation man durchführen möchte. Es stehen folgende zur Auswahl: TerminManager <<>> Outlook REFLEX Kontakte <<>> Outlook Aufgaben <<>> Outlook AuftragsTermine >> Outlook 1.4. Die Menü-Leiste Die einzelnen Auswahlen kann man auch über die Menü-Leiste auswählen. Über die Menüleiste kann man auch das aktuelle Fenster aktualisieren, die Hilfe aufrufen, das Programm beenden oder über die Schaltfläche die Optionen öffnen. Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 5

6 2. Arbeiten mit GEVITAS-Sync Bevor man mit dem Programm arbeiten kann, müssen einige Einstellungen in den Optionen vorgenommen werden Die Optionen Kalender/Termine Hier kann man einerseits die Einstellungen für den lokalen PC durchführen und auch globale Einstellungen vornehmen, die für Alle im Unternehmen gelten. Lokale Einstellungen Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 6

7 Globale Einstellungen Diese Einstellungen dürfen nur von Administratoren durchgeführt werden Kontakte Noch in der Programmierung! Aufgaben Noch in der Programmierung! Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 7

8 Auftrags-Termine Termin Einstellungen Hier werden die Standard Einstellungen festgelegt mit denen ein neuer Outlook Termin aus einem Auftrag erzeugt werden soll. Termin Betreff Hier legt man fest, welcher Text automatisch in den Outlook Termin-Betreff erzeugt wird. Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 8

9 Termin Ort Hier legt man fest, welcher Text automatisch in den Outlook Termin-Ort erzeugt wird. Termin Text Hier legt man fest, welcher Text automatisch in den Outlook Termin-Text erzeugt wird. Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 9

10 2.2. TerminManager << >> Outlook (noch in der Programmierung) Hier können Sie Termine aus Outlook direkt in den TerminManager importieren bzw. aus dem TerminManager direkt zu Outlook exportieren. Anhand der Auswahlmöglichkeiten oder Filter entscheiden Sie, welche Termine exportiert/importiert bzw. abgeglichen werden sollen. Beachten Sie bitte unbedingt die Einstellungen in den Optionen, da in diesen festgelegt wird nach welchen Kriterien Termine erzeugt, abgeglichen oder gelöscht werden. Über die Schaltfläche im Auswahl-Menü oder über die Schaltfläche in der Menü-Leiste kann diese Funktion geöffnet werden Termine von REFLEX/TerminManager zu Outlook Auf dem Reiter können die Auswahlen für den Export von Daten aus REFLEX/TerminManager zu Outlook vorgenommen werden. Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 10

11 Termine von Outlook zu REFLEX/TerminManager Automatische Termin Synchronisation (Eskalationsabfragen) Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 11

12 2.3. REFLEX Kontakte << >> Outlook (noch in der Programmierung) Hier können Sie Kontakte aus Outlook direkt in REFLEX importieren bzw. aus REFLEX direkt zu Outlook exportieren. Anhand der Auswahlmöglichkeiten oder Filter entscheiden Sie, welche Kontakte exportiert/importiert bzw. abgeglichen werden sollen. Beachten Sie bitte unbedingt die Einstellungen in den Optionen, da in diesen festgelegt wird nach welchen Kriterien Kontakte erzeugt, abgeglichen oder gelöscht werden. Über die Schaltfläche im Auswahl-Menü oder über die Schaltfläche in der Menü-Leiste kann diese Funktion geöffnet werden Aufgaben << >> Outlook (noch in der Programmierung) Hier können Sie Aufgaben aus Outlook direkt in den TerminManager importieren bzw. aus dem TerminManager direkt zu Outlook exportieren. Anhand der Auswahlmöglichkeiten oder Filter entscheiden Sie, welche Aufgaben exportiert/importiert bzw. abgeglichen werden sollen. Beachten Sie bitte unbedingt die Einstellungen in den Optionen, da in diesen festgelegt wird, nach welchen Kriterien Aufgaben erzeugt, abgeglichen oder gelöscht werden. Über die Schaltfläche im Auswahl-Menü oder über die Schaltfläche in der Menü-Leiste kann diese Funktion geöffnet werden. Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 12

13 2.5. Auftrags Termine >> Outlook Bedienungsanleitung GEVITAS-Sync Hier können Sie aus REFLEX-Aufträgen im Outlook entsprechende Termine erzeugen bzw. abgleichen. Anhand der Auswahlmöglichkeiten und Filter entscheiden Sie aus welchen Aufträgen Termine im Outlook Kalender erzeugt werden sollen. Beachten Sie bitte unbedingt die Einstellungen in den Optionen, da diese darüber entscheiden wie Ihre Termine im Outlook erzeugt werden. Über die Schaltfläche im Auswahl-Menü oder über die Schaltfläche in der Menü-Leiste wird diese Funktion geöffnet. Beispiel: Auswahl- und Filtermöglichkeiten Zeitraum: Hier legt man den Zeitraum fest, für den die Aufträge angezeigt werden sollen. Über die Schaltfläche kann man die Ansicht aktualisieren lassen. Status: gefiltert werden. Hier legt man fest nach welchem Zeitraum die Aufträge Hier wird der anzuzeigende Auftragsstatus aktiviert oder deaktiviert. Man kann mehrere gleichzeitig aktivieren Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 13

14 Auftragskennzeichen: Die Auftragskennzeichen können für eigene spezielle Filter genutzt werden. Mit der Schaltfläche Bereich: werden alle Auswahlen in den Kennzeichen entfernt. Hier wählt man den Bereich für welchen die Aufträge angezeigt werden sollen. Außerdem wird der gewählte Outlook Kalender angezeigt Termin bearbeiten Mit der Schaltfläche wird zu dem markierten Auftrag der vorhandene Termin geöffnet und kann weiter bearbeitet werden. Ist für den markierten Auftrag kein Termin vorhanden, erhält man unten rechts die folgende Information: Termin Information Mit der Schaltfläche erhält man für den markierten Auftrag im daneben liegenden Feld die Information, dass kein Termin vorhanden ist oder alle Information zu dem im Outlook Kalender vorhandenen Termin. Beispiel: Auftrags-Tabelle oder In der Auftrags- und Positionstabelle kann die Auswahl nach jeder vorhandenen Spalte sortiert werden. Bei jeder Spalte kann durch anklicken des Spaltenkopfes die Sortierung geändert weren. Hier wird die Auftragsnummer des aktuell markierten Auftrages angezeigt. Über die Schaltfläche oder Doppelklick auf einen Auftrag kann man direkt zum gewählten Auftrag in die Auftragsverwaltung von REFLEX wechseln. Hier kann man nochmal Suchbegriffe eingeben, die in der aktuellen Sortierung gesucht werden. Damit kann die Auswahl noch mehr eingegrenzt werden. Über das Häkchen vor dem Eingabefeld aktiviert/deaktiviert man die Live-Suche. Ist die Live-Suche deaktiviert muss man die Suche über die Schaltfläche starten. Der Pfeil daneben zeigt an ob die Daten in Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 14

15 dem gewählten Tabellenfeld aufsteigend oder absteigend sortiert sind. Durch anklicken des Pfeiles ändert man die Sortierreihenfolge. Hier kann man auswählen, von welchem Bearbeiter die Aufträge angezeigt werden sollen. Hier kann man die Filiale auswählen. (Nur Multilager) Termine aus Aufträgen erzeugen Mit der Schaltfläche im Outlook erzeugt bzw. abgeglichen. werden aus allen angezeigten Aufträgen Termine Bestätigt man diese Information mit Ja erhält man die Information in welchen Outlook Kalender wieviele Termine erzeugt wurden. Erhält man statt der Information diese Fehlermeldung, muss in den Optionen überprüft werden welcher Outlook Kalender ausgewählt ist. Mit der Schaltfläche erzeugt oder abgeglichen, falls schon vorhanden. wird aus dem markierten Auftrag ein Termin Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 15

16 Bestätigt man die erhaltene Information mit Ja und der Vorgang war erfolgreich, erhält man die folgende Information: Termine aus Aufträgen abgleichen Mit der Schaltfläche wird der markierte Termin abgeglichen. Bestätigt man diese Information mit Ja und der Vorgang ist erfolgreich, erhält man die folgende Information: Ist der gewählte Termin nicht im Outlook Kalender vorhanden, erhält man die folgende Meldung: Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 16

17 Mit diesen Schaltflächen können mehrere Termine ab einem bestimmten Datum oder alle Termine im Outlook abgeglichen werden. Bei diese Schaltfläche werden alle Termine ab dem ausgewählten Datum mit den vorhandenen Aufträgen abgeglichen. Existiert ein Auftrag aus welchem ein Termin erzeugt wurde nicht mehr, so wird dieser Termin unwiderruflich gelöscht. Wurde der Vorgang erfolgreich abgeschlossen, erhält man die folgende Meldung: Befinden sich in dem gewählten Outlook Kalender in dem angegebenen Zeitraum keine Auftragstermine, erhält man diese Meldung: Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 17

18 Mit der Schaltfläche werden ausnahmslos alle Termine, die aus Aufträgen erzeugt wurden und sich indem ausgewählten Outlook Kalender befinden, abgeglichen. Nach erfolgreichem Abschluss des Vorgangs erhält man diese Meldung: Termine aus Aufträgen löschen Mit der Schaltfläche gewählten Outlook Kalender gelöscht. wird der Termin des markierten Auftrages aus dem Bestätigt man die erhaltene Information mit Ja und der Vorgang war erfolgreich, erhält man die folgende Information: Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 18

19 Erhält man diese Meldung, war für den markierten Auftrag kein Termin im gewählten Outlook Kalender vorhanden. Mit diesen Schaltflächen können mehrere Termin ab dem gewählten Datum oder alle vorhandenen Termine die aus Aufträgen erstellt wurden, gelöscht werden. Mit der Schaltfläche wählt man das Datum, ab dem alle vorhandenen Termine aus Aufträgen gelöscht werden. Wird die angezeigte Warnung mit Ja bestätigt, startet der Löschvorgang. Ist dieser erfolgreich abgeschlossen, erhält man die folgende Information: Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 19

20 Mit der Schaltfläche startet man den Löschvorgang für ALLE Termine in dem ausgewählten Outlook Kalender, die aus Aufträgen erzeugt wurden. Wird die angezeigte Warnung mit Ja bestätigt, startet der Löschvorgang. Ist dieser erfolgreich abgeschlossen, erhält man die folgende Information: Copyright 2011 by GEVITAS GmbH 20

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