Projektplanungen realisieren mit MS Project 2003 und Project Server 2003

Transkript

1 Projektplanungen realisieren mit MS Project 2003 und Project Server 2003 Josef Schwab ISBN Inhaltsverzeichnis Weitere Informationen oder Bestellungen unter sowie im Buchhandel

2 Inhalt V Inhalt Vorwort Grundlagen Was ist ein Projekt? Projektplanung Ihr Plan entsteht im Kopf vom Kopf in das Programm und dann in die Realität! Wie werden die Termine berechnet? Der Kritische Weg Praktische Bedeutung der Terminberechnung? So wird das Programm richtig eingesetzt Der Projektablauf Mehrere Projekte und viele Beteiligte? Multiprojekttechnik Dateibasiertes Arbeiten versus Project Server-Lösung Gründe für den Servereinsatz Team-Kommunikation Unternehmensweiter Ressourceneinsatz Projektübergreifende Auswertungen Die Kommunikationsstruktur der Project Server-Lösung Arbeiten mit Microsoft Project Eine kurze Bedienungsanleitung Oberfläche anpassen Automatische Internet-Hilfe ausschalten Symbole ein-/ausblenden Projektberater benutzen Befehle ausführen Symbolleisten anpassen Auswahl über das Menü Auswahl über das Kontextmenü Befehlsausführung über Symbole XIII

3 VI Inhalt Weitere nützliche Symbole Ansichten, Tabellen und Masken Ansichten Tabellen Masken Kombinierte Ansichten In den Ansichten verlaufen? Die Grundeinstellungen in Project Bevor Sie beginnen Anfangstermin Projektkalender Projektkalender bestimmen Speichern und Geltung der Kalender Kalender-Optionen Datei-Eigenschaften Arbeiten mit dem Project Server Anmeldung am Server Speichern Veröffentlichen Projekt öffnen/auschecken Projekt importieren Projekt exportieren Zusammenfassung Terminmanagement Terminplanung Definition der Vorgänge Vorgangsliste bearbeiten Die Dauer Strukturierung Sammelvorgänge Gliederung nutzen Anordnungsbeziehungen Ende-Anfang Anfang-Anfang Ende-Ende Anfang-Ende Vorgangsfolgen mit Zeitabständen Anordnungsbeziehungen vornehmen Meilensteine Projektprozesse einige Beispiele Ergebnis der Planung: berechnete Termine

4 Inhalt VII Spezielle Terminberechnungen Späteste Lage Rückwärtsrechnung für das gesamte Projekt Vorgänge mit besonderen Kalendern Termineinschränkungen Stichtage Einschränkungen Anfang nicht früher als Ende nicht später als Konfliktanalyse Terminplansteuerung Planungsqualität Zeitreserven Die gekapselte Projektstruktur Terminplansteuerung bei mehreren Projekten Masterplan anlegen Projektübergreifende Vorgangsverknüpfungen Projekte als Vorgänger Ressourcen Die Stammdaten der Ressourcen Ressourcen anlegen Enterprise-Ressourcenpool bearbeiten Import über den Zwischenspeicher Ressourcenimport-Assistent Team bilden Information zur Ressource Generische Ressourcen Materialressourcen Ressourcen sortieren Ressourcen zuordnen Arbeitspaket Aufwandsgesteuerte Planung Änderungen des Ressourceneinsatzes Feste Einheiten Feste Arbeit Feste Dauer Keine Leistungssteuerung Schwierige Fälle und Fallen Ressource verzögert zuordnen Änderungen der Einheiten Ganztagsressource halb und Halbtagsressource ganz

5 VIII Inhalt Entfernen aller Ressourcen Arbeiten mit generischen Ressourcen Zuordnungen von Materialressourcen Projektleitung einplanen Ressourcenpool Ressourcenpool als Datei Ressourcenpool anlegen Ressourcenverwendung definieren Ressourcenpool mit Schreibschutz Ressourcenpool bearbeiten Der Enterprise-Ressourcenpool Ressourcenauslastung analysieren Ansicht Ressource: Einsatz Ressourcenzuteilung und Auslastungsdiagramm Ansicht Ressource: Grafik Information zur Zuordnung Ressourcenkonflikte und ihre Lösungen Lösungen, die weder Zeit noch Geld kosten Lösungen, die Geld kosten Lösungen, die Zeit kosten Konflikte konkret lösen Ressource austauschen Vorgänge verzögern Ressourceneinsatz ändern bei mehreren Ressourcen Gleichzeitiger Einsatz mit je 50% Ressource mit Verzögerung zuweisen Überlastung nicht aus dem eigenen Projekt So spät wie möglich Mehrarbeit und Überstunden Der programmierte Kapazitätsabgleich Kosten Kostensätze werden eingegeben Kosten werden berechnet Kosten der regulären Arbeit plus Kosten der Überstundenarbeit plus die Kosten pro Einsatz plus Feste Kosten pro Vorgang Kosten werden angezeigt Für die Ressourcen Für die Vorgänge Ressourcen verursachen Terminplankonflikte Hinweise zur Ressourcenplanung

6 Inhalt IX 5 Die richtigen Informationen: Auswählen, gestalten, mitteilen Grundsätzliches zu Feldern und Anpassungen Eigene Tabellen Spalten einfügen und löschen Eigene Tabelle erstellen Eigene Felder Wertelisten vorgeben Mit Formeln rechnen Beispiel: Dauer in Kalendertagen Beispiel: Relative Pufferzeit Eigene Signale Eigene Filter Vergleichende Filter Interaktive Filter Eigene Gruppen Beispiel: Standort mit Ressourcengruppe Beispiel: Gruppierung nach Qualifikation Eigene Ansichten Ansichten gestalten Der Balkenplan-Assistent Ansichten formatieren Schrift Balken Textarten Balkenarten Zeitskala Gitternetzlinien Layout Ansichten drucken Beispiel: Ansicht Konfliktanalyse Beispiel: Personen-Einsatzgebirge Eigene Symbolleisten und Menüs Beispiel: Symbolleiste Informationsmanagement Anpassungen organisieren Kopieren von Projekt zu Projekt Vorlagen für den Benutzer: Die Global.MPT Eigene Vorlagen speichern Anpassungen unter der Herrschaft der Enterprise-Global Projektüberwachung Basisplan herstellen Mehrere Basispläne Was wird wann und wie überwacht?

7 X Inhalt 6.3 Termine überwachen % Abgeschlossen Hilfreiche Anpassungen Aktueller Anfang und Aktuelles Ende Abweichungen Tabelle Abweichung mit Anpassung Vorgänge aktualisieren Fortschrittsgrad errechnen lassen Aktuelle und verbleibende Dauer Abweichungen analysieren Beispiel: Tabelle EingabeÜberwachung Ansicht Balkendiagramm Überwachung Gegenmaßnahmen konzipieren Erzwungene Projektunterbrechung Arbeit überwachen Arbeitsüberwachung in den Zeitphasen Ansicht Vorgang: Einsatz Ansicht Ressource: Einsatz Kosten überwachen Aktuelle Kosten manuell eingeben Beispiel: Fälligkeit zu einem bestimmten Termin Project Server einrichten und verwalten Unternehmensweite Vorlagen: die Enterprise-Global Ansichten: In die Enterprise-Global kopieren Felder: In die Enterprise-Global importieren Enterprise-Feld anlegen Enterprise-Gliederungscode anlegen Die Enterprise-Global transportieren Den Enterprise Ressourcenpool verwalten Administration im Web Access Benutzer und Gruppen verwalten Sicherheitseinstellungen verwalten Vorlage ändern Regeln zur Benutzerverwaltung Beispiele Projektleiter mit Ressourcenverantwortung Gruppenspezifische Projekte Linienorganisation berücksichtigen: der RSP Ansichten einrichten und verwalten Projekt- und Projektcenteransichten Beispiel Vorgangsansicht: Pufferzeiten

8 Inhalt XI Balkendiagrammformat anpassen Beispiel Projektcenteransicht: Abweichungen Ressourcencenter- und Zuordnungsansichten Beispiel : Ressourcen nach RSP Ressourcendaten bearbeiten Zuordnungen anzeigen Portfolioauswertungen OLAP-Cube erstellen Portfolio Ansichten erstellen Beispiel: Arbeit nach Abteilungen Beispiel: Arbeitsabweichungen nach Projekten Beispiel: Kostenabweichungen nach Ressourcen/Projekten Weitere Administrationstätigkeiten Serverkonfiguration Projekte und Ressourcen einchecken Versionen anlegen Web Access: Überwachungseinstellungen Administrationsprojekt anlegen Project Server Datenbank bereinigen Teamarbeit mit dem Web Access Projekt veröffentlichen Spooler-Fehler bei lokalen Ressourcen Veröffentlichen koppeln mit Speichern Was wird veröffentlicht? Ansicht Arbeitszeittabelle: Standard Veröffentlichte Felder und Berichtsmethode pro Projekt Anmeldung am Web Access Ansichten auf meine Vorgänge Fortschrittsberichte und ihre Folgen Prozent Arbeit Abgeschlossen Die Projektleitung reagiert Aktuelle und Verbleibende Arbeit Aktuelle Arbeit pro Zeitraum Eine Ressource pro Vorgang Mehrere Ressource pro Vorgang Nur Zugesicherte Buchungen können gebucht werden Änderung ablehnen Regeln für die Annahme festlegen Vorgangshandling Vorgang ablehnen Neuen Vorgang erstellen

9 XII Inhalt Vorgangslisten Sich selbst einen Vorgang zuweisen Vorgänge delegieren Statusberichte Risiken, Probleme, Dokumente Risiken Probleme Dokumente Zeitverwaltung Abwesenheiten auf Administrationsvorgänge buchen Koordination mit Outlook Vorgänge in den Outlook-Kalender importieren In Outlook aktualisieren Outlook-Aufgaben anzeigen Anhang Stichwortverzeichnis