Personalisierte

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1 Personalisierte Personalisierte s ermöglichen die Empfänger persönlich automatisch mit Ihrem Namen und der passenden Anrede anzusprechen. Um personalisierte s zu versenden benötigen Sie: eine Datei mit den Adressen und der -Adresse der Empfänger Microsoft Word ein kompatibles -Programm. Diese Anleitung beschreibt wie Sie Adressen aus Outlook oder einer Adressdatei nutzen können, um in Word einen Serienversand per zu erstellen. Wählen Sie eine der nachfolgenden Verfahren: Adressen direkt aus Outlook Hier erfahren Sie die Arbeitsschritte beim direkten Bezug der Adressen aus Outlook. Adressen aus Outlook exportieren Bei diesem Verfahren können Sie exakt bestimmen, welche Felder Sie aus Outlook, in welches Dateiformat exportieren. Adressen aus einer Datei (Excel etc.) Dieses Kapitel beschreibt das Vorgehen wenn die Adressen aus einer beliebigen Anwendung stammen wie beispielsweise Excel, Access oder FileMaker. Diese Anleitung wurde von der Firma CHARIF-EDV erstellt.

2 Adressen aus Outlook Adressen aus Outlook Hier wird beschrieben wie Sie direkt aus Microsoft Word einen versand per Seriendruck durchführen können, wobei Sie auf Adressen aus Outlook-Kontakte zugreifen. Bei dieser Vorgehensweise stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Falls Sie zusätzliche Felder benötigen um beispielsweise danach zu filtern oder zu sortieren wählen Sie bitte die Vorgehensweise Adressen aus Outlook exportieren. Arbeitsschritte: 1. Starten Sie von Word aus und gehen Sie folgendermassen vor: 2. Beginnen Sie mit einem neuen Dokument 3. Wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl SERIENDRUCK 2/17

3 Adressen aus Outlook 4. Erstellen Sie für das Hauptdokument einen SERIENBRIEF 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche AKTIVES FENSTR 6. Wählen Sie nun DATEN IMPORTIEREN und anschliessend ADRESSBUCH VERWENDEN 3/17

4 Adressen aus Outlook 7. Weiter mit OUTLOOK ADRESSBUCH 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche HAUPTDOKUMENT BEARBEITEN 9. Fügen Sie nun die gewünschten Felder an der entsprechenden Stelle im Hauptdokument ein. Sie können Felder auch mehrmals pro Hauptdokument einfügen. Die Felder sind auf der Seriendruckleiste unter der Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFŰGEN. 10. Erstellen Sie nun die persönliche Anrede um Damen und Herren bei der Anrede zu unterscheiden Tippen Sie den Text Sehr geehrte 4/17

5 Adressen aus Outlook Fügen Sie aus der Symbolleiste Seriendruckfeld das BEDINGUNGSFELD WENN...DANN...SONST... ein Stellen folgendes ein> FELDNAME ist Anrede, VERGLEICH ist Gleich VERGLEICHEN MIT ist Herr DANN DIESEN TEXT EINFUEGEN ist r Das Feld SOSNT DIESEN TEXT EINFUEGEN bleibt leer und OK 11. Tippen Sie einen Leerschlag und fügen Sie die Felder für die Anrede und den Nachnamen ein. 12. Um eine Vorschau des Ergebnisses zu erhalten klicken Sie auf und blättern Sie die einzelnen Datensätze durch. 5/17

6 Adressen aus Outlook 13. Sollte bei einzelnen Herren kein r angezeigt werden so prüfen Sie die erfasste Anrede. Diese muss exakt Herr lauten. 14. Schalten Sie die Vorschau anschliessend wieder aus. 15. Falls erwünscht, filtern Sie nun die Adressen indem Sie folgendermassen vorgehen: Waehlen Sie EXTRAS SERIENDRUCK ABFRAGEOPTIONEN Geben Sie die erwünschten Filterkriterien ein und bestätigen Sie mit OK. 16. Führen Sie den Versand aus Stellen Sie unter SERIENDRUCK IN ein Klicken Sie anschliessend auf EINRICHTEN. Hier geben Sie das Feld an in welchem die -Adresse steht. 6/17

7 Adressen aus Outlook exportieren Klick auf ZUSAMMENFÜHREN 17. In Ihrem -System können Sie im Ordner Gesendete Objekt den Erfolg des Versands nochmals prüfen. Zurück Adressen aus Outlook exportieren In diesem Kapitel finden Sie beschrieben, wie Sie Adressen aus Outlook exportieren wobei Sie exakt bestimmen, welche Felder berücksichtigt werden sollen. Diese Adressen werden anschliessend für den Versand von s per Seriendruck aus Microsoft Word verwendet. Arbeitsschritte 1. Starten Sie Outlook. 2. Wählen Sie im Menü DATEI den Befehl IMPORTIEREN/EXPORTIEREN 3. Wählen Sie die Aktion EXPORTIEREN IN EINE DATEI aus und klicken Sie anschliessend auf WEITER. 7/17

8 Adressen aus Outlook exportieren 4. Bestimmen Sie die Anwendung wie zum Beispiel MICRSOFT EXCEL und klicken Sie auf WEITER. 5. Markieren Sie den Ordner, welcher exportiert werden soll und bestätigen Sie mit der Schaltfläche WEITER. Anmerkung: Sämtliche Outlook-Elemente, wie s, Kontakte, Kalender und so weiter werden in Ordner gespeichert. 6. Beim ersten Export klicken Sie auf DURCHSUCHEN um zu bestimmen wo die exportierten Adressen gespeichert werden sollen. 8/17

9 Adressen aus Outlook exportieren 7. Wählen Sie den Zielordner und benennen Sie die Datei im Feld Dateiname: und bestätigen Sie mit Klick auf die Schaltfläche OK. 8. WEITER 9/17

10 Adressen aus Outlook exportieren 9. Um nur diejenige Felder zu exportieren die tatsächlich benötigt werden Klick auf die Schaltfläche FELDER ZUORDNEN 10. Löschen Sie zuerst alle vorgegebenen Felder mit der Schaltfläche ZUORDNUNG LÖSCHEN und ziehen Sie anschliessend alle benötigten Felder von der Seite VON: zur Seite NACH. Sie benötigen in jedem Falle die Felder Anrede, Name und - Adresse 10/17

11 Adressen aus Outlook exportieren 11. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. 12. Weiter mit FERTIG STELLEN. Zurück 11/17

12 Adressen aus einer Datei (Excel etc.) Adressen aus einer Datei (Excel etc.) Dieses Kapitel beschreibt das Vorgehen wenn die Adressen aus einer beliebigen Anwendung stammen wie beispielsweise Excel, Access oder FileMaker und anschliessend in Microsoft Word einen -Versand per Seriendruck erstellt wird. 1. Starten Sie von Word aus und gehen Sie folgendermassen vor: 2. Beginnen Sie mit einem neuen Dokument 3. Wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl SERIENDRUCK 4. Erstellen Sie für das Hauptdokument einen SERIENBRIEF 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche AKTIVES FENSTR 12/17

13 Adressen aus einer Datei (Excel etc.) 6. Nun benötigen Sie die Daten, deshalb klicken Sie auf DATEN IMOPTIEREN und anschliessend auf DATENQUELLE ÖFFNEN. 7. Wählen Sie den Ordner in welchem sich die Exportdatei befindet und ändern Sie den DATEITYP auf Alle Dateien(*.*) 8. Markieren Sie anschliessend die entsprechende Dateien und klicken Sie auf ÖFFNEN. 13/17

14 Adressen aus einer Datei (Excel etc.) 9. Wenn die Adressen aus Outlook exportiert wurden markieren Sie den KONTAKTE und OK. Ansonsten klicken Sie einfach auf OK. Der Vorgang kann einige Zeit dauern! 10. Klicken Sie auf die Schaltfläche HAUPTDOKUMENT BEARBEITEN 11. Fügen Sie nun die gewünschten Felder an der entsprechenden Stelle im Hauptdokument ein. Sie können Felder auch mehrmals pro Hauptdokument einfügen. Die Felder sind auf der Seriendruckleiste unter der Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFŰGEN. 12. Erstellen Sie nun die persönliche Anrede um Damen und Herren bei der Anrede zu unterscheiden. 14/17

15 Adressen aus einer Datei (Excel etc.) Tippen Sie den Text Sehr geehrte Fügen Sie aus der Symbolleiste Seriendruckfeld das BEDINGUNGSFELD WENN...DANN...SONST... ein Stellen folgendes ein> FELDNAME ist Anrede, VERGLEICH ist Gleich VERGLEICHEN MIT ist Herr DANN DIESEN TEXT EINFUEGEN ist r Das Feld SOSNT DIESEN TEXT EINFUEGEN bleibt leer und OK 13. Tippen Sie einen Leerschlag und fügen Sie die Felder für die Anrede und den Nachnamen ein. 14. Um eine Vorschau des Ergebnisses zu erhalten klicken Sie auf und blättern Sie die einzelnen Datensätze durch. 15/17

16 Adressen aus einer Datei (Excel etc.) 15. Sollte bei einzelnen Herren kein r angezeigt werden so prüfen Sie die erfasste Anrede. Diese muss exakt Herr lauten. 16. Schalten Sie die Vorschau anschliessend wieder aus. 17. Falls erwünscht, filtern Sie nun die Adressen indem Sie folgendermassen vorgehen: Waehlen Sie EXTRAS SERIENDRUCK ABFRAGEOPTIONEN Geben Sie die erwünschten Filterkriterien ein und bestätigen Sie mit OK. 18. Führen Sie den Versand aus Stellen Sie unter SERIENDRUCK IN ein Klicken Sie anschliessend auf EINRICHTEN. Hier geben Sie das Feld an in welchem die -Adresse steht. 16/17

17 Adressen aus einer Datei (Excel etc.) Klick auf ZUSAMMENFÜHREN 19. In Ihrem -System können Sie im Ordner Gesendete Objekt den Erfolg des Versands nochmals prüfen. Zurück 17/17

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