BSCW-Benutzung Kurze Einführung

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1 BSCW-Benutzung Kurze Einführung 1. Technische Voraussetzungen 2 2. Log-In 2 3. Passwort ändern 4 4. Ordnersystem 4 5. Dokumente 5 6. Mehrere Dokumente gleichzeitig einstellen 6 7. Dokumente Öffnen 7 8. Dokumente Speichern 7 9. Anpassung der Einstellungen an eigene Bedürfnisse Ereignisdienste abonnieren 9

2 Technische Voraussetzungen Sie können den Arbeitsgruppenserver (BSCW) der VZM GmbH mit jedem Browser, der starke Verschlüsselung anbietet (Mindestanforderung sind Netscape 4.7, Internet Explorer 4 und 5, Mozilla oder Opera) benutzen. Voraussetzung ist, dass Sie eine gesicherte Internetverbindung (http(s) = Verbindung über Port 443) aufbauen können. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie sich über die URL mit dem Server verbinden. JavaScript sollte in den Sicherheitsoptionen des Browsers erlaubt/aktiviert sein, damit die Menü-Oberfläche des BSCW-Servers benutzt werden kann. 2. Log-In Wenn Sie die URL eingegeben bzw. diese aus den Favoriten/Lesezeichen gewählt haben, erscheint das Eingangsbild. Zur Anmeldung wählen Sie in der Bildmitte den Link Login. Bild 1a

3 - 3 - Auf der folgenden Seite werden Sie nach Ihrem Benutzernamen und einem Kennwort gefragt. Bild 1b Wenn Sie beide Angaben korrekt eingegeben haben (Groß- und Kleinschreibung beachten!), öffnet sich Ihr persönliches BSCW-Verzeichnis und die freigegebenen Projekte in Form von Ordner. Bild 2 Ihre Zugangsdaten erhalten Sie aus Sicherheitsgründen in zwei Schritten. Nach dem Aktivieren Ihres Accounts auf dem BSCW-Server wird Ihnen durch unser BSCW-Team eine Mail mit der URL und dem Benutzernamen zugestellt. Das erforderliche Passwort wird im Anschluss telefonisch persönlich an Sie weitergeleitet. Informationen hierzu stehen in der Mail.

4 Passwort ändern Das durch das BSCW-Team übermittelte Passwort muss nach dem ersten Log-In durch den Benutzer geändert werden. Das hat folgende Gründe: 1. Die Sicherheit des Passwortes ist minimal. 2. Das Passwort sollte aus Sicherheitsgründen lediglich der User kennen, da alle Aktivitäten des Users in Projekten in einer Log-Datei gespeichert werden. Ihr Passwort muss aus mindestens 6 Stellen bestehen. Ein sicheres Passwort besteht aus einer Kombination von Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Auch berücksichtigt wird die Großund Kleinschreibung. Um Ihr Passwort zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie in der Menüleiste Optionen Passwort ändern aus 2. Auf der folgenden Seite müssen Sie Ihr derzeit aktuelles Passwort an erster Stelle eingeben. An der zweiten und dritten Stelle müssen Sie Ihr neues Passwort eintragen und mit OK bestätigen. 3. Jetzt werden Sie aufgefordert, sich erneut mit Ihrem neuen Passwort anzumelden. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen oder dreimal falsch eingegeben haben, wird Ihr Account automatisch gesperrt. In diesem Fall nehmen Sie bitte Kontakt zum BSCW-Team unter oder auf. 4. Ordnersystem Jeder BSCW-User hat einen eigenen Ordner (:Mustermann/ siehe Bild 3) und Sicht auf weitere Ordner (= Projekte Bsp.: /001-Mustermann/). In Ihrem Hauptverzeichnis (/Mustermann) sollten keine Daten oder Ordner abgelegt werden, da diese für andere BSCW-User nicht sichtbar sind. Immer erst in den jeweiligen Ordner wechseln. Bsp.: Projekt Nr. Projektname, erst dort Dateien ablegen. Um in den Projekten Daten zu sichten, müssen Sie den Ordner des jeweiligen Projektes öffnen. Mit einem Klick auf den Ordner (Beispiel: 001-Musterprojekt) öffnet sich die folgende Gliederungsstruktur. Wie Sie dem Bild 3 entnehmen können, befinden Sie sich im Musterprojekt 001. Dort können Sie beliebig Ordner zu Projekten erstellen, Ihre Daten einstellen oder abrufen.

5 - 5 - Bild 3 5. Dokumente HOCHLADEN/EINSTELLEN: Um eine Datei an die richtige Stelle einstellen zu können, wählen Sie zuerst den entsprechenden Ordner aus. Befinden Sie sich in diesem Ordner, können Sie über die Menüleiste (blaue Menüleiste oben) unter dem Menüpunkt Datei Neu Dokument den Dateimanager zum Einstellen von Dokumenten öffnen. Bild 4 Folgendes Fenster öffnet sich:

6 - 6 - Bild 5 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen : Ihr Dateimanager öffnet sich. Bitte wählen Sie Ihr Dokument aus, welches hochgeladen werden soll. 2. Eintragungen in anderen Feldern sind nicht erforderlich. 3. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche OK, um die ausgewählte Datei hochzuladen. Nach dem Upload wird das Dokument im ausgewählten Ordner angezeigt. 6. Mehrere Dokumente gleichzeitig einstellen Drag & Drop - Funktion Um mehrere Dokumente gleichzeitig einstellen zu können, stellen Sie sicher, dass Ihr Browser Java unterstützt. 1. Klicken Sie in der blauen Menüleiste Optionen Einstellungen an. 2. Wählen Sie Drag & Drop-Uploader zur Dateiübertragung und bestätigen Sie mit OK. 3. Markieren Sie im Dateimanager die Dokumente, die sie auf den BSCW-Server laden wollen.

7 Ziehen Sie diese ausgewählten Dokumente mit gedrückter rechter Maustaste auf die Schaltfläche Dokument hochladen und lassen die Maustaste los. Bild 6 5. Der Upload beginnt. Der Status wird durch einen farbigen Balken angezeigt. 6. Die Maximalgröße zum Upload beträgt 6 MB. Nach dem Upload werden die Dokumente im ausgewählten Ordner angezeigt. 7. Dokumente Öffnen Dokumente, auf die Sie in Ihrem Projekt Zugriff haben, können durch Klick auf das jeweilige Dokument wie im Windows-Dateisystem geöffnet werden (Voraussetzung hierzu ist, dass Sie das jeweilige Programm zum Öffnen dieser Datei auf Ihrem PC installiert haben. Ansonsten wird ein Download angeboten). 8. Dokumente Speichern Zum Speichern des Dokuments klicken Sie auf das jeweilige Dokument, welches danach geöffnet wird und wie im normalen Dateisystem gespeichert werden kann. Mehrere Dateien oder ganze Ordner können durch anhaken ausgewählt werden. Anschließend wählen Sie die Funktion archivieren. Es wird eine ZIP - Datei erstellt, die Sie runterladen können.

8 Anpassung der Einstellungen an eigene Bedürfnisse Der BSCW-Server bietet die Einstellung verschiedener Kompetenzniveaus (Anfänger, Fortgeschrittener, Experte) an. Wir empfehlen Ihnen, den Experte -Status zu wählen. Grund hierfür ist, dass alle Funktionen und Schaltflächen direkt zur Verfügung stehen. In der Menüleiste wählen Sie unter im Menü Optionen - Niveau Experte. Bild 7

9 - 9 - Bild Ereignisdienste abonnieren Der BSCW-Server bietet die Möglichkeit über Ereignisse (z.b. einstellen, aktualisieren, löschen von Dokumenten) etc. in Ihrem Projektbereich per Mail zu informieren. Sie können für verschiedene Ereignistypen unterschiedliche Dienste abonnieren. In der Menüleiste wählen Sie im Menü Optionen - Standard-Ereignisfilter.

10 Bild 9 Wenn Sie Ihre Einstellungen, wie in dem folgenden Bild, übernehmen, erhalten Sie zeitgleich zu einem neuen Ereignis (Datei-Upload, Datei löschen etc.) in Ihrem Projektbereich einen Bericht zeitnah per . Bild 10 Alternativ können Sie, wie im nachfolgenden Bild beschrieben, die Einstellungen übernehmen, um einen täglichen Bericht über neue Ereignisse (Datei-Upload, Datei löschen etc.) des gesamten Vortages in Ihrem Projektbereich per zu erhalten.

11 Bild 11 Für weitere Hilfe steht Ihnen das BSCW-Team gerne zur Verfügung. Ansprechpartner: von zur Mühlen sche GmbH Thomas Vohl +49 (0228)

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