Datenschutz IT-Sicherheit Compliance. Der Datenschutzbeauftragte

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1 Datenschutz IT-Sicherheit Compliance Der Datenschutzbeauftragte

2 Über die Einhaltung des Datenschutzes lässt sich nicht diskutieren. Überlegung 1 Keine Aktivitäten starten, Maßnahmen erst bei Problemen ergreifen. Hohes Risiko Zivil- und strafrechtliche Haftung komplett bei der Geschäftsleitung. Trotzdem überlegen Unternehmen Alternativen. Überlegung 2 An Mitarbeiter delegieren, Maßnahmen angehen, sobald dieser Zeit hat. Risiko Wahrscheinlichkeit von Lücken und Datenpannen weiter hoch. Ausgangslage Unternehmen und auch kirchliche Einrichtungen, die personenbezogene Daten verarbeiten, unter liegen Datenschutzgesetzen (BDSG, KDO, DSG-EKD). Überlegung 3 Das Thema Datenschutz dauerhaft vom Tisch bekommen. Lösung Macht anfangs Arbeit, doch die übernimmt Althammer & Kill. 2 3

3 Der externe Datenschutzbeauftragte von Althammer & Kill Gratulation! Kosten. Sicherheit. Profil Vorteile Sie sind gerade dabei, sich mit der professionellen Lösung des Themas Datenschutz auseinanderzusetzen. Weil wir Daten für Viele schützen, realisieren wir Kostenvorteile, die wir an unsere Kunden weitergeben. Geben Sie Ihre Pflichten bequem aus der Hand. Wir kümmern uns um die solide Abwicklung. Persönlich, telefonisch oder per hilft er und ist immer für Sie da. Verschwiegenheit und Kenntnis der Gesetze gehören zu seinem Berufsbild. IT-Kompetenz ist eine Schlüsselvoraussetzung seiner Aufgabe. Seine Zertifizierung ist für uns selbstverständlich. Wir legen großen Wert auf Freundlichkeit und Pünktlichkeit. Übernahme aller Aufgaben und Verantwortung, Vermeidung von Interessenskonflikten, kompetent und erfahren, hohe Akzeptanz im Unternehmen, keine Kosten für Weiterbildung, durchgängige Vertretungsfähigkeit, Wegfall der Kündigungsschutzthematik eigener Mitarbeiter, Verlagerung der Haftung nach außen. 4 5

4 Die Einführungsarbeiten Das Datenschutzhandbuch 1 Mit der Bestandsaufnahme identifizieren wir Risiken und mögliche Maßnahmen. 3 Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, werden für den Datenschutz sensibilisiert. Teil 1: Einführung und Klartext Für alle verständlich wird der Datenschutz des Unternehmens erklärt. Teil 2: Regelungen und Vorlagen Handwerkszeug für alle Abteilungen. Mit speziellen Hinweisen für die einzelnen Bereiche des Unternehmens. Teil 3: Maßnahmen Technische und organisatorische Dokumentation. Dieser Teil des Handbuchs wächst mit der Zeit und wird immer präziser. 2 In Abstimmung mit der Geschäftsleitung werden die Datenschutzstrategie festgelegt und Maßnahmen priorisiert. 4 Aus unserem Datenschutzbaukasten entsteht das Handbuch für das Unternehmen. Das Datenschutzhandbuch ist Bestandteil unserer Einführungsarbeiten. Teil 4: Schulung Fertige Trainingsunterlagen als elearning oder Präsenzschulung. Teil 5: Kontrolle Informationen für Lieferanten, Auditoren und Wirtschaftsprüfer. 6 7

5 Der laufende Betrieb Jährlicher Datenschutzbericht Beispiel: Spätestens seit dem 1. September 2012 ist die Einwilligung zur Werbung von Kunden einzuholen und zu protokollieren. Umsetzung von Maßnahmen Trainieren und unterstützen Individuelle Lerneinheiten von 3-30 Minuten. E-Learning für große und entfernte Standorte. Der jährliche Bericht dient generell als Nachweis. Zusätzlich enthält er Risikoabschätzungen und Empfehlungen für die Geschäftsleitung. Was ist im Umgang mit personen - bezogenen Daten zu beachten? Wie vermeidet man Abmahnungen? Wie können Risiken minimiert werden? Geschäftsleitung beraten Stichprobenartig prüfen Beispiele: Ob vertrauliche Akten verschlossen sind oder nur Befugte auf IT-Systeme zugreifen. Trend: Immer mehr interessierte Kunden und Mitarbeiter stellen Fragen zum Datenschutz. Verfahren optimieren Praxis: Für die Nutzung mitgebrachter Geräte wie Smartphones und Tablets sind entsprechende Spielregeln festzulegen. Vorfälle und Anfragen Alle Aktivitäten werden festgehalten, um nachweisfähig zu sein. 8 9

6 Leistungen Konditionen Die Einführungsarbeiten Der laufende Betrieb Ermittlung des Aufwands Ziel dieser einmalig durchzuführenden Arbeiten ist die rasche Integration des Datenschutzes in den Betrieb. Den Kern bilden die Bestandsaufnahme des Datenschutzniveaus, Interviews mit Bereichsleitern, die Einrichtung des Datenschutzhandbuches sowie die Sensibilisierung der Mitarbeiter. Ziel ist die Herstellung, Erhaltung und Verbesserung des Datenschutzniveaus. Unsere Maßgabe: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Vor Ort kommt der Datenschutzbeauftragte seinen Beratungsund Prüfungsaufgaben nach. Telefonisch und per steht er für Fragen und aktuelle Themen zur Verfügung. Die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter ist eine Daueraufgabe, da der Datenschutzbeauftragte zum einen in seiner Funktion laufend die Verfahrensverzeichnisse aktualisiert und er während der Dauer seiner Tätigkeit auf die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und anderen Vorschriften über den Datenschutz hinzuwirken hat. Wir verfügen über genügend Erfahrungswerte, um den Aufwand bei einem persönlichen Termin zu bestimmen. Die Einführungsarbeiten Der laufende Betrieb Wichtige Detailarbeiten (Auszug): Erfassung der Organisationsstruktur Beurteilung der IT-Umgebung Prüfung von Sicherheitskonzepten Identifikation und Bewertung von Risiken Formulierung von Datenschutzmaßnahmen Die Geschäftsleitung erhält einen Statusbericht und einen Maßnahmenkatalog. Gemeinsam werden Datenschutzstrategie und Umsetzungsplan definiert. Folgende Arbeiten werden durchgeführt (Auszug): Erstellung und Pflege der Verfahrensverzeichnisse Identifikation von Schwachstellen Vertretung des Unternehmens bei Prüfung durch die Aufsichtsbehörde Vertraulicher Ansprechpartner für Betroffene Beratung des Managements Konzeption von Richtlinien und Vereinbarungen Einmal jährlich wird ein Statusbericht erstellt, der den Fortschritt im Datenschutz dokumentiert. Für das Folgejahr werden Aufgaben, Ziele und das Budget festgelegt. Diese Arbeiten fallen einmalig an. Der Umfang richtet sich nach Art, Größe und Komplexität des Unternehmens. Die Projektvergütung deckt hierbei die recht aufwändige Bestandsaufnahme und Analyse der datenschutzrechtlich relevanten Prozesse ab. Wir erstellen einen Bericht, der den Erfüllungsgrad dokumentiert, eventuelle Defizite aufzeigt und geeignete Maßnahmen zur Abstellung von Defiziten vorschlägt. Unsere Kostenkalkulation basiert auf einer monatlichen Pauschale, die Ihnen klare Transparenz und Planungssicherheit bietet. Mit der monatlichen Pauschale werden alle kleineren Anfragen, Aktualisierungen der Verfahrensverzeichnisse und die Stellung als externer Datenschutzbeauftragter abge golten. Gegebenenfalls erforderliche umfangreichere Arbeiten werden nach Abstimmung mit der Geschäftsleitung nach Aufwand vergütet. Für Schadensfälle besteht eine Ver sicherung mit einer Deckungssumme bis zu

7 Mit der Bestellung gehen die Verantwortung und die Haftung auf den Datenschutzbeauftragten über. Professioneller Datenschutz ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter erwarten höchste Sicherheit für die ihnen anvertrauten Informationen.Ganz nebenbei schützen Sie dadurch auch die vertraulichen Daten Ihres Unternehmens. Niels Kill & Thomas Althammer Die Funktion des Datenschutzbeauftragten übernimmt einer unserer Geschäftsführer. 12

8 Über uns Niels Kill Thomas Althammer Das Team Informatiker. Seit 1992 als SAP- Berater, ab 1998 als Geschäftsführer verantwortlich für IT-Projekte. Seit 2010 spezialisiert auf Datenschutz und IT-Sicherheit. Betreut eine Vielzahl von Unternehmen als externer Datenschutzbeauftragter. Wirtschaftsinformatiker mit Fokus Pflege, Gesundheits- und Sozialwesen. Ab 1998 Unternehmer, Software- Architekt und Berater u.a. mit eigener Software-Lösung im Sozialwesen. Referent und Autor diverser Fachbücher. Unser Team besteht aus festen Mitarbeitern und ausgesuchten Partnern. Darunter sind erfahrene Spezialisten für Datenschutz, IT-Strategien, IT-Sicherheit und Compliance. Wir schützen Ihre Daten. Zertifiziert als Datenschutzbeauftragter und Datenschutzauditor Zertifiziert als Datenschutzbeauftragter und Compliance-Manager Mitglied im 14

9 Althammer & Kill GmbH & Co. KG Hauptsitz Düsseldorf: Neuer Zollhof Düsseldorf Tel Fax -48 Standort Hannover: Buchenhain Burgwedel Tel Fax -9

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