Easy Invoice. Belege erstellen und verwalten

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1 Easy Invoice Belege erstellen und verwalten 1

2 Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der CAS Software AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht CAS Software AG. Alle Rechte vorbehalten. CAS-Weg 1-5, Karlsruhe, Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Stand: März 2015

3 Easy Invoice Inhalt Inhalt 1 Grundsätzliches Belege und Statistikfaktor Belege anlegen/bearbeiten Belege für Adressen Belege für Verkaufschancen Modul Project: Belege für Projekte Belege bearbeiten - Register Allgemein Automatisch eingetragene Felder Auszufüllende Felder Beträge und Summen Zahlung und Fälligkeit Weitere Funktionen durch die Premium Edition Weitere Funktionen durch Project Belege bearbeiten - Register Belegpositionen Belegpositionen anlegen/bearbeiten Positionen gruppieren Weitere Funktionen durch Sales pro Weitere Funktionen durch Project Belege bearbeiten - Register Details Folgebeleg erstellen Beleg stornieren Belege exportieren - für die Finanzbuchhaltung Druckdokumente Register Abrechnung in Adressen Projekte abrechnen Abrechnung vorbereiten Positionen anlegen Leistungen abrechnen Wissenswertes für den Administrator Lizenz eintragen und Easy Invoice aktivieren Bereich Easy Invoice - Allgemein Bereich Easy Invoice - Nummernvergabe Bereich Easy Invoice - Zahlungsbedingungen Bereich Easy Invoice - FiBu-Übergabe Felder, Verknüpfungen, Eingabehilfen und Pflichtfelder Felder und Verknüpfungen des Belegs im Register Allgemein

4 Easy Invoice Inhalt Felder des Belegs im Register Details Felder der Adresse im Register Abrechnung Pflichtfelder nach Belegart und Statistikfaktor Weitere Funktionen durch Project und Report

5 Easy Invoice Grundsätzliches 1 Grundsätzliches Mit dem Modul Easy Invoice für CAS genesisworld erstellen und verwalten Sie Belege in CAS genesisworld, ohne dass zusätzlich ein ERP-System benötigt wird. Die Belegarten Angebot, Auftrag, Rechnung und Gutschrift werden im Datensatzfenster für Belege verwaltet. Das Stornieren von Rechnungen mit Gegenbuchung ist möglich. Zu Angeboten und Aufträgen lassen sich Folgebelege erstellen. Belege lassen sich für alle Adresstypen und im Register Produktpositionen für Verkaufschancen erstellen. Im Register Abrechnung bei Firmen und Einzelkontakten werden Daten für die Belege mit diesen Kunden individuell festgelegt. Für jede Belegart kann ein Druckdokument als PDF-Datei erstellt werden, das auf einer Druckvorlage beruht. Alle üblichen Funktionen für Datensatz-Typen wie Listen, Verknüpfungen, die Suche usw. sind für Belege natürlich vorhanden. Die Belegarten, automatische Nummerierung der Belege, Steuersätze und Zahlungsbedingungen lassen sich in der Management Konsole durch den Administrator anpassen. Gut zu wissen Für einen bestimmten Beleg kann nur ein einziger Steuersatz festgelegt werden. Individueller Text für einen Beleg und in der Druckvorlage ist in einer Sprache in den Feldern Ergänzender Rechnungstext und im Feld Zahlungsbedingung enthalten. ERP connect und Easy Invoice können nicht zusammen eingesetzt werden. Die Replikation wird in Verbindung mit Easy Invoice nicht unterstützt. Inkonsistente Daten können entstehen, wenn Kundennummern oder Belege in verschiedenen Domänen angelegt und dann Replikationen durchgeführt werden. Stellen Sie daher beim Einsatz der Replikation sicher, dass Kundennummern und Belege nur in einer einzigen Domäne angelegt werden. Wenn Sie das Modul Sales pro einsetzen, sind Preis- und Rabattlisten möglich. Wenn Sie das Modul Project einsetzen, sind Preis- und Rabattlisten sowie weitere Funktionen verfügbar. Außerdem ist bei Projekten das Abrechnen zugehöriger Projektpositionen, Zeiterfassungen, Spesen und Fremdleistungen möglich. 5

6 Easy Invoice Belege und Statistikfaktor Außerdem lassen sich Druckvorlagen mit Tätigkeitsbericht für Projektabrechnungen anpassen. Wenn Sie das Modul Report einsetzen, lassen sich die Druckvorlagen anpassen. Mehrsprachige Texte lassen sich allerdings nicht festlegen. Ausgelieferte Druckvorlagen sind mehrsprachig vorhanden. Wenn Sie Druckvorlagen individuell anpassen, ist dies nur in einer Sprache möglich. Die Beschreibungen hier beziehen sich auf die Einstellungen, mit denen Easy Invoice ausgeliefert wird. Die Information der Anwender und Anwenderinnen über eventuelle Änderungen ist empfehlenswert. 2 Belege und Statistikfaktor Bei Belegen werden unterschiedliche Belegarten unterschieden. Belegarten sind beispielsweise Angebot, Rechnung, Gutschrift usw. Jeder Belegart ist ein Statistikfaktor zugeordnet, durch den Belege in Umsatzstatistiken gewichtet werden. Mehrere Belegarten und zugehörige Statistikfaktoren werden in Easy Invoice mitgeliefert. Der Administrator kann in der Management Konsole die Belegarten umbenennen, weitere Belegarten hinzufügen und den Statistikfaktor ändern. Fragen Sie ggf. Ihren Administrator. Belege können zu Adressen und Verkaufschancen erstellt werden. Belege mit Statistikfaktor 0: Angebot, Auftrag Belege mit Statistikfaktor 0 sind abrechnungsneutral, da weder Kosten noch Umsätze entstehen. Diese Belege werden daher in Umsatzstatistiken nicht berücksichtigt. Den Statistikfaktor 0 haben die mitgelieferten Belegarten Angebot und Auftrag. Belege mit Statistikfaktor 1: Rechnung Belege mit Statistikfaktor 1 sind abrechnungsrelevant und erzeugen Umsätze. Diese Belege werden daher in Umsatzstatistiken zum Gesamtumsatz berücksichtigt. Den Statistikfaktor 1 hat die mitgelieferte Belegart Rechnung. Nach dem Erstellen eines Druckdokuments zu einem Beleg mit dem Statistikfaktor 1 kann der Beleg nicht mehr gelöscht, sondern nur noch storniert werden. 6

7 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Belege mit Statistikfaktor -1: Gutschrift, Storno Belege mit Statistikfaktor -1 sind abrechnungsrelevant und erzeugen Kosten. Diese Belege werden daher in Umsatzstatistiken vom Gesamtumsatz abgezogen. Den Statistikfaktor -1 haben die mitgelieferten Belegarten Gutschrift und Storno. Die Belegart Storno ist für die Stornierung von Belegen mit dem Statistikfaktor 1 vorgesehen wie etwa eine Rechnung. Die Belegart Storno kann daher nur direkt zu Belegen mit dem Statistikfaktor 1 angelegt werden, um eine Gegenbuchung aller zugehörigen Belegpositionen vorzunehmen. Die Belegpositionen werden identisch übernommen. Der Statistikfaktor -1 bewirkt, dass sich Ausgangs- und Stornobeleg gegenseitig aufheben. Weiteren Belegarten mit dem Statistikfaktor -1 stellen Gutschriften an den Empfänger dar. Diese Belegarten können nur direkt zu Adressen angelegt werden. Weitere Funktionen durch Module Mit Project sind weitere Funktionen verfügbar. Belege für Projekte sind möglich, wenn Sie das Modul Project einsetzen. Beim Erstellen eines Belegs mit dem Statistikfaktor 0 werden übernommene Auftragspositionen, zugehörige Zeiterfassungen, Spesen oder Fremdleistungen nicht mit dem Beleg verknüpft und abgerechnet. Daher können Sie beliebig viele Belege mit dem Statistikfaktor 0 zu einem Projekt erstellen. Dies gilt ebenfalls beim Erstellen eines Druckdokuments für einen Beleg mit dem Statistikfaktor 0. Beim Erstellen und Speichern eines Belegs mit dem Statistikfaktor 1 werden übernommene Auftragspositionen, zugehörige Zeiterfassungen mit dem Beleg verknüpft und gelten damit als abgerechnet. Anschließend lassen sich keine weiteren Belege mehr zu denselben Auftragspositionen erzeugen, wenn nicht zuvor der vorhandene Beleg mit dem Statistikfaktor 1 gelöscht wird. Indem Sie einen Beleg stornieren, werden die Auftragspositionen sowie die zugehörigen Datensätze wieder freigeben. Anschließend können Sie die Auftragspositionen erneut in eine Rechnung oder einen anderen Beleg mit dem Statistikfaktor 1 übernehmen. 3 Belege anlegen/bearbeiten Belege erstellen Sie zu Adressen und Verkaufschancen. Für das Anlegen eines Belegs mit dem Statistikfaktor 0, also für ein Angebot oder einen Auftrag ist auch möglich, wenn in der Adresse bzw. in der Adresse des Kunden der Verkaufschance keine Kundennummer eingetragen ist. 7

8 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Das Anlegen eines Belegs mit dem Statistikfaktor 1 oder -1, also für eine Rechnung, Gutschrift oder Storno ist nur möglich, wenn in der Adresse bzw. in der Adresse des Kunden der Verkaufschance eine Kundennummer eingetragen ist. Das Feld Kundennummer für eine Adresse finden Sie im Register Abrechnung der Adresse. Das Feld Nummer im Register Allgemein enthält nicht die Kundennummer. Die Dropdown-Liste Belege erstellen ist bei Adressen in der Symbolleiste des Datensatzfensters enthalten und bei Verkaufschancen im Register Produktpositionen. Beim Anlegen eines Belegs wählen Sie die Belegart. Belege sind immer für Kunden bestimmt, also entweder direkt für eine Adresse oder für den Kunden einer Verkaufschance. Belege werden an Kunden mit der Post oder elektronisch an Kunden versendet und daher können Belege mit allen notwendigen Angaben gedruckt werden - auch für Aufbewahrungspflichten. Für jeden Beleg erstellen Sie ein so genanntes Druckdokument als PDF-Datei. In der Symbolleiste des Belegs sind dafür die Funktionen Vorschau, Druckdokument erstellen und Druckdokument aktualisieren vorhanden, siehe Kapitel "Druckdokumente" auf Seite 25. Zu vorhandenen Belegen werden weitere Belege erstellt - teilweise mit gleichen Inhalten, siehe Kapitel "Folgebeleg erstellen" auf Seite 22. Unter Umständen müssen Belege storniert werden, etwa eine falsche Rechnung, siehe Kapitel "Beleg stornieren" auf Seite 22. Für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung exportieren Sie Belege als CSV-Datei. Je nach Art des Belegs sind unterschiedliche Pflichtfelder vorhanden, siehe Kapitel "Pflichtfelder nach Belegart und Statistikfaktor" auf Seite 41. Belege für Projekte sind möglich, wenn Sie das Modul Project einsetzen, siehe Kapitel "Modul Project: Belege für Projekte" auf Seite 10. 8

9 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten 3.1 Belege für Adressen Bei allen Adressen sind Belegarten mit dem Statistikfaktor 0 für ein Angebot oder einen Auftrag möglich, auch ohne Kundennummer. Belegarten mit dem Statistikfaktor 1 für eine Rechnung oder -1 für eine Gutschrift sind nur für Adressen mit Kundennummer möglich. Ansprechpartner übernehmen die Kundennummer der zugehörigen Firma. 3.2 Belege für Verkaufschancen Bei Verkaufschance sind Belegarten mit dem Statistikfaktor 0 für ein Angebot oder einen Auftrag oder mit dem Statistikfaktor 1 für eine Rechnung möglich. Belegarten mit dem Statistikfaktor -1 für eine Gutschrift sind nur für Adressen möglich. Mit einer Verkaufschance ist ein Kunde verknüpft. Von dieser Adresse des Kunden werden Felder in den Beleg übernommen, siehe Kapitel "Register Abrechnung in Adressen" auf Seite 27. Bei Belegen zu Verkaufschancen wird die Kundennummer von der Adresse des Kunden übernommen. Öffnen Sie das Register Produktpositionen der Verkaufschance. Markieren Sie alle Produktpositionen, die in den Beleg übernommen werden sollen. Wenn Sie keine Positionen markieren, werden alle Positionen übernommen. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Beleg erstellen der Symbolleiste die gewünschte Belegart. 9

10 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten 3.3 Modul Project: Belege für Projekte Bei Belegen zu Projekten wird die Kundennummer von der Adresse übernommen, zu der eine Primärverknüpfung eingetragen ist. Ist im Register Details des Projekts ein kaufmännischer Verantwortlicher oder ein abweichender Empfänger angegeben, werden diese Daten statt der Adresse des Kunden übernommen. Auftragspositionen können in einer Reportansicht zu Zeiterfassungen, Spesen oder Fremdleistungen angelegt werden. Eine Rechnung (Statistikfaktor 1) zu diesen Auftragspositionen können Sie nur dann erstellen, wenn die zugehörigen Datensätze nicht extern abgerechnet sind. Das Erstellen einer Rechnung ist allerdings möglich, wenn Sie die externe Abrechnung der Datensätze rückgängig machen. Beim Speichern der Rechnung werden die zugehörigen Zeiterfassungen, Spesen und Fremdleistungen mit der jeweiligen Belegposition verknüpft. In den Datensatzfenstern der Zeiterfassungen, Spesen und Fremdleistungen wird die jeweilige Belegposition angezeigt. Über die entsprechende Schaltfläche öffnen Sie die Rechnung. Wird ein Druckdokument zur Rechnung erstellt, wird anschließend die Belegnummer ebenfalls in den zugehörigen Datensatzfenstern angezeigt. Außerdem werden die zugehörigen Zeiterfassungen, Spesen und Fremdleistungen beim Erstellen des Druckdokuments extern abgerechnet. Öffnen Sie das Register Auftrag des gewünschten Projekts. Markieren Sie alle Auftragspositionen, die in den Beleg übernommen werden sollen. Wenn Sie keine Positionen markieren, werden alle Positionen übernommen. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Beleg erstellen der Symbolleiste die gewünschte Belegart. 3.4 Belege bearbeiten - Register Allgemein Im Datensatzfenster eines Belegs bearbeiten Sie im Register Allgemein die wichtigsten Daten für den Beleg. Die Felder Nummer, Art und Kundennummer werden im Beleg automatisch eingetragen. Die Felder Stichwort, Belegverantwortlicher, Empfänger, Status, Datumsangaben, Besteuerung und Angaben zu Kunden erfordern teilweise eine Eingabe oder werden abhängig von Daten des Kunden übernommen. Beträge und Summen werden automatisch berechnet. Zahlung und Fälligkeiten werden automatisch berechnet bzw. sind durch Einstellungen des Administrators festgelegt. 10

11 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Weitere Funktionen bieten Premium Edition, siehe Kapitel "Weitere Funktionen durch die Premium Edition" auf Seite 14 und das Modul Project, siehe Kapitel "Weitere Funktionen durch Project" auf Seite Automatisch eingetragene Felder Im Feld Nummer wird eine eindeutige Kennung für den Datensatz immer automatisch eingetragen. Dieser Wert kann nicht geändert werden. Die Nummer basiert auf den Bestandteilen, die der Administrator bei den Einstellungen für die Nummernvergabe bei Belegen festgelegt hat. Beim Erstellen eines Druckdokuments zum Beleg wird automatisch die nächste freie Nummer eingetragen. Die Art haben Sie beim Erstellen des Belegs gewählt. Die Belegart lässt sich im Datensatzfenster nicht ändern. Die Kundennummer wird von der Adresse des Kunden übernommen. Bei Belegen zu Ansprechpartnern wird die Kundennummer der Firma übernommen. 11

12 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Auszufüllende Felder Beim Stichwort geben Sie eine Bezeichnung für den Datensatz ein. Unter dieser Bezeichnung wird der Datensatz in allen Ansichten angezeigt. Wenn Sie einen Beleg zu einer Verkaufschance oder zu einem Projekt erstellen, wird automatisch das Stichwort der Verkaufschance oder des Projekts übernommen. Der Eintrag im Feld Stichwort wird nicht in das Druckdokument übernommen, wenn Sie die mitgelieferten Druckvorlagen verwenden. Damit können Einträge im Feld internen Anforderungen entsprechen und müssen für die Empfänger des Belegs nicht verständlich sein. Beim Datum wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Dieses Datum des Belegs können Sie ändern, solange der Beleg noch nicht an die Buchhaltung übergeben wurde. Der Status des Belegs ist offen, solange der Beleg noch nicht bezahlt wurde. Wenn Sie im Feld Bezahlt am im Register Details des Belegs ein Datum eintragen, wird automatisch geschlossen im Feld Status eingetragen. Geben Sie bei Belegverantwortlicher den internen Ansprechpartner für den Beleg an. Beim Erstellen eines Belegs wird automatisch der erstellende Benutzer eingetragen. Ist für den entsprechenden Benutzer eine Adresse in CAS genesisworld vorhanden und sind die jeweiligen Felder ausgefüllt, dann werden Titel, Vorname und Nachname im Feld Belegverantwortlicher eingetragen. Ist keine Adresse vorhanden, wird der Name des Benutzers eingetragen. Bei Belegen zu einer Adresse wird die Adresse im Feld Kunde eingetragen. Bei Belegen zu einer Verkaufschance wird der Kunde der Verkaufschance als Kunde eingetragen. Den Kunden können Sie ändern, solange Sie den Beleg noch nicht gespeichert haben. Bei Belegen mit dem Statistikfaktor 1 (z. B. Rechnung) oder -1 (z. B. Gutschrift) muss der Kunde eine Kundennummer haben. Ansprechpartner übernehmen automatisch die Kundennummer der zugehörigen Firma. Adressen ohne Kundennummer können bei einem Statistikfaktor ungleich 0 nicht als Kunde eingetragen werden und werden bei einer Suche nicht angezeigt. Das Feld Kundennummer für eine Adresse finden Sie im Register Abrechnung der Adresse. Das Feld Nummer im Register Allgemein enthält nicht die Kundennummer. Beim Eintrag eines Kunden werden Kundennummer, kaufmännischer Verantwortlicher, abweichender Empfänger, Zahlungsbedingung, Besteuerung, Umsatzsteuer-ID und Steuernummer vom Kunden oder der zugehörigen Firma übernommen, wenn diese im Register Abrechnung der Firmenadresse eingetragen sind. 12

13 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Bei Abweichender Empfänger geben Sie einen vom Kunden abweichenden Empfänger des Belegs an. Dabei wird eine Verknüpfung zwischen der Adresse des Kunden und dem Beleg eingetragen. Für diese Verknüpfung kann in der Adresse des Kunden oder in der zugehörigen Firma eine Vorgabe im Register Abrechnung eingetragen werden. Einen abweichenden Empfänger können Sie auch nach dem Speichern des Belegs ändern Beträge und Summen Die folgenden Beträge werden automatisch aus den Belegpositionen berechnet und lassen sich daher nicht ändern. Die Währung für den gesamten Beleg wird mit dem Eintragen der ersten Belegposition festgelegt. Das Eintragen einer Belegposition mit einer anderen Währung ist nur möglich, wenn zuvor alle bestehenden Belegpositionen gelöscht werden. Der Nettobetrag ist die Belegsumme abzüglich des Steuerbetrags. Rabatt relativ (%) ist der Anteil des Rabattbetrags an der Belegsumme vor Abzug des Rabattbetrags. Deckungsbeitrag relativ (%) ist Anteil des Deckungsbeitrags an der Belegsumme nach Abzug des Rabattbetrags. Der Steuerbetrag als Summe der Steuer für den Beleg wird automatisch eingetragen. Für einen Beleg kann nur ein einziger Steuersatz festgelegt werden. Mögliche Steuersätze legt der Administrator in der Management Konsole fest. Der Bruttobetrag ist die Belegsumme vor Abzug des Steuerbetrags. Der Rabattbetrag ist die Summe des gewährten Rabatts. Der Deckungsbeitrag ist die Belegsumme abzüglich des Einkaufspreises jedes Produkts, zu dem es eine Belegposition gibt, jeweils mit der Stückzahl multipliziert Zahlung und Fälligkeit Das Valutadatum ist das Datum der Rechnungsstellung an den Kunden. Beim Erstellen des Belegs wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Das Valutadatum können Sie ändern, solange der Beleg noch nicht an die Buchhaltung übergeben wurde. Das Fälligkeitsdatum wird aus dem Valutadatum und den Fälligkeitstagen berechnet. Das Feld kann nur geändert werden, wenn Sie die Felder Valutadatum bzw. Fälligkeitstage ändern. 13

14 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Die Zahlungsbedingung zeigt die mit dem Kunden vereinbarte Zahlungsfrist. Vorgaben für Zahlungsbedingungen legt der Administrator in der Management Konsole fest. Die Fälligkeitstage sind die Dauer der Zahlungsfrist in Tagen, die Sie ändern können Weitere Funktionen durch die Premium Edition In den Feldern Übergeordnet werden Primärverknüpfungen für den Beleg automatisch eingetragen. Beim Erstellen eines Belegs zu einer Adresse wird automatisch eine Primärverknüpfung mit dieser Adresse eingetragen. Beim Erstellen eines Belegs zu einer Verkaufschance werden die Primärverknüpfungen der Verkaufschance in den Beleg übernommen Weitere Funktionen durch Project Wenn Sie einen Beleg zu einem Projekt erstellen, werden die Felder Referenznummer und Referenzzeichen automatisch vom Projekt übernommen. Im Projekt bearbeiten Sie diese beiden Felder im Register Details unter Abrechnung. Bei Belegen zu einem Projekt wird eine Primärverknüpfung zu der Adresse eingetragen, die im Feld Kunde des Projekts eingetragen ist. Beim Erstellen eines Belegs zu einem Projekt wird ebenfalls eine Primärverknüpfung zum Projekt in den Beleg eingetragen. 3.5 Belege bearbeiten - Register Belegpositionen Im Datensatzfenster eines Belegs bearbeiten Sie im Register Belegpositionen, welche Leistungen im Beleg vorhanden sind. Bei einem Beleg für eine Adresse erstellen und bearbeiten Sie Belegpositionen mit der Symbolleiste über der Liste. Bei einem Beleg für eine Verkaufschance werden die Produktpositionen der Verkaufschance als Belegpositionen übernommen. Beim Erstellen eines Belegs wird als Beginn Leistungszeitraum automatisch der Erste des aktuellen Monats und der Letzte des aktuellen Monats als Ende Leistungszeitraum eingetragen. 14

15 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Ändern Sie ggf. die Daten für den Zeitraum, in dem die abzurechnenden Leistungen erbracht wurden. Die Einträge für den Leistungszeitraum werden in das Druckdokument übernommen, wenn Sie die mitgelieferten Druckvorlagen verwenden Belegpositionen anlegen/bearbeiten Im Register Belegpositionen verwalten Sie Positionen oder Dienstleistungen für den Beleg. 15

16 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Als Belegpositionen können Sie nur in CAS genesisworld gespeicherte Produkte übernehmen. Werte für übernommene Produkte lassen sich ändern, beispielsweise der Preis oder ein Rabatt. Belegpositionen für einen Beleg gliedern Sie mit einer oder mehreren Gruppen. Die Gliederung ist beliebig. Zwischensummen werden dann pro Gruppe angezeigt. Diese Gruppen bei Belegpositionen beziehen sich nur auf einen bestimmten Beleg. Die ebenfalls in CAS genesisworld vorhandenen Produktgruppen werden nur für den Produktkatalog verwendet. Belegpositionen eintragen Klicken Sie in der Dropdown-Liste Neue Position erstellen auf Neue Position. Im folgenden Fenster Beleg Einzelposition suchen Sie mit dieser Schaltfläche ein vorhandenes Produkt bzw. eine Dienstleistung. Die Felder für die Produktnummer, Menge, Preis, Rabatt usw. werden vom Produkt übernommen. Wenn Sie Text in das Feld Produkt eingeben, wird automatisch eine Suche nach Produkten durchgeführt. Ergebnisse der Suche werden als Dropdown-Liste unter dem Eingabefeld angezeigt und durch Anklicken übernommen. Als Ergebnis der Suche werden die Produkte angezeigt, die der Administrator als aktive Produkte in der Management Konsole festgelegt hat. Klicken Sie auf Produkt neu anlegen/ändern. Haben Sie im Fenster Beleg Einzelposition bereits ein Produkt gewählt, öffnet sich das Datensatzfenster dieses Produkts und Sie ändern das angezeigte Produkt. Ein neues Produkt legen Sie an, wenn Sie Fenster Beleg Einzelposition noch kein Produkt gewählt haben. Dann öffnet sich das Datensatzfenster für ein neues Produkt. Egal, ob Sie ein vorhandenes Produkt wählen oder ein individuelles Produkt eintragen, können Sie in die Felder für Beschreibung, Menge, Preis, Rabatt usw. spezielle Werte für den Beleg eintragen. Im Feld Menge können Sie Kommazahlen eingeben, um beispielsweise auch halbtägige Serviceleistungen zu berücksichtigen. Ein manuell geänderter Preis wird überschrieben, wenn Sie ein anderes Produkt wählen, die Menge ändern und für das neue Produkt oder die neue Menge ein spezieller oder ein individueller Preis hinterlegt ist. Der Preis wird in einer Basiswährung angegeben. Die Basiswährung wird vom Administrator festgelegt. Produkte bzw. Dienstleistungen mit unterschiedlichen Währungen sind nicht möglich. Die Währung muss bei allen Positionen gleich sein, da sich sonst keine sinnvollen Summen berechnen lassen. Allerdings können bei Produkten verschiedene Währungen eingetragen sein. 16

17 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Oder alle Produkte sind zwar in der gleichen Währung erfasst, aber für einen Kunden in einem anderen Land soll die passende Währung eingetragen sein. Daher wird die Währung automatisch festgelegt, wenn Sie die erste Position eingetragen haben. Bei der Übernahme eines Produkts als Position wählen Sie einen Eintrag im Feld Währung. Übernehmen Sie dann weitere Produkte mit einer anderen Währung oder tragen Sie eine abweichende Währung ein, öffnet sich ein Hinweis. In der Position werden dann alle Felder übernommen, die keine Informationen zum Preis enthalten. Nicht übernommen werden die Felder Preis, angebotener Preis, Rabatt und Deckungsbeitrag. Diese Felder tragen Sie manuell ein. Wenn Sie einen prozentualen oder absoluten Rabatt angeben, wird dieser sofort berechnet. Außerdem wird das Feld Angebotener Preis automatisch aktualisiert. Ein manuell geänderter Rabatt wird überschrieben, wenn Sie ein anderes Produkt wählen oder die Menge ändern und für das neue Produkt oder die neue Menge ein Listenpreis oder ein individueller Rabatt hinterlegt ist. Das Feld Angebotener Preis zeigt den Stückpreis einschließlich des Rabatts und lässt sich ändern. Wird das Feld geändert, werden die Felder Rabatt relativ (%) und Rabatt automatisch aktualisiert. Der Deckungsbeitrag ergibt sich aus dem Ergebnis des angebotenen Preises abzüglich Einkaufspreis multipliziert mit der Menge. Falls die Position eine andere Währung als das Produkt hat, wird der Einkaufspreis allerdings mit 0 berücksichtigt. Der Deckungsbeitrag relativ (%) ergibt sich aus dem Deckungsbeitrag geteilt durch die Summe dieser Einzelposition multipliziert mit 100. Der Deckungsbeitrag relativ (%) kann auch ein negativer Wert sein Positionen gruppieren Klicken Sie in der Dropdown-Liste Neue Position erstellen auf Neue Gruppe. Geben Sie im folgenden Fenster einen Namen für die Gruppe ein. Mit den vier Pfeilen verschieben Sie Produktpositionen und Gruppen. Mit den Pfeilen nach rechts oder links ordnen Sie eine Position einer Gruppe zu oder heben die Zuordnung auf. 17

18 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Weitere Funktionen der Symbolleiste Mit dem Symbol öffnen Sie das entsprechende Fenster, um eine markierte Position bzw. Gruppe zu bearbeiten. Mit Position/Gruppe löschen löschen Sie die markierte Position oder Gruppe. Beim Löschen einer Gruppe werden alle zugehörigen Positionen ohne Rückfrage ebenfalls gelöscht. Dieses Symbol kopiert alle Positionen der Liste in die Zwischenablage. Markieren Sie Positionen, wenn Sie nur eine oder bestimmte Positionen kopieren möchten. Vorgaben für ein Druckdokument Folgende Felder von Positionen werden in die Druckvorlage übernommen, wenn Sie die mitgelieferten Druckvorlagen verwenden: Produktnummer Stichwort Menge Mengeneinheit Preis Rabatt Gruppen Weitere Funktionen durch Sales pro Mit diesem Modul sind Preis- und Rabattlisten sowohl für mehrere Kunden als auch individuell für einzelne Kunden möglich. Die angegebene Menge beeinflusst den Preis oder Rabatt, wenn für den Kunden des Belegs und das gewählte Produkt ein abweichender Preis oder Rabatt über eine Preisoder Rabattliste vorhanden ist. Individuelle Preise oder Rabatte bzw. Werte von Preis- oder Rabattlisten für Kunden eines Belegs werden für eine Belegposition übernommen. Individuelle Preise bzw. Rabatte haben dabei Vorrang vor Preis- bzw. Rabattlisten und werden immer übernommen, auch wenn gleichzeitig ein oder mehrere Listenpreise für den Kunden und das Produkt vorhanden sind. 18

19 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Weitere Funktionen durch Project Beim Erstellen eines Belegs zu einem Projekt werden die Auftragspositionen des Projekts als Belegpositionen übernommen. Rechnungen mit dem Statistikfaktor 1 zu Auftragspositionen lassen sich zu Zeiterfassungen, Spesen oder Fremdleistungen anlegen. Nachdem Sie den Beleg gespeichert haben, zeigt das Register Belegpositionen im Beleg die Datensätze, die über eine Position abgerechnet wurden. Beim Erstellen eines Belegs zu Auftragspositionen, die zu Zeiterfassungen angelegt wurden, wird automatisch der Beginn der ersten Zeiterfassung als Beginn und der Beginn der letzten Zeiterfassung als Ende des Leistungszeitraums eingetragen. Mit diesem Modul sind Preis- und Rabattlisten sowohl für mehrere Kunden als auch individuell für einzelne Kunden möglich. Die angegebene Menge beeinflusst den Preis oder Rabatt, wenn für den Kunden des Belegs und das gewählte Produkt ein abweichender Preis oder Rabatt über eine Preisoder Rabattliste vorhanden ist. Individuelle Preise oder Rabatte bzw. Werte von Preis- oder Rabattlisten für Kunden eines Belegs werden für eine Belegposition übernommen. Individuelle Preise bzw. Rabatte haben dabei Vorrang vor Preis- bzw. Rabattlisten und werden immer übernommen, auch wenn gleichzeitig ein oder mehrere Listenpreise für den Kunden und das Produkt vorhanden sind. 3.6 Belege bearbeiten - Register Details Im Datensatzfenster eines Belegs bearbeiten Sie im Register Details die Felder zur Abrechnung, Bezahlung und Besteuerung, legen die Sprache des Druckdokuments fest und öffnen das Druckdokument mit Ihrem PDF Viewer. Felder mit Vorgaben des Administrators wie beispielsweise der Statistikfaktor und aus der Adresse übernommene Felder werden angezeigt, können aber nicht geändert werden. Der Statistikfaktor gibt an, wie der Beleg in Umsatzstatistiken gewichtet wird: 1 = Rechnung -1 = Gutschrift 0 = Angebot oder Lieferschein Dieses Feld lässt sich nicht ändern. Buchungsrelevante Belege lassen sich nach dem Erstellen eines Druckdokuments nicht mehr löschen. Dies betrifft Belege mit dem Statistikfaktor 1 oder -1 wie z. B. eine Rechnung oder eine Gutschrift. 19

20 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Um die Buchung aufzuheben, müssen Sie eine Gegenbuchung vornehmen, indem Sie den Beleg stornieren, siehe Kapitel "Beleg stornieren" auf Seite 22. FiBu-Übergabe am ist nur bei buchungsrelevanten Belegen verfügbar, also bei Belegen mit dem Statistikfaktor 1 Rechnung oder -1 Gutschrift. Das Feld können Sie erst ausfüllen, wenn ein Druckdokument zum Beleg erzeugt wurde. Tragen Sie ein Datum ein und übergeben Sie damit den Beleg an die Buchhaltung. Sobald Sie den Beleg speichern, wird der Beleg für die Bearbeitung gesperrt. Dann können Sie nur noch die Felder Belegstatus, Teilzahlung, Bezahlt am, Notizen und FiBu-Übergabe am ändern. Wenn Sie den Eintrag im Feld FiBu-Übergabe am nach einem Export löschen, können Sie den Beleg erneut exportieren, siehe Kapitel "Belege exportieren - für die Finanzbuchhaltung" auf Seite 23. Bei Verantwortlicher (kfm.) geben Sie den kaufmännischen Verantwortlichen für den Beleg an. Belege zu Adressen übernehmen automatisch den Eintrag der Adresse, wenn das gleichnamige Feld im Register Abrechnung ausgefüllt ist. 20

21 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Bei einer Teilzahlung geben Sie an, wie viel bereits bezahlt wurde. Bei Bezahlt am geben Sie an, wann der Beleg vollständig bezahlt wurde. Sobald Sie den Beleg speichern, wird geschlossen im Feld Status des Belegs im Register Allgemein eingetragen. Besteuerung enthält den für den Beleg gültigen Steuersatz. Belege zu Adressen übernehmen automatisch den Eintrag der Adresse, der im Register Abrechnung eingestellt ist. Bei Belegen für Adressen ohne speziellen Steuersatz wird die Standard-Besteuerung eingetragen, die der Administrator in der Management Konsole festlegt. Für einen Beleg kann nur ein einziger Steuersatz festgelegt werden. Daher gilt der Eintrag im Feld Besteuerung immer für den gesamten Beleg. Im Feld Steuersatz wird der Steuersatz als Zahl angezeigt. Der Steuersatz wird mit dem Rechnungstext im Beleg ausgewiesen und der Eintrag im Feld wird in das Druckdokument übernommen, wenn Sie die mitgelieferten Druckvorlagen verwenden. Wählen Sie die Sprache für das Druckdokument des Belegs. Dies setzt voraus, dass die jeweiligen Sprachpakete durch den Administrator installiert wurden. In welchen Sprachen Sie als Anwender mit CAS genesisworld arbeiten können und welche Sprachpakete installiert sind, sehen Sie bei der Anmeldung an CAS genesisworld in der Dropdown-Liste für die Auswahl der Sprache. Beim Erstellen des Belegs wird automatisch die bevorzugte Sprache der Adresse übernommen, wenn das Feld bei der Adresse im Register Details ausgefüllt ist. Ist das Feld Bevorzugte Sprache bei der Adresse nicht ausgefüllt oder das entsprechende Sprachpaket nicht installiert, wird die Sprache übernommen, mit der Sie an CAS genesisworld angemeldet sind. Das Stichwort für ein angelegtes Druckdokument zum Beleg wird angezeigt, siehe Kapitel "Druckdokumente" auf Seite 25. Die PDF-Datei öffnen Sie mit der Schaltfläche. Ein Dokumentdatensatz mit Archivdatei wird erzeugt. Der Dokumentdatensatz wird automatisch mit dem Beleg verknüpft. Die Versionen des Druckdokuments werden im Register Versionen des Dokumentdatensatzes angezeigt. Bei Ergänzender Rechnungstext können Sie einen zusätzlichen Kommentar oder Hinweis für den Kunden eingeben. Der Eintrag im Feld wird in das Druckdokument übernommen, wenn Sie die mitgelieferten Druckvorlagen verwenden. 21

22 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Weitere Funktionen durch Module Mit dem Modul Project sind weitere Funktionen verfügbar. Bei Belegen zu Projekten wird der Eintrag für Verantwortlicher (kfm.) automatisch aus dem Projekt übernommen, wenn das gleichnamige Feld im Register Details des Projekts ausgefüllt ist. Ist das Feld beim Projekt nicht ausgefüllt, wird der kaufmännische Verantwortliche des Kunden der Verkaufschance übernommen, falls dieses Feld ausgefüllt ist. 3.7 Folgebeleg erstellen Die Positionen und Felder eines Belegs mit dem Statistikfaktor 0 können Sie in einen neuen Beleg - einen Folgebeleg - übernehmen. Der Statistikfaktor 0 gilt bei für die Abrechnung neutrale Belege, daher ist diese Funktion für ein Angebot, einen Lieferscheins oder eine Auftragsbestätigung möglich. Für den Folgebeleg sind alle Belegarten mit dem Statistikfaktor 0 und dem Statistikfaktor 1 möglich, also beispielsweise buchungsrelevante Belege wie Rechnungen. Ein Folgebeleg ist möglich, sobald Sie den ursprünglichen Beleg gespeichert haben. Wählen Sie die gewünschte Belegart im Menü Beleg erstellen in der Symbolleiste. Der Folgebeleg erhält eine neue Nummer, die gewählte Belegart, den zugehörigen Statistikfaktor sowie den Status offen. Die Belegpositionen, das Datum sowie alle übrigen Feldwerte werden vom ursprünglichen Beleg übernommen. Folgebelege mit dem Statistikfaktor -1, also Storno-Belege, werden mit dem ursprünglichen Beleg. Folgebelege mit Statistikfaktor 0 oder 1 werden nicht mit dem ursprünglichen Beleg verknüpft. 3.8 Beleg stornieren Rechnungen und andere buchungsrelevante Belege mit dem Statistikfaktor 1 können nach dem Erstellen eines Druckdokuments nicht mehr gelöscht werden. Um die Buchung rückgängig zu machen, müssen Sie die Rechnung stornieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beleg erstellen. Damit wird für den ursprünglichen Beleg ein Storno-Beleg erstellt, der eine Kopie des ursprünglichen Belegs mit dem Statistikfaktor -1 darstellt. Durch den negativen Statistikfaktor wird mit dem Storno-Beleg eine Gegenbuchung für den ursprünglichen Beleg durchgeführt und die entsprechenden Positionen des Belegs werden aufgehoben. Der Storno-Beleg wird mit dem ursprünglichen Beleg verknüpft. 22

23 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Im ursprünglichen Beleg werden anschließend das Feld Storniert durch mit dem Stichwort sowie eine Schaltfläche zum Öffnen des Storno-Belegs angezeigt. Im Storno-Beleg werden anschließend das Feld Storno-Beleg durch mit dem Stichwort sowie eine Schaltfläche zum Öffnen des ursprünglichen Belegs angezeigt. Weitere Funktionen durch Module Mit dem Modul Project sind weitere Funktionen verfügbar. Beim Stornieren einer Rechnung zu Auftragspositionen, die nicht zu Zeiterfassungen, Spesen oder Fremdleistungen angelegt wurden, werden die Verknüpfungen des Belegs zu den Auftragspositionen ohne Rückfrage gelöscht. Dadurch können diese später erneut abgerechnet werden. Beim Stornieren einer Rechnung zu Auftragspositionen eines Projekts, die zu Zeiterfassungen, Spesen oder Fremdleistungen angelegt wurden, werden Sie an dieser Stelle aufgefordert, zu wählen, wie mit diesen Datensätzen verfahren werden soll. Dabei haben Sie drei Optionen: Die Datensätze bleiben unverändert mit dem Beleg verknüpft. Die Datensätze bleiben mit dem Beleg verknüpft, aber der Umsatz und bei Zeiterfassungen der Wert werden auf null gesetzt. Die Datensätze werden vom Beleg entfernt und die externe Abrechnung wird rückgängig gemacht. Dabei werden auch die Verknüpfungen des Belegs zu den Auftragspositionen gelöscht, so dass diese erneut abgerechnet werden können. Da die Datensätze nicht direkt mit dem Beleg, sondern mit den Belegpositionen verknüpft waren, blieben die Verknüpfungen beim Beleg zu Dokument, Adresse und ggf. Primärverknüpfung unverändert. 3.9 Belege exportieren - für die Finanzbuchhaltung Abgerechnete Belege lassen sich über einen Export der Daten an die Finanzbuchhaltung übergeben. De Export erfolgt über eine CSV-Datei. Ob diese Übergabe an die Finanzbuchhaltung möglich ist und welche Daten dabei exportiert werden, legt der Administrator in der Management Konsole fest, siehe Kapitel "Bereich Easy Invoice - FiBu-Übergabe" auf Seite 39. Hinweise Nur wenn Sie als Benutzer die erforderlichen Rechte erhalten haben, haben Sie Zugriff auf diese Funktion. 23

24 Easy Invoice Belege anlegen/bearbeiten Vor dem Export von Daten aus CAS genesisworld kann sich - je nach den Einstellungen des Administrators - ein Fenster öffnen, in dem Sie Ihr Kennwort für CAS genesis- World eingeben müssen. Bedingungen und Vorgehen Belege können Sie exportieren, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: Die Belege haben einen Statistikfaktor von 1 bzw. -1 für eine Rechnung bzw. eine Gutschrift. Die Belege wurden noch nicht exportiert. Druckdokumente zu den Belegen sind erstellt. Durch den Export wird eine CSV-Datei mit den Feldern angelegt, die der Administrator in der Management Konsole eingestellt hat. Öffnen Sie eine Listenansicht mit Belegen und markieren Sie die gewünschten Belege. Klicken Sie im Menü Extras oder im Kontextmenü auf FiBu-Übergabe. Bei den Belegen wird im Feld FiBu-Übergabe das aktuelle Datum eingetragen und der exportierte Beleg wird damit gesperrt. Änderungen an diesen Belegen sind dann nicht mehr möglich. Automatisch mit exportierte Werte Zum einen werden Felder durch die FiBu-Übergabe in der CSV-Datei exportiert, die im Datensatz des Belegs vorhanden sind. Zum anderen sind 3 weitere Felder in der CSV-Datei enthalten, die in Datensätzen für einen Beleg nicht vorhanden sind. Im Feld Erlöskonto FiBu sind Texte enthalten, die der Administrator in der Management Konsole festlegen kann. Für jede Besteuerung kann ein eigenes Erlöskonto vorhanden sein. Die Besteuerung ist im Register Allgemein des Belegs eingetragen, siehe Kapitel "Auszufüllende Felder" auf Seite 12. Das Feld Soll/Haben-Kennzeichen enthält H beim Statistikfaktor = 1 S beim Statistikfaktor = -1 Das Feld Fälligkeitsdatum ist das Fälligkeitsdatum im DATEV-Format TTMMJJ. 24

25 Easy Invoice Druckdokumente 4 Druckdokumente Ein Druckdokument für einen Beleg ist ein Dokumentdatensatz mit einer PDF-Datei als Archivdatei. Druckdokumente beruhen auf Druckvorlagen. Standard-Druckvorlagen für jede Belegart sind in Easy Invoice vorhanden. Individueller Text für einen Beleg ist im Feld Ergänzender Rechnungstext im Register Details eines Belegs enthalten und wird in das Druckdokument übernommen, siehe Kapitel "Belege bearbeiten - Register Details" auf Seite 19. Individueller Text für Ihr Unternehmen beim Feld Zahlungsbedingung hat der Administrator in der Management Konsole festgelegt. Dieser Text wird ebenfalls in das Druckdokument übernommen. Der Administrator hat ebenfalls festgelegt, ob das Feld Produktname oder das Feld Produktbeschreibung als Beschreibung einer Position im Druckdokument verwendet werden soll. Das Feld Produktname wird immer in das Druckdokument übernommen, wenn das Feld Produktbeschreibung in der Belegposition leer ist. Um ein Druckdokument zu erstellen, müssen Sie den Beleg zunächst speichern. Außerdem müssen alle Pflichtfelder im Beleg ausgefüllt sein. Falls Angaben fehlen, erhalten Sie einen Hinweis. Einen Beleg mit dem Statistikfaktor 1 wie z. B. eine Rechnung oder -1 wie z. B. eine Gutschrift können Sie nach dem Erstellen des Druckdokuments nicht mehr löschen. In der Symbolleiste des Belegs sind 3 Schaltflächen für Druckdokument vorhanden. Vorschau Mit der Schaltfläche Vorschau erstellen Sie ein Druckdokument zur Ansicht. Dabei werden kein Druckdokument und auch kein Dokumentdatensatz angelegt und der Beleg wird nicht geändert. Druckdokument erstellen Mit der Schaltfläche Druckdokument erstellen in der Symbolleiste des Belegs erstellen Sie ein Druckdokument. Dabei werden folgende Schritte automatisch durchgeführt: Mit den Daten des Belegs wird eine PDF-Datei erstellt und geöffnet. Gleichzeitig wird ein Dokumentdatensatz mit der PDF-Datei als Archivdatei in CAS genesisworld angelegt. Als Stichwort wird die Art des Belegs und die nächste freie Nummer eingetragen, also beispielsweise Rechnung

26 Easy Invoice Druckdokumente Im Dokumentdatensatz wird eine erste Version der PDF-Datei angelegt, die im Register Versionen angezeigt wird. Der Dokumentdatensatz wird mit dem Beleg verknüpft. Der Dokumentdatensatz wird im Hintergrund geöffnet, im Vordergrund wird die PDF-Datei angezeigt. Wechseln Sie zum Dokumentdatensatz. Ändern oder ergänzen Sie weitere Felder im Dokumentdatensatz wie etwa Stichwort oder Teilnehmer und speichern Sie den Dokumentdatensatz. Im Datensatz des Belegs wird im Register Details bei Druckdokument das Stichwort für ein erstelltes Druckdokument angezeigt. Die PDF-Datei öffnen Sie mit der Schaltfläche, siehe Kapitel "Belege bearbeiten - Register Details" auf Seite 19. Druckdokument aktualisieren Sobald Sie ein Druckdokument zu einem Beleg erstellt haben, wird die Schaltfläche Druckdokument erstellen im Beleg durch die Schaltfläche Druckdokument aktualisieren ersetzt. Mit Druckdokument aktualisieren erstellen Sie das Druckdokument erneut mit den Änderungen, die Sie nach dem Erstellen des Druckdokuments am Beleg vorgenommen haben. Das neue Druckdokument wird als neue Version desselben Dokumentdatensatzes angelegt. Dadurch bleiben alle Versionen des Druckdokuments erhalten. Der Dokumentdatensatz wird in der Akte des Belegs angezeigt und im Dokumentdatensatz sehen Sie im Register Versionen alle Aktualisierungen des Druckdokuments. Weitere Funktionen durch Editionen und Module Druckvorlagen können mit dem Modul Report angepasst werden, siehe Kapitel "Weitere Funktionen durch Project und Report" auf Seite 42. Mit der Premium Edition und dem Modul Project sind weitere Funktionen verfügbar. Mit der Premium Edition wird im Dokumentdatensatz mit dem Druckdokument automatisch eine Primärverknüpfung zur Adresse des Belegs eingetragen. In einer Adresse werden damit 2 Verknüpfungen eingetragen: eine Verknüpfung zum Kunden des Beleg und eine Primärverknüpfung zum Beleg. Mit dem Modul Project ist eine weitere Druckvorlage für die Belegart Rechnung vorhanden, die zusätzlich einen Tätigkeitsbericht auf Basis abgerechneter Zeiterfassungen enthält. Der Tätigkeitsbericht umfasst folgende Angaben: Verrechnungssätze nach Mitarbeiter 26

27 Easy Invoice Register Abrechnung in Adressen Kostenübersicht nach Tätigkeit Aufschlüsselung der Leistungen nach Position, Vorgang und Mitarbeiter Bei Rechnungen mit dem Statistikfaktor 1 zu Auftragspositionen eines Projekts wird das aktuelle Datum in das Feld Fakturiert und die erzeugte Belegnummer in das Feld Belegnummer der Positionen übernommen. Wenn die Positionen zu Zeiterfassungen, Spesen oder Fremdleistungen angelegt wurden, wird die erzeugte Belegnummer außerdem zu den einzelnen Zeiterfassungen, Spesen und Fremdleistungen übertragen und in den zugehörigen Datensatzfenstern angezeigt. Über die zugehörige Schaltfläche öffnen Sie den Beleg. Außerdem werden die zugehörigen Zeiterfassungen, Spesen und Fremdleistungen beim Erstellen des Druckdokuments extern abgerechnet. 5 Register Abrechnung in Adressen Im Register Abrechnung der Datensatzfenster für Firmen und Einzelkontakte bearbeiten Sie Felder für das Erstellen von Belegen. Bei Belegen für Ansprechpartner werden die Felder der Firma berücksichtigt. Wird Easy Invoice Ihrem Unternehmen eingesetzt, dann wird das Register Abrechnung angezeigt. Das Register wird lesen angezeigt, wenn Sie nicht die erforderlichen Rechte für Easy Invoice haben. Die Kundennummer wird eingetragen, wenn Sie die Schaltfläche anklicken. Eine manuelle Eingabe ist nicht möglich. Die automatisch erzeugte Nummer basiert auf den Bestandteilen, die der Administrator bei den Einstellungen für die Nummernvergabe festgelegt hat. Benutzer mit Administratorrechten können bei Adressen ohne Kundennummer auch manuell eine Kundennummer eingeben. 27

28 Easy Invoice Register Abrechnung in Adressen Die Kundennummer ist entscheidend bei der Buchung der Rechnungen auf das richtige Konto. Sollte sich eine Kundennummer jedoch einmal ändern, so kann der Administrator die Kundennummer manuell eintragen. Sobald Sie eine Adresse mit Kundennummer gespeichert haben, lässt sich die Kundennummer nicht mehr ändern und die Adresse nicht mehr löschen. Entsprechende Adressen lassen sich nur noch deaktivieren. Ausnahme sind Ansprechpartner von Firmen mit einer Kundennummer: Diese können weiterhin gelöscht werden. Wählen Sie einen Rechnungsempfänger, falls Belege nicht an die geöffnete Adresse versendet werden. Der Rechnungsempfänger wird automatisch in alle Belege eingetragen, die Sie für diese Adresse erstellen. Geben Sie den kaufmännischen Verantwortlicher (kfm.) für den Kunden an. Dieser wird automatisch in das Feld Verantwortlicher (kfm.) im Register Details aller neuen Belege übernommen, die Sie für diese Adresse erstellen. Die Zahlungsbedingung wird automatisch in alle neuen Belege übernommen, die Sie für diese Adresse erstellen. Enthält das Feld keinen Eintrag, wird bei neuen Belegen die Vorgabe des Administrators für die Zahlungsbedingung übernommen. Wählen Sie bei Besteuerung die Vorgabe, die bei neuen Belegen für diese Adresse übernommen werden soll. Enthält das Feld keinen Eintrag, wird bei neuen Belegen die Vorgabe des Administrators für die Besteuerung übernommen. Umsatzsteuer-ID und Steuernummer werden aus den gleichnamigen Feldern im Register Details der Adresse übernommen. Die Einträge der Felder werden in alle Belege für diese Adresse übernommen. Die Einträge der Felder werden ebenfalls in das Druckdokument übernommen, wenn Sie die mitgelieferten Druckvorlagen verwenden. Weitere Funktionen durch Module Mit den Modulen Sales pro und Project sind weitere Funktionen verfügbar. Mit Sales pro sind Preis- und Rabattlisten sowohl für mehrere Kunden als auch individuell für einzelne Kunden möglich. Diese werden im Fenster Einstellungen des Windows-Clients im Register Sales pro festgelegt. Wenn Sie bei einer Adresse im Register Abrechnung bei Preise und Rabatte spezielle Werte eingeben, ändern Sie die Vorgaben im Fenster Einstellungen/Register Sales pro. 28

29 Easy Invoice Projekte abrechnen In den Datensatzfenstern der Produkte sehen Sie ebenfalls die für das Produkt oder für bestimmte Kunden hinterlegten Preise und Rabatte, entweder die Vorgaben Register Sales pro oder die individuellen Einstellungen für eine Adresse. Mit Projekt kann bei Projekten ein Rechnungsempfänger im Register Details eingetragen sein. Ist dies der Fall, wird die Adresse des Rechnungsempfängers bei Belegen zu Projekten automatisch eingetragen. Bei Belegen zu Projekten wird außerdem der kaufmännische Verantwortliche übernommen, der im Register Details des Projekts eingetragen ist. Mit diesem Modul sind Preis- und Rabattlisten sowohl für mehrere Kunden als auch individuell für einzelne Kunden möglich. Diese werden durch den Administrator in der Management Konsole festgelegt. Wenn Sie bei einer Adresse im Register Abrechnung bei Preise und Rabatte spezielle Werte eingeben, ändern Sie die Vorgaben des Administrators. In den Datensatzfenstern der Produkte sehen Sie ebenfalls die für das Produkt oder für bestimmte Kunden hinterlegten Preise und Rabatte, entweder die Vorgaben des Administrators oder die individuellen Einstellungen für eine Adresse. 6 Projekte abrechnen Wenn Sie das Modul Project einsetzen, ermöglicht Easy Invoice das Abrechnen aller Zeiterfassungen, Fremdleistungen und Spesen für ein Projekt. Erfassen von Daten, Vorbereiten und Auswerten der Daten für Project finden Sie im Leitfaden für Project unter CAS Produkt-Dokumentation Hier wird für Easy Invoice beschrieben, wie Datensätze mit abzurechnenden Leistungen zu Positionen des Projekts werden und wie diese Positionen in einen Beleg zu übernehmen sind. 6.1 Abrechnung vorbereiten Um Leistungen zu einem Projekt abzurechnen, müssen diese Leistungen als Positionen zu einem Projekt angelegt werden. Öffnen Sie das Projekt, für das Sie Leistungen abrechnen möchten. Klicken Sie in der Symbolleiste im Register Auftrag auf die Schaltfläche Bericht. Markieren Sie die Berichtsvorlage für den Datensatz-Typ, für den Sie Positionen anlegen möchten. 29

30 Easy Invoice Projekte abrechnen Positionen sind für die Datensatz-Typen Zeiterfassung, Spesen oder Fremdleistung möglich. Nach dem Markieren der Berichtsvorlage sind die Schaltflächen der Symbolleiste im Fenster Bericht erstellen aktiv. Mit Bearbeiten öffnen Sie das Fenster Berichtsvorlage bearbeiten. Aktivieren Sie im Register Abrechnung die Option Schaltflächen zum Anlegen von Positionen zu Fremdleistungen, Spesen und Zeiterfassungen anzeigen. Extern abgerechnete Datensätze können nicht in Belege mit dem Statistikfaktor 1 übernommen werden. Die Option extern abrechnen darf daher für das Anlegen von Positionen nicht aktiv sein. Legen Sie einen Bericht mit den beschriebenen Einstellungen an. Anschließend legen Sie Positionen zum gewählten Datensatz-Typ über den Bericht an. 30

31 Easy Invoice Projekte abrechnen 6.2 Positionen anlegen Über den Bericht werden die Positionen für Leistungen angelegt, die dann abgerechnet werden können. Markieren Sie im Bericht die Zeiterfassungen, für die Sie eine Position anlegen möchten. 31

32 Easy Invoice Projekte abrechnen Öffnen Sie in der Symbolleiste die Dropdown-Liste Abrechnung und wählen Sie Positionen zu Zeiterfassungen erzeugen. Einer Zeiterfassung muss Umsatz zugeordnet sein, damit eine Position dafür angelegt werden kann. Der Umsatz ergibt sich über das Feld Wert und den externen Stundensatz je nach dem Feld Typ und je nach Benutzer. Im folgenden Fenster Positionen zu Zeiterfassungen erzeugen ändern Sie ggf. entsprechende Daten. Im folgenden Fenster legen Sie die Feldwerte für die Positionen fest, die zu den Zeiterfassungen angelegt werden sollen. Die Position kann nur dann erzeugt werden, wenn Sie hier ein Produkt anlegen. Aus den Zeiterfassungen werden Positionen für ein Projekt angelegt, die anschließend in einer Liste angezeigt werden. In so angelegten Positionen ist das Register Abrechnung enthalten, in dem die entsprechenden Zeiterfassungen, Fremdleistungen bzw. Spesen angezeigt werden. 32

33 Easy Invoice Wissenswertes für den Administrator 6.3 Leistungen abrechnen Über einen Bericht werden die Positionen für Leistungen angelegt, die dann abgerechnet werden können. Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie im Register Auftrag die angelegte Position. Erstellen Sie einen Beleg für die Position und speichern Sie den Beleg. Die Belegposition enthält nun das zusätzliche Register Zeiterfassungen mit den zugeordneten Datensätzen. Das Register Zeiterfassungen bzw. Spesen bzw. Fremdleistungen wird erst nach dem Speichen des Belegs angezeigt. Die Datensätze der Positionen für Fremdleistungen, Spesen und Zeiterfassungen werden nach beim Speichern eines Belegs automatisch abgerechnet, sobald das Druckdokument zum Beleg angelegt wurde. 7 Wissenswertes für den Administrator Nach dem Eintrage der Lizenz ist Easy Invoice in der Management Konsole zu aktivieren. Dadurch werden Standardvorgaben festgelegt, die Sie anschließend in der Management Konsole für Ihr Unternehmen anpassen können. Die Beschreibungen hier beziehen sich auf die Einstellungen, mit denen Easy Invoice ausgeliefert wird. Informieren Sie daher Anwender und Anwenderinnen über eventuelle Änderungen. 33

34 Easy Invoice Wissenswertes für den Administrator Bei der Wahl von Produkten für Belegpositionen werden bei Anwendern nur die aktive Produkte angezeigt, siehe Kapitel "Belegpositionen anlegen/bearbeiten" auf Seite 15. Aktive Produkte legen Sie als Administrator im Bereich Sonstiges der Management Konsole unter Verknüpfungen/Sonstiges fest. Weitere Funktionen durch Module Mit den Modulen Project und Report sind weitere Funktionen verfügbar, siehe Kapitel "Weitere Funktionen durch Project und Report" auf Seite Lizenz eintragen und Easy Invoice aktivieren Für Easy Invoice ist eine Lizenz notwendig. Die Lizenz wird vom Administrator in der Management Konsole im Bereich Lizenzen eingetragen und für die entsprechenden Benutzer freigeschaltet Wenn Easy Invoice für mindestens einen Benutzer freigeschaltet ist, haben alle Benutzer lesenden Zugriff auf alle Belege, sofern der Zugriff nicht über Rechte eingeschränkt wird. Außerdem können Benutzer ohne Lizenz auch Angebote, Auftragsbestätigungen sowie alle anderen abrechnungsneutralen Belege mit dem Statistikfaktor 0 anlegen und bearbeiten. Öffnen Sie nach dem Eintrag der Lizenz den Bereich Easy Invoice in der Management Konsole. Aktivieren Sie Easy Invoice Dadurch werden die zugehörigen Felder, Eingabehilfen und Verknüpfungen in CAS genesisworld verfügbar und Vorgaben für Belegarten, Steuersätze, Nummernkreise und Zahlungsbedingungen werden konfiguriert. Ändern Sie nun die Vorgaben nach den Anforderungen Ihres Unternehmens im Bereich Easy Invoice. 7.2 Bereich Easy Invoice - Allgemein Die verfügbaren Belegarten und Steuersätze legen Sie im Bereich Easy Invoice unter Allgemein fest. Außerdem wählen Sie die Belegart zur Stornierung und die Vorgabe für den Steuersatz. Bei Übersicht Belegarten sind nach der Aktivierung folgende Belegarten vorhanden: Angebot, Auftrag, Gutschrift, Rechnung und Storno. 34

35 Easy Invoice Wissenswertes für den Administrator Die Belegarten - außer Storno - werden bei Anwendern in der Dropdown-Liste Beleg erstellen im Windows-Client in dieser Reihenfolge angezeigt. Dafür müssen die Belegarten hier im Register Allgemein eingetragen sein und jeder Belegart muss im Register Nummernvergabe ein Nummernkreis zugeordnet sein. Zu jeder Belegart gehört ein Statistikfaktor, siehe Kapitel "Belege und Statistikfaktor" auf Seite 6. 1 = Rechnung, -1 = Gutschrift oder Storno, 0 = Angebot oder Auftrag. Zu jeder Belegart ist eine mitgelieferte Druckvorlage vorhanden. Wählen Sie eine Belegart für Storno. Um Belege zu stornieren, muss eine zugehörige Belegart unter Allgemein eingestellt sein. Dieser Belegart muss ebenfalls ein Nummernkreis zugeordnet sein. Die Belegart Storno kann nur direkt zu Belegen mit dem Statistikfaktor 1 angelegt werden, um eine Gegenbuchung aller zugehörigen Belegpositionen vorzunehmen. 35

36 Easy Invoice Wissenswertes für den Administrator Die eingestellte Belegart wird nicht in der Dropdown-Liste Beleg erstellen bei Anwendern angezeigt. Die Belegart Storno erstellen Anwender, wenn sie bei einem Beleg mit dem Statistikfaktor 1 die Schaltfläche Beleg erstellen anklicken. Bei Besteuerung legen Sie die verfügbaren Steuersätze fest mit dem zugehörigen Prozentsatz sowie einen Text fest. Der Text wird mit dem Steuersatz in Belegen ausgewiesen. Die Steuersätze werden bei Anwendern in der hier festgelegten Reihenfolge angezeigt. Für einen Beleg kann nur ein einziger Steuersatz festgelegt werden. Daher gilt im Datensatz eines Belegs der Eintrag im Feld Besteuerung immer für den gesamten Beleg. Bei Standard-Besteuerung wählen Sie die Vorgabe bei einem neuen Beleg. Auch bei Belegen für Kunden ohne speziellen Steuersatz wird dieser Eintrag bei Standard-Besteuerung übernommen. Wird bei einer Adresse durch Anwender kein Steuersatz angegeben, wird bei neuen Belegen diese Vorgabe übernommen. Wählen Sie bei Feld für Bezeichnung, ob das Feld Produktname oder das Feld Produktbeschreibung als Beschreibung einer Position im Druckdokument verwendet werden soll. Unabhängig von Ihren Einstellungen wird das Feld Produktname in das Druckdokument übernommen, wenn das Feld Produktbeschreibung in der Belegposition leer ist. Weitere Funktionen durch Module Mit den Modulen Report und Project sind weitere Funktionen verfügbar. Wenn Sie das Modul Report einsetzen, lassen sich mit der Manager-Lizenz und Crystal Report die Druckvorlagen anpassen. Wenn das Modul Project vor Easy Invoice aktiviert wurde, wird bei der Aktivierung von Easy Invoice für die Belegart Rechnung die Druckvorlage mit Tätigkeitsbericht eingetragen. Anwender benötigen lesenden Zugriff auf Zeiterfassungen, damit der Tätigkeitsbericht in der Druckvorlage ausgefüllt wird. 7.3 Bereich Easy Invoice - Nummernvergabe Die Bestandteile der Nummer für die automatische Nummerierung von Belegen legen Sie im Bereich Easy Invoice unter Nummernvergabe fest. Die Nummernvergabe im Bereich Sonstiges für Belege entfällt und erfolgt nur im Bereich Easy Invoice. 36

37 Easy Invoice Wissenswertes für den Administrator Legen Sie bei Nummernkreise für Belegarten verwalten die Angaben wie im Bereich Sonstiges für die Nummernvergabe fest. Das Geschäftsjahr wird immer mit einem einfachen Bindestrich - von der laufenden Nummer getrennt. Weisen Sie jeden Nummernkreis einer oder mehrerer Belegarten zu. Eine Belegart ist bei Anwendern nur dann im Menü Beleg erstellen verfügbar, wenn der Belegart ein Nummernkreis zugeordnet wurde. Um Belege zu stornieren, muss eine zugehörige Belegart unter Allgemein eingestellt sein. Dieser Belegart muss ebenfalls ein Nummernkreis zugeordnet sein. Wählen Sie den Startmonat des Geschäftsjahrs. Beginnt das Geschäftsjahr nicht im Januar, geben Sie zusätzlich an, ob Nummern für Belege das Kalenderjahr zu Beginn oder zu Ende des Geschäftsjahrs erhalten sollen. Kundennummern für Adressen Bei Belegen mit dem Statistikfaktor 1 z. B. Rechnung oder -1 z. B. Gutschrift muss der Kunde eine Kundennummer haben. Ansprechpartner übernehmen automatisch die Kundennummer der zugehörigen Firma. Adressen ohne Kundennummer können bei einem Statistikfaktor ungleich 0 nicht als Kunde eingetragen werden 37

38 Easy Invoice Wissenswertes für den Administrator Das Feld Kundennummer für eine Adresse finden Anwender im Register Abrechnung der Adresse. Das Feld Nummer im Register Allgemein enthält nicht die Kundennummer. Im Bereich Sonstiges legen Sie im Register Nummernvergabe die Einstellungen für die Kundennummer fest. 7.4 Bereich Easy Invoice - Zahlungsbedingungen Die Zahlungsbedingungen, das Zahlungsziel sowie den Text fest, der in Belegen dafür angezeigt werden soll, legen Sie im Bereich Easy Invoice unter Zahlungsbedingungen fest. Zu allen Zahlungsbedingungen geben Sie eine Beschreibung und ein Zahlungsziel in Tagen an. Der Eintrag im Feld Beschreibung wird in das Druckdokument übernommen, wenn Sie die mitgelieferten Druckvorlagen verwenden. Bei Standard-Zahlungsbedingung wählen Sie die Vorgabe bei einem neuen Beleg. Wird bei einer Adresse durch Anwender keine Zahlungsbedingungen angegeben, wird bei neuen Belegen diese Vorgabe übernommen. 38

39 Easy Invoice Wissenswertes für den Administrator 7.5 Bereich Easy Invoice - FiBu-Übergabe Die Felder für den Export mit CSV und die Konten für verschiedene Besteuerungen, legen Sie im Bereich Easy Invoice unter FiBu-Übergabe fest. Wählen Sie die Felder, die über eine CSV-Datei für die FiBu-Übergabe exportiert werden sollen. Der Export wird im Windows-Client für Anwender aktiviert, sobald Sie hier mindestens ein Feld wählen. Die meisten Standardfelder von CAS genesisworld und Felder von neuen Datensatz-Typen für Ihr Unternehmen lassen sich exportieren. Nicht exportierbare Felder sind solche, die wichtige Funktionen bieten und bei denen Abhängigkeiten mit anderen Feldern bestehen. Voraussetzungen für die FiBu-Übergabe Die Lizenz für Easy Invoice muss für einen Benutzer freigeschaltet sein. Benutzer benötigen das Recht Import/Export im Fenster Eigenschaften/Register Weitere Rechte. Benutzer benötigen mindestens das Recht Lesen auf die Felder des Belegs, die exportiert werden. Benutzer benötigen mindestens das Recht Ändern auf das Feld FiBu-Übergabe am im Datensatz des Belegs. 39

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