WPS 4. Einsatzbereiche, Funktionalitäten & Highlights des neuen WPS 4 - WHITEPAPER - WALLMEDIEN AG. sales@wallmedien.

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1 WPS 4 Einsatzbereiche, Funktionalitäten & Highlights des neuen WPS 4 - WHITEPAPER - WALLMEDIEN AG An der Talle Paderborn

2 WHITEPAPER WPS 4 Beschreibung und Einsatzmöglichkeiten Einfach & intelligent beschaffen WPS ist ein webbasiertes E-Procurement System, das einkaufende Unternehmen über den kompletten Purchase-to-Pay Prozess hinweg von der Bedarfsformulierung bis hin zur Abrechnungs- und Zahlungsabwicklung optimal unterstützt. WPS vereinfacht und standardisiert das Einkaufen insbesondere von indirekten Gütern & Dienstleistungen, unterstützt bei der schnellen Abwicklung von Bestellprozessen dank bewährter Best-Practice Workflows und liefert wertvolle Auswertungs- und Reportingfunktionalitäten auf Basis jahrzehntelanger Markterfahrung. IHRE BESCHAFFUNGSLÖSUNG 360 Procure2Pay Alle Mitarbeiter eines Unternehmens können über eine moderne und intuitiv verständliche Benutzeroberfläche eigenständig nach gewünschten Artikeln suchen, ihren Bedarf dabei aus beliebig vielen angebundenen Contentquellen wie Katalogen, Webshops oder Marktplätzen decken und in einen automatisierten und revisionssicheren Bestellprozess überführen. Strategische Einkäufer und Einkaufsentscheider können die Bestellanforderungen der Mitarbeiter prüfen, Warenkörbe optimieren, kontieren und genehmigen. Dabei unterstützt WPS 4 durch praxiserprobte Genehmigungsworkflows, die flexibel an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können. EINE LÖSUNG Für jede Unternehmensgröße Aufgrund der hohen Flexibilität kann WPS 4 über alle Unternehmensgrößen, die sich für den Einsatz einer elektronischen Beschaffungslösung entscheiden, optimal eingesetzt werden. So wird das System derzeit sowohl von Unternehmen im Mittelstand auf nationaler Ebene mit rund 100 Usern, als auch von internationalen Großkonzernen weltweit eingesetzt. Derzeit werden 30 Sprachen für über 50 Länder, in denen das System live ist, aktiv unterstützt. Der Betrieb der Lösung kann dabei vom einkaufenden Unternehmen selber oder durch WALLMEDIEN erfolgen. Regionale Partner unterstützen bei Implementierung und Support. IHR NUTZEN Beschleunigung Ihrer Beschaffungsprozesse Kostensenkung Ihres Bestellprozesses Weniger Maverick Buying Mehr kontrollierte Beschaffung (Compliance) Mehr Transparenz im Beschaffungsprozess Mehr Effizienz in der Abwicklung von Bestellanforderungen IHR CONTENT Zentral verfügbar WPS 4 ermöglicht die Integration aller Arten von Content und macht den Mitarbeitern das gesamte Sortiment über eine dedizierte Sichtensteuerung in einer zentralen Suche verfüg- und bestellbar. So können Content-Manager eigene strategische Lieferanten und verhandelte Kataloge bereitstellen, externe Webshops und Marktplätze angebunden werden und komplexe Dienstleistungen & Anfragen bei Lieferanten nahtlos in WPS integriert werden. Das System verfügt bei Auslieferung bereits über einen integrierten Marktplatz, der auf Wunsch deaktiviert werden kann. Dem Einkäufer bietet das integrierte Reporting dabei wertvolle Entscheidungsunterstützung bei der Optimierung von Einkaufsprozessen, der Steuerung der Beschaffungskanäle sowie der idealen Zusammenstellung der eigenen und extern angebunden Sortimente. EIN WPS ÜBERALL EINSETZBAR WPS für SAP WPS für SRM WPS für Fiori & HANA WPS unterstützt schon heute als E-Procurement System zahlreiche Unternehmen über den kompletten Purchase-to- Pay Prozess. Neben diesem Ansatz nutzen bereits seit einigen Jahren viele Unternehmen das WPS aktiv als Beschaffungssystem in Kombination mit SAP SRM. Die User arbeiten dabei ausschließlich auf der WPS Oberfläche, wobei alle relevanten Daten trotzdem im SAP SRM verarbeitet werden.

3 WPS 4 Auf einen Blick WHITEPAPER Neue Suche Wiederkehrende Bestellungen Warenkorb Harmonisierung Dienstleistungsbeschaffung direkt in WPS Integration der Meplato Mall DIE HIGHLIGHTS Mehr Komfort, mehr Funktionalität Das neue Major Release 4 hebt das WPS durch umfangreiche Anpassungen und Erweiterungen auf eine neue Stufe. Der Fokus der Weiterentwicklung lag dabei insbesondere auf zusätzlichen Komfortfunktionen in den Bereichen Suche und Warenkorb. Die Neue Suche Als zentraler Ausgangspunkt ist die Suche insbesondere vor den Aspekten Performance, Qualität der Ergebnisse und Usability von entscheidender Bedeutung für den Erfolg und Akzeptanz der Beschaffungslösung. Gerade in Zeiten stark wachsender Datenvolumina und der Erfahrungen aus dem gewohnten B2C-Umfeld ist auch der Anspruch an eine performante und zukunftsfähige Suche im B2B Segment deutlich gestiegen. Zielsetzung für WPS 4 war es daher, die bereits sehr gute Suche aus WPS 3.x zur besten und fortschrittlichsten Suche aller im Markt befindlichen E-Procurement Lösungen weiterzuentwickeln. Neue Suchtechnologie Massive Performance Steigerungen Verarbeitung nahezu unbegrenzter Datenmengen Erweiterte Type-Ahead Funktionen Meinten Sie Funktion Anzeige ähnlicher Artikel Relevanz- und Präferenzsteuerung von Artikeln, Warengruppen und Lieferanten Darstellung von lokalisierten Standard- Kategorie-Bezeichnungen und Erweiterung um ecl@ss Merkmale Vergrößerte Darstellung von Produktbildern in der Trefferliste Kontextsensitive Absprünge in angebundene Webshops Mit WPS 4 haben wir die Suche auf ein neues Level gehoben und gleichzeitig mehr Komfort und Funktionalität geschaffen, um noch mehr Bedarfe über das System schneller und effizienter abwickeln zu können! Philipp John, Product Owner WPS Die neue Suche in WPS 4 vereint diese Ansprüche. Sie skaliert auch bei weit über 20 Mio. Artikeln und liefert sehr schnell, nicht limitierte Suchergebnisse. Das 1000-Treffer-Problem, bekannt aus vielen Beschaffungssystemen, gehört der Vergangenheit an. Dabei werden sowohl dem Einkauf als auch den Mitarbeitern zahlreiche Komfortfunktionen standardisiert mit der neuen Suche zur Verfügung gestellt. Meinten Sie? Als Suchunterstützung werden dem User nun alternative Suchbegriffe vorgeschlagen, um besser auf andere Schreibweisen, mögliche Schreibfehler oder Ungenauigkeiten zu reagieren. Die alternativen Suchbegriffe werden angezeigt, wenn es keine Treffer gibt oder die erwartete Trefferanzahl deutlich unter den Erwartungen liegt, beispielsweise bei weniger als 100 Treffern auf eine übliche Suchanfrage nach Tonern. Die Meinten Sie -Funktion leistet einen wesentlichen Beitrag zur Erhöhung der User-Akzeptanz und hilft, mögliche nachgelagerte Freitextanfragen durch eine aktive Benutzerführung zu reduzieren. Relevanz- und Präferenzsteuerung von Artikeln Eine der wesentlichen Komfortfunktionen der neuen Suche in WPS 4 ist die Relevanz- und Präferenzsteuerung von Artikeln. Mit der neuen Suche kann der Einkauf bewusst bestimmte Artikel, Artikelgruppen oder Lieferanten in der Trefferliste herauf- oder herabstufen. Dem Einkauf steht hierzu ein leicht verständliches Steuerungssystem zur Verfügung. Es ermöglicht die Umsetzung von spezifischen Einkaufsstrategien und die Steuerung der Beschaffungskanäle.

4 WPS 4 Auf einen Blick WHITEPAPER Die Meplato Mall als vollintegrierte Catalog Cloud Mit der Möglichkeit zur vollständigen Integration der Meplato Mall in WPS ist es ab sofort möglich, Ihren gesamten Marktplatz-Content nahtlos zu integrieren und über die Suche in der zentralen Trefferliste von WPS darzustellen. Unnötige und umständliche OCI-Absprünge sind Vergangenheit. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, direkt aus einem deutlich größeren Sortiment Ihre Bedarfe zu decken. Warenkorbharmonisierung DIe Überarbeitung des Warenkorbmanagements war neben der Implementierung der neuen Suche einer der wesentlichen Treiber für WPS 4. Basierend auf einem detaillierten und umfänglichen Marktfeedback war das primäre Ziel, neben neuen zusätzlichen Funktionen, die Benutzerführung im Rahmen der Warenkorberstellung wesentlich intuitiver und verständlicher zu gestalten.. Modernere und benutzerfreundlichere UI Zusammenführung von Warenkorb- und Lieferdaten Paralleles Bearbeiten mehrerer Warenkörbe Kopieren von Warenkörben Wechsel zwischen x-beliebig vielen offenen Warenkörben Anzeige von Warenkorbinhalten ohne in diese abzuspringen Dienstleistungsbeschaffung Mit WPS 4 ist die Dienstleistungsbeschaffung erstmals vollintegrierter Lösungsbestandteil von WPS. Von der Bedarfsspezifizierung bis hin zur Leistungsabnahme können nun alle Prozesse in der Prozesskette der Beschaffung von Dienstleistungen innerhalb von WPS 4 standardisiert und automatisiert abgebildet werden. Gruppierung von Leistungen Bestellung von geplanten und ungeplanten Leistungen unter Verwendung von erwarteten Werten und Limits Leistungsrückmeldung (Erstellung durch Leistungsempfänger oder Lieferant, Freigabe, Kontierung) sowie Beschaffung von Dienstleistungen mit und ohne Verwendung von Dienstleistungsbestellungen im SAP MM / SAP MM SRV Wiederkehrende Bestellungen WPS 4 automatisiert die Beschaffung wiederkehrender Bedarfe. Einkäufer haben zukünftig die Möglichkeit, alle wiederkehrenden Bestellungen effizient abzubilden und Lieferpläne zur automatischen Wareneingangserfassung zu verwenden. Anwender sind nun in der Lage: Abb.: Wiederkehrende Bestellungen in WPS 4 Liefereinteilungen zu erfassen Diese Liefereinteilungen an SAP zu übertragen Wiederkehrende Rechnungen in einen automatischen 3-Wege Abgleich zu bringen Automatische Wareneingangsbuchungen auf Basis von Liefereinteilungen vorzunehmen Einkäufer können durch WPS 4 Abo-Warenkörbe mit automatischer Bestellung gemäß Zeitplan erstellen, um wiederkehrende Bedarfe vollständig automatisiert abzuwickeln. Abb.: Abo-Warenkorbmanagement in WPS 4

5 WHITEPAPER WPS 4 Funktionsübersicht & Nutzen AUF EINEN BLICK Prozesse & Komponenten in WPS Die folgenden Unternehmensprozesse Ihrer Einkaufsorganisation werden unterstützt: Waren und Dienstleistungen beschaffen Komplexe Dienstleistungen beschaffen (in Verbindung mit dem Produkt SPE) Wareneingänge und Leistungserfassungen buchen Bestellungen reklamieren Rechnungen erfassen Bestellpositionen bei Lieferanten anfragen (in Verbindung mit dem Modul easyrfx) Kataloge importieren und aktualisieren Komponenten für den Procure-to-Pay Prozess: Bedarfsformulierung Bestellabwicklung Bestelloptimierung Wareneingang / LEB Abrechnung Reklamation Weitere funktionale Komponenten Aufgabenverwaltung Abwesenheitsassistent und Vertretung Controlling und Reporting Administration und Verwaltung Lieferumfang WPS 4 hat den folgenden Standardlieferumfang: Online Anwenderhilfe Handbuch für Benutzer Handbuch für Administratoren Handbuch für Installation Sprachpakete Deutsch und Englisch Betriebsmodelle WPS 4 unterstützt folgende Betriebsmodelle: Dediziertes System, On-Premise beim Kunden Dediziertes System, Betrieb bei WALLMEDIEN (ASP) SaaS Multi-Mandanten / App-Cloud Ergänzende Produkte WPS mobile zur schnellen und benutzerfreundlichen Genehmigung von Warenkörben und Bestelländerungen SPE für die Beschaffung komplexer Dienstleistungen und VMS Integration easyrfx für Anfragen bei Lieferanten WPS Portal für den Belegaustausch mit den Lieferanten WPS Reporting Cockpit Konfigurator für die Beschaffung komplexer Produkte OCI Hub für die komfortable Anbindung von OCI Shops Visitenkartengenerator / Printmaterialkonfigurator catscout für umfassende Katalogmanagementfunktionen Dienstleistungen & Services WALLMEDIEN bietet als Ergänzung zu WPS 4 die folgenden Dienstleistungen an: E-Procurement Prozessberatung Lasten- und Pflichtenhefterstellung Installation und Customizing von WPS 4 und Integration in ERP Systeme, wie z.b. SAP Integration von ergänzenden 3rd Party Systemen für Sourcing, Contract Management, Supplier Portal, Payment Solutions u.vm. Kundenspezifische Software Erweiterungen Lieferantenintegration mit Katalogmanagement, Shop-Anbindungen und Direktanbindungen für den elektronischen Belegaustausch Einkaufsdienstleistungen für Sourcing und operativen Einkauf Erstellung von Reports und Analysen als Service Wartung und Betrieb First Level Support mit online Ticketsystem und Hotline in vielen Sprachen 24/7 Anbindungsmodelle WPS 4 unterstützt folgende Einsatzmöglichkeiten: WPS als E-Procurement System mit Anbindung an alle ERP-Systeme, wie SAP, Oracle, Navision etc. WPS als Beschaffungssystem vor SAP SRM

6 WHITEPAPER FÜR MEHR INFOS 49 (0) Einsatzbereiche, Funktionalitäten & Highlights des neuen WPS 4