Vertragsmanagement im Mittelstand - Strategien zur wirtschaftlichen Behandlung von Risiken

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1 Vertragsmanagement im Mittelstand - Strategien zur wirtschaftlichen Behandlung von Risiken VDE Südbayern AK Unternehmensmanagement Innung für Elektro- und Informationstechnik Haus II, Seminarraum 3 / 5. Stock, Schillerstraße 38, München 16. Oktober 2014 Referentin: Claudia Gerlach

2 denn in Risiken können auch Chancen stecken Risiko 危 机 Gefahr Chance

3 Warum fürchten wir Risiken? P R O F I T I L O S S K! Je komplexer ein Vorhaben, um so größer die Wahrscheinlichkeit, daß es zu Fehlern und Versäumnissen und damit zu Risiken kommt. 3

4 Was ist eigentlich Risiko? Risiko ist ein unsicheres, unerwartetes Ereignis oder ein Zustand, der, wenn er eintritt, einen positiven oder negativen Effekt auf das Projektziel hat. Risiko wird von zwei Elementen bestimmt Quelle: Projekt Management Institute Eintritts- Wahrscheinlichkeit Auswirkung des eingetretenen Ereignisses Risiko Ursache Risiko (Ereignis) Auswirkung des Risikos % t,, 4

5 Zielsetzung Zielsetzung im Risikomanagement ist es, die (Eintritts-) Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen günstiger Ereignisse zu maximieren und die (Eintritts-) Wahrscheinlichkeit sowie Auswirkungen ungünstiger Ereignisse auf den Projektverlauf zu minimieren.* *Quelle: Projekt Management Institute, PMBOK Guide 2000 Edition 5

6 Wo gibt es Risiken? Unternehmen Unternehmen Umwelt Umwelt Infrastruktur Infrastruktur Organisationen Systeme Risikomanagement Schnittstellen Schnittstellen Projekt- Projektmanagemenmanagement Lieferung/ Lieferung/ Logisitik Logisitik Prozesse Methoden Produkt Produkt Software Software Dienstleistung Dienstleistung Leistungen 6

7 Zentrale Fragen Wo entstehen Risiken? Wieviel kosten sie? Welcher Aufwand muß betrieben werden, um Risiken zu minimieren?

8 Ein standardisierter Prozess Beschreibung der Art, Ursachen und Auswirkungen Fortlaufende Berichterstattung Dokumentation Identifikation Analyse Nach Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Auswirkungen Risiko Überwachung Parameter und Indikatoren (KPIs) zum Reifegrad der aktuellen Risiken Bewältigung Bewertung z.b. durch Vergleich mit zuvor festgelegten Kriterien zur Risiko- Akzeptanz ( Standards, Normen) Maßnahmen zur Reduzierung der Eintrittswahrscheinlichkeit 8

9 Was ist zu tun? Prozess Verknüpfen mit Geschäftszielen Einbinden in Unternehmensabläufe Definieren von Eskalationsprozessen Risikomanagement Mitarbeiter Bestimmen von Rollen & Funktionen Verantwortlichkeiten festlegen Kompetenzentwicklung Aufgaben Bestimmen der Risiko- Grenzwerte Einführen von Messzahlen / -verfahren Festlegen der Handlungsvollmachten Einbinden in die Genehmigungsstruktur 9

10 Identifikation und Analyse Dokumentation Identifikation Risiko Analyse Identifikation Risikoanalyse Identifikation von Risiken Risikoworkshop unterschiedliche Methoden und Verfahren Erstellen eines Risikoregisters Überwachung Bewältigung Bewertung Analyse Risikomatrix Detaillierte Erfassung & Bewertung aller für ein Projekt/Vorhaben relevanten Risiken Risikofaktoren werden gegen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensmaß gespiegelt 10

11 Bewertung Identifikation Dokumentation Risiko Analyse Bewertung Risikobewertung Definition der Grenzwerte Ermitteln des Restrisiko (Restrisiko, welches bleibt, nachdem Schutzmaßnahmen durchgeführt wurden) Überwachung Bewertung Bewältigung 11

12 Qualifizierung Bestimmung der Eintrittswahrscheinlichkeit Wahrscheinlichkeit des Eintretens Hoch 99% Das Risiko wird eintreten / ist bereits eingetreten (100% bedeutet, das Risiko ist eingetreten) 80% hohe Wahrscheinlichkeit, daß das Risiko eintritt Mittel 50% Wahrscheinliches Risiko; Bildung einer Rückstellung ist sinnvoll Niedrig Modell zur Eintrittswahrscheinlichkeit Aufnahme des Risikos in die Beobachjtungsliste 20% Das Risiko ist erkannt und bewertet; geringe Wahrscheinlichkeit des Eintretens 1% Das Risiko ist erkannt, aber die Eintrittswahrscheinlichkeit ist sehr gering bis unmöglich (0% bedeutet, das Risiko wurde vermieden + Eintrittswahrscheinlichkeit Modell zur Risikoausprägung Klasse Bezeichnung Definition Stufe Ausprägung 3 [50% 99%]; bedeutet ca. 75% 2 [20% 49%]; bedeutet ca. 35% 1 [1% 19%] bedeutet ca. 10 % Hoch Mittel Niedrig Es gibt Anzeichen für eine sehr hohe Eintrittsw ahrscheinlichkeit und / oder eine systematische Kontrolle ist nicht möglich Es gibt Anzeichen für eine mittlere Eintrittsw ahrscheinlichkeit und /oder eine systematische Kontrolle ist möglich. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird das Risiko nicht eintreten (und den Projektverlauf nicht stören) und/oder es kann systematisch überw acht und kontrolliert werden 1 2 Hoch Erheblich 3 Bedeutend 4 5 Etw as Gering Vorgehensweise Vergangenheitsbezogene Erfahrungen aus früheren Projekten oder aus Kundenverhalten Referenzwerte aus ähnlichen, bereits abgeschlossen Projekten vergleichbare geschäftliche Transaktionen Abgleich mit Geschäftszielen 12

13 - Der Prozess Bewältigung Überwachung Dokumentation Dokumentation Überwachung Identifikation Identifikation Risiko Risiko Bewältigung Analyse Analyse Bewertung Bewertung Bewältigung Risikovermeidung Unterlassen einer Aktivität Risikoverminderung Reduzieren des Risikopotentials auf ein akzeptables Maß Risikoverteilung Verteilen des Risikos auf mehrere Schultern Bewältigung 13

14 Strategiearten Risikomanagement (vorausschauend) Ziel ist es, bereits den Eintritt von Risiken zu verhindern, bevor es zu Problemen kommt. Problemorientiert (reagierend) Der problemorientierte Ansatz befaßt sich mit bereits eingetretenen Risiken, Risiko Ursache RISIKO (Risikoereignis) Risikoauswirkung Nutzen Vermeiden Teilen Abmildern Übertragen Erweitern Annehmen 14

15 Überwachung und Dokumentation (Reporting) Dokumentation Identifikation Analyse Überwachung Risikokontrolle Überwachen der identifizierten, aktuellen Risiken Einhalten vorgegebener Grenzwerte Risikoindikatoren Abgleich mit definierten Risikokennzahlen Risiko Ergänzen der Risikomatrix um die Kosten für die Gegenmaßnahmen Überwachung Bewältigung Bewertung Dokumentation (Reporting) Risikokommunikation Kommunizieren der Risikoergebnisse in transparenter und nachvollziehbarer Weise nach innen und außen 15

16 Einflußfaktor Risiko Möglichkeit, Risiken und Kosten zu beeinflußen Kundenvertrag Auswirkung von Risiken auf Kosten Ziele des strategischen Ansatzes: Bessere strategische Entscheidungen Verständnis entwickeln für Risiken und Chancen Ziele des operativen Ansatzes: Verbesserung des operativen Geschäfts Schneller, günstiger und besser werden planbarer, da vorhersehbar Angbotsphase Kundenprojekt & Umsetzungsphase Zeit 16

17 ist... eine Management- und Führungsaufgabe Zielsetzung (strategisch, operativ) Rahmenbedingungen (Prozess, Mitarbeiter, Handlungsrahmen) Berichtswesen (Anwendungsmöglichkeiten) ein nach ISO geregelter, fortlaufender Prozess Sechs Phasen (Identifikation & Analyse, Bewertung & Bewältigung, Überwachung & Dokumentation) Instrumente (Workshop, Berechnungsmethoden, Vorgehensweisen) schafft Transparenz in der wirtschaftlichen Beurteilung von vertraglichen Risiken und deren Auswirkungen auf das Projekt Einführung von Parametern wie Kennzahlen Kategorisierung von Risiken Ausprägung der Eintrittswahrscheinlichkeit deckt sowohl die Vermeidung als auch die Bewältigung von Risiken ab Ursachen- /Wirkungskette in der Risikoerkennung Qualifizierung und Quantifizierung Risikostrategien Leistet einen wesentlichen Beitrag zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z-b. Grundsätze guter Unternehmensführung, Compliance) 17

18 Vielen Dank!

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