Prozesseinheit 1 Dienstreisen Ausland organisieren. Prozesseinheit 1. Dienstreise Ausland organisieren. Sibylle Isenegger, 1. Lehrjahr IHA-GfK AG

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1 Prozesseinheit 1 Dienstreise Ausland organisieren, 1. Lehrjahr IHA-GfK AG Seite 1/12

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorgehensplan Kurzbericht Einleitung Prozessbeschreibung Schlusswort Flussdiagramm Auswertungsbogen Anhang Bestätigung Hotel Bestätigung Flug Seite 2/12

3 Reihenfolge 1 Tätigkeit, Ereignis Prozesseinheit mit der Lehrlingsbetreuerin bestimmen Prozesseinheit 1 1. Vorgehensplan Termin Zeitaufwand 2 Gespräch mit der Lehrmeisterin Wichtige Punkte während der Arbeit notieren Entwurf des Flussdiagramms mit Post-it Zetteln Randbedingungen, Voraussetzungen, Bemerkungen, offene Fragen zur Klärung Erledigt Datum Nach ÜK Wann muss ich die PE abgeben, was muss sie genau beinhalten? Bis Was muss ich machen? Wie gehe ich vor? Titelblatt gestalten Flussdiagramm überarbeiten, verbessern Habe ich etwas vergessen? Muss ich noch etwas ändern? Kurzbericht schreiben Anhang, Muster Bei Gosia nachfragen Auswertung Lernjournal machen Inhaltsverzeichnis schreiben Prozesseinheit überarbeiten, korrigieren Prozesseinheit der Lehrmeisterin abgeben Beurteilungsgespräch Prozesseinheit abschicken Spätestens Habe ich alles? Habe ich Rechtschreibefehler übersehen? Prozesseinheit muss am angekommen sein 16 Vortrag in ÜK KW Wann habe ich meinen Vortrag? Seite 3/12

4 2. Kurzbericht 2.1 Einleitung Die IHA-GfK ist ein Marktforschungsinstitut. Sie gilt als Nummer Eins in der ganzen Schweiz. Im Jahre 1999 wird die IHA zur 100%igen Tochterfirma der GfK-Gruppe, welche weltweit vernetzt ist. In der Schweiz arbeiten etwa 300 Festangestellte. Darunter sind auch 11 Lehrlinge, zu denen ich mich auch zählen darf. Dazu kommen noch etwa 750 Interviewer/-innen, welche in Hergiswil, Luzern und Lausanne arbeiten. Ich arbeite seit dem 14. August 2006 bei der IHA-GfK AG. Während meiner Lehre komme ich in verschiedene Abteilungen, um in so vielen Bereichen wie möglich zu arbeiten. Im Ressort Medien bekam ich die Möglichkeit Dienstreisen zu planen. Die meisten Reisen planen wir für ein Projekt namens Evogenius. Man will eine neue Software für die Medienforschung entwickeln. Um sich untereinander auszutauschen, trifft man sich. Natürlich gibt es auch noch andere Projekte für die wir Dienstreisen planen. Insbesondere Bruno Britschgi ist an vielen ausländischen Projekten beteiligt. 2.2 Prozessbeschreibung Schritt 1: Anfrage Reise Wenn jemand auf eine Dienstreise ins Ausland geht, bekommen wir den Auftrag diese zu planen. Schritt 2: Über Reiseziel, Flugdaten und Anzahl Reisende informieren Um die Dienstreise planen zu können, muss man zuerst in Erfahrung bringen, wohin die Reise geht, wie lange sie dauert und wie viele Personen überhaupt an der Dienstreise teilnehmen. Schritt 3: Passende Flüge suchen Wenn man all diese Informationen hat, kann man im Internet nach passenden Flügen suchen. Dies kann man unter Am besten ist es, wenn man dem Reisenden mehrer Flüge zur Auswahl stellt. Schritt 4: Passender Flug gefunden? Nun fragt man den Reisenden, welchen Flug er nehmen möchte. Schritt 5: Nach weiteren Flügen suchen Wenn der Reisende mit keinem Flug zufrieden ist, sucht man nach weiteren Flügen. Schritt 6: Preis angemessen? Nun stellt man sich die Frage, ob der Preis angemessen ist. Wenn es günstigere Angebote gibt, kann man den Reisenden fragen, ob er auch mit einem dieser Flüge einverstanden wäre. Schritt 7: Flugticket bestellen Um ein Flugticket zu bestellen, braucht man noch eine Kopie der Mastercard sowie den Pin-Code des Reisenden. Nun kann man es bestellen und die Bestätigung ausdrucken. Schritt 8: Ansprüche an Hotel abklären Um zu wissen, welches Hotel in Frage kommen könnte, muss man abklären, welche Ansprüche dem Hotel gestellt werden. Es sollte vielleicht in der Nähe des Flughafens, des Bahnhofs oder einer Bushaltestelle sein. Schritt 9: Passende Hotels suchen Nun sucht man via Internet nach Hotels, die diese Ansprüche erfüllen. Um sicher zu gehen, dass es in den besagten Hotels noch freie Zimmer hat, ruft man an. Seite 4/12

5 Schritt 10: Hotel in Ordnung? Man fragt nun den Reisenden, ob er mit einem der Hotels zufrieden ist. Schritt 11: Nach weiteren Hotels suchen Wenn das richtige Hotel noch nicht gefunden ist, sucht man nach weiteren Hotels. Schritt 12: Preis angemessen? Nun stellt sich wieder die Frage, ob der Preis angemessen ist. Wenn es ein Hotel gibt, das günstiger ist, sollte man den Reisenden fragen, ob er sich auch mit diesem Hotel zufrieden geben könnte. Schritt 13: Hotelzimmer reservieren Jetzt kann man das Hotelzimmer telefonisch oder online reservieren. Die Bestätigung wird per Mail geschickt. Man kann seine eigene Mail-Adresse angeben oder auch gerade die des Reisenden. Schritt 14: Rechnung mit Bestätigung Flug/Hotel Die Bestätigung für das Hotel und den Flug kann man nun dem Reisenden abgeben. Die Rechnung schickt man in die Buchhaltung. 2.3 Schlusswort Dies ist die erste Prozesseinheit, die ich gemacht habe. Am Anfang empfand ich es schwierig mit der Arbeit anzufangen, da ich nicht genau wusste, wie ich beginnen sollte. Doch nach ein paar Anfangsschwierigkeiten kam ich sehr gut voran. Während dieser Arbeit habe ich auch einige Sachen hinterfragt. Zum Beispiel wieso wir überhaupt so viele Dienstreisen planen, für welche Projekte und um was es sich dabei genau handelt. Aus diesem Grund bereitete es mir grosse Freude, diese Arbeit zu schreiben. Ich konnte Neues dazulernen, aber auch den ganzen Prozess nochmals in Erinnerung rufen. Seite 5/12

6 3. Flussdiagramm 1 Anfrage Reise 2 Über Reiseziel, Flugdaten und Anzahl Reisende informieren 3 Passende Flüge suchen Nein 4 Passender Flug Nach weiteren Flügen suchen 5 gefunden? Ja 6 Preis angemessen? Nein Ja 7 Flugticket bestellen A Seite 6/12

7 A 8 Ansprüche an Hotel abklären 9 Passende Hotels suchen Hotel in Nein Nach weiteren Hotels suchen 10 Ordnung? 11 Ja 12 Preis angemessen? Nein Ja 13 Hotelzimmer reservieren 14 Rechnung mit Bestätigung Flug/Hotel Seite 7/12

8 4. Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil es mir Spass machte diese Prozesseinheit vorzubereiten. Am Anfang wusste ich zwar nicht genau, wie ich beginnen sollte, doch danach kam ich sehr gut voran. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich diesen Prozess nicht all zu oft gemacht habe. Daher war es ein bisschen schwierig für mich. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Ich bin eigentlich recht zufrieden mit meiner Arbeit. Ich habe viel Arbeit und Zeit investiert. Ich denke, dass sich das auch gelohnt hat. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts weil dies bisher meine erste Bearbeitung eines Prozesses ist. Ich denke, ich werde bei der nächsten ähnlich vorgehen. Es wäre allerdings möglich, dass ich bei der nächsten Prozesseinheit schneller voran komme, da ich bereits eine gemacht habe. Seite 8/12 alles

9 5. Anhang Bundesplatz 18 CH LUZERN TEL: FAX: An: IHA-GfK AG Für: Malgorzata Auf der Maur Betreff: Reservierungsbestätigung Datum: 6. Februar 2007 Guten Tag Frau Auf der Maur Wir danken Ihnen für Ihre Anfrage und bestätigen gerne folgende Zimmerreservation: Anreise Donnerstag, 15. Februar 2007 Abreise Gast Zimmer Preis Internet Spezielles Bezahlung Freitag, 16. Februar 2007 (1 Nacht) Klaus Bergmann 1 Einzelzimmer mit Dusche/WC, Haartrockner, Fernseher, Radio, Telefon, Safe und Minibar CHF (Vertragspreis) pro Zimmer und Nacht inkl. Frühstücks-Buffet, Service, Taxen und MwSt. In der Lounge dürfen unsere Gäste gratis eine Internetstation benutzen. Zusätzlich ist im ganzen Hotel Wireless LAN verfügbar (kostenpflichtiger Swisscom Hotspot). Könnten Sie uns angeben ob Herr Bergmann ein Raucher- oder Nichtraucherzimmer wünscht? Raucher Nichtraucher direkt bei Abreise Seite 9/12

10 Bitte beachten Sie bei geplanter Anreise per Auto, dass wir nur eine beschränkte Anzahl Parkplätze haben und deshalb eine frühzeitige Reservierung von Vorteil ist. Ansonsten gibt es die Möglichkeit, in der blauen/weissen Zone rund ums Hotel oder im Parkhaus vis-à-vis zu parkieren (Informationen dazu erhalten Sie an der Reception). Diese Reservation kann kostenlos bis 24 Stunden vor Anreise storniert werden. Für eine spätere Annullierung oder No-Show berechnen wir 1 Übernachtung. Wir freuen uns, Klaus Bergmann bei uns begrüssen und verwöhnen zu dürfen. Winterliche Grüße HOTEL CASCADA LUZERN Isabelle Aregger Receptionistin PS: Paella-Kochkurse mit Roland Barmet-Garcia, melden Sie sich heute noch an: / / / / Seite 10/12

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