tevitel.click&call Handbuch tevitel.click&call tevitel AG Berlin

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1 Handbuch tevitel.click&call 1.6-1!

2 Die gelieferten Hardware/Software-Systeme sind urheberrechtlich geschützt. Ihre Benutzung darf ausschließlich durch den rechtmäßigen Erwerber erfolgen. Alle Rechte liegen bei der tevitel AG Berlin. Der Leistungsumfang der tevitel.ipbx besteht nur aus den im Handbuch beschriebenen Funktionen. Für nicht dokumentierte Funktionen übernimmt der Hersteller weder Gewährleistung noch Haftung. Die Zusammenstellung von Texten und Abbildungen für dieses Handbuch erfolgt mit größter Sorgfalt. Dennoch können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Der Herausgeber übernimmt für fehlerhafte Angaben und deren Folgen keinerlei Haftung. Änderungen am Handbuch und den beschriebenen Produkten bleiben jederzeit und ohne vorherige Ankündigung vorbehalten. Die tevitel.ipbx basiert auf einem modernen Standard-Betriebssystem, das gewissen Toleranzen unterliegt. Deshalb ist nicht gewährleistet, dass die Gesprächsdatenerfassung zu 100 % mit der des abrechnenden Carriers übereinstimmt. Berlin, 15. August 2005 "

3 Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Bedienung Leistungsmerkmale im Überblick Voraussetzungen tevitel.click&call installieren Erster Programmstart Einrichtung Nebenstellen einrichten Verfügbare Nebenstellen Einstellung für Darstellung einrichten Hotkeys einrichten Die Click&Call-Leiste Das Statusfenster Funktionen des Statusfenster Wählen einer Rufnummer Übernehmen eines Anrufes Weiterleiten eines Anrufes Übernehmen von wartenden Anrufen aus Warteschlangen Anruferliste Rufumleitung Umleitung/Sperren aufheben Telefon sperren...18 Kapitel 2 Technische Informationen Wählen aus Applikationen Festlegen des eigenen Anschlusses über die Windows Registry Weitere Hinweise...19 #

4 Kapitel 1 Bedienung 1.1 Leistungsmerkmale im Überblick Betriebssysteme Computer Telephony Integration Verbindungsanzeige Komfort beim Telefonieren Anrufweiterschaltungen Monitor Geeignet für TAPI-Clients unter Windows NT, 95, 98, ME, 2000, XP Unterstützung von TAPI-Leitungen der tevitel.ipbx ab Version 5.0 Anzeige ankommender und abgehender Rufe in einem Popup-Fenster Rückfrage, Vermitteln, Makeln, Konferenzen, Anrufübernahme und Anrufweitergabe per Mausklick Wahlwiederholung für 20 Nummern Manuelles Sperren/Entsperren des eigenen Anschlusses Unterdrückung der eigenen Rufnummer oder Übermittelung einer einstellbaren Rufnummer Sofort, nach Zeit oder bei Besetzt in 3 Einstellungen Programmstart Programmende Aktivierbar über Menü Beliebige Teilnehmer können mit dem Status Frei, Gesperrt oder Belegt angezeigt werden. $

5 1.2 Voraussetzungen Ein Arbeitsplatz, an dem tevitel.click&call eingesetzt werden soll, muss über das LAN mit der tevitel.ipbx verbunden sein. Das Telefon an dem Arbeitsplatz sollte ebenfalls an die tevitel.ipbx angeschlossen sein. Dem Client muss eine TAPI-Leitung zugeordnet sein in der Regel die Rufnummer seines Telefons. Die tevitel- oder die Microsoft-Variante des TAPI-Clients muss installiert sein. 1.3 tevitel.click&call installieren Starten Sie die Installation, indem Sie die Datei CC-Setup.exe ausführen. Nach der Installation kann Click&Call über Programme Click&Call gestartet werden. 1.4 Erster Programmstart Beim ersten Start wird eine (bis auf den Knopf für Wahlwiederholung) leere Leiste am oberen Bildschirmrand angezeigt. Sie können diese Leiste mit der Maus an einen Rand (oben, unten, rechts oder links) ziehen. In diesem Fall wird die Leiste am entsprechenden Bildschirmrand verankert. Alternativ können Sie die Leiste auch in anderen Bildschirmbereichen platzieren. Es erfolgt dann eine Anzeige als normales Fenster. 1.5 Einrichtung Für die erste Einrichtung betätigen Sie die rechte Maustaste während sich der Mauszeiger innerhalb der Click&Call-Leiste befindet. Wählen Sie im angezeigten Kontext-Menü Anschlüsse konfigurieren. Es öffnet sich der Dialog "Anschlüsse". %

6 1.6 Nebenstellen einrichten 1.7 Verfügbare Nebenstellen Hier werden alle verfügbaren TAPI-Leitungen angezeigt. Sollten hier keine Nebenstellen der ipbx angezeigt werden, prüfen Sie die korrekte Installation des TAPI-Treibers sowie die TAPI-Line-Berechtigungen am ipbx-server. Volle Rechte werden für den vollen Zugriff auf die TAPI-Lines benötigt, Monitor dient lediglich der Statusanzeige. Nebenstellen können über die angezeigten Pfeile oder über einen Doppelklick in die aktiven Nebenstellen übernommen werden. Für jede aktive Nebenstelle wird in der Click&Call-Leiste ein Symbol anzeigt. &

7 Eigener Anschluss Wählen Sie hier über die aktive TAPI-Line der gewünschten eigenen Nebenstelle aus. Für diese Nebenstelle werden Aktivitäten in einem Statusfenster angezeigt. Amtsholung Geben Sie hier die an der ipbx konfigurierte Amtsholung an. Amtsholungen eingehend Falls für eingehende Anrufe von der ipbx andere Amtsholungen (die internen Nummern der konfigurierten Ämter im Rufnummernplan) übermittelt werden, können diese hier angegeben werden. Mehrere Nummern werden mit Komma getrennt, z. B. 480,481. DLL für Namensermittlung Es kann eine DLL für die Rufnummernsuche angegeben werden. Dies ermöglicht eigene Erweiterungen der Rufnummernanzeige. Generell werden Rufnummern in der folgenden Reihenfolge gesucht: interne Nummern der ipbx Lokales PhoneAssistant-Adressbuch Globales PhoneAssistant-Adressbuch Angegebene DLL Ein Muster einer DLL (für Delphi 32) finden Sie im Programmverzeichnis. Die Pfade für die PhoneAssistant-Adressbücher werden der Windows Registry entnommen. Diese Einträge werden bei der Installation von PhoneAssistant automatisch angelegt. Falls PhoneAssistant nicht installiert ist, können Sie diese Einträge auch manuell unter den folgenden Keys anlegen: Dateiname für lokales Adressbuch:HKEY_CURRENT_USER\Software\ Teles\IPBXPHONEASSISTANT\LOCAL_DB_PATH Dateiname für globales Adressbuch:HKEY_CURRENT_USER\Software\ Teles\IPBXPHONEASSISTANT\GLOBAL_DB_PATH Parameter Die hier angegebenen Parameter werden einer benutzerdefinierten DLL bei der Initialisierung übergeben. Hier kann z. B. ein Datenbankpfad angegeben werden.

8 Übermitteln dieser Rufnummer Hier können Sie eine Rufnummer angeben, welche bei Anrufen über Click&Call übermittelt wird (z. B. die Durchwahl der Zentrale). Diese Einstellung wird nur aktiv, wenn der Wahlvorgang über Click&Call durchgeführt wird. Bei manueller Wahl am Telefon wird diese Einstellung ignoriert. 1.8 Einstellungen für Darstellung einrichten Nur Anrufe an eigenen Anschluss in die Anruferliste aufnehmen Wenn Sie diese Option aktivieren, werden nur Anrufe an den eigenen Anschluss in die Anruferliste aufgenommen. Andernfalls werden auch Rufe z. B. an eine Broadcast-Gruppe in der Anruferliste verzeichnet. (

9 Systemtelefon am eigenen Anschluss Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie ein tevitel-systemtelefon verwenden. Mit einem Systemtelefon können Sie einen eingehenden Anruf direkt über einen Hotkey oder über Klick auf den Schalter Annehmen aktivieren. Automatischen Rückruf anbieten Falls diese Funktion aktiviert ist, können Sie nach dem Anruf einer besetzten Gegenstelle einen automatischen Rückruf durch die ipbx veranlassen. Für jede Nebenstelle ist nur ein Rückruf erlaubt. Aktivieren Sie einen zweiten Rückruf, wird die erste Rückrufanforderung automatisch gelöscht. Eine aktive Rückrufanforderung kann über das Kontextmenü zurückgenommen werden. Eigene Rufnummer unterdrücken Ist diese Option aktiviert, wird bei ausgehenden externen Anrufen keine Rufnummer übermittelt. Diese Einstellung wird nur aktiv, wenn der Wahlvorgang über Click&Call durchgeführt wird. Bei manueller Wahl am Telefon wird diese Einstellung ignoriert. Für diese Funktion muss die Ziffer für die Amtsholung angegeben worden sein. Andernfalls kann nicht zwischen internen und externen Nummern unterschieden werden. Anzahl anstatt LED für Warteschlangen Ist diese Option aktiviert, werden für Warteschlangen nicht die Standardsymbole, sondern die Anzahl der wartenden Teilnehmer einer Warteschlange angezeigt. Zusätzlich können Sie verschiedene Signalisierungen bei Überschreitung der einstellbaren Wartezeit aktivieren. )

10 1.9 Hotkeys einrichten Wählen einer Rufnummer Hier können Sie die gewünschte Tastenkombination für die Funktion Wählen einer Rufnummer einstellen. Die eingestellte Tastenkombination funktioniert nur, falls die Kombination nicht bereits von Windows oder einer anderen Anwendung verwendet wird. Über diese Funktion können Sie ein Wahlfenster aufrufen, in das direkt eine zu wählende Rufnummer eingetragen werden kann.!

11 Wählen aus Zwischenablage Hier können Sie die gewünschte Tastenkombination für die Funktion Wählen aus Zwischenablage einstellen. Die eingestellte Tastenkombination funktioniert nur, falls die Kombination nicht bereits von Windows oder einer anderen Anwendung verwendet wird. Über die Funktion können Sie in einer beliebigen Anwendung eine Rufnummer kopieren und diese über die eingestellte Tastenkombination wählen. Rufannahme für Systemtelefon Hier können Sie die gewünschte Tastenkombination für die Funktion Rufannahme einstellen. Die eingestellte Tastenkombination funktioniert nur, falls die Kombination nicht bereits von Windows oder einer anderen Anwendung verwendet wird Die Click&Call-Leiste In der Click&Call-Leiste werden alle konfigurierten Nebenstellen angezeigt. Jedes Symbol kann folgende Zustände anzeigen: Grün Teilnehmer ist frei Rot Teilnehmer ist belegt Blau Eigener Anschluss gesperrt (Ein Anrufer erhält TEILNEHMER BUSY) Blinkend Eingehender Anruf (grün/gelb für ersten Anruf, rot/gelb für weitere Anrufe) Über das Symbol kann die Wahlwiederholungsfunktion aktiviert werden. Die Darstellung der Symbole kann im Kontextmenü angepasst werden. Die Leiste kann mit gedrückter linker Maustaste verschoben werden (s. Seite 5 Erster Programmstart ).!!

12 Das Statusfenster Nachdem die Konfiguration vorgenommen wurde, heben Sie den Hörer Ihres Telefons ab. Es wird ein Statusfenster angezeigt: Sie können das Fenster nun an die gewünschte Bildschirmposition ziehen, die Position und die Größe werden generell gespeichert. E/A Hier wird angezeigt, ob es sich um ein ein- oder ausgehendes Telefonat handelt. Status Der Status kann folgende Werte annehmen: WÄHLTON WÄHLEN ZIEL KLINGELT BELEGT VERBUNDEN GEHALTEN KONFERENZ GETRENNT FREI Der Status FREI sollte normalerweise nie angezeigt werden. Sollte dieser Status jedoch auftreten, wurde ein Call innerhalb von Click&Call nicht verarbeitet oder erkannt. Sie sollten diesen Call über die Funktion Trennen freigeben. Rufnummer, Name, Kundennummer Wird angezeigt, falls die Rufnummer in einem der Adressbücher gefunden wurde. Die Kundennummer wird nur von einer benutzerdefinierten DLL unterstützt. Ruf zu Hier wird bei einem eingehenden Ruf die angerufene Nummer angezeigt. Diese kann sich von der eigenen Nummer unterscheiden, falls z. B. eine Broadcast- Gruppe angerufen wurde.!"

13 Via Hier wird angezeigt, über welche Rufnummer der Anruf an Ihre Nebenstelle gelangt ist (z. B. die Rufnummer der Warteschlange bei einem Abwurf wegen Zeitüberschreitung) Funktionen des Statusfensters Folgende Funktionen im Statusfenster können verwendet werden: Wählen Kann während eines Gespräches z. B. für eine Rückfrage verwendet werden. Der aktive Teilnehmer wird automatisch auf Halten gesetzt. Für eine interne Rückfrage können Sie auch auf eines der Symbole in der Click&Call-Leiste klicken. Halten Das aktuelle markierte Gespräch wird gehalten. Aktivieren Bei einem gehaltenen Gespräch ändert sich die Beschriftung von Halten in Aktivieren. Verwenden Sie Aktivieren, um den Haltezustand aufzuheben. Sollte ein anderes Gespräch aktiv sein, so wird dieses in den Zustand Halten gesetzt. Trennen Trennt das aktuell selektierte Gespräch. Sollte ein weiteres Gespräch im Status Halten vorhanden sein, wird dieses aktiviert. Verbinden Falls zwei Gespräche aktiv sind, werden diese miteinander verbunden und die Verbindung zum eigenen Anschluss wird unterbrochen. Annehmen Diese Funktion kann nur in Verbindung mit einem tevitel-systemtelefon verwendet werden. Sie können ein eingehendes Telefonat direkt über die PC-Tastatur oder über einen Klick auf Annehmen aktivieren. Konferenz Konferenz steht nur zur Verfügung, falls diese Funktion von Ihrer Anlage unterstützt wird. Zum Einleiten einer Dreierkonferenz muss ein Teilnehmer bereits verbunden sein. Der zweite Teilnehmer muss den Status GEHALTEN oder ZIEL KLINGELT haben.!#

14 1.13 Wählen einer Rufnummer Es gibt drei Möglichkeiten zur Wahl einer Rufnummer. 1. Über die Tastenkombination Strg-Alt-W kann ein Wahlfenster angezeigt werden. Geben Sie hier die gewünschte Rufnummer ein. Mit <ENTER> wird der Wahlvorgang gestartet. Durch Klick auf können Sie eine der zuletzt gewählten Nummern auswählen. Es werden bis zu 20 Nummern gespeichert. 2. Diese Wahlwiederholungsfunktion kann ebenfalls über den Knopf in der Click&Call-Leiste aufgerufen werden. 3. Eine Nebenstelle kann auch direkt über einen Klick auf das entsprechende Symbol in der Click&Call-Leiste angewählt werden Übernehmen eines Anrufes Sie können einen Anruf, der bei einer anderen Nebenstelle klingelt, zum eigenen Anschluss umleiten. In der Click&Call-Leiste werden klingelnde Nebenstellen durch ein blinkendes Symbol dargestellt. Die Übernahme ist nicht möglich, falls eine Broadcast-Gruppe angerufen wurde.!$

15 1.15 Weiterleiten eines Anrufes Ein an Ihrem Anschluss ankommender Ruf (Status ist ZIEL KLINGELT) kann an eine andere Nebenstelle weitergeleitet werden. Klicken Sie hierzu auf das Symbol der gewünschten freien Nebenstelle Übernehmen von wartenden Anrufen aus Warteschlangen Klicken Sie auf das Symbol der Warteschlange in der Statuszeile. Es werden dann alle aktiven Anrufe in der Wartschlange angezeigt: Klicken Sie auf Übernehmen, um den ältesten Anruf aus der Wartschlange auf den eigenen Anschluss umzuleiten. Eine gezielte Rufübernahme aus der Warteschlange ist nicht möglich.!%

16 1.17 Anruferliste Nicht angenommene Anrufe werden automatisch in die Anruferliste übernommen. Die Liste wird automatisch angezeigt, wenn ein nicht angenommener Anruf beendet wurde. Weiterhin wird die Liste nach dem Programmstart angezeigt, falls noch Einträge in der Liste vorhanden sind. Sie können die Liste auch aus dem Kontextmenü aufrufen. Wählen Über diese Funktion können Sie einen Eintrag in der Liste direkt wählen. Diese Funktion wird auch durch die Taste <ENTER> ausgelöst. Löschen Entfernt einen Eintrag aus der Liste kann auch über die Taste <ENTF> durchgeführt werden. Sie können auch mehrere Einträge löschen, indem Sie die gewünschten Nummern mit Shift und Pfeiltasten markieren und danach <ENTF> drücken oder auf Löschen klicken. Namen ermitteln Die Namen aller enthaltenen Rufnummern werden aus den aktuellen Adressbüchern neu ermittelt Rufumleitungen Es können drei verschiedene Rufumleitungen angegeben werden: Programmstart Programmende Standardumleitung Die Umleitung Programmstart wird automatisch ausgeführt, wenn Click&Call gestartet wird. Hier können z. B. vorhandene Rufumleitungen abgeschaltet werden.!&

17 Die Umleitung Programmende wird automatisch ausgeführt, wenn Click&Call beendet oder Windows heruntergefahren wird. Hier können Sie z. B. auf eine Mailbox oder die Zentrale umleiten. Die Standardumleitung kann über das Kontextmenü aktiviert werden. Dies könnte z. B. eine Umleitung zur Mailbox während der Mittagspause sein. Für jede dieser Umleitungen können Sie die Umleitungsarten immer, falls besetzt oder verzögert festlegen. Rufumleitungen werden nur verwendet, falls bei der entsprechenden Rufumleitung diese Rufumleitung verwenden aktiviert ist. Besonderheiten Bei Programmstart: Ist diese Rufumleitung aktiviert und es ist keine Rufnummer angegeben, werden bei Programmstart alle Rufumleitungen aufgehoben. Bei Programmende: Ist diese Rufumleitung aktiviert und es ist keine Rufnummer angegeben, wird der eigene Anschluss bei Programmende oder beim Herunterfahren von Windows gesperrt.!

18 1.19 Umleitungen/Sperren aufheben Über das Kontextmenü können alle Sperren und Umleitungen aufgehoben werden. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Sperre aufheben Telefon sperren Über das Kontextmenü können Sie den eigenen Anschluss sperren. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Telefon sperren. Das Symbol Ihres Anschlusses wird dann in der Farbe Blau angezeigt.!(

19 Kapitel 2 Technische Informationen 2.1 Wählen aus Applikationen Falls Sie z. B. aus einer eigenen Applikation wählen möchten, stellt Click&Call ein einfaches dateibasiertes Interface zur Verfügung. Erzeugen Sie hierzu eine Datei mit dem Namen TS$DIAL.$$$ im Temp-Verzeichnis von Windows (wie in der Umgebungsvariablen TEMP oder TMP angegeben). In der Datei muss in der ersten Zeile die Rufnummer gefolgt von ; angegeben werden. Die Amtsholung wird der Nummer generell vorangestellt, es sei denn, das erste Zeichen der Rufnummer ist *. 2.2 Festlegen des eigenen Anschlusses über die Windows Registry Die Click&Call-Einstellungen werden in der Registry im ZweigHKEY_CURRENT _USER festgelegt. Der Name des eigenen Anschlusses kann jedoch auch unter HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Net Connection\TapiMon\ EigenerAnschluss festgelegt werden. Dieser Eintrag hat Vorrang vor dem Key inhkey_current_user. Damit kann der eigene Anschluss arbeitsplatzbezogen gespeichert werden. 2.3 Weitere Hinweise Click&Call synchronisiert sich im Betrieb auf die Anzahl der Teilnehmer in den Warteschlangen. Daher können zwischen der Anzeige in Click&Call und dem Statusmonitor der tevitel.ipbx Abweichungen auftreten. Teilnehmer, die beim Programmstart von Click&Call bereits in einer Warteschlange sind, werden nicht angezeigt. Die Anzahl der Teilnehmer in einer Warteschlange ergibt sich somit aus den Ein- und Ausgängen der Anrufe. Bei maximaler Auslastung der tevitel.ipbx können in seltenen Fällen Statusmeldungen verworfen werden, sodass sich Abweichungen zwischen der Statusanzeige und dem realen PBX-Status ergeben können. Die Übertragung von Statusmeldungen sowie TAPI-Meldungen erfolgt über ungesicherte Netzwerkprotokolle, sodass bei Netzwerkkollisionen Abweichungen auftreten können.!)

20 Von: An: tevitel AG Sophie-Charlotten-Straße Berlin Tel Fax Datum: Seite(n): FAX-FEEDBACK Bitte nutzen Sie dieses Fax für ihre Fragen, Anregungen oder Hinweise an die tevitel AG. Hinweise zur Dokumentation bitte unter Angabe der Seitenzahl und des Ausgabestandes. "

21 Sophie-Charlotten-Straße Berlin Tel Fax "$

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