Nach der Aufnahme ist vor der Entlassung. IT-optimiertes Entlassungsmanagement steigert das Klinikergebnis

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1 Nach der Aufnahme ist vor der Entlassung IT-optimiertes Entlassungsmanagement steigert das Klinikergebnis

2 Inhalt Elblandkliniken-Gruppe und Ziele Erfolgsfaktoren und Vorgehen Umsetzung der Ergebnisse im KIS ORBIS 2

3 Elblandkliniken-Gruppe Vorstellung Elblandkliniken Größte und medizinisch führende kommunale Kliniken-Gruppe in Sachsen ELK-Standorte in Großenhain, Meißen, Radebeul und Riesa Beschäftigen rund Mitarbeiter Im Jahr 2011 wurden knapp vollstationäre Fälle in rund Betten behandelt Erlössumme 2011: ca.156 Mio. Ziele Aufnahme- & Entlassungsmang. Höhere Patienten-, Zuweiser- und Mitarbeiterzufriedenheit Vernetzung und Transparenz zwischen allen beteiligten Leistungserbringern Höhere Qualität der Patientenversorgung Höhere Bettenauslastung Höhere Auslastung der OP-Kapazitäten Entlastung für Ärzte und Pflege bei organisatorischen und koordinativen Arbeitsaufwänden Aufgrund der Wichtigkeit der Prozesse und der unterschiedlichen Ansätze der Standorte, wurde das Projekt Aufnahme- & Entlassungsmanagement in den Elblandkliniken hausübergreifend gestartet. 3

4 Teilprojekt Termin- und OP-Planung Bettenmanagement Aufnahmeprozess Aufnahmedokumentation Entlassungsplanung Sozialdienst & Nachversorgung Arztbrief Kodierung Verbesserungsansätze Standardisierte Terminplanung über alle Fachbereiche Zentrale und einheitliche OP-Planung Etablierung eines zentralen Bettenmanagers Jegliche Bettenkoordination erfolgt darüber Zentrale Terminvergabe und Ambulanz Ausweitung prästationärer Termine Digitale Aufnahmedokumentation Dokumentationsstandards Definition Standardverweildauern und Behandlungspfade Eintragung und Pflege des E-Termins Klare Regeln für Sozialdienstkontakt EDV-Basierte Antragsabwicklung Sicherstellung der Finalisierung bis Entlassung Konzept wurde in Riesa entwickelt Prozessbegleitendes Kodieren Vereinfachung der Diagnosen-Erfassung Fokus Meißen Riesa Radebeul Hausübergreifend Radebeul Hausübergreifend (integriert in TP 5) Riesa Riesa 4

5 Inhalt Elblandkliniken-Gruppe und Ziele Erfolgsfaktoren und Vorgehen Umsetzung der Ergebnisse im KIS ORBIS 5

6 SetUp Abstim- Durchführung Kick mung Off der Roll-Out Vorbereitungen Abstimmung Beteiligten werden involviert und Coaching Leis- Schu- 1 tungs- notwendigen (direkt am check lung Audit Vorbereitungen Arbeitsplatz) definiert. Leistungscheck SetUp Unterschiede vom Soll- Abstimmung Prozess zum IST-Zustand der derzeitigen herausstellen und Schu- Verbesse- 2 Aktivitäten der lungsinhalte definieren rungen Audit Organisation auf (nur neue Inhalte) den Roll-Out/ IT-technische, Audit organisatorische Prozes saudits Vorbereitungen werden in Zusammen- Follow arbeit mit Up internen Auditoren durchgeführt Follow Up Dient der Überwachung, da viele Kennzahlen sich nicht zeitgleich mit der Prozes simplementierung verändern. Zeit Erfolgsfaktoren Von der Analyse bis zur Umsetzung Motivation Verantwortung Standards Interdisziplinarität Macher Kultur entwickeln Umsetzungskonzept Audits Erfolge feiern 6

7 Projektvorgehen 7

8 Die Veränderung startet bei der Ist-Analyse Ist Alle Maßnahmen werden in einem Maßnahmenplan konsolidiert. Den Maßnahmen sind Handlungsfelder und Prozesse zugeteilt. Auf Basis dessen müssen entsprechende Umsetzungsprojekte für eine erfolgreiche Inbetriebnahme durchgeführt werden. Soll Ergebnis der Ist-Analyse sind Stärken und Schwächen der aktuellen Situation. Die Stärken werden beibehalten. Für die Schwächen werden Maßnahmen erarbeitet und mit Verantwortlichkeiten versehen. In den Soll-Prozesssteckbriefen werden die Voraussetzungen für die neuen Prozesse definiert. 8

9 SOLL-Konzept Prozessmodell i Der Soll-Prozess für die zukünftigen Aufnahmen und Entlassungen wird erarbeitet und im Anschluss für die Umsetzung vorbereitet. 9

10 Anwendungsfälle mobiler Endgeräte im klinischen Alltag Anordnungen ausarbeiten Auszug Patienten behandeln Termine koordinieren Patienten aufklären Patienten transportieren Patienten behandeln Legende: Smartphone Tablet Visite vorbereiten Visite durchführen Visite nachbereiten Laptop Speziallösung Anwendungsfälle mobiler Endgeräte für Patienten, Besucher (und Mitarbeiter) a Termineinsicht b c d Mehrwertdienste e Ernährungsplanung Patientenbibliothek Dienstleistungseinkauf Sprechstundetermine Diagnostiktermine Behandlungstermine Visitenzeiten Individuelle Essenswünsche im Rahmen der Verordnung Detaillierte Informationen über Krankheitsbild (ggf. über mobile Applikation) Internetzugang Telefonie TV, Filme Friseurtermine Kioskartikel Zeitungen Zeitschriften Die Einsatzmöglichkeiten mobiler Endgeräte im Krankenhaus sind vielfältig. Die Anwendungsfälle wurden gemeinsam mit dem Mitarbeitern erarbeitet und dokumentiert. 10

11 Lastenheft Das Lastenheft stellt die Prozessanforderungen an das zukünftige Gebäude und dessen Infrastruktur dar. 2 Die Anforderungen sind klassifiziert in: Raumbedarfe & Arbeitsplätze Raumlayout & Logistik Medizintechnik IT 3 3 Weitere Anforderungen sind mittels Blocklayouts im Anhang (separater Reiter) angefügt. 4 Die Architekten bewerten jede Anforderung, wie sie im Layout umgesetzt worden sind. Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen an das zukünftige Klinikum aus Prozess- und Funktionssicht. 11

12 So klappt auch die Umsetzung Die Umsetzung der SOLL-Prozess kann sich vielfältig gestalten. Prozessunterstützende IT-Module zeigen dabei den Mitarbeitern schnell einen direkten Nutzen auf. 12

13 Inhalt Elblandkliniken-Gruppe und Ziele Erfolgsfaktoren und Vorgehen Umsetzung der Ergebnisse im KIS ORBIS 13

14 Umsetzung der Ergebnisse im KIS ORBIS 14

15 Ergebnisse der Optimierung als Basis für die Umsetzung in ORBIS Rechtliche Basis Konzept Aufnahme- und Entlassmanagement des Elblandklinikums Potenziell beteiligte Berufsgruppen Relevante ORBIS-Prozesse Informations-Output 15

16 Rechtliche Basis* Ergänzungen des 112 SGB V um Voraussetzungen, Art und Umfang des Entlassungsmanagements nach 39 Absatz 1 Satz 4 bis 6 SGB V GKV-WSG 2007: Versicherte haben einen Anspruch auf ein Versorgungsmanagement ( 11 Absatz 4 SGB V). Dieser Anspruch umfasst ein verbindliches Verfahrensrecht, das den Patienten einen Rechtsanspruch einräumt. GKV-VStG 2012: Das Entlassungsmanagement soll alle erforderlichen Leistungen einbeziehen, um so die Kontinuität der Versorgung zu gewährleisten, Patienten und ihre Angehörigen zu entlasten und Drehtüreffekte zu vermeiden. Entlassungsmanagement ist damit unmittelbarer Bestandteil der Krankenhausbehandlung nach 39 SGB V. *Quelle: SVR 16

17 Konzept Aufnahme- und Entlassmanagement des Elblandklinikums Aufnahme Kriteriengeleitete Einschätzung Differenziertes Assessement Überprüfung Entlassplanung (Entlassungscheckliste) Festlegen des voraussichtlichen Entlassungstermins Festlegen des Versorgungsbedarfs (Aktivitäten des täglichen Lebens - ATL) Information, Beratung, Schulung Pflegerisches Entlassungsgespräch Ärztliches Entlassungsgespräch Überleitung Medikation Hilfsmittel Arztbrief Entlassung Evaluation 17

18 Potenziell Beteiligte Personengruppen und Institutionen Med. Controlling Kodierkräfte Bettendienst Hausarzt Administration Oberarztärzte Assistenzärzte Leistungsstellen Reinigungskräfte Angehöriger Mahnabteilung grüne Damen Casemanager Patient Sozialdienst Chefarztärzte Transportdienst Psychologe Pflege Kirchliche Seelsorge 18

19 19 Relevante ORBIS-Prozesskomponenten Dekubitus Entlassungsmanagement Erstellung Pflegeplan Herzkatheteruntersuchung Kenntnisnahme Herzkatheteruntersuchung Signierung OP-Bericht CAVE Dokumentation OP- Anmeldung Auswertung PPR Vorgangsübersicht RIS Anforderung OP- Koordination Erfassung OP-Daten (Pflege) Erfassung OP-Daten (Ärzte) RIS Signierung RIS Demonstration Statusverfolgung und Abschluss Behandlungsplanung Behandlerzuordnung Verlaufsdokumentation Termineinsicht Erfassung Diagnosen DRG- Workplace Erfassung Diagnosen strukturiert Ambulanzformulare Behandlungsdokumentation Verordnung von Medikamenten Erfassung Prozeduren DRG- Workplace KV-Formulare Bearbeitung SAPS II (14) Bearbeitung TISS 28 (10) Erfassung administrative DRG-Daten DRG- Grouping BG-Formulare Tarifneutrale Leistungserfassung Bogenabschluss Vidierung und Freigabe Strukturierte Leistungserfassung Infektionsmeldung Laborkomm. Anforderung bearbeiten Mahnliste Arzt Arztbrief Bettendisposition Personen-/ Fallsuche Laborkomm. Kenntnisnahme Herzkatheteruntersuchung Anforderung bearbeiten Anamnese Aufnahme- und Entlasszusätze Verlegung intern Entlassung Protokolle Statuserhebung Pflegeanamnese

20 Informations-Output Diagnosen Prozeduren DRG Voraussichtliches Entlassungsdatum Arztbrief KV-Formulare OP-Bericht Befunde Bericht Sozialdienst Medikation Erstellte Rechnung Pflegedokumentation Sturzprotokoll Dekubitusprotokoll Wundmanagement weitere 20

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22 Aufnahme 22

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24 Anamnese 24

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26 Assessements 26

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28 Übergabe (Pflege) 28

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30 Visite 30

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32 Besprechung (Ärzte) 32

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34 Kontakt Sozialdienst 34

35 35

36 Entlassung 36

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38 Knotenpunkte der Informationsverarbeitung Aufnahme Anamnese Assessements Pflegerische Übergabe Kontakt Sozialdienst Visite Ärztliche Besprechung Entlassung 38

39 - Fallführendes Fenster als Patientensuche oder als Stationsliste/Ambulanzliste usw. - inkl. Termine und OP-Termine? -ggf. weitere Informationen -Patientenstammdaten Krankengeschichte / eingegangene Befunde mit Markierung neuer Befunde Übersicht über offene und erledigte Befunde, Anforderungen und ggf. Termine Ggf. geplante/durchgeführte/offene Termine (evtl. eigenes Plugin der Patiententerminliste?). Beachte: prästationär, aktuell offene, poststationäre Termine Sozialdienst (über LSTM); ggf. weitere Informationen nach Rücksprache mit Sozialdienst Verweildauer-Daten Gepl. E-Datum Bestätigt? Vergleich zu DRG-VWD DRG-Workplace Erfasste Diagnosen und Prozeduren inkl. Pflegediagnosen Verknüpfung zu DRG-Workplace und strukturierten Katalogen Labor oder Entl.-Checkliste? Laborwerte für Visite sinnvoll E-Checkliste ggf. digital abbildbar? Med. bzw. pflegerische Dokumentation Todo-Liste 39

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45 Benefit Visitendokumentation mit Synopsis Behandlungsnahe und schneller Verarbeitung von Informationen Hohe Informationsdichte verfügbar Optimale Verzahnung angrenzender Prozesse IT-gestützte Vernetzung verschiedener Berufsgruppen Minimierung der Schnittstellen weniger Informations- bzw. Qualitätsverlust Einführung eines Standards in der Visitenkommunikation prozessorientierter Ansatz statt vertikaler Funktionsorientierung 45

46 O-Töne wie, ist das jetzt schon alles da drin? das macht ja richtig Spaß normalerweise würden wir jetzt die Visite nachbearbeiten jetzt sind die Ärzte schon in der Besprechung. die Visitenübersicht eignet sich auch gut für die Ärzteübergabe. Dadurch, dass die Anforderungen früher versendet werden, erhalten die Patienten schneller Termine und somit liegen die Befunde früher vor 46

47 Ausblick 47

48 Benefit bei ganzheitlichem Aufnahme- und Entlassmanagement* Geringere Rehospitalisierungsrate bzw. Hinauszögerung von Rehospitalisierung Kürzere Krankenhausaufenthalte höhere Patientenzufriedenheit Adäquate sektorenübergreifende Nutzung von Gesundheitsleistungen Verbesserung von sektorübergreifenden Kooperationsbeziehungen Vermeidung von Heimaufenthalten *Quelle: Uni Bielefeld 48

49 Fragen? 49

50 Halle 1.2 Stand B103 Sie sind herzlich willkommen! 50

51 Mit dem Vortrag sollen folgende Fragen beantwortet werden*: Wie unterstützt der Einsatz der Informationstechnologie die Kooperation der Einrichtungen / Akteure? Welche Auswirkungen hat die IT-gestützte Vernetzung auf die medizinische Behandlung / Ergebnisqualität - wie profitiert der Patient? Welche Prozesse oder auch Geschäftsmodelle werden mit der Informationstechnologie unterstützt? Welche Standards kommen zur Anwendung? Welche Erfahrungen wurden bei der Projekteinführung gemacht? Wie kann ein Return on Invest auf den Aufbau der Informationstechnologiesichergestellt werden? *aus conhit Referentenvorgaben 51

52 Vielen Dank 52

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54 Managementberatung für zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung UNITY-Beratungsansatz UNITY [ ju:niti]; Einheit; die; Einheit mit dem Kunden zur Schaffung von maßgeschneiderten Verbesserungen: Consulting & Innovation; Übergreifendes Managementwissen; Teamgeist in der Projektarbeit; Vorausdenken, Befähigen, Umsetzen. Unser Spirit für Ihren Erfolg! Kundennutzen Nachhaltige Steigerung des Unternehmenserfolgs durch innovative Prozesse und Geschäftsmodelle Kunden 16 der DAX-30-Unternehmen und renommierter Mittelstand, mehr als 800 Kundenprojekte in 17 Jahren Umsetzer Von der Konzeption bis zur Realisierung Vor Ort 9 Niederlassungen im gesamten deutschsprachigen Raum, Projektstandorte weltweit Heinz Nixdorf Institut Enge Verknüpfung mit Wissenschaft und Forschung Fakten Gründung: 1995 Mitarbeiter:

55 Kompetenz durch Branchenexpertise Automotive Luft- und Raumfahrt Produzierende Industrie Gesundheitswirtschaft und Medizintechnik Energie Pharma und Chemie 55

56 IT-Management Was kann die IT für das Geschäft leisten? Mega-Trends Steigende Regulation Mobilisierung in der Gesundheitsversorgung Wettbewerbsintensität Klinik- Leiter IT- Leiter Fusionierung Medizintechnik und IT Klinik-StrategieIT-Strategie Intersektorale Kooperationen Cloud Services Reduktion /Diversifikation Leistungsschwerpunkte IT-Roadmap SocialMedia / Kollaboration 56

57 Themenstruktur IT-Management 57

58 Status Quo Wo stehen wir mit unserer IT? 58

59 UNITY ist ausgezeichnet worden mit: 59

60 Mehrwert UNITY Zeit Kosten UNITY hat langjährige Erfahrung aus vielen Branchen UND der Gesundheitswirtschaft. Wir identifizieren individuelle Ursachen für die Probleme. UNITY definiert Maßnahmen und kann diese auch umsetzen. Die Mitarbeiter der Klinik sind Betreiber des Projektes: der Veränderungsprozess startet mit Projektbeginn. Unsere Projektarbeit belastet die Mitarbeiter nicht zusätzlich, sondern schafft langfristig Freiräume. Die Mitarbeiter der Klinik sind von Anfang an Akteure des Projekts. Qualität Mitarbeiter werden entlastet, Wirtschaftlichkeit und Behandlungsqualität steigt! 60

61 IST-Analyse UNITY-Vorgehen Aufnahme der vorliegenden Ist-Prozesse Vorgehen Interviews, Workshops Prozessbeobachtung Datenanalyse Resultate Visualisierte IST-Prozesse Bewertete Potentiale SOLL-Konzept Entwicklung eines optimalen SOLL-Konzepts Prozessoptimierung Ressourcenplanung Layoutanpassung Visualisierte SOLL- Prozesse Prozesssteckbriefe Layoutvarianten Handlungsempfehlung Abstimmung von Handlungsfeldern Umsetzung Regeln zum optimalen Betrieb Umsetzungsplanung Umsetzungsplan und weiteres Vorgehen Arbeitsorganisatorische Handlungsempfehlungen Einführung der SOLL- Prozesse Mitarbeiterschulungen Management der Veränderungen Implementierte Prozesse Auditergebnisse Fortschrittsmessung 61

62 Zukunftspreis der Gesundheitswirtschaft Zukunftspreis der Gesundheitswirtschaft 2009 OP-Simulation von UNITY mit Zukunftspreis Gesundheitswirtschaft ausgezeichnet 2012 Innovatives Klinikkonzept für das Elblandklinikum Riesa mit Zukunftspreis Gesundheitswirtschaft ausgezeichnet Hier finden Sie mehr dazu Hier finden Sie mehr dazu Constantinus Award Germany at its best 2010 OP-Simulation von UNITY mit Constantinus Award ausgezeichnet 2012 Innovative digitale Planung im Bereich Klinikbau mit Germany at its best ausgezeichnet Hier finden Sie mehr dazu Hier finden Sie mehr dazu 62

63 Themenstruktur IT-Management IT-Strategie/ IT-Governance IT-Gutachten Szenario- Technik IT-Governance Framework Projekt-Portfolio-Planung Strategie- Umsetzung IT-Trendanalyse IT-Einführung Systemneutrale und systematische Einführung/Migration komplexer IT-Systeme IT-Architektur-Management Komplexitätsreduktion IT-Bebauungs-Planung IT-Organisation Optimierung der Organisation und der Prozesse des IT-Bereichs Change Management IT-Projekt- Management Prozess- Management IT-(Out) sourcing IT-Benchmarking ERP PDM/ PLM IT-System IT-Service- Management IT-Prozesse Collaboration Sharepoint Komplexe IT-Systeme IT-Controlling Deployment Informations-Sicherheits-Management Aufbau Sicherheits- Management Etablierung Sicherheits-Richtlinien Einführung Kontroll- Mechanismen Sicherheits- Auditierung IT Risiko- Management 63

64 Status Quo Wo stehen wir mit unserer IT? Strategie: Unterstützt die IT die Geschäftsstrategie angemessen? Wie effizient plant und steuert das Unternehmen die IT? Technologie: Ist die Infrastruktur flexibel und stabil genug für zukünftige Entwicklungen? Rollen & Verantwortlichkeiten Strukturen: Wie ist der IT-Bereich organisiert? Ist die Organisation reif genug für ein effizientes Outsourcing? Personen: Verfügen die IT- Mitarbeiter über die notwendige Qualifikation und Einstellung? Prozesse: Sind die IT- Prozesse effizient? Und entsprechen sie auch den Compliance-Anforderungen? Wie gut werden die Projekte gesteuert? 64

65 Agfa HealthCare Leistungsspektrum Agfa HealthCare IT berät Kunden im Gesundheitswesen strategisch organisatorisch prozessbezogen leistet Projektmanagement und Projektbegleitung Systemintegration und Systembetrieb bietet IT-Schulung, Anwendertraining und Supportdienstleistungen entwickelt, vermarktet und implementiert das Klinik-Informations-System ORBIS und das PACS IMPAX liefert, integriert und installiert Hardware-Komponenten für den klinischen Einsatz 65

66 Agfa HealthCare IT Produktportfolio 66

67 Agfa HealthCare innovative IT-Produkte 67

68 Agfa HealthCare D-A-CH im Überblick mehr als MitarbeiterInnen in D-A-CH IT 800 (450 Sales&Services 350 R&D/Global +) Imaging 600 (100 Sales&Services 500 Produktion) mehr als 750 ORBIS KIS Kunden mehr als 270 ORBIS RIS Kunden mehr als 360 IMPAX Kunden mehr als 35 ORBIS Cardiology IT Kunden mehr als 300 HYDMedia Kunden 68