Erfolgreiche Steuerung projektorientierter Unternehmen mit der Open Source Lösung ]project-open[

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1 Erfolgreiche Steuerung projektorientierter Unternehmen mit der Open Source Lösung ]project-open[

2 1 Präambel Die zunehmende Internationalisierung und Dynamisierung des Wettbewerbs erfordern flexiblere Organisationsstrukturen. Die Anzahl der Unternehmen die projektbasiert operieren ist in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen. Die Projektorganisation als Organisationsform gewinnt zunehmend an Bedeutung. Herstellern von Business-Software im Dienstleistungssektor ist es schwer gefallen ihre Produkte an die neuen Anforderungen der Kunden anzupassen. Die Ursache hierfür sind starre organisatorische Strukturen und monolithe, First-Generation Software Architekturen, die nur unter großem Aufwand und sukzessive durch neue Software Technologien ersetzt werden können. Jüngere Organisationen bedienen sich häufig einem Mix verschiedener Software Lösungen. Hier kommen in der Regel freie Web-Angebote, Open Source Lösungen oder Standard Office Lösungen (EXCEL) zum Einsatz, die sich zumeist kostengünstig und problemlos in Betrieb nehmen lassen. Wächst das Unternehmen, muss zunehmend mehr Zeit für die Erhebung und Aufbereitung der zur Unternehmensführung erforderlichen Daten aufgewendet werden. Dies ist nicht nur ein kostenintensives Unterfangen. Viel schwerer wiegt es, dass operative und strategische Entscheidungen nur zeitverzögert getroffen werden können. Daneben steigen die Kosten für Koordination, Integration und Wartung der heterogene IT Landschaft. Strategisch denkende Unternehmenslenker erkennen zwar in der Regel die Notwendigkeit eines integrativen Ansatzes, fürchten jedoch die hohen Kosten und organisatorischen Aufwand den die Einführung einer Standard-Unternehmenssoftware mit sich bringt. Open Source Systeme zum Projekt und Finanzmanagement versprechen hier Abhilfe. In der Regel frei verfügbar, sind sie flexible und herstellerunabhängig zu implementieren und zu betreiben. Modulare Strukturen und offene Schnittstellen gewährleisten problemlose Einbindung in eine bestehende IT Landschaft und bieten die Chance die Applikations-Landschaft zu bereinigen, in dem sie durch Ihren breiten Funktionalitätsumfang in der Lage sind mehrere "Legacy" Applikationen zu ersetzen. Das spart Lizenz- und Verwaltungskosten und verringert den Trainingsaufwand bei der Einführung neuer Mitarbeiter. Finanz- und Projektsteuerung von projektorientierten Unternehmen 2

3 2 Herausforderungen projektorientierter Unternehmen In einer im letzten Jahr durchgeführten Studie des Beratungsunternehmens Lünendonk wurden u.a. folgende Herausforderungen im Zusammenhang mit der Finanz- und Projektsteuerung identifiziert (Reihenfolge gemäß Anzahl der Nennungen): - Reporting - Internationaler Wettbewerb/Kostendruck - Komplexität - Mitarbeiter/Rekrutierung - Änderungen in den Prozessen - ERP-Einführung - Compliance - Änderungen in der Organisation - Wertbeitrag der IT - Gesetzesänderungen - Innovationen Aus den o.g. Nennungen lassen sich folgende, prinzipielle Erfolgskriterien ableiten: Reporting Kollaboration Kosteneffiziente IT Landschaft Operative "Excellence" Personal optimal rekrutieren und einsetzen - Verfügbarkeit kritischer Unternehmenskennziffern in Echtzeit - Transparenz operativer und finanzieller Kennzahlen - Kostenkontrolle (auf Projekt- und Unternehmensebene) - International - Unternehmensstandorte - Einbindung externer (Dienstleister und Kunden) in interne Prozesse - Nutzung von Open Source Technologien - Konsolidierung heterogener IT Landschaften - Bewahrung von Flexibilität und Unabhängigkeit - Effiziente Projekt-Durchführung und Verwaltung - Standardisierte IT gestützte Prozess -Optimierte Ressourcen- und Einsatzplanung - Skill- & Talent Management Finanz- und Projektsteuerung von projektorientierten Unternehmen 3

4 3 ]project-open[ als zentrales Instrument zur Unternehmenssteuerung ]po[ ist eine integrierte und vielseitig einsetzbare Softwarelösung für project-orientierte Organisationen. Während sie in größeren Unternehmen häufig als Ergänzung zu klassischen ERP Systemen wie z.b. SAP eingesetzt wird, übernimmt sie bei KMUs die Rolle als zentralen IT Lösung zur operativen und finanziellen Unternehmenssteuerung. 3.1 Reporting Zahlreiche Reports erlauben Ihnen das zielgruppenorientierte extrahieren relevanter Unternehmensinformationen. Report-Typen reichen von simplen ad-hoc Reporting über standardisierte Auswertungen und selbst konfigurierbaren "Key Performance" Indikatoren bis hin zum Data-Warehouse Analysen. 3.2 Kollaboration Wiki, Diskussionsforum, Dateiverwaltung mit integrierter Rechteverwaltung und die - Integration sind die wesentliche ]po[ Features die die innerbetriebliche Kollaboration unterstützen. Daneben bietet ]po[ einen Helpdesk, ein Feedback/Umfrage Tool und Unterstützung für das innerbetriebliche Vorschlagswesen. 3.3 HR Mit ]po[ können alle für die betrieblichen und kostenkalkulatorischen Operationen notwendigen Daten verwaltet werden. Eine konfigurierbare "Skill" Datenbank unterstützt die Auswahl von Mitarbeitern und externen Dienstleistern bei der Besetzung von Projekten. Neben der Ressourcen Verwaltung, die Aufschluss über Auslastung und Verfügbarkeit gibt, stehen auch Kapazitätsplanungsinstrumente zur Verfügung. 3.4 Project Management ]po[ dient als zentrales Projekt-"Repository" des Unternehmens. Projekte können nach MS Project exportiert und von dort auch wieder importiert werden. Auf Einzelprojektebene stehen projektbezogene Kollaborations-Funktionen zur Verfügung. Personalkosten werden mittels der integrierten Zeiterfassung ermittelt. Daneben fließen projektbezogene Kosten wie Zulieferrechnungen externer Dienstleister, Ausgaben für Reisekosten etc. in die Projekt GuV ein. 3.5 Kosten-Management Neben der Prozesskosten, Kostenarten und Kostenstellenrechnung erlaubt ]po[ auch die Definition unternehmensspezifischer Kostenträger. 3.6 Prozessunterstützung Eine integrierte "Workflow Engine" ermöglicht die Automatisierung und Kontrolle standardisierter Prozesse. In der Standard-Installation sind bereits Workflows für Projektbeantragung, die Bestätigung von erfassten Zeiten und die Beantragung von Abwesenheiten enthalten. Finanz- und Projektsteuerung von projektorientierten Unternehmen 4

5 4 Case Study Ermittlung der Projektprofitibilität in Echtzeit Ein IT Beratungsunternehmen betreut die sowohl nationale als auch internationale Niederlassungen eines Konzerns. Für ein Strategie-Meeting soll im Rahmen der Finanz- und Projektsteuerung des Unternehmens die Profitabilität eines Konzernkunden ermittelt werden. Zur Evaluierung sollen die folgenden Kennzahlen herangezogen werden: a) Interne Kosten der in die Projekte eingebunden Mitarbeiter b) Projektbezogene Sachkosten c) Kosten für externe Mitarbeiter c) Abrechenbare Tagessätze der auf den Projekten eingesetzten Mitarbeitern d) Umsatz mit dem Kunden 4.1 Administration der Daten in ]po[ Mitarbeiterkosten Kosten der internen Mitarbeiter werden im Mitarbeiter-Stammsatz gepflegt. Finanz- und Projektsteuerung von projektorientierten Unternehmen 5

6 Betriebliche Umlage Die betriebliche Umlage wird bei den Stammdaten des Unternehmens verwaltet: Preise Für jeden Kunden wird eine Preisliste gepflegt: Struktur Organisatorische Einheiten Um die rechtlich selbständigen Niederlassungen des Kunden unter zusammenfassen zu können, wird ein neues Attribut "Company Group" konfiguriert und entsprechend belegt. Finanz- und Projektsteuerung von projektorientierten Unternehmen 6

7 Projekte Projektbezogene Finanzinformationen werden mit der Hilfe der folgenden Module erfasst und verwaltet: ]project-open[ Cost Core ]project-open[ Invoices ]project-open[ Expenses ]project-open[ Exchange-Rates Finanz- und Projektsteuerung von projektorientierten Unternehmen 7

8 Report Der folgender Report ist in Echtzeit abrufbar und gibt Auskunft über die Profitibilität der aktuell laufenden Projekte. Finanz- und Projektsteuerung von projektorientierten Unternehmen 8

9 5 Zusammenfassung Um ein Unternehmen erfolgreich zu führen und Projekte wirtschaftlich abwickeln zu können, benötigen die Entscheidungsträger verlässliche und zeitnahe Informationen. Voraussetzung hierfür sind zentrale Systeme auf die von verteilten Standorten sicher zugegriffen werden kann. Mit ]project-open[ haben alle Mitarbeiter notwendige Transparenz raschen, geschützten und komfortablen Zugriff auf die Informationen, die sie zur Bewältigung Ihrer Aufgaben benötigen. Daneben unterstützt ]po[ die Abwicklung wiederkehrender Unternehmensprozesse, stellt die Einhaltung von Standards sicher und bietet zahlreiche "Best Practice"-Ansätze für das operative Geschäft. Open Source Lösungen lassen sich flexibel und wirtschaftlich einführen. Durch ihre hohe Integrationsfähigkeit lassen sie sich unkompliziert in bestehende IT Landschaften integrieren. Herstellerunabhängige Support Optionen erlauben höhere Flexibilität bei Investitionsentscheidungen. Mit ihren im Vergleich zu kommerziellen Systemen geringeren TCO tragen sie wesentlich zur Wirtschaftlichkeit der IT Operationen bei. Dabei profitieren große Unternehmen in erster Linie vom Wegfall der Lizenzkosten. Kleinen Unternehmen bietet ]po[ einen kostenfreies Instrument welches in der Lage ist, auch zukünftige Anforderungen abzudecken und sie verlässlich in Ihrem Wachstum begleiten. Project Open Business Solutions S.L. Klaus Hofeditz Co-Founder ]project-open[ Ronda de Sant Antoní, 51, 1o 2a E Barcelona Professional Services: Community: Demo server: demo.project-open.net Tel: Finanz- und Projektsteuerung von projektorientierten Unternehmen 9