Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der. H+S GmbH Handel - Schulung - Dienstleistung

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1 1. Geltungsbereich Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der H+S GmbH Handel - Schulung - Dienstleistung Besondere Bedingungen zur Begutachtung von Managementsystemen im folgenden H+S genannt, mit ihrem Vertragspartner, nachstehend Auftraggeber genannt. Diese Bedingungen gelten für die zwischen der H+S und ihren Auftraggebern geschlossenen Verträge, soweit nichts anderes schriftlich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Im folgenden Text werden Audits und Begutachtungen als Begutachtung, Auditoren, Gutachter und Experten als Beobachter, Sowie Audit- und Begutachtungsberichte als Beobachtungen bezeichnet. 2. Begutachtung von Managementsystemen Die H+S begutachtet das Managementsystem des Auftraggebers oder Teile davon mit dem Ziel, die Konformität zu vereinbarten Forderungen, einschließlich der Wirksamkeit des Systems festzustellen. Die H+S Zertifizierungsstelle prüft vor der Durchführung des Audits, dass die Zertifizierung nach Vorgaben des Antrags durchgeführt werden kann. Dabei prüft H+S die Information über die Organisation, ob die Anforderung an die Zertifizierung klar definiert und dokumentiert sind, alle Differenzen im Verständnis zwischen H+S und dem Antragsteller geklärt sind, die Zertifizierungsstelle über die Kompetenz und die Fähigkeit verfügt, die Zertifizierung durchzuführen und den Geltungsbereich der angestrebten Zertifizierung der die Standorte die zur Ausführung des Audits erforderlichen Zeit, sowie alle andere Aspekte, die die Zertifizierungstätigkeit beeinflussen. (Sprache, Sicherheitsbedingungen, Gefährdung der Unparteilichkeit). Hierüber erhält der Auftraggeber ein Gutachten und ein H+S Zertifikat, bzw. eine Urkunde. Die H+S ist bei ihrer Beobachtung unabhängig, neutral und objektiv. Beobachtungen werden am Ort der Leistungserbringung des Auftraggebers durchgeführt. Art, Umfang und Termine zum Verfahren vereinbaren die Parteien gesondert. Werden bei einer Beobachtung Abweichungen festgestellt, sind die Korrekturmaßnahmen innerhalb von 3 Monaten, bzw. einer angemessenen, vereinbarten Frist nachweislich vom Auftraggeber umzusetzen, bevor ein H+S Zertifikat erteilt werden kann. Das Erstzertifizierungs-Audit eines Management-Systems muss in zwei Stufen durchgeführt werden: Stufe Die Planung muss sicherstellen, dass die Ziele der Stufe 1 erreicht werden können und der Auftraggeber muss über sämtliche Vor-Ort-Tätigkeiten während der Stufe 1 informiert werden. Der Zweck von Stufe 2 ist es, die Umsetzung einschließlich der Wirksamkeit des Managementsystems des Auftraggeber zu bewerten. Die Stufe 2 muss am Standort des Auftraggeber stattfinden. 3. Auswahl der Auditoren Die Auswahl und Anzahl der einzusetzenden Auditoren, Fachexperten und Beobachter obliegt der H+S. Sie benennt den/die Beobachter und stellt dem Auftraggeber auf Anforderung deren Kurzbiographien zur Verfügung. Die H+S verpflichtet sich, nur Auditoren einzusetzen, die aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation, ihrer Erfahrungen und ihrer persönlichen Fähigkeiten für den Auftrag geeignet sind. Bei einer Zertifizierung werden nur Auditoren beauftragt, die für die Beobachtung zugelassen sind. Sie sind für das/die geforderte(n) Regelwerk(e) zugelassen, verfügen über angemessene Erfahrung im Tätigkeitsbereich des Auftraggebers, sowie über Auditerfahrung. Der Auftraggeber ist berechtigt, die von H+S vorgeschlagenen Auditoren ohne Nennung von Gründen abzulehnen. In diesem Fall unterbreitet H+S einen neuen Vorschlag. Die Berechtigung zur Ablehnung steht dem Auftraggeber zu Beginn der Vorbereitungs- und Überwachungsphase je einmal zu. Für den Fall, dass ein Auditor unmittelbar vor oder während der Beobachtung ausfällt, vereinbaren beide Parteien das weitere Vorgehen. 4. Rechte und Pflichten der H+S Die H+S verpflichtet sich, über alle Tatsachen, die mit ihr im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit beim Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu vereinbaren, gleichviel, ob es sich dabei um Interna des Auftraggeber selbst, oder um dessen Geschäftsverbindungen handelt. Gleiches gilt für mündliche und schriftliche Ergebnisse aus den Beobachtungen. Informationen an Dritte leitet die H+S nur mit schriftlichem Einverständnis des Auftraggebers weiter. H+S bewahrt Aufzeichnungen aus Begutachtungen für mindestens einem Zertifizierungszyklus (i.d.r. drei Jahre, bzw. nach den gesetzlichen Vorgaben) auf. Diese Verpflichtungen gelten auch für die Zeit nach Beendigung des Vertragsverhältnisses. 1

2 5. Akkreditierung und Zulassung H+S ist durch Akkreditierungs- und Zulassungsstellen berechtigt, Beobachtungen und Zertifikate zu zahlreichen Regelwerken zu erstellen. Sie ist verpflichtet, Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen dieser Stelle die Teilnahme an Begutachtungen zu ermöglichen. Sie gewährt ihnen Einblick in eigene Unterlagen, sowie kundenbezogene Daten, soweit dies für Akkreditierungsverfahren notwendig ist. Diese Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Soweit einzelne Regelwerke es ausdrücklich fordern, werden kundenbezogene Daten und Begutachtungsergebnisse an die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) weitergegeben. Hierzu gilt das Einverständnis des Auftraggebers als erteilt. 6. Haftung H+S haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Dies gilt auch für Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen. H+S verpflichtet sich, für die im Rahmen des Auftrages zu erbringenden Dienstleistungen auf Anforderung des Auftraggebers eine Haftpflichtversicherung nachzuweisen. 7. Haftungsbeschränkung Soweit eine Haftung der H+S in Betracht kommt, ist diese auf höchstens pro Geschäftsvorgang beschränkt. 8. Veröffentlichung H+S führt ein Verzeichnis aller Auftraggeber mit gültiger H+S Zertifizierung. Dieses Verzeichnis beinhaltet Name, Anschrift der zertifizierten Organisation, sowie den Geltungsbereich und das Regelwerk. Das Verzeichnis kann von H+S als Referenzliste gegenüber Dritten zur Verfügung gestellt werden. Hierzu gilt das Einverständnis des Auftraggebers als erteilt. 9. Wirksamkeit von zertifizierten Managementsystemen Die H+S verifiziert durch regelmäßige Audits (i.d.r. jährlich) die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems des Auftraggebers. Erhält H+S Informationen von Dritten, die Zweifel über die Konformität oder Wirksamkeit des von ihr zertifizierten Managementsystems begründen, hat sie das Recht, nach Anhörung der betroffenen Auftraggeber zusätzliche, außerplanmäßige Begutachtungen durchzuführen. 10. Vereinbarungen von Terminen H+S und der Auftraggeber vereinbaren Begutachtungstermine möglichst langfristig. Termine werden schriftlich bestätigt. Kann auf Veranlassung des Auftraggebers ein bestätigter Termin nicht wahrgenommen werden, so kann H+S durch die Vorbereitung des Termins tatsächlich entstandenen Aufwendungen in Rechnung stellen. 11. Rechte und Pflichten des Auftraggebers 11.1 Managementsystem Der Auftraggeber muss ein dokumentiertes Managementsystem einführen und aufrechterhalten, das die Forderungen des zugrunde gelegten Regelwerkes erfüllt. Um die Konformität und Wirksamkeit des Managementsystems dauerhaft sicherzustellen, sind die hierfür notwendigen Maßnahmen durchzuführen und zu dokumentieren Darlegungspflicht Der Auftraggeber stellt sicher, dass H+S alle für die Erfüllung des Auftrages notwendigen Informationen und die erforderlichen Räumlichkeiten zugänglich sind. Er verpflichtet seine von ihm benannten Beauftragten und Mitarbeiter, dem Auditor rechtzeitig, wahrheitsgemäß und vollständig Auskünfte über alle Vorgänge zu erteilen, die für die Begutachtung von Bedeutung sein können. Im Rahmen von zertifizierten Managementsystemen müssen H+S auf Anfrage alle Aufzeichnungen über Beanstandungen und deren Korrekturmaßnahmen vorgelegt werden Mitteilung über Änderungen Der Auftraggeber ist verpflichtet, H+S unverzüglich über alle Änderungen zu informieren, die auf das zertifizierte Managementsystem Einfluss haben können. Dies bezieht sich besonders auf den Kauf/Verkauf von Unternehmensteilen, Eigentümerwechsel, Änderungen des Tätigkeitsfeldes, grundlegende Prozessveränderungen oder die Eröffnung von Konkurs- 2

3 oder Vergleichsverfahren. H+S prüft nach Absprache mit dem Auftraggeber, wie das Zertifikat in solchen Fällen aufrechterhalten werden kann Vertraulichkeit und Verschwiegenheit Der Auftraggeber ist berechtigt, den Begutachtungsbericht vollständig weiterzugeben. Eine auszugsweise Weitergabe ist nicht gestattet. Die dem Auftraggeber von H+S überlassenen Unterlagen, einschließlich des H+S Zertifizierungssymbols sind urheberrechtlich geschützt. Der Auftraggeber erkennt ausdrücklich an, dass alle ihm von H+S übergebenen, oder zur Einsicht überlassenen Unterlagen Eigentum der H+S bleiben und verpflichtet sich, diese nur intern zu verwenden, Dritten nicht zugänglich zu machen oder für andere als vereinbarte Zwecke zu nutzen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die ihm unter dieser Vereinbarung zugänglich gemachten Informationen und Kenntnisse über Angelegenheit der H+S, deren Mitarbeiter und Gutachter vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt über das Ende der Vereinbarung hinaus bestehen. Der Auftraggeber verpflichtet seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen entsprechend. Im Falle gesetzlicher Verpflichtung oder anwaltschaftlicher Aufforderung zur Herausgabe von Informationen wird H+S unmittelbar den Auftraggeber informieren Unabhängigkeit der Begutachtung Der Auftraggeber ist verpflichtet, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit der H+S Mitarbeiter und Auditoren beeinträchtigen könnte. Dies gilt besonders für Angebote, Beratungstätigkeit, Anstellung und Aufträge auf eigene Rechnung, gesonderte Honorarabsprachen oder sonstige geldwerte Zuwendungen. 12. Leistungen, Preise und Zahlungsbedingungen Der Auftraggeber erkennt die Geschäftsbedingungen und Preise der H+S in der jeweils gültigen Fassung an, soweit vertraglich nicht anders vereinbart. Der Auftrag kann auf Forderung der H+S nach Leistungserbringung abschnittweise abgerechnet werden. Rechnungen sind innerhalb von 7 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug netto zahlbar. Bei Zahlungsverzug ist H+S berechtigt, die jeweils banküblichen Zinsen in Anrechnung zu stellen. 13. Zertifikate und Zertifikatssymbole 13.1 Erteilung und Nutzen H+S ist verpflichtet, bei Erfüllung aller Zertifizierungsforderungen und vertraglichen Verpflichtungen das Zertifikat zu erteilen und dem Auftraggeber auszuhändigen. Die Zertifizierungsempfehlung obliegt allein dem H+S Auditor, die Grundlage ist die im Begutachtungsbericht ausgesprochene Empfehlung der Auditoren. Die Zertifizierungsentscheidung erfolgt nach Vorgaben der Zertifizierungsstelle. H+S Zertifikate haben in der Regel eine Gültigkeit von drei Jahren, beginnend mit der Feststellung der Konformität. Durch die Erteilung des Zertifikates wird keine Rechtskonformität bescheinigt. Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen zur Werbung eingesetzt werden. Diese Nutzung ist auf den Geltungsbereich und die Geltungsdauer der Zertifizierung beschränkt. Zertifikatssymbole dürfen nicht unmittelbar auf einem Produkt angebracht, oder in einer Weise verwendet werden, durch die der Eindruck entstehen könnte, dass sie sich auf die Konformität eines Produktes mit dem zugrunde gelegten Regelwerks beziehen. H+S ist verpflichtet, im Rahmen ihrer Möglichkeiten auf die korrekte Verwendung zu achten. Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nicht auf Rechtsnachfolger oder andere Organisationen übertragen werden. Nach Aussetzung, Entzug oder Annullierung einer Zertifizierung muss der Auftraggeber jede Werbung mit der Zertifizierung unverzüglich einstellen. Der Auftraggeber verpflichtet sich zur Rückgabe des Original-Zertifikates nach Entzug oder Annullierung. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen. Nachdrucke und Veränderungen der H+S Zertifikate und Zertifikatssymbole dürfen nur von Personen vorgenommen werden, die von H+S dazu ermächtigt sind Nichterteilung des Zertifikats H+S kann Zertifikate nur erteilen, wenn nach der Auditierung (Erst-/Wiederholungsbegutachtung) die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Bei Nichterfüllung dokumentiert der Auditor die Mängel in einem Abweichungsbericht oder er gibt die Auflagen bekannt, deren Erfüllung zur Erteilung eines Zertifikates notwendig sind. Abweichungen oder Auflagen sind innerhalb der vorgegebenen Frist zu beheben und zu erfüllen. Erforderlichenfalls wiederholt die H+S die Begutachtung ganz oder teilweise. Die Kosten hierfür werden entsprechend dem im Angebot genannten Tagessatz oder nach der gültigen Preisliste berechnet. Wurden die Mängel nicht innerhalb der festgelegten Frist behoben, oder sind auch nach zweimaliger Nachbegutachtung die Voraussetzungen für eine Zertifikatserteilung nicht gegeben, wird das Zertifizierungsverfahren durch einen Bericht ohne Zertifikat abgeschlossen. 3

4 13.3 Aussetzung, Entzug und Annullierung des Zertifikates a) H+S ist berechtigt, das erteilte Zertifikat zeitlich befristet auszusetzen, wenn der Auftraggeber seine vertraglichen oder finanziellen Pflichten H+S gegenüber nachweislich verletzt, besonders wenn: - Korrekturmaßnahmen am Managementsystem nicht innerhalb der vereinbarten Fristen nachweislich wirksam umgesetzt wurden, - die von H+S vorgeschlagenen Termine zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung nicht wahrgenommen wurden und dadurch die Frist von in der Regel zwölf Monaten seit der letzten Begutachtung überschritten wurde, b) - H+S nicht rechtzeitig über geplante Änderungen am Managementsystem und andere Änderungen informiert wurde, die die Konformität mit dem der Begutachtung zugrunde gelegten Regelwerk beeinflussen, - H+S Zertifikat, oder ein Zertifikatssymbol in irreführender Weise verwendet wurde. c) Die H+S kündigt eine mögliche Aussetzung zunächst schriftlich an. Werden die Gründe für die Aussetzung nicht binnen 2 Wochen beseitigt, so informiert H+S den Auftraggeber schriftlich über die Aussetzung der Zertifizierung und benennt ihre Gründe, sowie die notwendigen Maßnahmen, um die Zertifizierung wieder in Kraft setzen zu können. Die Aussetzung der Zertifizierung wird befristet (Nach Vorgaben der DAkkS). Werden die geforderten Maßnahmen innerhalb der festgesetzten Frist nachweislich wirksam umgesetzt, wird die Aussetzung der Zertifizierung zurückgenommen, ansonsten muss der Auftraggeber die Rezertifizierung anstreben. b) Entzug: H+S ist berechtigt, Zertifikate nach schriftlicher Ankündigung zu entziehen oder für ungültig zu erklären, wenn: - die Frist für die Aussetzung der Zertifizierung abgelaufen ist, - die Konformität des Managementsystems mit dem zugrunde gelegten Regelwerk nicht gewährleistet ist, - der Auftraggeber nach Aussetzung des Zertifikates weiterhin mit der Zertifizierung wirbt, - der Auftraggeber seine Zertifizierung in einer Form anwendet, die die Zertifizierungsstelle in Verruf bringt, - die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikates geführt haben, nicht mehr gegeben sind, oder der Auftraggeber nicht bereit ist, Abweichungen zu beseitigen, - der Auftraggeber das Vertragsverhältnis mit H+S wirksam beendet. c) Annullierung: H+S ist berechtigt, Zertifikate zu annullieren oder rückwirkend für ungültig zu erklären, wenn: - sich nachträglich herausstellt, dass die Voraussetzungen, die zur Erteilung des Zertifikates notwendig waren, nicht gegeben waren, - der Auftraggeber das Zertifizierungsverfahren in unzulässiger Weise beeinträchtigt hat, so dass die Objektivität, Neutralität oder Unabhängigkeit des Bewertungsergebnisses in Frage stehen. 14. Einspruch und Beschwerde Jeder Auftraggeber hat Anspruch auf Dienstleistungen, die im vereinbarten Rahmen so erbracht werden, dass seine Erwartungen und Bedürfnisse erfüllt werden. Bei Nichterfüllung bittet die H+S um Informationen, die zur Verbesserung notwendig ist. Jeder Auftraggeber hat das Recht, bei Meinungsverschiedenheiten mit Beobachtern, oder mit H+S gegen eine Entscheidung Einspruch oder Beschwerde einzulegen. Beschwerden können schriftlich beim Leiter der Zertifizierungsstelle, oder dessen Stellvertreter vorgetragen werden. Ist eine Lösung mit den unmittelbar Betroffenen, mit Qualitätsbeauftragten der H+S oder mit der Geschäftsführung nicht möglich, kann das Lenkungsgremium der H+S Zertifizierungsstelle schriftlich angerufen werden. 15. Lenkungsgremium Das Lenkungsgremium der H+S kann bei Beschwerden und in Streitfällen über Bewertung, Erteilung, Aussetzung oder Entzug eines Zertifikates angerufen werden, wenn die beiden Parteien aufgrund einer gemeinsamen schriftlichen Darstellung des Sachverhaltes vereinbart haben, dass der Streitfall unter Ausschluss des ordentlichen Rechtswegs entschieden werden soll. 16. Dauer und Beendigung Die Vereinbarung wird mit Auftragserteilung auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Auftraggeber kann ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von drei Monaten schriftlich kündigen. Im Fall der Kündigung durch den Auftraggeber behält sich die H+S vor, die bereits erbrachten Leistungen zu berechnen. H+S kann nur aus wichtigem Grund, insbesondere bei Verletzung der 5,6 und7 dem Auftraggeber gegenüber kündigen. 4

5 17. Gerichtsstand / Anwendbares Recht Der Gerichtsstand ist Leonberg / Württ.. Es gilt die europäische und deutsche Rechtsprechung. 18. Abweichende Vereinbarungen Abweichende Vereinbarungen oder Nebenabreden bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen der vertraglichen Vereinbarungen einschließlich der Geschäftsbedingungen unwirksam sein, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Parteien werden die unwirksamen Bestimmungen unverzüglich durch solche ersetzen, die den unwirksamen in ihrem Sinngehalt möglichst nahe kommen. 19. Zusätzliche Bedingungen Zusätzlich zu vorstehenden Bedingungen gelten bei einzelnen Regelwerken die jeweils spezifischen Forderungen in der jeweils gültigen Version inklusive ihrer ergänzenden Interpretationen. H+S GmbH Handel Schulung Dienstleistung, Rutesheim-Perouse Stand: FS / ersetzt die Version