Effektiver Umstieg auf Microsoft Office Excel Impressum. Effektiver Umstieg auf Microsoft Office Excel 2007

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1 Effektiver Umstieg auf Microsoft Office Excel 2007 Impressum UM-EX2007 Autor: Thomas Alker, Christian Münster Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe vom 15. Februar 2008 Effektiver Umstieg auf Microsoft Office Excel 2007 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Ver fah - ren) ohne schrift liche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. UM-EX2007 Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotz - dem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Ver lag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte An - gaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung, noch irgend eine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Ver - weise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestal - tung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hier für sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I Informationen zur Umsteiger-Serie...4 O Office Allgemeine Neuerungen Programmübergreifende Neuerungen...7 Die neue Oberfläche von Office Die OFFICE-Schaltfläche...9 Rund um die Multifunktionsleiste...10 Nützliche Bedienhilfen...11 Handhabung von Dokumenten...12 Die neuen Dateiformate...13 Designs anwenden...14 Eigene Designs erstellen...15 SmartArt-Grafiken nutzen...16 Excel 2007 N 1 Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick Neu in Excel Der schnelle Umstieg auf Excel Die Arbeitsoberfläche von Excel Die Multifunktionsleiste im Überblick Arbeitsmappen im Griff 2.1 Arbeitsmappen öffnen und erstellen Tipps rund um das Speichern Tabellen zum Druck ins richtige Layout bringen Tipps rund um das Drucken Mustervorlagen für Standardarbeiten Mehr Übersicht beim Kopieren und Verschieben Benutzerfreundliche Tabellen Effektive Tabellenbearbeitung 3.1 Zeilen und Spalten einstellen Listen automatisch erzeugen Hilfreiches bei der Bearbeitung von Tabellenblättern...31

3 4 Formeln und Funktionen 4.1 Tipps zur Formelerstellung Funktionen effektiv nutzen Tabellen mit umfangreichen Berechnungen und Zellinhalten Tipps zu den Funktionen WENN und SVERWEIS Datum und Uhrzeit einsetzen Effektive Fehlersuche in Tabellen Tipps zum Kopieren von Formeln Namen vereinfachen Formeln Arbeitsblätter formatieren 5.1 Praktische Formatierungen im Überblick Formatvorlagen nutzen Zahlenformatierungen im Griff Bedingte Formatierung bringt Zahlen zur Geltung Diagramme 6.1 Mit wenigen Schritten zum fertigen Diagramm Diagramme optimieren Souveräner Umgang mit großen Tabellen 7.1 Behalten Sie in großen Tabellen den Überblick Hilfreiches für große Tabellen Tabellen sortieren Als Tabelle definierte Zellbereiche Bezüge auf andere Tabellenblätter und Arbeitsmappen herstellen Excel 2007 und das Web 8.1 Daten aus dem Web und für das Web...51 S Stichwortverzeichnis

4 Willkommen zur Umsteiger-Serie Sie möchten einfach und schnell mit neuen Windows- bzw. Office-Version klarkommen? Sie wünschen sich, mit Word, Excel und Co. schneller und intuitiver zu arbeiten? Sie wollen das Programm optimal an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen? Sie möchten erfahren, welcher von mehreren Wegen am schnellsten zum Ziel führt? Sie haben keine Zeit, dicke Handbücher zu wälzen, sondern suchen ein kompaktes Nach schla ge werk für die Aufgaben im Tages - geschäft? Unsere Umsteiger-Serie unterstützt Sie bei diesen Vorhaben und stellt Ihnen die neuen Funktionen rund um Windows Vista und Office 2007 vor. Ein Ziel dieses Buchs ist es, Ihnen die neuen Funktionen so vorzustellen, dass Sie sie unmittelbar an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können. Ohne unnötigen Ballast und unter der Berücksichtigung, dass Sie bereits Erfahrungen mit älteren Office- Versionen sammeln konnten. Betrachten Sie Ihren Umstieg auch als Chance, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden: Viele Aufgaben, die früher nur umständlich zu be - werkstelligen waren, können Sie heute mit wenigen Maus klicks erledigen. Darüber hinaus lernen Sie praktische Funktionen kennen, die ähnlich schon in älteren Versionen zu finden sind, die sich im Tages - geschäft aber als sehr nützlich erwiesen haben. Leider bleibt im Arbeits alltag zumeist nur wenig Zeit, diese Neuheiten kennen und schätzen zu lernen. Und das ist sehr schade, denn: Das neue Office ist nicht besser als das alte, solange Sie es wie das alte benutzen. Was wird vorausgesetzt? Das Betriebssystem Windows Vista sowie das Programmpaket Office Sie haben bereits mit einer älteren Office- Version gearbeitet und sind mit der Bedienung von Windows weit gehend vertraut. Das bedeutet, Sie können Fenster und Dialoge bedienen und kennen die wichtigsten Maus techniken wie z. B. Doppelklick, Rechtsklick oder Ziehen (Drag & Drop). Da wir davon ausgehen, dass Sie bereits über PC-Erfahrungen verfügen, verzichten wir im Rahmen der Handlungsanweisungen auf den Hinweis, dass Sie geänderte Einstellungen mit OK bestätigen oder mit Abbruch annullieren. Konventionen des Buches Arbeitsschritte, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind, werden mit einem Pfeil ( ) eingeleitet. Klicken Sie auf, um die Hilfe zu öffnen. GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen Menübefehle. Die Bezeichnungen von Schaltflächen, Registern und anderen Bedienelementen sind kursiv gekennzeichnet. Menü DATEI - SPEICHERN Klicken Sie auf Anpassen. Wichtiger Hinweis Beachten Sie, dass einige der in dem Buch erwähnten Funktionen auf Ihrem PC gesperrt sein können oder aus technischen Gründen nicht zur Verfügung stehen. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall bei Ihrem Systembetreuer. 4

5 Der schnelle Umstieg auf Office 2007 Die OFFICE-Schaltfläche O Welche Befehle verbergen sich hinter der OFFICE-Schaltfläche? Klicken Sie auf zu öffnen., um das Office-Menü Verweilen Sie mit der Maus auf einem Eintrag, um die verfügbaren Befehle anzuzeigen. So greifen Sie schnell auf die zuletzt verwendeten Dokumente zu Nach dem Öffnen des Office-Menüs können Sie auf die zuletzt verwendeten Dokumente zugreifen. Sie möchten, dass ein bestimmtes Doku ment ständig in der Liste verbleibt? Klicken Sie auf, um zu verhindern, dass der jeweilige Eintrag überschrieben wird. So beenden Sie das Programm Verwenden Sie die entsprechende Schalt fläche im Office-Menü. Für Individualisten: Hier finden Sie die Programmeinstellungen wieder Klicken Sie im Office-Menü auf die Schaltfläche Word-Optionen (bei Excel: Excel-Optionen, bei PowerPoint: PowerPoint-Optionen). Wählen Sie zuerst die Kategorie aus. Nehmen Sie hier die Einstellungen vor. Nutzen Sie die Bildlaufleiste, falls nicht alle Optionen sichtbar sind. 9

6 Arbeitsmappen im Griff 2.2 Tipps rund um das Speichern 2 Für alle Fälle automatisch zwischenspeichern Damit ein Programmabsturz Ihre Arbeit nicht zerstört, lassen Sie Informationen zu den in der Arbeitsmappe vorgenommenen Änderungen in einem einstellbaren Zeitintervall automatisch sichern. Klicken Sie im Office-Menü auf die Schaltfläche Excel-Optionen. Wechseln Sie zur Kategorie Speichern. Stellen Sie ein, nach wie viel Minuten die Informatio nen automatisch gespeichert werden sollen. Stellen Sie sicher, dass dieses Kontroll feld aktiviert ist. Nach einem Programmabsturz gehen Sie folgendermaßen vor: Starten Sie Excel neu. Zeigen Sie in der Liste auf die gewünschte wiederhergestellte Datei, und klicken Sie auf den eingeblendeten Pfeil. Sie können die Datei nun unter einem neuen Namen speichern oder direkt zu Weiterbearbeitung öffnen. Schließen Sie den Aufgabenbereich Dokumentwieder herstellung. Auf der sicheren Seite automatische Sicherheitskopie Klicken Sie im Office-Menü auf SPEICHERN UNTER. Klicken Sie im Dialogfenster neben der Schaltfläche Speichern auf die Tools. Wählen Sie den Listeneintrag Allgemeine Optionen. Aktivieren Sie Sicherungsdatei erstellen. Nicht für alle Vertrauliches schützen Geben Sie hier ein Kennwort für das gewünschte Schutzverfahren ein: Legen Sie ein Kennwort zum Öffnen der Datei fest. Geben Sie ein Kennwort zum Ändern ein, wenn Sie nur das unbefugte Bearbeiten der Arbeitsmappe verhindern möchten. Vergessen Sie das Kennwort auf keinen Fall, sonst haben auch Sie keinen Zugriff mehr auf die Arbeitsmappe. Um Kennwörter wieder zu entfernen, löschen Sie im Dialogfenster Allgemeine Optionen den Eintrag in dem entsprechenden Ein- gabefeld. Im Format früherer Excel-Versionen speichern Excel-2007-Arbeitsmappen besitzen ein neues Dateiformat. Wenn z. B. Anwender mit der Version Excel 2003 Ihre Arbeitsmappe öffnen sollen, müssen Sie sie im alten Format speichern. Zeigen Sie im Office-Menü auf SPEICHERN UNTER. Wählen Sie den Eintrag EXCEL ARBEITSMAPPE. 23