72.14 Erstellen von Schaubildern und Zeichnungen (MS Word/Powerpoint 2003)

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1 Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit für Informationstechnologien Erstellen von Schaubildern und Zeichnungen (MS /Powerpoint 2003) Allgemeine Gestaltungsempfehlungen Umgang mit den Schaltflächen der Zeichnen -Symbolleiste Grundeinstellungen Rastereinstellungen Autoformen für spezielle Zwecke Präzision beim Zeichnen Stand: Juli 2007 Freie Hansestadt Bremen

2 Inhalt 2 WORD Arbeitsbildschirm einrichten Seiten-Layout-Ansicht einstellen Grundeinstellungen für die Seiten-Layout-Ansicht: 4 2. Umgang mit Grafiken Einfügen von Grafiken: ClipArts Einfügen von Grafiken: Einzeldateien Grafiken bearbeiten Größe der Grafik verändern Position der Grafik verändern Helligkeit, Kontrast, Transparenz einstellen Textfluss um Grafiken Verankerung von Grafiken Zeichnungen und Schaubilder Autoformen erzeugen Genaues Zeichnen von Linien, Quadraten und Kreisen Umgang mit Autoformen Autoformen verschieben Gitternetzlinien (Raster) Autoform formatieren Autoform ändern Autoformen vervielfältigen Mehrere Autoformen markieren Autoformen gruppieren Reihenfolge der Autoformen bestimmen Text zu Autoformen hinzufügen Der Zeichnungsbereich Frei positionierbarer Text mit Textfeldern Textfelder erzeugen und formatieren Textfelder verknüpfen 17 POWERPOINT Zeichnungen und Schaubilder Autoformen erzeugen Genaues Zeichnen von Linien, Quadraten und Kreisen Umgang mit Autoformen Autoformen verschieben Raster und Führungslinien Autoform formatieren Autoform ändern Autoformen vervielfältigen Mehrere Autoformen markieren Autoformen gruppieren 21

3 Inhalt Reihenfolge der Autoformen bestimmen Text zu einer Autoform hinzufügen Schaubilder animieren Aktualisierungen Lernen am Arbeitsplatz Schulungsunterlagen im InfoSys Lernprogramme Softwarehilfe (Mail-Hotline) 24

4 Arbeitsbildschirm einrichten 4 WORD Arbeitsbildschirm einrichten Um alle Layout-Effekte direkt am Bildschirm bearbeiten zu können, ist es sinnvoll, in der Seiten-Layout-Ansicht zu arbeiten. Außerdem sollten alle Hilfslinien, die die Begrenzungen von Text- oder Grafikelementen anzeigen, sichtbar sein. 1.1 Seiten-Layout-Ansicht einstellen 1.2 Grundeinstellungen für die Seiten-Layout-Ansicht: Im Menü Extras > Optionen..., Register Ansicht sollte der Punkt Textbegrenzungen aktiviert werden.

5 Arbeitsbildschirm einrichten 5 Der Zoom sollte auf Seitenbreite (alle Ränder sind sichtbar) oder auf Textbreite (nur der obere und untere Rand sind sichtbar) eingestellt werden: Die nicht druckbaren Formatierungszeichen (Absatzmarken, Leerstellen etc.) sollten Sie einblenden (Symbol einblenden/ausblenden in der Symbolleiste Standard). Wenn Sie Autoformen einfügen, erzeugt in der Standardeinstellung einen Zeichnungsbereich. Diese Funktion können Sie auch ausschalten: Entfernen Sie den Haken im Menü Extras > Optionen, Register Allgemein bei Automatisch beim Einfügen von Autoformen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen:

6 Umgang mit Grafiken 6 2. Umgang mit Grafiken Wollen Sie Bildelemente in Ihren Text einfügen, stehen Ihnen zwei Quellen zur Verfügung: zum einen die Clip-Arts, die mit den Office-Programmen auf Ihrem Rechner installiert wurden, zum anderen als Datei gespeicherte Bilder, die z. B. mit einem Scanner oder einer Digitalkamera erzeugt wurden. 2.1 Einfügen von Grafiken: ClipArts Wenn Sie in Office 2003 zum ersten Mal ClipArts einfügen wollen, müssen Sie Ihren Rechner durchsuchen lassen: - Wählen Sie im Menü Einfügen > Grafik > ClipArt - Rechts im Bild erscheint der Aufgabenbereich ClipArt - Wählen Sie Organisieren von Clips - Ihr Rechner wird nach Cliparts, Fotos, Filmen und Sounds durchsucht. Das Ergebnis (die Sammlungsliste) wird Ihnen anschließend links angezeigt und Sie können aus dem Ordner Office-Sammlungen die Cliparts wählen, die mit Office auf Ihrem Rechner installiert wurden. Fügen Sie Cliparts ein, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste in den Text an die gewünschte Position ziehen.

7 Umgang mit Grafiken Einfügen von Grafiken: Einzeldateien - Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Einfügestelle - Wählen Sie im Menü Einfügen > Grafik > Aus Datei... - Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf 2.3 Grafiken bearbeiten Wollen Sie eine Grafik in nachbearbeiten, müssen Sie sie zunächst durch einfaches Anklicken markieren. Dabei sollte sich die Symbolleiste Grafik automatisch einblenden. Falls nicht, ist sie über das Menü Ansicht > Symbolleisten erreichbar Größe der Grafik verändern Nutzen Sie die Anfasser, vorzugsweise die Ecken, um die Proportionen der Grafik nicht zu verfälschen.

8 Umgang mit Grafiken Position der Grafik verändern Nutzen Sie die Möglichkeiten der Absatzformatierung für fest in der Textebene verankerte Grafiken Helligkeit, Kontrast, Transparenz einstellen Nutzen Sie die Schaltflächen der Symbolleiste Grafik. Für genaue Einstellungen sollten Sie den Befehl Format > Grafik... nutzen bzw. die Schaltfläche dazu in der Symbolleiste.

9 Umgang mit Grafiken Textfluss um Grafiken Soll Text eine Grafik umfließen, so muss dieser Effekt über den Befehl Format > Grafik..., Register Layout oder mit dem Symbol Textfluss der Symbolleiste Grafik eingestellt werden. Wollen Sie sehr genau definieren, wie groß der Abstand zwischen der Grafik und dem Text ist, kann über die Rahmenpunkte bestimmt werden, welche Fläche die Grafik abdeckt. Dazu muss die Grafik markiert sein, um über das Symbol Textfluss aus der Symbolleiste Grafik die Rahmenpunkte einzublenden. Anschließend kann jeder Punkt mit gedrückter linker Maustaste verschoben werden. Wird eine Linie bewegt, entstehen beliebig viele neue Punkte.

10 Umgang mit Grafiken Verankerung von Grafiken Grafiken, die nicht mit dem Textfluss Mit Text in Zeile formatiert sind, haben weiße Anfasserpunkte, sind in der Normalansicht nicht zu sehen. Sie sind frei verschiebbar und mit einem Absatz verbunden. Wenn die Absatzmarken sichtbar sind, ist auch der Anker links neben dem Absatz zu erkennen, wenn die Grafik markiert ist. Sollte der Anker nicht zu sehen sein, aktivieren Sie im Menü Extras > Optionen, Register Ansicht die Option Objektanker. Grafik mit Textfluss Mit Text in Zeile Die Anfasser sind schwarz. Es gibt keinen Anker. Grafik mit Textfluss Passend Die Anfasser sind weiß. Der Anker ist neben dem ersten Absatz zu sehen Wenn Sie die Absatzmarke, neben der der Anker zu sehen ist, löschen, verschieben oder kopieren, wird auch die Grafik gelöscht, verschoben oder kopiert. Wenn Sie vor dem Absatz weitere Absätze einfügen, verschiebt sich die Grafik zusammen mit dem Absatz, zu dem sie gehört. Den Anker sehen Sie zwar nicht, wenn die Grafik nicht markiert ist, aber er ist trotzdem vorhanden. Sie können den Anker auch mit der Maus zu einem anderen Absatz schieben.

11 Umgang mit Grafiken 11 Möchten Sie die Grafik fest an einer Stelle verankern, sollten Sie die Einstellung wie folgt vornehmen: - Markieren Sie die Grafik - Wählen Sie im Menü Format > Grafik..., Register Layout oder die Schaltfläche Textfluss der Symbolleiste Grafik - Klicken Sie auf die Schaltfläche - Aktivieren Sie auf der Registerkarte Bildposition die Option Verankern und deaktivieren Sie die Option Objekt mit Text verschieben.

12 Zeichnungen und Schaubilder Zeichnungen und Schaubilder 3.1 Autoformen erzeugen Um grafische Elemente einfügen zu können, die nicht als fertiges Objekt vorhanden sind, muss solch ein Objekt mit den Werkzeugen der Symbolleiste Zeichnen erstellt werden. Diese Symbolleiste mit fast identischen Funktionen steht auch in den anderen Office-Programmen zur Verfügung. Neben der Möglichkeit, eine Linie, einen Pfeil, ein Rechteck oder eine Ellipse zu zeichnen, bietet vor allem das Listenfeld AutoFormen eine ganze Reihe von Formen, die zu komplexen Schaubildern zusammengesetzt werden können. Der Zeichenvorgang ist bei allen genannten Elementen gleich: - Blenden Sie die Symbolleiste Zeichnen ein (Symbol Zeichnen in der Symbolleiste Standard oder Menü Ansicht > Symbolleisten), - klicken Sie auf das gewünschte Objekt, - ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste im Text die Fläche auf, die von der Zeichnung bedeckt werden soll. Achtung! wenn Sie die Option nicht ausgeschaltet haben (siehe Seite 5), erscheint ein Zeichnungsbereich. Siehe auch Seite Genaues Zeichnen von Linien, Quadraten und Kreisen Mit gedrückter -Taste wird die Linie gerade (waagerecht bzw. senkrecht), das Rechteck ein Quadrat und die Ellipse ein Kreis. Für bereits gezeichnete Elemente bieten die Schaltflächen Schattenart und 3D-Art die Möglichkeit, Schatten- und dreidimensionale Effekte zu erzeugen.

13 Umgang mit Autoformen Umgang mit Autoformen Autoformen haben auch weiße Anfasser, das bedeutet, sie liegen über dem Text und sind in der Normalansicht nicht zu sehen. Sie sind auch an einen Absatz gebunden und können fest verankert werden (siehe Verankerung von Grafiken). 4.1 Autoformen verschieben Mit der Maus: - Wenn der Mauszeiger dieses Aussehen hat, mit gedrückter linker Maustaste ziehen (gröberes Raster). - gedrückt halten und mit gedrückter linker Maustaste ziehen (feineres Raster). Mit der Tastatur: - Cursortasten zum Bewegen benutzen (gröberes Raster). - gedrückt halten und Cursortaste zum Bewegen benutzen (feineres Raster). 4.2 Gitternetzlinien (Raster) benutzt standardmäßig im Hintergrund ein Raster, an dem es sich orientiert, wenn Sie Autoformen verschieben. Sie können dieses Raster verändern, einblenden oder ganz ausschalten. Wählen Sie dazu in der Symbolleiste Zeichnen die Schaltfläche, Gitternetz Hier können Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen. Im Beispiel ist das Raster aktiv (die Option Objekte am Raster ausrichten ist aktiviert), der Abstand der Linien ist horizontal und vertikal auf 0,25 cm eingestellt, wobei nur jede 2. Linie am Bildschirm dargestellt wird. Die Bewegung mit Maus bzw. Tastatur wird trotzdem in 0,25 cm-schritten erfolgen, wenn nicht die o. g. Tasten zusätzlich gedrückt werden.

14 Umgang mit Autoformen Autoform formatieren Die Gestaltung der Autoform können Sie über die Symbolleiste Zeichnen oder über das Menü vornehmen: - Markieren Sie die Autoform - Wählen Sie im Menü Format > AutoForm 4.4 Autoform ändern Haben Sie eine Autoform eingefügt und gestaltet und möchten doch lieber eine andere Autoform verwenden, müssen Sie nicht neu anfangen: - Markieren Sie die Autoform - Wählen Sie in der Symbolleiste Zeichnen die Schaltfläche > Autoform ändern - Wählen Sie eine andere Autoform aus. 4.5 Autoformen vervielfältigen Mit der Maus: gedrückt halten, mit linker Maustaste ziehen. Mit der Tastatur: gedrückt halten und die Taste drücken. 4.6 Mehrere Autoformen markieren Mit gedrückter - Taste einzelne Elemente anklicken oder bei sehr vielen einzelnen Elementen mit dem Symbol Objekte markieren aus der Symbolleiste Zeichnen einen Rahmen um die Objekte ziehen. (Sinnvoll, wenn mehrere Elemente zugleich verschoben oder einheitlich gestaltet werden sollen.) 4.7 Autoformen gruppieren Besonders wichtig ist die Möglichkeit, einzelne Elemente zu komplexen Formen zusammenzustellen. Dazu muss folgendermaßen verfahren werden: - Markieren Sie die gewünschten Elemente. (Mit gedrückter - Taste anklicken.) - Klicken Sie die Schaltflächen > Gruppierung an.

15 Umgang mit Autoformen Reihenfolge der Autoformen bestimmen Wenn Autoformen sich überlappen, ist es wichtig zu bestimmen, welches Element im Vorder- und welches im Hintergrund liegt. - Markieren Sie die Autoform - Klicken Sie die Schaltflächen > Reihenfolge an - Wählen Sie die gewünschte Option: 4.9 Text zu Autoformen hinzufügen Sie können spezielle Textfelder erzeugen (siehe Frei positionierbarer Text mit Textfeldern ), aber Sie können auch jede andere Autoform zu einem Textfeld umwandeln. - Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Autoform - Wählen Sie Text hinzufügen - Schreiben Sie den Text. Urkunde

16 Umgang mit Autoformen Der Zeichnungsbereich Wenn Sie eine Autoform einfügen, erzeugt automatisch einen Zeichnungsbereich. Diese Funktion lässt sich auch ausschalten (siehe Seite 5). Dann verhalten sich die Autoformen so wie in früheren -Versionen. Ein Nachteil ist allerdings, dass dann die Autoformen Verbindungen nicht funktionieren. Ist der Zeichnungsbereich eingeschaltet, müssen die Autoformen nicht gruppiert werden, sondern können mit dem Zeichnungsbereich gemeinsam verschoben werden. Der Zeichnungsbereich kann vergrößert, verkleinert und formatiert werden. In der Standardeinstellung ist das Layout als Mit Text in Zeile formatiert, kann aber auch so eingestellt werden, dass der Zeichnungsbereich mit den Autoformen frei verschiebbar ist. Er ist dann (wie eine Grafik) an einem Absatz verankert und verschiebt sich mit dem Text, kann aber auch fest verankert werden.

17 Frei positionierbarer Text mit Textfeldern Frei positionierbarer Text mit Textfeldern Wollen Sie Text frei auf der Seite positionieren, bieten sich dafür Textfelder an. Sie erlauben u. a. ein direktes Verschieben mit der Maus, Überlagerungseffekte und einen Wechsel der Textrichtung. 5.1 Textfelder erzeugen und formatieren - Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf das Textfeld-Symbol. - Ziehen Sie anschließend im Text die gewünschte Größe mit der Maus auf und geben Sie den Text ein. - Zur Formatierung des Textfeldes machen Sie einen Doppelklick auf den Rand. Jetzt können Sie die Abstände des Textes zum Rand, einen Hintergrund bzw. Linien und Textflusseffekte einstellen. 5.2 Textfelder verknüpfen Wollen Sie zusammenhängenden Text blockweise über mehrere Felder auf der Seite verteilen, können sie das mit "verknüpften" Textfeldern erreichen. - Geben Sie den Text in das erste Feld ein und lassen Sie es markiert. - Klicken Sie in der Symbolleiste Textfeld auf die Schaltfläche Textfeld verknüpfen und anschließend in das nächste Textfeld, in dem der Text weiterlaufen soll. Mit dem Symbol Textfeldverknüpfung aufheben können Sie die Verknüpfung aufheben. Mit den Symbolen Vorheriges Textfeld und Nächstes Textfeld können Sie zwischen den Textfeldern wechseln.

18 Zeichnungen und Schaubilder Powerpoint 18 POWERPOINT Zeichnungen und Schaubilder 6.1 Autoformen erzeugen Um grafische Elemente einfügen zu können, die nicht als fertiges Objekt vorhanden sind, muss solch ein Objekt mit den Werkzeugen der Symbolleiste Zeichnen erstellt werden. Diese Symbolleiste mit fast identischen Funktionen steht auch in den anderen Office-Programmen zur Verfügung. Neben der Möglichkeit, eine Linie, einen Pfeil, ein Rechteck oder eine Ellipse zu zeichnen, bietet vor allem das Listenfeld AutoFormen eine ganze Reihe von Formen, die zu komplexen Schaubildern zusammengesetzt werden können. Der Zeichenvorgang ist bei allen genannten Elementen gleich: - Wechseln Sie in die Normalansicht und klicken Sie links auf das Reg. Folien, - blenden Sie die Symbolleiste Zeichnen ein (Menü Ansicht > Symbolleisten), - klicken Sie auf das gewünschte Objekt, - ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste im Text die Fläche auf, die von der Zeichnung bedeckt werden soll Genaues Zeichnen von Linien, Quadraten und Kreisen Mit gedrückter -Taste wird die Linie gerade (waagerecht bzw. senkrecht), das Rechteck ein Quadrat und die Ellipse ein Kreis. Für bereits gezeichnete Elemente bieten die Schaltflächen Schattenart und 3D-Art die Möglichkeit, Schatten- und dreidimensionale Effekte zu erzeugen.

19 Umgang mit Autoformen Powerpoint Umgang mit Autoformen 7.1 Autoformen verschieben Mit der Maus: - Wenn der Mauszeiger dieses Aussehen hat, mit gedrückter linker Maustaste ziehen (gröberes Raster). - gedrückt halten und mit gedrückter linker Maustaste ziehen (feineres Raster). Mit der Tastatur: - Cursortasten zum Bewegen benutzen (gröberes Raster). - gedrückt halten und Cursortaste zum Bewegen benutzen (feineres Raster). 7.2 Raster und Führungslinien Auch Powerpoint benutzt im Hintergrund ein Raster. Die Einstellungen dazu sind aber nicht so präzise wie in. Wählen Sie in der Symbolleiste Zeichnen die Schaltfläche, Raster und Führungslinien oder das Menü Ansicht > Raster und Führungslinien : Besser ist es, nicht das Raster, sondern die Zeichnungslinien (Führungslinien) anzeigen zu lassen:

20 Umgang mit Autoformen Powerpoint 20 Sie können Führungslinien mit gedrückter linker Maustaste verschieben. Ziehen Sie eine Führungslinie mit gedrückter -Taste, um weitere Linien zu erzeugen. Sie erkennen beim Ziehen, wie viel cm die Linie von der mittleren Linie (0 cm) entfernt liegt. Löschen Sie Linien, indem Sie sie mit der Maus aus der Folie herausziehen. Die horizontale und vertikale Hauptlinie können Sie nur an den Rand der Folie ziehen, aber nicht löschen. 7.3 Autoform formatieren Die Gestaltung der Autoform können Sie über die Symbolleiste Zeichnen oder über das Menü vornehmen: - Markieren Sie die Autoform - Wählen Sie im Menü Format > AutoForm

21 Umgang mit Autoformen Powerpoint Autoform ändern Haben Sie eine Autoform eingefügt und gestaltet und möchten doch lieber eine andere Autoform verwenden, müssen Sie nicht neu anfangen: - Markieren Sie die Autoform - Wählen Sie in der Symbolleiste Zeichnen die Schaltfläche > Autoform ändern - Wählen Sie eine andere Autoform aus. 7.5 Autoformen vervielfältigen Mit der Maus: gedrückt halten, mit linker Maustaste ziehen. Mit der Tastatur: gedrückt halten und die Taste drücken. 7.6 Mehrere Autoformen markieren Mit gedrückter - Taste einzelne Elemente anklicken oder bei sehr vielen einzelnen Elementen mit dem Symbol Objekte markieren aus der Symbolleiste Zeichnen einen Rahmen um die Objekte ziehen. (Sinnvoll, wenn mehrere Elemente zugleich verschoben oder einheitlich gestaltet werden sollen.) 7.7 Autoformen gruppieren Besonders wichtig ist die Möglichkeit, einzelne Elemente zu komplexen Formen zusammenzustellen. Dazu muss folgendermaßen verfahren werden: - Markieren Sie die gewünschten Elemente. (Mit gedrückter - Taste anklicken.) - Klicken Sie die Schaltflächen > Gruppierung an. 7.8 Reihenfolge der Autoformen bestimmen Wenn Autoformen sich überlappen, ist es wichtig zu bestimmen, welches Element im Vorder- und welches im Hintergrund liegt. - Markieren Sie die Autoform - Klicken Sie die Schaltflächen > Reihenfolge an - Wählen Sie die gewünschte Option: 7.9 Text zu einer Autoform hinzufügen Sie können Textfelder erzeugen, aber Sie können auch in Autoformen Text einfügen: - Markieren Sie die Autoform - Schreiben Sie den Text. Urkunde

22 Schaubilder animieren Powerpoint Schaubilder animieren - Markieren Sie die Autoform - Wählen Sie im Menü Bildschirmpräsentation > Benutzerdefinierte Animation - Klicken Sie auf die Schaltfläche - Wählen Sie den Eingangseffekt aus (evtl. aus Weitere Effekte ) Wenn Sie mehrere Objekte markiert haben, die nacheinander erscheinen sollen, müssen Sie im Listenfeld Starten noch die Option Beim Klicken auswählen! Anschließend können Sie noch die Reihenfolge verändern.

23 Aktualisierungen Aktualisierungen Datum Kapitel Thema Art Seite

24 Lernen am Arbeitsplatz Lernen am Arbeitsplatz Sie müssen das in den IT - Kursen gelernte auf die jeweilige Arbeitssituation übertragen und umsetzen. Dafür bieten wir Ihnen unsere Unterstützung an: 10.1 Schulungsunterlagen im InfoSys Die Schulungsunterlagen zu den IT-Kursen des AFZ werden im InfoSys veröffentlicht und laufend aktualisiert. Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei Versionswechseln) oder zusätzliche Themen erarbeiten. Die Unterlagen finden Sie unter Grundsatzinformationen > Dienststellen > AFZ 10.2 Lernprogramme Zu verschiedenen IT-Anwendungen, die in der bremischen Verwaltung eingesetzt werden, erstellt das AFZ Lernprogramme. Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2 bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden. Der Aufruf erfolgt über die jeweilige Anwendung, das InfoSys oder die Server des AFZ. Die Liste der Lernprogramme finden Sie unter der Adresse Softwarehilfe (Mail-Hotline) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an unsere Mail-Hotline Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen. Besuchen Sie die Informationsseiten des AFZ im Internet:

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