Kurzanleitung. Erstellen von Textdokumenten. mit. Microsoft Word 2000

Transkript

1 Kurzanleitung Erstellen von Textdokumenten mit Microsoft Word 2000 Version Björn Baumeier

2 Inhaltsübersicht 1. Vorbemerkungen 2. Was ist Microsoft Word? 3. Starten des Programms und einfache Befehle 4. Die Standardvorlage und einfache Formatierungsmöglichkeiten 5. Einfügen von Grafiken 6. Weiterführende Literatur Vorbemerkungen Diese Kurzanleitung wurde erstellt, um computerunerfahrenen Studenten eine einfach gehaltene Hilfestellung im ersten Umgang mit dem Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word 2000 zugeben, welches in den CIP-Pools der zum NWZ gehörenden Institute zur Verfügung steht. Es muss erwähnt werden, dass die vorliegende Kurzanleitung in keinem Fall alle der vielfältigen Möglichkeiten des Programms erfassen kann und nur als Orientierung dient. Es existieren ausführliche Handbücher, die zum Teil in den CIP-Pools, sicher aber in der ULB zu finden sind. Wir raten dem Leser daher dringend, sich eines der am Ende der Anleitung aufgeführten Bücher zu beschaffen. Was ist Microsoft Word? Microsoft Word ist das am weitesten verbreitete von verschiedenen Programmen, mit denen man am Computer Texte erstellen kann (Textverarbeitung). Es fällt dabei unter die Kategorie WYSIWYG, was eine Abkürzung ist für What You See Is What You Get darstellt. Dies bedeutet, dass der Text während der Bearbeitung bereits so dargestellt wird, wie er gedruckt erscheinen würde. Bei dem in den Naturwissenschaften gleichzeitig weit verbreitete LaTex, bei dem der Text in einer Art Programmiersprache gesetzt wird, muss hingegen das Druckergebnis erst durch eine Art Übersetzung des Quellcodes erstellt werden.

3 Starten vom Microsoft Word 2000 und einfache Befehle Auf den Computern in den CIP-Pools im NWZ ist Microsoft Office wozu neben Word die Programme Access (Datenbank), Excel (Tabellenkalkulation), Outlook ( ), PowerPoint (Präsentationen) und Publisher (Publikationen) gehören in der Version 2000 installiert. Man startet Word durch Klicken auf das entsprechende Symbol im Startmenu. Dies erreicht man, indem man auf den Start-Knopf in der linken, unteren Bildschrimecke klickt. Dann folgt man einfach dem Pfad Programme, Office, Microsoft Office 2000, Microsoft Word. Es kann ein paar Sekunden dauern, bis Word komplett gestartet ist. Je nach persönlicher Einstellung wird nun ein Tipp des Tages bzw. eine leere Textseite mit oder ohne den Office- Assistenten angezeigt, welcher auch über das Menu?, Office Assistenten anzeigen aufgerufen werden kann und dem Nutzer bei Problemen weiterhilft.

4 Von diesem Anfangsbildschirm ausgehend kann der Nutzer nun verschiedenste Operationen ausführen. Auf die wichtigsten soll im folgenden kurz hingewiesen werden: Über das Menu Datei lassen sich unter anderem neu erstellte Texte speichern, alte Texte öffnen, Dateien drucken usw. Als Beispiel betrachten wir das Öffnen einer vorhandenen Datei. Dazu klickt man zunächst auf Datei, um das Untermenu aufzuklappen und dann auf Öffnen

5 Danach erscheint folgendes Fenster: Verfügbare Laufwerke Verschiedene Ordner Word-Dokument Möchte man nun beispielsweise das Dokument mit dem Namen BENUTZUNGSORDNUNG (auf die wir den Leser an dieser Stelle auch noch einmal hinweisen möchten Kopien liegen in den CIP-Pools aus!) öffnen, so kann man dies wie bei Windows üblich auf verschiedenen Arten tun, z.b.: a) Doppelklick auf den Dateinamen b) Einfacher Klick auf den Dateinamen, dann auf Öffnen klicken c) Eingabe des Dateinamens in das entsprechend bezeichnete Feld, danach Bestätigung mit Öffnen Jetzt wird das gewählte Dokument geöffnet und ist (sofern es nicht durch einen besonderen Schreibschutz gesichert ist) zur Bearbeitung durch den Nutzer bereit. Will man ein Dokument speichern, so hat man im Prinzip völlig analog vorzugehen. Im Untermenu zu Datei gibt es die Auswahlmöglichkeiten Speichern und Speichern unter. Diese unterscheiden sich insofern, dass das normale Speichern Änderungen an einer geöffneten Datei unter ihrem bestehenden Namen abspeichert. Somit geht die ältere

6 zuvor gespeicherte Version des Dokumentes verloren. Verwendet man Speichern unter, so hat man die Möglichkeit, einen alternativen Dateinamen anzugeben. Viele Funktionen in Word lassen sich auch ohne die Verwendung der Menus aufrufen. Stattdessen kann man Tastenkombinationen oder Symbole in der oberen Symbolleiste verwenden. So kann man ein Dokument öffnen, indem man die Taste Strg gedrückt hält und auf O (für open ) drückt oder auf dieses Symbol klickt dazu gerne mehr.. Der Office Assistent erklärt Beendet wird Word z.b. durch den Menupunkt Datei, Beenden oder durch klicken auf das X in der rechten oberen Ecke des Programmfensters.

7 Die Standardvorlage und einfache Formatierungsmöglichkeiten Startet man Microsoft Word, so erhält man einen Bildschirm, der eine neues, leeres Dokument enthält. Standardmäßig wird dabei eine bestimmte Formatierung verwendet. Der Begriff Formatierung könnte auch mit Stil übersetzt werden. Dieser Stil umfasst dabei verschiedene Aspekte der Textgestaltung, unter anderem: Seitengröße (A4) und ausrichtung (Hochformat) Breite von Seitenrändern (oben, links und rechts: 2,5cm; unten 2,0cm) Schriftart (Times New Roman) Schriftgröße (12) Schriftfarbe (schwarz) Textausrichtung (linksbündig) In Klammern wurden hier immer die Standardwerte von Word aufgeführt. Selbstverständlich kann der Benutzer diese Einstellungen nach seinen persönlichen Wünschen ändern, was wir am Beispiel der Änderung der Schriftart und größe illustrieren möchten. Zunächst muss man den zu formatierenden Text markieren. Auch hier gibt es mehrere Möglichkeiten. Am einfachsten schafft man dies mit der Maus. Man bewegt den Mauszeiger zum Anfang des Textes und hält die linke Maustaste gedrückt. Dann zieht man den Mauszeiger an das Ende des Textes und lässt dann die Taste los, wobei der markierte Text schwarz unterlegt wird.

8 Dann kann man anfangen, die Änderungen vorzunehmen. Zuerst wollen wir die Schriftart ändern. Dazu klickt man in der Symbolleiste auf den kleinen Pfeil neben der Anzeige der aktuellen Schriftart. Dem Benutzer werden dann alle verfügbaren Schriftarten aufgelistet, von denen er dann eine durch Klicken auswählen kann und der markierte Text wird geändert. Genauso geht man für die Änderung der Schriftgröße vor. Und so sieht dann das Endergebnis aus:

9 Über die weiteren Möglichkeiten der Formatierung von Texten informiert ebenfalls gerne der Office Assistent sowie die entsprechenden Bücher. Empfehlenswert ist es, vor dem richtigen Arbeiten mit Word ein paar Mal einfach zu experimentieren, was einem Studenten der Fächer Biologie, Chemie oder Physik nicht allzu fremd sein sollte. Word bietet eine Funktion, die ungewollte Änderungen oder solche, die nicht das gewünschte Ergebnis liefern rückgängig macht. Man klickt dazu einfach auf Bearbeiten, Rückgängig. An dieser Stelle sei noch auf etwas aufmerksam gemacht. Wenn man sich mit dem obigen Vorgehen einigermaßen sicher fühlt, ist es recht ratsam, mit der rechten Maustaste auf den markierten Text zu klicken. Es öffnet sich dann ein Menu in dem man verschiedene Unterpunkte zur Textformatierung auswählen und einstellen kann. Den Möglichkeiten zum Experimentieren sind dann kaum noch Grenzen gesetzt.

10 Einfügen von Grafiken Oft möchte man in seinen Text Grafiken einbauen, seien es nun Zeichnungen, Diagramme oder andere Bilder. Wir gehen davon aus, dass diese Grafiken bereits als separate Datei existieren. Man bringt den Cursor an die Stelle, an die man die Grafik einfügen möchte. Man klickt dann auf den Menupunkt Einfügen, Grafik, Aus Datei Es erscheint ein Auswahlfenster, das im wesentlichen identisch zu dem bei der Dateiöffnung ist. Genauso identisch ist das Verfahren zur Auswahl der Grafik, allerdings wird hier durch Einfügen bestätigt.

11 Danach wird die Grafik eingefügt (hier das CIP-Pool Zeichen). Wie man in obigem Bild erkennen kann, wird das Bild entsprechend der Formatierung der Textstelle an der es eingefügt wird, ausgerichtet. Genauso wie man die Ausrichtung des Textes einstellen kann (z.b. zentriert), kann man die Grafik ausrichten. Dazu muss diese zunächst wieder markiert werden. Auch der Klick mit der rechten Maustaste auf die Grafik liefert dem Benutzer hier noch weitere Einstellungsmöglichkeiten, über die man sich bei den schon oft erwähnten Stellen informiere.

12 Weiterführende Literatur Wie bei Lehrbüchern gibt es auch bei Handbüchern zu Microsoft Office bzw. Microsoft Word Unterschiede in der Herangehensweise an das Thema. Dabei lässt sich nicht pauschal sagen, welches eine gute oder gar die beste ist, da dies immer ein sehr subjektiv vom einzelnen Leser aufgefasst wird. Im folgenden werden kurz einige Bücher aufgeführt, die in der ULB Münster zum Thema zu finden sind. Ihre Reihenfolge ist dabei willkürlich und spiegelt nicht eine Qualitätsabstufung wider. Weßelmann, Microsoft Word 2000 das Handbuch; INF 6.7:Wes Lambrich, Microsoft Word auf einen Blick, 2D 6456 Schwabe, Word 2000; INF 6.7:Schwa Rosskamp, Word 2000; 3F Butz, Word 2000; INF 6.7:But Des Weiteren sei noch erwähnt, dass man sich ruhig auch Bücher zu den Versionen Word 97 oder Word XP (bzw. den entsprechenden Office-Versionen) anschauen kann, da sich die grundsätzlichen Dinge zwischen diesen Versionen so gut wie nicht unterscheiden.